S PA Single Euro Payments Area Einheitlicher Europäischer Zahlungsraum. Lastschrifteinzug durch Vereine und Gewerbetreibende

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1 S PA Single Euro Payments Area Einheitlicher Europäischer Zahlungsraum Lastschrifteinzug durch Vereine und Gewerbetreibende Referenten: Ursula Forster u. Josef Kesenheimer 19. März 2013

2 Agenda 1. Allgemeine Erklärungen 2. Arbeitsschritte vom alten Verfahren zur S PA- Lastschrift 3. Details zur Basislastschrift und Firmenlastschrift 4. Praktische Hinweise 5. Ihre Fragen

3 Agenda 1. Allgemeine Erklärungen 2. Arbeitsschritte vom alten Verfahren zur S PA- Lastschrift 3. Details zur Basislastschrift und Firmenlastschrift 4. Praktische Hinweise 5. Ihre Fragen

4 Vollendung des EU-Binnenmarkts Der einheitliche Zahlungsraum S PA folgt der Einführung der gemeinsamen Währung Verschmelzung von Inlands- und EU-Zahlungsverkehr à Kartenzahlungen à Überweisungen à Lastschriften

5 S PA-Raum Insgesamt 32 Staaten -Alle EU-Staaten -Nicht-EU-Staaten wie Norwegen, Island, Liechtenstein, Monaco, Schweiz Grafik: Frank Spakowski / Wikimedia

6 Grundlagen Abschaltung nationale Verfahren Für Überweisungen zum Für Lastschriften zum Übergangsfristen Verwendung nationale Kontonummer durch Verbraucher bis Elektronischer Lastschriftverkehr (ELV) bis (= Kartenzahlung mit Unterschrift im Handel) à Nicht-Verbraucher müssen sich jetzt vorbereiten!

7 IBAN und BIC Die IBAN ist die Internationale Bankkontonummer (max. 34 alphanumerische Zeichen). Die Länge ist je Land unterschiedlich (Deutschland: 22 Stellen). DE à Hieroglyphen! Aber so: DE ISO-Ländercode (2) Prüfziffer (2) BLZ (8) Kontonummer (10) Der BIC ist der international standardisierte Business Identifier Code (ehem. Bank Identifier Code) zur weltweit eindeutigen Identifizierung von Kreditinstituten und besteht entweder aus 8 oder aus 11 Stellen: GENODES1TET wird in Deutschland ab 2014 für innerdeutsche Zahlungen nicht mehr benötigt.

8 Agenda 1. Allgemeine Erklärungen 2. Arbeitsschritte vom alten Verfahren zur S PA- Lastschrift 3. Details zur Basislastschrift und Firmenlastschrift 4. Praktische Hinweise 5. Ihre Fragen

9 S PA-Lastschrifteinzug - Neu 0. Vorbereitungsmaßnahmen 5. Belastungsbuchung 1. Mandatserteilung 2. Vorabinformation (Pre-Notification) 3. Lastschrifteinreichung Bank des Zahlungspflichtigen 4. Weiterleitung der Lastschriftdaten Bank des Zahlungspflichtiger Zahlungsempfänger Zahlungsempfängers

10 Die Schritte zur Umstellung Schritt 0: Vorbereitungsmaßnahmen bei Umstieg auf S PA 1. Gläubiger-Identifikationsnummer beantragen 2. IBAN und BIC ermitteln 3. Lastschrift-Inkassovereinbarung abschließen 4. Mandatsreferenz festlegen 5. Information über den Verfahrenswechsel à Diese Maßnahmen sind nur einmal vorzunehmen!

11 Die Schritte zur Umstellung Schritt 0: Vorbereitungsmaßnahmen bei Umstieg auf S PA 1. Gläubiger-Identifikationsnummer beantragen 2. IBAN und BIC ermitteln 3. Lastschrift-Inkassovereinbarung abschließen 4. Mandatsreferenz festlegen 5. Information über den Verfahrenswechsel

12 Gläubiger-ID Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID) beantragen Jeder Einreicher von Lastschriften benötigt künftig eine Gläubiger-ID Kontounabhängige und eindeutige Kennzeichnung des Lastschriftgläubigers Beantragung bei der Deutschen Bundesbank Beantragung kann nur online erfolgen Die Beantragung ist kostenfrei

13 Gläubiger-ID: Link auf unserer Internetseite

14 Gläubiger-ID Aufbau der Gläubiger-ID: Differenzierung innerhalb des Vereins / der Firma möglich (ZZZ)

15 Die Schritte zur Umstellung Schritt 0: Vorbereitungsmaßnahmen bei Umstieg auf S PA 1. Gläubiger-Identifikationsnummer beantragen 2. IBAN und BIC ermitteln 3. Lastschrift-Inkassovereinbarung abschließen 4. Mandatsreferenz festlegen 5. Information über den Verfahrenswechsel

16 IBAN u. BIC ermitteln IBAN (und BIC) der Zahlungspflichtigen ermitteln Durch Abfrage bei den Zahlungspflichtigen (Mitglieder, Kunden ) Musterbrief hierzu auf unserer Internetseite Automatische Umrechnung von Kontonummer in IBAN Die Festlegung der IBAN folgt logischem Schlüssel mit mehreren Prüfziffern Fehler sind unwahrscheinlich (Verifizierung bei Auslandszahlungen aber zu empfehlen) z.b. durch Rechenmodule in den Zahlungsverkehrsprogrammen Mit dem IBAN-Rechner auf unserer Internetseite

17 Die Schritte zur Umstellung Schritt 0: Vorbereitungsmaßnahmen bei Umstieg auf S PA 1. Gläubiger-Identifikationsnummer beantragen 2. IBAN und BIC ermitteln 3. Lastschrift-Inkassovereinbarung abschließen 4. Mandatsreferenz festlegen 5. Information über den Verfahrenswechsel

18 Lastschrift-Inkassovereinbarung Basis für den S PA-Lastschrifteinzug ist eine neue Vereinbarung mit der Bank Die Volksbank Tettnang spricht rechtzeitig alle Kunden an, die noch keine neue Vereinbarung haben

19 Die Schritte zur Umstellung Schritt 0: Vorbereitungsmaßnahmen bei Umstieg auf S PA 1. Gläubiger-Identifikationsnummer beantragen 2. IBAN und BIC ermitteln 3. Lastschrift-Inkassovereinbarung abschließen 4. Mandatsreferenz festlegen 5. Information über den Verfahrenswechsel

20 Mandatsreferenz Mandatsreferenz ist eine konkrete Bezeichnung des Zahlungspflichtigen durch den Zahlungsempfänger Die Systematik über die Vergabe der Mandatsreferenz steht jedem Lastschrift-Gläubiger individuell zu Es handelt sich eine alphanumerische Kennzeichnung mit max. 35 Stellen z.b. Mitgliedsnummer, Kundennummer Muss z.b. angegeben werden im Mandat, in der Pre-Notification, im Lastschriftdatensatz, Mitteilung über den Verfahrenswechsel Pflege im Zahlungsverkehrs- bzw. Mitgliederverwaltungsprogramm erforderlich

21 Die Schritte zur Umstellung Schritt 0: Vorbereitungsmaßnahmen bei Umstieg auf S PA 1. Gläubiger-Identifikationsnummer beantragen 2. IBAN und BIC ermitteln 3. Lastschrift-Inkassovereinbarung abschließen 4. Mandatsreferenz festlegen 5. Information über den Verfahrenswechsel

22 Information über Verfahrenswechsel Informationsschreiben über den Wechsel des Lastschriftverfahrens Wesentlicher Bestandteil der Formalien zum Verfahrenswechsel Notwendiger Inhalt (Musterschreiben auf unserer Internetseite) Gläubiger-ID und Mandatsreferenz Ankündigung, dass zum SEPA-Verfahren gewechselt wird Konkretes Datum, zu dem umgestellt wird Hinweis, dass die vorhandene Einzugsermächtigung umgedeutet wird In Textform d.h. per Anschreiben, aber auch per , sogar als Verwendungszweck im nächsten Lastschrifteinzug; noch offen: z.b. Mitteilung durch Vereinszeitschrift (hier ist die Nennung der individuellen Mandatsreferenz nicht möglich)

23 S PA-Lastschrifteinzug - Neu 0. Vorbereitungsmaßnahmen 5. Belastungsbuchung 1. Mandatserteilung 2. Vorabinformation (Pre-Notification) 3. Lastschrifteinreichung Bank des Zahlungspflichtigen 4. Weiterleitung der Lastschriftdaten Bank des Zahlungspflichtiger Zahlungsempfänger Zahlungsempfängers

24 Die Schritte zur Umstellung Schritt 1: Mandatserteilung Neue Mandate einholen Vorhandene Mandate prüfen

25 Muster SEPA-Basislastschriftmandat M U S T E R G M B H, M U S T E R W E G 1, Musterhausen Gläubiger-Identifikationsnummer DE99ZZZ Mandatsreferenz CB2 SEPA-Lastschriftmandat Ich ermächtige die Muster GmbH, Zahlungen von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die von der Muster GmbH auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. Hinweis: Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen. Daten des Gläubigers Eindeutige Bezeichnung Turnus: ( ) einmalig ( ) wiederkehrend Name und Anschrift des Zahlungspflichten _ _ Kreditinstitut (Name und BIC) IBAN: D E Datum, Ort und Unterschrift Turnus Vorgegebener Mandatstext Zweifache Weisung Daten des Zahlungspflichtigen

26 Mandate Formvorschriften der Mandate: müssen von allen Zahlungspflichtigen vorliegen Gebot der Schriftform mit Original-Unterschrift ( d.h. nicht per Internet möglich!) Gilt auch bei Änderungen der Bankverbindung Muss auf Verlangen der Bank des Zahlungspflichtigen innerhalb von 7 Tagen vorgelegt werden können Kann separat oder im Mitgliedsantrag / Vertrag / Auftrag erfolgen in jedem Fall ist aber separate Unterschrift nötig Mustervorlage ist auf unserer Internetseite zu finden

27 Mandate vorhandene Einzugsermächtigungen Umdeutung vorhandener Einzugsermächtigungen in Mandate möglich Zielsetzung: Nutzung der vorhandenen, schriftlich vorliegenden Einzugsermächtigung als S PA-Basislastschriftmandat Voraussetzungen: Schriftliche Einzugsermächtigung mit Unterschrift im Original liegt vor Diese enthält mind. die Bezeichnung des Empfängers, des Zahlers sowie die Bankdaten des Zahlers Grundlage für die Umdeutung: Änderung der Bank-AGB zum

28 S PA-Lastschrifteinzug - Neu 0. Vorbereitungsmaßnahmen 5. Belastungsbuchung 1. Mandatserteilung 2. Vorabinformation (Pre-Notification) 3. Lastschrifteinreichung Bank des Zahlungspflichtigen 4. Weiterleitung der Lastschriftdaten Bank des Zahlungspflichtiger Zahlungsempfänger Zahlungsempfängers

29 Pre-Notification Ankündigung des Einzugs (sog. Pre-Notification ) Verpflichtende Information des Einreichers an den Zahlungspflichtigen über die anstehende Lastschrift Spätestens 14 Tage vor dem jeweiligen Einzug, sofern keine abweichende Vereinbarung vorliegt Keine Formvorgaben (aber Beweis sollte möglich sein) Vor jedem Lastschrifteinzug (z.b. in der Rechnung) Notwendiger Inhalt: Gläubiger-ID, Mandatsreferenz, Belastungstermin, Belastungsbetrag, Turnus Musterschreiben ist auf unserer Internetseite zu finden Gemeinsam mit der Wechselinformation möglich

30 S PA-Lastschrifteinzug - Neu 0. Vorbereitungsmaßnahmen 5. Belastungsbuchung 1. Mandatserteilung 2. Vorabinformation (Pre-Notification) 3. Lastschrifteinreichung Bank des Zahlungspflichtigen 4. Weiterleitung der Lastschriftdaten Bank des Zahlungspflichtiger Zahlungsempfänger Zahlungsempfängers

31 Die Schritte zur Umstellung Schritt 3: 1. Übertragungsweg 2. Fälligkeitsdatum 3. Einreichungsfristen

32 Einreichung von SEPA-Lastschriften S PA-Lastschriften sind nur noch mittels elektronischer Übertragung möglich Beleghafte Lastschriften oder per DTA-Diskette u.ä. nicht mehr möglich à der Umstieg auf Online-Banking ist erforderlich Bestandteile des Datensatzes: Gläubiger-ID und Mandatsreferenz Mandatsdatum (bei umgewidmeten Mandaten das Datum der Information über den Wechsel) IBAN (und BIC) Fälligkeitsdatum Lastschriftbetrag Turnus (einmalig oder wiederkehrend und ggf. erstmalig)

33 Einreichung von SEPA-Lastschriften Zahlungsverkehrssoftware und Mitgliederverwaltungsprogramme sind auf SEPA-Fähigkeit zu prüfen ProfiCash und VR-Networld-Software sind in der aktuellen Version sepafähig Ebenso die Browser-gestützte Online-Banking- Anwendung Online-Banking BusinessEdition Bei sonstigen Programmen im Zweifel beim Hersteller nachfragen Gegebenenfalls Updates besorgen Bei bisheriger Einreichung per Diskette oder beleghaft ist eine Online-Lösung zu suchen

34 Fälligkeitsregelung S PA-Lastschriften benötigen stets ein Fälligkeitsdatum Ist Bestandteil des Datensatzes Bei Gewerbekunden ergibt sich die Fälligkeit aus dem Auftrag oder der Rechnung Bei Vereinen: Vereinbarung der Fälligkeit mit allen Mitgliedern notwendig àaufnahme in Satzung oder auch Finanzordnung o.ä. durch Beschluss der Mitgliederversammlung Vereinbarung mit jedem Mitglied

35 Einreichung von SEPA-Lastschriften Einreichungsfristen für S PA-Basislastschriften Erst-Lastschriften und Einmal-Lastschriften: Frühestens 14 Tage, spätestens 6 Tage vor der Fälligkeit Folge-Lastschriften: Frühestens 14 Tage, spätestens 3 Tage vor der Fälligkeit Gemeint sind jeweils Bankarbeitstage Die Einreichungsfristen müssen auch bei der Disposition und Liquiditätsplanung berücksichtigt werden

36 Agenda 1. Allgemeine Erklärungen 2. Arbeitsschritte vom alten Verfahren zur S PA- Lastschrift 3. Details zur Basislastschrift und Firmenlastschrift 4. Praktische Hinweise 5. Ihre Fragen

37 Gegenüberstellung Es gibt 2 Lastschriftverfahren Alt Einzugsermächtigungs- Lastschriftverfahren Abbuchungsverfahren SEPA-Basislastschriftverfahren (für alle Teilnehmer zugänglich) SEPA-Firmenlastschriftverfahren (nur zwischen Neu Nicht-Verbrauchern)

38 Weitere Details zur Basislastschrift 1. Widerspruch durch den Zahlungspflichtigen Der Zahlungspflichtige kann bis 8 Wochen nach der Belastungsbuchung widersprechen Kein Widerspruch durch Insolvenzverwalter möglich Der Zahlungspflichtige kann auch seiner Bank gegenüber das Mandat widerrufen erkennbar am Rückgabegrund - kein weiterer Einzug zulässig 2. Nicht-autorisierte Lastschrift Eine autorisierte Lastschrift liegt vor, wenn ein ordnungsgemäßes Mandat erteilt wurde Nicht-autorisiert bei Nichteinhaltung der Formvorschriften zur Erteilung eines Mandats oder bei Widerspruch gegen die Umdeutung Bei fehlender Autorisierung ist die Lastschrift 13 Monate lang widerspruchsfähig

39 Weitere Details zur Basislastschrift 3. Gültigkeit der Mandate Wenn 36 Monate lang keine Lastschrift eingezogen wurde, erlischt das Mandat vor erneutem Einzug ist Einholung von neuem Mandat notwendig Änderungen des Mandats verlängern die Frist nicht 4. Aufbewahrung der Mandate Mindestens 14 Monate nach dem letzten Lastschrifteinzug Darüber hinaus handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen beachten Vorlage bei der Bank innerhalb von 7 Tagen ab Anforderung muss möglich sein bei Archivierung beachten

40 S PA-Firmenlastschriftverfahren Nur zwischen Nicht-Verbrauchern möglich Zahlungspflichtiger muss seiner Bank vor dem ersten Einzug das Mandat vorlegen Mandat weicht etwas vom S PA-Basislastschriftmandat ab Bank des Zahlungspflichtigen ist zur Prüfung des Mandats verpflichtet Kein Widerspruch gegen die Lastschriftbuchung durch den Zahlungspflichtigen möglich Keine Umdeutung von Abbuchungsaufträgen möglich es ist zwingend ein neues Mandat einzuholen

41 Agenda 1. Allgemeine Erklärungen 2. Arbeitsschritte vom alten Verfahren zur S PA- Lastschrift 3. Details zur Basislastschrift und Firmenlastschrift 4. Praktische Hinweise 5. Ihre Fragen

42 S PA-Verantwortlicher Empfehlenswert: Benennung einer Person, die sich des Themas annimmt Aufgaben beispielhaft: Umstellungstermin festlegen Die vorhandene Software prüfen oder neue Lösungen einführen Überprüfung Mandate Beantragung der Gläubiger-ID Notwendigen Schriftverkehr vorbereiten (Einholung IBAN und BIC, Information über den Wechsel, Pre-Notification) Datenpflege in den Bestandsdaten der Zahlungspflichtigen

43 Unterstützung durch die Volksbank Tettnang S PA-Checkliste für Vereine und Gewerbekunden (auf unserer Internet-Seite und im Anschluss an den Vortrag) S PA-Navigator Auf Interaktiver Check zur Umstellung auf den S PA- Zahlungsverkehr durch Vereine und Gewerbetreibende Kurzer Frage-Antwort-Dialog Ergebnis: individueller Umstellungsplan Umfangreiche Mustervorlagen auf unserer Internet-Seite Unterstützung durch unsere Berater und das Team für Electronic Banking

44 Gläubiger-ID: Link auf unserer Internetseite

45 Fazit Viele Neuerungen aber: Ihr Zahlungsverkehr war bisher bei uns gut aufgehoben. Das wird auch unter S PA weiterhin der Fall sein.

46 Ihre Fragen

47 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 47

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