Silbersponsor der Studie: Zusammenarbeit virtueller Teams in deutschen Unternehmen

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1 Silbersponsor der Studie: Zusammenarbeit virtueller Teams in deutschen Unternehmen Relevanz, Herausforderungen, Lösungsstrategien PAC 2015

2 Citrix Unternehmensprofil Citrix (NASDAQ:CTXS) führt die Umstellung auf Software-definierte Arbeitsplätze an und unterstützt neue Formen der effizienten Zusammenarbeit mit Lösungen in den Bereichen Virtualisierung, Mobility Management, Netzwerk und SaaS. Citrix-Lösungen ermöglichen sichere, mobile Arbeitsumgebungen und erlauben Mitarbeitern, mit jedem Endgerät, über jedes Netzwerk und aus der Cloud direkt auf ihre Anwendungen, Desktops, Daten und Kommunikationsdienste zuzugreifen. Mehr als Unternehmen und über 100 Millionen Anwender setzen weltweit auf Technologien von Citrix. Im Jahre 2014 erwirtschaftete das Unternehmen einen Umsatz von 3,14 Milliarden US-Dollar. Weitere Informationen sind zu finden unter Zusammenarbeit virtueller Teams in deutschen Unternehmen PAC

3 Einleitung Die Verbesserung der Zusammenarbeit im Unternehmen ist sicher kein neues Thema, hat aber im Zuge von Megatrends wie Digitalisierung, Globalisierung und der immer größeren Bedeutung der Wissensarbeit während der letzten Jahre enorm an Bedeutung gewonnen. Immer mehr Aufgaben werden in Teamarbeit erledigt, und der Austausch mit Kollegen, Kunden und Partnern über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg gehört längst zum Arbeitsalltag. Gleichzeitig hat sich das Umfeld, in dem die Zusammenarbeit stattfindet, gewandelt. Immer mehr Mitarbeiter arbeiten mobil oder verbringen einen signifikanten Teil ihrer Arbeitszeit im Homeoffice, von wo sie sich über Länder- und Zeitgrenzen hinweg austauschen. Dabei steht ihnen zwar eine zunehmende Zahl und Vielfalt an Technologien und Services zur Verfügung, deren Einsatz aber häufig für zusätzlichen Aufwand sorgt oder neue Sicherheitsfragen aufwirft. Kurzum: Die Gewährleistung einer gleichermaßen effizienten und effektiven Zusammenarbeit sowie die Führung und Koordination virtueller Teams entwickeln sich immer mehr zu einer Kernherausforderung. Deren erfolgreiche Adressierung hat einen wesentlichen Einfluss auf die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen. Die nachfolgende Studie richtet sich primär an Business- und IT- Entscheider, die aktuell mit Initiativen zur Verbesserung der Zusammenarbeit bzw. der Steuerung virtueller Teams befasst sind. Die fundierten Daten und Analysen, die auf einer telefonischen Befragung von 152 Führungskräften in kleinen, mittleren und großen deutschen Unternehmen basieren, bieten zahlreiche Anhaltspunkte und Vergleichswerte, um eigene Initiativen voranzubringen. Die Studie besteht im Wesentlichen aus drei Teilen: Der erste Teil bietet eine Bestandsaufnahme zur geschäftlichen Relevanz der Zusammenarbeit und den damit verbundenen Herausforderungen aus Sicht der Führungskräfte in kleinen, mittleren und großen deutschen Unternehmen. Im zweiten Teil liefert die Studie Einblicke in die aktuelle Nutzung von Collaboration-Technologien, die hierbei gemachten Erfahrungen und zukünftige Investitionspläne. Schließlich werden im abschließenden dritten Teil Strategien und Entscheidungsstrukturen im Zusammenhang mit Initiativen zur Verbesserung der Zusammenarbeit im Detail analysiert. Das abschließende Fazit bringt unsere Erkenntnisse aus den Studienergebnissen auf den Punkt. Zusammenarbeit virtueller Teams in deutschen Unternehmen PAC

4 Executive Summary I Zusammenarbeit wird für den Geschäftserfolg immer wichtiger, gleichzeitig steigen die Herausforderungen. Die Zusammenarbeit wird immer wichtiger für den Geschäftserfolg. Mehr als 70 % der befragten Führungskräfte bestätigen dies. So gehört in den zunehmend von Wissensarbeit geprägten Unternehmen heute Teamarbeit zum integralen Bestandteil des Arbeitsalltags, und Austauschszenarien werden immer mehr zum integralen Bestandteil des Prozessablaufs. Damit verbunden steigen aber auch die Herausforderungen. So ist der Aufwand für Austausch und Zusammenarbeit deutlich gestiegen etwa ein Drittel ihrer Arbeitszeit verbringen heute die Mitarbeiter durchschnittlich damit. Gleichzeitig findet die Zusammenarbeit immer mehr in virtueller Form mobil sowie über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg statt. Wie haben sich die folgenden Faktoren zu Relevanz und Herausforderungen der Zusammenarbeit aus Sicht Ihres Fachbereiches während der letzten 2 bis 3 Jahre entwickelt? Leicht gefallen Stark gefallen Leicht gestiegen Stark gestiegen Bedeutung der Zusammenarbeit für den Geschäftserfolg Projekte und Aufgaben im Fachbereich, die Teamarbeit erfordern Projekte und Aufgaben im Fachbereich, die eine Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinweg erfordern Arbeitszeiten der Mitarbeiter außerhalb der angestammten Büroumgebung 43% 45% 40% 35% 3% 19% 28% 32% Zeit, die die Mitarbeiter im Fachbereich für Kommunikation und Zusammenarbeit aufwenden 51% 18% PAC - a CXP Group Company, 2015 n = 152 Zusammenarbeit virtueller Teams in deutschen Unternehmen PAC

5 Executive Summary II Die Rahmenbedingungen für eine effiziente Zusammenarbeit sind oft nicht gegeben mit spürbaren Folgen für Mitarbeiter und Unternehmen. Knapp ein Fünftel der Zeit für Austausch und Kommunikation könnte durchschnittlich aus Sicht der befragten Manager eingespart werden, wenn die Zusammenarbeit technisch und organisatorisch optimal unterstützt würde. Doch knapp die Hälfte der Führungskräfte bewertet die technischen, organisatorischen und kulturellen Rahmenbedingungen hierfür allenfalls als mittelmäßig. Die Folgen einer ineffizienten Zusammenarbeit sind heute für die meisten Befragten schon sicht- und spürbar. Mehr als zwei Drittel der Führungskräfte registrieren zunehmend frustrierte Mitarbeiter und knapp die Hälfte steigende Burnout-Risiken. 30 bis 50 % der Führungskräfte berichten bereits von negativen Folgen für Produktivität, Innovationsfähigkeit und Kundenservice. Welche Probleme begegnen Ihnen aktuell in Ihrem Fachbereich als Folge einer ineffizienten Zusammenarbeit? 69% 66% 49% 46% Konzentration auf Kernaufgaben leidet 40% Frustration der Mitarbeiter 38% Sinkende Innovationsfähigkeit Burnout-Risiken durch Überlastung 32% Sinkende Attraktivität als Arbeitgeber Sinkende Produktivität Nachlassender Kundenservice n = 152 (Mehrfachnennung) Zusammenarbeit virtueller Teams in deutschen Unternehmen PAC

6 Executive Summary III Es gibt eine große Bereitschaft, in moderne Collaboration- Anwendungen zu investieren bei zunehmender Akzeptanz von Cloud Services! Bei der Adoption moderner Collaboration- Technologien zeigt sich eine große Dynamik. So nutzt heute bereits etwa jeder zweite Fachbereich Filesharing-Anwendungen (56 %) und Web- & arbeitsplatzbasierte Video-Konferenzen (47 %). Deren Verbreitung dürfte in den nächsten Monaten noch einmal deutlich zunehmen. Welche Anwendungen werden cloudbasiert bereitgestellt und ist ein Ausbau oder Ersteinsatz zu erwarten? Cloudbasiert bereitgestellt und Ausbau zu erwarten Cloudbasiert bereitgestellt, aber kein Ausbau zu erwarten Nicht cloudbasiert bereitgestellt, aber Ersteinsatz zu erwarten Gleichzeitig geben immer mehr Unternehmen ihre Zurückhaltung mit Blick auf die Nutzung von Cloud- Diensten auf. Legt man die Befragungsergebnisse zugrunde, so wird heute beispielsweise knapp jede dritte Webconferencing-Lösung und etwa jedes fünfte Filesharing-System cloudbasiert bereitgestellt. Tendenz stark steigend: Die Befragungsergebnisse lassen kurz- und mittelfristig Wachstumsraten im oberen zweistelligen Bereich erwarten. Webbasierte Videokonferenzen Filesharing Groupware Telefonie 11% 5% 8% 10% 4% 10% 9% 4% 5% 6% 5% 8% Social Collaboration 1% 5% 3% PAC - a CXP Group Company, 2015 n = 152 Zusammenarbeit virtueller Teams in deutschen Unternehmen PAC

7 Executive Summary IV Manager fordern integrierte Gesamtlösungen, die mobil nutzbar sind gleichzeitig müssen die organisatorischen Rahmenbedingungen verbessert werden. Allerdings reicht für eine nachhaltige Verbesserung der Zusammenarbeit die Implementierung moderner Anwendungen oder deren Bezug als Cloud Services noch nicht aus. So wird es aus Sicht der Befragten immer wichtiger, aus der Vielzahl an eingesetzten Tools und Services eine integrierte Gesamtlösung zu schaffen, die einfach bedienbar, sicher und mobil nutzbar ist. Tatsächlich kommen solche ganzheitlichen Lösungen heute nur in etwa jedem vierten Unternehmen zum Einsatz. Gleichzeitig ist es notwendig, dass die Nutzung der Technologien durch geeignete Performance- Steuerungssysteme und durch die Führungskräfte selbst gefördert und gefordert wird sowie durch einen unbürokratischen Technologiezugang vereinfacht wird. Diese organisatorischen Voraussetzungen sind heute bei etwa 40 % der Unternehmen offensichtlich nicht gegeben. Die Top 3 der technischen Hürden für eine effiziente Zusammenarbeit Vielzahl der Anwendungen überfordert (40 %) Anwendungen schlecht integriert (38 %) Eingeschränkte mobile Nutzung (42 %) N=152 Zusammenarbeit virtueller Teams in deutschen Unternehmen PAC

8 Executive Summary V Investitionsentscheidungen werden immer häufiger strategisch auf Top-Management-Ebene getroffen, dabei bleiben Fachbereiche jedoch oft außen vor. In immerhin mehr als der Hälfte der Unternehmen werden Investitionsentscheidungen im Collaboration-Umfeld langfristig und strategisch getroffen etwa ein Drittel der Unternehmen hat hierfür eine unternehmensweite Strategie. Das Top-Management spielt bei Investitionsentscheidungen im Collaboration-Umfeld eine zentrale Rolle. Es ist vielfach Budgetgeber und hat insbesondere in kleinen Unternehmen oft den Lead bei der Auswahl von Diensten und Technologien. Wie wird über technische Investitionen zur Verbesserung der Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen entschieden? Langfristig und strategisch 57 % Dagegen treten die IT und insbesondere die (Nicht-IT-) Fachabteilungen als Budgetgeber bzw. (Mit-)Entscheider weniger häufig in Erscheinung als vielfach angenommen. Ad hoc nach aktuellem Bedarf 43 % n = 152 Zusammenarbeit virtueller Teams in deutschen Unternehmen PAC

9 Analystenfazit Dr. Andreas Stiehler Principal Analyst Digital Enterprise Die zahlreichen Belege für die zunehmende geschäftliche Relevanz der Zusammenarbeit und die damit verbundenen Herausforderungen lassen nur einen Schluss zu: Der Zusammenarbeit muss deutlich mehr Beachtung geschenkt werden bei der Prozessoptimierung und Organisationsgestaltung genauso wie bei der Umsetzung von Steuerungs- und Anreizsystemen. Gleichzeitig belegen die Aussagen der Führungskräfte, dass dies noch nicht in ausreichendem Maße geschieht. Als Folge einer ineffizienten Zusammenarbeit begegnen ihnen heute vielfach frustrierte Mitarbeiter und steigende Burnout-Risiken, und in der Konsequenz lassen sich bereits Einschnitte bei Produktivität, Innovationsfähigkeit und Kundenservice beobachten. Dabei haben viele Unternehmen während der letzten Jahre bereits intensiv in neue Tools und Services zur Unterstützung der Zusammenarbeit investiert sowie die Bereitschaft gezeigt, mit dem Einsatz von Cloud Services neue Wege zu gehen. Allerdings wurde so auch ein Anwendungsdschungel geschaffen, der die Mitarbeiter überfordert und die Kosten in die Höhe treibt. Kein Wunder also, dass sich der Ruf nach integrierten Gesamtlösungen sowie entsprechenden Diensten durch die ganze Studie zieht. Allerdings lässt sich eine effektive Zusammenarbeit nicht allein über neue technische Lösungen bewirken. Ebenso wichtig ist die Akzeptanz und aktive Mitwirkung der Mitarbeiter, die durch geeignete Performance-Steuerungssysteme, die Führungskräfte sowie einen einfachen und unbürokratischen Technologiezugang gefordert und gefördert wird. Last but not least lassen sich die Herausforderungen bei diesem Thema nur erfolgreich adressieren, wenn die hierfür notwendigen Investitionsentscheidungen strategisch und langfristig sowie unter Einbindung aller involvierten Fachbereiche getroffen werden. Bei all diesen Punkten zeigt die Studie erheblichen Nachholbedarf. Mein Credo: Der Aufbruch beim Thema Zusammenarbeit ist unverkennbar, er geht aber einher mit neuen technischen und organisatorischen Herausforderungen. Um diese erfolgreich zu adressieren, müssen Unternehmen über kurz oder lang neue Wege beschreiten sowohl bei Design und Bereitstellung der technischen Lösungen als auch bei Organisation und Führung. Zusammenarbeit virtueller Teams in deutschen Unternehmen PAC

10 Haftungsausschluss, Nutzungsrechte, Unabhängigkeit und Datenschutz Diese Studie wurde im Multi-Client-Modell erstellt und (u. a.) unterstützt von: Citrix Weitere Informationen erhalten Sie unter Haftungsausschluss Die Inhalte dieser Studie wurden mit der größtmöglichen Sorgfalt zusammengestellt, eine Gewähr für ihre Richtigkeit kann jedoch nicht übernommen werden. Einschätzungen und Beurteilungen spiegeln unseren gegenwärtigen Wissensstand im Oktober 2015 wider und können sich jederzeit ändern. Das gilt insbesondere, aber nicht ausschließlich, für zukunftsgerichtete Aussagen. In dieser Studie vorkommende Namen und Bezeichnungen sind möglicherweise eingetragene Warenzeichen. Nutzungsrechte Diese Studie ist urheberrechtlich geschützt. Jegliche Vervielfältigung oder Weitergabe an Dritte, auch auszugsweise, bedarf der vorherigen expliziten Einwilligung. Auch die Veröffentlichung oder Weitergabe von Tabellen, Grafiken etc. in anderen Publikationen bedarf der vorherigen Genehmigung. Unabhängigkeit und Datenschutz Diese Studie wurde allein von Pierre Audoin Consultants (PAC) erstellt. Die Sponsoren hatten keinen Einfluss auf die Auswertung der Daten und die Erstellung der Studie. Den Befragungsteilnehmern an der Studie wurde Vertraulichkeit ihrer Angaben zugesichert. Keine Aussage lässt Rückschlüsse auf individuelle Unternehmen zu, und keine individuellen Befragungsdaten wurden an die Sponsoren oder sonstige Dritte weitergegeben. Alle Teilnehmer wurden zufällig ausgewählt. Es besteht kein Bezug zwischen der Studienerstellung und einer etwaigen Kundenbeziehung zwischen den Befragten und den Sponsoren dieser Studie. Zusammenarbeit virtueller Teams in deutschen Unternehmen PAC

11 Kontakt Pierre Audoin Consultants (PAC) wurde 1976 gegründet und gehört seit Juni 2014 zur CXP Group, dem führenden unabhängigen europäischen Marktanalyse- und Beratungsunternehmen für die Software- und IT-Dienstleistungsindustrie sowie für Themen rund um die digitale Transformation. Wir bieten unseren Kunden umfassende Support-Services in der Bewertung, Auswahl und Optimierung ihrer Softwarelösungen sowie bei der Bewertung und Auswahl von IT-Dienstleistern und begleiten sie bei der Optimierung ihrer Sourcing- und Investitionsstrategien. Die CXP Group begleitet IKT-Entscheidungsträger bei ihrer digitalen Transformation. Schließlich steht die CXP Group Software- und IT-Dienstleistungsanbietern mit quantitativen und qualitativen Analysen sowie strategischer und operativer Beratung bei der Optimierung ihres Go-to-Market-Ansatzes zur Seite. Auch öffentliche Einrichtungen vertrauen bei der Entwicklung ihrer IT-Richtlinien auf unsere Studien. Mit 40 Jahren Markterfahrung, 17 Niederlassungen in weltweit 8 Ländern und 140 Mitarbeitern unterstützt die CXP Group jährlich mehr als IKT-Entscheidungsträger und die operativen Unternehmensbereiche sowohl großer als auch mittelständischer Unternehmen und deren Provider. Die CXP Group besteht aus drei Gesellschaften: Le CXP, BARC (Business Application Research Center) und Pierre Audoin Consultants (PAC). Dr. Andreas Stiehler Principal Analyst Connected Enterprise Dr. Katrin Schleife Senior Analyst +49 (0) Weitere Informationen unter PACs News: Folgen Sie uns auf PAC 2015

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