SEMINAR 8. und 9. Oktober 2013, Düsseldorf 26. und 27. November 2013, Frankfurt/Main

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1 SEMINAR 8. und 9. Oktober 2013, Düsseldorf 26. und 27. November 2013, Frankfurt/Main IT-Dienstleistungen im Rahmen von Outsourcing, Nearshoring, Offshoring und Cloud Services IT SOURCING PASSEN SIE IHRE IT SOURCING STRATEGIE AN DIE NEUEN HERAUSFORDERUNGEN AN! Erarbeiten Sie einen strukturierten IT Sourcingprozess zur Unterstützung eines professionellen Anforderungs- und Dienstleistermanagements DAS SEMINAR BIETET IHNEN UNTER ANDEREM Praxisberichte von Toll Collect, Kühne & Nagel und der Deutschen Telekom zum operativen IT Sourcing Live-Demos zu Bewertungstools von IT-Services und Dienstleister-Einschätzung Checklisten für Ihre Rahmenverträge

2 2 Flexibles Sourcing in IT-Projekten Kostensenkungs- aber auch Wachstumsstrategien bewegen Unternehmen dazu immer mehr IT-Leistungen von Cloud-, Outsourcing- und Offshoring-Providern zu beziehen. Dabei stellen sich viele Fragen in Bezug auf Leistungsumfang, Mengengerüste, Verträge und Kosten. Das Seminar verschafft Ihnen Klarheit über einzelne Schritte des selektiven Sourcings für Outsourcing/Outtasking die richtige Leistungstiefe geeignete Anforderungen die Verhandlung wettbewerbsfähiger Preise und Konditionen die richtige Dienstleister-Einschätzung das Aufsetzen eines professionellen Providermanagements die Verbesserung der Dynamik der Kostenkontrolle und der IT-Budgetierung Zeitrahmen des Seminars ERSTER TAG 9.00 Empfang mit Kaffee und Tee, Ausgabe der Tagungsunterlagen 9.30 Seminarbeginn Gemeinsames Mittagessen Ende des ersten Seminartages Wir laden Sie herzlich zu einem Umtrunk ein! Nutzen Sie die ungezwungene Atmosphäre zum Erfahrungsaustausch mit den Referenten und anderen Teilnehmern. ZWEITER TAG 9.00 Seminarbeginn Gemeinsames Mittagessen Ende des Semiars Am Vor- und Nachmittag sind flexible Kaffeepausen vorgesehen. SOURCING STRATEGIE Welches sind die einzelnen Schritte des selektiven Sourcings für Outsourcing/Outtasking? Aufnahme Ist-Situation/Ist-Analyse Restrukturierung der IT-Service-Landschaft Evaluation der Möglichkeiten Paketierung der Services Sourcing-Entscheidung Umsetzung der Entscheidungen Was ist bei der Ist-Analyse zu beachten? Erfassung von Leistungsumfang Mengengerüste Verträge Kosten Aufnahme unternehmensspezifischer Rahmenbedingungen Branchenspezifika Geschäftsstrategie/IT-Strategie Governance Einflüsse durch Shareholder Was sind die einzelnen Schritte von der Anforderung zum Leistungsschein? Analyse der Anforderung in Bezug auf Machbarkeit Erstellung von Lasten- und Pflichtenheften Modularisierung der Anforderung Definition des Leistungsumfangs Festlegung der Service Level Parameter Definition der Bepreisung/Leistungsverrechnung Dokumentation und Abschluss des Leistungsscheins Erstellung eines ausschreibungsfähigen Servicekatalogs mit Leistungsbeschreibungen Restrukturierung der vorhandenen IT-Services Modularisierung unter Beachtung der Überschneidungsfreiheit und der lückenlosen Abdeckung Implementierung von ITIL-Prozessen als Leistungen Definition von Service Levels Definition der Verrechnung Erstellung von Leistungsscheinen Bündelung von Leistungsscheinen zu IT-Service Erstellung eines Produktkataloges als Ladentheke Welche passenden Preismodelle gibt es? Fixpreis: konstanter Preis, mengenunabhängig Basispreis mit variablen Preisanteilen Ein variabler Preis Verschiedene variable Preise für Mengenspannen Ggf. Bestimmung einer Baseline/Mindestabnahmemenge Vollständig variable Bepreisung IT Catalogue Sourcing Tool (Live Demo zur Bewertung von IT-Services) Excel-basiertes Tool Multi-Faktoren-Analyse der Services auf Basis von verschiedenen Anforderungen IT-Strategie Rechtliche Anforderungen Betriebliche Anforderungen Sicherheit Performance Differenzierte Auswertung für einzelne IT-Services LIVE

3 3 Praxisberichte von Toll Collect, Kühne & Nagel und der Deutschen Telekom Erarbeitung einer Sourcing Strategie in der Praxis Aktuelle Herausforderungen in der Praxis durch Nearshoring/ Offshoring und Cloud Computing Bündelung einzelner IT-Services zu Paketen Evaluation der Marktpotenziale Strategische Bedeutung (z. B. Differenzierungspotenzial vs. Standardisierung) Sourcing-Potenzial Shoring-Potenzial Betrachtung der Ebenen, die gesourct werden sollen (Prozesse Applikationen Plattformen Infrastruktur Housing) Betrachtung des Prozessumfangs, der gesourct werden soll (Management Implementierung Betrieb Support) Zuordnung der Pakete zu einzelnen Sourcing Modellen (Eigenfertigung Infrastruktur-Outsourcing/IaaS ASP/ PaaS SaaS BPO) Bündelung der Pakete für das Sourcing Gleiche Sourcing-Optionen Ähnlichkeiten zu Ist-Situation Logische Zusammenhänge Flexibilität Schnittstellenoptimierung Best Practices/Wettbewerbsfähigkeit PRAXIS Outsourcing-Prozess/Vergabephase Request for Information (RfI)/Competitive Dialogue Definition der in Frage kommenden Dienstleister (Long List) Kontaktaufnahme mit Übermittlung der Absicht (Beschreibung des Leistungsumfangs) und weiterer Anforderungen (z. B. White Papers, Fallstudien, Selbstauskunft) Übergabe der geforderten Dokumente durch Dienstleister/Vorstellung der Dienstleister Vor-Ort-Termine/Workshops Bewertung der Dienstleister Knock-out auf Basis der Bewertung (Short List) Request for Proposal (RfP, Aufforderung zur Angebotsabgabe) Anforderung konkreter Vorschläge zur Leistungserbringung (inkl. Preisen) und ggf. Änderungsvorschlägen Workshops/Interviews/Vor-Ort-Termine Bewertung der konkreten Vorschläge und Preise Indikativer Benchmark Scoring der Dienstleister Verhandlungen mit dem Ziel Letter of Intent (LoI) Due Dilligence/Compliance Vertragsabschluss Exit-Strategie Abhängig von formellen und informellen Vertragsverhältnissen Ganzheitliche Betrachtung unter Einbindung des alten Dienstleisters, z. B. im Projektplan Unterschiedlichkeit für standardisierte/individuelle Services Phasen: Transition Transformation Migration Übergabe erfolgt im Shadowing-Reverse-Shadowing-Prinzip OPERATIVES SOURCING PROVIDER-/DIENSTLEISTERSTEUERUNG UND VERTRAGSMANAGEMENT Faktoren für passende Dienstleister für die Long List/ Dienstleister-Einschätzung Prinzip Eignung Leistung Befähigung Größe Branchenexpertise Innovationsfähigkeit Leistungsfähigkeit Technische Perspektive Strategische Faktoren (z. B. Erbringung von Dienstleistungen in bestimmten Staaten) Rechtliche Einschränkungen (z. B. Datenhaltung in USA, vgl. FISAA/PATRIOT ACT) Weiche Faktoren (z. B. Unternehmenskultur) Politische Faktoren Bewertung auf Basis des Competitive Dialogue Evaluation Tools (Live-Demo) Excel-basiertes Tool Bewertung durch mehrere Personen Festgelegte Einschätzungskriterien Unterschiedliche Gewichtung der Faktoren Exkurs: Insourcing Mögliche Gründe: Umsetzung der IT-Strategie Optimierung interner Ressourcen Schaffung interner Kompetenzen für Innovationsthemen (z. B. Smart Grid im EVU-Sektor) Ablauf prinzipiell wie im Outsourcing Herausforderungen: Aufbau eigener Kompetenzen Interne Umsetzung, z. B. Governance Personalübergänge Professionalisierung Praxisbeispiel Operatives Sourcing mit Cloud-Lösung (gesamter Sourcing-Prozess) Evaluation des Marktes Entwicklung einer Sourcing-Taktik Spezifikation der Anforderungen Verifikation der Lösungsangebote am Markt Kommerzielle Modelle Rechtliche Fragestellungen Betriebliche Fragestellungen Verhandlung und Vertragsschluß Transition LIVE PRAXIS

4 4 Checkliste für Themen im Rahmenvertrag Reihenfolge der bilateralen Vereinbarungen Change Management/Änderungsverfahren Malus-Regelungen Anforderungen an Mitarbeiter des Dienstleisters/Mitspracherechte Umgang mit Subdienstleistern Anforderungen an Leistungen des Auftragnehmers (z. B. Leistungsorte, Dokumentation, Beachtung des Stands der Technik) Vorgaben an die IT-Infrastruktur Zertifizierungen Regelungen zu Audits Anpassung der Preise (Marktpreisermittlung, z. B. durch Benchmarking) Mitwirkungspflichten des Auftraggebers/Beistellungen Assetübernahme Rechtseinräumungen an Standardkomponenten/ Produkte Dritter Vergütung/Rechnungslegung auf Basis des Reportings Kooperation/Vertragsgovernance Geheimhaltung/Vertraulichkeit Daten- und Informationsschutz Leistungsmängel, Verzug und Schutzrechte Dritter Sicherstellung der Leistungserbringung in Krisensituationen Haftungsbeschränkung, Versicherung Laufzeit und Kündigung (z. B. bei Änderung von Beteiligungserfüllungen) Exklusivität Vertrags- und Betriebssprache, Anwendbares Recht, Gerichtsstand Indikativer Benchmark für Zielpreise im Vertrag Aufnahme der Leistungen Normalisierung, d. h. Berücksichtigung der Vergleichbarkeit Auswahl der Vergleichsgruppe, insbesondere Branche, Größe, Leistungsumfang Durchführung des Benchmarkings Wann sollte man den Dienstleister wechseln? Optimierung der IT-Kosten Professionalisierung der IT-Services Umsetzung der IT-Strategie/Geschäftsstrategie, z. B. Innovationsfähigkeit Optimierung der IT-Ressourcen Politische/ weiche Gründe Aufsetzen eines professionellen Providermanagements mit Kennzahlen Festlegung der richtigen Kennzahlen Prüfung des Dienstleister-seitigen Monitorings auf Korrektheit und Eignung Automatisierte Messung und Aggregation der Kennzahlen Aktive Steuerung durch Mitarbeiter mit entsprechenden Kompetenzen und Kenntnissen Definition von Grenzen für die Kennzahlen mit entsprechenden Folgen Umsetzung einer Governance mit Rollen, Eskalationswegen und regelmäßigen Zusammenkünften Dienstleister-Steuerung und -Kommunikation Proaktive Steuerung nötig, d. h. nicht reaktiv Sicherstellung eines kontinuierlichen Informationsflusses (z. B. durch regelmäßige Treffen, Jour-fixes) Harte Steuerung über Reporting, Kennzahlen-Cockpit und darauf aufbauend Incentivierung Rechtzeitige Kommunikation von Veränderungen oder Anforderungsanpassungen Interne Audits/Benchmarks Schaffung eines gemeinsamen Verständnisses in Bezug auf die Zusammenarbeit Sicherstellung der ITIL-Prozesse Service Design und Continual Service Improvement Laufendes Vertragsmanagement/Konzeption einer Retained Organisation Retained Organisation: Einheit, welche die steuernde Schnittstelle zum Dienstleister übernimmt Aufgaben: Management der Vertragsbeziehungen Management der internen Anforderungen (Demand Management) Steuerung, Kommunikation und Prozessgestaltung Qualitätsprüfung Controlling/Kostenkontrolle Vertragsmanagement: Stetige Prüfung der Leistungserbringung Sicherstellung der Einhaltung der eigenen Verpflichtungen Durchführung und Steuerung von Änderungsprozessen im Vertrag Überwachung von Mengengerüst Prüfung der eingesetzten Technologie des Dienstleisters

5 5 Für wen ist dieses Seminar wichtig? Das Seminar richtet sich an alle, die IT-Leistungen besser einkaufen, kontrollieren und steuern wollen: CIOs Leiter IT Leiter IT-Einkauf IT-Verantwortliche Leiter Infrastruktur Leiter Anwendungsentwicklung Ihre Experten: Fachliche Leitung Matthias Seidl ist Gründungspartner und COO bei LEXTA Consultants Group. Nach dem Studium der Betriebswirtschaftslehre und Psychologie sammelte er Erfahrung als Unternehmens berater bei der Mitchell Madison Group, PWC Consulting und IBM Business Consulting Services. Für verschiedene Kunden hat er u. a. die konzern weite IT Sourcing Strategie und Ausschreibung für die Rechenzentrumsleistungen (inklusive Cloud-Nutzung) verantwortet. INFOLINE +49 (0)2 11/ Haben Sie Fragen zu dieser Veranstaltung? Wir helfen Ihnen gerne weiter. Konzeption und Inhalt: Claudia Paul Senior-Konferenz-Managerin Organisation: Anne Planker Konferenz-Koordinatorin Weiterbildung individuell gestalten Christian Lüder ist Project Manager bei LEXTA Consultants Group. Optimierte Prozesse, verbesserte Service Levels, Auswahl des richtigen Outsourcing-Partners und Verringerung der Kosten dies sind die Ziele, die Christoph Lüder im Auftrag zahlreicher Kunden realisiert. Dr. Stefan Weiner ist Principal Consultant bei LEXTA Consultants Group. Im Anschluss an Studium und Promotion in Elektrotechnik sammelte Stefan Weiner zunächst Erfahrung als Unternehmensberater bei SCIENTIFIC CONSULTING. Für Colt Telecom war er anschließend in verschiedenen IT-Management-Positionen sowie in Vertrieb und Business Development tätig. Bei der Coca-Cola Erfrischungs getränke AG verantwortete er als stellvertretender CIO den Bereich Service Operation und bei Panasonic als General Manager den operativen Teil der Europäischen IT. Sein besonderes Interesse gilt der Ausrichtung der IT am Business, deren Auf stellung als serviceorientierte Einheit, dem Sourcing, der Kostenoptimierung und der Kultur innerhalb der IT-Organisation. Praxisreferenten von Buchen Sie unsere Konferenzen und Seminare auch als Inhouse- Programm. Wir beraten Sie gerne. Tanja Börner (Leiterin Inhouse Academy) Telefon: +49 (0) 211/ Toll Collect Christian Becker ist seit 2004 bei der Toll Collect GmbH. Als Senior Experte Einkauf Zentrale Systeme ist er verantwortlich für den gesamten Einkauf von IT-Produkten und -Dienst leistungen sowie u. a. dem Einkauf von komplexen IT-Systemen, Outsourcing Lösungen und individuellen Software Entwicklungsleistungen. Toll Collect Malte Granitzki ist seit 2004 bei der Toll Collect GmbH und übernahm 2006 die Einkaufsleitung. Davor arbeitete er fünf Jahre schwerpunktmäßig in Kostenoptimierungsprojekten, zuletzt als Teamleiter Prozesse und Qualitätsmanagement im Einkauf der Daimler AG. Telekom Deutschland Konstantin Petruch leitet bei der Telekom Deutschland das Vertrags- & Programm-Management für Value Added Services. Davor war er bei der Deutschen Telekom, Products & Innova tion (P&I) für Operations Planning & Strategy verantwortlich. In seinen Verantwortungsbereich fallen unter anderem Konzeption und Implementierung sowohl von Sourcing Strategien als auch unternehmensüber greifendem Supplier Management. Kühne + Nagel Dirk Sablotny ist seit 2013 Head of Corporate IT Purchasing bei Kühne + Nagel (AG & Co.) KG. Zuvor war er bei Germanischer Lloyd SE Hamburg als IT-Sourcing Manager Purchasing tätig. Hier verantwortete er den internationalen, strategischen Einkauf von Hard- und Software sowie IT Dienstleistungen.

6 Anmeldung und Information Ihr persönlicher Anmeldecode schriftlich: EUROFORUM Deutschland SE, Postfach , Düsseldorf per per Fax: +49 (0)2 11/ telefonisch: +49 (0)2 11/ [Anne Planker] im Internet: TEILNAHMEBEDINGUNGEN. Der Teilnahmebetrag für diese Veran staltung inklusive Tagungsunterlagen, Mittagessen und Pausen getränken pro Person zzgl. MwSt. ist nach Erhalt der Rechnung fällig. Nach Eingang Ihrer Anmel dung erhalten Sie eine Bestätigung. Die Stornierung (nur schriftlich) ist bis 14 Tage vor Veranstaltungsbeginn kostenlos möglich, danach wird die Hälfte des Teilnahmebetrages erhoben. Bei Nichterscheinen oder Stornierung am Veranstaltungstag wird der gesamte Teilnahme betrag fällig. Gerne akzeptieren wir ohne zusätzliche Kosten einen Ersatz teilnehmer. Pro grammänderungen aus dringendem Anlass behält sich der Veranstalter vor. Zum Erhalt des Gruppenbuchungsrabatts ist ausschlaggebend, wie viele Personen am Veranstaltungstag als Teilnehmer gebucht sind. DATENSCHUTZINFORMATION. Die EUROFORUM Deutschland SE verwendet die im Rahmen der Bestellung und Nutzung unseres Angebotes erhobenen Daten in den geltenden rechtlichen Grenzen zum Zweck der Durchführung unserer Leistungen und um Ihnen postalisch Informationen über weitere Angebote von uns sowie unseren Partner- oder Konzernunternehmen zukommen zu lassen. Wenn Sie unser Kunde sind, informieren wir Sie außerdem in den geltenden rechtlichen Grenzen per über unsere Angebote, die den vorher von Ihnen genutzten Leistungen ähnlich sind. Soweit im Rahmen der Verwendung der Daten eine Übermittlung in Länder ohne angemessenes Datenschutzniveau erfolgt, schaffen wir ausreichende Garantien zum Schutz der Daten. Außerdem verwenden wir Ihre Daten, soweit Sie uns hierfür eine Einwilligung erteilt haben. Sie können der Nutzung Ihrer Daten für Zwecke der Werbung oder der Ansprache per oder Telefax jederzeit gegenüber der EUROFORUM Deutschland SE, Postfach , Düsseldorf widersprechen. ZIMMERRESERVIERUNG. Im Tagungs hotel steht Ihnen ein be grenz tes Zimmer kon tingent zum er mäßigten Preis zur Verfü gung. Bitte nehmen Sie die Zimmer reservierung direkt im Hotel unter dem Stichwort EUROFORUM- Veranstaltung vor. IHRE TAGUNGSHOTELS. Am Abend des ersten Veranstaltungstages lädt Sie das Van der Valk Airporthotel Düsseldorf bzw. das Lindner Hotel and Residence Main Plaza, Frankfurt herzlich zu einem Umtrunk ein. EUROFORUM-SEMINAR IT-DIENSTLEISTUNGEN IM RAHMEN VON OUTSOURCING, NEARSHORING, OFFSHORING UND CLOUD SERVICES IT SOURCING 8. und 9. Oktober 2013, Van der Valk Airporthotel Düsseldorf Am Hülserhof 57, Düsseldorf, Telefon: +49 (0) 211/ und 27. November 2013, Lindner Hotel and Residence Main Plaza, Frankfurt Walther-von-Cronberg-Platz 1, Frankfurt/Main, Telefon: +49 (0) 69/ Praxisberichte von Toll Collect, Kühne & Nagel und der Deutschen Telekom Jetzt schnell und bequem online anmelden! Ja, ich nehme teil zum Preis von 1.949, p. P. zzgl. MwSt. am 8. und 9. Oktober 2013 in Düsseldorf oder ausfüllen und faxen an: 02 11/ [P M012] am 26. und 27. November 2013 in Frankfurt/Main [P M012] [Ich kann jederzeit ohne zusätzliche Kosten einen Ersatzteilnehmer benennen]. [Im Preis sind ausführliche Tagungsunterlagen enthalten.] Ich abonniere die kostenlose IT-Veranstaltungsübersicht per . [SIMA01] Ich interessiere mich für Ausstellungs- und Sponsoring möglichkeiten. Ich möchte meine Adresse wie angegeben korrigieren lassen. [Wir nehmen Ihre Adressänderung auch gerne telefonisch auf: +49(0)2 11/ ] Name Position/Abteilung Telefon Geburtsjahr (JJJJ) Die EUROFORUM Deutschland SE darf mich über verschiedenste Angebote von sich, Konzern- und Partnerunternehmen wie folgt zu Werbezwecken informieren: Zusendung per Ja Nein Zusendung per Fax: Ja Nein Firma Fax Beachten Sie auch unsere Rabatte für Gruppenbuchungen! Besuchen Sie die Veranstaltung mit einem oder mehreren Kollegen! Und so profitieren Sie: Der zweite Teilnehmer aus Ihrem Unternehmen erhält 10 %, der dritte 15 % Rabatt! Anschrift Branche Ansprechpartner im Sekretariat Datum, Unterschrift

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