Benutzerhandbuch. HR Kennzahlen dpw V8 Professional Web. dpw H.R. Software GmbH

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1 Benutzerhandbuch HR Kennzahlen dpw V8 Professional Web dpw H.R. Software GmbH Basiert auf Programmstand: 12/2009

2 Copyright 2009 dpw H.R. Software GmbH Alle Rechte vorbehalten. Dieses Werk einschließlich all seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwendung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung von dpw H.R. Software GmbH unzulässig und strafbar. Dies gilt insbesondere für Vervielfältigung, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. dpw H.R. Software GmbH Scheydgasse 44 A-1210 Wien

3 Inhaltsverzeichnis Neuerungen im Überblick... 5 Einleitung... 6 VORARBEITEN... 7 Definition Austrittsgrund... 7 Definition Eintrittsgrund... 8 Definition Bezugsstatus Hinterlegen der Eintrittsgründe in Ein-/Austrittsdaten Definition Abgangsgründe Definition Zugangsgründe Eintragen von Zu- und Abgangsgrund bei DN Abteilung Eintragen von Zu- und Abgangsgrund bei DN Kostenstelle Definition Fiktive Bezüge Lohnarten für fiktiven Bezug aktivieren Weitere Möglichkeiten zur Ermittlung der fiktiven Werte Welche Programme verwenden fiktive Werte? VERWALTUNG KENNZAHLENBERICHT Registerkarte Allgemein Registerkarte Erweitert Registerkarte Druckparameter Registerkarte Spalten Spalten > Allgemein Spalten > Allgemein: Berechnung Formel Betrachtung Funktion dpw H.R. Software GmbH Seite 3 von 120

4 Zeitpunkt Spalten > Allgemein: Zuordnungen Spalten > Bedingungen Bedingungen > Zuordnungen Kopieren Kennzahlenbericht ERSTELLEN KENNZAHLENBERICHT Sollvorgaben anlegen Sollvorgaben fortschreiben Sollvorgaben erstellen aus Ist VERÖFFENTLICHUNG Bericht einzeln berechtigen Berichte berechtigen Anzeige Berichte je Profil Berichtmenü Berechtigungen Führungskraft SONDERFUNKTIONEN Exportieren Kennzahlenberichte Importieren Kennzahlenberichte Hinweise zum Mandanten-System dpw H.R. Software GmbH Seite 4 von 120

5 NEUERUNGEN IM ÜBERBLICK In der Programmversion 12/2009 stehen Ihnen folgende Neuerungen zur Verfügung: Definition Abgangsgründe Definition Zugangsgründe Eintragen von Zu- und Abgangsgrund bei DN Abteilung Eintragen von Zu- und Abgangsgrund bei DN Kostenstelle Hinweise zum Mandanten-System Neue Formeln * Neue Bedingungen * * Hinweis: Aufgrund der Vielzahl an Formeln und Bedingungen sind die Neuerungen mit Schriftfarbe orange markiert. dpw H.R. Software GmbH Seite 5 von 120

6 EINLEITUNG Dieses Modul ermöglicht Ihnen, verschiedene Auswertungen mit einer Auswahl von uns vorgegebener Kennzahlen (Formeln) zu definieren und zu erstellen. Prinzipiell gibt es zwei verschiedene Arten der Auswertungen: Stichtagsbezogene Auswertung: Alle Kennzahlen (Spalten) in dieser Auswertung werden zum selben Stichtag ermittelt. Sie stellt den Zustand zu einem bestimmten Zeitpunkt dar. Auswertung eines Zeitraumes: In jeder einzelnen Spalte kann definiert werden, ob die jeweilige Kennzahl für den ganzen Zeitraum (z.b.) DG-Kosten oder für einen Teile dieses Zeitraumes (z.b. erstes Monat im Jahr) berechnet werden soll. Damit können sowohl Werte über einen Zeitraum berechnet als auch eine Tendenz (ein bestimmter Verlauf) aufgezeichnet werden (z.b. Durchschnittsalter Quartalsweise über den Zeitraum von fünf Jahren. dpw H.R. Software GmbH Seite 6 von 120

7 VORARBEITEN Definition Austrittsgrund Info > Allgemeine Daten > Austrittsgrund Code Kennzahl Zuordnung eines fixen Parametercodes, der in der Spaltendefinition selektiert werden kann. Derzeit stehen folgende Codes zur Zuordnung zur Verfügung: Befristung Änderung Dienstverhältnis Einvernehmliche Lösung (DG) Einvernehmliche Lösung (DN) Entlassung Firmenwechsel Kündigung / Dienstgeber Kündigung / Dienstnehmer Probezeit / Dienstgeber Probezeit / Dienstnehmer Pensionierung Tod des Dienstnehmers Übernahme AVRAG Vorzeitiger Austritt begründet Vorzeitiger Austritt unbegründet dpw H.R. Software GmbH Seite 7 von 120

8 Echter Austritt Kennzeichnung, wenn es sich um einen echten Austritt handelt Das Feld bleibt leer, wenn der Austritt aus abrechnungstechnischen Gründen erfolgt (z.b. wenn aus einem Arbeiter wird ein Angestellter wird.) Definition Eintrittsgrund Es werden Eintrittsgründe definiert, die in der Spaltendefinition der Kennzahlen angesprochen werden können. Info > Allgemeine Daten > Eintrittsgrund Eingabefelder und ihre Bedeutung: Grund Kurzcode für den Eintrittsgrund. Beschreibung Die Beschreibung des Eintrittsgrunds. Echter Eintritt Es wird festgelegt, ob es sich im Sinn der Kennzahlen EINTRITT bzw. EIN- GRUND um einen echten Eintritt bzw. um den Ersatz eines Mitarbeiters handelt. dpw H.R. Software GmbH Seite 8 von 120

9 Code Fluktuation Hier wird jener fixe Parametercode zugeordnet, der in der Spaltendefinition (Verwaltung Kennzahlenbericht) zugeordnet werden kann. Derzeit stehen folgende Codes zur Zuordnung zur Verfügung: Neueintritt Ersatz für eine/n andere/n Mitarbeiter/in dpw H.R. Software GmbH Seite 9 von 120

10 Definition Bezugsstatus Info > Allgemeine Daten > Bezugsstatus Code Kennzahl Zuordnung eines fixen Parametercodes, der in der Spaltendefinition selektiert werden kann. Derzeit stehen folgende Codes zur Zuordnung zur Verfügung: Aktiv Altersteilzeit (aktive Phase) Altersteilzeit (Ruhephase) Bildungskarenz Elternteilzeit Karenz Mutterschutz Präsenzdienst Zivildienst dpw H.R. Software GmbH Seite 10 von 120

11 Hinterlegen der Eintrittsgründe in Ein-/Austrittsdaten Für die Ermittlung der Kennzahlen zum Thema Ein- bzw. Austritte im Unternehmen (z.b. Fluktuationsstatistik), können die Eintrittsgründe bei den Eintritten nachgetragen werden: V8P > DN/tägliche Arbeiten > Dienstnehmer: Ein/Austritt V8PWeb: Dienstnehmer/Monat: Ein/Austritt dpw H.R. Software GmbH Seite 11 von 120

12 Definition Abgangsgründe Es werden Abgangsgründe definiert, die in der Spaltendefinition der Kennzahlen angesprochen werden können. V8P > Definitionen > Firmendefinitionen > Abgangsgrund Eingabefelder und ihre Bedeutung: Grund Kurzcode für den Abgangsgrund. Beschreibung Die Beschreibung des Abgangsgrunds. dpw H.R. Software GmbH Seite 12 von 120

13 Definition Zugangsgründe Es werden Zugangsgründe definiert, die in der Spaltendefinition der Kennzahlen angesprochen werden können. V8P > Definitionen > Firmendefinitionen > Zugangsgrund Eingabefelder und ihre Bedeutung: Grund Kurzcode für den Zugangsgrund. Beschreibung Die Beschreibung des Zugangsgrunds. dpw H.R. Software GmbH Seite 13 von 120

14 Eintragen von Zu- und Abgangsgrund bei DN Abteilung Zu- und Abgangsgründe können bei der DN Abteilung hinterlegt werden. V8P > DN/tägliche Arbeiten > Dienstnehmer > Abteilung V8PWeb > Dienstnehmer Daten > DN Abteilung Zusätzliche Eingabefelder und ihre Bedeutung: Zugangsgrund Grund für das Zuordnen des Dienstnehmers zur Abteilung. Der Zugangsgrund bezieht sich auf den Beginn (das von ). Abgangsgrund Grund für das Beenden der Zuordnung des Dienstnehmers zur Abteilung. Der Abgangsgrund bezieht sich auf das Ende (das bis ). dpw H.R. Software GmbH Seite 14 von 120

15 Eintragen von Zu- und Abgangsgrund bei DN Kostenstelle Zu- und Abgangsgründe können bei der DN Kostenstelle hinterlegt werden. V8P > DN/tägliche Arbeiten > Dienstnehmer > Kostenstelle V8PWeb > Dienstnehmer Daten > DN Kostenstelle Zusätzliche Eingabefelder und ihre Bedeutung: Zugangsgrund Grund für das Zuordnen des Dienstnehmers zur Kostenstelle. Der Zugangsgrund bezieht sich auf den Beginn (das von ). Abgangsgrund Grund für das Beenden der Zuordnung des Dienstnehmers zur Kostenstelle. Der Abgangsgrund bezieht sich auf das Ende (das bis ). dpw H.R. Software GmbH Seite 15 von 120

16 Definition Fiktive Bezüge Allgemeines Die Kennzahlenberichte bieten auch die Möglichkeit, mit Bruttowerten zu arbeiten, die nicht aus der Abrechnung kommen, sondern zusätzlich fiktiv ermittelt werden. Unterschied Abrechnungsdaten / fiktive Bezüge Abrechnungsdaten Auswertung der abgerechneten / ausbezahlten Werte Fiktive Bezüge Parallele Abrechnung ohne Berücksichtigung der Aliquotierung nach Lohnsteuerbzw. Sozialversicherungstagen, auch noch nicht abgerechnete Monate können ausgewertet werden. Eventuell anstehende KV-Vorrückungen werden dabei fiktiv durchgeführt. Formeln Derzeit sind das folgende Kennzahlen-Formeln bzw. Bedingungen: BEZUG-F-BV BEZUG-F-BA fiktiver Bezug voll fiktiver Bezug aliquot KV-WERT-F fiktiver KV-Wert (Feld 1) KVI-WERT-F fiktiver KV-Wert intern (Feld 1) Bedingungen zu fiktivem KV-Wert Bedingungen zu fiktivem KV-Wert intern Bedingungen zu fiktivem Bezug voll Bedingungen zu fiktivem Bezug aliquot Vorarbeiten Soll eine dieser Kennzahlen bzw. Bedingungen verwendet werden, so müssen die Schalter fiktiver Bezug gewartet werden. Erst dann werden im Hintergrund fiktive Werte aufgebaut. Sie werden auf Anforderung (z.b. Kennzahlenbericht) ermittelt und mit dem Monatsabschluss (Lohn) in die Datenbank gespeichert. Diese fiktiven Werte können auch im Nachhinein aufgebaut werden. dpw H.R. Software GmbH Seite 16 von 120

17 Info > Allgemeine Daten > Bezug fiktive Berechnung Eingabefelder und ihre Bedeutung: Fiktive Bezüge Sie geben bekannt, ob für die ausgewählte Firma die Bezüge fiktiv ermittelt werden sollen. Durchschnitte Nicht berücksichtigen (Empfehlung): Es werden keine eigenen fiktiven Schnittbasen ermittelt. Normalerweise beinhalten Bezüge, die fiktiv ermittelt werden, keine Bestandteile aus einer Durchschnittsberechnung (z. B. Krankenentgelt). Berücksichtigen JA: (Nur in Ausnahmefällen). Eigene fiktive Schnittbasen werden aufgebaut und sofort (bei jeder Anforderung) in der Datenbank gespeichert und nicht erst beim Monatsabschluss (Modul Lohn/Gehalt). Das Arbeiten mit Schnittbasen kostet Performance und sollte wirklich nur dann aktiviert werden, wenn es wirklich gebraucht wird (= wenn zur Ermittlung der fiktiven Bezüge das Ergebnis der Berechnung aus Vorperioden notwendig ist. dpw H.R. Software GmbH Seite 17 von 120

18 Verdichten Wie am Nettozettel: Die Lohnarten werden entsprechend der Definition bei der Lohnart verdichtet (Druckkennzeichen Nettozettel). So können z.b. Unterlohnarten zur Lohnart davor addiert werden. Nicht verdichten: Die Lohnarten werden einzeln angedruckt. Das Druckkennzeichen in der Lohnart wird nicht berücksichtigt. Kostenrechnung Kostenstellen nicht berücksichtigen (Empfehlung) Im Normalfall ist die Kostenstellenaufteilung bei fiktiven Bezügen nicht relevant. Kostenstellen berücksichtigen Die fiktiven Bewegungen werden nach Kostenstellen aufgeteilt (entweder 1. auf die eingegebene Kostenstelle oder 2. prozentuell laut Kostenstellenaufteilung oder 3. auf die Stammkostenstelle). Das Ergebnis dieser Aufteilung wird in einer eigenen Tabelle abgespeichert. Das Erstellen dieser Kostenrechnung ist für die Kennzahlenberichte nicht notwendig! kostet Performance und sollte nur dann aktiviert werden, wenn es wirklich gebraucht wird. dpw H.R. Software GmbH Seite 18 von 120

19 Generieren Brutto aus Welche Bewegungen sind für die fiktive Berechnung relevant? Es gibt folgende Möglichkeiten: Terminierte Bruttobewegungen Bei B werden jene Bewegungen aus der Bruttoabrechnung, die in dem gewünschten Monat gelten und wo im Feld gültig von und/oder im Feld gültig bis ein Datum eingetragen ist, fiktiv bewertet. Lohnartenvorgabe Bei V werden jene Bewegungen aus der Lohnartenvorgabe, die in dem gewünschten Monat gelten fiktiv bewertet. Vorjahre ermitteln aus A = Basis Lohnkonto E = Eingaben (z.b. DN Kostenstelle mit Datum von/bis) Bei A werden die Rohdaten für das Aufbauen der fiktiven Werte aus den Vorperioden der Lohnabrechnung genommen, bei E aus den aktuell noch vorhandenen Eingaben. dpw H.R. Software GmbH Seite 19 von 120

20 Lohnarten für fiktiven Bezug aktivieren Damit eine Lohnart in der fiktiven Bruttoermittlung berücksichtigt wird, muss in der Lohnartendefinition die Stelle 91 der Steuerung auf 1 gesetzt werden. V8P > Definitionen > Lohn > Lohnart: Abgaben Steuerungen Steuerung Stelle 91: Zuordnung fiktiver Bezug Keine Berechnung (0) Normalfall Lohnart wird fiktiv berechnet (1) Mit JA wird für diese Lohnart die fiktive Berechnung aktiviert (z.b. Gehalt ohne Aliquotierung nach SV- und Lohnsteuertagen). Mit Doppelklick können Sie die Einstellung 0 auf 1 ändern und umgekehrt. Weitere Möglichkeiten zur Ermittlung der fiktiven Werte Sind die Schalter entsprechend gesetzt, so gibt es drei verschiedene Möglichkeiten, wie das Ermitteln der fiktiven Werte ausgelöst werden kann: 1. Vorläufige Berechnung ohne Speichern Wenn z.b. bei der Ermittlung eines Kennzahlenberichtes ein fiktiver Wert notwendig ist, aber noch nicht im richtigen Zustand (gar nicht oder Rollungen fehlen) abgespeichert ist, so werden die fiktiven Werte vorläufig ermittelt. D.h. sie stehen dpw H.R. Software GmbH Seite 20 von 120

21 nur dem anfordernden Programm (in unserem Beispiel diesem speziellen Kennzahlenbericht als Information zur Verfügung und werden mit Ausnahme der PI Schnittbasen zu diesem Zeitpunkt nicht gespeichert. 2. Automatisch beim Monatsabschluss im Lohn Wenn der Monatsabschluss im Lohn durchgeführt wird, so werden die fiktiven Werte automatisch ermittelt und zwar vom niedrigsten Aufrollungsmonat in diesem Jahr bis zum laufenden Monat. Diese Ermittlung erfolgt als ersten Schritt vorläufig, wird dann aber abgespeichert. Das Ermitteln und Speichern der fiktiven Bezüge kostet Performance je mehr fiktive Bezüge, desto länger dauert der Monatsabschluss. 3. Im Nachhinein durch ein Hilfsprogramm Mit dem Hilfsprogramm WVA800D.R werden die fiktiven Werte für die angeforderten Personalnummern im selektierten Jahr vorläufig erstellt und abgespeichert. V8P > Technik > externes Programm starten > wva800d.r Eingabefelder und ihre Bedeutung: Firma Eingabe der zu verarbeitenden Firma. Bitte beachten Sie, dass bei einem SOLL-IST- Vergleich mit Vorgaben, die Firmennummer mit der in den Vorgaben übereinstimmen muss. Abrechnungskreis, Personalnummer von/bis Mit diesen Eingaben werden jene Dienstnehmer / Dienstverhältnisse bestimmt, die verarbeitet werden sollen. Jahr Eingabe des Jahres in der Form JJJJ, für das die fiktiven Werte erstellt werden sollen. dpw H.R. Software GmbH Seite 21 von 120

22 Welche Programme verwenden fiktive Werte? Kennzahlenbericht (Kennzahlen und Bedingungen zu fiktivem Bezug (voll und aliquot), fiktivem KV-Wert und fiktivem KV-Wert intern. Export Schnittstellen Lohn (Bezüge bzw. Bewegungen). Es können nur abgespeicherte Werte ausgewertet werden (erstellt durch Monatsabschluss oder im Nachhinein). Dabei können Tabellen mit fiktiven Werten auch mit anderen Tabellen aus diesen Schnittstellen ausgewertet werden, wobei die Tabelle PI Dienstnehmer eine Stern-Tabelle ist, die restlichen Tabellen sind Nicht-Stern-Tabellen. Können fiktive Werte auch für zukünftige Perioden ermittelt werden? Prinzipiell ja, automatische Umstufungen und dergleichen werden allerdings nicht durchgeführt. Es wird mit den Daten gerechnet, die jetzt schon für diese Periode bekannt sind. dpw H.R. Software GmbH Seite 22 von 120

23 VERWALTUNG KENNZAHLENBERICHT Info > Report > Kennzahlenberichte: Verwaltung Kennzahlenbericht Registerkarte Allgemein Kurzcode Eindeutiger Kurzcode für den Kennzahlenbericht Name Sie können max. 100 Zeichen verwenden. Verwendung: Anzeige in Berichtkategorie (Veröffentlichen Berichte) dpw H.R. Software GmbH Seite 23 von 120

24 Art Damit wird die Art des Kennzahlenberichts definiert. Dazu gibt es folgende vorgegebnen Arten: MIX (Normalfall) 1-zeilige Auswertung mit unterschiedlichen Kennzahlen FTE+HC 2-zeilige Auswertung: jeweils eine Zeile für FTE (Full Time Equivalent) und HC (Head Count) FTE-SI-VG FTE-VJ-LF HC-SI-VG HC-VJ-LF 4-zeilige Auswertung: Soll-Ist-Vergleich für FTE (Full Time Equivalent) Soll-Werte (laut erfassten Vorgaben) Ist-Werte Differenz Abweichung in Prozent. 4-zeilige Auswertung: für den Vergleich Vorjahr/laufendes Jahr Basis FTE: Vorjahreswerte Vorgegebene Periode Differenz Abweichung in Prozent 4-zeiliege Auswertung für den Soll Ist Vergleich Basis HC Soll-Werte (laut erfassten Vorgaben) Ist-Werte Differenz Abweichung in Prozent. 4-zeiliege Auswertung für den Vergleich Vorjahr/laufendes Jahr Basis HC Vorjahreswerte Vorgegebene Periode Differenz Abweichung in Prozent dpw Vorlage Ist der Kennzeichenbericht mit dpw Vorlage JA markiert, so handelt es sich um eine von dpw gelieferten Musterbericht, der nicht geändert werden kann. Weitere Vorgangsweise: Kopieren Kennzahlenbericht Um diesen Bericht nach Ihren Wünschen anpassen zu können, kopieren Sie diesen Bericht auf einen neuen Kurzcode: dpw H.R. Software GmbH Seite 24 von 120

25 Kurzcode Sie vergeben einen neuen, eindeutigen Kurzcode für diesen Bericht Auswerten Es wird festgelegt, ob es sich um eine Stichtagsauswertung oder um eine Auswertung über einen Zeitraum handelt. Summe (verdichten) nach Es können bis zu drei Verdichtungskriterien* erfasst werden. Beispiel: 1. Firma 2. Kostenstelle 3. Personalnummer Die Auswertung dazu ergibt: 1. Aufstellung der Firmen mit Summe je Firma 2. Aufstellung der Kostenstellen je Firma mit Summe je Kostenstelle 3. Aufstellung der DN je Kostenstelle mit Summe je DN * Ausnahmen: Bei folgenden Arten von Berichten gibt es eine Einschränkung: statt 3 nur 1 Verdichtungsebene möglich: Soll-Ist-Vergleich für Head Count (Art HC-SI-VG) Vergleich Vorjahr / laufendes Jahr für Head Count (Art HC-VJ-LF) dpw H.R. Software GmbH Seite 25 von 120

26 Nach folgenden Kriterien kann verdichtet werden: Allgemein gültige Verdichtungskriterien ABT Abteilung AUSB DN Ausbildung letzter Abschluss (zeitlich jüngster Eintrag) AUSGRUND Austrittsgrund (Code für Kennzahlen) Beruf Beruf BS Bezugsstatus DO Dienstordnung Firma Firma Funkt Funktion Funktgr Funktionsgruppe GESAMT nur Gesamtwerte Damit können DN-Kennzahlen und Kennzahlen aus dem Kurskatalog in einem Kennzahlenbericht ausgewertet werden. GESCHL Geschlecht ID Dienstnehmer-ID Konzern Konzern Kreis Abrechnungskreis KST Kostenstelle (abhängig von der Selektion Kostenstelle aus und der Kennzahl wird nach Stammkostenstelle, Kostenstellenaufteilung oder eingegebener Kostenstelle verdichtet) KST-H Hauptkostenstelle KTR Kostenträger (nur für Kennzahlen aus der Reiseabrechnung, die mit RK- beginnen) LGTAFEL Lohn-/Gehaltstafel LGTAFELS Lohn-/Gehaltstafel KV-Intern PLANGRU Plangruppe (aus Zeitwirtschaft) PNR Personalnummer (Firma + Persnr.) PROJEKT Projekt (nur für manche Kennzahlen aus der Zeitadministration (beginnen mit ZT-ZA- ) und der Leistungserfassung (beginnen mit ZT-LEF ) Stelle Stelle Tätigkeit Tätigkeit VERWGRU Verwendungsgruppe dpw H.R. Software GmbH Seite 26 von 120

27 VERWGRUS Verwendungsgruppe KV-Intern VSNr Versicherungsnummer Verdichtung nur für Kennzahlen aus dem Modul Bildung BI-Fachr Bildung Fachrichtung BI-Inst Bildung Institut BI-Int-Ext Bildung Intern / Extern BI-KAT01 Bildung Unterkategorie 01 BI-KAT02 Bildung Unterkategorie 02 BI-KAT03 Bildung Unterkategorie 03 BI-KST Bildung Kostenstelle vom Kurs BI-Kursart Bildung Kursart BI-Kursort Bildung Kursort BI-Refer Bildung Referent BI-Zielgru Bildung Zielgruppe Hinweis: Kriterien, die mit BI- beginnen, können nur für jene Kennzahlen verwendet werden, die mit BI- oder BK- beginnen Ausnahme: BI-KST ist nur für Kennzahlen zulässig die mit BI- beginnen. Kriterien die nicht mit BI- beginnen sind für jene Kennzahlen verwendbar, die nicht mit BK- beginnen Ausnahme GESAMT ist für alle Kennzahlen verwendbar. Anzahl Stellen Wird eine Zahl (n ungleich Null) eingegeben, so werden nur die ersten n Stellen des Kriteriums zum Verdichten verwendet. (Z.B. die ersten beiden Stellen der Kostenstelle entsprechen dem Profitcenter. Wird jetzt beim Kriterium KST Stellen = 2 eingegeben, so wird eine Auswertung nach Profitcentern erstellt. dpw H.R. Software GmbH Seite 27 von 120

28 Text Nach Veröffentlichung des Berichts im Berichtmenü wird dieser Text angezeigt, bei Positionierung des Mauszeigers auf den Bericht. z.b. Verwaltung Kennzahlenbericht > Allgemein: Text Berichtmenü dpw H.R. Software GmbH Seite 28 von 120

29 Registerkarte Erweitert Datenquelle: FTE aus Es wird festgelegt, ob bei der Ermittlung der Vollzeitäquivalente (FTE) bzw. bei der anteiligen Berechnung anderer Kennzahlen die monatliche Arbeitszeit die wöchentliche Arbeitszeit das Beschäftigungsausmaß herangezogen werden soll. Altersteilzeit berücksichtigen Bei JA wird der Prozentsatz der Altersteilzeit beim Ermitteln FTE bzw. bei einer anteiligen Kennzahl berücksichtigt. Der Prozentsatz für die Altersteilzeit wird beim Dienstnehmer in der Einstufung angegeben. dpw H.R. Software GmbH Seite 29 von 120

30 Datenquelle: KST aus Bei Verwendung der Kostenstelle als Verdichtungsebene: Es wird festgelegt, ob die Stammkostenstelle oder die Kostenstellenaufteilung herangezogen werden soll, zusätzlich kann noch definiert werden, ob das Buchen auf spezielle Kostenstellen die Stammkostenstelle bzw. die Kostenstellenaufteilung übersteuern soll dies gilt nur für einige Kennzahlen. Wenn bei manchen Kennzahlen nach Kostenträger bzw. nach Projektnummer verdichtet werden kann, ist die Vorgangsweise analog. Wird die Kostenstellenaufteilung gewählt so wird - wenn in einer Spalte der Bezug statt einer Kennzahl gewählt ist automatisch die tatsächlich belastete Kostenstelle verwendet. Parameter Austrittsdatum Ist das Kennzeichen Austritt am Folgetag zählen selektiert, so wird bei den Kennzahlen AUSTRITT und AUS-GRUND der Folgetag des Austritts als Austrittsdatum verwendet. ABW-Saldo Ist das Kennzeichen ABW-Anträge berücksichtigen selektiert, so werden bei den Kennzahlen, die den Urlaubsaldo ermitteln, auch die Urlaubsanträge berücksichtigt. Zyklus (Nur bei Zeitraum relevant) Ist die Art einzeilig (MIX) und wird ein Zeitraum ausgewertet, so besteht die Möglichkeit mehrere Zyklen dieses Zeitraumes auszuwerten (z.b. kann ein Jahr in den Spalten definiert werden und mittels dreijährigem Zyklus werden diese drei Jahre vertikal untereinander angeführt (z.b. 1. Zeile 2008 (= Startzyklus), 2. Zeile Zeile 2010). Beim Durchführen der Auswertung wird der Startzyklus angegeben. Zyklus Art Gibt an, um welchen Zyklus es sich handelt: Monat Quartal Halbjahr Jahr monatlicher Zyklus Quartalszyklus Halbjahreszyklus jährlicher Zyklus dpw H.R. Software GmbH Seite 30 von 120

31 Zyklus Anzahl Gibt an, wie viele Zyklen ausgewertet werden sollen, eine negative Zahl bewirkt, dass die Zyklen in die Vergangenheit gehen z.b. (1. Zeile 2008 (=Startzyklus), 2. Zeile 2007, 3. Zeile 2006) Zyklus Darstellung Es wird festgelegt, was als Zeilentext für den Zyklus ausgegeben werden soll. Es können maximal 10 Stellen ausgegeben werden. Der Text kann folgende Kürzel enthalten: $hj$ $hjl$ $jj$ $jj1$ $jjjj$ $jjjj1$ $mm$ $nr$ $qq$ $qql$ Halbjahr (1 oder 2 laut Kalender) laufendes Halbjahr (1 oder 2 immer mit 1 beginnend) Jahr (2-stellig) Folgejahr (2-stellig) Jahr (4-stellig) Folgejahr (4-stellig) Monat laufende Nummer des Zyklus Quartal (1, 2, 3 oder 4 laut Kalender) laufendes Quartal (1, 2, 3 oder 4 immer mit 1 beginnend) dpw H.R. Software GmbH Seite 31 von 120

32 Registerkarte Druckparameter Spaltenbreite PDF Für die Wertspalten in den Auswertungen gibt es zwei Spaltenbreiten (schmal = >.>>>.>>9,99- und breit >>>.>>>.>>9,99- ). Normalerweise wird für Kennzahlen (FTE, HC, Dienstalter etc,) die schmale Art verwendet für Bezüge (DG-Kosten etc.) die breite Art. So besteht aber auch die Möglichkeit für Kennzahlen breite Spalten zu verwenden damit können z.b. etwas breitere Spaltenüberschriften definiert werden Ausfallsatz Ist kein Vergleichswert vorhanden (z.b. Vergleich laufendes Jahr mit Vorjahr), wird von dpw diese Abweichung mit dem Wert 999,99 dargestellt. Diesen Wert können Sie überschreiben: Möglichkeiten: leer oder ein vorgegebener Wert (z.b. 100,00) dpw H.R. Software GmbH Seite 32 von 120

33 Beispiel für Darstellung mit Ausfallsatz 999,99 Beispiel für Darstellung mit leer Nullwerte drucken Mit JA werden Werte mit 0,00 gedruckt. Mit Nein entfällt der Andruck und wird durch Leerzeichen ersetzt. Summenzeile drucken Normalfall: Die Summenzeile (je Verdichtungsebene) am PDF wird angeführt. Im Ausnahmefall (z.b. nur 1 Verdichtungsebene und nur eine Ergebniszeile) kann die Summenzeile unterdrückt werden: Mit Nein in Summenzeile drucken entfällt die Summenzeile (je Verdichtungsebene) am PDF. dpw H.R. Software GmbH Seite 33 von 120

34 Registerkarte Spalten Hier wird jede einzelne Spalte des Berichts definiert. Für die Ausgabe als Schnittstelle empfiehlt es sich, maximal 255 Spalten auszugeben, da in MS Excel derzeit nicht mehr eingelesen werden können. Spalten > Allgemein Spalte Reihenfolge der Ausgabe. Bitte lassen Sie Abstände um eventuell später Spalten einfügen zu können (z.b. 10, 20...) Beschreibung Kurzbeschreibung des Spalteninhalts. Überschrift Excel Definition der Spaltenüberschrift in der CSV Datei. dpw H.R. Software GmbH Seite 34 von 120

35 Dazu gibt es Sonderfunktionen, die in den Text eingebaut werden können. Beim Erstellen der Auswertung durch die Formel mit den aktuell richtigen Wert ersetzt. Es können mehrere Sonderfunktionen verwendet werden. $jj$ Jahr (2-stellig) $jjjj$ Jahr (4-stellig) $mm$ Monat $monbez$ Monatsbezeichnung $ttbeg$ Tag Beginn des Spaltenzeitraumes $ttend$ Tag Ende des Spaltenzeitraumes $zrbeg$ Datum Beginn des Spaltenzeitraumes (Format = TT-MM-JJJJ) $zrend$ Datum Ende des Spaltenzeitraumes (Format = TT-MM-JJJJ) $zrbeg2$ Datum Beginn des Spaltenzeitraumes (Format = TT-MM-JJ) $zrend2$ Datum Ende des Spaltenzeitraumes (Format = TT-MM-JJ) Überschrift 1,2,3 (PDF) Dient als dreizeilige Spaltenüberschrift für die Ausgabe als PDF. Bitte beachten Sie, dass eine Zeile einer schmalen Spalte nur neun Zeichen verwenden kann, bei einer breiten Spalte 13 Zeichen. Dazu gibt es folgende Sonderfunktionen, diese können in den Text eingebaut werden und werden dann beim Erstellen der Auswertung durch den aktuell richtigen Wert ersetzt (es können auch mehrere Sonderfunktionen verwendet werden): $jj$ Jahr (2-stellig) $jjjj$ Jahr (4-stellig) $mm$ Monat $monbez$ Monatsbezeichnung $ttbeg$ Tag Beginn des Spaltenzeitraumes $ttend$ Tag Ende des Spaltenzeitraumes $zrbeg$ Datum Beginn des Spaltenzeitraumes (Format = TT-MM-JJJJ) $zrend$ Datum Ende des Spaltenzeitraumes (Format = TT-MM-JJJJ) $zrbeg2$ Datum Beginn des Spaltenzeitraumes (Format = TT-MM-JJ) $zrend2$ Datum Ende des Spaltenzeitraumes (Format = TT-MM-JJ) Keine Ausgabe Wird dieses Feld selektiert, so wird diese Spalte weder im Druck noch in der Schnittstelle ausgegeben. Z.B. wenn es sich um ein Zwischenergebnis für eine Division handelt, oder wenn sie vorübergehend nicht ausgewertet werden soll. dpw H.R. Software GmbH Seite 35 von 120

36 Neuer Abschnitt Wenn mehr Spalten definiert sind, als in der Ausgabe als PDF Platz finden, so wird automatisch ein neuer Abschnitt (restliche Spalten) gebildet. Wenn dieses Feld selektiert wird, so beginnt fix mit dieser Spalte ein neuer Abschnitt. Damit ist es möglich, bestimmte Spalten auf dem gleichen Abschnitt zu gruppieren. Erläuternde Bemerkung Hier kann eine zusätzliche Bemerkung hinterlegt werden. Die Eingabe ist am Bildschirm ersichtlich (z.b. um erläuternde Bemerkungen zur Berechnung zu vermerken). Auf den Kennzahlenberichten (PDF, CSV) scheinen diese nicht auf. Spalten > Allgemein: Berechnung Inhalt Es wird definiert, ob in dieser Spalte eine Kennzahl, Werte aus den zusätzlichen Daten (z.b. Grundbezug) oder ein Bezug (DG-Kostenanteil) ausgewertet werden soll. Werden zusätzliche Daten oder Bezug gewählt können weder Zeitpunkt noch Funktion definiert werden. Formel Legt die Kennzahl fest, die in dieser Spalte ausgewertet werden soll, wobei das Ergebnis von allen zusätzlichen Parametern beeinflusst werden kann. Es gibt derzeit folgende Arten: $ABW Sonderkennzahl für eine Spaltenberechung (Abweichung (Wert Vergleichswert in Prozent) * Faktor laut Definition. Da es dabei um Spalteninhalte handelt können keine Bedingungen berücksichtigt werden. Ergebnis = (Wert Vergleichswert) / Vergleichswert * 100 * Faktor Kennzahl (fixer Faktor, Divisor, Multiplikator aus Spaltendefinition) / Divisor Dazu gibt es folgende Spezialregeln: 1. Vergleichswert > 0 und Wert = 0 Ergebnis = Vergleichswert = 0 und Wert > 0 Ergebnis = $DIVIS Sonderkennzahl für eine Spaltenberechung (Ausgangswert * Multiplikator / Divisor). Wobei sowohl Ausgangswert, Multiplikator als auch Divisor jeweils aus ein oder mehreren Spalten mit niedrigerer Spaltennummer bestehen können. Ausgangswert, Multiplikator und Divisor werden mittels der Schaltfläche Zuordnungen zugeordnet. Da es dabei um Spalteninhalte handelt können keine Bedingungen berücksichtigt werden. dpw H.R. Software GmbH Seite 36 von 120

37 Wird beim Multiplikator (multiplizieren mit) oder beim Divisor (dividiert durch) keine Zuordnung gemacht, so wird statt 1 als Multiplikator bzw. Divisor angenommen. Ergebnis = Ausgangswert * Multiplikator * Faktor Kennzahl (fixer Faktor, Divisor, Multiplikator aus Spaltendefinition) / Divisor $MINUS Sonderkennzahl für die Subtraktion von Spalten mit niedrigerer Spaltennummer Diese Spalten werden mittels der Schaltfläche Zuordnungen zugeordnet. Spalten können entweder dem Minuend oder dem Subtrahend zugeordnet werden. Da es dabei um Spalteninhalte handelt können keine Bedingungen berücksichtigt werden. Ergebnis = (Spaltensumme Minuend Spaltensumme Subtrahend) * Faktor Kennzahl (fixer Faktor, Divisor, Multiplikator aus Spaltendefinition). $SUMME Sonderkennzahl für die Summe von Spalten mit niedrigerer Spaltennummer Diese Spalten werden mittels der Schaltfläche Zuordnungen zugeordnet. Da es dabei um Spalteninhalte handelt können keine Bedingungen berücksichtigt werden. Ergebnis = Summe aus den zugeordneten Spalten * Faktor Kennzahl (fixer Faktor, Divisor, Multiplikator aus Spaltendefinition). AB+ZU Saldo aus Zu- und Abgängen im Spaltenzeitraum, wobei Zugänge nicht nur Eintritte, sondern auch ein Wechsel zum 1. Verdichtungskriterium ist (d.h. z.b. Wechsel auf diese Kostenstelle), Abgänge wiederum sind nicht nur Austritte sondern auch ein Wechsel vom 1. Verdichtungskriterium (d.h. Wechsel auf eine andere Kostenstelle) ABGANG Abgänge im Spaltenzeitraum AUS-GRUND Austritte mit einem der zugeordneten Austrittsgründe (Zuordnung mittels Schaltfläche Zuordnungen ). Die Kennzeichen für Echter Austritt im Austrittsgrund und Austritte am Folgetag werden berücksichtigt. AUSTRITT Austritte im Spaltenzeitraum Die Kennzeichen für Echter Austritt im Austrittsgrund und Austritte am Folgetag werden berücksichtigt.. dpw H.R. Software GmbH Seite 37 von 120

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