Verfahrensverzeichnis nach 6 HDSG Stand: 01. Dezember 2011

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1 Verfahrensverzeichnis nach 6 HDSG Stand: 01. Dezember 2011 neues Verfahren Änderung Das Verzeichnis ist zur Einsichtnahme bestimmt ( 6 Abs. 2 HDSG) Das Verzeichnis ist nur teilweise zur Einsichtnahme bestimmt Ausgenommen sind die Angaben nach 6 Abs. 1 Satz 1 Ziffern 7, 8 und 11 HDSG Das Verzeichnis ist nicht zur Einsichtnahme bestimmt ( 6 Abs. 2 Satz 2 HDSG) Das Verfahren ist Teil eines gemeinsamen Verfahrens nach 15 HDSG federführende Stelle: 1. Name und Anschrift der Daten verarbeitenden Stelle 1.1 Name und Anschrift Hochschule Darmstadt, Haardtring 100, Darmstadt 1.2 Organisationskennziffer, Amt, Abteilung, ggf. Sachgebiet Fachbereich EIT 1.3 Name u. Anschrift des Auftragnehmers, wenn die Daten nach 4 HDSG in Auftrag verarbeitet werden Für Produktions- und Pilotphase bis 11/2012: Xisio Informationssysteme, Robert-Bosch-Str. 7, Darmstadt 2. Zweckbestimmung und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung 2.1 Zweckbestimmung Regelung und Sicherstellung von Interessentengewinnung, Bewerbungsbegleitung, Bewerbung und Bewerbungsverfolgung, Auswahl, ggf. externe Überprüfung, Zulassung, Zulassungsverfolgung, Vorbereitung Einschreibung, Vorbereitung Unterstützung bei Wohnheimsplatzvermittlung, Qualifizierung durch Vorkurse für den Studiengang MSE im Fachbereich EIT, Hochschule Darmstadt. 2.2 ggf. Bezeichnung des Verfahrens Kommunikationsplattform KoPla für Bewerber für den Studiengang MSE 2.3 Rechtsgrundlage (ggf. nach Art der DV unterschieden) HHG, insbesondere 20 (2) 14., Studien- und Prüfungsordnung MSE des FB EIT, Satzung zum Schutz personenbezogener Daten bei der Evaluationsverfahren an der Fachhochschule Darmstadt HMWK III /101-44, Schnittstellenbeschreibung zu und Rechtsgrundlage HISPOS und ggf. zu anderen qualifizierten Datenbanken. 3. Art der gespeicherten Daten 1 Stammdaten: akademische(n) Grade, Name, Vorname(n), Geburtsname(n), Eigenname(n), Mittelname(n), Geburtsdatum, Geburtsort, Geburtsstaat, Staatsangehörigkeit(en), Wohnadresse, Name und Adresse bisheriger Ausbildungsstätten, Notenangaben für bisher absolvierte Ausbildungsgänge, Angaben über fachspezifische Kenntnisse und berufliche Erfahrung Datum nach 7 Abs. 4 HDSG Ja Nein

2 2 2 Urkunden: Personenstandsurkunden, Urkunden zur Staatsangehörigkeit, Urkunden zu den evtl. vorhandenen Deutschkenntnissen (Zeugnisse, Urkunde über eine abgeschlossene Berufsausbildung etc.) als pdf/kopie Nachweise: Staatsangehörigkeit (Pass-Kopie), Zeugnisse, als pdf/kopie 3 Schriftverkehr aller Art mit Bewerber oder deren Bevollmächtigten (Schreiben, Auskünfte, Zwischenbescheide, Sachverhaltsermittlungen). 4 Fachgutachten zur Beurteilung der akademischen Eignung 4. Kreis der Betroffenen aus Ziff. 3 1 bis 4 Interessenten, Bewerber, Zugelassene, Immatrikulierte und Studierende für den bzw. im Studiengang IMSEIT und MSEIT 5. Art regelmäßig übermittelter Daten, deren Empfänger sowie Art und Herkunft regelmäßig empfangener Daten 5.1 Empfänger der Daten aus Ziffer 3 1 HISPOS-Datenbanken 1 bis 3 SSC 1 bis 4 Online-Datenbank für Bewerbungs- und Zulassungsverfahren, Fachbereich EIT 5.2 Herkunft der Daten aus Ziffer 3 1 bis 4 Angaben der Bewerber, Angaben von offiziellen Vertretern der absolvierten akademischen Einrichtungen, sowie aus Urkunden, vorgelegten Nachweisen und Bewertungsergebnissen (vgl. oben Ziffer 3, 1 bis 4) 6. Zugriffsberechtigte Personen oder Personengruppen aus Ziff. 3 1 bis 3 Registraturkräfte der Zentralverwaltung Abt. SSC 1 bis 4 Personenspezifisch die Interessenten, Bewerber, Zugelassene, Immatrikulierte und Studierende 1 bis 4 Studiengangsleiter MSE, Prüfungsausschuss MSE, Dekanat EIT, personengruppenspezifisch zuständige Mitglieder des Lehrkörpers, Registraturkräfte der Zentralverwaltung Abt. SSC sowie die Mitarbeiter/innen der Dateneingabe Abt. IT

3 3 7. Technische und organisatorische Maßnahmen ( 10 Abs. 2 HDSG) Folgende aufeinander aufbauende Festlegungen wurden getroffen: Hinsichtlich der allgemeinen Sicherheit wird auf das vorhandene Sicherheitskonzept verwiesen. Erläuterungen zu den einzelnen Maßnahmen, insbesondere soweit diese das Verfahren betreffen: Zutrittskontrolle (z. B. DV-Technik in gesicherten Räumen, Sicherheitsschlösser vorhanden) System ist Password geschützt Zugriff nur vom Campus möglich Zugriffsrechte beschränkt auf Teilbereich Benutzerkontrolle (z. B. Passwortregelungen zur Authentifizierung, automatische Bildschirmsperrung) Passwordregelung zur Authorisierung Zugriffsbeschränkung Zugriffskontrolle (z. B. Differenzierte Zugriffe auf einzelne Felder, unterschiedliche Berechtigungen) Berechtigungen werden über Rollen im System geregelt Datenverarbeitungskontrolle (z. B. kein Zugriff auf Betriebssystemebene, Verschlüsselung von Daten) Daten sind durch firewall geschützt, Übertragung erfolgt verschlüsselt Verantwortlichkeitskontrolle (z. B. Protokollierung der Dateneingabe, Aufbewahren der Protokolldaten) System erzeugt eine Protokolldatei Auftragskontrolle (z. B. klare Vertragsregelungen mit dem Auftragnehmer, Prüfung der Zuverlässigkeit) Die Dateneingabe erfolgt eigenverantwortlich durch die Interessenten und Bewerber sowie die beauftragten Mitarbeiter der HDA Dokumentationskontrolle (z. B. klare und umsetzbare Dokumentation, Überprüfung der Maßnahme) Systemdokumentation liegt in Papier und als Datei vor und ist mit Inhaltsverzeichnis gegliedert. Festgelegt in Prozessbeschreibung Organisationskontrolle (Festlegung klarer Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten) Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten sind in Prozessbeschreibung dokumentiert 8. Technik des Verfahrens 8.1 Einzelplatzrechner / Arbeitsplatzrechner / stand alone PC Betriebssystem: Windows 2000 Windows XP anderes weiter mit Ziff. 8.3 Vernetzte Rechner Hardware Großrechner

4 4 Betriebssystem: (z. B. UNIX / OS) Datenendgerät: Terminal / Netz-PC (ohne Laufwerk/Festplatte) PC (Arbeitsplatzrechner / Workstation) Server Betriebssystem: (z. B. Windows NT) Datenendgerät: Windows 2003, Windows XP Terminal / Netz-PC (ohne Laufwerk/Festplatte) PC (Arbeitsplatzrechner / Workstation) Sonstige eingesetzte Hardware (z. B. Chipkarte, Kartenlesegeräte, Videogeräte): Scanner Netzstruktur Netz innerhalb der Behörde (Intranet) Lan Intranet sonstiges Netz über externe Leitungen innerhalb eines geschlossenen Benutzerkreises (z. B. KIV, KGRZ, Hessische Landesverwaltung) KIV/KGRZ Netz der Landesverwaltung (HCN) Offene Netze (z. B. Internet) sonstiges (ekom21) Datenspeicherung auf: Art der Daten ( aus Ziffer 3): Großrechner Server innerhalb der Behörde Server bei anderen Institutionen HZD (Serverfarm) PC / Arbeitsplatzrechner Entwicklungs-, Produktions- und Pilotbetrieb bis November 2010 für Ziffer 3, 1 bis Eingesetzte Software (einschl. Standardverfahren) Version/Stand/Datum: Bewerbungs- und Zulassungs-Online-Werkzeug der Firma Xisio 9. Fristen für die Löschung gem. 19 Abs. 3 HDSG Frist für Löschung: Die elektronische Akte wird bis zum Zeitpunkt der Exmatrikulation des Bewerbers, der Bewerberin aufbewahrt. (ggfs. unterschiedliche Löschungsfristen für einzelne Datenarten aufführen) Frist oder Zeitpunkt für die Überprüfung der Erforderlichkeit der Datenbestände ( 19 Abs. 3 HDSG) Daten ablehnender Bewerber oder von Bewerbern, die sich nicht im Bewerbungszeitraum immatrikulieren, werden gelöscht, soweit diese Bewerber nicht einer Aufbewahrung der Daten für den Fall einer erneuten Bewerbung zustimmen. 10. Beabsichtigte Datenübermittlung nach 17 Abs. 2 HDSG Empfänger aus Ziffer 3 1

5 5 11. Begründetes Ergebnis der Vorabkontrolle gemäß 7 Abs. 6 HDSG Dokumentation der Vorabkontrolle Das Online-Verfahren wurde durch den Beauftragten für Datenschutz der Hochschule Darmstadt überprüft. Der Datenschutzbeauftragte hat der Einführung des Online-Verfahrens zugestimmt. Die zu verarbeitenden Daten sind datenschutzrechtlich schutzwürdig. Allerdings sind die getroffenen Maßnahmen angemessen und ausreichend, um unberechtigte Zugriffe zu verhindern. 12. Ergänzungen

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