Handout Aleph 500 Version 18 Bibliothekssystem

Transkript

1 Handout Aleph 500 Version 18 Bibliothekssystem Inhalt Seite Allgemeines 2 Modul Ausleihe 3-11 Bildschirmaufbau 3 Ausleihe 4-12 Ausdruck des Fristzettels 4 Vormerkung auf entlehntes Werk 6 8 Vormerkung löschen 9 Verlängerung der Entlehnfrist Rückgabe 12 Modul Katalogisierung / Exemplarverwaltung Standortverwaltung Lokale Beschlagwortung Software-Update GUI aktualisieren 19 Kontakt : Mail: sysbib@ub.tuwien.ac.at Maria Strauß Klappe maria.strauss@tuwien.ac.at Mychely Schubert Klappe mychely.schubert@tuwien.ac.at Handout Aleph für Institute Stand: Oktober 2010 Seite 1 von 19

2 Allgemeines Zwei Funktionen von Aleph decken die wichtigsten Bedürfnisse der Institute zur Verwaltung ihrer Bibliotheksbestände ab. 1. Exemplarverwaltung / Standortverwaltung für die Vergabe von Regalnummern, Systematik, Raumnummer etc. 2. Entlehnung (3. lokale Beschlagwortung - wird nur in besonderen Fällen eingesetzt) Institute, die mit Aleph arbeiten möchten, benötigen einen Rechner mit einem Windows Betriebssystem (2000, XP oder Vista), auf dem die Aleph-Software (GUI- Client) installiert wird. Die folgenden Punkte geben kurz den Funktionsumfang wieder. Einschulung in der Hauptbibliothek einheitliche Parametrisierung für alle Institute: - Entlehnfristen (8 Wochen für TU-MitarbeiterInnen, alle anderen 4 Wochen) - Limits (20 Entlehnungen, 20 Vormerkungen, max. Entlehndauer 6 Monate) Fristen und Limits können bei Bedarf vom Institut verändert werden. Entscheidung liegt beim jeweiligen Institut Erinnerungsschreiben 5 Tage vor Ablauf der Entlehnfrist werden zentral von der Hauptbibliothek erledigt Mahnschreiben sind für Institutsbücher nicht vorgesehen (die Instituts- BibliotheksbetreuerInnen brauchen also keine Mahngebühren einheben, verwalten und abführen) Überblick über entlehnte Bücher. Einmal pro Woche erhalten die Instituts- Bibliotheksbetreuer eine Excel-Liste aller entlehnten Bücher entlehnte Bücher im Online-Katalog sichtbar keine Verlängerung übers Web Vormerkung auf entlehnte Bücher Keine eigene Benutzererfassung für die Entlehnung durch die Institute. Entlehnberechtigungen werden in der Hauptbibliothek ausgestellt (in Vorlesungszeiten von Montag bis Freitag 9.00 bis Uhr). Studenten erhalten den Bibliotheks-Barcode auf der Rückseite des Ausweises, Mitarbeiter erhalten eine eigene Entlehn-Karte Standorte im Online-Katalog sichtbar und suchbar Barcode-Scanner von Vorteil, aber nicht unbedingt Voraussetzung Handout Aleph für Institute Stand: Oktober 2010 Seite 2 von 19

3 Modul Ausleihe Bildschirmaufbau Über das Symbol gelangt man ins Ausleihmodul Funktionsleisten: Benutzer-, Exemplarleiste Registerkarten: Ausleihe (F5) Rückgabe (F6) Benutzer (F7) Taskleiste: Hier kann zwischen den Modulen gewechselt werden. Durch Anklicken des x ganz rechts wird das Programm geschlossen. Exemplare (F8) Recherche (F9) Handout Aleph für Institute Stand: Oktober 2010 Seite 3 von 19

4 Voraussetzungen für Ausleihen an Instituten Entlehnausweis bzw. Bibliotheksetikett am Studentenausweis Entlehnberechtigungen werden in der Hauptbibliothek ausgestellt (in Vorlesungszeiten von Montag bis Freitag 9.00 bis Uhr). Studenten erhalten den Bibliotheks-Barcode auf der Rückseite des Ausweises, Mitarbeiter erhalten eine eigene Entlehn-Karte (Keine eigene Benutzererfassung für die Entlehnung durch die Institute.) Barcode-Etikett im Buch Ausleihe in Aleph Registerkarte Ausleihe (Symbol (Benutzerdaten werden angezeigt) anklicken). Benutzerbarcode einlesen Exemplarbarcode einlesen = Entlehnung des Exemplars an den Benutzer Handout Aleph für Institute Stand: Oktober 2010 Seite 4 von 19

5 Der Ausdruck des Fristzettels kann so gesteuert werden, dass auch ohne Vorschau und Bestätigung durch den Button Drucken automatisch ausgedruckt wird. Dies erfolgt durch Anklicken des Drucksymbols (Symbolleiste: ganz unten rechts) mit der rechten Maustaste und durch Auswählen der Funktion Standarddruck. Handout Aleph für Institute Stand: Oktober 2010 Seite 5 von 19

6 Vormerkung auf ein entlehntes Exemplar Vormerkungen erfolgen normalerweise von Benutzern über den Web-Opac. Als Bearbeiter kann man aber auch im Client Vormerkungen vornehmen. Bei der Rückgabe des Exemplars wird ein Vormerkzettel gedruckt. Der vorgemerkte Benutzer erhält eine -Verständigung. Wechsel zur Exemplaransicht durch Anklicken des Symbols Anklicken des Buttons Vormerkung Handout Aleph für Institute Stand: Oktober 2010 Seite 6 von 19

7 Benutzerbarcode einlesen OK drücken Handout Aleph für Institute Stand: Oktober 2010 Seite 7 von 19

8 Vormerkung wurde durchgeführt. Handout Aleph für Institute Stand: Oktober 2010 Seite 8 von 19

9 Vormerkung löschen Registerkarte Exemplar (Symbol ) anklicken Einlesen des Exemplarbarcodes 1. im linken Frame den Punkt Vormerkungen wählen 2. rechte Seite auf den Button Löschen anklicken. 1. Anklicken des Buttons Vormerkungen 2. Anklicken des Buttons Löschen Vormerkung wurde gelöscht Handout Aleph für Institute Stand: Oktober 2010 Seite 9 von 19

10 Verlängerung der Entlehnfrist Registerkarte Benutzer (Symbol ) anklicken Einlesen des Benutzerbarcodes den Button verlängern anklicken Ignorieren anclicken: Handout Aleph für Institute Stand: Oktober 2010 Seite 10 von 19

11 Bestätigen mit OK, oder neues Datum eingeben Verlängerung wurde ausgeführt. Handout Aleph für Institute Stand: Oktober 2010 Seite 11 von 19

12 Rückgabe in Aleph Registerkarte Rückgabe (Symbol ) anklicken Exemplarbarcode einlesen = Rückgabe des Exemplars Exemplarverwaltung = Standortverwaltung Wechsel ins Katalogisierungsmodul Registerkarte Exemplar (Symbol ) anklicken Einlesen des Exemplarbarcodes rechte Seite auf den Button Exemplarverwaltung anklicken. Handout Aleph für Institute Stand: Oktober 2010 Seite 12 von 19

13 Modul Katalogisierung / Exemplarverwaltung Standortverwaltung Im Feld 2. Signaturtyp/Signatur wird der Standort (Raum-, Regalnummern etc.) des Buches eingegeben. Alle anderen Felder dürfen weder geändert noch gelöscht werden. Registerkarte Exemplar (Symbol Exemplarbarcodes ) anklicken Einlesen des hier wird der Exemplarbarcode eingelesen Der Eintrag des Standorts erfolgt in der 2.Registerkarte Allgemeine Information (1) im Feld 2. Signaturtyp/Signatur. Um den Eintrag zu speichern, auf den Button Ändern klicken oder Enter eingeben. Wenn der Button inaktiv (hellgrau) ist, wurde die Änderung vorgenommen. Um z.b. einen falschen Standort nochmals zu ändern, muss vorher in das Exemplar geklickt werden und etwas eingegeben werden, damit der Button Ändern wieder aktiv wird. Handout Aleph für Institute Stand: Oktober 2010 Seite 13 von 19

14 !! Eingaben NUR in diesem Feld!! Handout Aleph für Institute Stand: Oktober 2010 Seite 14 von 19

15 Lokale Beschlagwortung Grundsätzlich wird ein Großteil der laufend erworbenen Bücher von den österreichischen BibliothekarInnen im Bibliothekenverbund beschlagwortet. Die Möglichkeit für Institute, eigene Schlagwörter zu vergeben, ist daher eine zusätzliche Beschlagwortung (lokale Schlagwörter) und daher nur dann sinnvoll, wenn Bücher mit den vorhandenen Einträgen (Titelangaben und Schlagwörtern) nicht recherchierbar sind. Diese lokalen Schlagwörter müssen keinen bibliothekarischen Regeln folgen. Dennoch ist es sinnvoll, einen Minimalstandard einzuhalten, um doppelte Einträge zu vermeiden und um eine gewisse Form (=Qualität) des Online-Katalogs zu gewährleisten. BibliothekarInnen beschlagworten nur in deutscher Sprache im Singular (für Pronomen) zusammengehörige Inhalte durch Bilden von Schlagwortketten um diese besser ausdrücken zu können allgemeine Begriffe (Oberbegriffe) grundsätzliche thematische Einordnung Im Online-Katalog werden Schlagwörter angezeigt, die mit einem Normeintrag hinterlegt sind. Es gibt eine eigene Datenbank für Normeinträge, die von BibliothekarInnen nach fixen Regeln gespeist wird. Bei einer Suche im Online- Katalog werden die Schlagwörter aus den Normdaten mitgesucht, obwohl sie auf den ersten Blick nicht sichtbar sind. Erst durch Anklicken eines Schlagworts ist ersichtlich, ob es einen Normeintrag zum Schlagwort gibt und welche zusätzlichen Verweisformen (Schlagwörter) vorhanden sind. z.b.: Malerei zusätzliche Verweisformen: Holztafelmalerei, Tafelbild, Tafelmalerei Suchbeispiel: Aalto, Alvar: Synopsis. Basel [u.a.]: Birkhäuser, 1970 Suche in allen Feldern mit: synopsis malerei Treffer: 1 synopsis tafelbild Treffer: 1 synopsis tafelmalerei Treffer: 1 synopsis holztafelmalerei Treffer: 1 Minimalstandards für zusätzliche lokale Schlagwörter durch Institute keine doppelte Beschlagwortung (Überprüfung im Online-Katalog unter Groß- und Kleinschreibung berücksichtigen (Pronomen mit einem beginnenden Großbuchstaben) Verwendung von Schlagwortketten bei zusammengehörigen Inhalten Verwendung von spezifischen Begriffen, die durch (vorhandene) Oberbegriffe nicht vorhanden sind Es können also durchaus zusätzliche englische Begriffe und Pluralbildungen von Pronomen eingegeben werden. Lokale Schlagwörter können z.b. nach der Standortvergabe über die Registerkarte 6. Lokalsätze angelegt werden. Wenn keine Standortvergabe gemacht wurde, wird Handout Aleph für Institute Stand: Oktober 2010 Seite 15 von 19

16 ganz normal im Katalogisierungsmodul der Exemplarbarcode eingelesen und das Exemplar somit aufgerufen. Anklicken der Registerkarte 6 den Button Neu anklicken den Button Verkn.entf. anklicken. WICHTIG: das Hakerl links muss verschwinden Hakerl muss weg. Handout Aleph für Institute Stand: Oktober 2010 Seite 16 von 19

17 Es ist weg. Nach Verschwinden des Hakerls Klick auf den Button Bearbeiten Strg+E (Erweiterung der Schablone) Handout Aleph für Institute Stand: Oktober 2010 Seite 17 von 19

18 710 Feld bzw. Felder mit Schlagwörtern ausfüllen danach speichern Handout Aleph für Institute Stand: Oktober 2010 Seite 18 von 19

19 Übernahme des Software Updates nach einem Service Pack: Nach dem Start von Aleph wird ein Fenster geöffnet: Aleph-GUI - Version aktualisieren bei diesem Fenster immer die Option Alle wählen. es werden alle vorbereiteten Programme übertragen. anschließend wird Aleph geschlossen unmittelbar danach können Sie sich wieder anmelden. Handout Aleph für Institute Stand: Oktober 2010 Seite 19 von 19