Software Campus Hinweise des DLR Projektträgers (PT-SW) zum Start studentischer Forschungsvorhaben (Mikroprojekte)

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1 Software Campus Hinweise des DLR Projektträgers (PT-SW) zum Start studentischer Forschungsvorhaben (Mikroprojekte) September 2015

2 Studentische Forschungsvorhaben im Software Campus (1/2) Studentische Projekte werden durch das BMBF als Forschungsvorhaben gefördert und durch den DLR Projektträger (Softwaresysteme PT-SW) begleitet Bei den beteiligten FuE-Partnern (5 Unis, DFKI, FhG, MPI) gibt es je ein Rahmenvorhaben formaler Antrag (AZAP / AZK) durch Software Campus-Teilnehmer nicht mehr nötig daher: Einsicht in Antragsunterlagen und Zuwendungsbescheid durch Teilnehmer ratsam Software Campus-Teilnehmer: Vorhabenbeschreibung (VHB) inkl. Finanzplanung (ca. 25 Seiten auf Grundlage der bisherigen Projektbeschreibung) Beispielgliederung und Muster-VHB (best-practice Beispiele) berücksichtigen 2

3 Studentische Forschungsvorhaben im Software Campus (2/2) VHB: inhaltliche Beschreibung des Forschungsvorhabens sowie detaillierte Finanzplanung als Grundlage einer Teilentsperrung innerhalb des jeweiligen Rahmenvorhabens (ein Teilentsperrungsantrag sollte mehrere Mikroprojekte eines FuE-Partners bündeln, muss aber nicht die gesamte Regelphase umfassen) dazu Zahlenwerk der Finanzplanung im Vorfeld mit der eigenen Verwaltung abstimmen FuE-Partner stellt formlosen Antrag auf Teilentsperrung mit VHB als Grundlage an das BMBF, Adressat ist der DLR Projektträger! dieser Entsperrungsantrag ist rechtzeitig vor dem geplanten Projektstart zu stellen, d.h. offizieller Projektstart nach Antragsbearbeitung (ggfs. Rückfragen) und Ausstellung des Änderungsbescheids zur Teilentsperrung bei notwendigen Änderungen (Umwidmungen usw.) während der Laufzeit: Kontaktaufnahme mit dem DLR Projektträger zur Genehmigung aufgrund plausibler Begründung (insbesondere bei Auswirkungen auf die Finanzplanung) 3

4 Vorhabensbeschreibung VHB als Leistungsbeschreibung der geplanten Arbeiten Zu beachten: Die VHB richtet sich an ein Fachpublikum, aber nicht an Experten Vorabstimmung mit Projektträger und BMBF über online-tool nach fachlicher und administrativer Freigabe durch die eigene Einrichtung und nach Abstimmung mit dem Industriepartner Zu einem Vorhaben gehören Titel und Akronym Auf dem Deckblatt sind außerdem der betreuende Hochschullehrer, der Software Campus Teilnehmer und der ungeförderte Industriepartner zu nennen (inkl. Kontaktdaten) geplanter Startzeitpunkt und Laufzeit sind auf Deckblatt anzugeben Zeitpläne sind mit den Einrichtungen abzustimmen Bei der Erstellung der VHB sind rechtliche Vorgaben zu beachten, d.h. es ist die Rechtsförmigkeit der Projekte sicherzustellen. Vorhabenabhängig ist vor allem der Datenschutz zu adressieren und ggfs. durch (Unter-) Arbeitspakete oder Unteraufträge in ausreichendem Maße zu berücksichtigen. 4

5 1. Aufgabenstellung und Motivation Formulierung der wissenschaftlichen Fragestellung, ggfs. praktisches Anwendungsbeispiel, gesellschaftliche Relevanz, Praxisrelevanz (Bezug zu förderpolitischen Zielen) 1.1 Schwerpunkte und Ziele Einleitung oder weitere Verfeinerung hin ins Fachspezifische. Grobe Ziele, Methodenschwerpunkte, ggf. Abgrenzung. Neuheitsgrad des Ansatzes, was ist die eigentliche Innovation? 1.2. Wissenschaftliche und/oder technische Ziele des Vorhabens Was ist die Vision, was ist der übergreifende Gedanke, Beschreibung der Vision im Einzelnen, Ausdifferenzierung, technische Konkretisierung typisch: Prototyp, Demonstrator, Referenzimplementierung. Keine Produktentwicklung, kein fertiges Produkt! 1.3 Bezug des Vorhabens zu förderpolitischen Zielen / Förderprogramm High-Tech-Strategie, Förderprogramm IKT 2020, bundespolitische Bedeutung Das Projekt Software Campus ist eingebettet in die Aktivitäten der EIT ICT Labs. 5

6 2. Stand der Wissenschaft und Technik Beschreibung des Standes der Wissenschaft und Technik (nationale, aber auch internationale Ebene) und der Unterschiede; eigene Vorarbeiten berücksichtigen; ggfs. Abgrenzung zu anderen (geförderten), auch eigenen, Projekten Hinweis auf wichtigste aktuelle Projekte / Methoden, aber keine akademisch vollständigen Beschreibungen, Beschreibung muss zielbezogen sein, Referenzen möglich, aber nicht notwendig. Wo ist das aktuelle Defizit? Worin besteht die Innovation? Stand der Wissenschaft (Veröffentlichungen), Stand der Technik (Systeme, Software), Stand der Praxis (auf dem Markt verfügbar) z.b. Abgrenzung zu aktuellen und laufenden Vorhaben (hilfreich könnte der Förderkatalog der Bundesregierung sein; auch frühere SC-Projekte berücksichtigen) Beispielhafte Untergliederung (nicht zwingend) 2.1. (z.b. Software-Methodik und Werkzeug-Unterstützung) 2.2. (z.b. Vorgehensmodelle, Geschäftsmodelle und Lizenzen) 2.3. (z.b. Konkurrenz und Umfeld) 6

7 3. Partner und bisherige Arbeiten eigene Uni/FuE-Einrichtung mit dem relevanten Fachbereich / Lehrstuhl kurz mit Projektbezug vorstellen Beziehung zum ungeförderten Industriepartner (expliziter Hinweis: Unternehmen sind nicht Gegenstand der Förderung), welche Arbeitsbeziehungen / Unterstützung gibt es seitens des Unternehmens? Läuft das Projekt auf Vereinbarungen hinaus, bei denen z.b. IP an das Unternehmen abgegeben wird oder werden soll? (Den Publikationsverpflichtungen einer Dissertation soll nachgekommen werden können.) 3.1. Universität/Forschungseinrichtung 3.2. Unternehmen 3.3. Beziehung Universität/FuE-Einrichtung - Unternehmen 7

8 4. Ausführliche Beschreibung des Arbeitsplans Vorgehensweise, Projektplan, Beschreibung der Leistung / einzelner Schritte. Wenn das Ergebnis noch nicht feststehen sollte, so ist der Prozess ergebnisoffen zu beschreiben in Form einer klaren Definition der Arbeitspakete und Ziele. Was sind ggfs. mögliche Lösungsansätze / -ideen. In jedem Fall zu betrachten: Wie wird der Problemlösungsraum eingeschränkt? Woran wird der Projekterfolg gemessen? Gibt es dem Projekterfolg entgegen stehende Ergebnisse Dritter im Verlauf? Bei prozessorientierten Schritten ohne eindeutig definierte Ergebnisse zusätzlich: Wie wird das Projektergebnis definiert? Wie kommt es zu Entscheidungspunkten? Untergliederung der Arbeitsschritte notwendig, definierte Entscheidungspunkte und Maßgrößen. Resultierend wird eine Abfolge von Schritten beschrieben. 8

9 4. Ausführliche Beschreibung des Arbeitsplans Arbeitspakete (Teilaufgaben) mit Arbeitsumfängen, die zeitlich aufeinander abgestimmt sind, sowie Voraussetzungen, Lösungswege, Entscheidungspunkte, Meilensteine und Umgang mit möglichen Risiken sind darzustellen; Kreuztabelle Personenmonate (PM) (Unter-)Arbeitspakete vs. Personalkategorie die Arbeitspaketbeschreibungen müssen den Personalbedarf widerspiegeln! Meilensteine (typischerweise 3 bis 4) als klar definierte und überprüfbare Teilergebnisse im Projektverlauf sind vorzusehen und inhaltlich und zeitlich zu definieren: z.b. Konzept ist erstellt, Prototyp vorhanden, erweiterter Prototyp Die Ablaufplanung ist so zu gestalten (insbesondere in Bezug auf Meilensteine), dass neueste Erkenntnisse auch Dritter (z.b. aus weiteren Informationsrecherchen im Rahmen der vorhabensbegleitenden Kontrolle) einfließen können, die eine Änderung oder ggf. einen Abbruch des Vorhabens erfordern würden. 9

10 4. Ausführliche Beschreibung des Arbeitsplans 4.x. Arbeitspaket x, Name, Beschreibung (Inhalt, Arbeiten, Ergebnisse) und Angabe der PM pro Personalkategorie (ungeförderte PM des studentischen Projektleiters gesondert), beispielhafte Gliederung (nicht zwingend): 4.1. Arbeitspaket 1, Projektleitung" 4.2. Arbeitspaket 2, Anforderungserhebung 4.3. Arbeitspaket 3, Entwurf der Software-Architektur 4.4. Arbeitspaket 4, Erstellung spezifischer Komponenten 4.5. Arbeitspaket 5, Implementierung der Komponenten 4.6. Arbeitspaket 6, Evaluation ggfs. weitere (Unter-)Arbeitspakete 4.7. Zeitplanung und Meilensteine (Arbeitspaketstruktur in Zeitplan umsetzen) 10

11 4.8. Finanzplanung (1/2) Finanzierungsplan bzw. Vorkalkulation nach bestem Wissen und dem Grundsatz eines sparsamen und angemessenen Mitteleinsatzes Ausgaben- bzw. Kostenpositionen detailliert darstellen und nachvollziehbar begründen. Ausgaben (Unis): Personal, Gegenstände bis zu 410 Euro, Mieten, Rechnerkosten, Vergabe von Aufträgen, Verbrauchsmaterial, Geschäftsbedarf, Literatur, Dienstreisen (keine Pauschalen), Gegenstände und andere Investitionen > 410 Euro (analog zu AZAP) Kosten (DFKI, FhG): Personal, Material, FE-Fremdleistungen, Dienstreisen (keine Pauschalen), sonstige unmittelbare Vorhabenskosten, Abschreibungen auf vorhabensspezifische Anlagen, Verwaltungskosten (analog zu AZK). Alle Ausgaben bzw. Kosten sind diesen Positionen zuzuordnen! 11

12 4.8. Finanzplanung (2/2) Der Mitteleinsatz ist vorhabenspezifisch zu planen und dabei nicht primär an der Höchstgrenze von Euro zu orientieren. Es ist ein sparsamer und angemessener Umgang mit Steuergeldern zu beachten. Der Projektbezug muss immer dargestellt werden als Grundlage der Teilentsperrung innerhalb des Rahmenvorhabens. Angebote und Spezifikationen werden üblicherweise mit der VHB eingereicht. Bei Dienstreisen: Reisen zu Software Campus Veranstaltungen sowie zu nationalen Industriepartnern vorhalten. Angemessene Reisen zu Konferenzen mit nachvollziehbarem Projektzusammenhang möglich (Erfahrungswert: 2 Konferenzen pro Jahr; abhängig von der Ergebnisgenerierung im Vorhaben). Bei Fremdvergaben: Für F&E-Fremdaufträge gelten generell die öffentlichen Vergaberichtlinien. 12

13 5. Verwertungsplan Betrifft die Verwertung nach Projektende! Folgende Dreiteilung ist einzuhalten, da sie später auch Bestandteil der Zwischen- und Endberichte ist (soweit möglich konkret benennen): 5.1. Wirtschaftliche Erfolgsaussichten z.b. Open-Source-Stellung; Produkt- oder dienstleistungsbezogen in Bezug auf Spin-Off oder ungeförderten Industriepartner Wissenschaftlich-technische Erfolgsaussichten z.b. Know-How-Zuwachs, neue Forschungskontakte, Publikationen Wissenschaftliche und wirtschaftliche Anschlussfähigkeit Weiterführende Arbeiten, neue Ideen, nächste Projekte. Verwertungsplan ist im laufenden Projekt fortzuschreiben, z.b. neue Perspektiven, weitere Nutzungsmöglichkeiten, Publikationen. Verwertungsplan kann Ausgangspunkt von Prüfungen nach Projektende sein. 13

14 6. Literaturverzeichnis eher kurz, enthält nur die wichtigsten und im Text verwendeten Quellen. 7. Anhang Nur wenn notwendig: 7.1. Angebote (Bezeichnung und Reihenfolge entsprechend Nennung in Finanzplanung) 7.2. ggfs. weitere Planungsübersichten Kontakt (bzgl. DFKI, KIT, Uni Saarbrücken, MPI): DLR Projektträger (PT-SW) Dr. Jens Totz Kontakt (bzgl. TU Darmstadt, TU Berlin, TU München, FhG): DLR Projektträger (PT-SW) Hr. Holger Konle