SIRIS REGISTER FÜR HÜFT UND KNIE PROTHESEN BENUTZERHANDBUCH. implant.ch

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1 SIRISREGISTERFÜRHÜFT UNDKNIEPROTHESEN BENUTZERHANDBUCH implant.ch IEFMInstitutfürEvaluativeForschunginderMedizin,UniversitätBern Stauffacherstrasse78,3013Bern,info

2 INHALTSVERZEICHNIS SIRISREGISTERFÜRHÜFT UNDKNIEPROTHESEN...1 BENUTZERHANDBUCH implant.ch...1 INHALTSVERZEICHNIS GENERELL PatientenbezogenesSystem Demografie obligatorisch Demografie Empfehlung Implantatverfolgung Funktionen BearbeitungsstatusFormulare Profile,Berechtigungen REGISTRIERUNG NeueKlinik/Abteilungerfassen FreischaltungIhresZugangs AlsBelegarztinmehrerenSpitälernregistrieren Passwortvergessen PATIENTENDATEN NeuenPatientenerfassen Patientensuchen Schnellsuche DetaillierteSuche FORMULARDATEN NeuesFormularanlegen ExistierendesFormularbearbeiten BearbeitungsstatusFormular FORMULARONLINEERFASSEN Minimaloderwissenschaftlich ZusätzlicheSubformulareanfügen IMPLANTATERFASSEN AutomatisierteImplantatdatenverknüpfungSEDICO OnlineImplantatscannen:Barcode Handscanner OnlineauselektronischemKatalogauswählen:Pulldowns EigeneImplantateinKatalogerstellen:ImplantatNotizbuch KomponenteausdemKatalogdemNotizbuchbeifügen KomponentemanuelldemNotizbuchbeifügen DATENHERUNTERLADEN MeinegesamtenDatenherunterladen ONLINESTATISTIKEN Häufigkeitsanalysen Tabellen EigeneFälle Häufigkeitsanalysen Tabellen anonymisiertgesamterpool Fehler!Formatvorlagenichtdefiniert. 2 Copyright2011MEMdoc;allrightsreserved

3 1. GENERELL 1.1. PatientenbezogenesSystem BeidermedizinischenInternetbasiertenDokumentationslösungMEMdochandeltessichumeinPatientenbezogenes Dokumentationssystem.DiedemografischenDatendesPatientenwerdenproKlinikresp.DepartmentunterAngabe einereindeutigenpatientenidentifizierungsnummereinmalerfasst.dieskannauchinpseudonymisierteroderanonymisierterformgeschehen.dabeiwerdendiesensiblendatenaufeinemlokalenserverzurückgehaltenundeswird nureineinwegstreuwert(hashcode)andenzentralservergesandt Demografie obligatorisch DieobligatorischendemografischenDatensind: Patientennummer(klinikinternePatientenidentifikationsnummer,MRN) Geburtsdatum(nurdasJahrwirdandenZentralservergesandt) Geschlecht Name AmtlicherersterVorname ImSIRISProjektwerdendieseAngabenmitdemZielerhoben,institutsübergreifendeLangzeitbeobachtungendurchführenzukönnen.AusdenAngabenwirdeinEinwegHashcode(nichtrückübersetzbarerStreuwert)Level1gebildet undandenzentralservergesandt. SämtlicheidentifikationsbezogeneInformationen(Klinik,Arzt,Patient)verbleibenaufeinemseparatenModulserver Demografie Empfehlung Implantatverfolgung DienachstehendendemografischenDatenwerdenzusätzlichzurErhebungempfohlen: Geburtsname* Geburtsort* Geburtsland* Sozialversicherungsnummer** ImSIRISProjektwerdendieseAngabenmitdemZielerhoben,eineinstitutsübergreifendeImplantatVerfolgungdurchführenzukönnen.AusdenAngabenwirdeinEinwegHashcodeLevel2(Level1plus*)gebildetundandenZentralservergesandt. AusderSozialversicherungsnummerwirdeinweitererEinwegHashcodeplussalt(zufälliggewählteZeichenfolge)Level3**generiertundandenZentralservergesandt. EswerdenmehrereHashcodesgebildet,umeinehöchstmöglicheTreffsicherheitbeimZusammenführenderanonymisiertenDatenaufdemZentralserverzuerzielen.DieImplantatsverfolgungsollauchdagewährleistetsein,woeinFall inverschiedenenkliniken,welcheunterschiedlichedokumentationsmodihinsichtlichdemografieanwenden,versorgt wurde. SämtlicheidentifikationsbezogenenInformationen(Klinik,Arzt,Patient)verbleibenaufeinemseparatenModulserver undwerdennurinverschlüsselterformandenzentralserverweitergereicht.diesozialversicherungsnummerwird Fehler!Formatvorlagenichtdefiniert. 3 Copyright2011MEMdoc;allrightsreserved

4 immerverschlüsseltgespeichert;sieverbleibtaufdemmodulserversowieaufdemzentralserverinverschlüsselter FormzusätzlicheinerzufälliggewähltenZeichenfolge(salt) Funktionen WennSieIhreMausaufeinSymbolpositionieren,erhaltenSieeineHilfe. InderPatientenlistesiehtdiesewiefolgtaus: Formularliste Hinzufügen,ansehenundmodifizierenvonFormularendesPatienten Demografie AnsehenundmodifizierenderDemografiedesPatienten E Formular DirektesHinzufügeneineselektronischenFormulars OMRFormular DirektesHinzufügeneinesOMRFormulars Löschen LöschenderDemografiedesPatienten(nurmöglichwennsämtlicheFormularevorher gelöschtwurden) BearbeitungsstatusFormulare EinFormularunterscheidet3unterschiedlicheBearbeitungszustände,welcheinderFormularlistedesPatientenersichtlichsind: inkomplett,formularzukomplettieren komplett,formularzusenden(zuschliessen,editierbar) komplett,formularabgesandt(geschlossen,nichtmehreditierbar) 1.6. Profile,Berechtigungen DasSIRISModularbeitetmitunterschiedlichenProfilenmitjeweilsunterschiedlichenBerechtigungen.FürdenBenutzerrelevantsind: RegisterführerSEDICO AdministratorSEDICO AdministratorderKlinik AdministratorderAbteilung Arzt Dateneingabe Mitarbeiter BeimklinischenAdministratorhandeltessichumdiefürdasRegisterverantwortlichePersonderKlinik.Siehatdie ÜbersichtüberdieregistriertenÄrzteunddereninderKlinikregistrierteFällen. InderRegelwerdenSieeinArztProfilodereinDateneingabemitarbeiterProfilerstellen.EinBenutzerkanneines odermehrereprofilegleichzeitigwahrnehmen. DemSEDICOAdministratoristesvorbehalten,dieImplantatsverknüpfungzuverfolgen,undallenfallsKorrekturen vorzunehmen,solltedasimplantatdurcheinefalscheeingabenichtmitdementsprechendenfallverknüpftwerden können Fehler!Formatvorlagenichtdefiniert. 4 Copyright2011MEMdoc;allrightsreserved

5 2. REGISTRIERUNG GehenSieaufwww.siris doc.ch,oderwählensiesichüberwww.siris implant.chdateneingabeein. AufderStartseitewählenSieNeuerBenutzerundSiewerdenautomatischzurRegistrationgeleitet. GebenSienundiemiteinemSterngekennzeichneten,obligatorischenAngabenein. VervollständigenSieIhreRegistrierung,indemSieLand,Stadt,Klinik,AbteilungunddasgewünschteProfilerfassen Fehler!Formatvorlagenichtdefiniert. 5 Copyright2011MEMdoc;allrightsreserved

6 2.1. NeueKlinik/Abteilungerfassen SollteIhreKlinikoderIhreAbteilungimModulnochnichtexistieren,wählenSieimentsprechendenFelddieOption Hinzufügen. FüllenSienundieerforderlichenFelderaus,undwählenSieanschliessenderneutHinzufügen FreischaltungIhresZugangs IhreRegistrierungwirdanschliessendvoneinemübergeordnetenProfilvalidiertundfreigeschaltet.Siewerdenper davoninKenntnisgesetzt.VonnunankönnenSiesichmitIhremBenutzernamenundPasswortanmelden,und mitihrerdokumentationstätigkeitbeginnen AlsBelegarztinmehrerenSpitälernregistrieren SolltenSieinverschiedenenSpitälernalsArzttätigsein,brauchenSiefürjedeKlinikeinezusätzlicheValidierung.SomitwirdesIhnenmöglichsein,sichinnerhalbIhresBenutzerkontosindieverschiedenenKlinikeneinzuwählen. WählenSiedurchAnklickendesgrauenBalkensdieKlinikaus,fürwelcheSiedieDateneingabenvornehmenmöchten. VergewissernSiesichvorderPatientenregistrationdassSieinderrichtigenKlinikeingewähltsind! 2.4. Passwortvergessen Fehler!Formatvorlagenichtdefiniert. 6 Copyright2011MEMdoc;allrightsreserved

7 Fehler!Formatvorlagenichtdefiniert. 7 Copyright2011MEMdoc;allrightsreserved SolltensieIhrPasswortvergessenhaben,wählenSiePasswortvergessenaufderStartseite.NungebenSieIhrenBenutzernameeinundwählenEinfügen. EineE MailmiteinemLinkwirdanIhre adressegeschickt.KlickenSieaufdenLink.ImnungeöffnetenFenster könnensieihrenbenutzernameundeinneuespassworteingeben.wählensieanschliessendsichern. 3. PATIENTENDATEN

8 3.1. NeuenPatientenerfassen WählenSieNeuerPatientinderlinkenNavigationsleiste. TragenSienunmindestensalleerforderlichenAngabenindieentsprechendenFelderein.ZurSicherungderDaten wählensiespeichern. FahrenSiemitderFormularliste(Punkt4)fort Patientensuchen Schnellsuche WählenSiePatientsucheninderlinkenNavigationsleisteumdiefolgendeSuchmaskezuerhalten Fehler!Formatvorlagenichtdefiniert. 8 Copyright2011MEMdoc;allrightsreserved

9 DieSchnellsucheentsprichtderSuchedurchName,VornameoderSozialversicherungsnummer. 1. WählenSiedirektSuchen,umdieListeallergespeichertenPatientenzuerhalten. 2. GebenSieimFeldSchnellsucheeinesder3SuchkriterienName,Vornameoder Sozialversicherungsnummerein,umschnelleinenbestimmtenPatientenzufinden.AuchdieEingabeeinzelner BuchstabenoderZahleneinerdieser3InformationenkannzurSucheeingegebenwerden. DieSuchewirddurchKlickenaufdenKnopfSuchenausgelöst. 3. AllemitIhrerSucheübereinstimmendenDokumentewerdenunterSuchresultatangezeigt. 4. WählenSieanschliessenddasentsprechendeSymbolinderZeiledesPatienten,denSiebearbeitenwollen DetaillierteSuche MöchtenSieeinedetailliertereSuche,öffnenSiedenBalkenSuchen Fehler!Formatvorlagenichtdefiniert. 9 Copyright2011MEMdoc;allrightsreserved

10 HierkönnenSiemitjedemangezeigtemKriteriumsuchen.Auchistesmöglich,allePatientenmiteinembestimmten FormularoderFormularstatusanzuzeigen. UnterdenSuchresultatenfindenSienunallePatienten,dieIhrenKriterienentsprechen.UmeinenbestimmtenPatientenzubearbeiten,wählenSieeinesderSymboleinderZeiledesPatienten Fehler!Formatvorlagenichtdefiniert. 10 Copyright2011MEMdoc;allrightsreserved

11 4. FORMULARDATEN 4.1. NeuesFormularanlegen DurchwählendesSymbols inderpatientenlistegelangensieindieformularlistedesentsprechendenpatienten. HierbestehtdieMöglichkeiteinexistierendesFormularzuöffnen,einzusehen,zukomplettieren,zueditierenoderzu drucken. UmdemPatienteneinneueselektronischesFormularhinzuzufügen, 1. WählenSie AnschliessendwählenSiedasgewünschteFormular ZumSchlussgebenSiedieSeitederbetroffenenExtremitätein ExistierendesFormularbearbeiten UmeinexistierendesFormularzubearbeiten, WählenSieeinesderfolgendenSymbole: Öffnen,einsehen,komplettieren,editiereneinesexistierendenFormulars DruckendesFormulars BildzuFormularhochladen LöschendesFormulars 4.3. BearbeitungsstatusFormular SiehePunkt Fehler!Formatvorlagenichtdefiniert. 11 Copyright2011MEMdoc;allrightsreserved

12 5. FORMULARONLINEERFASSEN NachAnlegeneinesneuenelektronischenFormularswerdenSieinebendiesesgeführt. SiesehendieStrukturdesFormulars,dasSieausfüllenwerden.InunseremBeispieleineRevision: Aufnahme KlinischeBeurteilung(nurbeiderOptionwissenschaftlich) Operation Implantate Entlassung(nurbeiderOptionwissenschaftlich) 1. DurchKlickenaufdenjeweiligengrauenBalkenspringenSieindenentsprechendenTeildesFormulares. 2. DasSubformularImplantateerscheintmitAbspeicherndesSubformularsOperation. 3. DurchanwählendesBalkensZusätzlicheSubformulare,erhaltenSiedieMöglichkeitzujedembestehendenFormulareinenfreiwilligenZusatzanzufügen Minimaloderwissenschaftlich DasFormatminimalistschonausgewählt.SomitistnurderfürdasImplantatregisterobligatorischeTeildesFragebogensaktiviert.WählenSiedieOptionwissenschaftlich,istdergesamteFragebogenzubeantworten,undinderBalkenleistewerdenverschiedeneSubformularehinzugefügt Fehler!Formatvorlagenichtdefiniert. 12 Copyright2011MEMdoc;allrightsreserved

13 5.2. ZusätzlicheSubformulareanfügen UmIhreDatenerhebungfürSieinteressanterzumachen,habenSiebeijedemFormulardieMöglichkeit,eindetaillierteresZusatzformularanzufügen.DazuwählenSiedenBalkenZusätzlicheSubformulare(1).Anhanddernunersichtlichen Leiste können Sie eines oder mehrere gewünschte Formulare hinzufügen, welche oben an ihre Liste angefügt werden(2) IMPLANTATERFASSEN DieletzteFragedesFormularesOperationbefasstsichmitderRegistrierungderKomponenten. WennSiedasFormularspeichern,wirdinderBalkenleisteautomatischdieOptionImplantateersichtlich Fehler!Formatvorlagenichtdefiniert. 13 Copyright2011MEMdoc;allrightsreserved

14 WählenSienunImplantathinzufügenundSiewerdenautomatischzurImplantatsuchegeleitet AutomatisierteImplantatdatenverknüpfungSEDICO Der Implantatbarcode kann direkt nach der Operation eingescannt werden. Damit das Implantat dem Patient zugeordnetwerdenkann,müssendreikriterienübereinstimmen: DiePatientnummer(MedicalRecordNumberMRN) DieoperierteSeite!DasScandatummussmitdemOperationsdatumidentischsein! WenndiedreiKriteriengegebensind,werdendieImplantateautomatischimPatientenformularübernommen. SolltenSiedieImplantatenichtamOperationstageinscannen,oderSeiteoderPatientennummerfalscheingegeben haben,könnensiediesnachträglichändern.allerdingsmüssensieüberdasprofileinessedicoadministratorsverfügen Fehler!Formatvorlagenichtdefiniert. 14 Copyright2011MEMdoc;allrightsreserved

15 MeldenSiesichan.WählenSiedannunterAdministrationdieOptionSedicoverwalten. SiehabendieMöglichkeit,dengewünschtenFallmittelsPatientennummer,Nachname,ScanDatumoderFormularstatuszusuchen. DieSuchresultatewerdenIhnenfolgendermassendargestellt: DurchdasSymbolerkennenSie,obdasImplantatschonzueinemFormularverlinktist. HierkönnenSieIhreImplantatlistebearbeiten.EntwederImplantatehinzufügenoderlöschen. WählenSiedenBleistift,habenSiedieMöglichkeitÄnderungenandenEingabenvorzunehmen.Undzwarkönnen dieanatomischelokalisation,dasscandatum,undbeinochnichtverlinktenfällen,diepatientennummer nachträglichkorrigiertwerden. AlsSedicoAdministratoristessinnvoll,dieEinträgeIhrerKlinikregelmässigzuüberprüfen,damitImplantate,welche nochnichtverlinktwerdenkonnten,nichtvergessengehen,sonderndementsprechendenformularzugeordnetwerdenkönnen Fehler!Formatvorlagenichtdefiniert. 15 Copyright2011MEMdoc;allrightsreserved

16 6.2. OnlineImplantatscannen:Barcode Handscanner WenninIhrerKlinikdieBestellungderImplantatenichtüberdieGHXoderMedicalColumbusPlattformläuftundsomit noch kein Scanner vorhanden ist, gibt es die Möglichkeit, die Implantate eigenständig mit einem Standard Barcodescannereinzulesen. HierfürkannjeglicherStandard Barcodescannerverwendetwerden,welchermiteinemUSBAnschlussandenComputerangeschlossenwird.EinezusätzlicheSoftwareistnichtnötigundmanistunabhängig.WirempfehleneinModell ähnlichdemhoneywellvoyagergsms9590.preiswerteremodellegenerierenmintunterlesefehler. DieZuordnungderImplantatezudenPatientenerfolgt,indemSiesichwährenddesEinlesensimOnlineformulardes entsprechendenpatientenbefinden.unterimplantatsuchewählensieimplantatscannen. DurcherneutesEinlesendeszweitenBarcodeskanndieSeriennummer(Lot)eingegebenwerden. DasImplantatkannentwederüberBedienungderEnterTasteoderüberdasnachfolgendeFeldhinzugefügtwerden:. BeimScannenwirdderentsprechendeCodeindasFelddesStrichcode1übernommen.DasSystemüberprüftautomatisch,obderCodeeinemImplantatentsprichtunddieseserscheintunterhalbineinerErgebnisliste. AnschliessendbestehtdieMöglichkeit,weitereImplantateingleicherWeisehinzuzufügen.DurchSchliessendesFensterserscheintdasImplantatbeimentsprechendenPatientenimFormular(sieheunten) OnlineauselektronischemKatalogauswählen:Pulldowns Sollte es beim Einlesen zu einer Fehleingabe kommen, kann über die Delete Taste das Barcodefeld wieder gelöscht werden. Manuell muss die Option zurücksetzen gewählt werden, wenn man den eben gescannten Code wieder löschenmöchte. WählenSieeinenHerstellerausdemvorhandenenKatalogaus.SoforterscheinenbeidenSuchresultatenallemöglichenImplantate.SiekönnendieSuchedurchEingabederArtikelnummeroderderArtikelbeschreibungeingrenzen. BeimAnwählenvonfolgendemSymbol,wirddasImplantatIhremPatientenformularhinzugefügt. SiekönnenauchperHanddieSeriennummerimFeldLotNummerhinzufügen Fehler!Formatvorlagenichtdefiniert. 16 Copyright2011MEMdoc;allrightsreserved

17 6.4. EigeneImplantateinKatalogerstellen:ImplantatNotizbuch KomponenteausdemKatalogdemNotizbuchbeifügen WählenSieImplantatNotizbuchbearbeiten NunkönnenSieKomponenteausdemKatalogauswählenundhinzufügen Fehler!Formatvorlagenichtdefiniert. 17 Copyright2011MEMdoc;allrightsreserved

18 GebenSieimMinimumdenHerstellersowiedieSprachedesKatalogesein.DurchdasAnwählenvonSuchen,werden allemöglichenimplantateangezeigt. UmeinImplantatdemNotizbuchhinzuzufügen,wählenSiefolgendesSymbol: KomponentemanuelldemNotizbuchbeifügen SiekönnenKomponenteauchmanuellinIhrNotizbucheintragen.FügenSiedenHersteller,dieArtikelnummerund dieartikelbeschreibungein,undwählensiedannzumnotizbuchhinzufügen. BeimnächstenÖffnendesNotizbucheswerdenalleKomponentenangezeigt Fehler!Formatvorlagenichtdefiniert. 18 Copyright2011MEMdoc;allrightsreserved

19 7. DATENHERUNTERLADEN MöchtenSieIhreDatenineinStatistikprogrammoderähnlichesexportieren,findenSiehierZugriffaufalleIhrergesammeltenDaten MeinegesamtenDatenherunterladen SiehabendieMöglichkeit 1 diegewünschtenformulare,diesieherunterladenmöchten,auszuwählen 2 alledatenodernurihreinderaktuellenklinikkreiertendatenherunterzuladen 3 dieausgewähltenformularenacharbeitsstatuseinzugrenzen(inkomplett,komplettundabgeschlossen) WählenSieanschliessendDatenherunterladen.NacheinergewissenZeit,werdenallemöglichenFälleineinerExcel Tabelleersichtlich.DieDatenerscheinenineinemTabdelimetedFormatundkönnensoinalleStandardStatistikProgrammeeingeführtwerden.SolltenSiedieDatenineinemanderenFormatbenötigen,kontaktierenSiebittedasIEFO Fehler!Formatvorlagenichtdefiniert. 19 Copyright2011MEMdoc;allrightsreserved

20 8. ONLINESTATISTIKEN 8.1. Häufigkeitsanalysen Tabellen EigeneFälle Sie haben die Möglichkeit, eine statistische Übersicht über die Fälle Ihrer Klinik zu erhalten. Dazu wählen Sie in der linkennavigationsleisteunterklinischefunktionendieoptiononlinestatistiken. ImnachfolgendenFensteristesIhnenmöglich,dasFormular(1),sowiedieFälle(2),überwelcheSieeineÜbersicht habenmöchtenauszuwählen. Auch können Sie die Einschlusskriterien selber festlegen, falls Sie Ihre Auswertung eingrenzen möchten(3). Wählen SieanschliessendeineodermehreregewünschteVariablen(4) Fehler!Formatvorlagenichtdefiniert. 20 Copyright2011MEMdoc;allrightsreserved

21 WennSiedannStatistikausführenwählen,werdeninKürzeTabellenundBalkendiagrammedervonIhnengewählten Ausgabenersichtlich Häufigkeitsanalysen Tabellen anonymisiertgesamterpool 1. GenauwieunterPunkt8.1könnenSieauchvorgehen,wennSieeineÜbersichtausalleninderSIRISDatenbankregistriertenDatenhabenmöchten.DazuwählenSieAlleFälleimPool: 1 DieAuswertunggeschiehtanonym.EswerdenkeineNamenersichtlichsein,fallsessichnichtumFälleIhrer Klinikhandelt. 2. SiehabenauchdieMöglichkeitIhreDatenmitanderenDatenimPoolzuvergleichen.DazuwählenSieunter VS(versus)diegewünschteOptionaus. FallsSieFragenzurFunktionalitätderonlineDokumentationinderApplikationsiris doc.chhaben,kontaktierensie: IEFO InstitutfürEvaluativeForschunginderOrthopädie UniversitätBern MedizinischeFakultät Stauffacherstrasse78 CH 3014Bern jasmin.vonlanthen@memcenter.unibe.ch, edith.roeoesli@memcenter.unibe.ch christoph.roeder@memcenter.unibe.ch SEDICOScanner:FürAbwicklungderImplantatbestellungundintegrierteDokumentation kontaktierensie: GHXSwitzerlandAG,Grabenstrasse25,6340Baar,Tel petra.mosch@ghxeurope.com MedicalColumbusAG,Herzog Adolph Str.7,61462Königstein,Deutschland,Tel.+49(0) michael.rebelein@medicalcolumbus.de Fehler!Formatvorlagenichtdefiniert. 21 Copyright2011MEMdoc;allrightsreserved

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