Outsourcing für den Mittelstand Wie Unternehmen ihre IT-Infrastruktur effektiver gestalten können

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1 Outsourcing für den Mittelstand Wie Unternehmen ihre IT-Infrastruktur effektiver gestalten können Ganz gleich wie groß ein Unternehmen ist, fortschreitende technologische Entwicklung, zunehmende Globalisierung und hoher Kostendruck zwingen die Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse umzugestalten. Aktuelle Untersuchungen belegen, dass die Verwaltungskosten im Gegensatz zu den Produktionskosten in den letzten 5 Jahren um ca. 15 Prozent gestiegen sind. Eine Strategie zur Senkung der Verwaltungskosten ist, den administrativen Aufwand zu senken, um sich voll auf die Kernkompetenzen konzentrieren zu können. Grafik: Entwicklung der Verwaltungskosten Produktions- und Verwaltungskostenanteile deutscher Unternehmen am Umsatz (Quelle: Accenture Research; Jahresabschlüsse relevanter Top-Unternehmen des DAX) Welche Probleme haben mittelständische Unternehmen mit ihrer IT? Die Realität in mittelständischen Unternehmen sieht derzeit oft so aus: der Geschäftsführer muss immer wieder neue Investitionen genehmigen, um den Speicherplatz für Daten zu erhöhen, oder um Virenscanner oder Firewalls auf den aktuellsten Stand zu bringen. Bei vielen Unternehmen hinkt nicht nur die IT-Infrastruktur der neuesten Entwicklung hinterher, oftmals mangelt es auch an Ressourcen zur Betreuung der hauseigenen IT. Zudem werden die Anforderungen an die IT-Systeme in Unternehmen immer höher. Mit der wachsenden Komplexität steigt nicht nur der Betreuungs- und Sicherheitsbedarf bei modernen IT-Lösungen stetig. Auch die Anforderungen an die stabile Anbindung verschiedenster Systeme und Anwendungen sowie an die Bereitstellung von Daten über Netzwerke und Internet steigen massiv. Für Unternehmen wird diese Tatsache dann zu einem Problem, wenn die betreuenden Mitarbeiter aufgrund der wachsenden IT-Aufgaben immer weniger Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben haben. Wie kann Outsourcing diese Probleme lösen? Eine deutliche Verbesserung dieser Situation schafft in der Regel professionelles Outsourcen der IT-Infrastruktur. Dabei werden entweder Teile oder die gesamte EDV-Anlage an professionelle Dienstleister übergeben. Die Entscheidung für den richtigen Outsourcing- Anbieter fällt den Unternehmen nicht leicht. Immerhin werden hier existenzielle Prozesse einem fremden Unternehmen anvertraut. Doch ist einmal der richtige Outsourcing-Partner gefunden, bietet die komplette Betreuung der IT-Systeme und Softwareanwendungen dem Unternehmen viele Vorteile. Kosten werden transparenter und planbarer, zudem können durch die Ausschöpfung von Größenvorteilen des Outsourcing-Anbieters Kosten reduziert werden. Weiterer Vorteil ist der Zugang zu speziellem Know-how sowie die Nutzung mo-

2 dernster Technologien ohne eigene Investitionen. Regelmäßige Datensicherungen sorgen zudem für hohe Verfügbarkeit und Sicherheit. Vor allem aber kann sich das Unternehmen durch die Freisetzung von Kapazitäten ganz auf seine Kernkompetenzen konzentrieren. Grafik: Outsourcing schafft Freiräume Wie sieht Outsourcing in der Praxis aus? Beispiel für ein erfolgreiches IT-Outsourcing ist envia Mitteldeutsche Energie AG (enviam), der führende regionale Energiedienstleister in den neuen Bundesländern. Anfang 2004 ü- bergab das Unternehmen nahezu sein gesamtes operatives IT-Geschäft an die GISA GmbH, einen mittelständischen IT-Dienstleister mit Sitz in Halle. So konnten neben erheblichen Kostenersparnissen vor allem Qualitätsverbesserungen in den IT-Prozessen realisiert werden. Bis Ende 2005 übernimmt GISA zum Beispiel die Abrechnung aller 1,6 Millionen Geschäftsund Privatkunden der enviam. Michael Krüger, Geschäftsführer der GISA GmbH sieht einen steigenden Bedarf bei den Unternehmen: Viele unserer Kunden sehen es als Aufgabe, sowohl ihre Kostenstrukturen zu optimieren als auch ihre eigene Geschwindigkeit am Markt zu erhöhen. Nicht zuletzt optimieren sie damit auch die Prozessqualität gegenüber ihren Kunden. Outsourcingkonzepte bieten ihnen die Möglichkeit, Nicht- Kerngeschäftsprozesse kostengünstig an Dienstleister zu vergeben, oder sich bei Kerngeschäftsprozessen optimal zugeschnittener IT-Dienstleistungen zu bedienen (IT aus der Steckdose).

3 Outsourcing: Know-how in Mitteldeutschland Wer Outsourcing nur mit dem deutschen Begriff Auslagerung übersetzt, springt zu kurz, meint Michael Krüger. Der GISA-Chef muss es wissen, denn sein IT-Haus ist genau mit dieser Dienstleistung seit Jahren erfolgreich am Markt. Hinter dem englischen Sammelbegriff Outsourcing sieht der Geschäftsführer des expandierenden halleschen IT-Unternehmens GISA vielmehr auch die Herausforderung, aktiv in betriebswirtschaftliche Prozesse der Kunden einzugreifen und effektiver zu Hauptstandort der GISA GmbH in Halle (Saale) gestalten. Und wer das auf eine reine Kostenfrage reduziere, riskiere einen weiteren Kurzsprung, ergänzt Michael Krüger. Sicherheit und Nachhaltigkeit müssten gleichberechtigte Plätze bei solchen strategischen Entscheidungen eingeräumt werden. Das setze aber vor allem eines voraus: Vertrauen. Dass die GISA auf das Vertrauen ihrer Kunden bauen kann, zeigt die Firmengeschichte. Das 1993 gegründete Unternehmen hat sich zu einem der wichtigsten IT-Dienstleister in Mitteldeutschland entwickelt. GISA betreut inzwischen bundesweit mehr als 100 vorwiegend mittelständische Kunden aus den fünf großen Wirtschaftszweigen Energieversorgung, Öffentlicher Bereich, Telekommunikations-, Medien- und Immobilienbranche. Zu den Kunden zählen zum Beispiel die Leipziger Oper, das Universitätsklinikum Jena und die Berliner Flughäfen. Mit mehr als 300 Mitarbeitern wird gegenwärtig ein Jahresumsatz von über 47 Millionen Euro erzielt. Hauptsitz ist Halle (Saale), weitere Standorte befinden sich in Markkleeberg, Cottbus und Chemnitz. Das Unternehmen sorgt mit innovativen IT-Lösungen für eine reibungslose Abwicklung des Geschäftes seiner Kunden. Mit maßgeschneidertem Einsatz von Trendtechnologien begleitet die GISA Unternehmen und Institutionen zum Beispiel beim Outsourcing kompletter Geschäftsvorgänge. Gemeinsam mit dem Tochterunternehmen ICS adminservice GmbH übernimmt das Unternehmen die klassischen kaufmännischen Dienstleistungen Finanz- und Rechnungswesen und Personalabrechnung sowie die kompletten IT-Services. Das Beratungshaus GISA verfügt zudem über eines der leistungsfähigsten Rechenzentren in Mitteldeutschland. Als SAP Operation Quality Member gehört es zum ausgewählten Kreis der zehn deutschen Rechenzentren, die den hohen Ansprüchen an einen SAP-IT- Dienstleister gerecht werden.

4 Was versteht man eigentlich unter Outsourcing? Der englische Begriff Outsourcing ist ein Kunstwort und setzt sich aus den Worten Outside Resource Using zusammen. Laut Definition bedeutet Outsourcing die Übertragung von Ressourcen in den Verantwortungsbereich Dritter (aus: IT Glossar, Wenn der Begriff Outsourcing fällt, denken viele Unternehmer an die komplette Auslagerung ganzer Unternehmensteile. Es gibt jedoch verschiedene Varianten des Outsourcing, die von der Auslagerung einzelner Unternehmensprozesse, z.b. Lohnabrechnung bis hin zum Outsourcing der gesamten Datenverarbeitung reicht. Outsourcing Möglichkeiten und Potentiale Grafik: Vorteile von Outsourcing Kosten Management Qualität sind: besser planbar transparenter aufwandsabhängig es entfallen: kostenträchtiger Aufbau eigener Kompetenzen teure Investitionen in Hard- und Software langfristige Bindung von Kapital es entstehen: Möglichkeiten zur Beeinflussung des Jahresabschlusses z.b. durch Reduktion des gebundenen Kapitals Kostenreduktion durch Ausschöpfung von Größenvorteilen des Outsourcing-Anbieters Konzentration auf: Kernkompetenzen unternehmensrelevante Aufgaben es werden freigesetzt: Kapazitäten Finanzmittel für das Kerngeschäft es erfolgt: transparentere Planung Steigerung der Qualität der Arbeitsabläufe schnelle Anpassung der Technologien an Geschäftsabläufe höhere Flexibilität Zugang zu: speziellem Know-how in Technologie und Personal modernsten Technologien ohne eigene Investitionen Erhöhung der: Datensicherheit Performance Verfügbarkeit Verlagerung von: Risiken aufgrund neuester Technologieentwicklungen Outtasking Beim so genannten Outtasking werden einzelne Aufgaben an einen Dienstleister vergeben. Dabei handelt es sich um Leistungen, die klar isolierbar sind. Den Umfang der auszugliedernden Aufgabe legt das Unternehmen selbst fest. Zum Beispiel entscheidet es, ob es seine Server komplett an den Dienstleister vergibt, oder ob er nur deren Administration beauftragt. Die Verantwortung gegenüber dem Endkunden verbleibt im Unternehmen, Bereitstellung und Betrieb werden klar getrennt. Die Entscheidung, welche Aufgaben ausgelagert werden, sollte sorgfältig getroffen werden. Unternehmen müssen sich die Frage stellen, welche Aufgaben sie daran hindern, sich voll und ganz ihren Kernkompetenzen zu widmen und wieso. Lautet die Antwort Zeitmangel, fehlendes Personal oder fehlendes Know-how, empfiehlt es sich, auf die Kernkompetenz eines Dienstleisters zurück zu greifen. In diesem Fall sind Kosteneinsparungen zu erwarten. Transitional Outsourcing Technologien ändern sich heutzutage rasant. Was eben noch der neuesten Technik entsprach, ist innerhalb kürzester Zeit wieder veraltet. Transitional Outsourcing begleitet die Unternehmen beim Aufbau neuer Technologien. Alte Technik wird an den Dienstleister über-

5 geben, während im Unternehmen bereits die Umstellung auf neueste Standards läuft. Die Ressourcen werden optimal auf den Aufbau neuer Technologien konzentriert, während wichtige Anwendungen bis zur Umstellung beim Dienstleister laufen. IT-Outsourcing Beim IT-Outsourcing übergibt das Unternehmen seine Datenverarbeitung an einen IT-Dienstleister. Hier stehen dem Kunden mehrere Möglichkeiten zur Verfügung, von der Nutzung eines Rechenzentrumsplatzes bis hin zur kompletten Verwaltung der Hard- und Software. Wenn der Kunde lediglich seine Server im Rechenzentrum des IT- Dienstleisters platziert, spricht man vom Serverhousing. Das Unternehmen profitiert von der sicheren und modernen Infrastruktur des Kompetenz des Outsourcinganbieters nutzen Dienstleisters, übernimmt aber die Betreuung seiner Anwendungen sowie die Wartung des Servers selbst. Beim Serverhosting übernimmt der Dienstleister die Basisbetreuung des Servers, kümmert sich bei Bedarf auch um Datensicherung und -archivierung. Die Verantwortung für Anwendungen und Software bleibt beim Kunden. Vom Outsourcing spricht man, wenn sowohl Server als auch die Anwendungen des Kunden an den Dienstleister übergeben werden. Dieser übernimmt die gesamte Basis- und Anwendungsbetreuung inkl. der Wartung von Hard- und Software. Eine weitere Variante ist das Application Service Providing (ASP). Hierbei nutzt das Unternehmen Standardsoftware vom Dienstleister. Ein Vorteil ist, dass Standardanwendungen nicht mehr auf der lokalen Festplatte oder im lokalen Netzwerk installiert werden müssen. Dem Unternehmen steht stets die aktuellste Version der Software zur Verfügung und es zahlt für die Software nur so lange, wie sie sie nutzt. Business Process Outsourcing Oft kommt die strategische Planung in einigen Unternehmensbereichen zu kurz, weil zu viel Zeit für Administration aufgewendet wird. Das betrifft zum Beispiel den Bereich Human Ressources. Hier kann es vorkommen, dass das Personal hauptsächlich als Lohnbüro fungiert, Routinearbeiten verringern die Zeit für Personalplanung. Das Auslagern der Lohn- und Gehaltsabrechnung an einen Dienstleister kann da wichtige Freiräume schaffen. Business Process Outsourcing (BPO) bezeichnet das Auslagern kompletter Geschäftsprozesse. Der Fokus liegt auf Prozessen mit hohem IT-Anteil, die nicht zum Kerngeschäft des Unternehmens gehören. Im Bereich Human Ressources sind zum Beispiel alle standardisierten Prozesse auslagerbar, dazu gehören die Lohn-, Gehalts- und Reisekostenabrechnung sowie die Archivierung der entsprechenden Belegdaten. Vorteile sind nicht nur die Kostenersparnis, sondern vor allem der gewonnene Freiraum für strategische Planung. Autor: Weitere Informationen zu GISA erhalten Sie unter oder unter

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