MS Word Format- und Dokumentvorlagen. Tel.: Handy:

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1 homo in mobile Astrid Thater Eschenring Ziesendorf Training Beratung Projekte MS Word 2010 Format- und Dokumentvorlagen Ansprechpartner: Astrid Thater Tel.: Handy: URL: Stand:

2 Inhaltsverzeichnis 1 Formatvorlagen Formatvorlagentypen Formatvorlage zuweisen Bestehende Formatvorlage ändern Selbst erstellte Formatvorlagen löschen Neue Formatvorlage erstellen Verwendete Formatvorlagen drucken Formatvorlagensätze Formatvorlagen verwalten Formatinspektor aufrufen Optionen für die Anzeige im Formatvorlagenbereich festlegen Formatvorlagen schützen Dokumentvorlagen Elemente einer Dokumentvorlage Bestehende Dokumentvorlagen nutzen Dokumentvorlagen erstellen Dokumentvorlage bearbeiten Änderung an der Normal.dotx erst auf Rückfrage speichern Pfad zum Speichern und Öffnen ändern Formatvorlagen in Dokumentvorlagen speichern Auswirkungen von Änderungen in Formatvorlagen Schnellbausteine Bestehende Schnellbausteine einfügen Neuen Schnellbaustein erstellen Schnellbaustein löschen Mehrspaltiger Text Bestehenden Text in Spalten setzen Gesamten Text in Spalten schreiben Spaltenwechsel einfügen Spaltenwechsel löschen Spaltenausgleich am Textende Spaltenabstand und breite individuell anpassen Kopf- und Fußzeilen Kopf- und Fußzeile einrichten Kopf- und Fußzeile entfernen Kopf- und Fußzeile bearbeiten Kopf- und Fußzeile für die erste Seite anders gestalten Kopf- und Fußzeile für gerade und ungerade Seiten Astrid Thater Seite 2 von 31

3 Inhaltsverzeichnis 5.6 Abschnittsbezogene Kopf- und Fußzeilen Alle Abschnitte wieder mit einheitlichen Kopf- und Fußzeilen erstellen Kopf- und Fußzeilen im Kopf- bzw. Fußzeilenkatalog speichern Kopf- bzw. Fußzeile aus dem Katalog löschen Relative Tabstopps in Kopf- und Fußzeile setzen Überschriften Überschriften zu weisen Überschrift in der Kopf-bzw. Fußzeile anzeigen Schneller in großen Dokumenten navigieren Inhaltsverzeichnisse Inhaltsverzeichnisse aus Überschriften erstellen Inhaltsverzeichnis löschen Inhaltsverzeichnis aktualisieren Bestehendes Inhaltsverzeichnis vor Aktualisierungen sperren Individuell gestaltetes Inhaltsverzeichnis einfügen Jedes Kapitel mit eigenem Inhaltsverzeichnis erstellen Textmarken Textmarken einfügen Textmarke im Text anzeigen lassen Textmarke löschen Querverweise Querverweis einfügen Querverweis aktualisieren Querverweis löschen Hyperlink Hyperlink erstellen Hyperlink aktivieren Hyperlink ohne Strg-Taste aktivieren Hyperlink bearbeiten Hyperlink entfernen Marginalien (Randnotizen) Neue Formatvorlage für Marginalien erstellen Formatvorlage Marginalie zuweisen Marginalie löschen Astrid Thater Seite 3 von 31

4 Formatvorlagen 1 Formatvorlagen Formatvorlagen ermöglichen es, verschiedene Formatierungen in einer Vorlage zu speichern. Formatvorlagen, die standardmäßig zur Verfügung gestellt werden, werden als integrierte Formatvorlagen bezeichnet. Wird ein neues Dokument geöffnet, dann wird standardmäßig der Text mit der Absatzformatvorlage: STANDARD formatiert. 1.1 Formatvorlagentypen Absatzformatvorlagen: Bestimmen die Darstellung von Absätzen. Zeichenformate können enthalten sein. Zum Beispiel: - Textausrichtung - Zeilenabstand - Tabstopp Zeichenformatvorlagen: Können verschiedene Formatierungen von Zeichen enthalten. Zum Beispiel: - Fettschrift - Schriftart - Schriftgröße Beachte: Zeichenformatvorlagen besitzen die höchste Priorität, d. h. wird eine Formatvorlage von einem anderen Typ auf einen bestehenden Text angewendet, dem bereits eine Zeichenformatvorlage zugeordnet wurde, so bleibt die Zeichenformatierung erhalten. Verknüpfte Formatvorlagen: Stellen eine Kombination von Absatz- und Zeichenformatvorlagen dar. Zum Beispiel: - Überschriften Tabellenformatvorlagen: Dienen der einheitlichen Gestaltung von Tabellen. Zum Beispiel: - Rahmen - Ausrichtungen - Hintergrundfarbe Listenformatvorlagen: Gelten für Listen. Zum Beispiel: - Aufzählungszeichen für Gliederungsebenen - Nummerierungen Astrid Thater Seite 4 von 31

5 Formatvorlagen 1.2 Formatvorlage zuweisen Markieren Sie den Text oder setzen Sie den Cursor in den zu formatierenden Absatz. Klicken Sie auf das Register: START, Gruppe: Formatvorlagen. Wählen Sie die gewünschte Formatvorlage aus. 1.3 Bestehende Formatvorlage ändern Klicken Sie auf das Register: START, Gruppe: Formatvorlagen, Symbol: FORMATVORLAGEN. Klicken Sie im Formatvorlagenbereich rechts auf das Formatierungszeichen neben dem Formatvorlagennamen. Wählen Sie den Befehl: ÄNDERN. Beachte: Alle im Dokument mit der Formatvorlage bereits formatierten Texte werden automatisch mit geändert. Alternative: Klicken Sie im Schnellformatvorlagenbereich mit der rechten Maustaste auf die zu ändernde Formatvorlage. Astrid Thater Seite 5 von 31

6 Formatvorlagen 1.4 Selbst erstellte Formatvorlagen löschen Klicken Sie auf das Register: START, Gruppe: Formatvorlagen, Symbol: FORMATVORLAGEN. Klicken Sie im Formatvorlagenbereich rechts auf das Formatierungszeichen neben dem Formatvorlagennamen. Wählen Sie den Befehl: NAME DER VORLAGE LÖSCHEN. Beachte: Allen Absätzen, die mit der gelöschten Formatvorlage verbunden waren, wird die Formatvorlage STANDARD zugewiesen. Integrierte Formatvorlagen wie STANDARD, ÜBERSCHRIFT 1, ÜBERSCHRIFT 2 können nicht gelöscht, sondern nur geändert werden. 1.5 Neue Formatvorlage erstellen Den Text nach eigenen Vorstellungen formatieren und dann markieren. Klicken Sie im Register: START, Gruppe: Formatvorlagen, Symbol: FORMATVORLAGEN, auf das Listenfeld: Wählen Sie den Befehl: AUSWAHL ALS NEUE SCHNELLFORMATVORLAGE SPEICHERN. Klicken Sie ggf. auf die Schaltfläche: ÄNDERN, wenn Sie weitere Formatierungen vornehmen wollen. Alternative: Rufen Sie den Formatvorlagenbereich auf. Klicken Sie auf das Symbol: NEUE FORMATVORLAGE. Astrid Thater Seite 6 von 31

7 Formatvorlagen 1.6 Verwendete Formatvorlagen drucken Klicken Sie auf das Register: DATEI, Befehl: DRUCKEN. Wählen Sie im Bereich: Einstellungen, die Dokumenteigenschaft: FORMATVORLAGEN. 1.7 Formatvorlagensätze Formatvorlagensätze bestehen aus mehreren Formatvorlagen, die hinsichtlich Farben und Schrift aufeinander abgestimmt sind. Alle zu einem Formatvorlagensatz gehörenden Formatvorlagen tragen den gleichen Namen Gestaltung des gesamten Dokuments ändern Klicken Sie auf das Register: START, Gruppe: Formatvorlagen, Symbol: FORMATVORLAGEN ÄNDERN, Befehl: STIL-SET. In der Live-Vorschau werden vorab alle Format Änderungen angezeigt Farben, Schriftarten und Absatzabstand ändern Klicken Sie auf das Register: START, Gruppe: Formatvorlagen, Symbol: FORMATVORLAGEN ÄNDERN, Befehl: FARBEN oder SCHRIFTARTEN oder ABSATZABSTAND. Alle Änderungen werden im Schnellformat-Katalog sofort angezeigt. 1.8 Formatvorlagen verwalten Rufen Sie den Formatvorlagenbereich auf. Klicken Sie auf das Symbol: FORMATVORLAGEN VERWALTEN Astrid Thater Seite 7 von 31

8 Formatvorlagen 1.9 Formatinspektor aufrufen Rufen Sie den Formatvorlagenbereich auf. Klicken Sie auf das Symbol: FORMATINSPEKTOR Optionen für die Anzeige im Formatvorlagenbereich festlegen Rufen Sie den Formatvorlagenbereich auf. Klicken Sie auf den Link: OPTIONEN Formatvorlagen schützen Standardmäßig können alle Formatvorlagen durch andere Benutzer geändert werden. Klicken Sie auf das Register: DATEI, Befehl: INFORMATIONEN, Schaltfläche: DOKUMENT SCHÜTZEN, Befehl: BEARBEITUNG EINSCHRÄNKEN. Nehmen Sie alle gewünschten Einstellungen vor. Klicken Sie auf die Schaltfläche: JA, SCHUTZ JETZT ANWENDEN. Astrid Thater Seite 8 von 31

9 Dokumentvorlagen 2 Dokumentvorlagen 2.1 Elemente einer Dokumentvorlage Dokumentvorlagen sind Dateien mit verschiedenen Voreinstellungen für Zeichen-, Absatzund Seitenformaten. Sie können: Texte und Grafiken Formatvorlagen Seitenformatierungen Schnellbausteine und AutoTexte Benutzerdefinierte Tastenbelegungen angepasste Symbolleiste für den Schnellzugriff und angepasstes Menüband Makros enthalten. Dokumentvorlagen werden wie normale Dokumente erstellt und bearbeitet. Beim Abspeichern der Datei wird die Dateiendung *.dotx (Document Template im Office XML) vergeben. Dokumentvorlagen, die Makros enthalten, erhalten die Endung *.dotm. 2.2 Bestehende Dokumentvorlagen nutzen Klicken Sie auf das Register: DATEI, Befehl: NEU. Benutzerdefinierte Vorlagen finden Sie unter der Schaltfläche: MEINE VORLAGEN. Hinweis: Wird die Schaltfläche: LEERES DOKUMENT gewählt, dann erzeugt MS Word ein leeres Dokument basierend auf den Einstellungen der Standard-Dokumentvorlage NORMAL.DOTX 2.3 Dokumentvorlagen erstellen Dokumentvorlage neu erstellen Klicken Sie auf das Register: DATEI, Befehl: NEU, Kategorie: MEINE VORLAGEN. Wählen Sie eine Vorlage aus. Aktivieren Sie die Optionsschaltfläche: VORLAGE. Nehmen Sie alle gewünschten Einstellungen vor. Speichern Sie die Dokumentvorlage. Klicken Sie dazu auf das Register: DATEI, Befehl: SPEICHERN. Astrid Thater Seite 9 von 31

10 Dokumentvorlagen Dokumentvorlage auf der Basis eines vorhandenen Dokuments erstellen Öffnen Sie das Dokument, welches als Ausgangspunkt für die neue Dokumentvorlage dienen soll. Nehmen Sie alle gewünschten Einstellungen vor. Speichern Sie die Dokumentvorlage. Klicken Sie dazu auf das Register: DATEI, Befehl: SPEICHERN UNTER. Wählen Sie den Dateityp: WORD-VORLAGE (*.DOTX) oder für eine Dokumentvorlage mit Makros WORD-VORLAGE MIT MAKROS (*.DOTM). 2.4 Dokumentvorlage bearbeiten Öffnen Sie die Dokumentvorlage. Klicken Sie dazu auf das Register: DATEI, Befehl: ÖFFNEN. Wählen Sie den Dateityp: WORD-VORLAGE (*.DOTX). Nehmen Sie alle Änderungen vor. Speichern Sie die Dokumentvorlage. Klicken Sie dazu auf das Register: DATEI, Befehl: SPEICHERN. Alternative: Öffnen Sie die Dokumentvorlage wie ein normales Dokument. Nehmen Sie alle Änderungen vor. Speichern Sie die Dokumentvorlage unter demselben Namen ab. 2.5 Änderung an der Normal.dotx erst auf Rückfrage speichern Klicken Sie auf das Register: DATEI, Befehl: OPTIONEN, Kategorie: ERWEITERT, Bereich: Speichern. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen: BESTÄTIGUNG VOR DEM SPEICHERN VON NORMAL.DOT. Astrid Thater Seite 10 von 31

11 Dokumentvorlagen 2.6 Pfad zum Speichern und Öffnen ändern Damit zentral gespeicherte Dokumentvorlagen über die Kategorie: MEINE VORLAGEN aufgerufen werden können, muss der Speicherort (Pfad) festgelegt werden. Klicken Sie auf das Register: DATEI, Befehl: OPTIONEN, Kategorie: ERWEITERT, Bereich: Speichern, Schaltfläche: DATEISPEICHERORTE. Hinweis: Scrollen Sie ganz nach unten. Wählen Sie den Dateityp: BENUTZERVORLAGEN ODER ARBEITSGRUPPENVORLAGEN. Klicken Sie auf die Schaltfläche: ÄNDERN. Benutzervorlagen: Ordner für persönliche Vorlagen Arbeitsgruppenvorlagen: Ordner für Vorlagen, auf die mehrere Benutzer im Netzwerk gemeinsam zugreifen können 2.7 Formatvorlagen in Dokumentvorlagen speichern Formatvorlagen werden standardmäßig mit dem Dokument abgespeichert. Das Abspeichern in Dokumentvorlagen ist möglich. Rufen Sie das Dialogfeld zum ÄNDERN von Formatvorlagen auf. Aktivieren Sie das Optionsfeld: NEUE AUF DIESER VORLAGE BASIERENDE DOKUMENTE. 2.8 Auswirkungen von Änderungen in Formatvorlagen Wird eine Formatvorlage direkt in einer Dokumentvorlage geändert, so wirken sich die Änderungen auf alle neuen Dokumente aus, die auf dieser Dokumentvorlage basieren. Auf bereits bestehende Dokumenten wirkt sich die Änderung der Formatvorlage nicht nachträglich aus, da Elemente aus Dokumentvorlagen nur beim Erstellen in das neue Dokument kopiert werden. Astrid Thater Seite 11 von 31

12 Schnellbausteine 3 Schnellbausteine Schnellbausteine können genutzt werden, um vordefinierten Inhalt schnell in einen Text einzufügen, wie z. B. AutoText, Deckblätter, Seitenzahlen, Textfelder, Formel und Verzeichnisse sowie Kopf- und Fußzeilen. 3.1 Bestehende Schnellbausteine einfügen Klicken Sie auf das Register: EINFÜGEN, Gruppe: Text, Symbol: SCHNELLBAUSTEINE. Wählen Sie einen vordefinierten Schnellbaustein aus oder klicken Sie auf den Befehl: ORGANIZER FÜR BAUSTEINE. Astrid Thater Seite 12 von 31

13 Schnellbausteine 3.2 Neuen Schnellbaustein erstellen Markieren Sie den Text, der als Schnellbaustein eingefügt werden soll. Klicken Sie auf das Register: EINFÜGEN, Gruppe: Text, Symbol: SCHNELLBAUSTEINE, Befehl: AUSWAHL IM SCHNELLBAUSTEIN-KATALOG SPEICHERN. Tragen Sie im Eingabefeld: Namen, den Namen des Schnellbaustein ein. 3.3 Schnellbaustein löschen Klicken Sie auf das Register: EINFÜGEN, Gruppe: Text, Symbol: SCHNELLBAUSTEINE, Befehl: ORGANIZER FÜR BAUSTEINE. Wählen Sie den zu löschenden Schnellbaustein aus. Klicken Sie auf die Schaltfläche: LÖSCHEN. Astrid Thater Seite 13 von 31

14 Mehrspaltiger Text 4 Mehrspaltiger Text Synonym: Text in Spalten; Spalten im Zeitungsstil Beachte: Es kann der gesamte Text oder auch nur Text-Abschnitte innerhalb eines Dokuments in Spalten gesetzt werden. Standardmäßig werden alle Spalten über die Seitenbreite gleichmäßig verteilt. Sollen alle Formatierungszeichen wie Abschnittswechsel oder Spaltenwechsel richtig angezeigt werden, so ist es sinnvoll in die Seitenlayout-Ansicht zu wechseln und alle Formatierungszeichen einzublenden. 4.1 Bestehenden Text in Spalten setzen Markieren Sie den in Spalten zu setzenden Text. Klicken Sie auf das Register: SEITENLAYOUT, Gruppe: Seite einrichten, Symbol: SPALTEN. Wählen Sie die Spaltenanzahl aus. Beachte: Es wird automatisch ein Abschnittswechsel eingefügt. Astrid Thater Seite 14 von 31

15 Mehrspaltiger Text 4.2 Gesamten Text in Spalten schreiben Stellen Sie vor dem Erfassen des Textes die gewünschte Spaltenanzahl ein oder markieren Sie den bereits bestehenden Text. Klicken Sie auf das Register: SEITENLAYOUT, Gruppe: Seite einrichten, Symbol: SPALTEN. Wählen Sie die Spaltenanzahl. 4.3 Spaltenwechsel einfügen Synonym: Manueller Spaltenwechsel Tastenkombination: STRG+SHIFT+ENTER 4.4 Spaltenwechsel löschen Tastenkombination: ENTF-Taste 4.5 Spaltenausgleich am Textende Fügen Sie einen fortlaufenden Spaltenwechsel am Textende ein. Klicken Sie auf das Register: SEITENLAYOUT, Gruppe: Seite einrichten, Symbol: UMBRÜCHE, Befehl: FORTLAUFEND. 4.6 Spaltenabstand und breite individuell anpassen Klicken Sie auf das Register: SEITENLAYOUT, Gruppe: Seite einrichten, Symbol: SPALTEN, Befehl: WEITERE SPALTEN. Astrid Thater Seite 15 von 31

16 Kopf- und Fußzeilen 5 Kopf- und Fußzeilen 5.1 Kopf- und Fußzeile einrichten Klicken Sie auf das Register: EINFÜGEN, Gruppe: Kopf- und Fußzeile, Symbol: KOPFZEILE bzw. FUßZEILE. Wählen Sie aus den Vorlagen eine leere oder vorgefertigte Kopfzeile bzw. Fußzeile. Über den Befehl: KOPFZEILE BEARBEITEN bzw. FUßZEILE BEARBEITEN können Kopf- und Fußzeilen individuell bearbeitet werden. Es öffnet sich automatisch das Kontextregister: KOPF- UND FUßZEILENTOOLS. Hierüber können weitere Einstellungen vorgenommen werden. Beachte: Befindet sich der Cursor im Kopf- bzw. Fußzeilenbereich, so wird der Text grau angezeigt. Befindet sich der Cursor im Textbereich, so wird der Kopf- und Fußzeilentext grau angezeigt. 5.2 Kopf- und Fußzeile entfernen Klicken Sie auf das Register: EINFÜGEN, Gruppe: Kopf- und Fußzeile, Symbol: KOPFZEILE bzw. FUßZEILE Befehl: KOPFZEILE ENTFERNEN bzw. FUßZEILE ENTFERNEN. Alternative: Wechseln Sie in den Kopf- und Fußzeilenbereich. Markieren Sie den Inhalt der Kopf- bzw. Fußzeile. Betätigen die ENTF-Taste. Astrid Thater Seite 16 von 31

17 Kopf- und Fußzeilen 5.3 Kopf- und Fußzeile bearbeiten Klicken Sie auf das Register: EINFÜGEN, Gruppe: Kopf- und Fußzeile, Symbol: KOPFZEILE bzw. FUßZEILE, Befehl: KOPFZEILE BEARBEITEN BZW. FUßZEILE BEARBEITEN. Alternative: Klicken Sie doppelt in den Kopf- bzw. Fußzeilenbereich. 5.4 Kopf- und Fußzeile für die erste Seite anders gestalten Wechseln Sie in den Kopf- bzw. Fußzeilenbereich. Klicken Sie auf das Kontextregister: KOPF- UND FUßZEILENTOOLS, Register: ENTWURF, Gruppe: Optionen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen: ERSTE ZEILE ANDERS. Die Kopfzeile bzw. Fußzeile erhält automatisch den Namen ERSTE KOPFZEILE bzw. ERSTE FUßZEILE. 5.5 Kopf- und Fußzeile für gerade und ungerade Seiten Wechseln Sie in den Kopf- bzw. Fußzeilenbereich. Klicken Sie auf das Kontextregister: KOPF- UND FUßZEILENTOOLS, Register: ENTWURF, Gruppe: Optionen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen: UNTERSCH. GERADE UNGERADE SEITE. Die Kopfzeile bzw. Fußzeile erhält automatisch den Namen GERADE KOPFZEILE/GERADE FUßZEILE bzw. UNGERADE KOPFZEILE/UNGERADE FUßZEILE. Astrid Thater Seite 17 von 31

18 Kopf- und Fußzeilen 5.6 Abschnittsbezogene Kopf- und Fußzeilen Standardmäßig erhält jeder neue Abschnitt denselben Kopf- bzw. Fußzeilentext wie der vorhergehende Abschnitt. Setzen Sie den Cursor in den Abschnitt, in dem die Kopf- bzw. Fußzeile geändert werden soll. Wechseln Sie in die Kopf- bzw. Fußzeile. Klicken Sie auf das Kontextregister: KOPF- UND FUßZEILENTOOLS, Register: Entwurf, Gruppe: Optionen. Deaktivieren Sie das Symbol: MIT VORHERIGER VERKNÜPFEN. 5.7 Alle Abschnitte wieder mit einheitlichen Kopf- und Fußzeilen erstellen Aktivieren Sie in jedem Abschnitt das Symbol: MIT VORHERIGER VERKNÜPFEN. 5.8 Kopf- und Fußzeilen im Kopf- bzw. Fußzeilenkatalog speichern Wechseln Sie in den Kopf- bzw. Fußzeilenbereich. Markieren Sie den Kopf- bzw. Fußzeilentext. Klicken Sie auf das Kontextregister: KOPF- UND FUßZEILENTOOLS, Register: ENTWURF, Gruppe: Kopfzeile, Symbol: KOPFZEILE bzw. FUßZEILE, Befehl: AUSWAHL IM KOPFZEILEN KATALOG SPEICHERN bzw. Befehl: AUSWAHL IM FUßZEILENKATALOG SPEICHERN. Astrid Thater Seite 18 von 31

19 Kopf- und Fußzeilen 5.9 Kopf- bzw. Fußzeile aus dem Katalog löschen Klicken Sie auf das Register: EINFÜGEN, Gruppe: Text, Symbol: SCHNELLBAUSTEINE, Befehl: ORGANIZER FÜR BAUSTEINE. Wählen Sie die zu löschende Kopf- bzw. Fußzeile aus. Klicken Sie auf die Schaltfläche: LÖSCHEN Relative Tabstopps in Kopf- und Fußzeile setzen Der relative Tabstopp passt sich immer den Seitenrändern oder den Einzügen der Kopfbzw. Fußzeile an. Wechseln Sie in den Kopf- bzw. Fußzeilenbereich. Klicken Sie auf das Kontextregister: KOPF- UND FUßZEILENTOOLS, Register: ENTWURF, Gruppe: Position, Befehl: AUSRICHTUNGSTABSTOPP EINFÜGEN. Bestimmen Sie über das Dropdownfeld: AUSRICHTEN RELATIV ZU, ob sich die Tabstopp- Position am Seitenrand oder am linken oder rechten Einzug orientieren soll. Astrid Thater Seite 19 von 31

20 Überschriften 6 Überschriften 6.1 Überschriften zu weisen Setzen Sie den Cursor in die Textzeile, die als Überschrift definiert werden soll. Weisen Sie dem Text die gewünschte Formatvorlage ÜBERSCHRIFT über den Schnellformat- oder über den Formatvorlagenbereich zu. Formatvorlage Ebene Beispiel Überschrift 1 Ebene 1 1. Möbel Überschrift 2 Ebene Wohnzimmermöbel 1.2 Schlafzimmermöbel Überschrift 3 Ebene Betten Schränke 6.2 Überschrift in der Kopf-bzw. Fußzeile anzeigen Wechseln Sie in den Kopf- bzw. Fußzeilenbereich. Klicken Sie auf das Kontextregister: KOPF- UND FUßZEILENTOOLS, Register: ENTWURF Gruppe: Einfügen, Symbol: SCHNELLBAUSTEINE, Befehl: FELD. Wählen Sie in der Kategorie: VERKNÜPFUNGEN UND VERWEISE, den Feldnamen: STYLEREF und den Formatvorlagenname: ÜBERSCHRIFT 1 aus. Beachte: Wenn die Formatvorlage mehrmals auf einer Seite vorhanden ist, so wird der Text der zuerst stehenden Formatvorlage der gewählten Überschriftenebene angezeigt. Ist die Formatvorlage auf der Seite gar nicht vorhanden, so wird der Text der vorhergehenden Formatvorlage der gewählten Überschriftenebene angezeigt. Astrid Thater Seite 20 von 31

21 Inhaltsverzeichnisse 6.3 Schneller in großen Dokumenten navigieren Um sich schnell in umfangreichen Dokumenten orientieren zu können, hilft der neue Navigationsbereich. Es kann schnell nach Textinhalten und Überschriften gesucht werden. Überschriften und der dazugehörige Text lassen sich mittels Drag & Drop neu organisieren. Klicken Sie auf das Register: ANSICHT, Gruppe: Anzeigen. Aktivieren Sie das Kontrollfeld: NAVIGATIONSBEREICH. 7 Inhaltsverzeichnisse 7.1 Inhaltsverzeichnisse aus Überschriften erstellen Setzen Sie den Cursor an die Stelle, wo das Inhaltsverzeichnis eingefügt werden soll. Klicken Sie auf das Register: VERWEISE, Gruppe: Inhaltsverzeichnis, Symbol: INHALTSVERZEICHNIS. Wählen Sie aus dem Vorlagenkatalog ein Inhaltsverzeichnis aus oder erstellen Sie ein Inhaltsverzeichnis mit eigenen Formaten. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche: ÄNDERN. Passen Sie dann die Formatvorlagen VERZEICHNIS an. Astrid Thater Seite 21 von 31

22 Inhaltsverzeichnisse 7.2 Inhaltsverzeichnis löschen Klicken Sie auf das Register: VERWEISE, Gruppe: Inhaltsverzeichnis, Symbol: INHALTSVERZEICHNIS, Befehl: INHALTSVERZEICHNIS ENTFERNEN. Alternative: Markieren Sie das Inhaltsverzeichnis. Betätigen Sie die ENTF-Taste. 7.3 Inhaltsverzeichnis aktualisieren Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das bestehende Inhaltsverzeichnis. Wählen Sie den Befehl: FELDER AKTUALISIEREN. Alternative: Markieren Sie das Inhaltsverzeichnis. Betätigen Sie die Taste: F9 7.4 Bestehendes Inhaltsverzeichnis vor Aktualisierungen sperren Markieren Sie das Inhaltsverzeichnis. Betätigen Sie die Tastenkombinationen: Inhaltsverzeichnis sperren: (Feld sperren) Inhaltsverzeichnis entsperren: (Feldsperrung aufheben) STRG + F11 STRG + SHIFT + F11 Astrid Thater Seite 22 von 31

23 Inhaltsverzeichnisse 7.5 Individuell gestaltetes Inhaltsverzeichnis einfügen Setzen Sie den Cursor an die Stelle, wo das Inhaltsverzeichnis eingefügt werden soll. Klicken Sie auf das Register: VERWEISE, Gruppe: Inhaltsverzeichnis, Symbol: INHALTSVERZEICHNIS, Befehl: INHALTSVERZEICHNIS EINFÜGEN. Passen Sie über die Schaltfläche: ÄNDERN, die Formatvorlagen: VERZEICHNIS an. Astrid Thater Seite 23 von 31

24 Inhaltsverzeichnisse 7.6 Jedes Kapitel mit eigenem Inhaltsverzeichnis erstellen Um jedem Kapitel ein extra Inhaltsverzeichnis zuweisen zu können, muss vorher jedem Kapitel eine extra Textmarke zugewiesen werden. Markieren Sie das Kapitel mit Überschriften und dem dazugehörigen Text, welches eine eigene Überschrift erhalten soll. Klicken Sie auf das Register: EINFÜGEN, Gruppe: Hyperlinks, Symbol: TEXTMARKE. Vergeben Sie einen Namen für die Textmarke und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche: HINZUFÜGEN. Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der das Kapitel-Inhaltsverzeichnis stehen soll. Klicken Sie auf das Register: EINFÜGEN, Gruppe: Text, Symbol: SCHNELLBAUSTEINE, Befehl: FELD. Wählen Sie die Kategorie: INDEX UND VERZEICHNISSE, Feldnamen: TOC. Klicken Sie auf die Schaltfläche: FELDFUNKTIONEN und anschließend auf die Schaltfläche: OPTIONEN. Wählen Sie den Schalter: \b und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche: HINZUFÜGEN. Ergänzen Sie den Eintrag um den Namen der Textmarke TOC \b Textmarkenname. Astrid Thater Seite 24 von 31

25 Textmarken 8 Textmarken Textmarken sind wie Lesezeichen in einem Buch, die an beliebigen Stellen im Text gesetzt werden können. Der Inhalt und die Position im Text kann durch weitere Funktionen, wie z. B. Querverweise, genutzt werden. 8.1 Textmarken einfügen Markieren Sie den Text oder Grafik auf den sich die Textmarke beziehen soll. Klicken Sie auf das Register: EINFÜGEN, Gruppe: Hyperlinks, Symbol: TEXTMARKE. Geben Sie einen Namen für die Textmarke ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche: HINZUFÜGEN. Beachte: Der Textmarkenname darf keine Leerzeichen und Bindestriche enthalten. Unterstrich und Ziffern sind erlaubt. Jeder Textmarkenname beginnt mit einem Buchstaben. Alternative: Setzen Sie den Cursor an die gewünschte Position. Betätigen Sie die Tastenkombination: Strg+Shift+F5 Astrid Thater Seite 25 von 31

26 Textmarken 8.2 Textmarke im Text anzeigen lassen Klicken Sie auf das Register: DATEI, Befehl: OPTIONEN, Kategorie: ERWEITERT, Bereich: Dokumentinhalt anzeigen, Aktivieren Sie das Kontrollkästchen: TEXTMARKEN ANZEIGEN. Die Anfangs- und Endposition der Textmarke wird durch graue eckige Klammern angezeigt. 8.3 Textmarke löschen Klicken Sie auf das Register: EINFÜGEN, Gruppe: HYPERLINKS, Symbol: TEXTMARKE. Markieren Sie den Namen der Textmarke. Klicken Sie auf die Schaltfläche: LÖSCHEN. Astrid Thater Seite 26 von 31

27 Querverweise 9 Querverweise Querverweise können genutzt werden, um auf Informationen im selben Text zu verweisen. Sie können sich auf Überschriften, Textmarken, Fuß- und Endnoten oder auf Tabellen und Abbildungen beziehen. Alle Querverweise werden als Feld eingefügt, wodurch der Inhalt automatisch bei Veränderungen aktualisiert wird. Beispiele: Weitere Informationen auf Seite 3 Im Quellenverzeichnis unter. Angebotsnummer: Querverweis einfügen Setzen Sie den Cursor hinter den einleitenden Text, z. B. siehe Seite:. Klicken Sie auf das Register: EINFÜGEN, Gruppe: HYPERLINKS, Symbol: QUERVERWEIS. Nehmen Sie die entsprechenden Einstellungen vor. Klicken Sie auf die Schaltfläche: EINFÜGEN. Beachte: Standardmäßig wird der Querverweis als Hyperlink eingefügt. Astrid Thater Seite 27 von 31

28 Hyperlink 9.2 Querverweis aktualisieren Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den zu aktualisierenden Querverweis. Wählen Sie den Befehl: FELDER AKTUALISIEREN. Alternative: Markieren Sie den Querverweis. Betätigen Sie die Taste: F Querverweis löschen Markieren Sie den Querverweis. Betätigen Sie die ENTF-Taste. 10 Hyperlink 10.1 Hyperlink erstellen Setzen Sie den Cursor an die Stelle, wo der Hyperlink eingefügt werden soll oder markieren Sie eine Textstelle, Grafik, Diagramm oder Tabelle. Klicken Sie auf das Register: EINFÜGEN, Gruppe: HYPERLINKS, Symbol: HYPERLINK. Alternative: Betätigen Sie die Tastenkombination: STRG + K 10.2 Hyperlink aktivieren Zeigen Sie mit der Maus auf den zu aktivierenden Hyperlink. Halten Sie die STRG-Taste gedrückt und klicken Sie mit der Maus auf den Hyperlink. Der Mauszeiger verändert sich zur Hand. Astrid Thater Seite 28 von 31

29 Hyperlink 10.3 Hyperlink ohne Strg-Taste aktivieren Klicken Sie auf das Register: DATEI, Befehl: OPTIONEN, Kategorie: ERWEITERT, Bereich: Bearbeitungsoptionen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen: STRG + KLICKEN ZUM VERFOLGEN VON HYPERLINKS VERWENDEN Hyperlink bearbeiten Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Hyperlink. Wählen Sie den Befehl: HYPERLINK BEARBEITEN Hyperlink entfernen Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Hyperlink. Wählen Sie den Befehl: HYPERLINK ENTFERNEN. Astrid Thater Seite 29 von 31

30 Marginalien (Randnotizen) 11 Marginalien (Randnotizen) Marginalien können in längeren Texten eine Orientierung bieten. Sie werden mit Hilfe von Positionsrahmen erstellt, da diese mit dem Text verankert werden können. Verschiebt sich der Text, dann wird die Marginalie automatisch mit verschoben Neue Formatvorlage für Marginalien erstellen Legen Sie eine Formatvorlage vom Typ Absatz für eine Marginalie an. siehe Kapitel: Formatvorlagen auf Seite: 4 Für den Positionsrahmen legen Sie folgende Einstellungen fest: Textfluss: Umgebend Größe: Breite :Genau Höhe: Automatisch Horizontal: Position: Außen Abstand zum Text: 0,25 cm Vertikal: Position: 0 cm Abstand vom Text: 0 cm An: 2 cm Relativ zu: Seite Relativ zu: Absatz Aktivieren Sie das Kontrollkästchen: MIT TEXT VERSCHIEBEN Astrid Thater Seite 30 von 31

31 Marginalien (Randnotizen) 11.2 Formatvorlage Marginalie zuweisen Schreiben Sie den gewünschten Text, der in der Marginalie stehen soll in eine leere Zeile direkt vor dem Absatz. Weisen Sie diesem Text die Formatvorlage für die Marginalie zu. siehe Kapitel: Formatvorlagen auf Seite: Marginalie löschen Klicken Sie auf den Rand des Positionsrahmens. Betätigen Sie die ENTF-Taste. Astrid Thater Seite 31 von 31

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