Outsourcing Deutschschweizer KMU 2006

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1 Outsourcing Deutschschweizer KMU 2006 Studie unterstützt durch: ABA Management AG & BC Basel Consulting Group AG Seite 1 von 52

2 Die Auftraggeber ABA Management AG wurde 1998 gegründet mit dem Ziel, Beratung vor allem dort anzubieten, wo die Technik das Kerngeschäft bildet. Die Unternehmung bietet professionelle Beratung in den Bereichen Marketing (Product, Place, Promotion, Price, Planning), Management und Prozessmanagement an. Sie erstellt Konzepte, Strategien und setzt diese, bei Bedarf, um. Das Angebot richtet sich vor allem an die Branchen Telekom, Informatik, Industrie und Dienstleistungen. Alle Projektmitarbeiter verfügen über technisches und betriebswirtschaftliches Wissen, Führungserfahrung und Know how des jeweiligen Marktes. ABA Management AG ist einzigartig in Bezug auf Innovation, Kreativität und Flexibilität. Dadurch sind Beratungen bei KMU's und Grossunternehmen möglich. Das Kredo der ABA Management AG lautet: 'Wenn unsere Kunden Erfolg haben, so haben auch wir Erfolg!' Die BC BASEL CONSULTING GROUP AG wurde 1993 gegründet, um Unternehmen professionell und kompetent in allen Bereichen der Prozessoptimierung und des IT Service Managements zu beraten. Die Kernkompetenzen der BC Basel Consulting Group liegen in der Beratung und Implementierung von Best Practice Standards sowie im Management der Schnittstellen zwischen IT und Business. Die BC Basel Consulting Group engagiert sich auch in der Forschung und Erarbeitung von neuen Konzepten in den Bereichen IT Service Management und Outsourcing und deren erfolgreiche Umsetzung. Deren Kunden bietet die Firma eine umfangreiche Palette von Dienstleistungen in den Bereichen Consulting, Coaching, Sourcing und Training an. Das Angebot richtet sich unter anderem an die Branchen Pharma, Banking, Supra-National Organisations und Dienstleistungen allgemein. Die Berater haben mehrjährige Erfahrung im Bereich der Prozessoptimierung und verfügen über ein fundiertes betriebswirtschaftliches Wissen sowie auch über die soft-skills, die das erfolgreiche Implementieren der Prozessoptimierung garantieren. Die BC Basel Consulting Group hat sich als Ziel gesetzt die Ewartungen der Kunden stets zu übertreffen um deren Projekterfolg zu garantieren. Die Autoren Armin Baumann ist Gründer und Geschäftsführer der ABA Management AG und ist zuständig für die Beratung der Branchen Telekom, Industrie und Dienstleistung. Seit 1998 ist er auch Dozent für Marketing an der PHW Private Hochschule Wirtschaft Bern, St. Gallen, Zürich und Basel. Marco Rogg war als Senior Consultant und Projektleiter bei der BC Basel Consulting Group AG tätig. Er hat mehrer Grossprojekte im In- und Ausland betreut, unter anderem bei der WTO, Dubai Bank und Hoffman-La Roche. Carla Vieira ist Consultant bei der BC Basel Consulting Group AG und war vor ihrer Tätigkeit bei der BC Basel Consulting Group als Consultant für Marketing Strategie und Positionierung tätig. Ergänzende Informationen zur Studie erhältlich bei: ABA Management AG BC Basel Consulting Group AG Hofacherstrasse 6 Steinentorstrasse Untersiggenthal 4051 Basel Tel: Tel: Fax: Fax: ABA Management AG & BC Basel Consulting Group AG Seite 2 von 52

3 Inhaltsverzeichnis 1. Management Summary Ausgangslage Outsourcing Abhandlung über den Begriff Outsourcing Untersuchungen über Outsourcing Resümee Outsourcing Exkurs: KMU in der Schweiz Definition KMU Aktuelle Situation der KMU in der Schweiz Klassifizierung der KMU These und Studienauftrag These Studienauftrag Studiendesign Ziele Vorgehen Aufbau der Studie Ergebnisse der Studie Analyse der antwortenden Firmen Antwortende nach Firmengrösse Antwortende nach Sektoren Antwortende nach Haupttätigkeit des Unternehmens Umsatz der Antwortenden Informatikausgaben der Antwortenden Anzahl eigene IT-Mitarbeiter der Antwortenden Zufriedenheit mir eigener Informatik Beitrag der Informatik Outsourcing Vergabe von Aufgaben an externe Anbieter Aufgaben zur externen Vergabe Vergabe von Informatikaufgaben Vergabe von Nicht-Informatik-Aufgaben Generelles zu Outsorcing Kommentare der Befragten Fazit Anhang Abbildungsverzeichnis Abkürzungsverzeichnis / Glossary Branchenindex nach NOGA Sektor 2 (Industrie): Sektor 3 (Dienstleistungen): Anlagen ABA Management AG & BC Basel Consulting Group AG Seite 3 von 52

4 1. Management Summary Aufgrund der grossen Vielfalt der teilnehmenden Branchen und der Spezifizierung der Unternehmensdaten lässt sich aus den Studienresultaten einen aussagekräftigen Überblick über die Schweizer KMU Landschaft und deren Outsourcing Aktivitäten und Präferenzen gewinnen. Die hier präsentierten Erkenntnisse und Analysen lassen Rückschlüsse über die Effizienz und die Effektivität der praktizierten IT Outsourcing Aktivitäten zu und erlauben es eine Zukunftsprognose zu stellen. Das Schwergewicht der Studie fällt zwar in den Bereich der IT, es wurden jedoch auch Daten zu den Aktivitäten des Outsourcings von anderen Unternehmensbereichen erhoben, um zu evaluieren inwiefern sich die Kundenzufriedenheit der Nicht-IT Bereiche mit diesen der IT Bereiche vergleichen lässt, um anschliessend aus den möglichen Abweichungen eine sichere Aussage machen zu können. Im ersten Teil der Befragung wurden die Unternehmensdaten ermittelt, um bei der Korrelation der Branche, Haupttätigkeit und Mitarbeiteranzahl mit den anderen Variablen möglichst präzise Antworten zu erhalten. Die detaillierte Ermittlung der Unternehmensdaten schienen uns umso relevanter, da wir eine genaue Aussage bezüglich der Outsourcing Aktivitäten im Verhältnis zum Unternehmensumsatz und der Unternehmensgrösse machen wollten, um das genaue Marktpotential im Bereich IT Outsourcing zu ermitteln. Für die vorliegende Studie wurde die Primärforschungsmethode eingesetzt. Der Fragebogen umfasste 34 Fragen. Dabei wurden nebst dem IT-Outsourcing auch bezüglich weiteren, möglichen zu vergebende Bereiche wie zum Beispiel Personalmanagement, Marketing, etc. befragt. Die Befragung erfolgte schriftlich, wobei die Fragebogen per Internet über die Webseite ausgefüllt werden mussten. Es wurden 2'617 KMU mit einer Mitarbeiterzahl von 1 bis 249 angeschrieben, welche ein statistisches Abbild der Schweizer KMU darstellen. Der Rücklauf betrug 134 Firmen. Mit der Studie wollte man feststellen, ob das Potential des Outsourcings voll ausgeschöpft wird. Von Interesse war auch die Erwartungshaltung der KMU bezüglich den Vorteilen von Outsourcing und der Realisierung dieser Vorteile. Viele Unternehmen schenken auf Outsourcing spezialisierten Anbietern das Vertrauen, da sie Kosten einsparen wollen, Spezialisten-Know how brauchen oder sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren wollen. Die grosse Mehrheit der antwortenden Firmen vertraut nur einem einzigen Partner. Dadurch ist der Verwaltungsaufwand kleiner, die Abhängigkeit jedoch umso grösser. Dies lässt auf Verträge mit tendenziell längeren Laufzeiten schliessen. Die Resultate zeigen, dass Anbieterauswahl, Qualität der erwarteten Leistungen, Know how sowie Termintreue des Anbieters als weitaus wichtiger bewertet wurden als der Preis. In der Vergangenheit wurde Outsourcing hauptsächlich unter dem Gesichtspunkt von Kosteneinsparungen durchgeführt mit diesbezüglichen Erwartungen von bis zu 40 % der Antwortenden, was jedoch meistens nicht eingetroffen ist. Dies wurde offensichtlich erkannt. Es wird wieder vermehrt auf das Know how der Anbieter gesetzt. Die Arbeitsqualität muss stimmen und die Termine eingehalten werden. Ob der Outsourcing-Anbieter etabliert, geografisch in der Nähe liegt oder gar die Grösse des Unternehmens ist zweitrangig. Die Qualität steht über allem. ABA Management AG & BC Basel Consulting Group AG Seite 4 von 52

5 Bei der Zufriedenheitsanalyse ist ein ähnlicher Trend feststellbar. Man erwartet gemäss ersten Tendenzen hauptsächlich eine Qualitätsverbesserung und die Nutzung neuester Technologien. Die Konzentration auf Kernkompetenzen ist an dritter Stelle, mit grösserem Abstand vor einer gewissen Entlastung des IT-Personals genannt. Das Kriterium der Kosteneinsparung liegt am unteren Ende der Zufriedenheitsrangliste. Trotzdem, unzufrieden mit den erbrachten externen Leistungen sind Unternehmen in den wenigsten Fällen. Erfahrungen zeigen, dass oftmals ausreichend vorbereitete Outsourcing-Verträge fehlen oder sogar Basisangaben vernachlässigt werden. Nur wenige Firmen bereuen den Schritt des Outsourcings. Dies lässt die einstellige Prozentzahl der Firmen vermuten, die ausgelagerte Leistungen wieder zurückholen. Qutsourcing wird wieder vermehrt als Instrument erkannt, um die Qualität zu verbessern. Dieses Kriterium steht über allem, bei Nutzung neuester Technologien und Konzentration auf Kernkompetenzen. Das deckt sich auch mit den Aussagen bezüglich Zufriedenheit, kann jedoch auch andere Gründe haben. So kann die Abhängigkeit zu einem Anbieter derart gross sein, dass der Schritt des Backsourcing zu kosten- und zeitintensiv wäre. Netzwerk- und IT-Security-Dienstleistungen werden mit Abstand am häufigsten ausgelagert. Dies überrascht auch nicht weiter, da diese Bereiche spezifische Fachkenntnisse benötigen. Entsprechende Spezialisten sind häufig sehr teuer und können gerade in kleinen Firmen nicht optimal ausgelastet werden. Da Hardware- Management und Wartung heute sehr oft im Zusammenhang mit dem Kauf angeboten werden, wird dieses Angebot oft genutzt. Bei Applikationen wird meist auf externen Software-Support gesetzt, gefolgt von der Wartung bestehender Applikationen sowie der Einführung und Anpassung von Standard-Software-Paketen. Für das Design von Webseiten sowie das Webhosting wird auch vermehrt auf externe Spezialisten zurückgegriffen. Die Studie zeigte auch, dass den KMU nicht bewusst ist, dass wenn kleinere Arbeiten oder Unteraufgaben vergeben werden, es sich dabei auch um Outsourcing handelt. Auch bei dieser Studie, wie bei früheren von uns durchgeführten Studien, ist erkennbar, dass nicht der Willen hemmend ist sondern das fehlende Wissen der KMU. Deshalb muss Aufklärungsarbeit mehr Gewicht gegeben werden. ABA Management AG & BC Basel Consulting Group AG Seite 5 von 52

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