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1 Human Resources

2 Wo der Mensch

3 Intro 3 im Vordergrund steht Jedes Unternehmen braucht engagierte, kreative Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Ihre Fähigkeiten in einer motivierenden Atmosphäre sinnvoll zu nutzen, zu fördern und entsprechend zu qualifizieren ist eine Aufgabe, welche an die Personalverantwortlichen hohe Anforderungen stellt. Entsprechend vielseitig und flexibel sollte darum die Software für die Personaladministration sein. Als perfekte Ergänzung der ABACUS Lohnbuchhaltung geht die Human Resources Software weit über das reine Zahlendenken hinaus. Damit hilft sie, die personellen Ressourcen optimal auszuschöpfen und dabei auch dem Menschen gerecht zu werden. Beginnen, wo andere aufhören Dieses Motto und ein kompromisslos an der Praxis orientiertes Denken steht hinter allem, was von ABACUS entwickelt wird. Auch die Human Resources Software ist Ausdruck dieser Einstellung. Klar strukturiert, vielseitig und von bestechender Effizienz wird sie zum wertvollen Werkzeug in der Personalabteilung jedes Unternehmens. ABACUS hat sich in den unterschiedlichsten Branchen und in über Unternehmen im täglichen Einsatz bewährt. Die universelle Einsetzbarkeit und Leistungsfähigkeit beweist die ABACUS Software sowohl in Kleinbetrieben als auch im Einsatz in grösseren Unternehmen. Permanente Weiterentwicklung garantiert den Schutz der in Software und Ausbildung getätigten Investitionen.

4 ABACUS BUSINESS SOFTWARE

5 Intro 5 MEHR RAUM für INdividualität ABACUS vi Design the future ABACUS vi, und so auch die Human Resources Software, ist vollständig neu in Internet- Architektur entwickelt. Sie zeichnet sich besonders durch ihre Skalierbarkeit und das rollenbasierte Benutzerkonzept, die Mehrsprachigkeit und die Unterstützung von Software-as-a-Service (SaaS) aus. Zudem ist sie auf verschiedenen Plattformen, Datenbanken und Betriebssystemen lauffähig. Die Human Resources Software der Version vi kann sowohl auf Einzelplatzsystemen, in einer Client/Server-Installation wie auch übers Internet und Intranet genutzt werden. Moderne Technologien Funktionen, die im Rahmen von ABACUS vi auch in der Human Resources Software zum Tragen kommen, sind: > Leistungsfähige Suchmaschine für schnelles Auffinden von Mitarbeitenden, Infor mationen und Dokumenten, die in Mitarbeiterdossiers abgespeichert sind > Erstellen kundenspezifischer Erfassungsmasken wie beispielsweise für den Personalstamm > Abfragen von Informationen via Internet und Intranet > Visualisierung der Daten durch Grafiken > Einfache und komfortable Vergabe von Zugriffsrechten mittels Rollenkonzepten Umfassender Service > Die ABACUS Hotline unterstützt den Anwender schnell und kompetent. > ABACUS Vertriebspartner mit langjähriger Erfahrung verfügen über das betriebswirtschaftliche und technische Know-how für die erfolgreiche Einführung und den Unterhalt der Software. > Ein umfassendes Schulungsangebot erlaubt ein schnelles, erfolgreiches Erlernen und den produktiven Einsatz der Programme.

6 integriertes Gesamtsystem Seite 8-11 Personaldaten Seite Stellen und Organigramme Seite Budgetierung Seite Konten und Gegenstände verwalten Seite Knowledge Management Seite Beurteilung und Zielvereinbarung Seite Bewerbermanagement Seite 38 Optionen zu Human Resources Die aktuellen Systemanforderungen finden Sie auf der ABACUS Homepage unter dem Link

7 InHALt 7 FÜr die personaladministration Mit dem ABACUS Human Resources erhält der Anwender ein sehr flexibel einsetzbares Werkzeug, mit dem die Lohnbuchhaltung sinnvoll ergänzt werden kann. Der Personalführung einer Unternehmung steht damit nicht mehr nur ein Abrechnungssystem für die Auszahlung von Gehältern zur Verfügung, sondern ein integriertes, auch die Personaladministration umfassendes Gesamtsystem. Eine moderne Personalführung braucht Instrumente, welche die Arbeit der Personalverantwortlichen unterstützen. Ein solches Instrument steht mit dem ABACUS Human Resources zur Verfügung. Die Übersicht über den Personalbestand wird damit strukturiert, rationalisiert und wesentlich effizienter. > Workflows für die effiziente Unterstützung von Prozessen in der Personaladministration wie zum Beispiel Eintritte, Austritte, Absenzen > Anpassung der Software an die unternehmenspezifischen Anforderungen durch Masken design, freie Feldbezeichnungen, Erweiterungen der Datenbank, Prozess abwick lung und damit eine Reduktion des Aufwands für die Personaladministration > Gesetzliche neuerungen im Salärbereich werden sofort umgesetzt und integriert. > Jährlich wird eine neue Version ausgeliefert, die den Kunden immer die neusten techno logien zur Verfügung stellt.

8 PERSONALDATEN Die Mitarbeitenden sind der Erfolgsfaktor unseres Unternehmens. Der flexible und sensible Umgang mit dem Personal, seinen Daten und Ressourcen gehören für mich zu den wichtigsten Elementen einer modernen Personaladministration.

9 Personaldaten 9 In den Personalinformationen werden alle Daten über die Mitarbeitenden er fasst. Diese umfassen die Stammdaten, Lohndaten, Beförderungen und Er nennungen, Stellenbelegungen, Stellvertretungen usw. Grunddaten Lohnbuchhaltung Die Grunddaten der Lohnbuchhaltung umfassen die Personalstammdaten, Personallohndaten, Personallisten und Stammblätter. Diese Daten werden auf einer Zeitachse geführt, was dem Anwender ermöglicht, vorgängig Stammdaten für den Folgemonat oder das Folgejahr zu erfassen respektive anzupassen. > Personalstammdaten Die Personalstammdaten umfassen die für die Lohnabrechnung notwendigen Daten wie Name, Adresse, Geburtsdatum, Geschlecht, Eintrittsdatum usw. Sie beinhalten auch diverse nationale Informationen wie Sozialversicherungsnummer, SUVA/UVG- Code etc. Der Stamm kann durch fakultative Informationen wie Telefon, Zivilstand, Beruf usw. ergänzt werden. Im Personalstamm besteht die Möglichkeit, beliebige zusätzliche Daten felder in unbeschränkter Anzahl zu definieren. Diese können sich auf den Beruf, die Funktion, die Adresse usw. beziehen. > Personallohndaten In den Personallohndaten werden die Daten wie Monatslohn, Stundenansatz, Fixspesen usw. erfasst. Für die Erfassung stehen beliebig viele frei beschriftbare Felder zur Verfügung. Die Lohndaten werden auf einer Zeitachse geführt, was bedeutet, dass sie bereits für das Folgejahr erfasst werden können. Die Lohndaten dienen im Weiteren auch als Grundlage zur Berechnung der Budgets. > Personallisten Die Auswertung des Personalstammes erfolgt über eine Vielzahl von Listen, die im Standardumfang des Programms Human Resources integriert sind.

10 PERSONALDATEN Beförderungen und Ernennungen Beförderungen und Ernennungen können zentral eingegeben und bezeichnet werden. Pro Mitarbeiter kann jeweils erfasst werden, auf welches Datum welche Beförderung bzw. Ernennung erfolgte. Ein Zusatztext steht zur Kommentierung dieser Angaben zur Verfügung. Stellenbelegung Jeder Mitarbeiter kann einer oder mehreren Stellen zugeordnet werden. Hierbei wird jeweils das Antrittsdatum und die Belegung in Prozent angegeben, zum Beispiel zur Verwaltung von Shared Jobs. Durch das Erfassen von Antritts- und Austrittsdatum ist pro Stelle und pro Mitarbeiter eine History über die Stellenbelegungen verfügbar. Für die Aus wertung der Stellenbelegung stehen verschiedene Standardlisten zur Verfügung: > Stellenbelegung pro Mitarbeiter > Offene Stellen und Überbelegungen > Fluktuationsrate Wird das Austrittsdatum für einen Mitarbeiter im Personalstamm erfasst, werden die aktuell belegten Stellen automatisch quittiert. Mitarbeiterfoto im Personalstamm Im Personalstamm kann für jeden Mitarbeiter das Passfoto abgelegt werden. Wird der Mitarbeiter im Personalstamm aufgerufen, erscheint automatisch sein Bild. Es kann beispielsweise für Stammblätter, Visitenkarten und Organigramme verwendet werden.

11 Personaldaten 11 HIGHLIGHTS > Dossier Zu den Mitarbeitenden gehörende Dokumente wie Lohnabrechnungen, Arbeitsverträge, Ausbildungsvereinbarungen usw. lassen sich in die elektronischen Dossiers ablegen und bei Bedarf anzeigen und ausdrucken. > Zugriffsschutz Grösste Aufmerksamkeit wird in der Human Resources Software der Vertraulichkeit der Informationen und damit der Sicherheit der Daten beigemessen. Einerseits kann genau definiert werden, auf welche Programmteile ein Benutzer Zugriff hat. Andererseits kann pro Benutzer festgelegt werden, über welche Mitarbeitenden er Infor mationen abfragen darf beispielsweise, dass ein Abteilungsleiter nur Daten von Mitarbei tenden seiner Abteilung einsehen kann. Dabei wird zwischen den Lese- und Schreibrechten unterschieden. > Zusätzliche Adressen Für jeden Mitarbeiter lassen sich zusätzliche Adressen erfassen und hinterlegen: die Notfalladresse, eine Hausarztadresse, ein Zweitwohnsitz, ein allfälliger Vormund usw. Diese Adressen stehen für die Lohnabrechnung oder Informationsschreiben zur Verfügung. > Notizen Mitarbeitergespräche, Personalentscheide und Memos können auf dem Mitarbeiterdossier als Notizen hinterlegt werden, lassen sich nach Typen ordnen und helfen die Übersicht zu wahren. Ergänzend können auch Dokumente, wie beispielsweise s, angehängt werden.

12 Stellen und Organigramme In einem modern organisierten Unternehmen ist es unerlässlich, stets den Überblick über die Stellen beschreibungen, Funktionen und den Auslastungsgrad zu behalten.

13 Stellen und Organigramme 13 Ein zentraler Aspekt in jedem Unternehmen ist die Bewirtschaftung der Stellen. Das Programm Human Resources erlaubt das Auswerten von Vakanzen und Überbelegungen, die Pflege der Stellenbeschreibungen und die Darstellung der Stellenpläne in grafischer Form. Stellenorganisation Stellen sind ein organisatorischer Begriff und entsprechen in der Regel einem Arbeitsplatz. Für die Beschreibung der zu verrichtenden Tätigkeiten, resp. der Funktionen und Stellen, stehen Textbausteine zur Verfügung. Die Stellenbeschreibung lässt sich ausdrucken oder alternativ auch in einem beliebigen Format ins elektronische Dossier der Stelle ablegen. Im Stellenpensum kann mit einem Prozentwert angegeben werden, ob es sich um eine Vollzeitstelle, eine Teilzeitstelle oder um einen Stellenpool handelt. Durch das Erfassen des Antritts- wie auch des Austrittsdatums des Mitarbeiters ist pro Stelle eine Historie über die Belegung verfügbar. Stellenzuordnungen Die Stellenzuordnung kann entweder aus Sicht der Stelle oder aus Sicht des Mitarbeiters erfolgen. Wird eine Stelle ausgewählt, sind alle Mitarbeitenden ersichtlich, welche diese Stelle besetzen. Dies ist insbesondere bei der Verwendung von Stellenpools nützlich. Wird ein Mitarbeiter selektiert, wird sofort ersichtlich, welche Stellen der Mitarbeiter im Unter nehmen inne hat und welche Funktionen er ausübt. Auswertungen Stellen Für Informationen über die Stellen stehen verschiedene Listen zur Verfügung, wie die Stellenstammblätter, welche sämtliche Informationen einer Stelle enthalten, oder Listen in Journalform, die der Übersicht dienen. So ist zum Beispiel auch eine Liste über die Stellenbelegung und Vakanzen sowie eine Überbelegungsliste im Programm enthalten.

14 Stellen und Organigramme Organigramm Organisation Ein Organigramm ist die grafische Übersicht des Stellenplans. Sobald ein Unternehmen eine gewisse Grösse überschreitet, wird es notwendig, die Darstellung in mehrere Elemente aufzuteilen. Die Organisation eines Unternehmens kann deshalb über mehrere Or ganigramme verteilt abgebildet werden. Dabei werden einem Hauptorganigramm meh rere Suborganigramme zugeordnet, die zum Beispiel einen Geschäftsbereich, einen Betrieb oder eine Abteilung widerspiegeln. Das Hauptorganigramm selber dient dann der Grobübersicht, respektive ist eine Totalisierung der Suborganigramme. Wurde zum Beispiel ein Organigramm nach Abteilungen aufgebaut, sind auf dem Hauptorgani gramm alle Abteilungen inklusive der Anzahl Stellenprozente der einzelnen Abteilungen ersichtlich. Direktes Bearbeiten der Stammdaten aus Organigramm Sollen die Stammdaten eines Elements bearbeitet werden, wird durch Anklicken eines Daten bankfeldes direkt aus dem Organigramm der Stellenstamm gestartet. Die Stellendefinition lässt sich so bequem anpassen oder man kann auch via Stellenzuordnung direkt in den Per sonalstamm auf den Inhaber der Stelle wechseln. Gestaltungselemente des Organigramms Die Organigramme können beliebig gestaltet werden. Elemente wie Schriftgrösse und Schriftart, Farbe, Rahmentyp und Elementform lassen sich frei definieren, genauso wie auch die Verbindungen zwischen den Elementen mit Linien, Pfeilen usw. Die in den Or - ga ni grammen verwendeten Elemente können verschoben und beliebig platziert werden. Linien und Pfeile werden dabei automatisch angepasst, so dass keinerlei Verbin dungen verloren gehen. Organigramme drucken Beim Drucken wird der Anwender durch einen Assistenten unterstützt. Ausdrucke lassen sich mit entsprechendem Druckertreiber bis zum Format A1 erstellen, so dass auch für ein Unternehmen mit rund 500 Mitarbeitenden ein Organigramm gedruckt werden kann. Neben dem Ausdruck ist auch die Speicherung im HTML-Format möglich, was eine Platzierung des Organigramms im Intranet oder Internet ermöglicht.

15 Stellen und Organigramme 15 HIGHLIGHTS > Stellenstamm Der Stellenstamm ist ähnlich dem Personalstamm aufgebaut. Besonders wichtig bei den Stellen ist, dass auch Lohnwerte und andere Berechnungselemente hinterlegt wer den können. Dies ermöglicht die Budgetierung von vakanten Stellen. Dabei kann auch aufgezeigt werden, was ein Zielgehalt für eine bestimmte Stelle sein sollte und welche Abweichung sich daraus zum effektiven Gehalt des Mitarbeiters ergibt, der diese Stelle besetzt. Im Stellenstamm besteht zudem die Möglichkeit, beliebige zusätzliche Datenfelder in unbeschränkter Anzahl zu definieren. > Stellenbeschreibung / Dossiers Eine Stellenbeschreibung lässt sich auf jeder Stelle hinterlegen. Sind ähnliche Stellen vorhanden, können die Beschreibungen auch aus mehreren Funktionsbeschreibungen flexibel zusammengesetzt werden. Zu den Stellen gehören auch Dokumente wie Regle mente, Richtlinien, Arbeitsanweisungen, Checklisten usw. Diese lassen sich in Dossiers, welche pro Stelle geführt werden, elektronisch ablegen und können so entsprechend über einen beliebigen Zeitraum aufbewahrt werden. > Inhalt Organigramm Ein Organigramm setzt sich aus verschiedenen einzelnen Elementen zusammen. Diese repräsentieren die Stellen. Der Inhalt der Elemente kann frei definiert werden und er - gibt sich aus verschiedenen Feldern. Diese können direkt dem Personal- oder Stel len - stamm sowie den dazugehörigen Adressen entnommen werden. Auf Grund dieser Verknüpfungen werden Änderungen der Stammdaten automatisch in den Organigrammen nachgeführt. Dies kann beispielsweise eine Veränderung des Beschäf tigungs grades, eine Anpassung des Stellenpensums oder der Stellenwechsel eines Mitarbeiters sein. Innerhalb eines Elementes können mit den funktionalen Feldern auch Werte wie der Headcount oder das Total aller Stellenprozente einer Organisationseinheit berechnet werden. Ein besonderes Highlight ist auch, dass direkt im Stellenorganigramm angezeigt werden kann, welche Mitarbeitenden die Stelle besetzen. Der Zugriff auf die Mitarbeiterfotos machen die Organigramme persönlicher.

16 Budgetierung Für die verschiedenen Budgetvarianten brauchen wir ein flexibles Lohnabrechnungssystem, das uns für alle Anforderungen den nötigen Spielraum lässt.

17 BudGetierung 17 Im Lohn- und Gehaltsbereich existiert eine Vielzahl von Budgetpraktiken: komplizierte Einkommensveränderungen per Jahres- oder Monatsende, die Planung und Bewilligung der Lohnkosten eines zukünftigen Kalenderjahres, monatliche oder projektbezogene Budgetierung benötigter Mitarbeiter mit entsprechender Lohnsumme usw. Auch dass mehrere Varianten von Budgets erstellt werden müssen, gewinnt zunehmend an Bedeutung. Budget basiert auf Lohnarten Das Budget basiert grundsätzlich auf der Definition des Lohnartenstamms. Dies hat einerseits den Vorteil, dass Anpassungen gewisser Lohnarten automatisch auch bei allen Budgetberechnungen berücksichtigt werden. Andererseits stimmt auch die Kontierung für die Verbuchung des Budgets mit jener der Lohnarten überein. Selbstverständlich lassen sich auch Lohnarten definieren, die ausschliesslich für die Budgetierung verwendet werden. Vorbudgets Das Programm bietet eine Funktion, mit der Vorbudgets erstellt werden können. So lässt sich beispielsweise eine Lohnerhöhung vorbudgetieren. Diese Vorbudgets, respektive de - ren Resultate, können anschliessend für die eigentliche Budgetierung verwendet werden.

18 Budgetierung Budget berechnen Die automatische Berechnung des Budgets rechnet alle relevanten Mitarbeitende oder Stellen aufgrund der Stammdaten selbständig in einem Abrechnungslauf ab. Vakante Stellen werden automatisch berücksichtigt. Die Be rechnung kann beliebig oft und in mehreren Varianten durchgeführt werden. Falls notwendig, kann das Budget individuell pro Mitarbeiter manuell angepasst werden. Budgetjournale Mehrere Auswertungen erlauben eine effiziente Kontrolle und Dokumentation der budgetierten Daten. Dabei können verschiedene Ebenen via Mitarbeiter-, Kostenstellen- oder Abteilungsstufe ausgewertet werden. Zugriffskonzept Ein ausgeklügeltes Zugriffskonzept ist in allen Bereichen der Budgetprogramme integriert. Auf diese Weise können alle Abteilungen oder Kostenstellenverantwortlichen un ab hängig voneinander budgetieren. Gleichzeitig ist aber sichergestellt, dass Zahlen anderer Abteilungen nicht eingesehen werden können.

19 BudGetierung 19 HIGHLIGHTS > Budgetprozess Budgetprozesse sind oft komplex und ein optimaler Prozess des einen Unternehmens ist für andere Unternehmen in der gleichen Form ungeeignet. Darum kann der Prozess mit Hilfe verschiedener Bausteine flexibel nach dem Baukastenprinzip definiert werden. Dabei lassen sich auch mehrere Bewilligungsstufen einbauen. Mit tels einer Ab - lauf steuerung kann dann der optimal auf das Unternehmen zugeschnittene Prozess definiert werden. > Budgetvarianten Durch verschiedene Budgetvarianten lassen sich mehrere voneinander unabhängige Budgets ausarbeiten, um diese zum Beispiel dem Management vorzulegen. So kann ein Budget mit einer Personalaufstockung und ein zweites Budget mit einer Personalreduktion erstellt werden. Auch sind beliebig viele Simulationsläufe möglich. > Rollendes Budget Forecast-Funktionen Neben den Budgetvarianten stehen auch rollende Budgets für Forecasts zur Verfügung. Dies erlaubt zum Beispiel quartalsweise einen Abgleich zwischen den Ist-Werten und dem Budget vorzunehmen. Entspricht das Ergebnis des Abgleichs nicht dem ge - wünschten Resultat, können rechtzeitig Massnahmen getroffen und die restlichen Quartale entsprechend nachbudgetiert werden. Das Originalbudget wird davon nicht beeinflusst.

20 Konten und Gegenstände verwalten Vielen Mitarbeitern werden Gegen stände zur Verfügung gestellt oder Konten für sie geführt. Die Human Resources Software hilft mir ohne grossen Aufwand den Überblick zu behalten.

21 Konten und gegenstände 21 Stunden oder Tage, aber auch Gegenstände wie Schlüssel, Parkplätze usw. die Human Resources Software erlaubt die Führung von Konten für die Ver wal tung von Geldern, Mengen und Gegenständen. Konten führen Auf jedes Konto kann grundsätzlich manuell gebucht werden. Ausserdem besteht die Möglichkeit, automatisiert Lohnarten aus der Lohnbuchhaltung direkt auf Konten zu buchen. Für jedes Konto können beliebige Felder definiert und geführt werden. Ausserdem lassen sich auch vertragliche Vereinbarungen, Notizen usw. direkt auf den Konten hinterlegen. Konten abfragen Eine Saldoliste erlaubt die beliebige Ausgabe der Saldi pro Journal, Konto und Kalenderjahr. Analoge Selektionen sind auch bei der Ausgabe der Kontoblätter möglich. Die Kontoauszüge und -abschlussbelege können in einer Kurzform oder in Briefform erstellt werden. Konten verzinsen Die Konten können nach verschiedenen Zinsformeln und -methoden verzinst werden. Unterstützt werden neben den gültigen Verzinsungsformeln auch pauschale Saldo verzinsungen (BVG). Zur Kontrolle stehen folgende Listen zur Verfügung: > Zinsnachweisliste > Zinskontrollliste Konten-Mitarbeiter-Verbindung Konten werden in der Regel mit einem Mitarbeiter verbunden, da sie einen direkten Bezug zu diesem haben. Deshalb sind die Konten ebenfalls in den Personalstamm integriert und können dort jederzeit eingesehen und bebucht werden. Ähnlich wie bei einem Fibu-Konto ist ein entsprechender Kontoauszug vorhanden, in dem sämtliche Buchungen und auch der entsprechende Saldo aufgeführt sind.

22 Konten und Gegenstände verwalten Die flexible Definition erlaubt es, die Konten für verschiedenste Anwendungsbereiche einzusetzen. So können zum Beispiel Mitarbeiterdarlehen geführt werden, eine Ferienkontrolle ist möglich oder auch ein BVG-Konto kann entsprechend verwaltet werden. Konten auf anderen Ebenen Konten können auf sehr unterschiedlichen Ebenen geführt werden. Es ist zum Beispiel möglich ein Konto auch auf Abteilungsebene zu verwalten. Auf diese Weise lässt sich für jeden Mitarbeiter nachvollziehbar eine Abteilungskasse und Ähnliches führen. Gerade die Tatsache, dass solche Konten ausserhalb der Finanzbuchhaltung geführt werden können, ermöglicht optimale Lösungen. Gegenstände definieren Der Begriff der Gegenstände ist sehr weit gefächert. So können denn auch Gegenstände, respektive die notwendigen Definitionen der Gegenstände sehr unterschiedlich sein. Für alle Gegenstände lassen sich beliebige Felder definieren: Bezeichnungen, Ablaufdaten, Benutzungsgebühren, Grössenangaben, Seriennummern, Rückgabebedin gun gen usw. Auch vertragliche Vereinbarungen, Dokumente, Notizen oder Bilder können für jeden Gegenstand hinterlegt werden. Existieren von einem Gegenstand mehrere Exemplare, wird der Gegenstand unter Angabe der Anzahl nur einmal erfasst. Gegenstände-Historie Für bestimmte Gegenstände ist es notwendig eine Historie zu führen, um zum Beispiel jederzeit nachvollziehen zu können, welchen Weg ein Gegenstand zurückgelegt hat oder wer zu welchem Zeitpunkt eine Zugriffsberechtigung hatte.

23 Konten und gegenstände 23 HIGHLIGHTS > Verbindung von Gegenständen und Mitarbeitern Gegenstände werden in der Regel mit Mitarbeitenden verbunden, da sie auch di rekt an diese abgegeben werden. Entsprechende Eingabefelder können dafür direkt im Personalstamm verwendet werden. Für die Informationsabfrage stehen zwei Sichten zur Verfügung. Zum Einen sieht man auf einen Blick, welche Mitarbeitende welche Gegenstände erhalten haben und zum Anderen kann auch ermittelt werden, welche Mitarbeitende einen bestimmten Gegenstand, zum Beispiel ein Handy, erhalten haben. > Verzinsung von Konten und effizientes Bearbeiten mehrerer Gegenstände Das Programm bietet die Möglichkeit, Zinsläufe für alle Konten oder Kontentypen über alle Mitarbeitende oder auch nur eine Auswahl davon durchzuführen. So können zum Beispiel am Jahresende Ver zinsungen auf Mitarbeiterdarlehen inklusive den entsprechenden Zins buchungen effizient und automatisiert erstellt werden. Aber auch Ge gen stände lassen sich auf einfache Weise mehreren Mitarbeitenden gleichzeitig zu ordnen. Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn zum Beispiel eine ganze Abteilung mit neuer Arbeits kleidung ausgerüstet wird. > Konten mit Lohnarten verknüpfen Errechnete Resultate einer Lohnart werden aus der Lohnbuchhaltung direkt auf ein entsprechendes Konto des Mitarbeiters verbucht. Zusätzlich ist die Gegen stands verwal tung mit der Lohnbuchhaltung so verknüpfbar, dass Benutzungs- und Depotgebühren direkt vom Gehalt eines Mitarbeiters abgezogen werden können.

24 ABACUS Human Resources

25 die Betriebsklima-Software 25

26 Knowledge management Bei der optimalen Nutzung und Weiterentwicklung von Know-how leistet ABACUS Human Resources wertvolle Dienste.

27 Knowledge management 27 Die Kenntnisse jedes Einzelnen sind so individuell wie seine Per sön lichkeit. Wissen wird durch lebenslanges Lernen stetig erweitert so wie auch der Erfahrungs- und Wissensschatz einer Firma. Doch ihre optimale Nutzung und kon tinuierliche Weiterentwicklung von Know-how stellt zusätzliche Anforde rungen ans Unternehmen und an die Flexibilität der eingesetzten Business Software. Felder frei definieren für den Aufbau der Wissensdatenbank Im Knowledge Management können beliebige Ausprägungen von Wissen Aus- und Weiterbildungen, interne und externe Kurse oder bestimmte Fähigkeiten geführt werden. Darin enthaltene Informationen können je nach Betrieb und Branche sehr unterschiedlich sein. Darum kann für jede Ausprägung eine beliebige Anzahl von Feldern hinter legt werden. Mögliche Felder, zum Beispiel für die Weiterbildung, können sein: > Begonnen am > Beendet am > Arbeitgeberkosten > Verpflichtung in Monaten oder Franken > Status der Weiterbildung (geplant, in Ausbildung, abgeschlossen) > Beliebige weitere Informationsfelder Dank der übersichtlichen Darstellung erfolgt die Eingabe und Pflege der Aus- und Wei ter bildungen einfach und zielgerichtet. Pro Eintrag können individuelle Bemerkun gen im Notizblock hinterlegt, sowie Ausbildungsvereinbarungen im Dossier gespeichert werden.

28 Knowledge management Wissen strukturieren Für die Strukturierung des Wissens und die effiziente Suche nach erfassten Aus- und Weiterbildungen können beliebig viele Gruppierungen definiert werden: Beispielsweise eine Gruppierung nach Bereich (Informatik, Wirtschaft etc.) und eine zweite Gruppierung nach Stufe (FH, Universität usw.). Für die schnelle Suche nach einzelnen Ausbildungen lassen sich auch zwei oder mehrere Gruppierungen kombinieren. Dies ermöglicht zum Beispiel auch eine Unterscheidung zwischen effektiven Ausbildungen und Kursen oder internen Ausbildungen. So können in der einen Gruppierung Aus bildungen wie Lehre, Fachhochschulabschluss usw. geführt werden und in einer anderen Gruppe interne Kurse. Zudem lassen sich auch periodische Überprüfungen durchführen, um sicherzustellen, dass zum Beispiel jeder Mitarbeiter im Zweijahresrhythmus einen Sanitätskurs belegt hat. Bildungsstand auswerten Das im Personalstamm erfasste Wissen kann nach verschiedenen Aspekten und Selektions kriterien ausgewertet werden. Das strukturierte und übersichtliche Layout macht brach liegendes Potential oder Bildungslücken einzelner Mitarbeitenden sichtbar und sorgt für die notwendige Transparenz im Personalbereich.

29 Knowledge management 29 HIGHLIGHTS > Verpflichtung Mit einem definierbaren Feld lässt sich die Verpflichtungsdauer eines Mitarbeiters auto matisch berechnen. Dazu erscheint ein separates Fenster, in dem die Dauer in Jahren, Monaten und Tagen erfasst werden kann. Der Endtermin wird dadurch automatisch berechnet. Es besteht natürlich auch die Möglichkeit der Direkterfassung. Beim Austritt des Mitarbeiters erscheint eine Warnung, falls für diesen noch eine laufende Ver pflichtung besteht. > Massenzuweisung / Massenänderung Mit der Massenzuweisung kann mehreren Mitarbeitenden in einem einzigen Arbeitsschritt eine Ausbildung oder ein Kurs zugeordnet werden. Die Massenänderung ermöglicht die zeitsparende Anpassung und Änderung vorhandener Daten beispielsweise bei der Erfassung von Verschiebungsdaten oder der Statusänderung nach Absolvierung des Kurses. > Zugriff auf andere Datenbankfelder Bei der Felddefinition kann auf ausgewählte ABACUS Datenbankfelder direkt zugegriffen werden. Dadurch ist die Aktualität der Daten stets gewährleistet und eine Doppel erfassung entfällt. Um zum Beispiel die Institute den Aus- und Weiterbildungen zuzuordnen, können die gewünschten Informationen direkt von der Adressdatenbank verwendet werden. Mit der gewohnten Suchhilfe ist ein schneller Zugriff auf den gewünschten Anbieter gewährleistet. > Suche nach Aus- und Weiterbildungen Mit Schlüsselwörtern wird die Suche nach einer bestimmten Weiterbildung in Stammdatenprogrammen und Auswertungen erleichtert: Wird nach dem Schlüsselwort Buch haltung gesucht, werden sämtliche Weiterbildungen wie Buchhalter FA oder Eidg. dipl. Buchhalter / Controller angezeigt, auf denen das Schlüsselwort hinterlegt ist und es erscheinen alle Mitarbeitende, für welche dieses Schlüsselwort erfasst wurde.

30 Beurteilung und Zielvereinbarung Jede Persönlichkeit ist einzigartig und speziell. Ein Beurteilungs- und Zielvereinbarungssystem wie dasjenige des ABACUS Human Resources trägt dieser Tatsache Rechnung.

31 Beurteilung UND ZIELVEREINBARUNG 31 Unterschiedliche Sichtweisen bei der Beur teilung der Mitarbeitenden durch den Vorgesetzten und den Mitarbeiter selbst sollten sich in einem Beurtei lungs- und Ziel verein barungssystem widerspiegeln, ohne die Strukturen des Human Resources Prozesses in Frage zu stellen oder die Einheit und Vergleichbarkeit der Informationen zu gefährden. Beurteilungsbogen Jede Beurteilung und Zielvereinbarung eines Mitarbeiters erfolgt nach festgelegten Kriterien. Dabei ist der Aufbau der Beurteilungsbogen in vielen Fällen identisch, damit die Vergleichbarkeit mit anderen Mitarbeitenden möglich ist. Haben bestimmte Berufsgruppen oder Abteilungen unterschiedliche Anforderungen an den Beruf und somit auch unterschiedliche Anforderungen an den Beurteilungsbogen, können beliebig viele und unterschiedliche Beurteilungsbogen definiert werden. Sie sind vollkommen frei gestaltbar. Es stehen dafür freie Felder, Gewichtungen, Zielerreichungsdefinitionen und Skalierungen zur Verfügung. Die Beurteilungsbogen werden anschliessend den einzelnen Mitarbeitenden oder Mitarbeitergruppen zugewiesen. Beurteilungsprozesse Um unterschiedliche Beurteilungsprozesse mit der Software zu unterstützen, stehen verschiedenste Möglichkeiten zur Verfügung. Normalerweise ist der Prozess auf einer Jahres beurteilung aufgebaut. Selbstverständlich lassen sich auch abweichende Periodizitäten für einzelne Mitarbeitende oder auch Berufsgruppen definieren.

32 Beurteilung und Zielvereinbarung Integrierte PDF-Technologie Anstatt den Beurteilungsbogen auszudrucken, kann er auch als PDF-Formular erstellt werden. Dieses kann dann vom Vorgesetzten, losgelöst von der ABACUS Software, ausgefüllt werden. Die Personalabteilung übernimmt anschliessend den Beurteilungsbogen dank einer speziellen PDF-Technologie automatisch in die HR-Software. Die Daten und Informationen stehen so für alle Auswertungen und Vergleiche mit anderen Mitarbeitenden zur Verfügung. Beurteilung und Zielvereinbarung auswerten Die im Personalstamm erfassten Beurteilungen und Ziele können mit einer Vielzahl von Sortierungsmöglichkeiten und Selektionskriterien nach verschiedenen Aspekten ausgewertet werden. Das strukturierte, übersichtliche Layout macht brach liegendes Potential oder Lücken einzelner Mitarbeitenden sichtbar und sorgt für die notwendige Transparenz. Zudem können für das Mitarbeitergespräch leere Beurteilungs- oder Ziel verein barungsbogen gedruckt werden.

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