Software as a Service im Bereich Lern- bzw. Nachfolgemanagement

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1 Software as a Service im Bereich Lern- bzw. Nachfolgemanagement bei den Schweizerischen Bundesbahnen (SBB) Thomas Bölscher, Leiter IT-SCF Human Resources SBB Dr. Rolf Zajonc, Geschäftsführer tts

2 Gliederung SBB Unternehmenspräsentation Status quo SBB Aktuelle Situation und Schlüsse Erfahrungen bei Implementierung und Rollout von SuccesFactors Learning Nachfolgemanagement SAP Personalforum

3 Unternehmenspräsentation SBB CFF FFS 3

4 Die Bedürfnisse unserer Kunden ändern sich. Gestern Gedruckter Fahrplan Heute und morgen Kundeninformation laufend, persönlich, situativer Reise von Bahnhof zu Bahnhof Bahnhof-Buffet Zeitungs-Kiosk schneller mobiler persönlicher transparenter Mobilität von Tür zu Tür Moderne Dienstleistungs- Zentren am Bahnhof News, Videos, Entertainment, jederzeit und überall Transport im Nachtsprung Logistikkette Just in Time SAP Personalforum

5 Kundenzufriedenheit + Ergebnis/Finanzierung gehören zusammen. erhöht die Zahlungsbereitschaft höhere Kundenzufriedenheit steigert Ergebnis und sichert Finanzierung ermöglicht Ausbau attraktiver Angebote und die Finanzierung unserer Leistungen SAP Personalforum

6 SAP Personalforum 2015

7 Rollmaterial neue Züge auf die Schienen.

8 Unsere Zahlen. Auszug Konzernerfolgsrechnung und Personal Total Betriebsertrag (Mio. CHF) Total Betriebsaufwand (Mio. CHF) Konzernergebnis (Mio. CHF) Personalbestand Konzern (FTE) SAP Personalforum

9 Gliederung SBB Unternehmenspräsentation Status quo SBB Aktuelle Situation und Schlüsse Erfahrungen bei Implementierung und Rollout von SuccesFactors Learning Nachfolgemanagement SAP Personalforum

10 Situationsbeschreibung Im Kontext Talent Management findet in den nächsten 5 Jahren eine massive Veränderung der HR IT-Landschaft statt Nachfolgemanagement Bildung Kompetenzmanagement Personalbeurteilung Rekrutierung Strategische HR Planung Wie sieht ein geeignetes Soll-Bild aus? Welche Herausforderungen ergeben sich? SAP Personalforum

11 Soll-Bild SAP Hybridlösung Integration der Vorteile von SaaS und on premise in einer Suite ESS / MSS SuccessFactors Suite HR-Reporting (SAP BW) SF ESS / MSS SAP Integration Kit Mitarbeiterstamm Organisationsstruktur Offene Stellen Neue Mitarbeiter Qualifikation Bonusberechtigung SF Reporting SAP Portal SAP BW SAP HCM SAP Personalforum

12 Soll-Bild Best of Breed Komplexe Integration zwischen gekapselten Einzelkomponenten ESS / MSS Strategische HR Planung? Kompetenzmanagement? HR-Reporting (SAP BW) Cornerstone ESS / MSS Performance Management Cornerstone Cornerstone Reporting Oracle ESS / MSS SF ESS / MSS Mitarbeiterstamm Organisationsstruktur Bonusberechtigung Ziele Entwicklungsmassnahmen Eignung Bildung Nachfolgemgmt. SAP Integration Kit Rekrutierung Success Factors Neue Mitarbeiter Oracle Mitarbeiterstamm Organisationsstruktur Offene Stellen Oracle Reporting SF Reporting SAP Portal SAP BW SAP HCM SAP Personalforum

13 Fazit SAP ist «Strategischer Partner der SBB» und setzt zukünftig im Talent Management auf die Lösung SuccessFactors und verbessert deren Integration fortlaufend. Aktuell sind sämtliche HR Kernprozesse durch SAP / SuccessFactors unterstützt (ca. 80%). Studie Personalbeurteilung bestätigt die Eignung von SuccessFactors sowie die Vorteile der Integration zu SAP HCM und zu den anderen Talent Management Disziplinen. Der integrierte Prozess Talent Management gewinnt in den nächsten 2-5 Jahren stark an Bedeutung (vgl. Gartner). Je grösser die Prozessintegration im Talent Management ist, desto wichtiger ist auch die Anwendungsintegration. Komplexität der Schnittstellen / Integration zwischen SaaS Komponenten ist sehr hoch, aufgrund fehlender Standards und keinen Eingriffsmöglichkeiten in die SaaS Software. Empfehlung: Aus wirtschaftlichen (Konsistenz, Einheitlichkeit, Kosten) und betrieblichen (Stabilität) Gründen sollte das Soll-Bild SAP Hybridlösung weiterverfolgt werden. Nur bei grossen funktionalen Defiziten oder autarken Prozessen (keine Prozessintegration mit Talent Management) kann davon abgewichen werden. SAP Personalforum

14 Kompetenzmanagement LMS SOLL-Profil Stelle, Planstelle NFM PB erec STEB Bedarf Kurse, Zertifizierung, Ausbildungen, Beförderung, Job enlargement Kurse LMS & extern SOLL / IST Vergleich Zeitraum für: - Sofort - Zukünfitg - periodisch IST-Profil Person Phoenix BAV Externe Veranstaltung Fähigkeiten SAP Personalforum

15 Integriertes Talentmanagement SBB IST-Bild SuccessFactors Suite Avendoo etutor Succession Learning TTKF Lectora Employee Profile Adobe Captivate SAP Integration AddOn Mitarbeiterstamm Organisationsstruktur PB Resultate Nachfolgeorganigramm Zielerreichung SAP HCM Phoenix BAV DB PB GAV pergus Sollprofile für Manager 2) 1) Stellen + Planstellen Qualkatalog G+S TOCO Org. mgmt Stellen Planstellen 1) G+S Qualifikationen Pers. admin Infotyp 0024 Ist Qualifik. 1) Veranst. Mgmt. Kurse ZV OR Personalstammdaten und G+S Qualifikationen 1) G+S Qualifikationen 2) TOCO Qualifikationen SAP Personalforum

16 Integriertes Talentmanagement SBB SOLL-Bild (Kompetenzmanagement in SF) SuccessFactors Suite CAW Qual.- katalog G+S TOCO GAP BGM Wissen G+S Qualifikationen Goals SAP HCM Performance Recruiting Employee Profile SAP Integration AddOn Succession Learning Mitarbeiterstamm Organisationsstruktur Offene Planstellen Jam SAP Integration AddOn Mitarbeiterstamm Qualifikationen Nachfolgeorganigramm etest Reporting SF Reporting Phoenix BAV DB Org. mgmt Stellen Planstellen Pers. admin Infotyp 0024 Ist Qualifik. ZV OR SAP BW Personalstammdaten SAP Personalforum

17 Integriertes Talentmanagement SBB SOLL-Bild (Kompetenzmanagement in SAP) SuccessFactors Suite CAW etest Goals Performance Recruiting Succession Learning Jam Reporting Employee Profile SF Reporting SAP Integration AddOn Mitarbeiterstamm Organisationsstruktur Offene Planstellen Qualifikationen SAP Integration AddOn Mitarbeiterstamm Qualifikationen Nachfolgeorganigramm Phoenix BAV DB SAP HCM pergus Sollprofile für Manager Qualkatalog G+S TOCO GAP BGM Wissen Org. mgmt Stellen Planstellen 1) Pers. admin Infotyp 0024 Ist Qualifik. ZV OR SAP BW Personalstammdaten und G+S Qualifikationen SAP Personalforum

18 Gliederung SBB Unternehmenspräsentation Status quo SBB Aktuelle Situation und Schlüsse Erfahrungen bei Implementierung und Rollout von SuccesFactors Learning Nachfolgemanagement SAP Personalforum

19 U.a. positioniert sich stark in SaaS, fängt hier mit Personalentwicklung an SaaS bedeutet dramatischen Paradigmawechsel für System und Prozess HR Daten in der Cloud kein No-Go mehr (Bosch, Swisscom, SwissRe) SaaS Zugang zu Software & Daten via Internet beim Anbieter Alle Unternehmen nutzen bei individueller Konfiguration jederzeit die exakt gleiche Software HR Software as a Service Ein Paradigmawechsel? 19

20 Ergebnisse der summarischen Analyse Learning Ein erster Vergleich von SAP LSO und SuccessFactors Learning ergab folgendes Bild: Bereich SAP Learning (xlso) * SuccessFactors Learning Zugriff + + Verrechnung + Usability + + Kompetenzmanagement Autorenwerkzeuge und Content Beschreibung SF: Zugriff über Webadresse SAP: Zugriff von aussen ist nur mit grossem Aufwand bei SAP zu realisieren. SF: Verrechnung in das SAP FI/CO nur über Schnittstelle zu realisieren. Verrechnungsmodell ist noch nicht definiert SF: Neue Userexperience fokussiert auf Endanwender SAP: Hoher Entwicklungsaufwand SF: Kompetenzen können abgebildet werden aber Integration in das Org.-Management schwierig SF: Reifere Lösung für E-Learning. SAP: Content Player ist problematisch bei Installation und nicht State Of The Art Bewertet auf einer siebenteiligen Skala von über bis * Um den Zugriff von SBB extern sicherzustellen ist bei der SAP Variante ein neues System (xlso) bereitzustellen. Dieses System (CRM System) müsste neu beschafft werden. SAP Personalforum

21 Ergebnisse der detaillierten Analyse Die detaillierte Analyse hat die Resultate der summarischen Analyse bestätigt. Im folgenden wird deshalb nur auf zusätzliche Erkenntnisse eingegangen. Quantitative Analyse Mit SAP LSO können fast alle Anforderungen abgebildet werden. Der Entwicklungsaufwand dafür wird auf dem nächsten Slide verdeutlicht. Mit SuccessFactors Learning können 70-80% der Anforderungen erfüllt werden. Entwicklungen sind nicht möglich. SAP Personalforum

22 Einführung Realisierung Detailkonzept Grobkonzept E. Projektstatus - Übersicht PTO Workshops Deltaworkshops Verfassen Grobkonzept 2015 Workshopphase Detailkonzeption Review Detailkonzept Abnahme Detailkonzeption Realisierung Testing Vorbereitung Schulung Datenbereinigung LogIT Produktiv Migration Schulungsdurchführung Hypercare Projektabschluss RE1 tech. Go-Live fachl. Go-Live SAP Personalforum

23 Projektorganisation & Arbeitspaketübersicht* GPL Kernteam AP01 Projektmanagement AP02 Prozesse: Klären, Konzipieren, Entwickeln AP03 Prozesse: Bereitstellen, Durchführen AP04 Prozesse: Evaluieren (Reporting) AP05 Harmonisierung Fachspezifikation AP06 E-Learning AP07 Verrechnung AP08 Begriffe & Übersetzungen AP09 Technische Integration & Security AP10 Konfiguration SuccessFactor AP11 User / Rollen / Berechtigungen AP12 Schnittstellen übrige HR- Projekte AP13 Migration AP14 Testing AP15 Change Management & Training AP16 Betrieb und Support * Parallelisierung vieler Pakete war in diesem Fall und nur zu Beginn notwendig, die Zahl der Einzelpakete wurde später drastis ch reduziert SAP Personalforum

24 F. Blitzlicht Vorkonfiguriertes SBB LMS ist verfügbar für SBB Projektteam SAP Personalforum

25 Gliederung SBB Unternehmenspräsentation Status quo SBB Aktuelle Situation und Schlüsse Erfahrungen bei Implementierung und Rollout von SuccesFactors Learning Nachfolgemanagement SAP Personalforum

26 Vergleich Succession Management Zum Vergleich wird untenstehend die quantitative Analyse für Succession Management abgebildet. Bezüglich der Abdeckung der Anforderungen zeigen sich dort klare Vorteile für SuccessFactors. SAP Personalforum

27 Projekt NFM Übersicht Gesamtprojekt Roadmap 2014 April Mai Juni Juli Aug. Sept. Okt. Nov. Dez. Konfiguration Iteration 3 abgeschlossen Testfälle / Schulung Sign Off Konfiguration UAT Vorb ereit ung Pilot Realisierung Datenmigration / SAP Integration Sign Off GoLive Pilot Pilot Vorbereitung Rollout SBB (Vorbereitung Service Desk, Integrationstests, Datenmigration) Go/NoGo Fachliche Konzepte und Grundlagen Befähigung / Change Befähigungsunterlagen Go live SAP Personalforum

28 SBB NetWeaver Portal inkl. Anbindung Portalsichten Kurzportrait Borwick

29 NFM auf SuccessFactors Leistungs- & Potenzial-Portfolio SAP Personalforum

30 Aufbau Supportorganisation Supportlevel und Aufgaben Rechtevergabe in SF erfolgt auf Basis von Supportlevels Level 3 Administratoren Fokus: Case-Management, Interface Entscheidungsbefugnis Level 2 Spezialisten, übergreifend Fokus: Datenqualität, Berechtigungen Tool- / Prozesskenntnis Fokus: Annahme/ Adressierung Supportfälle Level 1 Lokaler (IT) Support/Helpdesk SAP Personalforum

31 Übersicht Schnittstellen SAP SFSF. SAP Personalforum

32 Genügend Zeit für Vertragsverhandlungen einplanen (mit Rechtsdienst und DSB) Bisher sehr positives Feedback von Endanwendern zur Usability Schnelle Bereitstellung der Umgebung (Entwicklungs- und Produktivsystem), Instanz vom Implementierungspartner kann für das Prototyping genutzt werden Change im HR Fachbereich -> nicht jede Anforderung wird durch Eigenentwicklung umgesetzt Change bei IT-SCF-HR -> Knowledge Aufbau, andere Verantwortung, Abhängigkeit von Implementierungspartner Releases alle 3 Monate sind ein Challenge Datenintegrität sicherstellen (unterschiedliche Datenmodelle), Jobscheduling nicht möglich Auch wenn «nur» über Internet zugegriffen wird muss die Kompatibilität der Applikation mit dem SBB Internet Explorer sichergestellt werden Wöchentliche Abstimmung mit dem SF Supportmanager ist hilfreich Lessons Learned SAP Personalforum

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