Rillsoft Project mit Integration Server. Die ersten Schritte

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1 Rillsoft Project mit Integration Server Die ersten Schritte Nutzen Sie die vielen Vorteile von Rillsoft Project und stellen Sie Ihre persönlichen Nutzungsanforderungen über den Rillsoft Integration Server ein. Ganz einfach und flexibel!

2 Rillsoft Integration Server Die Anmeldung Wichtige Einstellungen für Rillsoft Integration Server (RIS) Mandanten anlegen Benutzer anlegen Mandanten für Benutzer freigeben Anwender Rechte: Die Grundlagen Anwender - Rechte für die Arbeit mit Projekten erteilen Anwender - Rechte für die Arbeit mit Ressourcenpool und Portfolio erteilen Einstellungen in Rillsoft Project Verbindung zwischen Rillsoft Project und Integration Server (RIS) festlegen Ressourcenpool aus der Datei in die Datenbank importieren Projekte aus Dateien in die Datenbank übertragen Arbeit mit Portfolio Hierarchie-Struktur für Portfolio in RIS definieren Portfolio in Rillsoft Project erstellen Löschen von Projekten, Portfolios und Verzeichnissen Projekte löschen Portfolio löschen Verzeichnis in Verzeichnis-Struktur löschen

3 Rillsoft Integration Server Die Anmeldung Melden Sie sich im Rillsoft Integration Server an. 3

4 1. Wichtige Einstellungen für Rillsoft Integration Server (RIS) Nach der erfolgreichen Anmeldung im Integration Server sollten Sie folgende Vorbereitungen durchführen: 1. Mandanten anlegen 2. Benutzer anlegen 3. Mandanten für Benutzer freigeben 4. Anwender - Rechte für die Arbeit mit Projekten erteilen 5. Anwender - Rechte für die Arbeit mit Ressourcenpool und Portfolios erteilen 1.1 Mandanten anlegen Legen Sie einen Mandanten an und weisen Sie einem Benutzer das Recht zu, mit diesem Mandanten zu arbeiten. Gehen Sie dabei wie folgt vor: Den Menüpunkt Administration/Mandanten auswählen. Die Schaltfläche Neuer Mandant anklicken und einen neuen Mandanten anlegen. 4

5 1.2 Benutzer anlegen Wählen Sie den Menüpunkt Administration/Benutzer aus. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Benutzer, um einen neuen Benutzer anzulegen. 5

6 Hinterlegen Sie die notwendigen Informationen für den neuen Benutzer und speichern Sie diese. 6

7 1.3 Mandanten für Benutzer freigeben Den Menüpunkt Administration/Mandanten-Freigabe auswählen. Geben Sie dem Benutzer den Mandanten frei, indem Sie die Schaltfläche anklicken. 7

8 ein Benutzer darf mit einem Mandanten arbeiten ein Benutzer darf nicht mit einem Mandanten arbeiten Teilen Sie den Benutzern die Freigaben für die entsprechenden Mandanten zu. Achtung! Ohne die Mandanten-Freigabe bekommt der Benutzer keinen Zugang zu den Informationen dieses Mandaten (wie z. Bsp. Ressourcenpool, Projekte, Portfolio), egal welche sonstigen Rechte dem Benutzer zugeteilt wurden. 8

9 1.4 Anwender Rechte: Die Grundlagen Damit ein Anwender mit Projekten arbeiten kann, benötigt er die entsprechenden Rechte. Um einem Anwender Nutzungsrechte zuzuteilen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor: Wählen Sie den Menüpunkt Administration/Benutzer aus und klicken Sie die Symbolschaltfläche Schlüssel an 9

10 Weisen Sie dem Benutzer die Benutzer-und Verzeichnis-Rollen zu. Die Zugriffsrechte für den Ressourcenpool und für die Arbeit mit den Portfolios können durch die Benutzer-Rollen festgelegt werden. Zudem wird die Arbeit mit Portfolios durch die Verzeichnis-Rollen beeinflusst, denn ein Portfolio besteht aus Projekten, die in den verschiedensten Verzeichnissen deponiert sind. Die Zugriffsrechte für die Arbeit mit Projekten können ebenfalls durch die Verzeichnis-Rollen bestimmt werden. Zum Beispiel besitzt der Benutzer aaa für Mandanten show live: eine Benutzer-Rolle als Projektmanager eine Verzeichnis-Rolle als Root-Verzeichnis Benutzer 10

11 1.4.1 Anwender - Rechte für die Arbeit mit Projekten erteilen Die Zugriffsrechte der Verzeichnis-Rollen können Sie festlegen, indem Sie entweder den Menüpunkt Administration/Verzeichnis-Rollen auswählen oder zuerst die Verzeichnisse definieren und danach die Zugriffsrechte. Unter dem Menüpunkt Verzeichnisse können Sie sich die Hierarchie der Verzeichnisstruktur anschauen und ggf. ändern. Die Zugriffsrechte können Sie über den Menüpunkt Administration/Verzeichnis-Rollen oder über den Menüpunkt Verzeichnisse und über das Anklicken der Symbolschaltfläche Schlüssel für ein ausgewähltes Verzeichnis bearbeiten. 11

12 Legen Sie fest, welche Möglichkeiten den Verzeichnis-Rollen bezüglich des Mandanten und für das Verzeichnis zur Verfügung stehen. Im Beispiel hat die Verzeichnis-Rolle Root-Verzeichnis-Benutzer bezüglich des Mandanten show live für das Verzeichnis Root Folder/show live folgende Rechte: - Projekt erstellen, Projekt lesen, Projekt ändern und Projekt löschen Das Symbol weist darauf hin, dass die Zugriffsrechte der Verzeichnis-Rolle im Oberverzeichnis definiert wurden. Im Beispiel wurden die Zugriffsrechte der Verzeichnis-Rolle Root-Verzeichnis- Administrator im Oberverzeichnis Root Folder definiert. 12

13 1.4.2 Anwender - Rechte für die Arbeit mit Ressourcenpool und Portfolio erteilen Welche Aktivitäten mit zugewiesener Benutzer-Rolle möglich sind, können Sie durch den Menüpunkt Administration/Benutzer Rollen verfolgen und definieren. Das minimale, für die Arbeit mit Rillsoft Project mindestens erforderliche Zugriffsrecht der Benutzer-Rollen ist: Ressourcenpool lesen Im Beispiel kann die Benutzer-Rolle Projektmanager u.a. auch Portfolio lesen Portfolio erstellen Portfolio ändern Portfolio löschen Projektübergreifende Verknüpfungen erstellen Projektübergreifende Verknüpfungen ändern Projektübergreifende Verknüpfungen löschen Ressourcenpool lesen Ressourcenpool ändern Ressourcenpool sperren 13

14 Ressourcenpool entsperren 14

15 2. Einstellungen in Rillsoft Project 1. Verbindung zwischen Rillsoft Project und Integration Server (RIS) festlegen 2. Ressourcenpool aus der Datei in die Datenbank importieren 3. Projekte aus Dateien in die Datenbank übertragen Starten Sie Rillsoft Project und melden Sie sich an: 15

16 2.1. Verbindung zwischen Rillsoft Project und Integration Server (RIS) festlegen Den Menüpunkt Werkzeuge/Integration Server, Ressourcenpool auswählen betätigen. Wählen Sie nach der Anmeldebestätigung den erforderlichen Mandanten aus und klicken Sie OK. 16

17 17

18 2.2. Ressourcenpool aus der Datei in die Datenbank importieren Wenn ein Ressourcenpool als Datei einer dateibasierten Lösung vorhanden ist, kann er durch den Menüpunkt Werkzeuge/Integration Server, Ressourcenpool importieren in die Datenbank-Lösung übernommen werden. Wählen Sie im Dialogfeld die Ressourcenpool-Datei aus. 18

19 Importieren Sie den Ressourcenpool aus der Datei in die Datenbank, indem Sie die Schaltfläche Öffnen anklicken. 19

20 2.3. Projekte aus Dateien in die Datenbank übertragen Auch Projekte, die als separate Dateien gespeichert wurden, können in der Datenbank aufgenommen werden. Öffnen Sie zuerst über den Menüpunkt Datei/Öffnen ein Projekt Ihrer Wahl Projekte, die in Integration Server übernommen werden sollen, müssen mit Ressourcenpool arbeiten. 20

21 Falls die Projektressourcen Differenzen zum Ressourcenpool aufweisen, müssen sie über den Menüpunkt Projekt/Wechseln zum Ressourcenpool auf den gemeinsamen Ressourcenpool umgestellt werden. Über den Menüpunkt Datei/Integration Server/Projekt speichern können Projekte aus Dateien in die Datenbank übernommen werden. Hierüber können Sie definieren, in welchem Verzeichnis ein Projekt gespeichert sein soll. Darüber hinaus können Sie neue Verzeichnisse erstellen und vorhandene löschen, vorausgesetzt Sie verfügen über die erforderlichen Zugriffsrechte. 21

22 Die Projektliste im Verzeichnis kann nach Namen, Code, Kategorie, Status etc. angeordnet werden. Die Option Sperren informiert Sie, ob ein Projekt gleichzeitig von anderen Benutzern im Modus Pessimistisch oder Optimistisch geöffnet wird bzw. werden kann. Pessimistisch - das Projekt darf nur als schreibgeschützte Kopie geöffnet werden Optimistisch - das Projekt darf bearbeitet werden Die Option Sperren ist nur für die Benutzer als Auswahlkriterium zugänglich, die auch über die entsprechenden Zugriffsrechte, in diesem Fall Verzeichnis-Rollen wie Projekt sperren, Projekt entsperren, verfügen. Diese Rechte können in R.I.S. unter dem Menüpunkt Administration/Verzeichnis-Rollen festgelegt werden. 22

23 Im diesem Beispiel kann nur Root-Verzeichnis Administrator Projekte sperren und entsperren. 23

24 3. Arbeit mit Portfolio 1. Hierarchie-Struktur für Portfolio in RIS definieren 2. Portfolio in Rillsoft Project erstellen 3.1. Hierarchie-Struktur für Portfolio in RIS definieren Integration Server ermöglicht Ihnen, Projekte in einer mehrstufigen Struktur zusammen-zufassen. Wählen Sie den Menüpunkt Verzeichnisse Über dieses Menü können Sie neue Verzeichnisse anlegen oder bereits existierende umstrukturieren. Durch die Symbolschaltfläche New ausgewählten Verzeichnis. erstellen Sie ein Unterverzeichnis im 24

25 Zum Beispiel das Unterverzeichnis Neuer Order. 25

26 Das Umstrukturieren existierender Verzeichnisse funktioniert wie folgt: 1. Ein Oberverzeichnis merken 2. In der Spalte Untergeordnete Ebene das gewünschte Verzeichnis markieren 3. In der Spalte Übergeordnete Ebene die Buttons-Box auswählen und den grünen Pfeil anklicken 26

27 Die Verzeichnis-Struktur sieht danach wie folgt aus: Das Verzeichnis C ist dem Verzeichnis Neuer Ordner untergeordnet. Die Eigenschaften des Verzeichnisses kann man durch Anklicken der Symbolschaltfläche Stift ändern. 27

28 3.2. Portfolio in Rillsoft Project erstellen Wählen Sie den Menübefehl Datei/Integration Server/Projektportfolio öffnen aus. 1. Die Schaltfläche Neues Portfolio betätigen 2. Es entsteht ein neues Portfolio 3. Eigenschaften des Portfolios definieren 28

29 Im Eigenschaftsfenster können Sie Namen ändern und definieren, welche Verzeichnisse und/oder Projekte in diesem Portfolio zusammen gefasst werden sollen. In der Portfolio-Liste können Sie kontrollieren, welche Projekte zum Portfolio gehören. 29

30 4. Löschen von Projekten, Portfolios und Verzeichnissen Projekte löschen Portfolio löschen Verzeichnisse löschen 4.1 Projekte löschen Einzelne Projekte können in Rillsoft Project gelöscht werden. Gehen Sie dabei folgendermaßen vor: 1. Wählen Sie den Menüpunkt Datei/Integration Server/Projekt öffnen aus 2. Klicken Sie die Schaltfläche Projekt löschen an 3. Das Dialog-Fenster können Sie schließen, indem Sie die Schaltfläche Abbrechen anklicken TIPP! Gelöschte Projekte können wiederhergestellt werden, vorausgesetzt Sie als Benutzer gehören zu der Verzeichnis-Rolle, die Aktivitäten wie Projekt wiederherstellen durchführen darf. 30

31 4.2 Portfolio löschen Einzelne Portfolios können in Rillsoft Project gelöscht werden. Gehen Sie dabei folgendermaßen vor: 1. Wählen Sie den Menüpunkt Datei/Integration Server/Projektportfolio öffnen aus 2. Klicken Sie die Schaltfläche Portfolio löschen an 3. Das Dialog-Fenster können Sie schließen, indem Sie die Schaltfläche Abbrechen anklicken Wichtig! Beim Löschen des Portfolios werden Projekte nicht gelöscht. 31

32 4.3 Verzeichnis in Verzeichnis-Struktur löschen Verzeichnisse mit Unterverzeichnissen können Sie löschen, indem Sie den Menüpunkt Administration/Verzeichnisse auswählen und in der Zeile des Verzeichnisses in der Spalte Aktion die Symbolschaltfläche Kreuz anklicken. Wichtig! Die im Verzeichnis enthaltenen Projekte werden mit gelöscht. TIPP! Gelöschte Verzeichnisse können wiederhergestellt werden, vorausgesetzt Sie als Benutzer gehören zu der Verzeichnis-Rolle, die Aktivitäten wie Verzeichnisse wiederherstellen durchführen darf. 32

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