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1 s+p Personalwirtschaft "Eines der entscheidenden und wichtigsten Kriterien für die Anschaffung der s+p Personalwirtschaft war vor allem die komfortable und einfache Handhabung. Zudem haben wir großen Wert auf die Homogenität der Daten gelegt. Eine Voraussetzung, die durch die zentrale Datenbank der s+p Softwarelösungen hervorragend erfüllt wird." Marie Theres Schulte, Personalleiterin ADO Goldkante GmbH & Co. KG

2 Editorial s+p Personalwirtschaft s+p Personalmanagement s+p Mitarbeiterbeurteilung s+p Zielvereinbarung s+p Bewerbermanagement s+p Weiterbildungsmanagement s+p Personalabrechnung s+p Personalkostenplanung s+p Zeitwirtschaft s+p Reisekosten s+p Mitarbeiter Portal Erfolg durch Partnerschaft 10 gute Gründe

3 3 s+p Software und Consulting AG Editorial Als Personalprofi wollen Sie weniger "Papierkram" erledigen, übergreifende Personalauswertungen im Handumdrehen erhalten und schnellere Antworten zu Ihren Mitarbeitern geben können. Kurzum: Sie wollen Personalarbeit gestalten, anstatt Mitarbeiter bloß zu verwalten. Genau dabei unterstützt Sie unsere Software. Die s+p Personalwirtschaft ist eine moderne, ausbaufähige und zukunftssichere HR-Lösung, die Ihre Kernprozesse im Personalbereich zuverlässig unterstützt und mit Ihren sich ändernden oder wachsenden Anforderungen schritthält. Das Leistungsspektrum der s+p AG umfasst neben der professionellen Personalabrechnung, Personalmanagementlösungen und Zeitwirtschaft auch Trendthemen der Personalarbeit, wie leistungsgerechte Vergütung und Zielvereinbarungen. Modernste Technologien, von der integrativen Softwarearchitektur bis zu webbasierten Portalfunktionen, unterstützen den reibungslosen Ablauf der Geschäftsprozesse im Personalbereich. Als führender Hersteller von HR-Software im Mittelstand verfolgt die s+p AG ihr Ziel, Personalstrategen leicht anwendbare und wirklich praktische Lösungen anzubieten. Mit der s+p Personalwirtschaft erhalten Sie daher modulare Lösungen für verschiedene Anforderungen im HR-Bereich, mit den Kosten- und Implementierungsvorteilen von Standardsoftware. Erhöhen Sie damit den Nutzen Ihrer Personalarbeit für Ihr gesamtes Unternehmen. Sie wissen einfach mehr über den Wettbewerbsfaktor Nr. 1, Ihre Mitarbeiter! Jürgen Thon, Matthias Schneider, Matthias Tandler Vorstand s+p AG

4 4 s+p Personalwirtschaft Integrierte Lösungen für die Personalwirtschaft Die s+p Software und Consulting AG ist der Spezialist für branchenunabhängige HR-Software. Dabei bringt die s+p AG ein umfangreiches Wissen rund um die Geschäftsprozesse der Personalwirtschaft in ihr Produktportfolio ein. Die s+p AG bietet integrative Softwarelösungen für die Personalwirtschaft. Ihr Vorteil: eine gemeinsame Datenbank für alle Module, wodurch automatisch einheitliche Daten in allen Programmen bereitstehen. Das spart nicht nur administrativen Aufwand, sondern vermeidet mehrfach vorhandene gleiche Daten, die nicht auswertbar sind. Plausible und tagesaktuelle Informationen zu Ihren Mitarbeitern stehen jederzeit bereit und ermöglichen Ihnen aussagekräftige und übergreifende Auswertungen. Aufgrund der Modularität der Programme passt sich die s+p Perso- in Zukunft das Personalwesen von Neue, innovative Ideen werden auch nalwirtschaft Ihren Anforderungen Kunden der s+p AG verbessern. an. So sind die Module auch einzeln Dabei sind praxisnahe Umsetzungen einsetzbar und können je nach Bedarf oder Budgetsituation erweitert sonderer Wichtigkeit, um Personal- der s+p Softwarelösungen von be- werden. Darüber hinaus unterstützt arbeit weiter zu automatisieren, Abläufe zu vereinfachen und schließlich die s+p AG die individuellen Ansprüche ihrer Anwender mit einem Verwaltungsaufwand sowie -kosten umfangreichen Dienstleistungsangebot. zu senken. Mitarbeiter- und Manager Portal Mitarbeiter- und Manager Portal Manager Portal Portal Manager Mitarbeiter- und Mitarbeiterund Mitarbeiterund Manager Portal

5 5 s+p Personalwirtschaft Integration in bestehende Softwareumgebungen Die s+p Personalwirtschaft besitzt ihren eigenen Dolmetscher zur nahtlosen Integration mit Fremdsystemen. So können Ihre Programme problemlos mit anderen Softwarelösungen kommunizieren. Das s+p SDAM 1 übersetzt Informationen aus einer Fremdsoftware zur Nutzung in den s+p Systemen oder macht umgekehrt Daten aus s+p Lösungen für Fremdprogramme nutzbar. In Verbindung mit den s+p Systemen können also verschiedene Softwarelösungen, in denen Stammdaten verwaltet werden, miteinander kommunizieren. Dies hat den Vorteil, dass Informationen nur einmal gepflegt und per s+p SDAM entweder in die s+p Software oder in andere Systeme transferiert werden. Dabei können Sie jederzeit individuell entscheiden, ob der gesamte Datenbestand oder nur die geänderten Daten aktualisiert werden sollen. Mit dem s+p SDAM ergänzt die s+p AG ihr Lösungsangebot für eine weitgehend automatisierte Personalwirtschaft. Nun können Unternehmen, die eine bestehende Personalsoftware erweitern wollen, per s+p SDAM ihre unterschiedlichen Softwareanwendungen untereinander kommunizieren lassen. Personalmanagement s+p Software SDAM Ihre Lohnabrechnung Standardsoftware Rechenzentrum SDAM Personalsoftware Fehlzeitenverwaltung Excel Standardsoftware Ihre Reisekostenabrechnung Standardsoftware Excel Ihre 1 Standarddatenaustauschmodul

6 Deutsche Oper am Rhein [700 Mitarbeiter] "Die Produktivität in unserer Personalabteilung konnte sichtlich gesteigert werden. Jeder Mitarbeiter hat schnellen Zugriff auf die für ihn notwendigen, im System hinterlegten personalrelevanten Daten und kann diese sofort nutzen und weiterverarbeiten. Da anhand der Entlastung durch die Software aufwendige, manuelle Prozesse entfallen, konnten wir einige Aufgaben neu verteilen und ohne entsprechende Personalaufstockung neue Aufgabenschwerpunkte definieren." Micha Beier Micha Beier, Leiter Konzernpersonalpolitik der Mitteldeutschen Airport Holding Über 8.500* Unternehmen und Verwaltungen in Deutschland vertrauen bei ihrer Personalarbeit auf die Lösungen der s+p AG. *von Mitarbeitern [Stand 07/2009] Dettmer Reederei GmbH & Co. KG [2.750 Mitarbeiter]

7 7 s+p Personalmanagement Entscheidend für den langfristigen Erfolg eines Unternehmens ist und bleibt der Mitarbeiter. Seine individuellen Fähigkeiten, Leistungen und kreativen Ideen nehmen maßgeblich Einfluss auf das Unternehmensgeschehen und müssen daher intensiv gefördert und aktiv gefordert werden. Das s+p Personalmanagement unterstützt Sie bei dieser Wertschöpfung aus Ihrem "Humankapital", um wichtige Mitarbeiter an das Unternehmen zu binden oder vielversprechendes Personal weiter zu entwickeln. Eingliederung in die Organisationsstruktur Alle relevanten Informationen zu Ihrer Aufbauorganisation sowie eventuell zu stichtagsbezogenen Umstrukturierungen können Sie transparent darstellen. Durch Angaben zur Leitungsfunktion der jeweiligen Abteilungen definieren Sie Führungspositionen. Zudem können Sie jederzeit Informationen zum Personalbestand verschiedener Organisationseinheiten abfragen und überprüfen. Besetzungen Ein Mitarbeiter kann Inhaber einer oder mehrerer Stellen sein. Aber auch eine Stelle kann von einem oder mehreren Mitarbeitern besetzt werden. Das s+p Personalmanagement bietet Ihnen die Möglichkeit, verschiedene Stellen und Funktionen des Unternehmens in der Besetzung übersichtlich zu organisieren. Alle Kriterien, die für eine Stelle definiert sind, werden strukturiert als Anforderungsprofil abgelegt. Dieses ist die Basis für eventuelle Vergleiche des Mitarbeiterprofils mit den Stellenanforderungen und kann Ihnen somit als eine wichtige Entscheidungshilfe dienen. Die organisatorische Eingliederung in die Unternehmensstruktur können Sie in einem Organigramm grafisch darstellen. Mögliche Umstrukturierungen lassen sich per Drag & Drop im s+p Personal Chart vornehmen. Die tarifliche oder außertarifliche Bewertung der Stelle bildet die Grundlage für eine Gegenüberstellung des Solls und dem Ist und vervollständigt die Organisation des Stellenplans. Mitarbeiterprofil Ausbildung, Fähigkeiten und Kenntnisse eines Mitarbeiters können Sie strukturieren und historisch hinterlegen. Der Vergleich von Mitarbeitern untereinander aber auch mit den Stellenanforderungen oder mit Bewerbern hilft Ihnen bei der Nachfolgeplanung. Beurteilungen Die Personalbeurteilung kann stichtagsgenau und von verschiedenen Mitarbeitern durchgeführt und im s+p Personalmanagement hinterlegt werden. Anhand der Eignungsprofile bilden diese die Voraussetzung für die Entwicklungs-, Förderungsund Ausbildungsplanung eines Mitarbeiters. Betriebsmittelüberlassung Arbeitsmittel, welche Sie dem Mitarbeiter während seiner Anstellung im Unternehmen überlassen, wie bspw. Handy, Schlüssel, Firmenwagen oder Notebook, erfassen Sie in der Ressourcenzuordnung. So haben Sie jederzeit eine Übersicht, wo sich bestimmte Betriebsmittel gerade befinden. Bei der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses sind Ad- Hoc Informationen zu den überlassenen Gegenständen greifbar und können entsprechend zurück gefordert werden. Externe Mitarbeiter Beschäftigen Sie externe Mitarbeiter z.b. von Leiharbeitsfirmen, dann ist es vorteilhaft, wenn alle Informationen zu den Leiharbeitern strukturiert und systematisch protokolliert werden. Informationen zum Sachverhalt, z.b. welche Leiharbeitsfirma hat den passenden Arbeitnehmer für uns oder unser nächstes großes Projekt, können schnell eruiert werden. Auch Kostenangaben zum Einsatz externer Mitarbeiter werden erfasst und erleichtern zukünftig die Auswahl eines entsprechenden Leiharbeiters. Zielvereinbarung Zielvereinbarungen mit den Mitarbeitern sind ein mögliches Instrument, um dauerhafte und werthaltige Unternehmensziele zu erreichen und die Mitarbeitermotivation zu steigern. Die Ziele können Sie für jeden Mitarbeiter hinterlegen und bewerten. Eine Bonusauszahlung wird in Abhängigkeit vom Erreichungsgrad der einzelnen Ziele ermittelt und lässt sich automatisch in die s+p Personalabrechnung übergeben.

8 8 s+p Mitarbeiterbeurteilung Leistungen fördern Die Relevanz von Mitarbeiterbeurteilungen zeigt sich am breiten Spektrum der Bereiche, in denen sie zur Anwendung kommen. Nicht nur im Zusammenhang mit der Personalentwicklung gewinnen Mitarbeiterbeurteilungen an Bedeutung, sondern sie sind auch wichtigste Grundlage für Zielvereinbarungssysteme und leistungsbezogene Entlohnung. Das umfangreiche Beurteilungswesen im s+p Personalmanagement bietet dafür zuverlässige Entscheidungshilfen. Im s+p Personalmanagement kann klassifiziert werden, um welche Form der Beurteilung es sich handelt: Mitarbeiterbeurteilung: Vorgesetzte beurteilen die ihnen unterstellten Mitarbeiter Vorgesetztenbeurteilung: Mitarbeiter beurteilen ihren Vorgesetzten Gleichgestelltenbeurteilung: Mitarbeiter beurteilen Mitarbeiter Selbstbeurteilung: Mitarbeiter beurteilen sich selbst Vorteile: Historische Ablage aller Beurteilungsprozesse auf einem Blick Nahezu papierloses Beurteilungswesen Standardbeurteilungsbogen Anbindung an Maßnahmenplanung möglich, d.h. automatisches Auslösen von weiterführenden Prozessen bei Statuseingaben, u.a. Mitarbeiterentwicklung, Zielvereinbarungen, Personalabrechnung

9 9 s+p Zielvereinbarung Motivation erhöhen Zur Umsetzung erfolgreicher Unternehmensstrategien sind Zielvereinbarungen mit Mitarbeitern ein immer wichtigeres Instrument. Denn neben markt- und ertragsgerechtem Handeln spielt es eine bedeutende Rolle, dass strategische Unternehmensziele auf das Aufgabenumfeld jedes einzelnen Mitarbeiters übertragen werden. Zielvereinbarungen dienen aber nicht nur zur Kommunikation und Steuerung der Unternehmensausrichtung, sondern sind ebenso Führungs- und Förderinstrument. Darüber hinaus sind sie die Basis für Personalentwicklungsmaßnahmen und ein wichtiger Indikator für variable Vergütungssysteme. Das s+p Personalmanagement erleichtert sowohl den administrativen als auch strategischen Prozess zur Definition von Zielvereinbarungen, inklusive konsequenter Zielverfolgung und anschließender Erfolgsmessung von Zielerreichungsgraden. Vorteile: Unterstützung bei Vor- und Nachbearbeitung von Zielvereinbarungsgesprächen Prozessvereinfachung im administrativen Bereich Transparenz durch strukturierte Zielvereinbarungen Wiedervorlagensystem für Meilensteine Übersicht im gesamten Zielvereinbarungsprozess: - Status Zielvereinbarung - getroffene Maßnahmen - Änderungen bei Zielvereinbarungen

10 Bewerbungseingang (Initiativbewerbung/ Ausschreibung) Erfassen der Bewerbung Selektion Vorstellungsgespräche/ Auswahlverfahren nein geeigneter Bewerber ja Einstellung (Übernahme in Mitarbeiterstamm) s+p Bewerbermanagement Klarheit schaffen Mit Hilfe des s+p Bewerbermanagements kann der gesamte Rekrutierungsprozess professionell und übersichtlich erledigt werden. Von der Ausschreibung über Vorstellungsgespräche bis hin zur Einstellung eines Bewerbers leistet das Programm eine wichtige Entscheidungshilfe bei der Auswahl vom Auszubildenden bis zur Besetzung von Führungspositionen. Ausschreibungen Über das Modul Ausschreibungen/ Personensuche können Suchkriterien definiert und auch K.O.-Kriterien festgelegt werden. Damit wird der Abgleich des Bewerberprofils mit dem Anforderungsprofil der zu besetzenden Position automatisierbar und erspart Ihnen viele Routinearbeiten. Die Bewerberflut kommt und nun haben Sie die Aufgabe, diese zu bewältigen! Alle Daten der Bewerber können übersichtlich mit allen Profileigenschaften, wie Ausbildung, Werdegang, Fähigkeiten oder Sprachkenntnissen erfasst werden. Bewerbungen über die eigene Homepage oder Jobportale werden automatisch in das s+p Bewerbermanagement übernommen, so dass die Datenerfassung entfällt. Per Knopfdruck können Sie die Bewerbungen den entsprechend ausgeschriebenen Stellen zuordnen und jederzeit abrufen und bearbeiten. Initiativbewerbungen Auch Bewerbungen, die sich nicht auf eine spezielle Stellenausschreibung beziehen, werden mit dem s+p Bewerbermanagement übersichtlich verwaltet. Nach Erfassung der Profildaten können Sie Initiativbewerbungen entweder möglichen vakanten Stellen zuordnen oder bei konkretem Nichtinteresse umgehend Absagebriefe über die Serienbrieffunktion versenden. Bewerber vergleichen Eine Hilfe, Ihre Stelle optimal zu besetzen, liefert Ihnen die Vergleichsfunktion des Programms. Sie können einen automatischen Qualifikationsabgleich durchführen, der die Stellenanforderungen gegen die Bewerberqualifikationen sowie Bewerber gegen Bewerber oder auch gegen Mitarbeiter prüft. Angezeigt werden Ihnen daraufhin Übereinstimmungen und Unterschiede sowie Unter- bzw. Überqualifikationen. Durch die Definition von K.O.-Kriterien haben Sie somit eine schnelle Übersicht, welche Bewerber besonders geeignet sind oder sofort durch Ihr Anforderungsprofil fallen.

11 11 Ständige Übersicht und Kostenkontrolle Das Programm bietet Ihnen die Möglichkeit, die Kosten Ihrer Ausschreibung zu ermitteln und somit eine Resonanzanalyse durchführen. Innerhalb einer ausgelösten Bewerbersuche haben Sie ständige Übersicht zum Bewerberstatus, dem aktuellen Bearbeiter und dem geführten Briefwechsel. Das s+p Bewerbermanagement bringt Transparenz in Ihre Bewerbungen und hilft Ihnen, die richtige Wahl zu treffen. Umfangreiche Mustervorlagen und Schriftverkehr Administrative Vorgänge, wie der gesamte Schriftverkehr (Einladungen zu Vorstellungsgeprächen, Zwischenbescheide, Absagen, Verträge) können Sie direkt aus dem s+p Bewerbermanagement heraus erledigen. Bei einer Statusänderung der Bewerbung (z.b. Absage) werden automatisch die entsprechenden Schriftwechsel ausgelöst (z.b. Absage). Darüber hinaus steht Ihnen ein umfangreiches Mustervertragswerk mit Arbeitsverträgen, befristeten Verträgen u.a. zur Verfügung. Sie können zusätzlich Dokumente individuell erstellen und im s+p Bewerbermanagement zur Wiederverwendung ablegen. Einstellung eines Bewerbers Wenn Sie sich für einen Bewerber entschieden haben, werden alle Daten automatisch in den Mitarbeiterstamm mit Besetzung auf die offene Stelle übernommen. Onlinebewerbungen Mit dem Webmodul s+p Bewerbung.Online können Sie Ihre Mitarbeitersuche einfacher, schneller und vor allem übersichtlicher gestalten. Egal, ob auf Ihre ausgeschriebenen Stellen oder auf eigene Motivation eines interessierten Kandidaten: jede Bewerbung wird per Internet über ein standardisiertes Formular übersichtlich erfasst und steht nach einem Sicherheitscheck automatisch mit allen relevanten Informationen zum Bewerberprofil elektronisch für Ihre weitere Bearbeitung bereit. Stellenausschreibungen per Mausklick auf Ihrer Homepage Das Programm ist die besonders komfortable Lösung zur Publikation von Stellenausschreibungen im Intraoder Internet. Für die Veröffentlichung Ihrer Ausschreibungen mit allen notwendigen Anforderungsmerkmalen können die Informationen von vakanten Stellen übernommen werden. Definieren Sie bereits im Vorfeld Mindestanforderungen, um eine hohe Anzahl unrelevanter Bewerbungen von vornherein einzuschränken. Einfach und Sicher: Onlinebewerbungen Einfach bedienbare Tools ermöglichen Ihnen die nahtlose Einbindung und unkomplizierte Anpassung des Programms an Ihren firmenspezifischen Internetauftritt. Potentielle Bewerber erhalten eine übersichtliche Darstellung Ihrer Ausschreibungen und haben die Möglichkeit, persönliche Daten sowie ihr Bewerberprofil in einfache Formulare einzutragen. Für die Informationsabfrage ist das Bewerbungsformular inhaltlich beliebig gestaltbar. Durch die Definition von Pflichtfeldern können Ihnen gewünschte, wichtige Informationen nicht vorenthalten werden. Auch Initiativbewerbungen lassen sich mit Standardabfragen zu speziellen Qualifikationen übersichtlich und ohne weiteren Aufwand in das System übernehmen und können sofort oder bei späteren Vakanzen herangezogen werden. Alle Angaben, die Bewerber im Internet eingeben, werden nach eingehendem Sicherheitscheck automatisch in den Bewerberstamm des Zentralsystems übernommen. Mit s+p Bewerbung.Online sparen Sie enorm viel Zeit durch den Wegfall der Dateneinpflege in Ihr Bewerbermanagementsystem. Zeit für strategische Personalarbeit Das perfekte Zusammenspiel zwischen dem Webmodul und dem s+p Bewerbermanagement erlaubt Personalverantwortlichen, bezüglich jedes einzelnen Bewerbers sofort eine Aussage zu treffen und damit Hauptaugenmerk auf den strategischen Auswahlprozesses zu legen. Somit bringen Sie mehr Transparenz in Ihr Bewerbermanagement und können sich auf die Auswahl wirklich geeigneter Kandidaten konzentrieren!

12 12 s+p Weiterbildungsmanagement Erfolg steigern Schlüsselfaktor im Unternehmen ist der Mensch, sein Potenzial und die Entwicklung seines Wissens. Statt reiner Kostenaufstellung und Kostenkontrolle von Bildungsarbeit muss der Bildungsprozess auf Unternehmensziele ausgerichtet sein. Das s+p Weiterbildungsmanagement bietet Ihnen eine professionelle Weiterbildungsbedarf (Unternehmensziele, Stellenanforderungen, Qualifikationsdefizite) Planung/ Ausschreibung von Seminaren Überprüfung der eingehenden Anmeldungen Mindestteilnehmerzahl Unterstützung zur effektiven Planung und hilft Ihnen bei der Durchführung von Weiterbildungsmaßnahmen. Es optimiert die Weiterbildung in Ihrem Unternehmen durch intelligente Unterstützung aller erforderlichen Kommunikations-, Verwaltungs- und Planungsprozesse. Funktionen: Administration aller Weiterbildungsmaßnahmen für Mitarbeiter und für Bewerber Angaben über Seminarbedingungen, Dozenten, Hotels etc. Budgetdefinitionen und Kostenverwaltung zu Weiterbildungsmaßnahmen Weiterbildungsmaßnahmen im s+p Mitarbeiter Portal publizieren und Anmeldung der Mitarbeiter zu angebotenen Seminaren via Intranet ermöglichen Verwaltung der Kenntnisse und Fähigkeiten sowie Befugnisse des Mitarbeiters Auswertungen zum Qualifikationsprofil Vergleich Mitarbeiterpotenzial mit Stellenanforderungen Entwicklung des Mitarbeiters durch Weiterbildungsmaßnahmen Planen von Stellenbesetzungen für die Zukunft Bedarf ja nein ja Überschreitung nein Anmeldebestätigung/ Durchführung des Seminars Aktualisierung Qualifikationsprofil/ Kosten-Nutzen-Auswertungen

13 Über 8.500* Unternehmen und Verwaltungen in Deutschland vertrauen bei ihrer Personalarbeit auf die Lösungen der s+p AG. *von Mitarbeitern [Stand 07/2009] "Vor allem die Administration und Einsatzplanung der vielen Auszubildenden in den verschiedenen Filialen der Berliner Volksbank wird maßgeblich erleichtert. Auch die Teilnahme an Weiterbildungsmaßnahmen lässt sich filialübergreifend problemlos mit s+p organisieren." Christian Kobilke, Berliner Volksbank eg [2.800 Mitarbeiter] Goldsteig Käsereien Bayerwald GmbH [1.000 Mitarbeiter] Konen Bekleidungshaus KG [500 Mitarbeiter]

14 Wisag Service Holding GmbH & Co. KG [ Mitarbeiter] "Hochkomplexe Entlohnungsvarianten, die zuvor auch noch unter Unix abgerechnet wurden, für eine große Verlagsgruppe reibungslos umzustellen, ist eine echte Herausforderung an alle Beteiligten, vor allem aber an die neue Software. Mit der s+p Personalabrechnung hatten wir die für unsere Zwecke idealste Lösung ausgewählt." Horst Chilla, Mediengruppe Westfälischer Anzeiger [ Mitarbeiter] Labor28 [200 Mitarbeiter] Lohndirekt AG [ Abrechnungen]

15 15 s+p Personalabrechnung Sicherheit gewährleisten Die Lohn- und Gehaltsabrechnung gehört zu den wichtigsten und sensibelsten Bereichen in einem Unternehmen, so dass ein reibungsloser Ablauf auf der Basis aktueller gesetzlicher Anforderungen gewährleistet werden muss. Ob Monats-/ Stundenlöhner oder Teilzeitmitarbeiter, unbezahlter Urlaub, Prämien, Wiedereintritte, wechselnde Sozialabgaben oder diverse Gesetzesund Steuerregelungen: Die s+p Personalabrechnung unterstützt Sie zuverlässig bei der täglichen Datenpflege und -erfassung sowie bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Die Navigation erfolgt über einen modernen Arbeitsplatz oder ein klassisches Menü. Alle Stammdaten sind übersichtlich und thematisch gegliedert. Wie bei allen s+p Produkten besteht auch für die Personalabrechnung die Möglichkeit, einzelne Bereiche im Mitarbeiter Portal zur Verfügung zu stellen. Stammdaten/ Bewegungsdaten/ Abwesenheiten Bruttolohnermittlung und Nettolohnberechnung Abrechnungsergebnisse auf Knopfdruck (Verdienstnachweise, Beitragsnachweise für Krankenkassen, elektronische Lohnsteueranmeldung/ Lohnsteuerbescheinigung, Übergabe an Finanzbuchhaltung) Auswertungen/ Bescheinigungen Kostenauswertungen (Kostenstellen/ Kostenträger), Kurzarbeitergeldliste, Verdienstbescheinigungen, elektronische Übermittlung von Entgeltbescheinigungen usw. Jahresendarbeiten (Jahresmeldungen Krankenkassen, Jahreslohnjournal, etc.) Vorteile: Systemgeprüfte Software Pflege von Beitragssätzen und gesetzlichen Konstanten DEÜV- Meldewesen, Beitragsnachweise und Entgeltbescheinigungen über Dakota Elektronische Übertragung von Lohnsteueranmeldungen und Lohnsteuerbescheinigungen Übersichtliche und transparente Auswertungen Bescheinigungswesen Erweiterungen für branchenspezifische "Speziallöhne" Exportgenerator für selbst definierte Auswertungen

16 "Als langjähriger Anwender der s+p Personalabrechnung haben wir nun auch die Personalkostenplanung im Einsatz. Vor allem der minimale Aufwand bei der Erstellung von Planungsauswertungen und die Anpassungsfähigkeit an unsere betrieblichen Bedürfnisse haben uns überzeugt." Marianne Gralki, Lafarge Zement Karsdorf GmbH [1.300 Mitarbeiter] Brezelbäckerei Ditsch GmbH [500 Mitarbeiter] Elégance Rolf Offergelt GmbH [1.000 Mitarbeiter] Über 8.500* Unternehmen und Verwaltungen in Deutschland vertrauen bei ihrer Personalarbeit auf die Lösungen der s+p AG. *von Mitarbeitern [Stand 07/2009]

17 17 s+p Personalkostenplanung Personalkosten sind oft der Kostenblock Nr. 1 im Unternehmen. Neben den betrieblichen Faktoren bewirken auch scheinbar kleine Gesetzesänderungen größere Kostenveränderungen. Aus diesem Grund gehören eine einfache, variable und schnelle Personalkostenplanung sowie ein entsprechendes Controlling heute zu den wichtigsten Aufgaben. Anstatt anfallende Personalausgaben lediglich anhand von Vergangenheitswerten zu betrachten, lassen sich mit der s+p Personalkostenplanung neben unternehmensinternen Personaldaten und -kennzahlen auch künftige Einflussgrößen bei der Personal- und Kostenplanung berücksichtigen. Vor allem externe Faktoren, wie arbeitsrechtliche Anforderungen oder die konjunkturelle Entwicklung, können in die Planungsszenarien einbezogen werden. Die Entwicklung der Personalkosten wird auf dieser Grundlage und mit tatsächlichen Abrechnungsdaten simuliert. Die Auswirkungen der unterschiedlichsten Szenarien lassen sich damit für das Unternehmen zuverlässig analysieren; die Hochrechnung von Löhnen und Gehältern, Sozialkosten und sonstigen Personalkosten unter Einbeziehung künftiger Einflussgrößen wie Tarifänderungen, Personalauf- und -abbau oder natürlicher Fluktuation sorgt für genauere Vorhersagen über die zukünftigen Ausgaben. Unternehmen sind so in der Lage, ein zuverlässiges Frühwarnsystem aufzubauen, das regelmäßig die Einflüsse externer wie interner Faktoren auf das Personalkostengefüge analysiert. Vereinfachte Personalkostenplanung und verbessertes Controlling Einmal erfasste Änderungen können in späteren Planungen, Reviews oder Forecasts wieder verwendet werden. Auch der Vergleich unterschiedlicher Szenarien ist auf gleiche Weise möglich. So kann beispielsweise die Entwicklung der Personalkosten bei der Durchführung von Arbeitsförderungsmaßnahmen, z.b. Kurzarbeit, simuliert und möglichen Alternativen zur Kostenreduktion gegenüberstellt werden. Zahlreiche Standardauswertungen, wie die Entwicklung der Personalkosten oder die Anzahl der in Voll- oder Teilzeit beschäftigten Mitarbeiter (FTEs) sind sofort verfügbar. Moderne.Net Technologie Die s+p Personalkostenplanung ist ein innovatives Werkzeug, das auf Basis der modernen.net-technologie entwickelt wird. Wesentliche Verbesserungen können dadurch in den Controllingfunktionalitäten erzielt werden. So enthält die s+p Personalkostenplanung ein komplett neu entwickeltes Controlling, welches übergreifend in allen Anwendungen der s+p Personalwirtschaft Einsatz findet. Den Anforderungen an "Business Intelligence" kann damit auch der Personalbereich gerecht werden. Im Controlling der s+p Personalkostenplanung lassen sich über Drill- Down-Funktionen die Planungsergebnisse flexibel und übersichtlich für jede Führungsebene darstellen. Die Aufbereitung nach Kostenstellen/Kostenträgern sowie Organisationsbereichen ist möglich. Die Präsentation der Planungsergebnisse erfolgt anschaulich in Tabellen oder Charts und zur weiteren Bearbeitung oder Interpretation können die Ergebnisse umfangreich exportiert werden. Komplett-Integration in die s+p Personalwirtschaft Die s+p Personalkostenplanung ist komplett in die s+p Personalwirtschaft integriert, so dass sie innerhalb dieses HR-Systems mit Personalabrechnung, Personalmanagement und Zeitwirtschaft eingesetzt werden kann. Alle Systeme greifen dabei auf eine gemeinsame Datenbank zu, so dass die Datenbasis aller Anwendungen jederzeit einheitlich ist. Der Vorteil für die Personalkostenplanung mit der s+p Lösung liegt damit in der schnellen Verfügbarkeit planungsrelevanter Personalabrechnungs- und Stellendaten auf aktuellem Stand, ohne mühevolle Datenaufbereitung oder -mehrfachpflege im Vorfeld der Planungsläufe.

18 Kulmbacher Brauerei AG [2.000 Mitarbeiter] Eine Zeitwirtschaft, die vollständig in ein HR- System integriert ist und ohne Schnittstellen mit der Personalabrechnung harmoniert, war der ausschlaggebende Punkt, die s+p Zeitwirtschaft einzuführen. Das Programm ist einfach zu bedienen und übersichtlich. Zum Beispiel können wir über das Anwesenheitsdisplay zeitnah den Anwesenheitsstatus sowie den Grund für Abwesenheiten auf einen Blick erfassen. Jörg Schümann, hentschke + sawatzki GmbH [300 Mitarbeiter] LSG Sky Chefs Lounge GmbH [500 Mitarbeiter] Filmakademie Baden Württemberg [500 Mitarbeiter]

19 19 s+p Zeitwirtschaft Die Ressource Zeit stellt heutzutage eine der größten Herausforderungen für das Personalmanagement dar. Vorbei sind die Zeiten, in denen die Zeiterfassung per Stechuhr ausreichende Daten für Personalplanung und -controlling lieferte. Unternehmen, die sich auf dynamischen Märkten bewegen und dabei einer Fülle von komplexen Anforderungen gegenüberstehen, benötigen ein effizientes Tool für ihr Zeitmanagement. Dabei kommt es insbesondere darauf an, dass die Software kein starres System ist, sondern flexibel auf die Kundenwünsche reagieren kann. Den letztlich gilt: Zeit ist Geld. Gerade beim richtigen Einsatz der Mitarbeiter zeigt sich, welche Schwierigkeiten bei der Umsetzung des oft zitierten Sprichwortes vorhanden sind. Die s+p Zeitwirtschaft erfasst nicht nur die Kommen- und Gehen-Zeiten, sondern unterzieht die Daten parallel einer Plausibilitätsprüfung. Und sollte der Mitarbeiter einmal vergessen haben, sich entsprechend anzumelden, können fehlende Zeitstempelungen nachträglich erfasst, sowie bereits verarbeitete Personalzeiten gelöscht oder geändert werden. Nicht nur seine Übersichtlichkeit und intuitive Handhabung sind überzeugende Argumente für den Einsatz der Software, sondern auch die absolute Flexibilität. So kann z.b. eine beliebig große Anzahl von Zeitkonten angelegt werden. Zusätzlich werden arbeitszeitabhängige Lohnarten automatisch generiert oder Automatikbuchungen konfiguriert. Der Vorteil dabei: Der Arbeitgeber behält immer den Überblick. Egal ob es sich dabei um die Verwaltung von Jahres- und Lebensarbeitszeitkonten handelt oder die Lohnart im Folgemonat bestimmt wird. Das Einführen und die Kontrolle von schwankenden Arbeitszeiten sowie die Berechung und Hinterlegung von Kern-, Zwangs- und Mindestpausen gehen einfach von der Hand. Weiterhin sind das Anlegen mehrwöchiger Zeitmodelle und das Abbilden von regelmäßigen Schichtwechseln integriert. Überblick bei Fehlzeiten Kommen, Gehen, Schichtwechsel, Gleitzeit und Überstunden können von nun an effektiv gesteuert werden. Und selbst wenn der Arbeitnehmer mal nicht da ist, sei es durch Urlaub, Krankheit oder unentschuldigtes Fehlen, bleibt die Kontrolle weiterhin bestehen. Fehlgründe werden einfach mit frei wählbarem Namen und all ihren Auswirkungen definiert. Auf Wunsch können sämtliche Daten automatisch auf Abwesenheitskonten gebucht werden. Der Überblick geht auf diese Weise nicht verloren. Ressourcenplanung für den Erfolg Die s+p Zeitwirtschaft ermöglicht die Erstellung von Schicht- und Einsatzplänen, die Urlaubs- und Fehlzeitenplanung und die Übersicht des Soll- /Ist-Plans des täglichen Zeitmodells. Gerade bei längerfristigen Projekten, bei denen es möglicherweise notwendig wird, Mitarbeiter in anderen Firmenbereiche kurzfristig zu integrieren, erlaubt die Zeitwirtschaft, die entsprechende Ressourcenplanung Wochen bzw. Monate vorher in Angriff zu nehmen. Zusatzmodule Die s+p Zeitwirtschaft stellt eine Fülle von Dienstleistungen zur Verfügung, die Sie bei Bedarf noch erweitern können. Mit dem Zusatzmodul Web-Terminal kann ein Benutzer zum Beispiel auch Daten für andere Mitarbeiter erfassen. Auch die automatische Übernahme von An- und Abmeldezeiten als Kommen und Gehen ist einstellbar. Weitere Möglichkeiten bietet das Zusatzmodul "Projektzeiterfassung", welches vollständig in die Zeitwirtschaft integriert werden kann. Dieses Erweiterungstool dient zur flexiblen Strukturierung von Projekten und teilt diese auf Wunsch in Teilprojekte, Arbeitsschritte und Aufgaben auf. Dabei kann die Strukturtiefe frei gewählt werden. Sozusagen per Knopfdruck erhält der Projektleiter zudem einen schnellen Überblick über die Fortschritte des Projektes und dessen bisherige Dauer. Optimierung durch Reports Mit der s+p Zeitwirtschaft haben die Unternehmen nicht nur den Überblick über den aktuellen Tag, sondern Sie können alle Auswertungen zeitbezogen und nach verschiedenen Kriterien veröffentlichen. D.h. es herrscht stets volle Kontrolle, ob die Schicht- und Arbeitspläne optimal funktionieren und ob angestrebte Änderungen effektiv umgesetzt werden. Die Software ist somit ein ideales Werkzeug, um den Erfolg im täglichen Arbeitsleben zu optimieren.

20 20 s+p Reisekosten Geschäftsreisen gewinnen im Alltag immer mehr an Bedeutung. Jedoch erhöht sich hierdurch massiv der Kostendruck, denn die Kosten für Dienstreisen steigen stetig. Dennoch sind die Präsenz vor Ort und der direkte Kontakt zum Kunden für die meisten Unternehmen essentiell. Mit den s+p Reisekosten können Sie den gesamten Aufwand auf ein Minimum reduzieren und die Bearbeitungszeiten verkürzen. Da die bereits bestehenden Basisdaten aus Ihrem Lohnabrechnungsprogramm genutzt werden können, wird mehrmaliges Eingeben gleicher Daten vermieden. Das spart Zeit und vereinfacht den gesamten Prozess der Reisekostenabrechnung. Die aktuellen gesetzlichen Rahmenbedingungen der Reisekostenabrechnung werden vom Programm automatisch mitgeliefert und berücksichtigt. Wenn Sie eigene Abrechnungsrichtlinien definieren, um bspw. abweichende Verpflegungspauschalen, Kilometergeldsätze oder andere Kostenerstattungen abzubilden, erfolgt automatisch ein Vergleich mit den Regelungen des Einkommensteuergesetzes und die Ermittlung der zu versteuernden Anteile bzw. der Werbungskosten. Reiseanträge Reisedaten, wie Reisegrund oder Reiseziel, werden in übersichtlichen Formularen erfasst. Die Daten werden vom System an die verantwortlichen Stellen, z.b. an den Vorgesetzten, weitergeleitet. Angelegte Zielorte mit zusätzlichen Angaben, wie Entfernung oder Unterkunft, können gespeichert und zur Nutzung späterer Dienstreiseaktivitäten wiederverwendet werden. Bei der Beantragung einer Reise werden automatisch Reiseanträge für Mitreisende gestellt. Die Information des Vorgesetzten über den Reiseantrag sowie die Information des Reisenden über die Genehmigung des Antrags erfolgt anhand einer Wiedervorlageliste oder per . Reisekostenabrechnung Die Lösung s+p Reisekosten bietet wahlweise die Einzelerfassung bei häufigen Reisen bestimmter Mitarbeiter oder eine Sammelerfassung für Reisen mehrerer Mitarbeiter. Die Reisedaten können dabei aus dem Reiseantrag übernommen werden. Die Belegerfassung wird erheblich vereinfacht, weil 40 Belegarten standardmäßig hinterlegt und beliebig erweiterbar sind. Die Belege können Kostenstellen und/ oder Kostenträgern zugeordnet und für statistische Auswertungen zu Beleggruppen zusammengefasst werden. Aufgrund der Einrichtung von Pflichtfeldern und einer Plausibilitätsprüfung werden schon bei der Dateneingabe häufige Fehlerquellen für die Abrechnung vermieden, die sonst einen enormen Korrekturaufwand verursachen würden. Die Zahlungsart der zu erstattenden Beträge unter Beachtung bereits gezahlter Vorschüsse kann frei gewählt werden. So stehen verschiedene Möglichkeiten, wie z.b. per Überweisung, per Barzahlung oder über das Lohnprogramm, zur Verfügung. Umfangreiche Auswertungen Mit den s+p Reisekosten stehen Ihnen verschiedenste Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung, so z.b. nach Pauschalen, Spesen, Auslösen pro Jahr, Reiseziele im Monat und Jahr, Übernachtungskosten pro Mitarbeiter etc. Umfangreiche Kostenauswertungen bis auf Kostenstellenebene geben Ihnen jederzeit einen Überblick, in welchen Bereichen besonders hohe Reisekosten anfallen und bieten so die Grundlage zur Optimierung Ihrer Ausgaben für Dienstreisen.

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