Kurzanleitung VDE Veranstaltungsdatenbank

Transkript

1 Kurzanleitung VDE Veranstaltungsdatenbank Inhalt Vorbemerkungen... 1 Schritt-für-Schritt-Anleitung... 2 Veranstaltungsüberblick... 3 Die Eingabemaske im Detail... 4 Vorbemerkungen Um die Funktionsweise und den Aufbau der neuen Veranstaltungsdatenbank des VDE besser zu verstehen, finden Sie nachstehend einige wichtige Hinweise. Links Die Veranstaltungen werden unter folgendem Link sicht- und durchsuchbar sein: Weiterhin werden unterhalb jeder Fachgesellschaft ( und unterhalb von jedem einzelnen Bezirksverein ( die Veranstaltungen pro Organisationseinheit dargestellt. Besitzer Jede Organisationseinheit des VDE, also jeder Bezirksverein und jede Fachgesellschaft, stellt einen eigenen Besitzer in der Veranstaltungsdatenbank dar. Somit kann jede Veranstaltung exakt einem Besitzer zugeordnet werden und jeder Besitzer ist alleine verantwortlich für seine Veranstaltungseinträge. Erstellt ein Besitzer einen neuen Veranstaltungseintrag, wird ihm dieser automatisch zugeordnet und erscheint im Internet im Veranstaltungskalender auf seiner Lokalhomepage. Sollen auf einer Lokalhomepage auch Veranstaltungen anderer Besitzer erscheinen, müssen diese über eine entsprechende Funktion (s. Weitere Veranstaltungen aufnehmen) den eigenen Veranstaltungen hinzugefügt werden. Bei Veranstaltungen mit mehreren Veranstaltern des VDE, muss sich auf einen Besitzer geeinigt werden. Die Mitveranstalter werden jedoch gleichberechtigt unter Veranstalter in dem Veranstaltungseintrag aufgelistet. Vorlagen Um den Eingabeaufwand bei wiederkehrenden oder ähnlichen Veranstaltungen zu reduzieren, besteht die Möglichkeit Veranstaltungsvorlagen anzulegen. 1 / 6

2 Veranstaltungs-Status Es wird zwischen den drei folgenden Zuständen unterschieden: Freigegeben (grün), nicht freigegeben (gelb) und gelöscht (rot). Der Status ist nur im Bearbeitungsmodus sichtbar, im Internet erscheinen nur die freigegebenen Veranstaltungen. Cache Bei einem Neueintrag oder einer Änderung einer Veranstaltung wird der Daten-Cache (Kurzzeitspeicher) im Internet gelöscht und die Eingaben sind somit unmittelbar sichtbar. Schritt-für-Schritt-Anleitung Anmelden / Login 1. Klicken Sie auf Ihrer Startseite ( Bezirksvereine unter ) rechts oben auf den Menüpunkt "VDE-LOGIN". 2. Geben Sie auf der Login-Seite Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort in das Formular ein und klicken Sie dann auf "Anmelden". 3. Erscheint ein Dialog-Fenster mit Angaben über ein Sicherheitszertifikat, setzten Sie bitte den Vorgang mit "Ja" fort. 4. Nach der Anmeldung erscheint wieder Ihre Startseite. War die Anmeldung erfolgreich, erscheint oben rechts anstelle "VDE-LOGIN" jetzt "LOGOUT". Es stehen Ihnen nun, in Abhängigkeit von Ihren Berechtigungen, zusätzliche Menüpunkte zur Verfügung. War die Anmeldung nicht erfolgreich, beachten Sie bitte die Hinweise zum Login [entweder im Anhang oder ", erreichbar über die Login-Seite."] Neue Veranstaltung eingeben / Vorlage erstellen 1. Klicken Sie in der linken Menüleiste auf "Veranstaltungen und dann auf "Neue Veranstaltung um eine leere Eingabemaske zu öffnen. 2. Geben Sie alle Daten in die entsprechenden Felder der Eingabemaske ein. Die mit einem gelben Stern gekennzeichneten Felder sind Pflichtangaben und müssen ausgefüllt werden. Details zur Eingabemaske entnehmen Sie dem entsprechendem Abschnitt dieser Dokumentation. 3. Klicken Sie am Ende der Eingabemaske auf "Speichern" um Ihre Veranstaltung in der Datenbank zu speichern, o d e r klicken Sie auf Nur als Vorlage sichern um Ihre Eingaben als Veranstaltungsvorlage zu speichern. Waren Ihre Eingaben unvollständig, öffnet sich erneut die Eingabemaske mit Ihren Veranstaltungsdaten und entsprechenden rot markierten Hinweisen auf die noch fehlenden Angaben. Bitte ergänzen Sie Ihre Eingaben und speichern Sie die Maske noch einmal. 2 / 6

3 Veranstaltung bearbeiten 1. Öffnen Sie zunächst den Veranstaltungsüberblick, wählen Sie hierzu im Menü links entweder "Aktuelle Veranstaltungen" oder "Veranstaltungsarchiv". 2. Wählen Sie die zu ändernde Veranstaltung durch klicken auf "Ändern" in der Menüleiste unter dem Veranstaltungstitel. Die Eingabemaske mit allen bestehenden Informationen öffnet sich und kann bearbeitet werden. 3. Klicken Sie am Ende der Eingabemaske auf "Speichern" um Ihre Änderungen in der Datenbank zu speichern. Veranstaltungsüberblick Der Veranstaltungsüberblick besteht aus einer Tabelle mit den wichtigsten Veranstaltungsinformationen. Wenn Sie eingeloggt sind, erscheinen folgende zusätzliche Elemente in der Veranstaltungstabelle: eine Menüleiste aus Text-Buttons in eckigen Klammern unter jedem Veranstaltungstitel, eine Status-Spalte am Ende der Tabelle, ein Text-Button Weitere Veranstaltungen aufnehmen über der Tabelle. Die Menüzeile unterhalb des Titels einer Zeile ermöglicht das Bearbeiten jeder einzelnen Veranstaltung: Ändern: Öffnen einer Veranstaltung in der Bearbeitungsmaske. Freigeben / Freigabe löschen: Freigeben oder Sperren einer Veranstaltung. Ist eine Veranstaltung gesperrt, wird diese nicht im Internet angezeigt. Löschen / Wiederherstellen: Löschen oder Wiederherstellen einer Veranstaltung. Gelöschte Veranstaltungen bleiben zunächst in der Datenbank, werden aber in unregelmäßigen Abständen daraus entfernt. Besitzer wechseln: Öffnet einen Dialog, um die Veranstaltung einem anderen Besitzer / einer anderen Organisationseinheit zu übertragen. Nach einem Besitzerwechsel erscheint die Veranstaltung nicht mehr in Ihrer Veranstaltungsübersicht und Sie haben keinen Zugriff mehr darauf. 3 / 6

4 Kurzlink anfordern: Öffnet einen Dialog, um einen Kurzlink anzufordern. Möchten Sie Ihren Veranstaltungseintrag z.b. publizieren, kann es sinnvoll sein hierfür einen Kurzlink einrichten zu lassen. Ein Kurzlink ist eine Internetadresse nach dem Muster welcher direkt zur entsprechenden Veranstaltung führt. Die Status-Spalte gibt Auskunft über den aktuellen Status jeder Veranstaltung: Grün: Freigegeben - die Veranstaltung ist freigegeben und erscheint im Internet. Gelb: Nicht Freigegeben - die Veranstaltung ist nicht freigegeben und erscheint nicht im Internet, bleibt aber weiterhin in der Datenbank und kann bearbeitet und freigegeben werden. Rot: Gelöscht - die Veranstaltung ist zum Löschen freigegeben und erscheint nicht im Internet; solange sie noch in der Datenbank erscheint, kann die Löschung rückgängig gemacht werden. Weitere Veranstaltungen aufnehmen: Soll eine Veranstaltung eines anderen Besitzers / einer anderen Organisationseinheit, also z.b. eines anderen Bezirksvereins, in Ihrem Veranstaltungskalender mit angezeigt werden, kann die Veranstaltung über diese Funktion in Ihrem Kalender aufgenommen werden. Die Eingabemaske im Detail Die Eingabemaske ermöglicht Ihnen das Anlegen oder Ändern aller Informationen einer Veranstaltung. Die meisten Felder der Eingabemaske sind selbsterklärend. Die Pflichtfelder müssen in jedem Fall ausgefüllt werden und sind mit einem gelben Stern gekennzeichnet. Damit Sie eine genaue Vorstellung erhalten, welche Felder der Eingabemaske zu welchem Ergebnis in der Veranstaltungsansicht führen, beachten Sie bitte die roten Kommentare im folgenden Beispiel der Veranstaltungsansicht. 4 / 6

5 Einzelne Felder der Eingabemaske Im folgenden Abschnitt werden nur erklärungsbedürftige Felder näher beschrieben: Beschreibung, Link auf Veranstaltungshomepage: Existiert für eine Veranstaltung eine eigene Homepage, können Sie hier die Internetadresse angeben. In der Veranstaltungsansicht erscheint dann neben dem Veranstaltungstitel der Text-Link [mehr]. Buchung, Online-Reservierung möglich: Existiert eine Online-Reservierungsmöglichkeit zu Ihrer Veranstaltung, können Sie hier die Internetadresse angeben und den Link zur Anmeldung aktivieren. Organisatoren, Mitveranstalter / In Zusammenarbeit mit: Wird eine Veranstaltung von mehreren Organisationseinheiten des VDE durchgeführt, können hier durch klicken auf Listenauswahl weitere Veranstalter aus einer Liste ausgewählt werden (in der Veranstaltungsansicht wird im Feld Veranstalter 5 / 6

6 nicht zwischen Mitveranstalter und Hauptveranstalter unterschieden). Wird die Veranstaltung in Zusammenarbeit mit anderen Organisationseinheiten des VDE durchgeführt, steht hierfür ein eigenes Feld mit einer Listenauswahl zur Verfügung. Für externe Partner, die nicht in der Listenauswahl erscheinen, stehen unter den Listenfeldern jeweils Freitextfelder zur Verfügung. Themenauswahl, Themenbereich: Hier wählen Sie Themen, die den Inhalt Ihrer Veranstaltung betreffen aus. Um einzelne Themen aus der oberen Liste der auswählbaren Themen in die untere Liste der ausgewählten Themen zu bringen, markieren Sie das gewünschte Thema und benutzen die Pfeiltasten zwischen beiden Listen. Inhalt, Downloads: Um eine Datei (z.b. ein Programmheft) zum Download anzubieten, geben Sie im Feld Beschreibung den Namen ein, unter welchem der Download-Link erscheinen soll und klicken dann auf Durchsuchen, um die gewünschte Datei auf Ihrem Computer auszuwählen. Klicken Sie abschließend auf Hinzufügen. Die Eingabemaske baut sich mit dem hinzugefügten Download neu auf. Um einzelne Downloads zu editieren oder zu löschen benutzen Sie die Buttons Edit und Delete rechts neben dem hinzugefügten Download. Inhalt, Links: Möchten Sie zur Veranstaltung passende Links anbieten, geben Sie im Feld Neuer Link die Internetadresse und im Feld Beschreibung den Namen, unter welchem der Link erscheinen soll ein. Soll der Link in einem neuem Browserfenster geöffnet werden, markieren Sie das entsprechende Kästchen. Klicken Sie abschließend auf Hinzufügen. Die Eingabemaske baut sich mit dem hinzugefügten Link neu auf. Um einzelne Links zu editieren oder zu löschen benutzen Sie die Buttons Edit und Delete rechts neben dem hinzugefügten Link. Inhalt, Stichwörter: In diesem Feld können Sie Stichwörter eingeben, unter welchen die Veranstaltung bei einer Suche über das Suchformular gefunden werden soll. Da die Suchfunktion automatisch den gesamten Inhalt der Veranstaltung durchsucht, ist hier eine Eingabe nur für zusätzliche Begriffe erforderlich. Speicheroptionen Am Ende der Eingabemaske stehen Ihnen folgende Speichermöglichkeiten zur Auswahl: Speichern: Speichert die Veranstaltung in die Datenbank. Speichern und als Vorlage sichern: Speichert die Veranstaltung und erstellt gleichzeitig eine Veranstaltungsvorlage. Nur als Vorlage sichern: Erstellt eine Veranstaltungsvorlage. Bei bereits bestehenden Veranstaltungen können hierdurch einfach Vorlagen erstellt werden. Neue Sprachversion erstellen (englisch): Erstellt eine Sprachversion der Veranstaltung. Hierbei wird die vorhandene Veranstaltung kopiert, welche dann anschließend zur Übersetzung bearbeitet werden kann. Bitte beachten Sie: Waren Ihre Eingaben unvollständig, öffnet sich die Eingabemaske erneut mit Ihren Veranstaltungsdaten und entsprechenden Hinweisen auf die noch fehlenden Angaben. Bitte ergänzen Sie Ihre Eingabe und speichern Sie die Maske noch einmal. 6 / 6