Information zum Projekt ERBE-RIS zur 18. Sitzung des Hauptausschusses Hamburg-Mitte am E.-D. Wallrodt, Projekleiter (CSC)

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1 Information zum Projekt ERBE-RIS zur 18. Sitzung des Hauptausschusses Hamburg-Mitte am E.-D. Wallrodt, Projekleiter (CSC) Bezirksamt Hamburg-Nord

2 9 Agenda 1.) Aktueller Status des Projekts 2.) Vorstellung und Erläuterung des Ergebnisses der Vergabe 3.) Einführungsstrategie 4.) Grober Terminrahmen 5.) Projektorganisation und kommunikation 6.) Nächste Aktivitäten 2

3 10 1. Aktueller Status des Projektes (1) Die Vergabeempfehlung durch die Steuerungsgruppe erfolgte am zugunsten des Produkts ALLRIS der Fa. CC e-gov (Hamburg) Die Zuschlagserteilung und Information des CC e-gov durch die Dataport- Vergabestelle erfolgte am Das erste Gespräch zwischen N/ITB bzw. dem Projekt und dem CC e-gov hat am stattgefunden Aufgrund aktueller Vorgaben müssen neue Systeme mit Anschluss an das Hamburg Gateway grundsätzlich nur noch im neuen Dataport ZaBI - Rechenzentrum installiert werden (ZaBI = Zielarchitektur Basis Infrastruktur) Durch die für ZaBI erforderlichen längeren Prozesse zur Bereitstellung der HW-/SW-Umgebung ist mit einer Verlängerung der Projektlaufzeit gegenüber den ersten Planungen zu rechnen 3

4 11 1. Aktueller Status des Projektes (2) Die Aktivitäten bei Dataport zur Einrichtung einer Testumgebung (außerhalb ZaBI) zur Installation und Konfiguration der ersten Basisversion sind gestartet Open Plenum muss in 2013 noch bis zum Beginn der Pilot-Phase (für Piloten) bzw. der Rolloutphase (für andere Bezirke) genutzt werden. Der Wartungsvertrag wurde von der Profi AG zum gekündigt. Parallel zur Pilotphase und zum Rollout ist der Weiterbetrieb von Open Plenum als Rückfallposition geplant. Am erfolgte eine Information der Arbeitsgruppe 2 (Mandatsträger) zum Projektstatus. Außerdem führte der GF der Fa. CC e-gov, Herr Dyck, das Programm ALLRIS vor (inkl. der Nutzung mit mobilen Geräten) und beantwortete Fragen zum Programm. 4

5 12 2. Vorstellung + Erläuterung des Ergebnisses der Vergabe Gesamtbewertung Auf der Basis der Ausschreibungsergebnisse und deren Bewertung hat sich die Steuerungsgruppe ERBE-RIS für das von der Firma CC e-gov angebotene Produkt AlLLRIS entschieden. Die Entscheidungskennzahl liegt bei Somacos (Session) 12,69 CC e-gov (ALLRIS) 15,93 1

6 13 2. Vorstellung + Erläuterung des Ergebnisses der Vergabe Kommentar zur Gesamtbewertung Beide Angebote sind qualitativ hochwertig Die Leistungen beider Angebote liegen deutlich über denen von OpenPlenum Beide Angebote sind sich technisch sehr ähnlich Bei der fachlichen Funktionalität gibt es ebenfalls nur geringe Unterschiede mit leichtem Vorteil für ALLRIS In ALLRIS sind nicht ausgeschriebene, aber künftig relevante Leistungen kostenfrei enthalten, bei Session müssen diese Leistungen zusätzlich erworben werden Die Referenzen des CC e-gov passen besser auf das Umfeld von ERBE-RIS und sie sind alle jüngeren Datums als die von SOMACOS Vorteil nach der Präsentation für das CC e-gov: der Anbieter gab sich offener, ging mehr auf den AG zu, bot insgesamt den Eindruck eines besseren Partners 6

7 14 2. Vorstellung + Erläuterung des Ergebnisses der Vergabe Kommentar zur Gesamtbewertung Beide Angebote sind qualitativ hochwertig Die Leistungen beider Angebote liegen deutlich über denen von OpenPlenum Beide Angebote sind sich technisch sehr ähnlich Bei der fachlichen Funktionalität gibt es ebenfalls nur geringe Unterschiede mit leichtem Vorteil für ALLRIS In ALLRIS sind nicht ausgeschriebene, aber künftig relevante Leistungen kostenfrei enthalten, bei Session müssen diese Leistungen zusätzlich erworben werden Die Referenzen des CC e-gov passen besser auf das Umfeld von ERBE-RIS und sie sind alle jüngeren Datums als die von SOMACOS Vorteil nach der Präsentation für das CC e-gov: der Anbieter gab sich offener, ging mehr auf den AG zu, bot insgesamt den Eindruck eines besseren Partners 6

8 15 3. Einführungs-Schritte Folgende Schritte sind geplant: 1. Konfiguration / Einstellung einer einheitlichen Basisversion für alle Bezirke (im Hamburg-RZ) 2. Test und Abnahme der Basisversion (im Hamburg-RZ) 3. Bereitstellung der Basisversion für fachliche Tests durch alle Bezirke (im Hamburg RZ) 4. Auswertung Testphase, ggf. Anpassung Basisversion und Übertragung der ALLRIS-Version vom Hamburg-RZ ins ZaBI-RZ 5. Bezirksspezifische Konfiguration, Migration (Altona), Schulung und letzter Test für die 2 Pilotbezirke (Altona und Harburg) (im ZaBI-RZ) 6. Echtbetrieb (Pilotphase) für die Pilotbezirke (im ZaBI-RZ) 7. Nach Auswertung der Pilotphase ggf. Anpassung der Basisversion 8. Bezirksspezifische Konfiguration, Migration, Schulung und Test für die 5 Rollout-Bezirke (im ZaBI-RZ) 9. Rollout / Echtbetrieb für alle Bezirke (im ZaBI-RZ) 7

9 16 4. Grober Terminrahmen Grobe Aktivitätenplanung ERBE-RIS Phase III Vorbereitung der Einführung fachlich, technisch, organisatorisch Installation, Anpassung, und Test der Software (Basisversion) im Hamburg-RZ Schulung Piloten Schulung f.rollout Aufbau und Einrichtung der HW/Infrastruktur im ZaBI-RZ Install. SW im ZaBI-RZ Pilotierung ZaBI-RZ Rollout ZaBI-RZ

10 17 4. Grober Terminrahmen Rahmenbedingungen für die Terminplanung ERBE-RIS: Personelle Belastung in den Bezirken durch Vorbereitung der Bundestagswahl 2013 ( heiße Phase ab Mai 2013) Sitzungspause und Schulferien ab Juli 2013 Risiko des Weiterbetriebs Open Plenum in 2013 Kostenerhöhungen durch längere Projektlaufzeit Aufgrund der oben genannten Rahmenbedingungen sollte der Rollout spätestens am abgeschlossen sein 10

11 18 5. Projektorganisation und -kommunikation Fortführung der bewährten Projektorganisation aus Phase II: Projektgruppe, ergänzt um den TPL Technik Dataport und die ISL-Leiter der Pilotbezirke Altona und Harburg Kommunikation: 1x pro Wo Sitzung (geplant Do vormittags) Arbeitsgruppe 1: je 2 fachliche Vertreter der Bezirke+PR Kommunikation: alle 2 Wo Sitzung (Fr vormittags) Arbeitsgruppe 2: je 2 Vertreter der Politik aus den Bezirken. Kommunikation: Termine nach Bedarf Arbeitsgruppe 3: Technik / Dataport + N/ITB H.Wieg Kommunikation: Termine nach Bedarf Steuerungsgruppe: Termine ca. alle 2 Monate 11

12 19 6. Nächste Aktivitäten Abschluss der Vertragsverhandlungen zwischen Dataport und dem CC e-gov Kickoff-Gespräche mit Dataport für die Testumgebung im Hamburg- RZ und für die Produktivumgebung im ZaBi-RZ Festlegung eines mit den Hauptbeteiligten abgestimmten Einführungs-Terminplans Festlegung und Abstimmung Rahmenbedingungen für Open Plenum Betrieb im 1. Hj Fachliche Vorbereitung der Einführung, u.a. Konzepte zu den Themen Test, Datenschutz, Schulung. Ausarbeitung überwiegend im Kreis der AG1. Technische Vorbereitung der Einführung (Dataport mit N/ITB) 12

13 20 ERBE-RIS Zusatzfolien 13

14 21 1. Erläuterung zu ZaBI ZaBI = Zielarchitektur Basis Infrastruktur. Projekt und gleichnamiges RZ bei Dataport Äußerst skalierbare (d.h. leicht an veränderte Auslastung anpassbare), standardisierte Architektur, dadurch Vereinfachung der Administration Blaupause für zukunftssichere Rechenzentren in der öffentlichen Verwaltung und Industrie Basis: Standard-Systemkomponenten von Microsoft, eine standardisierte Hardware und Netzwerkinfrastruktur Für ZaBi-Projekte gelten verbindliche Qualitäts-, Sicherheits- und Dokumentationsanforderungen Es gibt ein Standard-Vorgehensmodell ( ZaBi-Kochbuch-Prozess ) für ZaBi, an dem sich auch die Planung von ERBE-RIS orientieren muss. Voraussetzung: vollständige Dokumentation, um den künftigen Betrieb sicherzustellen. Dadurch kann die Phase vom Kickoff bis zur Fertigstellung der gewünschten RZ-Umgebungen für ZaBi-Projekte länger dauern als früher, da hier oft auf ausreichende Dokumentation verzichtet wurde. 14

15 22

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