Kommunale Doppik- Änderungen in der Kassenverwaltung

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1 Kommunale Doppik- Änderungen in der Kassenverwaltung Fachverband der Kommunalkassenverwalter -Landesverband Rheinland-Pfalz- Achim Schmidt, Diplom Verwaltungswirt (FH), VG Ramstein-Miesenbach am in Flammersfeld am in Emmelshausen und am in Ramstein-Miesenbach

2 Agenda: Einleitung Doppik und Neues Steuerungsmodell Das Thema Begriffsbestimmungen, abgrenzung Die Gemeindekasse in der Finanzbuchhaltung Aufgabenfelder der FiBu Die Haupt- und Nebenbuchhaltungen Weitere Aufgaben

3 Agenda (2): Der Modellvorschlag Die Gemeindekasse als zentrale Stelle der Verwaltung Aufbau- und Ablauforganisation Ablauforganisation an zwei Beispielen Anschaffungsvorgang Leistungsabgabe

4 Agenda (3): Die Funktion der Produkte Die Produkte der Gemeindekasse Das Bürger- und Personenkonten Offene Posten bei Kreditoren und Debitoren Die Wahl der Software Der Einsatz von Vorverfahren und die Schnittstellenproblematik Die Tagesabstimmung

5 Agenda (4): Spezielle Buchungen in der Kasse Die Einordnung in das Buchungssystem Beispiele Das Liquiditätsmanagement Aufgabe Werkzeuge Verzinsung von Kassenbeständen Erfahrungsaustausch

6 Einleitung

7 Reform des kommunalen Haushaltsrechts Vom kameralen Haushaltsrecht Über die Neuen Steuerungsmodelle Zur Kommunalen Doppik

8 Neues Steuerungsmodell Unter dem Begriff Neues Steuerungsmodell sind alle Maßnahmen zur Modernisierung der öffentlichen Verwaltung mit dem Ziel einer effektiven, wirtschaftlichen und bürgernahen Verwaltung zu verstehen.

9 Elemente der Neuen Steuerungsmodelle sind: Neugestaltung der Zusammenarbeit zwischen politischen Gremien, Verwaltungsführung und Fachbereichen (Kontraktmanagement) Neuordnung der Ressourcenverantwortung Budgetierung Produktorientierung Einführung der Kosten- und Leistungsrechnung Ersatz durch ein systemkonformes Buchungsteil Einführung von Berichtswesen und Controlling

10 Das Thema Die Gemeindekasse in der Finanzbuchhaltung

11 Begriffsbestimmung FIBU Die Finanzbuchhaltung (FiBu) ist ein Teilbereich des betrieblichen Rechnungswesens. Alle unternehmensbezogenen Vorgänge, die sich in Zahlenwerten ausdrücken lassen, werden hier mit den Methoden der Buchführung sachlich und zeitlich geordnet erfasst, auf Konten gebucht und dokumentiert. Am Ende einer Rechnungsperiode (Monat, Quartal, Jahr) werden die Konten abgeschlossen und eine Bilanz sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) erstellt, welche den Gewinn oder Verlust des Unternehmens gegenüber internen und externen Stellen nachweist. aus

12 Begriffsabgrenzung FIBU Die Finanzbuchhaltung ist eine betriebliche Funktionsbeschreibung, bei der mehrere Aufgabenfelder zusammengefasst sind. Die Finanzbuchhaltung ist keine Organisationseinheit oder Kostenstelle Ebenso ist sie weder Produkt noch Kostenträger

13 Begriffsabgrenzung Kasse Die (Kommunal-) Kasse ist eine Organisationseinheit die betriebliche Funktionen (Zahlungsabwicklung) im Rahmen ihrer Aufgaben (Kassengeschäfte) durchführt. Die Kommunalkasse kann eine Kostenstelle in der Kostenrechnung sein Sie entspricht nicht dem gleichen Begriff aus der kaufmännischen Buchführung [Kontenbezeichnung (Doppik-Kontenrahmen Nr. 186)] Ebenso ist sie kein Produkt Kostenträger- Zahlungsabwicklung (Produkt Nr. 1162) Lfd. Rechnungswesen (Produkt Nr )

14 Begriffsbestimmung Kasse Die Kasse ist eine durch 106 GemO gesetzlich vorgeschriebene Organisationseinheit. Deren Leiter und Stellvertreter sind verbindlich zu bestellen. Die Organisationshoheit der Kommunen ist in soweit eingeschränkt. Sie hat einen Pflicht- oder Mindestumfang ( 25 Abs. 2 GemHVO) an Aufgaben zu erledigen (Kassengeschäfte), um insbesondere das Funktionstrennungsprinzip, der Trennung zwischen Anordnung und Vollzug zu gewährleisten.

15 Aufbau des kommunalen Rechnungswesens

16 Rechnungswesen Das kommunale Rechnungswesen lässt sich in die Haushaltsplanung, die Finanzbuchführung sowie die Kosten- und Leistungsrechnung gliedern. Das interne und externe Rechnungswesen sind nicht getrennt sondern gegenseitig integriert (Produkte = Kostenträger). Da GemO und GemHVO auch zukünftig eine Trennung zwischen dem Buchungsgeschäft und dem eigentlichen Zahlungsgeschäft vorsehen, kann die Finanzbuchführung in die (Geschäfts-) Buchführung ( 25 Abs. 1 2.HS GemHVO) und die Zahlungsabwicklung aufgeteilt werden.

17 Aufgabenfelder in der Finanzbuchhaltung

18 Aufgaben (1): Erfassung von Plandaten, Überwachung der Einhaltung der Haushaltsansätze - 5 Abs. 1 a) 2. HS und 6 MDA-, Buchung der Geschäftsvorfälle (Eingangsrechnungen) - 25 Abs. 1 2.HS GemHVO-, Erfassung und Vormerkung von erteilten Aufträgen und Bestellungen - 5 Abs. 1 a) 1.HS MDA- Rechnungseingangsbuch, Prüfung der buchungsrelevanten Daten der Kassenanordnung, Buchung der Geschäftsvorfälle (Ausgangsrechnungen) - 25 Abs. 1 2.HS GemHVO-,

19 Aufgaben (2): Erfassung und Vormerkung von erhaltenen Aufträgen (Obligos) - 5 Abs. 1 a) 1.HS MDA-, Rechnungserstellung, Rechnungsausgangsbuch, Prüfung der buchungsrelevanten Daten der Kassenanordnung, Buchung der Belege - 25 Abs. 1 2.HS GemHVO-, Interne Leistungsverrechnung - 4 Abs. 10 GemHVO und MDA-, Umbuchungen,

20 Aufgaben (3): Sammlung der zahlungsbegründenden Unterlagen, - 28 Abs. 8, 12; 30 Abs. 1 GemHVO- Sammlung der sonstigen Belege, Bereitstellung von Finanzdaten für Berichterstattung, Vorbereitende Abschlussbuchungen / Abschlussbuchungen, Bereitstellung der Finanzdaten für den Jahresabschluss, Bereitstellung der Daten und Erstellung der Finanzstatistik, Bereitstellung der Daten für Steuererklärungen, Führung von Nebenbuchhaltungen, Einbindung der Nebenbuchhaltungen

21 Aufgaben (4): die Annahme von Einzahlungen - 25 Abs. 2 Nr. 1 GemHVO- die Leistung von Auszahlungen - 25 Abs. 2 Nr. 2 GemHVO- die Verwaltung der Finanzmittel - 25 Abs. 2 Nr. 3 GemHVO- das Mahnwesen und die Vollstreckung - 25 Abs. 2 Nr. 4 GemHVO- die Liquiditätsplanung - 10 Abs. 1 Nr. 3; 20 MDA- das Buchen der Ein- und Auszahlungen - 25 Abs. 2 Satz 2 GemHVO-

22 Aufgaben (5): die Abstimmung der Finanzmittelbestände (u.a. Bankbestände, Kassenbestände) - 25 Abs. 6 GemHVO; 13, 14 MDA- die Einrichtung von Bankkonten - 25 Abs. 2 Nr. 1 GemHVO; 12 MDA- die Verwaltung der Bürgerkonten (Kreditoren, Debitoren) - 9 MDA- die Zentrale Verwaltung von Stundungen, Niederschlagungen und Erlässen von Ansprüchen der Gemeinde - 29 Abs. 2 Nr. 1 h) GemHVO, - die sichere Verwahrung und die Verwaltung von Wertgegenständen sowie von sonstigen Unterlagen - 25 Abs. 2 Nr. 5 GemHVO, 10 Abs. 1 Nr. 4 MDA und 8. Abschnitt MDA-

23 Finanzbuchhaltung Geschäftsbuchführung Kontierungskontrolle Kontierung, Anordnungserfassung Zahlungsabwicklung Originäre Aufgaben Abschlussbuchungen Vollstreckung Kreditoren- Debitorenbuchhaltung Inventarverzeichnis Belegprüfung (IKS) Anordnungskontrolle Zahlungsverkehr, Zahlbarmachung Überwachung der Planansätze Belegsammlung Tages-, Jahresabstimmung der Finanzrechnung und Geld-, Bankbestände weitere Aufgaben Verwahrung Liquiditätsplanung

24 Haupt- und Nebenbuchhaltungen Anordnungserteilung, Zahlungsanweisung Geschäftsbuchführung Personenkonten Kreditoren/Debitoren Zahlungsabwicklung Kassenbuchführung Fachanwendungen Lohnbuchhaltung Schnittstellen Hauptbuchhaltung Auftragsbuchhaltung Anlagenbuchhaltung

25 Weitere Aufgaben: Erstellung der Steuererklärungen Kosten- und Leistungsrechnung mit Gebührenkalkulation Zentrale Erledigung von Billigkeitsmaßnahmen - 29 Abs. 3 GemHVO, 10 Abs. 3 MDA- Zentrale Erledigung von Haftungs- und Duldungsvorgängen - 10 Abs. 3 MDA- Koordinierung und Einsatz der EDV insbesondere der Finanzsoftware, Schnittstellen unter Beachtung des IKS und Trennung nach 29 Abs. 2 Nr.2 g) GemHVO

26 Der Modellvorschlag des Fachverbandes der Kommunalkassenverwalter Landesverband Rheinland-Pfalz

27 Einbindung in die Verwaltungsgliederung Auf eine funktionale Trennung ist bei Aufgaben der Zahlungsabwicklung zu achten - 25 Abs. 5 Satz 2 GemHVO- Es können aber auch Aufgaben der (Geschäfts-) Buchführung übertragen werden, da auch diese nur personell in der Funktionsausübung zu trennen sind - 25 Abs. 5 Satz 1 GemHVO-

28 Einbindung in die Verwaltungsgliederung Bestehende verwaltungsorganisatorische Strukturen sind zu überprüfen Die Gemeindekasse ist als Pflichtorganisationseinheit einzurichten Es können ihr weitere Aufgaben übertragen werden

29 Die Gemeindekasse als Organisationseinheit Zahlungsabwicklung mit Vollstreckung und Kassenbuchhaltung Weitere Nebenbuchhaltungen (z.b. Anlagenbuchhaltung) Buchhaltung der Zahlungsanweisung

30 Kosten -und Leistungsrechnung mit Gebührenkalkulation Finanzbuchhaltung Gemeindekasse Verantwortung für Buchführung und Koordination des Jahresabschlusses EDV-Einsatz (Geschäfts-) Buchführung Zahlungsabwicklung (originäre Kernaufgaben der Kasse) Abschlussbuchungen Anlagenbuchführung Inventur Anlagevermögen, Zu- und Abgänge Prüfung der Festwerte Kontierungskontrolle, Kontierung, Anordnungserfassung, Buchhaltung Personen- und Stammdatenpflege Inventarverzeichnis Kreditoren-, Debitorenbuchhaltung Zahlungsverkehr-, Zahlbarmachung Tages-, Jahresabstimmung Finanzrechnung, Geldbestände Liquiditätsplanung Vollstreckung Verwahrung

31 Flexibilität? Es stellt sich die Frage ob ein solcher Vorschlag eine kameralistisch starre Gliederung wiedergibt oder die entsprechend den neuen Steuerungsmodellen notwendige Flexibilität zeigt? Er ist in den vorgeschriebenen gesetzlichen Vorgaben statisch Er ist in allen anderen Komponenten modular aufgebaut Er kann in jedes Organisationsmodell eingebaut werden und nimmt auf Vorgaben durch die EDV Rücksicht Übernahme weiterer Aufgaben ist möglich (z.b. Haftung-Duldung, Billigkeitsmaßnahmen)

32 Gemeindekasse als zentrale Stelle Vorteile der Zentralisierung der doppischen Finanzbuchhaltung in der Organisationsstruktur der Kommunalverwaltung Kein Widerspruch zur dezentralen Ressourcenverantwortung, Interner Dienstleister der die dezentralen Vorgaben weiterverarbeitet, Vermeidung der organisatorischen Verselbständigung, Hohe systembedingte Anforderungen an die Buchhalter (hohe Anforderungen an Schulung und Weiterbildung), Zentrale FIBU in Privatwirtschaft und bisher zentrale Buchhaltung in der Gemeindekasse der Kommunen hat sich bewährt.

33 Gemeindekasse als zentrale Stelle Verknüpfung und Abstimmung der Hauptbuchhaltung mit den Nebenbuchhaltungen ist erforderlich. Insbesondere: Kontogegenbuch, Zahlwegs- oder Bankbuchhaltung Kreditoren-, Debitorenbuchhaltung (Personenkonten) Anlagenbuchhaltung Fachanwendungen (Schnittstellen) Kosten- und Leistungsrechnung (Gebührenkalkulation)

34 Gemeindekasse als zentrale Stelle Warum die Weiterentwicklung der Gemeindekasse zur Finanzbuchhaltung? Die Gemeindekasse ist als zentrale Stelle mit Buchhaltungsaufgaben vorhanden. Sie zu bilden und Leitung (Verwalter) und Stellvertreter zu bestellen ist gesetzlich vorgeschrieben. Kenntnisse über die Bearbeitung von Belegen sind vorhanden. Es sind nur ergänzende Schulungen erforderlich. Die Organisationsstruktur wird nicht aufgebläht, dadurch ist eine Vertretung besser gewährleistet. Sinnvolle Verknüpfungen sind in einer Organisationseinheit leichter herzustellen. Personell kann die Funktionstrennung gewährleistet werden.

35 Gemeindekasse als zentrale Stelle Rheinland-pfälzische Verwaltungs- und Gebietsstruktur hat eine Mehrzahl von kleineren und mittleren Kommunen Dadurch bedingt eine geringe Anzahl von Mitarbeitern in Fachabteilungen mit Rechnungslegungskenntnissen Flächendeckende Schulung mit betriebswirtschaftlichen Kenntnissen ist unwirtschaftlich Trennung der Verantwortlichkeit in der Finanzbuchhaltung wäre wegen Abstimmungs- und Kompetenzproblemen kontraproduktiv Qualitativ hohe systembedingte Ansprüche an die Buchhaltung Fachverband hat seine Mitglieder für die neuen Aufgaben vorbereitet

36 Voraussetzung für die Übernahme neuer Aufgaben Umfassende Aus- und Fortbildung der Mitarbeiter in den Aufgabenbereichen, die der Gemeindekasse weiterhin vorbehalten sind in den Aufgabenbereichen, die der Gemeindekasse zusätzlich übertragen werden können Verständnis entwickeln und überzeugen Dienstleister anderer Teilhaushalte zu sein Konstruktives Einbringen von Vorschlägen in den Umstrukturierungsprozess der Gemeinde (eine gute Software ist nicht alles) Aufbau eines IKS (internen Kontrollsystems)

37 Aufbau- und Ablauforganisation an den Beispielen: Anschaffungsvorgang und Leistungsabgabe

38 Anschaffungsvorgang: Haushaltsansatz Leistung erbracht oder die Lieferung ist erfolgt Prüfung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit Buchung des Geschäftsvorfalls Leistungsbeschreibung Prüfung der Lieferung/Leistung Überprüfung der erfassten Daten Weitergabe an Zahlungsabwicklung Ausschreibung bzw. Einholung Angebote Prüfungsergebnis erfassen Erstellung der Kassenanordnung Formale Prüfung der Kassenanordnung Auftragsvergabe Bestellung Rechnungseingang Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit Leistung der Auszahlung Erfassung in der Auftragsverwaltung Erfassung im Rechnungseingangsbuch Freigabe durch Anordnungsbefugten Buchung der Zahlung Aufbewahrung der Unterlagen und Überwachung der Leistungserbringung Weitergabe der Rechnung an die Fachabteilung Überprüfung der erfassten Daten Weitergabe der Unterlagen zur Dauerablage

39 Leistungsabgabe: Auftragsverwaltung/ Auftragseingangsbuch Überprüfung der erfassten Daten Weitergabe an Zahlungsabwicklung Erfassung im Auftragseingangsbuch Lieferung/Leistung Tatbestand erfüllt Rechnung/Bescheid Erstellung der Kassenanordnung Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit Freigabe durch Anordnungsbefugten Formale Prüfung der Kassenanordnung Annahme der Einzahlung Weitergabe der Rechnung an Fachabteilung Überprüfung der erfassten Daten Buchung der Zahlung Prüfung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit Buchung des Geschäftsvorfalls Weitergabe der Unterlagen zur Dauerablage

40 Funktionstrennung und das Vier-Augen-Prinzip Trennung zwischen Anordnung und Vollzug 106 Abs. 5 GemO, 106 Abs. 3 Satz 2 GemO 25 Abs. 5 Satz 2 GemHVO, (Ausnahme 29 Abs. 3) Trennung zwischen Anordnung und Feststellungsbefugnis 25 Abs. 3 i.v.m. 25 Abs. 4 GemHVO Trennung des Zahlungsverkehrs und der Buchhaltung 29 Abs. 2 Nr. 4.1 GemHVO, 30 Abs. 2 MDA Trennung zwischen Zahlungsabwicklung und Zahlanweisung 25 Abs. 5 Satz 1 GemHVO, (Ausnahme 29 Abs. 3) Doppelunterschrift im Zahlungsverkehr 29 Abs. 2 Nr. 3.2 GemHVO, 30 Abs. 1 MDA

41 Die Funktion der Produkte Die Produkte der Gemeindekasse

42 Das Produkt -Mittelpunkt des Verwaltungshandels- Definition: Ein Produkt ist eine Leistung oder eine Gruppe von Leistungen, für die von Stellen innerhalb oder außerhalb der Verwaltung eine Nachfrage besteht und für die prinzipiell ein Entgelt entrichtet werden müsste.

43 Leistungen Sind die konkreten Arbeitsergebnisse einer Kommune, wie z. B. Kassenbuchführung, Vollstreckung oder Zahlungsverkehr, die zu dem Produkt Zahlungsabwicklung zusammengefasst werden. Die Leistungen können innerhalb einer Kommune (z.b. eigene Mitarbeiter) oder von Dritten erbracht werden. Für die Abnahme der Leistungen gibt es sowohl externe als auch interne Abnehmer.

44 Ziele und Kennzahlen Ziele werden politisch gesetzt. Im Gegensatz zur Privatwirtschaft sind viele Ziele nicht allein mit monetären Größen zu messen. Vielfach sind Ziele aber auch bereits gesetzlich vorgegeben ( 4 Abs. 6 GemHVO). Zur Konkretisierung der Zielsetzung und zur Überwachung der Zielerreichung ist der Einsatz geeigneter Kennzahlen ( 46 GemHVO) oder Indikatoren notwendig: Kennzahlen geben als absolute oder relative Größe direkt Auskunft über die Erreichung eines Ziels. Indikatoren geben lediglich Hinweise auf die Zielerreichung. Berichtspflicht ( 21 Abs. 1 GemHVO)

45 Musterproduktbeschreibung

46 Musterproduktbeschreibung

47 Das Bürger- oder Personenkonto Kreditoren Debitoren und Offene Posten

48 Personenkonto Das Bürger oder Personenkonto stellt die finanziellen Beziehungen einer Person zur Verwaltung dar ( 9 MDA) Forderungen ( 51 GemHVO) Verbindlichkeiten ( 52 GemHVO) Einzahlungen ( 3 Abs. 2 GemHVO) Auszahlungen ( 3 Abs. 2 GemHVO)

49 Debitoren- /Kreditorenbuchhaltung Das Personenkonto kann als Kreditor und/oder als Debitor bebucht werden Kreditor (Zahlungsverpflichtung) Debitor (Zahlungsanspruch) Einsatz bei allen Buchungen die eine Zahlungsverpflichtung/-anspruch nach sich ziehen Änderung Geldvermögen o. Finanzmittelbestand Bezug zu Produktkonten durch Art der Forderung oder Verbindlichkeit Aufrechnungsmöglichkeiten

50 Offene Posten Nebenbuchhaltung der Zahlungsabwicklung Entstehung durch Buchung im Hauptbuch mit Person in speziellen Konten - 9 Abs. 1 MDA- Geschäftsvorfälle eines Personenkontos die noch nicht abschließend bebucht wurden Beachte die Darstellung von Stundung, Niederschlagung und Erlass

51 Die Notwendigkeit der Einheitsperson Verknüpfung zwischen der Einheitsperson und jeweiligem Forderungs- bzw. Verbindlichkeitskonto bei der Buchung. Bei kaufm. Betrieben in der Regel 1:1 Beziehungen. Einheitsperson mit unterschiedlichen debitorischen und kreditorischen Beziehungen zu einer Kommune auf tieferer Ebene als bei kaufm. Betrieben. Beziehungsgröße 1:n

52 Einheitsperson Detaillierte Struktur der Forderungs- und Verbindlichkeitskonten Art (Bilanzgliederung 51 Abs. 1 Satz 2 und 52 Abs. 1 Satz 2 GemHVO) Gebühren Beiträge Steuern Transferleistungen Sonst. öffentl.-rechtl. Forderungen Privatrechtl. Forderungen Sonst. Vermögensgegenstände Achtung bei Forderungen: Verwertbarkeit (z.b. zweifelhaft oder uneinbringlich) - 51 Abs. 2 Satz 2 und 33 Abs. 1 Nr. 3 und 35 Abs. 5 GemHVO-

53 Abstimmung der Debitoren- /Kreditorenbuchhaltung Spätestens beim Jahresabschluss Die Salden der Forderungs- und Verbindlichkeitskonten der Debitoren- /Kreditorenbuchhaltung sind durch offene Posten der Zahlungsabwicklung nachzuweisen (systemtechnische Hinterlegung = Konten mit Person) Summensaldenbilanz nach offenen Posten

54 Die Wahl der Software

55 Fragen zur Softwarewahl Wie finde ich das richtige DV-Verfahren für meine Finanzbuchhaltung Pflichtenheft EDV Ausschreibung und Funktionstest Vorverfahren sind Nebenbuchhaltungen, müssen sich in Aufbau und Struktur der Hauptbuchhaltung und der Nebenbuchhaltung für Kreditoren- und Debitoren anpassen Schnittstellenproblematik (XML-Standard) Qualität des Datenbestandes

56 Die Tagesabstimmung Tagesabgleich und Jahresabschluss 25 Abs. 6 GemHVO

57 Der Tagesabgleich Finanzmittelkonten sind am Schluss des Buchungstages mit den Beständen der Bankbuchhaltung, den Bankkonten und dem Bestand der weiteren Zahlungsmittel abzugleichen - 26 Abs. 6 GemHVO; 13 und 14 MDA- Bankbuchhaltung: das Kontogegenbuch als Nebenbuchhaltung zur Zahlwegsabstimmung (Beachte: Schwebeposten) Dreifachabstimmung (wichtige Änderung!)

58 Der Jahresabschluss Die Abstimmung nach 26 Abs. 6 Satz 1 GemHVO ist für den letzten Buchungstag des Haushaltsjahres (i.d.r ) durchzuführen und gesondert festzustellen - 26 Abs. 6 Satz 2, 14 Abs. 4 Satz 1 MDA).

59 Unstimmigkeiten Unstimmigkeiten sind unverzüglich aufzuklären: Regelungen in Dienstanweisung ( 13 Abs. 6, 7 MDA) Sofern nicht möglich auf besonderen Sachkonten zu buchen und nötigenfalls erfolgswirksam abzuschließen Unterrichtungspflicht bei erheblichen Fehlbeträgen ( 2 Abs. 6 MDA)

60 Spezielle Buchungen der Zahlungsabwicklung 4 Begriffspaare Vorschüsse Verwahrungen Fremde Mittel

61 Drei-Komponenten-System Finanzrechnung Kommunale Bilanz Ergebnisrechnung Einzahlungen Auszahlungen Mittelverwendung Mittelherkunft Aufwendungen Erträge Vermögen Kapital Einzahlungen Auszahlungen Liquiditätssaldo ("Cashflow") Anlagevermögen Eigenkapital + Gewinn - Verlust Fremdkapital Umlaufvermögen Liquide Mittel + Zugänge - Abgänge Aufwendungen Ergebnissaldo Erträge

62 Ziele des Finanzhaushalts Zeitraumbezogene Abbildung sämtlicher Zahlungsströme (auch haushaltsunwirksame) nach Ein- und Auszahlungen Darstellung der Finanzierungsquellen (Mittelherkunft - Mittelverwendung) Darstellung der Veränderung des Zahlungsmittelbestandes Ermächtigung für investive Einzahlungen und Auszahlungen Nutzung für die Finanzstatistik

63 Vier Begriffspaare Einzahlungen Einnahmen Ertrag Erlöse Auszahlungen Ausgaben Aufwand Kosten Strömungsgrößen Zahlungs-, Leistungsvorgänge innerhalb eines Zeitabschnitts Bestandsgrößen Erhöhung oder Verminderung eines Bestandes durch Strömungsgrößen

64 Einzahlung Zunahme des Zahlungsmittelbestandes Auszahlung Abnahme des Zahlungsmittelbestandes Zahlungsmittelbestand (Cash/Flow) Jederzeit verfügbare Bankguthaben und Kassenbestände

65 Einnahme Jeder Geschäftsvorfall, der zur Erhöhung des Geldvermögens führt. Ausgabe Jeder Geschäftsvorfall, der zur Verringerung des Geldvermögens führt. Geldvermögen Zahlungsmittelbestand und Forderungen abzüglich Verbindlichkeiten

66 Einzahlungen, keine Einnahme Zunahme des Zahlungsmittelbestandes Keine Änderung des Geldvermögens Auszahlungen, keine Ausgabe Abnahme des Zahlungsmittelbestandes Keine Änderung des Geldvermögens Beispiele: Zahlungseingang auf Gebührenforderung Zahlungseingang und Forderungsabnahme Darlehenstilgung Auszahlung und Abnahme der Verbindlichkeit

67 Einzahlungen = Einnahme Zunahme des Zahlungsmittelbestandes und Änderung des Geldvermögens Auszahlungen = Ausgabe Abnahme des Zahlungsmittelbestandes und Änderung des Geldvermögens Beispiele: Barverkauf Barkauf

68 Kommunale Bilanz

69 Ertrag Erhöhung des Reinvermögens (Eigenkapital) Aufwand Abnahme des Reinvermögens (Eigenkapital) Reinvermögen Vermögen abzüglich Verbindlichkeiten abzüglich Rückstellungen abzüglich Sonderposten ab-/zuzüglich Rechnungsabgrenzungsposten

70 Ertrag, keine Einnahme Zuschreibungen zum Anlagevermögen Auflösungen des Sonderpostens Aufwand, keine Ausgabe Abschreibungen auf Anlage- oder Umlaufvermögen Zuführungen zu Rückstellungen

71 Kommunale Bilanz

72 Kosten und Erlöse Kosten und Erlös werden als Begriffspaar im internen Rechnungswesen, verwendet. Kosten und Erlös sind gegen ähnliche Begriffspaare wie folgt abgegrenzt: Aufwand und Ertrag bilden das analoge Begriffspaar im externen Rechnungswesen und werden zur Erstellung einer periodisierten Gewinn- und Verlustrechnung verwendet. Unterschiede zwischen Kosten und Aufwand können aber beispielsweise entstehen, wenn Vorgänge unterschiedlich bewertet werden, wie etwa kalkulatorische Abschreibung und bilanzielle Abschreibung (ersteres stellt Kosten dar, letzteres Aufwand) Kosten angesetzt werden, die im externen Rechnungswesen keine Entsprechung haben (beispielsweise kalkulatorische Zinsen oder -Unternehmerlöhne)

73 Vorschuss, Verwahrung, Fremde Mittel Darstellung in den Kontenarten: 697 Einzahlungen (699 ), Verbindlichkeiten (379..) 797 Auszahlungen (799 ), Forderungen (179..) Haushaltsunwirksame Zahlungsvorgänge: - keine Auswirkung auf Ergebnis/-planung/-rechnung - keine Finanzplanung - Darstellung des Zahlungs-Ist in der Finanzrechnung Kassenüberschüsse, Kassenfehlbeträge ( 13 Abs. 6 und 7 MDA) Verbuchung nach Entstehung Verbuchung nach Aufklärung Verbuchung zum Jahresabschluss

74 Vorschuss, Verwahrung, Fremde Mittel Kameralistik Verwahrgelder Irrtümliche Einzahlungen Einzahlungen die nicht zugeordnet werden können (auch Fehlbeträge) Durchlaufende Gelder Doppik Ungeklärte Zahlungseingänge Buchungssatz: Einzahlungen (699 ) an sonst. VB-Kreditor (3795 ) Durchlaufende Gelder Buchungssatz: Einzahlungen (697 ) an sonst. VB-Kreditor (3791 )

75 Vorschuss, Verwahrung, Fremde Mittel Kameralistik Kassenkredite (ohne Kontokorrent) Abwicklung Verwahrgeld Doppik Verbindlichkeiten aus Krediten zur Liquiditätssicherung Buchungssätze: Aufnahme: Einzahlungen (693 ) an VB Kred. Liquid.- Sicherung (32 ) Rückzahlung: VB Kred. Liquid.- Sicherung (32 ) an Auszahlungen (793/4 ) Bei Kontokorrent Wechsel der Bilanzseite

76 Vorschuss, Verwahrung, Fremde Mittel Kameralistik Vorschüsse Auszahlungen, die noch nicht zugeordnet werden können Geleistete Vorschusszahlungen Doppik Ungeklärte Zahlungsausgänge Buchungssatz: Vorschüsse Sonst. Ford (1792)- Deb. an Auszahlungen (799 ) Buchungssatz: Sonst. Ford (1791)- Deb. an Auszahlungen (7..)

77 Vorschuss, Verwahrung, Fremde Mittel Kameralistik Gehaltsvorschüsse Handvorschüsse Doppik Sonst. Vermögensgegenstände Buchungssatz: Forderungen (1791)- Deb. an Auszahlungen (702..) Liquide Mittel Buchungssatz: Handvorschüsse (1791X, 1836 ) an Barkasse (1836 ) Unterscheidung durch Produktkonto

78 Ist vor Soll Kameralistik: allgem. Zahlungs-ANO Doppik: OP-Stellung der Ergebnisrechnung ist nach dem 4-Augen-Prinzip nur in der Geschäftsbuchführung möglich Vorrats-OP oder Kassen-OP in der Finanzrechnung - Sammelbuchung in der Ergebnisrechnung oder ungeklärte Zahlungseingänge EDV-Lösung Probleme: Periodisierung und Berichtswesen

79 Liquiditätsmanagement Aufgabe und Werkzeuge

80 Liquiditätsmanagement Liquiditätsplanung 93 Abs. 5 GemO 105 GemO 20 Abs. 1, 5, 6 MDA 9 Abs. 12 MDA Liquiditätsverwaltung 25 Abs. 2 Nr. 3 GemHVO 29 Abs. 2 Nr. 1.5, 3.6 GemHVO 13 Abs.1; 20 Abs. 3, 4, 5 MDA Liquiditätssicherstellung 105 Abs. 1 GemO 20 MDA

81 Werkzeuge Liquiditätsplanung Datengewinnung für Prognosen Finanzplanung/-rechnung Berichtswesen Auftragsbuchhaltung Rechnungseingangsbuch Forderungseingangsbuch Erfahrung

82 Beispiel: Rechnungseingangsbuch Rechnungseingangsbuch Datum: Zentrale Kämmerei lfd. Nr. Eingangsdatum nungs- Skonto Netto kung tung Amt datum sungs- Rech- Fälligkeit Bemer- Weiterlei- Eingangs- Anwei- Kreditor Betrag Antalis 11, Antalis 22, Antalis 22, Antalis 22, GEZ 5, / Erich Mönich 25, Deutsche Telekom 16, Pohl 1.422, Verlag M. DuMont 128, Intertecnica 713, Vorz RWE 1.371, RWE 1.125, RWE 1.630, Jürgen Weindt , City Reisebüro 112, Union Betriebs-GmbH 17, Elektro Busch 1.679, Carl Henkel 793,

83 Ergebnis Finanzplan 1 Steuern und ähnliche Abgaben 2 + Zuwendungen und allgemeine Umlagen 3 + Sonstige Transfereinzahlungen 4 + Öff. Rechtliche Leistungsentgelte 5 + Privatrechtl. Leistungsentgelte 6 + Kostenerstattungen und Kostenumlagen 7 + Sonstige Einzahlungen 8 + Zinsen und sonstige Finanzeinzahlungen 9 = Einzahlungen aus lfd. Verwaltungstätigkeit 10 - Personalauszahlungen 11 - Versorgungsauszahlungen 12 - Auszahlungen für Sach- und Dienstleistungen 13 - Zinsen und sonstige Finanzauszahlungen 14 - Transferauszahlungen 15 - Sonstige Auszahlungen 16 = Auszahlungen aus lfd. Verwaltungstätigkeit 17 = Saldo aus laufender Verwaltungstätigkeit (= Zeilen 9 und 16) 18 + Zuwendungen für Investitionsmaßnahmen 19 + Einzahlungen aus der Veräußerung von Sachanlagen 20 + Einzahlungen aus der Veräußerung von Finanzanlagen 21 + Einzahlungen aus Beiträgen und Entgelten 22 + Sonstige Investitionseinzahlungen 23 = Einzahlungen aus Investitionstätigkeit 24 - Auszahlungen für den Erwerb von Grundstücken und Gebäuden 25 - Auszahlungen für Baumaßnahmen 26 - Auszahlungen für den Erwerb von beweglichem Anlagevermögen 27 - Auszahlungen für den Erwerb von Finanzanlagen 28 - Auszahlungen von aktivierbaren Zuwendungen 29 - Sonstige Investitionsauszahlungen 30 = Auszahlungen aus Investitionstätigkeit 31 = Saldo aus Investitionstätigkeit ( = Zeilen 23 und 30 ) 32 = Finanzmittelüberschuss /-fehlbetrag ( = Zeilen 17 und 31) 33 + Aufnahme und Rückflüsse von Darlehen 34 - Tilgung und Gewährung von Krediten 35 = Saldo aus Finanzierungstätigkeit 36 = Änderung des Bestandes an Finanzmitteln ( = Zeilen 32 und 35 ) 37 + Anfangsbestand an Finanzmitteln 38 = Liquide Mittel ( = Zeilen 36 und 37 ) Jan. Feb. Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez

84 Werkzeuge Liquiditätssicherstellung Tipps aus der freien Wirtschaft: (1) Minimierung der Außenstände (Forderungsmanagement) (2) Reduzierung der Verbindlichkeiten (3) Bonitätsprüfung (4) geeignete Kooperationspartner suchen (5) Senken der Kreditkosten (6) Detaillierte Investitions- und Folgekostenberechung (7) geringe Lagerhaltung und (8) Anlage von vorhandenen Liquiditätsüberschüssen

85 Werkzeuge Forderungsmanagement alle Maßnahmen zusammengefasst, die sich mit der Bearbeitung und Sicherung der Debitoren befassen. die ordnungsgemäße, vollständige und zeitnahe Fakturierung (Vorgang der Kommune zur Erstellung einer Rechnung oder eines Bescheides an den Zahlungspflichtigen) Überwachung der Zahlweise und eventueller negativer Entwicklungen des Zahlungspflichtigen Mahnwesen (Mahnung, Mahnverfahren, etc.) zeitnahe Vollstreckung oder Inkasso Risikoreduzierung durch Vereinbarung von Sicherheiten bei der Durchführung von Billigkeitsmaßnahmen Gestaltung risikomindernder Konditionen, insbesondere der Zahlungsformen

86 Werkzeuge Anlage von Liquiditätsüberschüssen Tages-, Festgelder genehmigte Fonds, etc. Senkung der Bank- und Kreditkosten Bankgebühren Zinssicherungsinstrumente SEPA (Single Euro Payments Area)

87 Verzinsung von Kassenbeständen Grundsatz der Einhheitskasse 106 Abs HS, 68 Abs. 4 Satz 1 GemO Zinslasten sind von den Ortsgemeinden zu erstatten die den Liquiditätsaufwand veranlasst haben (OVG RhPf, Urt. vom A /93.OVG) bei Liquiditätskrediten Bei Sonderkassen ist gegebenenfalls eine Vereinbarung über die Verzinsung zu treffen um 12 Abs. 2 EigAnVO Rechnung zu tragen Gleichbehandlung der Mandaten bei Soll-Habenverzinsung (Schmidt in Oster/Rheindorf, 106 GemO, Rd.Nr.5) Cash-Pooling (für Eigenbetriebe: VKU RLP, April 1982, Seite 28ff.) Kontenplandarstellung und Finanzrechnung Kto.Nr.1743,3743,u.a.(Bilanz);696..,796..(Finanzrechnung) Zusammenfassung im kontoführenden Mandanten

88 Interne Kontrollsysteme

89 Interne Kontrollsysteme Im IKS werden alle Kontrollen, Maßnahmen und Regelungen beschrieben, die aufeinander abgestimmt und verbunden sind und den Zweck haben, vorhandenes Vermögen und Informationen aller Art zu schützen und zu sichern, vollständige, genaue und aussagefähige insbesondere zeitnahe Aufzeichnungen bereitzustellen, die Effektivität des Betriebes durch Auswertung und Kontrolle der aufgezeichneten Ergebnisse zu fördern und die Befolgung der gegebenen Geschäftsziele zu unterstützen.

90 Interne Kontrollsysteme Sicherheitsrecht prozessintegrierten Überwachungsmaßnahmen Trennungsprinzipien Mitarbeiterqualifikation technischen Plausibilitätsprüfungen um Fehlerquellen aufdecken und dadurch unabsichtlichen Datenverfälschungen oder Manipulationen vorbeugen

91 Literaturhinweise: [1] Achim Schmidt in Oster/Rheindorf, Kommentar zu 106, 107 GemO, Kommunal- und Schul-Verlag, Walluf, Juli 2008 [2] Referat von Dipl.-Kaufmann Heinz Deisenroth, Wirtschaftsprüfer/ Steuerberater vom , [3] KGST Bericht Nr. 6/2007, Buchführung und Zahlungsabwicklung im neuen Haushalts- und Rechnungswesen (Grundlagen, Prozesse und Regelungsbedarf) [4] Organisation und Aufbau der Finanzbuchhaltung 1.und 2. Schlussbericht, Gemeinschaftsprojekt Kommunale Doppik Rheinland-Pfalz, September 2006 [5] Achim Schmidt, Neuorganisation des Finanzwesens in der Zukunft, Positionspapier des Landesverbandes Rheinland-Pfalz zur Stellung der Gemeindekasse vom [6] Referat von Dipl.-Kaufmann Heinz Deisenroth, Wirtschaftsprüfer/ Steuerberater vom , Kommunale Doppik Rheinland-Pfalz aus Sicht der Gemeindekasse [7] Rechnungshof Rheinland-Pfalz, Geldwirtschaft der Verbandsgemeindeverwaltungen, Az.: , Speyer, 18. Juni 2001

92 Fragen und Erfahrungsaustausch Achim Schmidt Verbandsgemeindekasse Postfach Ramstein-Miesenbach / achim.schmidt@ramstein-miesenbach.de

93 Kommunale Doppik- Änderungen in der Kassenverwaltung Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!