Facility Management - Prinzipien in der Neubauplanung - Wie können Gebäudedienstleister den Planungsprozess unterstützen?

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1 Facility Management - Prinzipien in der Neubauplanung - Wie können Gebäudedienstleister den Planungsprozess unterstützen? Dr.-Ing. Horst Gudat GegenbauerBosse Gebäudeservice GmbH & Co. KG, Hannover 1. Einführung Bei einem Lebenszyklus komplexer Gebäude von etwa 50 Jahren entfallen nicht einmal 5% der Gesamtkosten auf die Herstellung des Bauwerkes. Mehr als 95 % der Lebenszykluskosten entstehen erst nach Inbetriebnahme. Die Kosten des späteren laufenden Betriebes werden in großem Maße bereits während der Planung und Konzeptionierung von Neubauten bestimmt. Trotz ihres dominierenden Umfanges wird ihnen aber vor Baubeginn in der Regel zu wenig Aufmerksamkeit gewidmet. Dabei kann die Berücksichtigung von Facility Management - Prinzipien schon in der Planungsphase maßgeblich dazu beitragen, die Bewirtschaftungskosten zu senken, ohne Abstriche bei den unternehmerischen Zielsetzungen der Gebäudenutzung zu tätigen. Gebäudedienstleister, die seit Jahrzehnten die infrastrukturelle und technische Bewirtschaftung großer Gebäudekomplexe betreiben, haben naturgemäß einen immensen Erfahrungsschatz aus der tagtäglichen Nutzung von Immobilien. Sie kennen im Detail die Anforderungen an Reinigung, Instandhaltung, Bewachung, Umzugsdienste, Logistik, Hohl- und Bringdienste, Bauunterhaltung, Konferenzservice, Parkplatzmanagement, Grünflächen- und Winterdienste u. v. m. Es ist bislang aber kaum üblich, dass Facility Manager oder Gebäudedienstleister in den Planungsprozess komplexer Hochbauten einbezogen werden. Daraus ersteht ein bedeutender volkswirtschaftlicher Schaden, da vielfach bereits bald nach Inbetriebnahme teure Nachbesserungen oder Umbauten zu beobachten sind. Das Know-how für die betrieblichen Notwendigkeiten liegt aber vor, insbesondere bei Unternehmen, die das komplette Facility Management großer Liegenschaften betreiben. Abbildung 1 zeigt die vielfältigen Dienste im Gebäudemanagement am Beispiel von Verwaltungsgebäuden. Diese Dienste dienen nicht nur der Bewirtschaftung der Gebäude, sondern auch der Unterstützung der betrieblichen Kernprozesse. Abb. 1 Gebäudemanagement für Verwaltungsgebäude.xls

2 2. Die Grundprinzipien des Facility Management Facility Management ist die professionelle Gebäudebewirtschaftung unter einer ganzheitlichen Strategie, die von der Planung über die Errichtung, die Nutzung, die Sanierung bis hin zum Abriss (oder der Umwidmung) reicht, Abbildung 2. Schwerpunkt ist dabei die Nutzungsphase, die gemäß DIN als Gebäudemanagement bezeichnet wird. Diese Norm erläutert im Einzelnen: Betrachtet wird die gesamte Nutzungsphase eines oder mehrerer Gebäude mit dem Ziel der Erhöhung der Wirtschaftlichkeit, der Werterhaltung, der Optimierung der Gebäudenutzung und der Minimierung des Ressourceneinsatzes unter Berücksichtigung des Umweltschutzes. Die Optimierung der Leistungen erhöht die Wirtschaftlichkeit von Gebäude und Betrieb und die damit verbundenen Prozesse. Die DIN formuliert unter 2.1 weiter: Dabei fliessen Erfahrungen und Informationen aus dem nutzungsbegleitenden Betreiben und Bewirtschaften in die Planung von Umbauten bzw. Neubauten zurück. Aus diesen Gründen können auch Leistungen des Gebäudemanagements bereits in Bauprojekten zur Anwendung kommen. Die Norm erkennt also durchaus die Bedeutung der Einbringung betrieblicher Erfahrungen in den Planungsprozess. Leider passiert aber dieser Rückfluss in der Paxis nur selten oder aber nur in einem so geringen Umfang, dass Planungsfehler auftreten und die Optimierungspotenziale aus der Gebäudebewirtschaftung nur unzureichend umgesetzt werden. 3. Kritik an bestehenden Planungsprozessen Die bisher unbefriedende Situation hat langjährig gewachsene Ursachen. Der Gedanke des Facility Management entstand erst in den 80er Jahren in den USA und verbreitete sich dort sehr schnell, in Europa aber erst in den letzten 5-8 Jahren. Die Prinzipien sind teilweise bei uns noch unbekannt und in den Köpfen von Planern, Architekten und öffentlichen Bauverwaltungen noch nicht hinreichend verankert. Daraus kann man folgende konstruktive Kritikansätze formulieren: Abb. 2 Grundprizipien des Facility Management.doc

3 1. Die Ausbildung von Architekten und Bauingenieuren sollte vermehrt auch die spätere Bewirtschaftung beinhalten. Die tatsächlichen Anforderungen aus Betriebsfunktionen, Betriebsabläufen, Materialbedingungen, Instandhaltungs-, Unterhalts- und Reinigungsaufwendungen etc. sollten wesentlich mehr als bisher in die Lehre einbezogen werden. Die neuen Ausbildungsgänge zum Facility Manager an Fachhochschulen, zum Fachwirt für Facility Management und zum Facility Agent an Akademien (siehe Gefma-Richtlinien ) werden hoffentlich die praktische Umsetzung nachhaltig fördern. 2. Es ist häufig ein Bruch zwischen der Herstellung eines Gebäudes und dem Übergang in die Betriebsphase festzustellen. Während private Investoren bei der Neuplanung sehr stark den späteren Betrieb im Auge haben, endet für staatliche Bauverwaltungen der Bauprozess in der Regel mit der Übergabe, der Abwicklung der Gewährleistung und der Abrechnung des Gebäudes. Diese Barriere schlägt sich offensichtlich auch im Planungsprozess nieder. In den Kostenermittlungen von Hochbauten und in der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure gibt es keine Vorgaben bzw. Honoraransätze, die die Optimierung der späteren Bewirtschaftungsprozesse (und damit auch kosten) beinhalten. 3. Die Übergabe von relevanten Daten aus der Planungsphase auf elektronischer Basis an den späteren Bewirtschafter ist derzeitig immer noch nicht zufriedenstellend. gelöst. Es fehlen konkrete Vorgaben an Architekten und Fachplanern, die sicherstellen, dass die nutzungsrelevanten und aufeinander abgestimmte Daten (und diese sind nur ein Bruchteil der Planungsdaten) in praxisgerechter Form übergeben werden. Hier sind Festlegungen bereits zu Beginn des Planungsprozesses erforderlich. 4. Bewirtschaftungskosten aus der Sicht des Facility Management Im Sinne eines modernen Facility Managements sind Bewirtschaftungskosten anders zu definieren als die Baunutzungskosten von Hochbauten nach DIN Es werden sowohl alle Unterhaltsleistungen in und um das Gebäude als auch alle Dienstleistungen einbezogen, die zur Unterstützung der betrieblichen Wertschöpfungsprozesse erbracht werden. Abbildung 3 zeigt als ein Vorschlag des Verfassers die Bewirtschaftungskosten bzw. dienste im Sinne eines modernen Facility Managements. Man erkennt, dass die Baunutzungskosten deutlich durch die zusätzlichen Facility Management - Kosten zu erweitern sind, um eine Gesamtbetrachtung der Bewirtschaftungskosten einer Immobilie und des dazugehörigen Geländes zu erhalten. Die Kosten teilen sich im Prinzip in gebäudebezogene Kosten, aber auch gebäudeunabhängige Serviceleistungen wie Abb. 3 Bewirtschaftungskosten von Facilities.doc

4 Informationsdienste, Logistikdienste, Telefondienste, Kopierdienste, Ver- und Entsorgungsdienste usw. 5. Lebenszykluskosten In der Abbildung 4 wird der Zusammenhang zwischen Investitionskosten und Baufolgekosten, d.h. Bewirtschaftungskosten, über einen Lebenszyklus von 50 Jahren dargestellt. Dabei wurde eine Preissteigerungsrate von jährlich 2% angenommen. Der Wert von 2 % ist eher niedrig, wenn man die generelle Preisentwicklung in Deutschland in den letzten 40 Jahren betrachtet. Dazu können verschiedene Indizes beim Statistischen Bundesamt in Wiesbaden abgerufen werden, die belegen, dass dieser Ansatz eher vorsichtig ist, d.h. die tatsächlichen Lebenszykluskosten eher höher zu veranschlagen sind. Die Bewirtschaftungskosten sind in der Spanne 15% - 35 % der Herstellungskosten dargestellt. Man erkennt, dass ein Investition 100 das können zum Beispiel DM 100 Mio. sein alle 3 bis 6 Jahre wieder aufzubringen ist. Nach 20 Jahren liegen die Gesamtkosten im Bereich 546 bis 1.140, bei 30 Jahren im Bereich 915 bis 2.002, nach 50 Jahren bei bis Das bedeutet, dass nach 30 Jahren nur 5 bzw. 11% der Lebenszykluskosten auf die Baukosten entfallen, nach 50 Jahren nur 2 bzw. 5%. Eine Reduzierung von Investitionskosten von beispielsweise DM 100 Mio. um 5% spart DM 5 Mio. ein. Die Reduzierung der Bewirtschaftungskosten um 5% senkt die Lebenszykluskosten bei 30 Jahren aber um DM 272 Mio. bzw. bei einer Betrachtungszeit von 50 Jahren sogar um DM 673 Mio. Angesichts dieser Zahlen ist es nahezu unverständlich, dass in Deutschland so wenig Wert auf die Optimierung der späteren betrieblichen Kosten schon während der Planungsphase gelegt wird. Dies gilt insbesondere für öffentliche Bauvorhaben. Deutlich wird in jedem Fall, dass Investitionskosten gegenüber den Bewirtschaftungs- bzw. Lebenszykluskosten weitgehend vernachlässigbar sind. Deshalb sollte während der Planung wenig an der Herstellungssumme, aber intensiv an den Lebenszykluskosten gearbeitet werden. Dabei können Gebäudedienstler und Facility Manager massgeblich Unterstützung leisten. Abb. 4 Lebenszykluskosten.xls

5 6. Stark planungsdeterminierte Betriebskosten (Gebäude und Betrieb) Abbildung 5 gibt diejenigen Betriebskosten an, die besonders in der Planungsphase beeinflusst werden können. Einen hohen Stellenwert nehmen dabei die Energiekosten ein. Diese stehen in Zusammenhang mit der Lage des Gebäudes im Mikroklima (Windrichtung, Sonneneinstrahlung), der Konstruktion und den verwendeten Materialien, insbesondere hinsichtlich Wärmedämmung (Aussenwand, Dachausbau), der Wahl der Heizung und Kühltechnik, der Optimierung der Gebäudeleittechnik und der Gebäudenutzung. Dabei spielen natürlich technische Anlagen und Einrichtungen der Haustechnik wie Maschinen, Aufzüge, Beleuchtung, aber auch Grossverbraucher wie Küchen oder Wäschereien, eine erhebliche Rolle. Auch der Bereich Reinigung ist von erheblicher Folgekostenrelevanz. Man geht davon aus, dass in der Regel 2 bis 5%, in Einzelfällen mehr, der Herstellungssumme jährlich auf die Reinigungskosten entfallen. Planungs- und Materialfehler können zu jährlichen Mehrkosten von 74% des normalen Reinigungsaufwandes führen. Häufigste Fehler bezüglich der Reinigung sind: - Unzugängliche Glasflächen (oft nur mit Hubwagen, Steigern oder alpinistischer Ausrüstung erreichbar) - feststehende Fenster und Oberlichter - Benutzung unzweckmässiger Bodenbeläge (z.b. poröse Bodenbeläge mit aufsaugender, und damit fleckenbildender, Wirkung in hochfrequentierten Bereichen; zu helle und zu reinigungsintensive Bodenbeläge) - keine oder unzulängliche Schmutzfangsysteme in den Eingangsbereichen - zu wenig Putzkammern; fehlende Wasser-, Strom- und Waschmaschinenanschlüsse, - zu wenig Steckdosen in langen Flurbereichen und Treppenhäusern Die Auswahl von Materialien erfolgt oft nur nach architektonisch - gestalterischen Gesichtspunkten, die die späteren Reinigungskosten erheblich in die Höhe treiben können. Wichtig sind auch die Kosten für Instandhaltungsmassnahmen (Wartung, Inspektion, Instandsetzung). Sie hängen stark davon ab, welche technischen Konzepte, welche Bauteile und welche Ausführungsqualität der Planer zu Grunde gelegt hat. Häufig amortisieren sich Mehrausgaben für technische Anlagen bereits nach 1-3 Jahren in den Betriebskosten. Zur Energieoptimierung sind unbedingt verteilte Energieverbrauchsmesspunkte erforderlich, um abteilungsspezifische Zusammenhänge bei späteren hohen Verbrauchswerten erfassen zu können. Abb. 5 Stark planungsdeterminierte Kosten.xls

6 Auch Sicherheitsfragen hinsichtlich Bewachung, Zutrittskontrolle und Diebstahlschutz werden in der Planung häufig viel zu spät berücksichtigt. Frühzeitig bedacht, ist Sicherheit gut planbar und realisierbar, später aber nur sehr teuer nachrüstbar! Diese Aussage ist nicht übertrieben, weiss doch der Verfasser als einer der Mieter einer sehr grossen Verwaltungsimmobilie, wie teuer die Nachrüstung einbruchmeldetechnischer Anlagen nach dem ersten Grosseinbruch wenige Wochen nach Inbetriebnahme des Gebäudes war. 7. Der Facility Manager im Planungsprozess In den USA und anderen Ländern mit ausgeprägter Facility Management-Tradition läuft der Planungs- und Errichtungsprozess häufig gemäss Abbildung 6 ab: Der Unternehmer oder Investor definiert die Unternehmensziele, die er mit Hilfe der Errichtung einer Facility realisieren möchte. Er setzt einen Facility Manager ein (dieser wird häufig von einem erfahrenen Gebäudedienstleister gestellt), der die unternehmerischen Vorgaben in konkrete Anforderungen und Ziele an das Gebäude umsetzt. Dabei definiert der Facility Manager nicht nur Ausstattungsstandards, sondern schätzt früh die Betriebskosten ab, um die Wirtschaftlichkeit des Gebäudes rechtzeitig in den Planungsprozess einzubeziehen. Mit der Auswahl des Projektsteuerers und der Architekten und Ingenieure beginnt der eigentliche Planungs- und Errichtungsprozess. Der Projektsteuerer achtet während dieser gesamten Phase auf die Einhaltung der Kosten und Termine und führt dazu zahlreiche Abstimmungen herbei. Die konkrete Planungs- und Bauausführungsphase obliegt den Architekten und Fachingenieuren. Sie sind vom Facility Manager und Projektsteuerer regelmässig hinsichtlich der Einhaltung der Vorgaben zu kontrollieren. Dabei hat der Facility Manager in erster Linie sicherzustellen, dass die gebäudebezogenen Anforderungen aus den Unternehmenszielen eingehalten werden. Er muss also die spätere Betriebsführung und Bewirtschaftung hinsichtlich der Funktionen und der Kosten im Auge behalten und sicherstellen, dass die Planungen der Architekten und Ingenieure dem entsprechen. Der Facility Manager achtet also darauf, dass die lange Phase des Betriebs einer Immobilie gebührend gegenüber der kurzen Herstellungsphase in der Planung Berücksichtigung findet. Abb. 6 Der Facility Manager im Lebenszyklus der Immobilie.doc

7 Nach Fertigstellung des Gebäudes beginnt die Betriebsphase mit Übernahme durch den Nutzer. Hier hilft der Facility Manager bei der Einweisung und der Optimierung des Betriebes, die er in allen wichtigen Phasen vorgeplant hat. In der Regel bleibt ein Facility Manager noch Jahre nach Inbetriebnahme in der Immobilie, um den unausweichlichen Änderungen aufgrund des Wandels in den Nutzungsanforderungen gerecht werden zu können und um eine ständige Betriebsoptimierung herbeizuführen. Der Return of Investment eines Facility Managers in der Planungsphase ist hoch: Mit relativ wenig Aufwand lassen sich Beträge in der Grösse des mehrfachen der Herstellungssumme bei der späteren Bewirtschaftung einsparen. Selbst geringe Prozentpunkte in der Senkung der Bewirtschaftungskosten schlagen sich über den Lebenszyklus als erhebliche Einsparungen nieder. (Literatur beim Verfasser)