I. Zeitschriften Schnellaufnahme

Transkript

1 Zeitschriften, die in der Bibliothek im Abo vorhanden sind, werden am einfachsten zu Jahresbeginn über die ZS Schnellaufnahme angelegt. I. Zeitschriften Schnellaufnahme Tipp: Zunächst in der Recherche die gewünschte Zeitschrift suchen, eine davon in der Katalogisierungsmaske anzeigen. Anzahl der jährlich erscheinenden Exemplare, Preis und Herausgeber (bzw. Redakteur) eruieren. Danach erst: ZS Schnellaufnahme und ins neue Fenster alle benötigten (gewünschten) Daten eingeben. Beispiel: natur + kosmos 2012 Zeitschriften Übernahme: Erscheint die Zeitschrift, wird sie nur mehr übernommen: Katalogisierung ZS übernehmen Etikett (Barcode) einscannen, bearbeiten Ausbildungslehrgang für SB / Littera 1 März 2012 / Ulrike Schmid

2 II. Online-Katalogisierung (1) eines Mediums (2) vieler Medien (1) eines Mediums Titel aufnehmen Buch ISBN eingeben Anschließend Online-Katalogisierung. Nun sucht das Programm im Bestand der ausgewählten Bibliotheken nach der ISBN. Wird sie gefunden, so erfolgt ein Eintrag in eine Auswahlliste, aus der nach Belieben ein bestimmtes Werk übernommen werden kann. Ist man mit der Wahl nicht zufrieden, so kann man zum Recherche-Ergebnis zurückkehren und einen anderen Eintrag wählen. Diesen Schritt kann man natürlich wiederholen. Sobald man sich für ein Ergebnis entschieden hat, wird es nachbearbeitet und mit dem Speichern fix übernommen. (2) mehrerer Medien Sollen einige Bücher neu in den Bibliotheksbestand übernommen werden, gibt es die Möglichkeit, dies über den Menu-Punkt Katalogisierung Online- Katalogisierung. Hier können nur die ISBN aller aufzunehmenden Medien per Scanner eingegeben und dann die Recherche gestartet werden. Je nach Länge der Liste und nach Anzahl der Bibliotheken, die durchsucht werden, dauert das einige Zeit. Tipp: Der Computer kann das gut erledigen, während ich selbst im Unterricht bin. Ausbildungslehrgang für SB / Littera 2 März 2012 / Ulrike Schmid

3 (3) Einstellungen, die für die Online-Katalogisierung notwendig sind: Auswahl der Bibliotheken, deren Bestand durchsucht werden soll: Dienstprogramme Online-Katalogisierung Quellenauswahl Onlinekatalogisierung Hier stellen wir einerseits die Auswahl der Bibliotheken zusammen, andererseits auch ein, wie wir mit den Treffern der Recherche umgehen wollen (unterer Bereich des Fensters). Ausbildungslehrgang für SB / Littera 3 März 2012 / Ulrike Schmid

4 III. Etikettendruck Den Etikettendruck findet man unter Dienstprogramme. Unterteilung in Barcodedruck für Leser Barcodedruck für Medien Barcodedruck Auswahl der Druckzusammenstellung (nur Barcodes, nur Signaturetiketten oder beides) Sortieren nach Etikettenauswahl Anzahl der Kopien Tipp: immer 1 Kopie. Falls zwei Etiketten der gleichen Nummer benötigt werden, zweimal nacheinander drucken. 2 Kopien bedeutet, dass 2 Etikettenbögen eingelegt werden müssen, die an der gleichen Stelle bedruckt werden. Etiketten freilassen (wie viele Etiketten fehlen auf meinem Etikettenbogen?) Zunächst Vorschau anzeigen lassen, kontrollieren, dann erst drucken: Ausbildungslehrgang für SB / Littera 4 März 2012 / Ulrike Schmid

5 Signaturetikettendruck (dreibahnig) Kombinierter Barcode- und Signaturetikettendruck Auch hier natürlich wieder Unterschiede, je nach gewähltem Etikettenformat: 3 Bahnen (Hochformat): 4 bzw. 2 Bahnen (Hochformat): Ausbildungslehrgang für SB / Littera 5 März 2012 / Ulrike Schmid

6 4 Bahnen (Querformat): Einzelauswahl der Exemplarnummern: Nummern eintippen oder einscannen. Liste kann beliebig lang sein. Falsche Nummer mit Doppelklick auf Nummer wieder aus Liste entfernt. Anzahl der freizulassenden Etiketten überprüfen und gegebenenfalls korrigieren. Anzeigen drucken Hinweise: Das Programm speichert die Einstellungen bei Exemplarauswahl, Druckzusammenstellung, Sortierung und Etikettenauswahl. Die Anzahl der freizulassenden Etiketten wird mitgezählt und ist daher im Allgemeinen richtig vorgegeben. Ausnahme: Zuvor wurde am gleichen Etikettenbogen etwa ein Leser-Barcode gedruckt. Dieses Etikett ist dann beim Medien-Barcode-Druck nicht eingerechnet. Ausbildungslehrgang für SB / Littera 6 März 2012 / Ulrike Schmid

7 IV. Andere Dienstprogramme (1) Datenbearbeitung (2) Verweise (3) Datensicherung (4) Medienart ändern (5) Systematik ändern (6) Inventur (1) Datenbearbeitung fehlerhaft getippte Einträge, die häufig verwendet werden: z.b.: Autoren, Schlagworte, etc. können hier praktisch geändert werden. Als Vorschlag erscheinen die bereits vorhandenen Einträge der jeweiligen Auswahl. (2) Verweise Verweise gibt es bei Personen und Schlagworten. Sie können praktisch sein für das Auffinden von Medien über Personen, die unterschiedliche Schreibweise haben können (etwa Cechov oder Tschechow) Ausbildungslehrgang für SB / Littera 7 März 2012 / Ulrike Schmid

8 oder über sinngleiche oder -ähnliche Schlagworte (Weltraum oder All; 1. Klasse oder 5. Schulstufe; ) (3) Datensicherung Einzugeben sind ein Zielordner, die Art der Sicherung (im Normalfall reicht die Sicherung der Littera.mdb ohne Texte), die Zahl der gespeicherten Sicherungen und ob die Sicherung automatisch beim Beenden des Programms vorgeschlagen werden soll. (4) Medienart ändern Wurde ein Titel versehentlich oder absichtlich unter einer falschen Medienart angelegt (etwa Zeitschrift und zugehörige DVD durch Duplizieren in gleicher Medienart), so kann dieser Fehler hier behoben werden. Es gibt die Möglichkeit, die Medienart nur eines Mediums zu ändern, aber auch die einer ganzen Systematikgruppe. Hinweis: Anlegen von DVDs, die periodisch erscheinen, kann ebenfalls über die Zeitschriftenschnellaufnahme erfolgen. Danach muss aber die Medienart geändert werden (Zeitschrift DVD). Ausbildungslehrgang für SB / Littera 8 März 2012 / Ulrike Schmid

9 (5) Systematik ändern Seit Version 4.6 kann hier leider nur mehr die Systematik einer ganzen Systematikgruppe geändert werden. (6) Inventur Inventur macht man am einfachsten, wenn möglichst viele (alle?) Bücher in der Bibliothek stehen. Dies ist häufig zu Schulschluss der Fall, bevor die Ferialausleihe (falls an der Schule üblich) beginnt. Schritt 1: Inventurmarkierungen löschen / neue Inventur beginnen. Wurde bereits irgendwann einmal Inventur gemacht, so müssen zunächst die sog. Inventurmarkierungen gelöscht werden. Ausbildungslehrgang für SB / Littera 9 März 2012 / Ulrike Schmid

10 Schritt 2: Exemplare erfassen. Für die Inventur zunächst alle demarkieren, dann richtige Systematik-Obergruppe und die gewünschte Untergruppe (hier etwa JE Jugend Erzählungen) wählen. Curser ins Feld erfassen und die Barcodes der Medien einscannen. Schritt 3: Fehlbestand anzeigen. Zunächst Fehlbestandsliste anzeigen lassen und ausdrucken. Danach können wahlweise die nicht erfassten Exemplare auf Status nicht auffindbar gesetzt oder die gleich gelöscht werden. Empfehlung: Zunächst nur Status ändern. Mitunter finden sich verschollen geglaubte Bücher wieder. Löschen ist immer noch möglich. Dazu Liste der nicht auffindbaren Medien ausdrucken. Katalogisierung Exemplare/Titel löschen Mediennummern eingeben und mit Löschbegründung verschollen versehen. Kästchen Titel die kein Exemplar mehr haben ohne Rückfrage löschen anhaken. Ausbildungslehrgang für SB / Littera 10 März 2012 / Ulrike Schmid

11 V. Zweiten (oder weiteren) Benutzer anlegen (z.b. Schüler-Helfer) Sollen auf einem PC zwei (oder mehr) Nutzer arbeiten können, die nicht die gleichen Rechte besitzen (etwa Bibliothekar und Schüler-Helfer), so müssen auch zwei (oder mehr) Nutzer angelegt werden. Die geschieht durch den Bibliothekar, der dazu die Rechte besitzt, unter Service Benutzereinstellungen. Wichtig ist dabei, dass der zweite Nutzer auch das Recht erhält, sich als anderer Benutzer anzumelden. So kann jederzeit leicht zwischen den Nutzern gewechselt werden. Dies funktioniert natürlich auch, wenn Littera für BibliothekarIn und Helfer auf zwei PCs (im Peer-to-Peer-Netzwerk) installiert ist. Beide greifen auch gleichzeitig! auf die gleiche Datenbank zu, sind aber mit unterschiedlichen (oder auch gleichen) Rechten angemeldet. Ausbildungslehrgang für SB / Littera 11 März 2012 / Ulrike Schmid

12 VI. Online-Abgleich Alte Daten, die möglicherweise nur unvollständig katalogisiert sind, können mit Hilfe des Online-Abgleichs nachbearbeitet werden. Dazu wählen wir unter Katalogisierung Online Abgleich Katalogisierung. Im neuen Fenster gewünschte Einstellungen vornehmen. Das Ergebnis des Abgleichs: Ausbildungslehrgang für SB / Littera 12 März 2012 / Ulrike Schmid

13 Unter Katalogisierung Protokoll automatischer Online Abgleich findet man die Liste der bearbeiteten Medien: Hier kann auch über den Button links unten der zugehörige Bericht angezeigt oder ausgedruckt werden. Tipp: Der Online-Abgleich dauert relativ lange, am besten immer nur einen begrenzten Medienbereich wählen etwa eine Systematikgruppe. Immer vorher eine Datensicherung vornehmen das Programm erinnert allerdings ohnehin daran. Ausbildungslehrgang für SB / Littera 13 März 2012 / Ulrike Schmid

14 VII. Protokollansicht Die Protokollansicht dient dazu, die historischen Verleihdaten einzusehen. Hier kann nachvollzogen werden, wann ein Leser welches Medium wie lange ausgeliehen hatte, ob und wie oft es verlängert wurde, ob Mahngebühren fällig und diese auch bezahlt wurden, ob der Saldo geändert wurde und wer dies durchgeführt hat. Wir finden dieses Modul unter Service Protokollansicht. Im Feld Text wird die Lesernummer eingegeben. Es erscheinen alle Einträge zu dieser Nummer. Analog kann dort auch nach einer Mediennummer recherchiert werden. Dann werden in der Liste natürlich die Aktionen angezeigt, die mit dem Medium durchgeführt wurden. Ausbildungslehrgang für SB / Littera 14 März 2012 / Ulrike Schmid