Migration Varial Guide

Transkript

1 Titel Installation & Administration Finanzbuchführung Anlagenbuchhaltung Kostenrechnung Personalwirtschaft 1

2 Impressum Varial World Edition Finanzwesen Rel Varial Guide Finanzwesen Rel Migration Varial Guide nach Varial World Edition Dezember 2012 Varial Software GmbH Untere Industriestr Netphen Alle Rechte vorbehalten. Vervielfältigungen bedürfen der schriftlichen Genehmigung des Eigentümers. Änderungen des Textes bleiben vorbehalten. 2

3 Neu im Release 2.15 Finanzbuchführung Neue Option "Einstellung Kore ja/nein" für die Stammdaten der Sachkonten. Bei der Ausgabe der Sachkonten ist wählbar, ob die "Einstellungen zur Kore" als Einstellung für das Sachkonto mit ausgegeben werden sollen. Kostenrechnung Die Auswahl für die Firmen und Periodenbereiche wurde entsprechend den Möglichkeiten in der Finanzbuchführung angepasst. Die Ausgabe der Stamm- und Bewegungsdaten (KOA, KST/GER, KTR/AUF) kann über erweiterte Selektionskriterien gesteuert werden. Hierarchiestufen und Gruppenschlüssel können als Analysecodes fortgeführt werden. Die Schnittstellendatei für die Kostenstellen KREXPKST.CSV wurde um folgende Felder erweitert: a. Gruppenschlüssel 1 b. Gruppenschlüssel 2 Die Schnittstellendatei für die Kostenträger KREXPKTR.CSV wurde um diverse Stammdateninformationen erweitert: a. Gruppenschlüssel 1 b. Gruppenschlüssel 2 c. Freigabedatum d. Auftragsart Die Schnittstellendatei für die Wertzeilenschlüssel KREXPKOA.CSV wurde um folgende Felder erweitert: a. Kostengruppe (Kostenart SZ) (dient zur Zuordnung des Kostenartentyps in der VWE) b. Zuordnung Mengenwertzeile (dient zur Zuordnung der Messgrößen in der Kostenart) Im Bereich der Wertzeilenschlüssel werden jetzt wahlweise auch die Mengen- Wertzeilen (Satzart 7-9) ausgegeben. Die Ausgabe der Satzart ist je Wertzeilentyp separat wählbar. Aus den Angaben zur Verdichtung hinsichtlich der Übergeordneten 1-5 werden die Informationen zur Bildung von KST/KTR-Hierarchien abgeleitet. Die Angaben zur Abschlussfunktion für Kostenträger und Aufträge, "Doppelbuchung, Periodisch, Nach Fertigstellung" werden für die gleichnamige Funktion in der VWE übernommen. Für die IST-Wertzeilenwerte können nun bei Bedarf auch die Einzelnachweise statt der Periodenwerte ausgegeben werden. Für PLAN und SOLL können Periodenwerte ausgegeben werden. 3

4 Die Funktion zur Ausgabe von "Vortragswerten" steht in gleichem Umfang wie in der Finanzbuchführung zur Verfügung. Die Buchungen aus Abschlussperioden werden gesondert gekennzeichnet, so dass eine separate Auswertung in der VWE möglich wird. Aus den Einzelbewegungen kann der Feldinhalt "Zuordnung" als Analysecode 1 für Buchungen der Kore ausgegeben werden. Auswahl Länge Kostenstellen-/Kostenträgernummer Löschen in den Korrekturtabellen Bei Bedarf ist es nun in den Korrekturtabellen möglich Sätze zu löschen. Durch das Markieren von einem oder mehreren Sätzen und das anschließende drücken der Entf- Taste werden die markierten Datensätze aus der Migrationstabelle gelöscht. 4

5 Neu im Release 2.10 Konfiguration zurücksetzen Es wurde in die Datenübernahmemaske eine neue Schaltfläche eingefügt. Diese ermöglicht das Zurücksetzen der Migrationskonfiguration. Ab dem Release 2.10 wird darauf verzichtet den Inhalt der Tabelle MIGRATIONPROCESS_T beim Datenbankupdate zu löschen. Um neue Migrationsdaten für die Übernahme verfügbar zu machen verwenden Sie bitte diese Funktion. Teilkostenrechnung Die Schnittstellendatei KREXPWZW.CSV wurde um die beiden Felder FIXBETRAG, VARBETRAG und TEILKOSTEN erweitert. Erweiterung Anlagenbuchführung Die Migration der Anlagenbuchführung wurde um die Möglichkeit Zusatztexte zu übernehmen erweitert. 5

6 Neu im Release 2.05 Ausdruck eines Importprotokolls Ab sofort wird nach jeder erfolgreichen Migration ein Importprotokoll erzeugt. Dort wird protokolliert, welche Typen von Daten migriert wurde. Zudem wird die Anzahl der importierten Datensätze ausgegeben. Das Protokoll kann über den Druckmanager aufgerufen und ausgedruckt werden. Historische Bewegungsdaten der Anlagenbuchführung Ab dem Guide-Release 3.30 werden die Anlagenbewegungen getrennt nach Initial- (Neu- und Altzugänge) und historischen Einzelbewegungen in zwei separate CSV- Dateien geschrieben. Initialbewegungen werden weiterhin in der Datei AAEXPAGB.CSV ausgegeben. Historische Bewegungen hingegen werden in die neue Schnittstellendatei AAEXPAGH.CSV geschrieben. Die Migration der historischen Anlagebewegungen darf ausschließlich getrennt von der Anlagen- und Initialbewegungsmigration durchgeführt werden. Daher müssen Sie zunächst die Migration der Anlagen und Initialbewegungen erfolgreich abschließen bevor Sie die historischen Bewegungen übernehmen. Aufgrund der neuen migrierbaren Stammdaten wird während des Datenbank- Updates auf Version 2.05 der Inhalt der Tabelle MIGRATIONPROCESS_T gelöscht. Beim nächsten Start des Programms Guide-Migration wird diese aktualisiert. Dadurch gehen manuelle Anpassung an der Tabelle verloren und müssen ggf. wieder nachgepflegt werden. 6

7 Neu im Release 2.00 Überarbeitung der Protokollierung und Korrektur Ab Release verwenden die Client- und Server-Applikationen eine neue Implementierung für die Protokollanzeige und Fehlerkorrektur. Dabei entfällt eine Verbindung vom Client zur Datenbank. Mehr Informationen finden Sie im Kapitel Notizen der Personenkonten Bei der Migration der Personenkonten ist es nun möglich sämtliche Notizeninformationen zu übernehmen. Dazu wird beim Export die neue Schnittstellendatei FBEXPNOTE.CSV erstellt. ESR-Felder für Personenkonten-OPs Die Schnittstellendatei FBEXPOPP.CSV wurde um die beiden Felder ESR_NUMMER und TEILNEHMER erweitert. Aufgrund der neuen migrierbaren Stammdaten wird während des Datenbank- Updates auf Version 2.00 der Inhalt der Tabelle MIGRATIONPROCESS_T gelöscht. Beim nächsten Start des Programms Guide-Migration wird diese aktualisiert. Dadurch gehen manuelle Anpassung an der Tabelle verloren und müssen ggf. wieder nachgepflegt werden. 7

8 Neu im Release 1.95 Verbesserte Fehlermeldungen Für den größten Teil der Betrags- und Datumsfelder werden nun bei Konvertierungsfehlern verständlichere Meldungen ausgegeben. So wird aus der neuen Fehlermeldung ersichtlich welches Feld betroffen ist. Amount could not be converted. Quantity = [10999,500] Valid format e.g. ' ' Date could not be converted. Document date = [ ] Valid format is 'YYYY-MM-DD' Verbundene Konten Während der Migration von Personenkonten ist es nun möglich Verbände anzulegen bzw. die Personenkonten zu Verbänden hinzuzufügen. Durch Verbände werden in der Varial World Edition die folgenden Varial Guide Anforderungen abgehandelt: Zentralzahlerlogik Korrespondierende Konten Analysecodes für Buchungen und Personenkonten-OPs Die Schnittstellendateien für Buchungen (FBEXPBUCH.csv) und Offene Posten Personenkonten (FBEXPOPP.csv) wurden jeweils um die Felder Analysecode1 bis Analysecode10 erweitert. Bei der Altdatenübernahme aus Varial Guide werden diese Felder unter anderem für das Abbilden von Filialen verwendet. Zahlungskonditionen Im Bereich der Finanzbuchhaltung steht nun die Übernahme von Zahlungskonditionen zur Verfügung. Erweiterung Anlagenbuchführung Die Migration der Anlagenbuchführung wurde um folgende Stammdaten erweitert: Standorte Verantwortliche Personen Projekte Zusätzlich wurde zur Migrationsdatei AAEXPAG.CSV das Feld "Verantwortlicher" hinzugefügt. 8

9 Aufgrund der neuen migrierbaren Stammdaten wird während des Datenbank- Updates auf Version 1.95 der Inhalt der Tabelle MIGRATIONPROCESS_T gelöscht. Beim nächsten Start des Programms Guide-Migration wird diese aktualisiert. Dadurch gehen manuelle Anpassung an der Tabelle verloren und müssen ggf. wieder nachgepflegt werden. 9

10 Neu im Release 1.90 Offene Posten Personenkonten Zur Übernahme von Individuellen Zahlungskonditionen wurden zusätzlich zu den bestehenden Feldern SKONTO_TAGE 1 bis 3 und SKONTO_PROZENT 1 bis 3 folgende Felder in der Migrationsdatei FBEXPOPP.csv hinzugefügt: SKONTO_DATUM_1 SKONTO_DATUM_2 SKONTO_DATUM_3 FAELLIGKEITS_DATUM Übernahme Anlagegüter Bei der Übernahme von Anlagegütern werden nun sämtliche Versicherungsfelder (Versicherungsdaten, Versicherungsvertrag, Versicherungsindex, Basisjahr Versicherung, Basisbetrag Versicherung, Manueller Versicherungswert, Versicherungswert, Versicherungsbeginn und Versicherungsende) berücksichtigt. 10

11 Neuerungen vorheriger Releases Export Programm Finanzbuchführung Das Programm wurde um eine Seite Einstellungen erweitert, auf der diverse Auswahlmöglichkeiten für die Übergabe von Debitoren, Kreditoren, Sachkonten, Buchungen und OPs getroffen werden können. Übernahme Sachkonten Die Sachkontenübernahme wurde um die Möglichkeit erweitert, zusätzlich Kontengruppen zu migrieren. Hierzu kann auf Guide-Seite eine entsprechende Einstellung vorgenommen werden. Weiterhin können nun wahlweise die Guide-Felder "Sortierbegriff-1" und "Sortierbegriff-2" in die VWE als Analysecode übernommen werden. Die Angabe, in welchen Analysecode die Übernahme jeweils erfolgen soll, erfolgt ebenfalls bereits auf Guide-Seite. Übernahme Personenkonten Es werden nun auch die Postfachangaben (Postfach und PLZ-Postfach) in die Varial World Edition übernommen. Außerdem können wahlweise "Verkaufsbezirk" und "Sortierbegriff" als Analysecodes übergeben werden. Dazu muss, wie bei den Sachkonten, bereits auf Guide-Seite die Angabe erfolgen, in welchen Analysecode der Wert fließen soll. Weiterhin werden nun auch Informationen über Buchungs- und Zahlsperre übergeben. Übernahme Buchungen Bisher wurden von Guide aus keine Buchungstypen in die VWE übergeben. Dies kann allerdings durchaus gewünscht sein. Daher wurde auf Guide-Seite die Wahlmöglichkeit geschaffen, den Buchungstyp (AR, ER, etc.) als Belegart oder als Präfix vor die Belegnummer, die Sequenznummer und/oder den Buchungstext zu übergeben. Diese Einstellungen werden auch bei der OP-Übergabe berücksichtigt. In Guide ist es möglich, direkt auf die Tageskonten zu buchen. In der VWE werden die Salden auf den Abstimmkonten aus den Buchungen der Personenkonten pro Monat ermittelt. Manuelle Buchungen auf den Tageskonten in Guide werden somit in der VWE nicht berücksichtigt, was zu Differenzen führt. Solche manuellen Buchungen auf Tageskonten werden in eine separate Datei FBBUCKRI.csv ausgegeben, damit sie bei der Differenzen-Suche direkt begutachtet und evtl. als Grundlage für noch einzupflegende Buchungen in die VWE verwendet werden können. Gleiches gilt für Buchungen auf das Interimskonto in Guide. 11

12 Offene Posten Personenkonten Anzahlungs-OPs, die keine Auftragsnummer haben können nicht in die Varial World Edition übernommen werden, da hier die Auftragsnummer für Anzahlungen ein Pflichtfeld darstellt. Um die Migration trotzdem durchführen zu können, werden diese Offenen Posten in eine separate Datei (FBOPPKRI.csv) geschrieben. Diese kann manuell bearbeitet und anschließend importiert werden. Dazu muss sie lediglich umbenannt werden in FBEXPOPP.csv. Weiterhin kann im Exportprogramm entschieden werden, ob auch ausgeglichene OPs ausgegeben werden sollen. Außerdem kann eine Mahngruppe angegeben werden, die standardmäßig gesetzt wird, wenn im Guide-OP keine angegeben ist. (s.a. Offene Posten) Offene Posten Sachkonten Sachkonten-OPs, die Währungsangaben enthalten, werden ebenfalls in eine separate Datei (FBOPSKRI.csv) geschrieben, wenn der Währungsbetrag ungleich 0,00 ist, der Eigenwährungsbereich aber ausgeglichen ist. (Dies gilt ebenso für Personenkonten- OPs) Guide Funktion "Diverse Tageskonten" In Varial Guide kann ein Personenkonto mit div. Tageskonten bebucht werden. Diese Funktionalität wird in der Varial World Edition durch die Unterkonten-Logik abgebildet. Wurde in Guide mit div. Tageskonten gearbeitet, so kann beim Guide-Export entschieden werden, ob in der VWE entspr. Unterkonten des Personenkontos angelegt werden. Dazu prüft der Guide-Export, ob Buchungen eines Personenkontos auf unterschiedliche Tageskonten gelaufen sind und gibt entsprechende Stammsätze, Buchungen, Saldovorträge, OPs etc. aus. Saldovorträge Beim Export aus Varial Guide kann gewählt werden, ob die Saldovorträge aus den Salden des gewählten Geschäftsjahres oder aus den Saldovorträgen des Folgejahres gebildet werden, da diese Werte nicht unbedingt übereinstimmen müssen. Saldenübernahme Alternativ zu den Einzelbewegungen ist es nun möglich Monatssalden statt Jahressalden auszugeben. (s.a. Saldenübernahme) 12

13 INHALTSVERZEICHNIS 1. Einleitung Übergabedaten Dateinamen Dateiformate Zeichensätze Datentypen Änderungsverzeichnis Neue/geänderte Funktionen Exportdateien Sachkonten FBEXPSK.csv Personenkonten FBEXPPER.csv Personenkontennotizen FBEXPNOTE.csv Zahlungskonditionen FBEXPZAK.csv Buchungen FBEXPBUCH.csv Offene Posten Personenkonten FBEXPOPP.csv Offene Posten Sachkonten FBEXPOPS.csv Anlagegüter AAEXPAG.csv Standorte AAEXPSTA.csv Verantwortliche Personen AAEXPPER.csv Projekte AAEXPPRO.csv Zusatztexte AAEXPAGZ.csv Anlagebewegungen AAEXPAGB.csv Historische Anlagebewegungen AAEXPAGH.csv Kritische Buchungen FBBUCKRI.csv Kritische OP Personenkonten FBOPPKRI.csv Kritische OP Sachkonten FBOPSKRI.csv Wertzeilenwerte KREXPWZW.CSV Kostenstellen KREXPKST.CSV Kostenträger KREXPKTR.CSV Kostenarten KREXPKOA.CSV Messgrößen KREXPMG.CSV Verdichtung KREXPVERD.CSV Wertzeilenwerte KREXPWZW.CSV Voraussetzungen Varial Guide GDPdU-Anforderungen 30 13

14 3.1.2 Altdatenbereinigung Buchhaltung prüfen Umsatzsteuervoranmeldung Steuerkonten auflösen Mappingtabellen Einstellung Länge Kontonummer Guide Kontenart /Satzart Voraussetzungen Varial World Edition Arbeitsplatz für Datenimport Importverzeichnis Datenbankverbindung Datenexport Varial Guide Finanzbuchführung Firmen Mapping Einstellungen Stammdaten Offene Posten Buchungen Saldovorträge Saldenübernahme Ausgabe Kontoart Kostenrechnung Firmen Einstellungen KST/KTR/GER/AUF Einstellungen Wertzeilenschlüssel Stammdaten Erläuterungen zur Ausgabe der Stammdaten Freigabedatum für Kostenträger und Aufträge Auftragsart für Kostenträger und Aufträge Abschlussangaben für Kostenträger und Aufträge Hin weis zur Übernahme MC/Kurzbezeichnung für die Kostenarten Hinweis zur Übernahme der Beschreibung Wertzeilen-/Kostenarten-Typen Ausgabe incl. Fix-KST/KTR Zuordnung der Mengenwertzeile/Messgröße für die Kostenarten Wertzeilen-/Messgrößen-Typen Mengeneinheit in den Messgrößen Anzahl Nachkommastellen in den Messgrößen Bewegungsdaten 61 14

15 Periodensalden Einzelnachweise IST-Werte Erläuterungen zur Ausgabe der Bewegungsdaten Ausgabe der Werte für Mengenwertzeilen (Typ 7-9) Planwerte Ausgabe Zuordnung als Analysecode Teilkosten Verdichtete Werte Buchung von Einzelkosten auf Kostenstellen und Kostenträger Abschlussperioden Verdichtung Vortragswerte Beschreibung der Programmkonstanten Option "Automatische Gruppen" Option "Primäre KOA = Konto" Option "Ausgabe Bezeichnungs-Art für Analysecodes" Option "Länge KST/KTR" Anlagenbuchführung Kurzbeschreibung Beschreibung der Maskenfelder Voreinstellung Firma Funktion Ausgabe Bezeichnungsart Firmenname Standorte Lieferanten / Kreditoren Abschreibungsarten Indices Sachkonten Mengen Kostenstellen / Kostenträger Versicherungen Verzeichnis für Bezeichnungsarten Mit Historik FISK / Mit Historik HAND / Mit Historik KALK Anlagengruppen Kontierungsgruppe VWE Bezeichnungen Analysecodes VWE Verz. Übergabe Beschreibung der Programmkonstanten Erstellen der VWE-Schnittstelle Datenimport Varial World Edition Vorbereitungen Finanzbuchführung Sprachen 91 15

16 5.1.2 Länder Firma Währungen Geschäftsjahre Kontenplan Einstellung Finanzbuchführung Steuerschlüssel Mahnwesen Zahlungskonditionen Vorbereitungen Kostenrechnung Einstellungen Kostenrechnung Mengeneinheiten Auftragsarten Kostenstellen-/Kostenträgerhierarchien Analysecodes Vorbereitungen Anlagenbuchführung Einstellungen Anlagenbuchführung Geschäftsjahre Bewertungsbereiche Abschreibungsarten Abschreibungsplan Sonderabschreibung Zinsen Jahresabhängige Indexreihen Standorte Projekte Verantwortliche Kontierungsgruppen Anlagengruppen Datenimport Auswahl zu importierender Objekte Probelauf Korrekturen Importprotokoll Hinweise zum Datenimport Kostenrechnung Nachbearbeitung Finanzbuchführung Kontenplan Bank- / Kassekonten Kostenrechnung

17 6.2.1 Kostenarten Messgrößen Kostenstellen Kostenträger Kostenstellen-/Kostenträgerhierarchien Sonderverfahren Übernahmen aus Fremdsystemen Übernahme weiterer Zusatzdaten Zeichensatzkonvertierung Änderungen Kontenplan Änderungen Aufbau Personenkontonummer Filterkriterien Personenkonten ohne OP-Führung Probleme aus Einschränkungen Einschränkungen Sachkontenexport Personenkontenexport Vertreter/Sachbearbeiter Personenkonten ohne OP-Führung Abstimmkonten Forderung/Verbindlichkeiten KOA-/KST-/KTR-Export Aufbau Schnittstellendateien Sachkonten (FBEXPSK.csv) Personenkonten (FBEXPPER.csv) Personenkontonotizen (FBEXPNOTE.csv) Zahlungskonditionen (FBEXPZAK.csv) Buchungen (FBEXPBUCH.csv) Offene Posten Personenkonten (FBEXPOPP.csv) Offene Posten Sachkonten (FBEXPOPS.csv) Kritische Buchungen (FBBUCKRI.csv) Kritische Offene Posten Personenkonten (FBOPPKRI.csv) Kritische Offene Posten Sachkonten (FBOPSKRI.csv) Anlagegüter (AAEXPAG.csv) Standorte (AAEXPSTA.csv) Verantwortliche Personen (AAEXPPER.csv) Projekte (AAEXPPRO.csv) Zusatztexte (AAEXPAGZ.csv) Anlagebewegungen (AAEXPAGB.csv) Historische Anlagebewegungen (AAEXPAGH.csv)

18 9.18 Kostenstellen (KREXPKST.csv) Kostenträger (KREXPKTR.csv) Kostenarten (KREXPKOA.csv) Messgrößen (KREXPMG.csv) Wertzeilenwerte (KREXPWZW.csv) Verdichtung (KREXPVERD.csv) Technische Tabellen

19 Einleitung 1. Einleitung In diesem Handbuch wird die Altdatenübernahme von Varial Guide nach Varial World Edition behandelt. Aus Varial Guide werden über gesonderte Programme Exportschnittstellen erzeugt, die in der Varial World Edition anschließend per Importfunktion eingelesen werden. Aufgrund der zum Teil sehr unterschiedlichen Systeme sind Kompromisse notwendig, die eine Übernahme der Daten garantieren. Die nachfolgende Dokumentation geht darauf noch näher ein. Da es sich bei der Altdatenübernahme um ein Standardverfahren handelt, wurden Sonderverfahren (z.b. die Umstellung des Kontenplans) nicht berücksichtigt (siehe Pkt. Sonderverfahren). Nachstehende Dokumentation setzt ausreichende Fachkenntnisse in den Arbeitsabläufen von Varial Guide und Varial World Edition voraus, auf diese wird hier nicht detailliert eingegangen. Achten Sie darauf dass vor einem Release-Update alle Migrationsvorgänge abgeschlossen sind. Bei einem Datenbank-Update können Migrationstabellen gelöscht und wieder angelegt bzw. geändert werden. Noch vorhandene Daten werden dabei eventuell gelöscht. 19

20 Einleitung 1.1 Übergabedaten Sie können mit dem Standardverfahren bisher folgende Daten übernehmen: Finanzbuchführung Sachkonten (Kontenplan) (mit bzw. ohne Einstellung "Kore") Personenkonten Buchungen (Saldenvorträge, Einzelbewegungen, Monatssalden) Offene-Posten (Personenkonten und Sachkonten) Zahlungskonditionen Notizen (Personenkonten) Anlagenbuchhaltung Anlagegüter Standorte Verantwortliche Personen Projekte Zusatztexte Anlagebewegungen (Stichtagsbezogene Umstellung) Historische Anlagebewegungen Kostenrechnung Kostenstellen / Geräte Kostenträger / Aufträge Wertzeilen-Typ 0-3, 7-9 (Kostenarten, Messgrößen) Wertzeilenwerte (Saldenvorträge, Einzelbewegungen, Monatssalden) Verdichtungsstrukturen Abschlussangaben 20

21 Einleitung 1.2 Dateinamen Die Dateinamen der Exportdateien sind fest vorgegeben. Exportdatei Sachkonten = FBEXPSK.CSV Exportdatei Personenkonten = FBEXPPER.CSV Exportdatei Buchungen = FBEXPBUCH.CSV davon kritische Buchungen = FBBUCKRI.CSV Exportdatei Offene Posten Personenkonten = FBEXPOPP.CSV davon kritische OP = FBOPPKRI.CSV Exportdatei Offene Posten Sachkonten = FBEXPOPS.CSV davon kritische OP = FBOPSKRI.CSV Exportdatei Zahlungskonditionen = FBEXPZAK.CSV Exportdatei Notizen = FBEXPNOTE.CSV Exportdatei Anlagegüter = AAEXPAG.CSV Exportdatei Standorte = AAEXPSTA.CSV Exportdatei Verantwortliche Personen = AAEXPPER.CSV Exportdatei Projekte = AAEXPPRO.CSV Exportdatei Zusatzexte = AAEXPAGZ.CSV Exportdatei Anlagebewegungen = AAEXPAGB.CSV Exportdatei historische Anlagebewegungen = AAEXPAGH.CSV Exportdatei Kostenstellen = KREXPKST.CSV Exportdatei Kostenträger = KREXPKTR.CSV Exportdatei Kostenarten = KREXPKOA.CSV Exportdatei Mengen-Wertzeilen = KREXPMG.CSV Exportdatei Ausgabe Verdichtung = KREXPVERD.CSV Exportdatei Wertzeilenwerte = KREXPWZW.CSV 1.3 Dateiformate Alle Daten werden im CSV-Format mit variabler Satzlänge ausgegeben. Als Feldtrenner wird das Semikolon (Hexadezimal 3B) verwendet. 1.4 Zeichensätze Die Exportdateien werden von Guide standardmäßig im Zeichensatz ISO ausgegeben. Daher wird beim Einlesen durch den VWE-Server ebenfalls diese Kodierung verwendet. Bei Bedarf kann dies mit Hilfe der Datei csvconfig.properties und dem Parameter csv.encoding umgestellt werden. Erstellen Sie dazu die Datei 21

22 Einleitung csvconfig.properties im var/config-verzeichnis des Servers, ändern Sie den Eintrag für csv.encoding in Ihre gewünschte Kodierung (z.b. UTF-8) und starten Sie anschließend den Server neu. Achten Sie beim Import auf Umlaute (z.b. in den Korrekturtabellen) um zu prüfen ob die Dateien mit dem richtigen Zeichensatz gelesen wurden. csv.encoding = UTF Datentypen Alle Felder werden alphanumerisch ausgegeben. Eine Typumwandlung in das jeweilige Format der Varial World-Edition erfolgt während des eigentlichen Importvorgangs. 22

23 Änderungsverzeichnis 2. Änderungsverzeichnis 2.1 Neue/geänderte Funktionen Neu ab Release 3.35 / 2.15 Guide-Export Finanzbuchführung Ausgabe der Sachkonten mit/ohne Einstellung "KORE" Guide-Export Kostenrechnung Einstellungen diverse Einstellungen für den Export Ausgabe Stammdaten diverse Erweiterungen Ausgabe Wertzeilenwerte für Typ 7-9 KREXPMG.csv Ausgabe Angabe Fix-KST/KTR aus Sachkonto Ausgabe Verdichtungsstrukturen KREXPVERD.csv Ausgabe Abschlussangaben KTR/AUF Ausgabe Einzelnachweise für IST-Wertzeilenwerte Ausgabe der Periodenwerte für PLAN und SOLL Ausgabe Zuordnung als Analysecode 1 für Buchungen der Kore Saldovorträge aus Saldo GJ / aus Saldenvorträge GJ Guide-Migration Allgemein Löschen von Sätzen in den Korrekturtabellen Neu ab Release 3.30 Patch Juli 2012 / 2.10 Guide-Migration Allgemein Konfiguration auf Werkseinstellungen zurücksetzen Guide-Migration Anlagenbuchführung Zusatztexte AAEXPAGZ.csv Neu ab Release 3.30 / 2.05 Guide-Export Finanzbuchführung Ausgabe von Saldenvorträgen getrennt nach Filialen Guide-Export Anlagenbuchführung Trennung von Initial- und historischen Einzelbewegungen Guide-Migration Anlagenbuchführung Historische Einzelbewegungen AAEXPAGH.csv Guide-Migration Allgemein Importprotokoll 23

24 Änderungsverzeichnis Neu ab Release 3.25 / Guide-Migration Allgemein Überarbeitete Korrektur / Wegfall der OLE-DB-Verbindung Neu ab Release 3.25 / 2.00 Guide-Migration Finanzbuchführung Notizen der Personenkonen FBEXPNOTE.csv Neu ab Release 3.20 / 1.95 Allgemein Ausgabe verständlicherer Fehlermeldungen durch Konvertierungsfehler bei Betrags- und Datumsfelder. Guide-Migration Finanzbuchführung Zahlungskonditionen Guide-Migration Anlagenbuchführung Standorte Verantwortliche Personen Projekte FBEXPZAK.csv AAEXPSTA.csv AAEXPPER.csv AAEXPPRO.csv Änderungen Release 3.10 / 1.85 Guide-Export Finanzbuchführung Einstellungen div. Neu Einstellungen für den Export Offene Posten OP mit 0,00 / Standard-Mahngruppe Saldovorträge aus Saldo GJ / aus Saldenvorträge GJ Saldenübernahme Ausgabe Monatssalden 2.2 Exportdateien Sachkonten FBEXPSK.csv Änderungen Release 3.10 / 1.85 Feld 4 Doku korrigiert. Es wird der Importcode verwendet Felder neu Analysecodes Personenkonten FBEXPPER.csv Änderungen Release 3.20 /

25 Änderungsverzeichnis Felder 68, 69 Verband und Zentrale werden nun ausgewertet Änderungen Release 3.10 / 1.85 Feld 10 neu Postfach Feld 11 neu Postleitzahl Postfach Feld 13 Doku korrigiert. Es wird der Importcode verwendet Felder Doku korrigiert. Es wird der Importcode verwendet Feld 29 Doku korrigiert. Es wird der Importcode verwendet Feld 61 Doku korrigiert. Es wird der Importcode verwendet Felder neu Analysecodes Personenkontennotizen FBEXPNOTE.csv Neu ab Release 3.25 / 2.00 Siehe Aufbau Schnittstellendateien Zahlungskonditionen FBEXPZAK.csv Neu ab Release 3.20 / 1.95 Siehe Aufbau Schnittstellendateien Buchungen FBEXPBUCH.csv Änderung Release 3.20 / 1.95 Felder neu Analysecodes 1-10 Änderungen Release 3.10 / 1.85 Felder Feld 25 Feld 26 Doku korrigiert. Es wird der Importcode verwendet neu Abstimmkonto div. Forderungen/Verbindlichkeiten neu Importcode der Belegart Offene Posten Personenkonten FBEXPOPP.csv Änderunge Release 3.25 / 2.00 Felder 95, 96 neu ESR-Nr, ESR-Teilnehmer Änderung Release 3.20 / 1.95 Felder neu Analysecodes

26 Änderungsverzeichnis Änderung Release 3.15 / 1.90 Felder neu Skontodatum 1-3, Fälligkeitsdatum (Netto) Änderungen Release 3.10 / 1.85 Felder 11, 17, 23, Doku korrigiert. Es wird der Importcode verwendet 41, 51, 56, 60, 64, 68, 72 Feld 78 neu Abstimmkonto div.forderungen/verbindlichkeiten Feld 79 neu Importcode der Belegart Feld 80 neu Statistik-OP Offene Posten Sachkonten FBEXPOPS.csv Änderungen Release 3.15 / 1.90 Feld 13 Es wird nun der Importcode der Währung verwendet Änderungen Release 3.10 / 1.85 Feld 31 neu Importcode der Belegart Anlagegüter AAEXPAG.csv Änderung Release 3.30 Patch Juli 2012 / 2.10 Feld 5 10 Es werden nun die Importcodes der Sprachen und Mengeneinheiten verwendet. Änderung Release 3.20 / 1.95 Feld 44 neu - Verantwortlicher Änderung Release 3.15 / 1.90 Felder neu Versicherungsfelder Standorte AAEXPSTA.csv Neu ab Release 3.20 / 1.95 Siehe Aufbau Schnittstellendateien 26

27 Änderungsverzeichnis Verantwortliche Personen AAEXPPER.csv Neu ab Release 3.20 / 1.95 Siehe Aufbau Schnittstellendateien Projekte AAEXPPRO.csv Neu ab Release 3.20 / 1.95 Siehe Aufbau Schnittstellendateien Zusatztexte AAEXPAGZ.csv Neu ab Release 3.30 Patch Juli 2012 / 2.10 Siehe Aufbau Schnittstellendateien Anlagebewegungen AAEXPAGB.csv Änderungen Release 3.10 / 1.85 Feld 12 Doku korrigiert. Es wird der Importcode verwendet Historische Anlagebewegungen AAEXPAGH.csv Neu ab Release 3.30 / 2.05 Siehe Aufbau Schnittstellendateien Kritische Buchungen FBBUCKRI.csv Neu ab Release 3.10 / 1.85 Aufbau entspricht FBEXPBUCH.csv Kritische OP Personenkonten FBOPPKRI.csv Neu ab Release 3.10 / 1.85 Aufbau entspricht FBEXPOPP.csv 27

28 Änderungsverzeichnis Kritische OP Sachkonten FBOPSKRI.csv Neu ab Release 3.10 / 1.85 Aufbau entspricht FBEXPOPS.csv Wertzeilenwerte KREXPWZW.CSV Änderungen Release 3.30 Patch Juli 2012 / 2.10 Feld 24, 25, 26 neu Fixer Betrag, Variabler Betrag, Teilkosten Kostenstellen KREXPKST.CSV Änderungen Release 3.35 / 2.15 Feld Analysecode Kostenträger KREXPKTR.CSV Änderungen Release 3.35 / 2.15 Feld Analysecode 1-10 Feld 18 Freigabedatum Feld 19 Auftragsart Feld 20 Abschlusskostenträger Feld 21 Abschlusskostenstelle Feld 22 Entlastungskostenart Feld 23 Belastungskostenart Feld 24 Abschlussart Kostenarten KREXPKOA.CSV Änderungen Release 3.35 / 2.15 Feld 10 Feld 11 Feld 12 Feld 13 Kostengruppe Fixkostenstelle Fixkostenträger Messgröße Messgrößen KREXPMG.CSV Änderungen Release 3.35 / 2.15 Die Ausgabedatei wurde neu eingefügt. 28

29 Änderungsverzeichnis Verdichtung KREXPVERD.CSV Änderungen Release 3.35 / 2.15 Die Ausgabedatei wurde neu eingefügt Wertzeilenwerte KREXPWZW.CSV Änderungen Release 3.35 / 2.15 Feld 27 Feld 28 Feld 29 Feld 30 Feld 31 Feld 32 Feld 33 Von KST, KTR oder Auftrag KZ Von-Typ (1=KST/GER, 2=KTR/AUF, 3=AUF über MC) Applikationskennzeichen ("FB", ) Kennzeichen Abschlussperiode Periodennummer Abschluss Buchungsdatum Abschluss Buchungsfeld "Zuordnung" 29

30 Voraussetzungen 3. Voraussetzungen 3.1 Varial Guide GDPdU-Anforderungen Seit Anfang 2002 haben die Betriebsprüfer im Rahmen der steuerlichen Außenprüfung die Möglichkeit eines elektronischen Datenzugriffs auf die zu prüfenden Daten. Grundlage dazu ist die Änderung im 147, Abs. 2+6 der Abgabenordnung sowie das Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unlagen (GDPdU)". Dies hat gravierende Änderungen im Ablauf der steuerlichen Außenprüfung mit sich gebracht. So müssen nunmehr alle aufbewahrungspflichtigen Unterlagen im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten maschinell auswertbar bleiben. Papierunterlagen und mikroverfilmte Unterlagen reichen nicht mehr aus. Die neuen Prüfmethoden beziehen sich erstmals auf Daten, die das Geschäftsjahr 2002 betreffen. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden wird es notwendig sein, die Daten ab dem Jahr 2002 aus Varial Guide speziell nach den Richtlinien der Datenträgerüberlassung zu exportieren und gemäß den Vorschriften aufzubewahren. Die Altdatenübernahme in die Varial World-Edition stellte keine ausreichende Grundlage der o.g. Vorschriften dar. Es ist deshalb sicherzustellen, dass entweder das Altsystem für die Betriebsprüfer weiterhin zur Verfügung steht oder aber der Export zur Datenträgerüberlassung durchgeführt wird Altdatenbereinigung Es wird empfohlen, vor einer Migration zuerst eine Datenbereinigung durchzuführen. So sollten z.b. OP-Verrechnungen abgeschlossen sein. Stammdaten (z.b. Personenkonten, Kostestellen etc.), die mit einem Sperr- oder Löschdatum versehen sind, sollten soweit möglich auch physikalisch entfernt werden. Ein weiteres Problem entsteht aus der Qualität der Daten in Varial Guide. Zahlreiche Felder in den Stammdaten unterliegen dort keiner inhaltlichen bzw. Abhängigkeitsprüfung. In der Varial World Edition werden dagegen wesentlich mehr Abhängigkeiten überprüft. 30

31 Voraussetzungen Buchhaltung prüfen Die Guide-Migration in die Varial World Edition sieht vor, dass über die Buchungen auf Personenkonten gleichzeitig jeweils eine Buchung auf das zugeordnete Abstimmkonto (Forderung/Verbindlichkeit) erfolgt. In der Varial World Edition sind Abstimmkonten nicht direkt bebuchbar. Die Übergabe der Offenen-Posten erfolgt unabhängig von den Buchungen und bildet lediglich den OP ohne weitere buchhalterische Auswirkung. Es muss somit sichergestellt werden, dass im Altsystem keine Differenzen oder Abweichungen vorhanden sind Umsatzsteuervoranmeldung Die Umsatzsteuervoranmeldung für die aktuelle Periode kann nur in Varial Guide durchgeführt werden. Bei der Migration werden keine Steuerbuchungen ausgelöst. Somit können für die historisch übernommen Einzelbewegungen keine Steuermeldungen in der Varial World Edition durchgeführt werden Steuerkonten auflösen In der Varial World Edition können noch offene Salden auf Steuerkonten manuell nicht umgebucht werden. Somit muss vor der Migration der Saldo der Steuerkonten in Varial Guide auf das Steuerzahllastkonto umgebucht werden Mappingtabellen Die Exportprogramme bieten die Möglichkeit, spezielle Mappingtabellen auszugeben. Diese dienen dazu, speziellen (größtenteils numerischen) Schlüsseln aus Varial Guide die entsprechenden alphanumerischen Codes der Varial World Edition zuzuordnen. Beispiel: Sprachentabelle In Varial Guide werden die Sprachen mit einem 2stellig numerischen Schlüssel geführt. Die Varial World Edition bietet dagegen einen 20stelligen alphanumerischen Schlüssel. Über diese Mappingtabellen, welche jeweils als csv-dateien zur Verfügung gestellt werden, muss vor Durchführung der eigentlichen Altdatenübernahme dem Guide- 31

32 Voraussetzungen Schlüssel der jeweilige Code (meist Importcode) der Varial World Edition zugeordnet werden. Das geschieht durch einfaches Editieren der csv-datei. Beispiel: Sprachentabelle Dem Guide-Schlüssel "1" wird der Importcode "EN" zugeordnet. Bearbeiten Sie die Mappingtabellen mit einem Editor und nicht mit Excel. Die Dateinamen der csv-dateien sind fest vorgegeben. Bezeichnungsarten Steuersätze Währungen Zahlungskonditionen Tageskonten Ford./Verbindl. = FBMAPBEZ.CSV = FBMAPSTS.CSV = FBMAPWAE.CSV = FBMAPZAK.CSV = FBMAPZAK.CSV Eine Sonderform stellt die Datei FBMAPFOV.CSV dar. Hier werden die in Varial Guide hinterlegten Tageskonten für Forderungen und Verbindlichkeiten ausgegeben. Diese dienen allerdings nicht zum Umsetzen von Konten, sondern der Erkennung, dass es sich um ein Abstimmkonto handelt. Sollte man in Varial Guide mit "diversen Tageskonten" arbeiten, muss diese Tabelle manuell ergänzt, d.h. alle Abstimmkonten hinterlegt werden. 32

33 Voraussetzungen Einstellung Länge Kontonummer Gegenüber der rein numerischen Darstellung der Kontonummern in Varial Guide werden diese in der Varial World Edition alphanumerisch dargestellt. Dadurch werden unterschiedlich lange Kontonummern linksbündig abgestellt. Die alphanumerische Reihenfolge der Konten entspricht nicht der, die der Anwender bisher unter Varial Guide gewohnt ist. Beispiel: Darstellung Personenkonten in Varial Guide Beispiel: Darstellung Personenkonten in Varial World Edition 33

34 Voraussetzungen Eine mögliche Abhilfe besteht darin, bei der Migration die Kontonummern auf feste Längen einzustellen, welches bei Sachkonten ohnehin empfohlen wird. Die Exportprogramme berücksichtigen dabei die im Firmenstamm der Finanzbuchhaltung für Auswertungen einstellbaren Längen. Gemäß den hier angegebenen Längen (die laut Guide-Definition die Kontenart beinhalten) würden ohne Kontenart 3stellige Personenkontonummern und 4stellige Sachkontonummern mit vorlaufenden Nullen exportiert. Als möglicher Nachteil sei erwähnt, dass in der Varial World Edition die vorlaufenden Nullen bei der Erfassung mit einzugeben sind Guide Kontenart /Satzart Die in Varial Guide typische Kontenart kann wahlweise weitergeführt werden. Dafür ist in den Exportprogrammen jeweils eine Einstellmöglichkeit vorgesehen. Bei der Kostenrechnung muss darauf geachtet werden, dass sich Kostenstellen und Geräte bzw. Kostenträger und Aufträge ggf. nur über die Satzart unterscheiden können, sofern gleiche Nummernkreise verwendet werden. 34

35 Voraussetzungen 3.2 Voraussetzungen Varial World Edition Arbeitsplatz für Datenimport Der eigentliche Import der Altdaten wird über das Menü der Varial World Edition aufgerufen. Das bedeutet, dass dieser i.d.r. von einem Arbeitsplatz (Client) aus gestartet wird. Der Datenimport darf nicht gleichzeitig mehrmals gestartet werden Importverzeichnis Die zu importierenden Dateien sind einem Verzeichnis abzustellen, welches aus Sicht des Application Servers der Varial World Edition erreichbar ist. In der jeweiligen Serverkonfiguration (z.b. single.cfg) wird dazu der Pfad für den Import festgelegt (siehe nachfolgendes Beispiel unter Kapitel Migration). Standardmäßig ist hier noch kein Verzeichniseintrag vorhanden und die Zeile ist mit "#" auskommentiert. Eine Änderung dieser Konfiguration ist erst wirksam, nachdem der Application Server neu gestartet wurde Datenbankverbindung Ab dem Release läuft die Kommunikation mit der Datenbank komplett über die Server-Applikation. Somit entfällt für die Migration das Einrichten der OLE DB- Verbindung. Ebenfalls kann auf die Installation eines Datenbankclients verzichtet werden. 35

36 Datenexport Varial Guide 4. Datenexport Varial Guide 4.1 Finanzbuchführung Die Ausgabe der Exportdateien kann mit nachfolgendem Zusatzprogramm durchgeführt werden. Kurzanwahl Nr. Menü Untermenü Befehl 879 Zusatz Konvertierungen Konvertierung GUIDE - VWE Die benötigten Exportdateien werden über die einzelnen Auswahlboxen aktiviert. Abgängig von der Auswahl sind nachfolgende Felder aktiv bzw. inaktiv. Voreinstellung Name und Bezeichnung einer Guide-Voreinstellung Verzeichnis Geben Sie das Verzeichnis an, wo die Exportdateien gespeichert werden 36

37 Datenexport Varial Guide Firmen Es können die Exportdateien für eine oder auch mehrere Firmen erstellt werden. Firma Firmennummer aus Varial Guide ab GJ Beginngeschäftsjahr, ab dem Salden oder Buchungen ausgegeben werden bis GJ Endgeschäftsjahr, bis zu dem Salden oder Buchungen ausgegeben werden ab Buchungsperiode Buchungsperiode, ab dem Salden oder Buchungen ausgegeben werden bis Buchungsperiode Buchungsperiode, bis zu der Salden oder Buchungen ausgegeben werden Vorjahr Geschäftsjahr, welches fiskalisch dem Vorjahr entspricht (gegenüber ab GJ) Firma VWE Code der Firma in der Varial World Edition 37

38 Datenexport Varial Guide Mapping Zuerst müssen die Mappingtabellen erstellt werden (siehe auch Pkt. Mappingtabellen). Hierzu werden Sie vom Exportprogramm unterstützt. Erstellen Sie zunächst einmalig die Mappingtabellen und pflegen anschließend hier die Codes der Varial World Edition ein. Setzen Sie anschließend die Auswahl der Mappingtabellen wieder auf "Nein" zurück. 38

39 Datenexport Varial Guide Einstellungen Hier bestimmen Sie für die einzelnen Kontenbereiche sowie für Buchungen und OP verschiedene Einstellungen. Diverse Forderungen/Verbindlichkeiten Bei "JA" werden die Personenkonten mehrfach, je Forderungs- bzw. Verbindlichkeitskonto, ausgegeben. Ebenso werden dann Salden und Saldovorträge getrennt ausgegeben. Analyse-Codes Bei "JA" werden für Personenkonten der Sortierbegriff, der Verkaufsbezirk und die Filialen, bei Sachkonten die Sortierbegriffe und bei Buchungen und OP s Filialen in die gewählten Analysecodes ausgegeben. Sachkontengruppen Bei "JA" werden für Sachkonten entsprechend der Länge der Sachkontonummer und Anzahl Stellen Kontengruppe (von links aus der Sachkontonummer gezählt inkl. Satzart) die Kontengruppen ausgegeben. Somit entfällt die Anlage der Kontengruppen auf VWE-Seite. 39

40 Datenexport Varial Guide Belegarten Bei "JA" werden für die gewählten Felder der GUIDE-Buchungsschlüssel z.b. AR oder ER vor die Begriffe mit dem gewählten Trennzeichen ausgegeben Stammdaten Bestimmen Sie die Stammdatenobjekte, für die Exporttabellen erstellt werden sollen. Sollten auch Sachkonten exportiert werden, müssen die in der Varial World Edition zuvor einzurichtenden Codes für Kontenplan und Kontengruppen angegeben werden. Sprachcode Importcode der in der Varial World Edition angegebenen Standardsprache Kontenplan VWE Code Kontenplan der Varial World Edition. 40

41 Datenexport Varial Guide Kto-Grp Codes der jeweiligen Kontengruppen. Die hier anzugebenden Kontengruppen müssen im Kontenplan der Varial World Edition vor dem Import angelegt werden. Die Felder sind nur aktiv, wenn die Kontengruppen nicht automatisch generiert werden sollen (s. Einstellungen). Standard-Mahngruppe Mahngruppe, die standardmäßig ausgegeben werden soll, wenn im Personenkonto keine angegeben ist. Notizen Da standardmäßig bei der Ausgabe der Personenkonten die erste erfasste Notiz mit ausgegeben wird, ist die Ausgabe der Notizen nur erforderlich, wenn mehrere Notizen für einzelne Personenkonten erfasst sind. Einstell. Kore Die Option ist einstellbar, sofern die Ausgabe "Sachkonten" (=ja) erfolgen soll und steht standardmäßig auf "ja". Die Auswahl "ja" bewirkt, dass die KORE-Einstellung aus dem Sachkonto "mit KORE" gemäß der tatsächlichen Einstellung in die Ausgabedatei übernommen und dementsprechend in das VWE Konto übertragen wird. Bei Sachkonten "mit KORE = ja" wird somit in der VWE die Option "Kore" aktiviert. Durch diese Option wird neben dem Sachkonto also zusätzlich die (primäre) Kostenart in der Kostenrechnung angelegt. Diese Logik ist durchaus vorteilhaft, da die VWE eine 1:1 Zuordnung zwischen Sachkonto und Kostenart voraussetzt. Der Code der Kostenarten entspricht dem Code der neuen Konten. Also je nach Auswahl zur Ausgabe der Satzart für das Sachkonto ebenfalls mit oder ohne Satzart für die Kostenart. Die Auswahl "nein" bewirkt, dass in der Ausgabedatei die Einstellung "mit KORE" bei allen Sachkonten gleich "nein" gesetzt wird. Es werden dann lediglich die Konten in die VWE übertragen. Die Einstellung "Kore" kann dann in der VWE nachträglich manuell in den gewünschten Konten aktiviert werden. Hierdurch hat man die Möglichkeit, die Sachkonten hinsichtlich der Übergabe an die Kostenrechnung neu zu bestimmen. 41

42 Datenexport Varial Guide Offene Posten Die Offenen Posten werden zum Stichtag der Umstellung auf die Varial World Edition mit ihrem jeweiligen Restbetrag vorgetragen. Gesch.-Jahr VWE Code Geschäftsjahr der Varial World Edition, in das die Offenen Posten vorgetragen werden Buchungsdatum Stichtag, zu dem die Offenen Posten vorgetragen werden OP`s mit = 0,00 Sollen auch bereits ausgeglichene OP ausgegeben werden? Es wird keine Historie der offenen Posten übernommen. In der Varial World Edition sind die offenen Posten erst ab dem hier eingebenden Stichtag aktiv Buchungen Sollen historische Einzelbewegungen übernommen werden, so werden diese a ls Buchungen exportiert. Das Exportprogramm erzeugt dabei gemäß den vorgenommen Eingaben Saldovortragsbuchungen wie auch Bewegungen der gewünschten Geschäftsjahre. 42

43 Datenexport Varial Guide Sie wählen hier, für welche Kontenbereiche sie Buchungen in die Varial World Edition ausgeben wollen Saldovorträge Der Export von Saldovorträgen ist dann notwendig, wenn man entweder nur den Kontensaldo vortragen will oder zu einem bestimmten Geschäftsjahr mit dem Saldovortrag beginnen will und für die Folgejahre noch Monatssalden übernimmt. aus Saldo GJ bzw. aus Saldenvorträge GJ Sie können hier wählen, ob die Saldenvorträge aus den Salden des gewähltes Geschäftsjahres oder aus den Saldovorträgen des Folgejahres gebildet werden, da diese Werte nicht unbedingt übereinstimmen müssen. 43

44 Datenexport Varial Guide Filial-SV ausgeben Wenn Sie hier "Ja" wählen, werden die Saldenvorträge getrennt nach Filialen ausgegeben. Die Filialnummer wird als Analysecode gemäß der gewählten Einstellung für Buchungen und OP s ausgegeben. Die Varial World Edition erzeugt automatisch einen Saldenvortrag in neue bzw. nachfolgenden Geschäftsjahre Saldenübernahme Alternativ zu den Einzelbewegungen besteht die Möglichkeit Salden zu übernehmen. Monatssalden Bei "JA" werden Monatssalden ausgegeben, sonst nur Jahressalden Ausgabe Kontoart Hierüber wird festgelegt, ob die Kontenart in der World Edition weitergeführt wird. 44

45 Datenexport Varial Guide 4.2 Kostenrechnung Die Ausgabe der Exportdateien kann mit nachfolgendem Zusatzprogramm durchgeführt werden. Kurzanwahl Nr. Menü Untermenü Befehl 879 Zusatz Konvertierungen Konvertierung GUIDE - VWE Die benötigten Exportdateien werden über die einzelnen Auswahlboxen aktiviert. Abgängig von der Auswahl sind nachfolgende Felder aktiv bzw. inaktiv. Voreinstellung Name und Bezeichnung einer Guide-Voreinstellung Verzeichnis Geben Sie das Verzeichnis an, wo die Exportdateien gespeichert werden 45

46 Datenexport Varial Guide Firmen Es können Exportdateien für eine oder auch mehrere Firmen erstellt werden. Firma Firmennummer aus Varial Guide ab GJ Beginngeschäftsjahr, ab dem Salden oder Buchungen ausgegeben werden bis GJ Endgeschäftsjahr, bis zu dem Salden oder Buchungen ausgegeben werden ab Buchungsperiode Buchungsperiode, ab dem Salden oder Buchungen ausgegeben werden bis Buchungsperiode Buchungsperiode, bis zu der Salden oder Buchungen ausgegeben werden Vorjahr Geschäftsjahr, welches fiskalisch dem Vorjahr entspricht (gegenüber ab GJ) Firma VWE Code der Firma in der Varial World Edition Über die zeitliche Eingrenzung können die Bewegungen in einzelnen Abschnitten ausgegeben werden. 46

47 Datenexport Varial Guide Einstellungen KST/KTR/GER/AUF Die Einstellungen sind maßgeblich für die Ausgabe der Stammdaten und ebenso für die Ausgabe der Bewegungsdaten. Erfolgt die Ausgabe für Stamm- und Bewegungsdaten getrennt, ist es natürlich sinnvoll, wenn die Einstellungen für beide Bereiche identisch bleiben. Hinweis: Die eingestellten Filter gelten als "und"-kriterien. Die Filter und Vorgaben werden separat je Bereich (KST/KTR/GER/AUF) definiert. Außerdem wird je Bereich festgelegt, ob die Codes mit oder ohne Satzart ausgegeben werden sollen. Man muss beachten, dass bei Guide zwischen bebuchbaren und statistischen KST/KTR/GER/AUF unterschieden wird. Die statistischen sind in der VWE mit den Gruppen der KST-/KTR-Hierarchien vergleichbar. Es ist daher nicht unbedingt sinnvoll, diese bei der Migration von Guide an die VWE zu übergeben. Ähnliches gilt für die Selektion anhand der Hierarchiestufe. Auch hier betreffen die übergeordneten Hierarchiestufen die Gruppensummen der KST-/KTR-Hierarchien. Daher kann es möglich sein, das man die Auswahl der zu übergebenden KST-/KTR- Stammdaten anhand der Hierarchiestufen eingrenzt. 47

48 Datenexport Varial Guide In allen vier Bereichen dienen die Gruppenschlüssel 1 und 2 und ggf. a uch die Hierarchiestufen in Guide als Filterkriterien. Diese können in Analysecodes der VWE übergeleitet werden. Die nachfolgend genannten Erläuterungen gelten übereinstimmend für die vier Bereiche KST/KTR/GER/AUF. Status Hierüber ist filterbar, ob nur bebuchbare und/oder auch statistische KST/KTR/GER/AUF für die Migration ausgegeben werden. bebuchbar: Es werden die Daten mit dem Status "bebuchbar" ausgegeben. statistisch: Es werden Daten mit dem Status "statistisch" ausgegeben. alle: Alle Daten werden ausgegeben. Hierarchiestufe Die Angabe bezieht sich auf die im Stammsatz angegebene Hierarchiestufe. Bleibt die Einstellung leer, werden alle Daten ohne Berücksichtigung der Hierarchiestufe ausgegeben. Erfolgt eine Auswahl werden die Daten nur bis einschließlich der angegebenen Hierarchiestufe ausgegeben. Analysecodes Bei "JA" werden die nachfolgend aufgeführten Gruppenschlüssel 1 und 2 sowie die Hierarchiestufe in die gewählten Analysecodes ausgegeben. Hierüber wird bestimmt, ob die nachfolgend aufgeführten Gruppenschlüssel 1 und 2 sowie die Hierarchiestufe in Analysecodes übergeleitet werden sollen. In Verbindung zur Ausgabe der Analysecodes ist die Einstellung in den Konstanten "Ausgabe Bez.Art" zu beachten. In Guide gibt es je Bereich die Gruppenschlüssel 1 und 2 sowie die Hierarchiestufen. Dabei gibt es einen 3-stelligen Code, diesem wird jeweils beim Verwalten der Bezeichnungen die Satzart 1-4 zur Unterscheidung der vier Bereiche vorangestellt. In der VWE gibt es 10 Stammdaten Analysecodes für Kostenstellen (Guide: KST und GER) und 10 Stammdaten Analysecodes für Kostenträger (Guide: KTR und AUF). Aus diesem Grund ist es nicht möglich, sowohl für KST als auch GER die Zuordnung zum selben Analysecode vorzugeben, z.b. beide 001, da KST und GER in der VWE beide als Kostenstellen abgebildet werden. Gleiches gilt für KTR und AUF. Die Ausgabe der Gruppenschlüssel bzw. der Hierarchiestufe erfolgt ohne Satzart. KST-/KTR-/GER-/AUF-Art Je Bereich ist wählbar, ob der Code mit oder ohne Satzart ausgegeben werden soll. Dies ist sinnvoll, da man einerseits, z.b. bei Kostenstellen oder Kostenträgern auf die alte Guide-Satzart verzichten möchte, aber die Geräte oder Aufträge u.u. nur durch die Satzart zu unterscheiden sind. Es ist also beispielsweise möglich, Kostenstellen und Kostenträger ohne Satzart auszugeben und Geräte und Aufträge mit Satzart. 48

49 Datenexport Varial Guide Abschluss (diese Anwahl ist nur für Kostenträger und Aufträge vorhanden) Bei "JA" sind die Einstellungen zum Abschluss bei der Ausgabe der Stammdaten enthalten. (siehe Erläuterungen zur Ausgabe der Stammdaten) Einstellungen Wertzeilenschlüssel Die Einstellungen sind maßgeblich für die Ausgabe der Stammdaten und ebenso für die Ausgabe der Bewegungsdaten. Auch hier gilt, dass die Einstellungen für beide Bereiche identisch bleiben sollten, sofern die Stamm- und Bewegungsdaten in getrennten Verarbeitungsläufen ausgegeben werden. Hier wird eingestellt, welche Wertzeilentypen berücksichtigt werden sollen. Über die Ausgabe der Wertzeilentypen 0-3 erfolgt die Übernahme der primären und sekundären Kostenarten in der VWE. Über die Ausgabe der Wertzeilentypen 7-9 werden Messgrößen in der VWE generiert. Wertzeilen mit Typ 4 (KST-/KTR-Summen) und Typ 5 (Firmen-Summe) werden nicht migriert, da diese in der VWE über die Definition von Kostenartenhierarchien abgebildet werden. Bezug nehmend auf jeden einzelnen Wertzeilentyp ist wählbar, ob zusätzlich zum Code auch die Satzart (=Wertzeilenart 0-9) ausgegeben werden soll. Dies ist sinnvoll, wenn sich beispielsweise die "primären Kostenarten" und Wertzeilentyp "Beträge Einzelkosten" u.u. nur durch die Satzart unterscheiden. In diesem Fall könnte man die Primärkosten ohne Satzart migrieren und die Beträge Einzelkosten mit Satzart. Primärkosten Bei "JA" erfolgt die Ausgabe der primären Wertzeilen. Sofern die Sachkonten mit "Einstellungen Kore" ausgegeben wurden, sollte man die Ausgabe mit oder ohne 49

50 Datenexport Varial Guide Satzart entsprechend der Ausgabe der Sachkonten durchführen. Beim Import in der VWE werden dann nur noch Kostenarten angelegt, die noch nicht in der VWE vorhanden sind, diese können z.b. aus Wertzeilen für Lohnarten resultieren. Außerdem wird die Anwahl getroffen, um zu den Primärkosten zusätzlich die Fix- KST/-KTR-Angabe aus dem Sachkonto auszugeben. Wertzeilenart 0 Bei "JA" erfolgt die Ausgabe mit Satzart = 0. incl. Fix-KST Hierüber wird gesteuert, ob eine im Sachkonto hinterlegte Fix-KST/KTR-Angabe in die Ausgabedatei übernommen und in die VWE Kostenart übertragen wird. (siehe Erläuterungen zur Ausgabe der Stammdaten) Betrag Mengenb. Bei "JA" erfolgt die Ausgabe sekundären Wertzeilen für die Beträge aus Mengen- /Leistungsbewertung. Wertzeilenart 1 Bei "JA" erfolgt die Ausgabe mit Satzart = 1. Betrag Einzelk. Bei "JA" erfolgt die Ausgabe sekundären Wertzeilen für die Beträge aus Einzelkostenverrechnungen. Wertzeilenart 2 Bei "JA" erfolgt die Ausgabe mit Satzart = 2. Betrag aus Uml. Bei "JA" erfolgt die Ausgabe sekundären Wertzeilen für die Beträge aus Umlagen. Wertzeilenart 3 Bei "JA" erfolgt die Ausgabe mit Satzart = 3. Konstante Menge Bei "JA" erfolgt die Ausgabe Mengen-Wertzeilen "Menge Konstant". Wertzeilenart 7 Bei "JA" erfolgt die Ausgabe mit Satzart = 7. Menge aus Umlage Bei "JA" erfolgt die Ausgabe Mengen-Wertzeilen "Menge aus Umlage". Wertzeilenart 8 Bei "JA" erfolgt die Ausgabe mit Satzart = 8. Menge aus Übernahme Bei "JA" erfolgt die Ausgabe Mengen-Wertzeilen "Menge aus Übernahme". Wertzeilenart 8 Bei "JA" erfolgt die Ausgabe mit Satzart = 9. 50

51 Datenexport Varial Guide Stammdaten Bestimmen Sie die Stammdatenobjekte, für die Exportdateien erstellt werden sollen. Die Ausgabe erfolgt unter Berücksichtigung der zuvor getroffenen Einstellungen. Die Länge der Kostenart richtet sich ebenso wie die Länge der Kontonummer nach der Einstellung "Länge Sachkonto-Nr." im Guide Firmenstamm der Finanzbuchführung (siehe Punkt Einstellung Länge Kontonummer). Sofern zusätzlich zu den Sachkonten weitere Kostenarten (Wertzeilen) in Varial Guide angelegt wurden, können diese hiermit exportiert werden. Beim Import in die Varial World Edition werden alle Kostenarten, die nicht im Kontenplan enthalten sind, nur als Kostenart importiert und nicht in den Kontenplan übernommen. Die Daten werden in folgende Dateien ausgegeben: Kostenstellen in die Ausgabedatei Kostenstellen (KREXPKST.CSV) Kostenträger in die Ausgabedatei Kostenträger (KREXPKTR.CSV) Kostenarten in die Ausgabedatei Kostenarten (KREXPKOA.CSV) Messgrößen in die Ausgabedatei Mengen-Wertzeilen (KREXPMG.CSV) 51

52 Datenexport Varial Guide Erläuterungen zur Ausgabe der Stammdaten Freigabedatum für Kostenträger und Aufträge Das Freigabedatum ist in der Ausgabe der Stammdaten für Kostenträger und Aufträge enthalten. In der VWE stehen mehrere Felder zur Abbildung des Freigabedatums zur Verfügung: Ablieferungslagerdatum Enddatum Gültig-bis-Datum In welchem Feld die Angabe abgestellt wird, richtet sich nach der Auswahl in den Einstellungen Kostenrechnung unter der Option "Abschlussdatum für KTR" VWE_Einstellungen Kostenrechnung Auftragsart für Kostenträger und Aufträge Bei der Ausgabe für Kostenträger bzw. Aufträge ist die Angabe "Auftragsart" enthalten. Damit diese Angabe in der VWE eingelesen werden kann, müssen zuvor die fünf möglichen Auftragsarten in der VWE angelegt werden. Guide_Aufträge 52

53 Datenexport Varial Guide Zuordnungstabelle für die Auftragsarten Guide VWE Auftragsart Guide (Ausgabe) Code VWE Auftragstyp VWE Kein interner Auftrag 0 Externer Auftrag Lagerauftrag 1 Innenauftrag Investitionsauftrag 2 Investitionsauftrag Sonst. interner Auftrag 3 Innenauftrag Dauerauftrag 4 Dauerauftrag VWE Auftragsart Die Anlage muss gemäß der vorhergehenden Aufstellung mit den Codes 0-5 (entspricht dem Ausgabewert) und der entsprechenden Typ-Zuordnung erfolgen. Es ist natürlich möglich, die Angaben insbesondere den Code nach der Migration in der VWE zu modifizieren. Die Auftragsart "Kein interner Auftrag" ist die Standardeinstellung in Guide und bedeutet, dass es sich um einen externen Auftrag handelt. Es ist jedoch auch möglich, dass gar keine weiteren Einstellungen in Guide getroffen wurden. Sofern also in der VWE keine Auftragsart mit Code "0" angelegt wird, werden auch keine Angaben zu dieser Auftragsart übernommen Abschlussangaben für Kostenträger und Aufträge Die Abschlussfunktion ist in gleicher Weise in der VWE durchführbar wie in Guide, jedoch dort ausschließlich für Kostenträger. Zu diesem Zweck können die Einstellungen zum Abschluss aus den Kostenträgern bzw. Aufträgen im Rahmen der Migration mit ausgegeben werden. Für Kostenstellen bzw. Geräte ist diese Funktion nicht verfügbar. (Auswahl "Abschluss = ja/nein" unter Einstellungen KST/KTR/GER/AUF) 53

54 Datenexport Varial Guide Guide_Kostenträger In Guide ist der Abschluss entweder auf KTR/AUF oder auf KST/GER möglich, demzufolge wird in der VWE entweder ein Abschlusskostenträger oder eine Abschlusskostenstelle importiert. Außerdem ist bei der Ausgabe der Daten hinsichtlich der Entlastungs- und Belastungszeile relevant, ob diese Daten mit oder ohne Satzart ausgegeben werden sollen. Aus diesem Grund können die Daten zum Abschluss nur ausgegeben werden, wenn die Ausgabe gleichzeitig auch für KST und für Kostenarten "Betrag Einzelkosten" erfolgt, damit klar ist, ob deren Ausgabe mit oder ohne Satzart erfolgt Hin weis zur Übernahme MC/Kurzbezeichnung für die Kostenarten Da die Kurzbezeichnung im Wertzeilenschlüssel 6-stellig numerisch ist, ist dieser Wert nicht aussagekräftig. Daher wird beim Import in die VWE statt der Kurzbezeichnung die Beschreibung der Wertzeile in die VWE Kurzbezeichnung und in die Beschreibung der Kostenart übernommen Hinweis zur Übernahme der Beschreibung Sofern die Beschreibung für KST/KTR/GER/AUF für die VWE zu lang ist, wird der komplette Beschreibungstext zusätzlich in die Notiz für die Kostenstellen bzw. Kostenträger übernommen. 54

55 Datenexport Varial Guide Wertzeilen-/Kostenarten-Typen Anhand der Angabe zur Kostengruppe im Wertzeilenschlüssel erfolgt die Überleitung in den Kostenarten-Typ der VWE: Guide_Wertzeilenschlüssel Zuordnungstabelle Kostengruppe Guide und Kostenartentyp VWE Kostengruppe Guide Kostenartentyp VWE 0 ohne Auswertung Undefiniert 1 Fertigungseinzelkosten Fertigungseinzelkosten 2 Fertigungsgemeinkosten Fertigungsgemeinkosten 3 Materialeinzelkosten Materialeinzelkosten 4 Materialgemeinkosten Materialgemeinkosten 5 Herstellungseinzelkosten Undefiniert 6 Herstellungsgemeinkosten Undefiniert 7 Maschinenkosten Undefiniert 8 Reparaturkosten Undefiniert 9 Entwicklungskosten Undefiniert 10 Verwaltungskosten Undefiniert 11 Vertriebskosten Undefiniert 12 Sondereinzelk. Fertigung Sondereinzelkosten Fertigung 13 Sondereinzelkosten Vertrieb Sondereinzelkosten Vertrieb 14 KTR-Gruppenkosten Undefiniert 15 KTR-Abteilungskosten Undefiniert 16 KTR-Unternehmenskosten Undefiniert 19 KTR-Unternehmenskosten Undefiniert 20 Sonstige Kosten Undefiniert 21 Fremdarbeitskosten Undefiniert 29 Fremdarbeitskosten Undefiniert 40 Interner Erlös Erlös 55

56 Datenexport Varial Guide 49 Interner Erlös Erlös 50 Externer Erlös Erlös 69 Externer Erlös Erlös 70 Erlösschmälerung Erlös Es besteht die Möglichkeit, die Angabe in der Kostengruppe vor der Ausgabe für die Migration gemäß den Anforderungen zu bearbeiten. Weiterhin kann der Kostenartentyp auch nach der Migration in der VWE überarbeitet werden. Sofern keine Kostengruppe in Guide angegeben ist, erhält die Kostenart den Typ "Undefiniert" Ausgabe incl. Fix-KST/KTR Erfolgt die Ausgabe der Wertzeilenschlüssel "incl. Fix-KST/KTR" hat dies folgende Einträge in der Kostenart der VWE zur Folge: Sofern eine Kostenstelle bzw. ein Gerät (Satzart 1 bzw. 3) angegeben wird, hat dies die folgenden Einstellungen in der VWE Kostenart zur Folge: Angabe der KST = obligatorisch Vorbelegung = KST/GER-Angabe Option "Fix-KST" = markiert Sofern ein Kostenträger bzw. ein Auftrag (Satzart 2 bzw. 4) angegeben wird, hat dies die folgenden Einstellungen in der VWE Kostenart zur Folge: Angabe der KST = obligatorisch Vorbelegung = KTR/AUF-Angabe Option "Fix-KST" = markiert Die Ausgabe der Satzart richtet sich nach der Angabe unter "Einstellungen KST/KTR/GER/AUF" und sollte unverändert zur Ausgabe der Stammdaten erfolgen. VWE_Kostenarten 56

57 Datenexport Varial Guide Zuordnung der Mengenwertzeile/Messgröße für die Kostenarten Bei der Ausgabe der Wertzeilenschlüssel für Primärkosten wird die Kombination zur Mengenwertzeile zwecks Messgrößen-Zuordnung in der VWE ausgegeben. Die Ermittlung der dazugehörigen Mengenwertzeile erfolgt über die Angaben in den Übernahmeparametern. Übernahmeparameter für Betrag Beispiel Ausgabe für Wertzeile "40000" Wertzeile "40000" ist per Übernahmeparameter zum Sachkonto "40000" zugeordnet. Für das Sachkonto existiert auch ein Übernahmeparameter für die Menge. Dort ist die Wertzeile "40009" als Mengenwertzeile angegeben. Bei der Ausgabe für die Primärkosten-Wertzeile wird als Zuordnung Mengenwertzeile die "4000(9)" angegeben. Der Übernahmeparameter "FB" hat Vorrang vor dem applikationsübergreifenden Übernahmeparameter. 57

58 Datenexport Varial Guide Diese Angabe wird in der Kostenart als Messgrößen-Zuordnung eingetragen. VWE Kostenarten Wertzeilen-/Messgrößen-Typen Die unterschiedlichen Wertzeilentypen werden wie folgt in Messgrößen-Typen übergeleitet: Guide VWE Wertzeilen - Unterscheidung über Satzart Messgrößen Unterscheidung über Typ MENGE KONSTANT (Art 7) Verteilungsschlüssel / Menge MENGE AUS UMLAGE (Art 8) Verteilungsschlüssel / Menge MENGE (Art 9) Leistungsmenge Mengeneinheit in den Messgrößen In den Wertzeilenschlüsseln sind keine Mengeneinheiten enthalten. Eine Mengeneinheit wird jedoch zwingend in der VWE als Angabe in der Messgröße erwartet. Aus diesem Grund wird die Mengeneinheit im Rahmen der Migration aus der im Wertzeilenschlüssel angegeben Kostengruppe abgeleitet. Damit diese Angabe in der VWE eingelesen werden kann, müssen zuvor die drei möglichen Mengeneinheiten (siehe untenstehende Zuordnungstabelle) mit der gewünschten Anzahl Nachkommastellen in der VWE angelegt werden. ME Stk Std 58

59 Datenexport Varial Guide Guide_Wertzeilenschlüssel Zuordnungstabelle Kostengruppe Guide und Mengeneinheit VWE Kostengruppe Guide Mengeneinheit der Messgröße VWE 0 ohne Auswertung Mengeneinheit: ME 71 verkaufte Menge Mengeneinheit: ME 72 verkaufte Stück Mengeneinheit: Stk 80 Fertigungsmenge Mengeneinheit: ME 81 Fertigungsstückzahl Mengeneinheit: Stk 82 Fertigungsstunden Mengeneinheit: Std 83 Ausschussmenge Mengeneinheit: ME 84 Ausschuss-Stückzahl Mengeneinheit: Stk 85 Ausschuss-Stunden Mengeneinheit: Std 90 Sonstige Menge Mengeneinheit: ME Sofern keine Kostengruppe in Guide angegeben ist, erhält die Messgröße automatisch die Mengeneinheit "ME". Bevor die Ausgabe für die Migration durchgeführt wird, besteht natürlich die Möglichkeit, die Angabe in der Kostengruppe gemäß den Anforderungen zu bearbeiten. Weiterhin kann die Angabe zur Mengeneinheit auch nach der Migration in der VWE überarbeitet werden. Allerdings sind die Einstellungen im Rahmen der Migration auch maßgebend für die Werte in den Einzelbewegungen. 59

60 Datenexport Varial Guide Anzahl Nachkommastellen in den Messgrößen Für die Werte der Einzelbewegungen wird die Anzahl wird aus den Angaben im Wertzeilenschlüssel übernommen. Die Anzahl der Nachkommastellen in der Messgröße wird über die Angabe in der Mengeneinheit gesteuert. Selbstverständlich sollten die beiden Angaben (in Wertzeilenschlüssel und Mengeneinheit) übereinstimmen. VWE_Messgrößen 60

61 Datenexport Varial Guide Bewegungsdaten Hinsichtlich der Bewegungsdaten ist wählbar, ob Periodensalden (IST, PLAN, SOLL) oder Einzelnachweise (nur IST) ausgegeben werden sollen. Die beiden Anwahlpunkte schließen sich grundsätzlich gegenseitig aus, d h. es können bei einer Verarbeitung nur innerhalb einer der beiden Möglichkeiten Ausgaben auf "ja" gesetzt werden. Die Ausgabe der Einzelnachweise ist nur für IST-Werte möglich. Es ist natürlich möglich, Einzelnachweise und Periodensalden getrennt voneinander auszugeben. Allerdings ist dies nur sinnvoll, wenn es mit unterschiedlichen Einstellungen geschieht, da man sonst doppelte Werte in der VWE produziert, z.b. wenn neben den Istwerten auch Plan- bzw. Sollwerte ausgegeben werden sollen. 61

62 Datenexport Varial Guide Periodensalden Über diese Anwahl ist die Ausgabe der Periodensalden möglich. In diesem Fall erhält man einen Wert bzw. eine Buchung je Periode für den betreffenden KOA-KST/KTR- Bereich. Es ist wählbar, für welchen KST/KTR/GER/AUF-Bereich die Werte ausgegeben werden. Ob die Werte aus allen Wertebereichen (Ist-Soll-Plan) ausgegeben werden sollen oder nur für einzelne Wertebereiche wird über die gleichnamige Anwahl "Ist-Soll-Plan" gesteuert. Eine genauere Bestimmung bzw. Eingrenzung der Daten erfolgt über die "Einstellungen KST/KTR/GER/AUF" und "Einstellungen Wertzeilenschlüssel". Die Ausgabe erfolgt in die Ausgabedatei Wertzeilenwerte (KREXPWZW.csv). 62

63 Datenexport Varial Guide Einzelnachweise IST-Werte Über diese Anwahl ist die Ausgabe der Einzelnachweise für IST-Werte möglich. In diesem Fall werden die jeweiligen Einzelnachweise für den betreffenden KOA- KST/KTR-Bereich ausgegeben. Die Auswahl ist identisch zur Auswahl für den Bereich der Periodensalden und wird gleichfalls über die "Einstellungen KST/KTR/GER/AUF" und "Einstellungen Wertzeilenschlüssel" genauer bestimmt. Die Ausgabe erfolgt ebenso in die Ausgabedatei Wertzeilenwerte (KREXPWZW.csv). Bei der Ausgabe der Einzelnachweise ist zu berücksichtigen, dass in Guide nicht automatisch für alle Bereiche auch Einzelnachweise abgebildet werden. Für die Abbildung von Einzelnachweisen sind die folgenden drei Einstellungen maßgebend: 1) Grundsätzlich über die Einstellung im Firmenstamm Kostenrechnung_Firmenstamm 63

64 Datenexport Varial Guide 2) Einstellung im Übernahmeparameter Kostenrechnung_Übernahmeparameter 3) Einstellung in den Stammdaten KST/KTR/GER/AUF Kostenrechnung_Beispiel Kostenstelle Aufgrund dieser sehr differenzierten Einstellungsmöglichkeit gilt folgendes: a. Einzelnachweise werden nur dort ausgegeben, wo auch welche vorhanden sind. b. Sind keine Einzelnachweise vorhanden, wird anhand des Periodenwertes ein automatischer Einzelnachweis generiert. 64

65 Datenexport Varial Guide Erläuterungen zur Ausgabe der Bewegungsdaten Ausgabe der Werte für Mengenwertzeilen (Typ 7-9) Die Werte der Mengenwertzeilen werden in der VWE in die Messgrößen übernommen. Beim Messgrößen-Typ "Leistungsmenge" sind hierzu die vorhandenen Einzelbewegungen ersichtlich Planwerte Sofern Planwerte ausgegeben werden, muss hierzu zuvor in der VWE eine Planvariante angelegt werden. Diese muss für den Zeitpunkt des Imports im Rahmen der Migration als Standardplan gekennzeichnet werden, d.h. der Import der migrierten Planwerte erfolgt immer in die Standardplanvariante Ausgabe Zuordnung als Analysecode Sofern in den Buchungen das Feld "Zuordnung" mit zusätzlichen Buchungsangaben gefüllt wurde, können diese Angaben in der VWE als Analysecodes fortgeführt werden. In der aktuellen Programmversion handelt es sich dabei zwingend um den Analysecode 1 für Buchungen der Kore. Voraussetzungen sind, die Ausgabe der Einzelnachweise und die Anlage des Analysecodes in der VWE mit dem Code "Zuordnung". Die Angabe "Zuordnung" ist bei der Ausgabe immer enthalten. Inwieweit damit ein Analysecode in der VWE fortgeführt wird, hängt lediglich davon ab, ob ein "Analysecode für Buchungen der Kore" wie zuvor beschrieben mit dem gleichnamigen Code vorhanden ist. Falls zum Zeitpunkt der Migration kein gleichlautender Analysecode vorhanden ist, wird die Information "Zuordnung" ignoriert Teilkosten Bei der Ausgabe von Beträgen auf Teilkostenbasis sind folgende Angaben enthalten: Betrag gesamt Betrag fix Betrag variabel Die Beträge entsprechen den tatsächlich vorhandenen Werten. In Varial Guide wurden zwei Varianten der Teilkostenrechnung unterschieden: Teilkosten lt. Variator Teilkosten lt. Planung 65

66 Datenexport Varial Guide In der VWE wird die Teilkostenrechnung ausschließlich über Variatoren abgeleitet. Beim Import der Guide-Daten werden die ursprünglichen Teilkostenbeträge übernommen, unabhängig von einem eventuell neu hinterlegten Variator in der VWE Kostenart. Die Übernahme erfolgt also 1:1 gegenüber der ursprünglichen Aufteilung. Im Hinblick auf die Teilkosten lt. Planung sei zu beachten, dass variable Plan-Beträge über eine Bezugsgröße periodisch verteilt wurden und die fixen bzw. Gesamtkosten über eine Saisonkurve. Somit kommt es bei der periodischen Verteilung zu Abweichungen zwischen der "Summe fix + variabel" und " Betrag gesamt" Verdichtete Werte Verdichtete Werte werden nicht ausgegeben, da dies zu doppelten Werten in der VWE führen würde Buchung von Einzelkosten auf Kostenstellen und Kostenträger Buchungen, die in Guide gleichzeitig auf Kostenstellen und Kostenträger erfolgt sind, erzeugen in der VWE zwei Bewegungen: eine für die Kostenstelle und eine für den Kostenträger. Sofern beide Belastungsbuchungen in Guide mit derselben primären Wertzeile erfolgt sind, statt die Belastung mit einer abweichenden Wertzeile mit Satzart 2 auszuführen, führt diese Konstellation in der VWE zu doppelten Werten, jedoch ausschließlich in der Auswertung Kostenarten. In einem solchen Fall sollte man immer auch die Entlastungskostenart mit in Betracht ziehen, diese korrigiert die doppelten Werte in der Auswertung Kostenarten. Ansonsten laufen die Ergebnisse der Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung strikt getrennt (Ausnahme u.u. im Reporting) und die Datenkonstellation hat keine weiteren Auswirkungen Abschlussperioden Bei der Ausgabe der Abschlussperioden sind die ursprünglichen Periodenangaben ersichtlich. In der VWE Kostenrechnung fließen die Werte der Abschussperioden in die letzte "gültige" Periode des Geschäftsjahres, z. B. Periode 12. Im Rahmen der Migration sind die Angaben zu den ursprünglichen Abschlussperioden in den Buchungen enthalten, so dass die gesonderte Auswertung innerhalb der VWE wiederum möglich wird. 66

67 Datenexport Varial Guide Verdichtung Aus den KST-/KTR-Strukturen, die in Guide über die Einträge Hierarchiestufe und Übergeordnete 1-5 definiert werden, lassen sich die Kostenstellen- bzw. Kostenträgerhierarchien der VWE ableiten. Dies ist insbesondere dann ohne Probleme möglich, wenn folgende Grundsätze eingehalten wurden: Nur die unterste Ebene ist bebuchbar. Die Strukturen beinhalten keine Kombinationen, in denen die Kostenträger oder Aufträge in Kostenstellen bzw. Geräte verdichtetet werden und umgekehrt. Generell gilt, dass die übergeordneten KST/KTR in der VWE nicht mehr als Kostenstellen und Kostenträger verwaltet werden müssen, sondern in Form von Gruppensummen in den Hierarchien abgebildet werden. KST/KTR-Bereich Je nach Einstellung erfolgt entweder keine Ausgabe der Verdichtungsstammdaten oder es werden alle bzw. die Daten für den jeweiligen Bereich (nur Kostenstellen, nur Kostenträger, nur Geräte, nur Aufträge) ausgegeben. Übergeordnete Hierüber wird gesteuert, ob alle Strukturen und nur bestimmte ausgegeben werden. Die Ausgabe erfolgt in die Ausgabedatei Verdichtung (KREXPVERD.CSV). Ausnahmen Für die kleinste Hierarchiestufe werden nur bebuchbare ausgegeben, d.h. keine Anlage einer Gruppe. Diese Logik ist zusätzlich über eine Option in den Konstanten beeinflussbar: Die Option lautet "Autom. Gruppen". (siehe Beschreibung der Programmkonstanten) 67

68 Datenexport Varial Guide Vorbedingungen Damit die Hierarchien in der VWE aufgebaut werden können, müssen zuvor die möglichen Kostenstellen- bzw. Kostenträgerhierarchien angelegt werden Vortragswerte Der Export der Vortragswerte entspricht der Ausgabe der Finanzbuchführung und ist dann notwendig, wenn man zu einem bestimmten Geschäftsjahr mit dem einem Jahreswert beginnen will und für die Folgejahre noch Monatssalden übernimmt. aus Saldo GJ bzw. aus Saldenvorträge GJ Sie können hier wählen, ob die Vortragswerte aus den Salden des gewählten Geschäftsjahres oder aus den Saldovorträgen des Folgejahres gebildet werden, da diese Werte nicht unbedingt übereinstimmen müssen. Gesch-Jahr VWE Hier wird das Geschäftsjahr der VWE angegeben, in das die Werte übernommen werden sollen. BuchPeriode VWE Hier wird die Buchungsperiode der VWE angegeben, in das die Werte übernommen werden sollen. Buchungsdatum Hier wird das Buchungsdatum für die VWE angegeben. Die Ausgabe erfolgt in die Ausgabedatei Wertzeilenwerte (KREXPWZW.CSV). 68

69 Datenexport Varial Guide Beschreibung der Programmkonstanten Außer den Einstellungen in der Hauptmaske, werden auch in der Maske für die Programmkonstanten wichtige Einstellungen für die Verarbeitung getroffen (u. a. Formular, Druckparameter). Formular Wie von den Auswertungsprogrammen bekannt, kann hier das gewünschte Druckformular ausgewählt werden (z. B. A4 HOCH). Druckparameter Hier entscheidet der Anwender, ob anhand des zuvor gewählten Formulars eingestellten Druckparameter übersteuert werden sollen oder nicht. Buchungssummen Bei "JA" werden Anzahl und Summen der Buchungen protokolliert Option "Automatische Gruppen" Bei der Ausgabe für die Verdichtungen werden grundsätzlich keine Gruppen für die Objekte der untersten Hierarchiestufe ausgegeben. Die Standard-Vorgehensweise ist durch die Option "Autom. Gruppen" beeinflussbar. Die Option bietet folgende Auswahlmöglichkeiten: Standard Optional 69

70 Datenexport Varial Guide Bei der Auswahl "Standard" werden für die kleinste Hierarchiestufe keine Gruppen ausgegeben. Bei der Auswahl "Optional" ist durch den Eintrag "OHNE" im Matchcode der Hierarchiestufe steuerbar, dass für weitere Hierarchiestufen keine Gruppen ausgegeben werden. Dies ist dann sinnvoll, wenn die niedrigste Hierarchiestufe eine spezielle Untergruppe zu der eigentlichen untersten Hierarchiestufe ist. Der Eintrag "OHNE" ist vor Ausgabe der Migrationsdaten in den Bezeichnungen für die Hierarchiestufen zu hinterlegen. Guide_Bezeichnungen für Hierarchiestufen 70

71 Datenexport Varial Guide Option "Primäre KOA = Konto" Die Option "PrimäreKOA=Kto" dient bei der Ausgabe der Bewegungsdaten zur automatischen Überleitung des Guide-Wertzeilenschlüssels auf eine Kostenart, die dem Code des Sachkontos entspricht und kommt dann in Frage, wenn die primären Wertzeilenschlüssel in Guide nicht dem Code des Sachkontos entsprochen haben. Bei der Ausgabe der Wertzeilenwerte wird per Option "Primäre KOA = Konto = ja" nun automatisch eine Überleitung des Guide-Wertzeilenschlüssels über den Übernahmeparameter auf die Kostenart gemäß Sachkonto vorgenommen. Das betrifft alle Wertzeilen mit Satzart 0. Der Übernahmeparameter "FB" hat Vorrang vor dem applikationsneutralen Übernahmeparameter. Voraussetzung: Bei der Migration übernimmt der Anwender die Einstellungen aus dem Sachkonto mit Kore, demzufolge werden die Primären Kostenarten in der VWE angelegt. Erläuterungen In Guide wurde der Übernahmeparameter dazu verwendet, um einem Sachkonto (oder einer Lohnart) eine Wertzeile zuzuordnen. Dies hatte den Vorteil, dass man in der Kostenrechnung einen sehr aussagekräftigen Wertzeilenschlüssel definieren konnte, z.b , da man über die zusätzlichen Schlüsselziffern grundlegende Infos an die Wertzeile knüpfen konnte (z.b. Fertigungsbereich oder ähnliches). Einige Anwender haben diesen Vorteil genutzt. In der VWE gibt es so etwas nicht, hier gibt es für die Primärkosten eine 1:1- Zuordnung zum Sachkonto. Für Guide-Anwender, die die oben beschriebene Logik genutzt haben, ist die Migration der primären Wertzeilen sowie Bewegungsdaten somit zunächst nicht sinnvoll, aber wie folgt lösbar: 1) Die Stammdaten für die Primären Wertzeilen entstehen im Rahmen der Migration Sachkonten indem aus den Einstellungen "Kore" automatisch auch Kostenarten generiert werden. 2) Bei der Ausgabe der Bewegungsdaten erfolgt sofern die Option auf "JA" gesetzt wird eine automatische Überleitung des alten Wertzeilenschlüssels auf den Code des Sachkontos. 71

72 Datenexport Varial Guide Option "Ausgabe Bezeichnungs-Art für Analysecodes" In Verbindung zur Ausgabe der Gruppenschlüssel 1 und 2 und der Hierarchiestufen als Analysecodes ist über die Option "Ausgabe Bez.Art" steuerbar, welche Angaben in den Analysecode übertragen werden. Die Angaben können wahlweise über diese Option exportiert werden: Nur Schlüsselziffer (immer ohne Satzart) Nur Bezeichnung Schlüsselziffer plus Bezeichnung Nur Matchcode Schlüsselziffer plus Matchcode Die Ausgabe der jeweiligen Angaben erfolgt mit Leerzeichen. Beispiel ;35 Allgemeine Hilfskostenstellen; Je nach gewählter Option wird dann als AC ausgegeben:...;35;......;allgemeine Hilfskostenstellen;......;35 Allgemeine Hilfskostenstellen;......;ALLGHKST;......;35 ALLGHKST;... 72

73 Datenexport Varial Guide Option "Länge KST/KTR" Gegenüber der rein numerischen Darstellung der KST/GER/KTR/AUF-Nummern in Varial Guide werden diese in der Varial World Edition alphanumerisch dargestellt. Dadurch werden unterschiedlich lange KST/KTR-Nummern linksbündig abgestellt. Die alphanumerische Reihenfolge der Kostenstellen bzw. Kostenträger entspricht nicht der, die der Anwender bisher unter Varial Guide gewohnt ist. (siehe auch "Einstellung Länge Kontonummer") Eine mögliche Abhilfe besteht darin, bei der Migration die KST/KTR-Nummern auf feste Längen einzustellen. Hierzu steht in den Programmkonstanten die Option "Länge KST/KTR-Nr" zur Verfügung. Bei der Ausgabe wird die hier angegebene Länge berücksichtigt. Die Einstellung ist mit "2" Stellen vorbelegt. Als möglicher Nachteil sei erwähnt, dass in der Varial World Edition die vorlaufenden Nullen bei der Erfassung mit einzugeben sind. Die Länge der Kostenarten und Messgrößen richtet sich nach der Angabe Länge Sachkontonummer in der Finanzbuchführung. Option "Länge KST/KTR" 73

74 Datenexport Varial Guide Beispiel: Darstellung Personenkonten in Varial Guide Beispiel: Darstellung Personenkonten in Varial World Edition 74

75 Datenexport Varial Guide 4.3 Anlagenbuchführung Die Ausgabe der Exportdateien unter Anwahl des nachfolgendem Menüpunktes durchgeführt werden. Kurzanwahl Nr. Menü Untermenü Befehl 203 Zusatz Konvertierungen World Edition Wenn beim Starten des Programms die Fehlermeldung "Softwaremodul oder Programmrelease wurde nicht gekauft!" erscheint, muss zunächst die Menüdatei der Anlagenbuchführung aktualisiert werden. Gehen sie dazu wie folgt vor: Windows Löschen Sie im Varial-Installationsverzeichnis auf dem Server (oder auf dem lokalen Rechner bei Einzelplatzinstallation) die Datei ABMENGER. Öffnen Sie über das Startmenü die MSDOS-Eingabeaufforderung, und wechseln in das entspr. Varial- Verzeichnis. Geben Sie dort den Befehl menue AB ein. Die Menüdatei der Anlagenbuchführung wird neu aufgebaut. Unix Melden Sie sich zunächst mit dem Guide-User auf dem Unix-Server an. Dann stehten Sie automatisch im richtigen Verzeichnis (z. B. in /home/guide). Löschen Sie zunächst die Datei ABMENGER. Starten Sie dann den Befehl./makeidxfiles $HOME. Es werden dabei alle Menüdateien neu aufgebaut. Überprüfen Sie im Anschluss, ob für das Programm der Datenschutz eingerichtet ist. Falls nicht, muss dieser Schritt noch über die Benutzerverwaltung erfolgen Kurzbeschreibung Mit diesem Programm werden die Daten der Guide Anlagenbuchführung an die Import-Schnittstelle der World Edition übergeben. Es besteht die Möglichkeit, neben den kumulierten Anlagenwerten, wahlweise auch die komplette Abschreibungshistorie in die World Edition zu übernehmen. Wenn nur die kumulierten Werte der Anlagegüter übernommen werden sollen, muss das zurückliegende Geschäftsjahr mit Guide abgeschlossen worden sein. Im aktuellen Jahr dürfen dann zudem noch keine Abschreibungen ermittelt worden sein. Falls doch, müssen Diese per Stornierung wieder auf den Jahresbeginn zurückgesetzt werden. Bei Übernahme der kompletten Historie kann die Konvertierung hingegen auch unterjährig erfolgen, da hier die monatlichen Abschreibungen bereitgestellt werden, und somit in der World Edition stornierbare Daten vorhanden sind. Das Programm hat im Wesentlichen zwei Funktionen: 75

76 Datenexport Varial Guide 1. Das Umsetzen bzw. Anpassen der Guide-Bezeichnungsarten auf die Bezeichnungen bzw. Codes der World Edition 2. Die Ausgabe der Daten in die ASCII-Schnittstellendateien Beschreibung der Maskenfelder Voreinstellung Gemäß den bekannten Guide-Auswertungen kann der Anwender die getätigten Dialogeingaben in Form einer Voreinstellung oder ggf. auch mehrerer Voreinstellungen speichern Firma Die Konvertierung kann momentan nur für die aktuelle Firma durchgeführt werden. Voreingestellt wird die beim Login angewählte Firma. Wichtiger Hinweis Der Durchlauf für mehrere Firmen ist aus folgenden Gründen nicht sinnvoll: weil u. U. in unterschiedlichen Firmen der Abschreibungsstatus nicht identisch ist, was aber Voraussetzung für die Konvertierung ist weil in den betreffenden Firmen die für den Export/Import notwendigen Anforderungen i.d.r. nicht übereinstimmen (gleiche Kontierungsgruppen, gleiche Anlagengruppen, etc.) weil in den betreffenden Firmen u. U. nicht die gleichen Kontenpläne verwendet werden Funktion In der Regel muss zunächst die Anpassung der Bezeichnungen vorgenommen werden. Dazu muss im Feld Funktion die Auswahl "Ausgabe Bezeichnungsarten in CSV - Dateien" gewählt werden. 76

77 Datenexport Varial Guide DIALOG BEI OPTION Ausgabe Bezeichnungsarten in CSV-Dateien Ausgabe Bezeichnungsart Nach Anklicken des Buttons "Auswahl" im erscheint folgende Dialogbox: 77

78 Datenexport Varial Guide Hier muss der Anwender entscheiden, welche der zur Auswahl stehenden Objekte hinsichtlich der in World Edition verwendeten Codes angepasst werden sollen. Wird keine Auswahl getroffen, werden die jeweiligen Objekte mit ihrem Guide- Schlüssel an die Schnittstelle übergeben. Wenn Standorte, Projekte und/oder KST- bzw. Anlagenverantwortliche in Guide verwendet werden, so können diese beim späteren Export-Step für die Anlagenstammdaten im VWE-Format exportiert werden! In dem Fall müssen die betr. Felder angekreuzt werden Firmenname Wenn die zu konvertierende Firma in der World Edition einen entsprechenden Namen haben soll, bsp. "Varial AG" statt "1", muss der Anwender das Feld mit einem Haken versehen. Dann wird eine entspr. Ascii-datei (Firmennamen.CSV) ausgegeben, in der das entspr. Mapping durchgeführt werden muss. Standorte Werden in Varial Guide Standorte verwaltet und sollen diese an die World Edition übergeben werden, müssen diese angepasst werden. In Guide wird der Standort je Anlagegut als Bezeichnung mit maximal 45 Stellen erfasst. In der World Edition gibt es aber für Standorte eine separate Bezeichnungsart mit 20-stelligem Code. Im Anlagegut wird, anders als in Guide, lediglich der eindeutige Code angegeben, unter dem die Standortbezeichnung hinterlegt ist, und nicht die komplette Bezeichnung selbst Lieferanten / Kreditoren Wenn die in Guide hinterlegten Lieferanten (in der Finanzbuchführung als Kreditorennummer mit Satzart bzw. Endung "2" angelegt) in der World Edition mit einem anderen Code gespeichert werden sollen, bsp. weil die Satzart wegfallen soll, muss das Feld mit einem Haken versehen werden Abschreibungsarten In Guide sind die Abschreibungsparameter mit einer maximal 3-stelligen Nummer gekennzeichnet (bsp. 2 = lineare AfA, 3 = degressive AfA). Möchte der Anwender aber die Abschreibungsarten in der World Edition mit einem aussagekräftigen Code versehen, müssen diese zunächst in die ASCII-Datei Abschreibungsarten.CSV ausgegeben werden. Sollen die AfA-Arten auch in der World Edition weiterhin mit 1, 2, 3, etc. gekennzeichnet sein, muss das Feld nicht markiert werden. 78

79 Datenexport Varial Guide Indices Gleiches gilt auch für die Indextabellen zur Ermittlung von Wiederbeschaffungs- und Versicherungswerten. Werden diese in Guide verwendet, bsp. mit der Kennzeichnung 1 = Index vom WBW, 2 = Versicherungsindex Gebäude, etc.), sollen aber in der World Edition einen sprechenden Code erhalten, müssen sie zunächst als ASCII-Datei ausgegeben werden (Indices.CSV) Sachkonten Wenn die in Guide hinterlegten Sachkonten (in der Finanzbuchführung als Sachkontonummer mit Satzart bzw. Endung "0" angelegt) in der World Edition mit einem anderen Code gespeichert werden sollen, bsp. weil die Satzart wegfallen soll, muss das Feld mit einem Haken versehen werden. Die Sachkonten werden dann zur Bearbeitung in die ASCII-Datei Sachkonten.CSV ausgegeben Mengen Wenn in Guide Mengenbezeichnungen verwendet werden, müssen auch diese unter Umständen umbenannt werden. Die Kennzeichnung "1" ist in Guide der Mengeneinheit "Stück" vorbehalten, alle weiteren Nummern ("2", "3", etc.) sind frei verwendbar. Falls die Mengeneinheiten in der World Edition mit sprechenden Codes geführt werden sollen, müssen sie zunächst als ASCII-Datei ausgegeben werden (Mengeneinheiten.CSV) Kostenstellen / Kostenträger Wie bei Sachkonten und Lieferanten stellt sich die Frage, ob die in Guide hinterlegten Kostenstellen (in der Kostenrechnung als KST-Nummer mit Satzart bzw. Endung "1" angelegt) und Kostenträger (in der Kostenrechnung als KTR-Nummer mit Satzart bzw. Endung "3" angelegt) in der VWE mit einem anderen Code gespeichert werden sollen, z.b. weil die Satzart wegfallen soll. Wenn ja, muss das Feld mit einem Haken versehen werden. Die Kostenstellen werden dann zur Bearbeitung in die ASCII-Datei Kostenstellen.CSV ausgegeben und die Kostenträger in die ASCII-Datei Kostenträger.CSV Versicherungen Wenn in Guide mit Versicherungswerten gearbeitet wurde, und diese in die World Edition übernommen werden sollen, muss das Feld mit einem Haken versehen werden. Da in der VWE jede Versicherung separat angelegt werden muss, muss beim Export ein entspr. Code ausgegeben werden. Da es einen solchen Code in Guide bisher nicht gab, wird er beim Export entweder auf Basis der Policennummer gebildet, oder aber zusammengestzt aus den Schlüsselziffern für Gesellschaft und Versicherungart (siehe Maske Konstanten, Feld VersVertragVWE). Die Versicherungen werden dann zur Bearbeitung in die ASCII-Datei Vericherungen.CSV ausgegeben. 79

80 Datenexport Varial Guide Verzeichnis für Bezeichnungsarten In dem Feld Verz. BezArten gibt der Anwender den vollständigen Namen des Verzeichnisses an, in dem die zuvor beschriebenen ASCII-Dateien (Sachkonten.CSV, Standorte.CSV, etc.) gespeichert werden sollen, oder aber aus dem die Dateien eingelesen werden (bei der Funktion "Erstellen der VWE-Schnittstelle"). Standardmäßig wird hier zunächst das Verzeichnis./VWE im Varial Server- Verzeichnis voreingestellt. Dieses muss vor dem erstmaligen Export manuell per Explorer angelegt werden. Alternativ wählt der Anwender ein anderes, bereits existierendes Verzeichnis aus. Beim Durchführen der Funktion "Ausgabe Bezeichnungsarten in CSV-Dateien" weiterlesen unter Die folgenden Felder sind nur aktiv bei der Funktion "Erstellen der VWE-Schnittstelle". 80

81 Datenexport Varial Guide Dialog bei Option Erstellen der VWE-Schnittstelle Mit Historik FISK / Mit Historik HAND / Mit Historik KALK In diesen Feldern entscheidet der Anwender, ob die fiskalischen und/oder handelsrechtlichen bzw. kalkulatorischen Werte der Anlagegüter kumuliert mit den Stichtagssalden an die World Edition übergeben werden sollen, oder ob die gesamte AfA-Historie ausgegeben werden soll. Ein Export mit kumulierten Werten ist nur empfehlenswert, wenn die Anbu-Daten zu Geschäftsjahresbeginn migriert werden. Bei unterjähriger Migration, wenn also in Guide bereits AfA ermittelt wurde, sollten die historischen Abschreibungen mit ausgegeben werden! Nein In dem Fall werden nur die aktuellen Werte aus dem Anlagenstamm (Anschaffungswert, Restbuchwert, Abschreibung und Sonderabschreibung) an die World Edition übergeben. Ja, mit jährlichen Abschreibungen Bei dieser Einstellung wird pro Anlagegut für jedes in der Historik gespeicherte Geschäftsjahr der ermittelte Abschreibungsbetrag ausgegeben. Darüber hinaus werden alle zum Anlagegut vorhandenen Bewegungen (Nachaktivierungen, Teilabgänge, Teilwert-AfA, etc.) an die VWE-Schnittstelle übergeben. Ja, mit monatlichen Abschreibungen 81

82 Datenexport Varial Guide In dem Fall werden im Prinzip die gleichen Werte ausgegeben wie zuvor. Jedoch wird jeder historisch gespeicherte Jahresabschreibungsbetrag gemäß den Perioden des jeweiligen Geschäftsjahrs aufgeteilt. Für ein "normales" Geschäftsjahr vom bis zum werden somit 12 monatliche Bewegungen ausgegeben. Wenn in der World Edition als Abschreibungsintervall "jährlich" eingestellt ist, dürfen keine monatlichen Abschreibungen übergeben werden! Ist als Intervall "monatlich" hinterlegt, müssen hier die monatlichen und nicht die jährlichen Werte eingestellt werden Anlagengruppen In der World Edition muss jedes Anlagegut zu einer Anlagengruppe gehören. Um diese Organisationsstruktur zu gewährleisten, muss der Anwender hier ein Guide-Objekt bestimmen, dass zukünftig als Anlagegruppe fungieren soll. In der Regel werden die Anlagengruppen in der World Edition gemäß dem Sachkontenplan der Finanzbuchführung organisiert. Dazu gibt es im Verwaltungsprogramm der VWE Anlagengruppen eine spezielle Funktion, die den Aufbau automatisch durchführt und für jedes Konto der Kategorie "Anlagevermögen" eine Anlagengruppe generiert. Es besteht aber auch die Möglichkeit, als Anlagengruppe den Standort oder die Kostenstelle zu verwenden. Anlagengruppe 1 Der Wert im Feld "Anlagengruppe 1" aus dem Anlagenstamm wird als Anlagengruppe ausgegeben. Anlagengruppe 2 Der Wert im Feld "Anlagengruppe 2" aus dem Anlagenstamm wird als Anlagengruppe ausgegeben. Anlagekonten Das im Feld "Anlagenkonto" im Anlagenstamm hinterlegte Sachkonto wird als Anlagengruppe ausgegeben. Empfohlen!! Standort Der im Anlagenstamm hinterlegte Standort wird als Anlagengruppe ausgegeben. Kostenstelle Die im Anlagenstamm hinterlegte Kostenstelle wird als Anlagengruppe ausgegeben. Standard 82

83 Datenexport Varial Guide Als Anlagengruppe wird je Anlagegut der Begriff "Standard" als Anlagengruppe ausgegeben. In der World Edition muss also lediglich eine Anlagengruppe mit dem Code "Standard" existieren Kontierungsgruppe VWE Nach Anklicken des Buttons "Auswahl" in diesem Feld erscheint folgende Dialogbox: Übernahme In der World Edition muss jedem Anlagegut je Bewertungsbereich eine Kontierungsgruppe zugewiesen werden. Diese beinhaltet sämtliche Sachkonten, die während des AfA-Laufes bebucht werden. Der Anwender kann nun bestimmen, ob je Bewertungsbereich (fiskalisch, kalkulatorisch, handelsrechtlich) eine Default-Bezeichnung ausgegeben werden soll, oder ob je Anlagegut und Bewertungsbereich die Bezeichnung des AfA-Kontos an die Schnittstelle übergeben werden soll. Gemäß Abschreibungskonten Guide Die Nummer bzw. der Code des im Anlagenstamm hinterlegten AfA-Kontos wird je Bewertungsbereich übergeben. Lautet bsp. die fiskalische AfA-Kontonummer 48300, muss in der World Edition eine Kontierungsgruppe mit dem Code angelegt werden. Sollte diese Nummer aber beim Überarbeiten der Bezeichnungen (Funktion "Ausgabe Bezeichnungsarten in CSV-Dateien") in der Datei Sachkonten.CSV geändert worden sein, bsp. in , muss die Kontierungsgruppe unter dem Code angelegt werden. Falls auch die kalkulatorischen und/oder handelsrechtlichen Daten übergeben werden, muss der Anwender hinsichtlich der AfA-Konten für diese Bereiche genauso verfahren. Die nachfolgenden Felder sind inaktiv. 83

84 Datenexport Varial Guide Erfassen einer Standard-Kontierungsgruppe In dem Fall werden die nachfolgenden Bezeichnungsfelder aktiviert. Für jeden aktiven Bewertungsbereich muss eine Standard-Kontierungsgruppe erfasst werden, die dann je Anlagegut und Bereich an die Schnittstelle übergeben wird. Diese Kontierungsgruppen müssen in der World Edition angelegt werden Bezeichnungen Bezeichnung Fiskalisch Name bzw. Code der fiskalischen Standard-Kontierungsgruppe (muss mit diesem Code in der World Edition angelegt sein.) Bezeichnung Handelsrechtlich Name bzw. Code der handelsrechtlichen Standard-Kontierungsgruppe (muss mit diesem Code in der World Edition angelegt sein.) Bezeichnung Kalkulatorisch Name bzw. Code der kalkulatorischen Standard-Kontierungsgruppe (muss mit diesem Code in der World Edition angelegt sein.) 84

85 Datenexport Varial Guide Analysecodes VWE Nach Anklicken des Buttons "Auswahl" in diesem Feld erscheint folgende Dialogbox: Der Anwender kann anhand dieses Dialogs Felder des Guide-Anlagenstamms an die World Edition übergeben, die dort als Analysecodes vorgesehen sind. Da in Guide nur wenige Anwender die vielen beschreibenden Stammdatenfelder nutzen, sind diese in der World Edition nicht als Standardfelder im Anlagenstamm vorgesehen. Dafür ist die Verwendung der Analysecodes vorgesehen. In der World Edition besteht die Möglichkeit, für die Anlagegüter bis zu 10 verschiedene Zusatzfelder zu generieren. Anwender, die bisher im Anlagenstamm z.b. die Felder "Bilanzposition", "Baujahr" oder "Hersteller" genutzt haben, können diese in der World Edition auch weiterhin nutzen. Dabei muss dem jeweiligen Analysecode (1 bis 10) das entsprechende Guide-Datenfeld zugewiesen werden. Voraussetzung ist, dass vor der Datenübernahme die Analysecodes angelegt und korrekt geschlüsselt sind. 85

86 Datenexport Varial Guide Beispiel: Ein Analysecode "Baujahr" müsste numerisch mit Feldlänge 4 angelegt werden. Folgende Zuordnungen sind möglich: Verz. Übergabe In diesem Feld gibt der Anwender den vollständigen Namen des Verzeichnisses an, in dem die nachfolgenden ASCII-Dateien für die Import-Schnittstelle gespeichert werden sollen. Standardmäßig wird zunächst ein Verzeichnis VWE im Varial Server-Verzeichnis voreingestellt. Entweder muss dieses per Explorer angelegt werden, oder der Anwender wählt ein anderes Verzeichnis aus. Folgende Dateien werden ausgegeben: AAEXPAG.CSV Enthält je Anlagegut einen Datensatz mit den Stamminformationen (Bezeichnung, Anlagengruppe, Standort, Anlagenkonto, Analysecodes, etc.). AAEXPAGB.CSV Enthält je Anlagegut und Bewertungsbereich eine Bewegung des Typs "Altzugang" mit den abschreibungsrelevanten Daten (AfA-Art, AfA-%-Satz, Nutzdauer, etc.) und den kumulierten Werten gemäß Übernahmezeitpunkt. AAEXPAGH.CSV Falls die historischen Werte und Bewegungen der Anlagegüter übernommen werden, enthält diese Datei je Anlagegut und Bewertungsbereich die in Guide erfassten Bewegungen (außer Sachkontoumbuchung, Kostenstellenumsetzung, Aktivierung AiBau und Planbewegungen). Zudem werden die historischen Jahresabschreibungen in dieser Datei ausgegeben. 86

87 Datenexport Varial Guide AAEXPSTA.CSV Enthält die in Guide geführten Standorte aufbereitet im VWE-Format (Code VWE- Firma, Code Standort, Bezeichnung Standort aus Guide). Die Datei wird nur ausgegeben, wenn in der Maske Ausgabe BezArten das Feld Standorte ausgewählt ist. AAEXPPRO.CSV Enthält die in Guide geführten Projekte aufbereitet im VWE-Format (Code VWE-Firma, Code Projekt, Bezeichnung Projekt aus Guide). Die Datei wird nur ausgegeben, wenn in der Maske Ausgabe BezArten das Feld Projekte ausgewählt ist. AAEXPPER.CSV Enthält die in Guide geführten KST- bzw. Anlagenverantwortlichen aufbereitet im VWE- Format (Code VWE-Firma, Code Anlagenverantwortlicher, Bezeichnung Anlagenverantwortlicher aus Guide). Die Datei wird nur ausgegeben, wenn in der Maske Ausgabe BezArten das Feld Verantwortlicher ausgewählt ist. 87

88 Datenexport Varial Guide Beschreibung der Programmkonstanten Außer den Einstellungen in der Hauptmaske, werden auch in der Maske für die Programmkonstanten wichtige Einstellungen für die Verarbeitung getroffen (u. a. Formular, Druckparameter). Dialog Programmkonstanten Formular Wie von den Auswertungsprogrammen bekannt, kann hier das gewünschte Druckformular ausgewählt werden (z. B. A4 HOCH). Druckparameter Hier entscheidet der Anwender, ob anhand des zuvor gewählten Formulars eingestellten Druckparameter übersteuert werden sollen oder nicht. 88

89 Datenexport Varial Guide Ausgabe für Hier wird entschieden, ob die Exportdateien (für Anlagegüter, Bewegungen, etc.) für die Standardmigration der VWE aufbereitet werden sollen, oder aber für den Ascii - Import im Menü Anlagenbuchführung. Letztere Option (Ascii-Import per Anbu-Menü) wird nach dem Programmstand zunächst voreingestellt. Deshalb müssen Sie hier die Option VWE Standard-Migration auswählen und bestätigen. Da die Option Ascii-Import per Anbu-Menü nach dem Programmstand zunächst voreingestellt wird, müssen Sie hier die Option VWE Standard-Migration auswählen und bestätigen. Mit Satzart Konto In diesem Feld wird entschieden, ob die Sachkonten mit oder ohne die in Guide notwendige Satzart exportiert werden sollen. Wird das Feld mit JA geschlüsselt, wird z.b. das im Anlagenstamm hinterlegte Anlagenkonto 2100 (z. B. Maschinen) auch mit selbigem Code exportiert. Soll die Satzart (hier 0 ) entfallen, wird der Code 210 ausgegeben. Das Ausgabeformat der Konten wird darüber hinaus von der im Firmenstamm der Guide Fibu hinterlegten Länge Kontonummer beeinflusst. Ist diese z. B. mit 5 angegeben, wird das zuvor beispielhaft erwähnte Konto 2100 mit exportiert (mit Satzart Konto) oder mit (ohne Satzart Konto)! Mit Satzart Kostenstelle Auch bzgl. der Kostenstellen kann der Anwender wählen, ob die in Guide notwendige Satzart mit exportiert werden sollen oder nicht. Wird das Feld mit JA geschlüsselt, wird z.b. die im Anlagenstamm hinterlegte Kostenstelle auch mit selbigem Code exportiert. Soll die Satzart (hier 1 ) entfallen, wird der Code 5510 ausgegeben. Mit Satzart Kreditor Die gleiche Logik gilt auch für die Lieferanten bzw. Kreditoren. Soll die in Guide notwendige Satzart mit exportiert werden oder nicht. Wird das Feld mit JA geschlüsselt, wird z.b. der im Anlagenstamm hinterlegte Lieferant 3002 auch mit selbigem Code exportiert. Soll die Satzart (hier 2 ) entfallen, wird der Code 300 ausgegeben. Mit Versicherungen Hier entscheidet der Anwender zunächst, ob etwaige Versicherungswerte (falls in Guide gepflegt) übergeben werden sollen oder nicht. Wenn nicht (NEIN), wird das 89

90 Datenexport Varial Guide folgende Feld VersVertrag VWE deaktiviert. Versicherungsdaten an die VWE übergeben. In dem Fall werden keine Versicherungsvertrag VWE Wenn das vorherige Feld mit JA geschlüsselt wurde, muss der Anwender hier entscheiden, auf welche Art und Weise der Code des Versicherungsvertrages automatisiert gebildet wird. Wie bereits weiter oben erwähnt, muss in der World Edition jeder Versicherungsvertrag separat angelegt werden. Die Korrespondenz erfolgt auch hier über die betr. Mappingdatei Versicherungen.CSV). Entscheidet man sich für die Ausgabe der Policennummer, so wird diese in der Mappingdatei als Code vorgesehen. Entscheidet man sich für die Option gemäß SZ Gesellschaft + SZ Art, wird beim Export der Code zusammengesetzt aus den Schlüsselziffern der Gesellschaft und der Versicherungart. (siehe Maske Konstanten, Feld VersVertragVWE) Erstellen der VWE-Schnittstelle Voraussetzung für das Erstellen der Schnittstellendateien ist, dass die Codes der Bezeichnungsarten in den CSV-Dateien den Codes in der World Edition entsprechen. Wie bereits bei der Beschreibung des Feldes "Verz.Übergabe" erläutert, werden mit dieser Programmfunktion die folgenden Dateien im angegebenen Verzeichnis erstellt. AAEXPAG.CSV (Anlagegüter) AAEXPAGB.CSV (Anlagenbewegungen Altzugänge) AAEXPAGH.CSV (wenn mit Historik gewählt wird) AAEXPSTA.CSV (wenn Standorte = JA gewählt wird) AAEXPPRO.CSV (wenn Projekte = JA gewählt wird) AAEXPPER.CSV (wenn Verantwortliche = JA gewählt wird) 90

91 Datenimport Varial World Edition 5. Datenimport Varial World Edition 5.1 Vorbereitungen Finanzbuchführung Vor dem Import der Daten in die Varial World Edition muss als vorbereitende Maßnahmen die Einrichtung der Finanzbuchführung abgeschlossen werden. Dabei müssen die nachfolgenden Objekte mit den jeweiligen Daten aus Varial Guide unter Zuhilfenahme der Mappingtabellen eingerichtet und abgestimmt werden Sprachen Der Importcode der Sprachen muss mit den Mappingtabellen bzw. dem im Exportprogramm anzugebenden Standardwert übereinstimmen. 91

92 Datenimport Varial World Edition Länder Der Importcode der Länder muss mit den Mappingtabellen übereinstimmen. Sollten Länderzuordnungen fehlen, werden diese in der World Edition nicht automatisch angelegt! 92

93 Datenimport Varial World Edition Firma Jede zu importierende Firma muss zuvor angelegt und eingerichtet werden Währungen Der Importcode der Währungen muss mit den Angaben in den Mappingtabellen übereinstimmen. 93

94 Datenimport Varial World Edition Geschäftsjahre Anlegen aller benötigten Geschäftsjahre und Perioden. Die Anzahl der Perioden in beiden Systemen muss übereinstimmen. Als Code ist hier die in Varial Guide verwendete 2stellige Periode zu hinterlegen. 94

95 Datenimport Varial World Edition Kontenplan Für die Übernahme des Kontenplans muss zunächst der Kontenplan angelegt werden. Der Code des Kontenplans muss mit den Angaben im Exportprogramm übereinstimmen (siehe auch Pkt. Stammdaten). Wurde beim Guide-Export die Einstellung gewählt die Sachkontengruppen nicht automatisch zu erzeugen, so müssen im Kontenplan die vier unter Stammdaten angegebenen Gruppen angelegt werden. Auch hier müssen die Codes übereinstimmen. Bei automatischer Anlage der Kontengruppen muss lediglich eine Gruppe für das G.u.V.-Vortragskonto angelegt werden. Danach ist noch das Konto für den Gewinn-/Verlustvortrag anzulegen. 95

96 Datenimport Varial World Edition Einstellung Finanzbuchführung Jetzt können die Einstellungen der Finanzbuchhaltung angelegt und Kontenplan mit Gewinnvortragskonto zugeordnet werden. 96

97 Datenimport Varial World Edition Steuerschlüssel Bei den Steuerschlüsseln muss neben der Zuordnung des Importcodes auch darauf geachtet werden, dass der Typ mit der Guidedefinition übereinstimmt. Wurde in Varial Guide z.b. ein Steuerschlüssel für Mehrwertsteuer und Vorsteuer verwendet, sollte hier als Typ "Umsatzsteuer" eingestellt werden Mahnwesen Für die Übernahme der Mahngruppen in den Personenkonten und der Mahnstufen in den Offenen Posten muss das Mahnwesen zuvor eingerichtet werden. 97

98 Datenimport Varial World Edition Zahlungskonditionen Die Zahlungskonditionen sind so anzulegen, wie die Verwendung in Varial Guide erfolgte. Hier wird der Importcode wiederum mit den Mappingtabellen übereinstimmend verschlüsselt. 5.2 Vorbereitungen Kostenrechnung Der Import der Daten in die Varial World Edition für die Kostenrechnung setzt die Vorbereitungsmaßnahmen der Finanzbuchführung voraus Einstellungen Kostenrechnung Je nach Umfang der Kostenrechnung sind die Einstellungen Kostenrechnung zu modifizieren, z. B. hinsichtlich der Einstellung "Teilkostenrechnung ". Sofern Planwerte aus Guide übertragen werden, muss dafür eine Planvariante angelegt und als "Standardplan" gekennzeichnet werden. 98

99 Datenimport Varial World Edition Mengeneinheiten Sofern Wertzeilenschlüssel vom Typ 0-9 ausgegeben werden, müssen die erforderlichen Mengeneinheiten mit folgenden Codes verwaltet werden: ME Std Stk Die Dezimalstellen sind entsprechend den individuellen Anforderungen anzugeben Auftragsarten Falls den Kostenträgern bzw. Aufträgen in Guide eine Auftragsart zugeordnet wurde, müssen die Auftragsarten 0-5 wie untenstehend angelegt werden: 99

100 Datenimport Varial World Edition Kostenstellen-/Kostenträgerhierarchien Zur Überleitung der Verdichtungsstrukturen aus Guide in die Kostenstellen- /Kostenträgerhierarchien der VWE ist es erforderlich, dass die gewünschten Hierarchien angelegt werden. Die Hierarchien werden wir folgt abgeleitet: Guide VWE Kostenstellen Kostenstellenhierarchie 1. Übergeordnete Hierarchie-Code "1" 2. Übergeordnete Hierarchie-Code "2" 3. Übergeordnete Hierarchie-Code "3" 4. Übergeordnete Hierarchie-Code "4" 5. Übergeordnete Hierarchie-Code "5" Geräte 1. Übergeordnete Hierarchie-Code "6" 2. Übergeordnete Hierarchie-Code "7" 3. Übergeordnete Hierarchie-Code "8" 4. Übergeordnete Hierarchie-Code "9" 5. Übergeordnete Hierarchie-Code "10" Kostenträger Kostenträgerhierarchie 1. Übergeordnete Hierarchie-Code "1" 2. Übergeordnete Hierarchie-Code "2" 3. Übergeordnete Hierarchie-Code "3" 4. Übergeordnete Hierarchie-Code "4" 5. Übergeordnete Hierarchie-Code "5" Aufträge 1. Übergeordnete Hierarchie-Code "6" 2. Übergeordnete Hierarchie-Code "7" 3. Übergeordnete Hierarchie-Code "8" 4. Übergeordnete Hierarchie-Code "9" 5. Übergeordnete Hierarchie-Code "10" Der jeweilige Code 1-10 ist fest vorgeschrieben und ist natürlich im Anschluss an die Migration änderbar. 100

101 Datenimport Varial World Edition Beispiel Kostenstellenhierarchien Beispiel Kostenträgerhierarchien Analysecodes Für die Verwendung der Hierarchiestufen und der Gruppenschlüssel 1 und 2 als Analysecodes müssen diese korrekt als Analysecodes für die Stammdaten der Kostenstellen oder Kostenträger angelegt und geschlüsselt werden. 101

102 Datenimport Varial World Edition 5.3 Vorbereitungen Anlagenbuchführung Vor dem Import der Daten in die Varial World Edition muss als vorbereitende Maßnahmen die Einrichtung der Anlagenbuchhaltung abgeschlossen werden. Dabei müssen die nachfolgenden Objekte mit den jeweiligen Daten aus Varial Guide unter Zuhilfenahme der Mappingtabellen eingerichtet und abgestimmt werden Einstellungen Anlagenbuchführung Für jede zu übernehmende Firma muss die Grundeinstellung der Anlagenbuchführung vorgenommen werden. 102

103 Datenimport Varial World Edition Geschäftsjahre Das Erfassen der Geschäftsjahre richtet sich danach, ob die Daten aus Varial Guide mit oder ohne historische Abschreibungen übernommen werden. Erfolgt die Übernahme ohne die AfA-Historik, muss lediglich das Geschäftsjahr angelegt werden, mit dem die Abschreibung in der World Edition beginnen soll. Beispiel: Die Migration erfolgt zum Bilanzstichtag Bei Übernahme ohne AfA-Historik muss nur das Geschäftsjahr 2012 angelegt werden. Bei Übernahme mit AfA-Historik müssen alle Geschäftsjahre angelegt werden, die auch in Guide existieren, sowie das Jahr Wurde also im Jahr 2002 mit der Guide-Anlagenbuchführung begonnen, müssen die Geschäftsjahre 2002 bis 2011 sowie 2012 erfasst werden. Ausnahme: Wenn mit Guide schon vor der Euro-Umstellung gearbeitet wurde. In dem Fall muss mit dem Jahr der Euro-Umstellung als erstem Geschäftsjahr begonnen werden. Aus den vorherigen Jahren werden nämlich keine Bewegungen und historischen Abschreibungen übernommen Bewertungsbereiche Es müssen die Bewertungsbereiche angelegt werden, die in Varial Guide aktiviert und berechnet wurden. Falls in Varial Guide Fiskalisch, Kalkulatorisch und Handelsrechtlich abgeschrieben wurde, müssen diese drei Bereiche mit genau diesen Bezeichnungen auch in der Varial World Edition angelegt werden. Wurde nur Fiskalisch abgeschrieben, muss auch nur dieser Bereich angelegt werden, da die Daten der anderen Bereiche erst gar nicht ausgegeben werden. BEISPIEL mit allen Bewertungsbereichen 103

104 Datenimport Varial World Edition Abschreibungsarten Es müssen alle Normal-AfA-Arten angelegt werden, mit denen auch in Varial Guide automatische Abschreibungen berechnet wurden. AfA-Arten, die in Varial Guide aufgrund der Musterdaten vorhanden sind aber bei den Anlagegütern nicht verwendet wurden, brauchen nicht angelegt werden. Beispiel mit den Normal-AfA-Arten aus Varial Guide: Wurde z.b. in Varial Guide bisher nur die lineare AfA-Art und die GWG-AfA-Art verwendet, müssen auch nur diese in der Varial World Edition angelegt werden. Entweder gemäß der Schlüsselziffern aus Varial Guide, also "2" und "4", oder aber entsprechend der in der Datei Abschreibungsarten.CSV angepassten Codes Abschreibungsplan Falls in Varial Guide Folge-AfA-Arten verwendet wurden, bsp. die vorgegebenen degressiven Gebäude-AfA-Arten mit den Schlüsseln "10" bis "18", müssen diese in der Varial World Edition in Form eines Abschreibungsplanes hinterlegt werden. Dafür ist es vorab notwendig, in der Varial World Edition für die Arten "10", "11", "12", "13", "14", "15", "16", "17", "18" jeweils ein Abschreibungsplan anzulegen und in der Datei Abschreibungsarten.CSV dessen jeweiliger Code anstelle der Schlüsselziffern anzugeben. 104

105 Datenimport Varial World Edition Die gestaffelten Folge-AfA-Arten aus Varial Guide: Sonderabschreibung Wurden in Varial Guide Sonderabschreibungen durchgeführt, müssen die betreffenden Sonder-AfA-Arten in der Varial World Edition unter diesem Menüpunkt angelegt werden. Standardmäßig werden in Varial Guide folgende Arten für die Sonderabschreibung mitgeliefert: Die Sonder-AfA-Arten aus Varial Guide: 105

106 Datenimport Varial World Edition Zinsen Wenn in Varial Guide der kalkulatorische Bereich verwendet wurde und neben den Abschreibungen auch Zinsen ermittelt wurden, müssen die genutzten Zinsarten in der Varial World Edition als separate Berechnungsarten angelegt werden. Gemäß der Reihenfolge müssen die Zinsarten mit den Codes "1" bis "8" in der Varial World Edition angelegt werden. Die Zinsarten aus Varial Guide Wurden z.b. in Varial Guide bei allen Anlagen die Zinsen generell vom kalkulatorischen Anschaffungswert ermittelt, muss lediglich die Zinsart "2" eingerichtet werden Jahresabhängige Indexreihen Wenn in Varial Guide der kalkulatorische Bereich verwendet wurde und die Wiederbeschaffungswerte anhand von Indexreihen ermittelt wurden, müssen diese Indexreihen auch in der Varial World Edition als Jahresabhängige Indexreihen angelegt werden. Der zu vergebende Code richtet sich auch hier danach, ob die Datei Indices.CSV angepasst wurde oder ob die Index-Nr. ("1", "2", "3", etc.) aus Varial Guide beibehalten wird. Die Indexreihen aus Varial Guide: 106

107 Datenimport Varial World Edition Standorte Das Thema Standorte wurde bereits angesprochen (siehe auch Pkt. Mapping (Ausgabe BezArt)). Anders als bei den Indices oder Abschreibungsarten müssen die Standorte in der Regel angepasst werden, da sie in den Anlagenstämmen unter Varial Guide nur als Text gespeichert sind. Sollten Standorte hinterlegt sein, müssen diese in der Varial World Edition gemäß den in der Datei Standorte.CSV angepassten Codes angelegt werden Projekte Falls in Varial Guide Projektnummern bzw. bezeichnungen vergeben wurden, müssen auch diese in der Varial World Edition angelegt werden. Da diese Projekte in Varial Guide bereits in Form einer alphanumerischen Bezeichnungsart verwaltet wurden, können die in den Anlagenstammsätzen gespeicherten Codes ohne weitere Anpassung übernommen werden Verantwortliche Falls in Varial Guide Verantwortliche für die Anlagegüter hinterlegt wurden, müssen auch diese in der Varial World Edition angelegt werden. Da diese Personen (Kostenstellenverantwortlicher) in Varial Guide nur in Form einer alphanumerischen Bezeichnung verwaltet wurden, müssen Diese in der Regel angepasst werden. Sollten also Kostenstellenverantwortliche erfasst worden sein, müssen diese in der Varial World Edition gemäß den in der Datei Verantwortliche.CSV angepassten Codes angelegt werden Kontierungsgruppen Wie unter Punkt Kontierungsgruppen beschrieben, muss jedem Anlagegut je Bewertungsbereich eine Anlagengruppe zugewiesen werden. Übergeben wird je Bewertungsbereich entweder der Code des AfA-Kontos oder ein benutzerdefinierter Code. Falls gemäß Einstellung in o.a. Feld je Bewertungsbereich ein Standardname vergeben werden soll, werden diese je Anlagegut gleich übergeben. In der World Edition muss also für jeden aktivierten Bewertungsbereich (Fiskalisch, Kalkulatorisch, Handelsrechtlich) eine Kontierungsgruppe mit dem vergebenen Standardnamen als Code angelegt werden. Sollen aber die Kontierungsgruppen je Bereich gemäß den Codes der AfA-Konten angelegt werden, muss dazu die Datei Sachkonten.CSV herangezogen werden. Diese enthält neben den Anlagekonten auch die Abschreibungskonten der einzelnen Bereiche. Wurde in Guide beispielsweise nur fiskalisch abgeschrieben auf die Konten 4830 und 4840, so muss für jedes Konto eine Kontierungsgruppe mit dem gleichen Code angelegt werden. 107

108 Datenimport Varial World Edition Anlagengruppen Was für die Kontierungsgruppen gilt, trifft auch für die Anlagengruppen zu. Jedem Anlagegut muss beim Erzeugen der Import-Schnittstelle der Code einer Anlagengruppe mitgegeben werden. Dies kann im einfachsten Fall der Code "Standard" sein. Das bedeutet, es muss in der Varial World Edition nur diese Anlagengruppe angelegt werden. Richtet sich der Aufbau der Anlagengruppen aber beispielsweise nach den Anlagekonten, muss für jedes verwendete Anlagekonto auch eine Anlagengruppe mit gleichem Code erfasst werden. Es wird dann ein Bezug zur Datei Sachkonten.CSV hergestellt. Enthält diese z.b. die Konten , 0240 und 0250, müssen die Anlagengruppen 0210, 0240 und 0250 entsprechend angelegt werden. Richtet sich der Aufbau der Anlagengruppen nach den Standorten, muss je verwendetem Standort eine Anlagengruppe mit gleichem Code erfasst werden. Es wird dann ein Bezug zur Datei Standorte.CSV hergestellt. Richtet sich der Aufbau der Anlagengruppen nach den in Varial Guide hinterlegten Anlagengruppen 1 oder 2, muss der Aufbau gemäß den dort angelegten Bezeichnungsschlüsseln erfolgen. Dazu lassen sich über die Matchcodeanzeigen der Programme 450 "Bezeichnungsarten / Anlagengruppe 1 " oder 451 "Bezeichnungsarten / Anlagengruppe 2" die verwendeten Anlagengruppen dokumentieren. Beispiel: Anlagegruppe 1 in Varial Guide 108

109 Datenimport Varial World Edition 5.4 Datenimport Nachdem alle Vorbereitungen durchgeführt sowie die Mappingtabellen bearbeitet und die benötigten Exportdateien erstellt wurden, kann mit dem Datenimport begonnen werden. Der Datenimport darf nicht gleichzeitig mehrmals gestartet werden. Kurzanwahl Menü Allg. Einstellungen Befehl Migration Der Menüpunkt, über den die Migration gestartet wird, ist zunächst nicht anwählbar. Sie müssen sich zunächst mit Administratorrechten an der VWE anmelden und das Programm sichtbar machen. Entfernen Sie hierfür den Haken im Kontrollkästchen wie abgebildet. 109

110 Datenimport Varial World Edition Bei der Datenübernahme werden Sie von einem Assistenten unterstützt. Dazu werden drei Arbeitsschritte durchgeführt. 1. Welche Daten sollen übernommen werden. 2. Datenimport und Probelauf. 3. Eigentliche Übernahme der Daten in die Varial World Edition. 110

111 Datenimport Varial World Edition Auswahl zu importierender Objekte Es können nur bestimmte Objekte oder alle ausgewählt werden. Sollten alle ausgewählt werden, wird vom System die korrekte Reihenfolge beachtet. So müssen z.b. erst die Stammdaten importiert sein, bevor Bewegungsdaten importiert werden. Konfiguration zurücksetzen Über diese Schaltfläche lässt sich die Konfiguration der Migration auf die Werkseinstellung zurücksetzen. Nach Bestätigung des Vorgangs werden sämtliche Daten der Tabelle MIGRATIONPROCESS_T gelöscht. Anschließend wird die aktuelle Werkseinstellung geladen. Dadurch gehen alle manuellen Anpassungen an dieser Tabelle verloren. 111

112 Datenimport Varial World Edition Probelauf Nach dem erfolgreichen Import wird der Probelauf gestartet. Sollten hierbei Fehler festgestellte werden, werden diese im Verarbeitungsfenster protokolliert. 112

113 Datenimport Varial World Edition Korrekturen Sollte der Probelauf Fehler feststellen, besteht die Möglichkeit, Korrekturen in den Importtabellen vorzunehmen. Dies ist jedoch nur dann sinnvoll, wenn es sich um vereinzelte Fehler handelt, z.b. aufgrund unzulässiger Feldwerte. Es kann jeweils eine Tabelle ausgewählt werden, für die Korrekturen notwendig sind. Im vorstehenden Beispiel wurden die Zuordnungen der Steuerschlüssel und Zahlungskonditionen noch nicht vorgenommen (siehe ab Pkt. Vorbereitung Finanzbuchführung). Nach entsprechender Korrektur oder Behebung der Fehlerursache kann der Import fortgesetzt werden Importprotokoll Bei Abschluss einer erfolgreichen Migration wird ein Importprotokoll erzeugt. Dieses Protokoll kann im Druckmanager als PDF geöffnet und ausgedruckt werden. 113

114 Datenimport Varial World Edition Protokolliert wird welche Daten und wie viele Datensätze jeweils importiert wurden. Neben der Gesamtmenge der Datensätze wird zwischen erfolgreich importierten, fehlerhaften und Warnungen verursachenden Datensätzen unterschieden. 114

115 Datenimport Varial World Edition Hinweise zum Datenimport Kostenrechnung Beim Import der Daten für die Kostenrechnung ist eine entsprechende Reihenfolge bei der Abarbeitung der Daten einzuhalten, da je nach Migrationstiefe Querverbindungen zwischen den einzelnen Stammdaten existieren. Die Daten sind gemäß der Reihenfolge in der Liste abzuarbeiten: 1. Kostenstelle 2. Messgröße 3. Kostenart 4. Kostenträger 5. Verdichtung 6. Wertzeilenwert Migration_Kostenrechnung Sofern nicht alle möglichen Datenimporte angezeigt werden, ist zunächst die Funktion "Konfiguration zurücksetzen" durchzuführen. Danach wird die Liste gemäß der aktuellen Version aktualisiert. Sofern in Guide die Funktion zur Ausgabe der Fix-KST bzw. des Fix-KTR genutzt wird, um diese in die Kostenarten überzuleiten, muss der Datenimport "Kostenart" abschließend noch ein zweites Mal (Ausgewählte neu einlesen) nach dem Datenimport "Kostenträger" ausgeführt werden, wenn bei den Zuordnungen Fix-KTR enthalten sind. 115