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1 Prof. Dr. Thomas Jansen DV-Unterstützung des Personalmanagement/Personalinformationssysteme Sommersemester / Jansen DV-Unterstützung - Master IM - Entsendung des Personalmanagement und Repatriierung Gliederung 1. Begriffsbestimmung Personalinformationssysteme 2. Ziele von Personalinformationssystemen 3. Ansprüche an ein Personalinformationssystem 4. Aufgaben in Personalinformationssystemen 5. Komponenten von Personalinformationssystemen 6. Rechtliche Rahmenbedingungen 7. Implementierung von Personalinformationssystemen 8. Entwicklungstrends DV-Unterstützung des Personalmanagement - 2

2 1. Begriffsbestimmung Personalinformationssystem Unter Personalinformationssystem versteht die seit langem marktbeherrschende, wenn auch teilweise zu aktualisierende Definition nach DOMSCH ein... System der geordneten Erfassung, Speicherung, Transformation und Ausgabe von für die Personalarbeit relevanten Informationen über das Personal und die Tätigkeitsbereiche/ Arbeitsplätze mit Hilfe organisatorischer und methodischer Mittel inklusive der EDV [unter Berücksichtigung der gesetzlichen Regelungen] zur Versorgung der betrieblichen und überbetrieblichen Nutzer des Systems mit denjenigen Informationen, die sie zur Wahrnehmung ihrer Planungs-, Entscheidungs-, Durchführungs- und Kontrollaufgaben unter Berücksichtigung von sozialen und wirtschaftlichen Zielen benötigen. Hier nach OECHSLER W., Personal und Arbeit, 1997, S. 138 f.; vgl. ENGELHARDT, J., Stichwort, wirtschaftslexikon.gabler.de/definition/personalinformationssystem.html, DV-Unterstützung des Personalmanagement Begriffsbestimmung Personalinformationssystem Den Kern eines Personalinformationssystems bildet... regelmäßig eine im Dialogbetrieb genutzte Personaldatenbank, mit deren Hilfe nicht nur die Personalstammdaten aller Mitarbeiter interaktiv gepflegt, sondern durch Kombination verschiedener Datenfelder auch flexible Abfragen und Auswertungen über alle Mitarbeiter, bestimmte Mitarbeitergruppen etc. möglich sind (MÜLDER, W.: Personalinformationsysteme - Entwicklungsstand, Funktionalität und Trends. In: Wirtschaftsinformatik 42, 2000, Sonderheft, S. S-98 DV-Unterstützung des Personalmanagement - 4

3 1. Begriffsbestimmung Personalinformationssystem Ein Personalinformationssystem (PIS) enthält zum Beispiel die folgenden Daten zu Personal (hier z. B. Führungskräfte bei der Henkel-Gruppe): Corporate - Company - Country - Personnel Area - Management Circle Organizational - Business Unit - Function Hay - Job Evaluation Nach BÜLTHOFF, I.: Global SAP HR, in SCHMEISSER/ GROTHE/HUMMEL 2003, S. 147 Personal -Name - Birth date - Gender Global SAP HR System Qualifications - Language Skills - University Degrees - Global Academy Contact - Phone - Compensation - Annual Salary - Incentives - Extra Payments Management Development - Management Review - Target Dialog - Competencies DV-Unterstützung des Personalmanagement Begriffsbestimmung Personalinformationssystem Die Grundstruktur von Personalinformationssystemen kann so dargestellt werden: Funktionen (z. IT-InfrFastruktur B. Personalplanung, Administration/Stammdatenverwaltung, (Hardware, Nutzerinterfaces, Client-Server- Zeitwirtschaft, Entgeltabrechnung, Architektur, Vernetzung) Reporting) Methodendatenbank (Abfragemöglichkeiten, Filter, Formeln, Berechnungen, statistische Aufbereitungen, Darstellungstechniken) Personaldatenbank (Daten zu Personen und Arbeitsplätzen, häufig in Form von Stammdaten) IT-Infrastruktur (Hardware, Nutzerinterfaces, Client-Server- Architektur, Vernetzung) DV-Unterstützung des Personalmanagement - 6

4 1. Begriffsbestimmung Personalinformationssystem Ein Personalinformationssystem kann in diversen Perspektiven untersucht werden: Datensicht ITsicht Schnittstellensicht Prozesssicht Zugriffssicht I (Wer?) Zugriffssicht II (Wie?) Nutzersicht Betroffenensicht Software Datenarten Hardware Datenmodell Vernetzung DBMS Outsourcing/ASP Interne Schnittstellen (z. B. KoRe, FiBu, PPS, Office) Externe Schnittstellen (z. B. Internet, HR-Marketplace) personalwirtschaftliche Prozesse/Funktionen Workflow- Management Benutzerrollen/ Softwareergonomie Zugriffsschutz/ Berechtigungskonzept Nutzerschnittstellen Browser Video Internet- Audio/ GUI Mobile Personalexperten Personalmanager alle Führungskräfte alle Mitarbeiter Externe (z. B. Studenten) Betroffene als Objekte der Systemgestaltung Schutzbedürfnis Nach MÜLDER, W.: Personalinformationsysteme - Entwicklungsstand, Funktionalität und Trends. In: Wirtschaftsinformatik 42, 2000, Sonderheft 2000, S. S-101 DV-Unterstützung des Personalmanagement Ziele von Personalinformationssystemen Als Ziele für Personalinformationssysteme nennt die Literatur (MÜLDER, THOM) - die Nutzersicht aufgreifend - u. a.: Verbesserung der Informationsbasis für Personalmanagement-Entscheidungen Personal- und Verwaltungskostensenkung Qualifizierte Unterstützung einzelner personalwirtschaftlicher Funktionen Verbesserung der Arbeitssituation für Personalsachbearbeiter (Entlastung von administrativen Tätigkeiten, Konzentration auf Kernaufgaben) Bessere Betreuung der Mitarbeiter/-innen Anpassung an neue DV-technische Entwicklungen und Trends DV-Unterstützung des Personalmanagement - 8

5 3. Ansprüche an ein Personalinformationssystem Als Anforderungen bzw. Ansprüche an ein Personalinformationssystem gelten - wiederum aus Nutzersicht: Verfügbarkeit der Informationen auf Klick jederzeitiger / ubiquitärer Zugang für alle Interessierten / Berechtigten Verbindung der Systeme / Geschäftsprozesse kurze Prozesszeiten einheitlicher Datenbestand / keine Doppelerfassung von Daten Aktualität der jeweiligen Personaldaten einheitliche Begriffsdefinitionen (z. B. bei der Ermittlung von Kennzahlen) Vermeidung von Medienbrüchen bei Verarbeitung und Archivierung Hier nach FEINEISEN 2003, S. 41 f. DV-Unterstützung des Personalmanagement Ansprüche an ein Personalinformationssystem Im Personalbereich ist grundsätzlich bezüglich des Softwareeinsatzes bzw. der Anbieter (allerdings ältere Studie) eine relativ große Vielfalt zu beobachten: 4% 6% 7% 21% 7% 10% 10% 24% 11% SAP R/3 HR ADP Paisy mysap HR Eigenentw. P&I Loga Lexware Interflex ATOSS Sonstige Nach MÜLDER, W.: Personalsoftware 2007, in: CoPers 2007, Nr. 4, vgl. DV-Unterstützung des Personalmanagement - 10

6 3. Ansprüche an ein Personalinformationssystem Eine aktuelle Vergleichsstudie ergab hier allerdings beschränkt auf den Bereich der Entgeltabrechnung und die Branche der sozialen Dienste - generell relativ gute Zufriedenheitswerte bezogen auf die eingesetzten Produkte: Vgl. Homepage des Lehrstuhls für Industriebetriebslehre, Universität Erlangen/Nürnberg, Download DV-Unterstützung des Personalmanagement Ansprüche an ein Personalinformationssystem Eine recht umfangreiche Studie (4.000 Unternehmen) zeigte vor einiger Zeit eine im Vergleich insgesamt recht hohe Zufriedenheit mit der eingesetzten Software im Personalbereich: Zufriedene Befragte (%) DV-Unterstützung des Personalmanagement - 12

7 4. Aufgaben in Personalinformationssystemen 4.1 Administrative Aufgaben (Auswahl) Lohn- und Gehaltsabrechnungen, z. B. - Führung der Lohn- und Gehaltskonten - Gleitzeitabrechnung Erstellen interner Personalstatistiken, z. B. - Fluktuationsstatistik - Lohn- und Gehaltsstatistik Bearbeitung von Meldungen an verschiedene Adressaten, z. B. - Mitteilungen an Mitarbeiter/-innen - Statistiken für externe Adressaten (Arbeitsagentur, BA/LA Statistik) DV-Unterstützung des Personalmanagement Aufgaben in Personalinformationssystemen 4.1 Administrative Aufgaben (Auswahl) - Fortsetzung Personaldaten verwalten, z. B. - Führung der Personalakte - Erfassung der Personaldaten bei Neueinstellungen Terminüberwachung und Kontrollaufgaben, z. B. - Ablauf von Probezeiten - Geburtstage / Jubiläen - Automatische Arbeitszeiterfassung DV-Unterstützung des Personalmanagement - 14

8 4. Aufgaben in Personalinformationssystemen 4.2 Dispositive Aufgaben (Auswahl) Auskünfte über Mitarbeiter/-innen bzw. Arbeitsplätze einholen, z. B. - Abfrage einzelner Personal- und Arbeitsplatzdaten - Abfrage von Qualifikationsmerkmalen Erstellen von speziellen nicht periodischen Berichten und Statistiken, z. B. - Stellenplan mit Angabe der besetzten / offenen Stellen - Führungsinformation durch Selektion/Verdichtung statistischer Daten Personaleinsatzplanung und Arbeitsplatzbewertung, z. B. - Einsatzpläne für Job-Rotation oder Teilzeitbeschäftigte - Vertretungspläne - Versetzungsplanung für Auszubildende DV-Unterstützung des Personalmanagement Aufgaben in Personalinformationssystemen 4.2 Dispositive Aufgaben (Auswahl) - Fortsetzung Personalbedarfsdeckung, z. B. - Arbeitsmarktforschung - Mitarbeiter/-innenbeurteilung - Assessment-Systeme (Verwaltung, Auswertung) Personalplanung (mittel- und langfristig), z. B. - Personalbedarfsprognose und - kostenplanung (Budgetierung) - Personal-Controlling (Kennzahlen) DV-Unterstützung des Personalmanagement - 16

9 4. HR-Softwareeinsatz empirische Betrachtung DV-Unterstützung des Personalmanagement Komponenten von Personalinformationssystemen hier zur Erfüllung administrativer Aufgaben (Beispiele) Stammdatenverwaltung Lohn- und Gehaltsabrechnung (siehe nächste Folie) Zeiterfassung (An- und Abwesenheitszeit, Verwaltung von Zeitkonten) Reisekosten-, Provisions-, Telefonkostenabrechnungen Belegschaftsverkauf Abrechnung von Betriebsrenten Sonderzahlungen Datenträgeraustausch Personalstatistik Meldewesen DV-Unterstützung des Personalmanagement - 18

10 6. Komponenten von Personalinformationssystemen zur Erfüllung administrativer Aufgaben (Beispiel Lohn- und Gehaltsabrechnung) Lohn-/Gehaltsabrechnung Nachweise, Auswertungen Bruttoabrechnung Nettoabrechnung Zahlungsdienst Lohnsteuer Kirchensteuer Sozialvers.- beiträge Sonstige Abzüge Darlehen Vorschuss Pfändung Kantine... DV-Unterstützung des Personalmanagement Rechtliche Rahmenbedingungen Zu berücksichtigende Rahmenbedingungen sind insbesondere: EU-Richtlinie 95/46EG Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) Beteiligungsrechte der Mitarbeitervertretungen (insbesondere BetrVG) DV-Unterstützung des Personalmanagement - 20

11 6. Rechtliche Rahmenbedingungen - RL 95/46/EG Nicht speziell arbeitsrechtlich, aber EU-weit relevant weites Verständnis von personenbezogenen Daten und Verarbeitung (Art. 2) Nennung von Voraussetzungen (Art. 7) Unterscheidung allgemeiner und besonderer Daten Recht auf Auskunft (Art ) Rechte auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung (Art. 6) Recht auf Verwertungsverbot (Art. 15) DV-Unterstützung des Personalmanagement Rechtliche Rahmenbedingungen - BDSG Zweck dieses Gesetzes ist es, den Einzelnen davor zu schützen, dass er durch den Umgang mit seinen personenbezogenen Daten in seinem Persönlichkeitsrecht beeinträchtigt wird. ( 1) Allgemeine Grundsätze Datenvermeidung und Datensparsamkeit ( 3) Verbot mit Zulässigkeitsvoraussetzungen ( 4) Zweckbindung Regelungen für Erhebung, Speicherung, Verarbeitung und Nutzung, Übermittlung, Berichtigung, Löschung, Sperrung, Recht auf Auskunft ( 19, 34) Rechte auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung ( 20, 35), jeweils unabdingbar Recht auf Anrufung des Bundesbeauftragten für Datenschutz und anderer Kontrollinstitutionen Recht auf Schadenersatz ( 7) DV-Unterstützung des Personalmanagement - 22

12 6. Rechtliche Rahmenbedingungen - Kontrollinstanzen Die Abbildung zeigt die beim Datenschutz wichtigen Zusammenhänge: Daten Vertrag, Gesetz verwenden Betriebsrat verantwortliche Stelle Bearbeiter beauftragen übermitteln Kontrolle Beteiligung Empfänger Auftragsbearbeiter Kontrollinstanzen betriebl. DB Dritte BfD/ LfD Schulung/ Kontrolle Betroffener Träger von (Zusatz-) wissen mitteilen Nach Vorlesungsunterlage des FB Informatik der Universität Dortmund, SS 2004 DV-Unterstützung des Personalmanagement Rechtliche Rahmenbedingungen - BetrVG Ein Betriebsrat hat Informations- und Beratungsrechte bei der Planung und Durchführung entsprechender Maßnahmen (Arbeitssystemgestaltung) ( 80, 90, 92). Wichtig sind die Mitbestimmungsrechte bei der Einführung überwachungsfähiger Arbeitssysteme und bei der Personaldatenverarbeitung ( 87 I, VI; 94; 95) Das BetrVG geht dem BDSG als Spezialgesetz vor. Bei überbetrieblichen DV-Systemen ist das BDSG relevant. Der Betriebsrat muss die Einhaltung der arbeitnehmerschützenden Normen (u. a. des BDSG) überwachen ( 80 BetrVG) Die Betroffenenrechte (Benachrichtigung, Auskunft, Einsicht ( 83 BetrVG), Berichtigung, Löschen, Sperren) sind durch Verträge nicht ausschließbar Die Auswertungen im Rahmen eines Personalinformationssystems dürfen nicht die Kontrolldichte einer Totalüberwachung erreichen DV-Unterstützung des Personalmanagement - 24

13 6. Rechtliche Rahmenbedingungen - BetrVG Die Abbildung zeigt typische Abläufe/Inhalte bei der Einführung eines Personalinformationssystems (PIS) in einem Unternehmen bzw. Betrieb mit Betriebsrat (BR): Ag will PIS einrichten BV nach 77 Abs. 2 BetrVG regelt z. B. - Geltungsbereich, Laufzeit - Positiv/Negativkatalog erfasster Daten - Schlüsselverzeichnis - Verzeichnis zulässiger Auswertungen - Zugriffsberechtigung - Schnittstellen - Verfahrensweise bei Änderungen - Kontrolle durch BR - Rechte der einzelnen AN - Verfahrensweise bei Verstößen BR verlangt BV-Abschluss Einigungsstellenverfahren 87 Abs BetrVG Ag bestreitet/ BR verweigert Umsetzung Arbeitsgerichtsprozess Verändert nach OECHSLER, Personal und Arbeit, 6. Aufl. 2006, S DV-Unterstützung des Personalmanagement Implementierung von Personalinformationssystemen Probleme bei der Einführung resultieren oft aus Spannungen zwischen verschiedenen Interessengruppen im Unternehmen. Nutzer- bzw. Betroffenenperspektive beachten: Sichtweise der Betroffenen: Die Einführung eines PIS betrifft alle Mitarbeiter/-innen. Sie legen Wert auf die Wahrung ihrer Intim- und Privatsphäre. Sichtweise der Anwender auf Sachbearbeiter-Level: Mögliche Auswirkungen von PIS können sein: erhöhte Kontrolle des Arbeitsplatzes, Verlust von Einfluss durch abnehmende Bedeutung der Spezialkenntnisse. Sichtweise der Nutzer auf Management-Ebene: In der Regel positive Einstellung, da rationellere Aufgabenerfüllung; Informationsbedarfe müssen gedeckt werden DV-Unterstützung des Personalmanagement - 26

14 7. Implementierung von Personalinformationssystemen Folgende Punkte sind bei der Implementierung insbesondere zu beachten: Die Arbeitnehmervertretung sollte über die mitbestimmungsrechtlichen Notwendigkeiten hinaus bereits in der Planungsphase informiert werden, um Akzeptanzbarrieren zu verhindern. Einführungen in die Möglichkeiten der Hard- und Software für Führungskräfte und Personalreferenten sollten frühzeitig erfolgen. Arbeitnehmervertreter und Benutzer sollten in die Projektgruppe einbezogen werden Eine Koordinationsstelle sollte eingerichtet werden; zu deren Aufgaben gehören die Klärung von Fehlern, Pflege des Systems, Erstellen von Handbüchern, Durchführung von Schulungen etc. DV-Unterstützung des Personalmanagement Implementierung von Personalinformationssystemen Bei der Implementierung internationaler Personalinformationssysteme ist nach RUTA der folgende Zusammenhang zu beachten: Change Management User-Akzeptanz Nutzen Allgemeine Kontext- Faktoren Allgemeiner Implementierungsplan Individuelle Reaktionen Nutzungs- Absicht tatsächliche Anwendung Lokale Kontext- Faktoren Lokaler Implementierungsplan Vgl. RUTA, D. C.: The Application of Change Management Theory to HR Portal Implementation in Subsidiaries of Multinational Corporations. In: Human Resource Management, Spring 2005, S. 37 DV-Unterstützung des Personalmanagement - 28

15 7. Implementierung von Personalinformationssystemen Am Beispiel der ersten drei Monate der Nutzungszeit des bei Hewlett Packard Italien sind gleich zwei typische Entwicklungen zu erkennen: Kriterium März April Mai Hits Page Views Besucher Besuche d. Dauer 8 m 11 s 7 m 22 s 8 m 18 s Vgl. RUTA, D. C.: The Application of Change Management Theory to HR Portal Implementation in Subsidiaries of Multinational Corporations. In: Human Resource Management, Spring 2005, S. 47 DV-Unterstützung des Personalmanagement Implementierung - Gestaltungsgrundsätze THOM empfiehlt die Beachtung der folgenden Gestaltungsgrundsätze Offene Systeme gestalten; keine Vollständigkeit anstreben; nicht versuchen, alles zu quantifizieren! Kontextverlust bei Abbildung von Menschen im Datensystem beachten Abbildung des Menschen keineswegs so umfassend, dass sie als Eingriff in die Privatsphäre empfunden wird; Gefahr einer missbräuchlichen Verwendung personenbezogener Daten verhindern! Wirtschaftlichkeit der Aufgabendurchführung erhöhen (Beschleunigung, Objektivierung und Nachvollziehbarkeit, Wiederholbarkeit der Aufgabendurchführung, Kosten des Systems begrenzen) Konsequente Benutzerorientierung DV-Unterstützung des Personalmanagement - 30

16 7. Implementierung Realisierung des Datenschutzes, u. a. durch Zugangskontrolle (Räume): Türsicherung, Sicherheitsschloss, abschließende Räume, Schlüsselregelung, Verschluss von Datenträgern, Wechselfestplatten, nicht einsehbare Aufstellung von Geräten, Überwachungsanlagen. Datenträgerkontrolle: Spezielle Räume zur Aufbewahrung, Datensafes, kontrolliertes Kopieren mit Dokumen-tation, Bestandskontrollen, kontrollierte Vernichtung ordnungsgemäße Verwaltung von Datenträgern / Hardcopies Speicherkontrolle: Trennung von Programm- und Datenbereichen verschiedener Benutzer, Löschen von Speicherbereichen vor Wiederverwendung, Sperrung von Laufwerken Benutzerkontrolle: Physische Verhinderung der Nutzung durch Unbefugte, Passwortregelungen / Identifikationsverfahren, Kontrolle der Netzverbindungen, kontrollierter Einsatz der Betriebssystemfunktionen Zugriffskontrolle: Festlegung und Prüfung der Zugriffsberechtigungen, Protokollierung von Zugriffen, zeitliche Begrenzung von Zugriffen, Dokumentation der Benutzerprofile Übermittlungskontrolle: jeweilige Definition von Empfänger und Art der zu übermittelnden Daten, Dokumentation, Verschlüsselung Eingabekontrolle: Verhinderung unbefugter Eingaben, manipulationssichere Protokollierung Organisationskontrolle: Festlegung von Verantwortlichkeiten, Planung, Verpflichtungen und Dienstanweisungen, Verfahrens-, Dokumentations- und Programmierrichtlinien, Funktionstrennung DV-Unterstützung des Personalmanagement Entwicklungstrends Zunehmend elektronische Erfassung und Verwaltung aller Personaldaten. Outsourcing - Unternehmensübergreifende Systeme Employee Self Service: Hierbei verwalten und pflegen Mitarbeiter und Führungskräfte einen Teil ihrer Personaldaten selbständig über Intranet (z. B. Adressänderungen, Anmeldung zu Weiterbildungsveranstaltungen u. a.). E-Prozesse: Ausdehnung von E-Cruiting; E-Learning Content Management bzw. Workflow-Systeme im Personalbereich (Beispiel Stellenausschreibungen) Internationalisierung (Berücksichtigung unterschiedlicher Rahmenbedingungen) Vgl. u. a. MÜLDER 2000, S. 98 ff.; vgl. DV-Unterstützung des Personalmanagement - 32

17 8. Entwicklungstrends Beispiel: Outsourcing der Entgeltabrechnung in sozialen Einrichtungen Eine Studie der Universität Erlangen Nürnberg (Befragung von sozialen Einrichtungen) ergab folgendes zum Status des Outsourcing in diesem Bereich: Die Zufriedenheit ist im Outsourcing-Fall am höchsten bei der Zusammenarbeit mit Steuerberatern (Durchschnittsnote 1,6, gefolgt von kommunalen Rechenzentren und Regionalverbänden (ca. 1,8). Vgl. Homepage des Lehrstuhls für Industriebetriebslehre, Universität Erlangen/Nürnberg, Download DV-Unterstützung des Personalmanagement - 33

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