Ändern des Layouts eines Dokuments

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1 5.1 LEKTION 5 Ändern des Layouts eines Dokuments Nach Abschluss dieser Lektion werden Sie in der Lage sein, die folgenden Aufgaben auszuführen: Anpassen der Einstellungen für die Seitenränder. Festlegen der Absatzeinzüge und -abstände. Ändern von Einrückungen und Tabstopps. Einfügen und Löschen von Tabstopps. Hinzufügen von Seitenzahlen zu einem Dokument. Erstellen von Kopf- und Fußzeilen. Ändern der Seitenausrichtung. Statt die in Microsoft Word vorgegebenen Standardeinstellungen zu verwenden, können Sie andere Einstellungen und Hilfsmittel benutzen, um das Aussehen Ihrer Briefe, Listen, Vorschläge und allgemeinen Korrespondenz zu ändern. Eine Möglichkeit, ein Dokument schnell anzupassen, besteht darin, das Seitenlayout des Textes durch eine Änderung der Seitenränder, der Absatzausrichtung sowie der Tabulatoreinstellungen und durch die Erstellung von Kopf- und Fußzeilen zu verändern. Während der Erstellung eines Dokuments formatieren Sie nicht nur den Text, sondern Sie können auch das Seitenlayout des Dokuments modifizieren, indem Sie festlegen, wie der Text auf der Seite erscheint. Sie beginnen diese Lektion mit dem Ändern eines Seitenrands. Mit Seitenrand ist der Leerraum gemeint, der den Text einer Seite oben, unten und seitlich umgibt. Sie können überdies ein mehrseitiges Dokument mit einer Kopfzeile und einer Fußzeile versehen. Als Kopfzeile wird der Text bezeichnet, der am oberen Seitenrand erscheint und für gewöhnlich den Titel des Werks, das Datum und Seitenzahlen umfasst. Mit Fußzeile ist der Text gemeint, der am unteren Seitenrand erscheint und das Datum, den Namen des Autors und den Titel des Dokuments enthalten kann. Sie werden zudem Tabstopps für einen bestimmten Absatz des Dokuments setzen. Ein Tabstopp oder Tabulator wird verwendet, um die erste Zeile eines Absatzes einzurücken oder um Text oder Zahlen bündig in Spalten auszurichten. Mit Tabstopps können Sie auch Textspalten innerhalb eines Absatzes ausrichten. Weitere Einstellungen betreffen Einzüge und Abstände. Einzüge legen die Ausrichtung des Absatzes in Bezug auf die Seitenrandeinstellung fest, und Abstände geben den Bereich ober- und unterhalb des Absatzes sowie den Leerraum zwischen Zeilen an.

2 5.2 Grundlagen: Textverarbeitung In den folgenden Übungen werden die Symbolleisten Standard und Format in getrennten Zeilen angezeigt. In dieser Lektion lernen Sie, wie Sie die Seitenrandeinstellungen anpassen und die Absatzausrichtung, Absatzeinzüge und Abstände festlegen. Sie lernen zudem, wie Einrückungen geändert, Tabstopps eingefügt und gelöscht und Seitenzahlen einem Dokument hinzugefügt werden. In dieser Lektion werden Sie überdies Kopf- und Fußzeilen erstellen und die Seitenausrichtung eines Dokuments ändern. Zur Bearbeitung der in dieser Lektion beschriebenen Verfahren müssen Sie die Übungsdatei Salary Survey 05 verwenden, die sich im Ordner Lesson05 innerhalb des Ordners Practice auf der Festplatte Ihres Computers befindet. Dieses Dokument wurde erstellt, um die Ergebnisse einer Umfrage zum Thema Gehalt und Sozialleistungen zu veröffentlichen, die unter einer repräsentativen Gruppe von Mitgliedern der PR-Netzwerkgruppe der Firma Contoso, Ltd. durchgeführt wurde. Ändern der Seitenränder mithilfe des Dialogfelds Seite einrichten Im Dialogfeld Seite einrichten legen Sie fest, wie das Dokument auf den gedruckten Seiten aussieht. Das Dialogfeld Seite einrichten wird meist zur Einstellung der Seitenränder verwendet. Die Seitenränder wirken sich auf das gesamte Dokument aus, weil sich nach einer Änderung der Seitenränder die Seitenzahl des Dokuments, abhängig davon, wie viel Text innerhalb der Seitenränder auf einer Seite dargestellt werden kann, erhöhen oder verringern kann. Zur Änderung der Seitenränder eines Dokuments können Sie das Lineal am oberen Rand des Dokuments oder das Dialogfeld Seite einrichten benutzen, das über den Befehl Seite einrichten im Menü Datei geöffnet wird. Word verwendet standardmäßig einen linken und rechten Seitenrand von jeweils 2,5 cm sowie einen oberen Rand von 2,5 cm und einen unteren Rand von 2 cm. Sie können im Dialogfeld Seite einrichten die Einstellungen für den oberen, unteren, linken und rechten Seitenrand ändern, die Platzierung von Kopf- und Fußzeilen festlegen und den Textbereich auswählen, auf den diese Einstellungen angewandt werden sollen.

3 Lektion 5 Ändern des Layouts eines Dokuments 5.3 Sie können auf den Abwärtspfeil neben Übernehmen für klicken, um festzulegen, ob die geänderten Einstellungen auf das gesamte Dokument, nur auf den markierten Text oder den Text, der der Einfügemarke folgt, angewendet werden sollen. In dieser Übung ändern Sie die Seitenrandeinstellungen mithilfe des Dialogfelds Seite einrichten. 1 Klicken Sie auf der Standard-Symbolleiste auf die Schaltfläche Öffnen. Das Dialogfeld Öffnen wird angezeigt. 2 Klicken Sie auf den Dropdownpfeil des Feldes Suchen in, klicken Sie auf das Symbol für die Festplatte, doppelklicken Sie auf den Ordner Practice und doppelklicken Sie anschließend auf den Ordner Lesson05. Der Inhalt des Ordners Lesson05 wird im Dialogfeld Öffnen angezeigt. 3 Doppelklicken Sie auf die Datei Salary Survey 05. Die Datei Salary Survey 05 wird in Word angezeigt, und das Dialogfeld Öffnen wird geschlossen. 4 Klicken Sie im Menü Datei auf Seite einrichten. Das Dialogfeld Seite einrichten wird angezeigt. Die aktuelle obere Randeinstellung (2,5) ist markiert.

4 5.4 Grundlagen: Textverarbeitung Sie können auch mithilfe der Auf- und Abwärtspfeile rechts neben den Einstellungen vordefinierte Größen auswählen. Mit dem Aufwärtspfeil wird die Größe des Seitenrands erhöht, mit dem Abwärtspfeil wird sie verringert. In der Normalansicht, die aktuell als Ansicht für das Dokument ausgewählt ist, ändert sich die Textdarstellung nicht. Sie blenden die Lineale in der Normalansicht und Seitenlayoutansicht ein und aus, indem Sie im Menü Ansicht auf Lineal klicken. 5 Geben Sie im Feld Oben den Wert 3,75 ein, und drücken Sie TAB. Im Bereich Vorschau am unteren Rand des Dialogfelds wird der obere Seitenrand nach unten verschoben, um darzustellen, wie der Text bei Verwendung dieser Einstellung aussieht. 6 Geben Sie im Feld Unten den Wert 3,75 ein, und drücken Sie TAB. Der untere Seitenrand wird im Bereich Vorschau nach oben verschoben. 7 Klicken Sie auf OK. Der obere und der untere Seitenrand sind nun jeweils 3,75 cm breit statt 2,5 bzw. 2 cm. 8 Klicken Sie im Menü Datei auf Speichern unter. Das Dialogfeld Speichern unter wird angezeigt. 9 Geben Sie im Feld Dateiname Namen Salary Survey 05 Edited ein. 10 Klicken Sie auf Speichern, um die Datei im Ordner Lesson05 zu speichern. Word speichert das Dokument. Lassen Sie diese Datei für die nächste Übung geöffnet. Ändern der Seitenränder mithilfe des Lineals Sie können die Seitenränder auch mithilfe des Lineals ändern. Das Lineal wird im Dokumentfenster angezeigt und ist in Zentimeter oder einer anderen Maßeinheit unterteilt. Word stellt in der Normalansicht ein horizontales Lineal und in der Seitenlayoutansicht sowohl ein horizontales als auch ein vertikales Lineal zur Verfügung.Sie sollten mit dem Lineal in der Seitenlayoutansicht arbeiten, statt in der standardmäßig aktiven Normalansicht, damit die Seitenrandeinstellungen im Verhältnis zu den Papierrändern dargestellt werden. Sie verwenden die Normalansicht zum Bearbeiten und Formatieren des Dokuments; in der Normalansicht werden die Seitenränder allerdings nicht im Verhältnis zu den Papierrändern angezeigt. Sie können der Seitenansicht entnehmen, wie das Dokument ausgedruckt aussehen wird, und in dieser Ansicht auch die Randeinstellungen verändern. Das horizontale Lineal am oberen Rand des Dokumentfensters zeigt den linken und den rechten Seitenrand sowie linke und rechte Absatzeinzüge, z. B. Einzüge der ersten Zeile oder hängende Einzüge, an (Sie erfahren weiter hinten in dieser Lektion mehr über diese Einzüge). Häufig fallen Absatzeinzüge und Seitenränder zusammen; Sie müssen jedoch beachten, dass Sie die Seitenränder und die Einzüge von Absätzen unabhängig voneinander anpassen können. Das vertikale Lineal am linken Rand des Dokuments zeigt den oberen und den unteren Seitenrand an.

5 Lektion 5 Ändern des Layouts eines Dokuments 5.5 Zum Ändern der Seitenränder mithilfe des Lineals verwenden Sie die Seitenlayoutansicht, die unten dargestellt ist. In dieser Ansicht werden die Seitenränder auf dem vertikalen und dem horizontalen Lineal angezeigt. Wenn Sie den Mauszeiger über dem Seitenrand platzieren, nimmt der Mauszeiger die Form einen horizontalen Doppelpfeils an. Sie können die Markierung für den Erstzeileneinzug, den hängenden Einzug, den linken Einzug und den rechten Einzug an eine andere Position ziehen, um den Seitenrand zu ändern. Sie erfahren in dieser Lektion mehr über diese Einzüge. Die Maße der Seitenränder werden angezeigt, wenn Sie ALT gedrückt halten, während Sie eine Seitenrandmarkierung ziehen. Auf diese Weise können Sie die Seitenränder auch in kleineren Schritten anpassen. Sie können die Dokumentansicht auch mit den Layoutschaltflächen in der linken unteren Ecke des Dokumentfensters ändern. In dieser Übung ändern Sie die Seitenränder des Dokuments mithilfe des Lineals. 1 Klicken Sie im Menü Ansicht auf Seitenlayout. Das Dokument wird in der Seitenlayoutansicht angezeigt. Die obere Seitenrandeinstellung von 3,75 cm wird auf dem vertikalen Lineal dargestellt. 2 Platzieren Sie den Mauszeiger auf dem horizontalen Lineal über der Markierung Linker Rand, bis der Zeiger als Doppelpfeil angezeigt wird. 3 Halten Sie die Taste ALT gedrückt. Der Doppelpfeil verschwindet. 4 Ziehen Sie die Markierung nach links, bis im weißen Teil des Lineals die Angabe 16,25 angezeigt wird. Der linke Seitenrand wird nach links verschoben, und der Text des Dokument wird entsprechend angepasst. Beachten Sie, dass die Tabstopps und Spalten des Dokuments nun nicht mehr bündig ausgerichtet sind. 5 Lassen Sie die Taste ALT los. 6 Platzieren Sie den Mauszeiger über der Markierung Rechter Rand, bis der Zeiger die Form eines Doppelpfeils annimmt.

6 5.6 Grundlagen: Textverarbeitung Während Sie Text eingeben und bearbeiten, fügt Word spezielle Formatierungszeichen, z. B. Leerzeichen, Tabulatorzeichen und Absatzmarken, in das Dokument ein. Diese Zeichen werden nur dann ausgedruckt und auf dem Bildschirm angezeigt, wenn Sie das Menü Extras öffnen, auf Optionen klicken und dann auf der Registerkarte Ansicht im Bereich Formatierungszeichen die Kontrollkästchen aktivieren oder wenn Sie auf der Standard-Symbolleiste auf Schaltfläche einblenden/ausblenden klicken. Weitere Informationen zur Verwendung der Schaltfläche einblenden/ausblenden finden Sie in Lektion 3, Verwenden von Vorlagen und Assistenten. 7 Halten Sie ALT gedrückt, und ziehen Sie die Markierung nach rechts, bis im weißen Teil des Lineals die Angabe 17,5 angezeigt wird. Der rechte Seitenrand wird nach rechts verschoben, und der Text wird entsprechend angepasst. Sowohl der linke als auch der rechte Seitenrand haben nun eine Größe von 1, Lassen Sie die Taste ALT los, sobald der Seitenrand eingestellt ist. 9 Klicken Sie auf der Standard-Symbolleiste auf die Schaltfläche Speichern. Word speichert das Dokument. Lassen Sie diese Datei für die nächste Übung geöffnet. Formatieren eines Absatzes In Word ist ein Absatz als eine beliebige Textmenge definiert, die mit einem manuellen Zeilenwechsel endet. Jedes Mal, wenn Sie die EINGABETASTE drücken, wird eine Absatzmarke (ein verborgenes Formatierungszeichen, das das Absatzende bezeichnet) in das Dokument eingefügt. Obwohl Sie die Absatzmarke nur sehen, wenn die Anzeige von Formatierungszeichen aktiviert ist, ist sie vorhanden. Sogar eine Leerzeile gilt als Absatz, weil sie mit einem manuellen Zeilenumbruch endet. Die Formatierung, die Sie für einen Absatz auswählen, wird auf den Absatz angewandt, den Sie nachfolgend eingeben. Dies ist deswegen so, weil die zu einem Absatz gehörige Formatierung in der Absatzmarke gespeichert wird. Wenn Sie einen neuen Absatz beginnen, werden für diesen die Formatierungsmerkmale des vorherigen Absatzes übernommen. Umgekehrt gilt, wenn Sie eine Absatzmarke löschen, erhält der vorhergehende Absatz die Formatierungsmerkmale des nachfolgenden Absatzes. Absätze verfügen per Voreinstellung über einen einfachen Zeilenabstand und eine linksbündige Ausrichtung ohne Einzug. Sie können die Absatzstandardeinstellungen mithilfe des Dialogfelds Absatz, das in der nachfolgenden Abbildung dargestellt ist, für einzelne Absätze oder Gruppen von Absätzen ändern. Um das Dialogfeld Absatz zu öffnen, klicken Sie im Menü Format auf Absatz.

7 Lektion 5 Ändern des Layouts eines Dokuments 5.7 Zur Formatierung eines Absatzes klicken Sie auf eine beliebige Stelle innerhalb dieses Absatzes. Wenn Sie mehrere Absätze formatieren möchten, markieren Sie zuerst die betreffenden Absätze. Wie bei den meisten Word-Formatierungsbefehlen können Sie entweder zuerst die Absätze markieren, die Sie verändern möchten, und dann die Formatierung festlegen, oder die Formatierung zuerst definieren und dann den gewünschten Text eingeben. Auf der Registerkarte Einzüge und Abstände des Dialogfelds Absatz können Sie Ausrichtung und Einrückungen ändern. Ausrichtung Einzug Die Ausrichtung von Text an festen oder vorbestimmten Positionen. Wenn der Absatz linksbündig ausgerichtet ist, beginnt der gesamte Text des Absatzes am linken Rand des Dokuments. Legt die Position fest, um die der Text vom Seitenrand nach innen versetzt wird. Sie können zudem die Positionen von hängenden Einzügen (alle Zeilen außer der ersten Zeile eines Absatzes werden um denselben Abstand eingerückt) und Erstzeileneinzügen (nur die erste Zeile eines Absatzes wird eingerückt) festlegen, indem Sie auf den Dropdownpfeil neben Extra klicken und dann den gewünschten Einzugstyp auswählen.

8 5.8 Grundlagen: Textverarbeitung In dieser Übung verwenden Sie das Dialogfeld Absatz, um die Absatzabstände zu ändern und hängende Einzüge zu definieren. 1 Blättern Sie zur Überschrift Erklärung der Prozentsätze, und markieren Sie die Überschrift sowie sämtlichen nachfolgenden Text. 2 Klicken Sie im Menü Format auf Absatz. Das Dialogfeld Absatz wird angezeigt. 3 Klicken Sie gegebenenfalls auf die Registerkarte Einzüge und Abstände. 4 Klicken Sie im Abschnitt Abstand im Feld Nach zwei Mal auf den Aufwärtspfeil. Der Absatzendabstand wird in 12 Punkt geändert, und im Bereich Vorschau wird dargestellt, welchen Effekt diese Änderung hat. 5 Klicken Sie auf OK und anschließend auf eine beliebige Stelle im Dokument, um die Markierung des Textes aufzuheben. Das Dialogfeld Absatz wird geschlossen, und nach allen Absätzen des Dokuments wird jeweils ein 12 Punkt großer Abstand eingefügt.

9 Lektion 5 Ändern des Layouts eines Dokuments 5.9 Sie müssen nicht den gesamten Text eines Absatzes markieren, bevor Sie ein Absatzformat anwenden. Sie müssen nur einen Teil des ersten und des letzten Absatzes in die Markierung aufnehmen. Die gewählte Formatierung betrifft alle teilweise markierten Absätze. 6 Markieren Sie im gleichen Abschnitt des Word-Dokuments die Definitionen unter der Textzeile Die Werte der vorangegangenen Tabelle... 7 Klicken Sie im Menü Format auf Absatz. Das Dialogfeld Absatz wird angezeigt. 8 Klicken Sie im Bereich Einzug auf den Dropdownpfeil unter Sondereinzug, klicken Sie auf Hängend und anschließend auf OK. Word erzeugt für diese Absätze einen hängenden Einzug, wobei die erste Zeile über die nachfolgenden Zeilen hinaus hängt. Für hängende Einzüge ist die Standardeinstellung 1,25 cm definiert, die Sie in dieser Übung verwenden. 9 Klicken Sie auf eine beliebige Stelle des Dokuments, um die Markierung des Textes aufzuheben. 10 Klicken Sie auf der Standard-Symbolleiste auf die Schaltfläche Speichern. Word speichert das Dokument. Lassen Sie diese Datei für die nächste Übung geöffnet.

10 5.10 Grundlagen: Textverarbeitung Einrücken von Text mithilfe des Lineals Mit dem Lineal können Sie rasch einen hängenden Einzug oder einen Erstzeileneinzug definieren. Das Lineal enthält für diese beiden Einzüge sowie für den rechten Einzug Markierungen, die unten dargestellt sind. Sie legen Absatzeinzüge fest, indem Sie den Text markieren und die entsprechende Markierung auf dem Lineal an die gewünschte Position ziehen. Bei der Arbeit mit Lineal und Maus müssen Sie sehr präzise sein, weil Sie sonst schnell die falsche Markierung ziehen. Nehmen Sie sich Zeit, und stellen Sie anhand des QuickInfo sicher, dass Sie die richtige Markierung bearbeiten. Wenn Sie versehentlich die falsche Markierung verschoben haben und der Text falsch eingerückt ist, drücken Sie STRG+Z, um die Änderung rückgängig zu machen, bevor Sie es erneut versuchen. Zweck Einrücken eines gesamten Abschnitts Einrücken nur der ersten Zeile Erzeugen eines hängenden Einzugs Aktion Ziehen Sie die Markierung Linker Einzug. Alle drei Formatierungsmarkierungen werden verschoben. Ziehen Sie nur die Markierung Erstzeileneinzug. Ziehen Sie die Markierung Hängender Einzug. In dieser Übung ändern Sie die Einzüge mithilfe des Lineals. 1 Markieren Sie die sieben Absätze mit Definitionen, die der Textzeile Die Werte der vorangegangenen Tabelle... folgen. 2 Platzieren Sie den Mauszeiger auf dem Lineal über der Markierung Hängender Einzug (das untere Dreieck). Das QuickInfo Linker Einzug wird angezeigt. 3 Halten Sie die Taste ALT gedrückt, und ziehen Sie die Markierung Hängender Einzug nach rechts, bis der Wert 2 cm links neben der Markierung angezeigt wird. Lassen Sie die Maustaste los, aber heben Sie die Textmarkierung nicht auf. Die Absätze werden jeweils um 2 cm unter der ersten Zeile eingerückt. 4 Lassen Sie die Taste ALT los.

11 Lektion 5 Ändern des Layouts eines Dokuments 5.11 Sie müssen zwar ALT nicht gedrückt halten, wenn Sie eine Absatzmarkierung ziehen, aber auf diese können Sie die eingestellten Werte sehen. 5 Stellen Sie sicher, dass die Absätze mit den Definitionen noch markiert sind, und ziehen Sie die Markierung Linker Einzug (das Quadrat) an die 5-cm-Markierung des Lineals. Beachten Sie, dass alle drei Formatierungsmarkierungen verschoben und die gesamten Absätze eingerückt werden. 6 Stellen Sie sicher, dass die Absätze mit den Definitionen noch markiert sind, und ziehen Sie die Markierung Rechter Einzug (das untere Dreieck auf der rechten Seite des Lineals) zur 13,75-cm- Markierung des Lineals. Der rechte Rand des markierten Textes wird nach rechts verschoben. 7 Klicken Sie auf eine beliebige Stelle des Dokuments, um die Markierung des Textes aufzuheben. 8 Blättern Sie durch das Dokument, und betrachten Sie die verschiedenen Absatzformate. 9 Klicken Sie auf der Standard-Symbolleiste auf die Schaltfläche Speichern. Word speichert das Dokument. Lassen Sie diese Datei für die nächste Übung geöffnet.

12 5.12 Grundlagen: Textverarbeitung Ändern der Tabulatoreinstellungen Word richtet Tabstopps automatisch linksbündig aus und setzt sie in einem Abstand von jeweils 1,25 cm. Jedes Mal, wenn Sie die Taste TAB drücken, wird die Einfügemarke zum nächsten Tabstopp der aktuellen Zeile bewegt. Sofern Sie nichts anderes angeben, fügt Word einen linksbündig ausgerichteten Tabstopp ein, sobald Sie TAB drücken. Mit einem linksbündig ausgerichteten Tabstopp wird der Text in einem bestimmten Abstand vom linken Seitenrand bündig ausgerichtet. In der folgenden Tabelle werden die verfügbaren Tabulatortypen erklärt. Sie können die Tabulatorausrichtung ändern, indem Sie auf die Schaltfläche Tabstopp links neben dem Lineal klicken oder indem Sie im Menü Format auf Tabstopp klicken und im Dialogfeld Tabstopps auf die gewünschte Ausrichtungsoption klicken. Tabulatortyp Schaltfläche Effekt Links Rechts Zentriert Dezimal Vertikale Linie Der Text wird linksbündig ausgerichtet, sodass er sich rechts vom Tabulator befindet. Der Text wird rechtsbündig ausgerichtet, sodass er sich links vom Tabulator befindet. Der Text wird zentriert, sodass er sich auf beiden Seiten des Tabulators befindet. Zahlen werden unter einem gemeinsamen Dezimalzeichen bündig ausgerichtet. An der Tabstoppposition wird eine senkrechte Linie eingefügt. Obwohl die vorgegebenen Abstände zwischen Tabstopps für die meisten Dokumente, die Sie erstellen, wahrscheinlich ausreichend sind, können Sie diese Abstände ändern. Wenn Sie beispielsweise ein Dokument mit mehreren Datenspalten bearbeiten, können Sie die Tabstoppeinstellungen so ändern, dass die Daten in gleichmäßigen Abständen angeordnet werden und auf der Seite gut lesbar sind. Bei der Arbeit mit Tabstopps stellt sich manchmal heraus, dass der Text nicht in die angelegten Spalten passt.

13 Lektion 5 Ändern des Layouts eines Dokuments 5.13 Wenn Sie beim Markieren des Textes Probleme haben, klicken Sie links neben die erste Zeile mit dem Eintrag 01 MA , halten die UMSCHALTTASTE gedrückt, und markieren dann die Zeile. Lassen Sie die UMSCHALTTASTE und die Maustaste los. Blättern Sie nach unten zur Zeilennummer 98. Beachten Sie, dass Zeile 01 während des Blätterns markiert bleibt. Wenn Sie die Zeilennummer 98 erreichen, drücken Sie die UMSCHALTTASTE und markieren diese Zeile. Die Zeilen 02 bis 97 werden von Word automatisch markiert. In dieser Übung verbreitern Sie Spalten mithilfe des Dialogfelds Tabstopps und ändern die Tabstoppeinstellungen. 1 Blättern Sie zur Überschrift Durchschnittliches Gehalt in den USA nach Bundesstaatkennung (2 Stellen), und markieren Sie alle Zeilen unter der Überschrift (von 01 bis 98). 2 Klicken Sie im Menü Format auf Tabstopp. Das Dialogfeld Tabstopps wird angezeigt. 3 Geben Sie in das Feld Tabstoppposition den Wert 2,5 ein. 4 Klicken Sie auf die Schaltfläche Festlegen. Der Tabstopp wird definiert, und der Wert der Tabstoppposition wird in der Liste angezeigt. 5 Geben Sie 6,75 ein, und klicken Sie auf die Schaltfläche Festlegen. Der zweite Tabstopp wird definiert, und der Wert der Tabstoppposition wird in der Liste angezeigt. 6 Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Tabstopps zu schließen. Wie die nachfolgende Abbildung zeigt, sind die Datenspalten entsprechend der Tabstopps, die Sie gerade eingefügt haben, jetzt deutlich voneinander getrennt und ordentlich ausgerichtet.

14 5.14 Grundlagen: Textverarbeitung 7 Klicken Sie auf eine beliebige Stelle der Seite, um die Markierung des Textes aufzuheben. Lassen Sie diese Datei für die nächste Übung geöffnet. Festlegen und Löschen bestimmter Tabstopps Sie können auch mithilfe des horizontalen Lineals den Tabstopptyp auswählen und Tabstopps festlegen. Dies wird weiter hinten in dieser Lektion erklärt. Beim Erstellen von Listen, tabellarischen Übersichten oder anderen stark formatierten Textabschnitten kann es hilfreich sein, in bestimmten Abständen Tabstopps einzufügen, damit die Daten auf eine gefällige Weise unterteilt werden. Die Ausrichtung, die Sie im Abschnitt Ausrichtung des Dialogfelds Tabstopps auswählen, legt fest, wie der Text an dem betreffenden Tabstopp ausgerichtet wird. In Word sind fünf Typen von Tabstopps verfügbar. Zudem können Sie einen Tabstopp mit Füllzeichen definieren, der als Punktlinie zwischen der Einfügeposition und dem nächsten Tabstopp angezeigt wird. Auch Tabstopps mit Füllzeichen können linksbündig, rechtsbündig, zentriert oder am Dezimalzeichen ausgerichtet sein. Sie haben möglicherweise schon einmal in einem Abrechnungsbuch oder auf einer Rechnung Tabstopps mit Füllzeichen gesehen, wo in der Zeile mit der Gesamtsumme eine Punktlinie zum Gesamtrechnungsbetrag führt und diesen Eintrag damit von anderen, darüber liegenden Einträgen abhebt. Tabstopps werden im Dialogfeld Tabstopps festgelegt und gelöscht. Sie können hier einen einzelnen oder mehrere Tabstopps festlegen, die Textausrichtung bezogen auf den Tabstopp definieren und alle vorhandenen Tabstopps löschen. In dieser Übung legen Sie im Dialogfeld Tabstopps Tabstopps fest. Sie geben dann Text ein, um zu sehen, welchen Effekt die hinzugefügten Tabstopps haben, und löschen anschließend eine Tabstoppeinstellung. 1 Drücken Sie STRG+ENDE, um die Einfügemarke zum Ende des Dokuments zu bewegen.

15 Lektion 5 Ändern des Layouts eines Dokuments 5.15 Wenn Sie viele benutzerdefinierte Tabstopps festlegen möchten, sollten Sie zuerst die vorgegebenen Tabstopps löschen. Um die Standardeinstellungen zu löschen, klicken Sie im Dialogfeld Tabstopps auf die Schaltfläche Alle löschen, bevor Sie neue Tabstopps festlegen. Wenn Sie die vordefinierten Tabstopps beibehalten, müssen Sie öfter TAB drücken. 2 Klicken Sie im Menü Format auf Tabstopp. Das Dialogfeld Tabstopps wird angezeigt. 3 Geben Sie in das Feld Tabstoppposition den Wert 2,5 ein, und klicken Sie auf die Schaltfläche Festlegen. 4 Geben Sie in das Feld Tabstoppposition den Wert 7,5 ein, und klicken Sie auf die Schaltfläche Festlegen. 5 Geben Sie in das Feld Tabstoppposition den Wert 12,5 ein. 6 Klicken Sie im Bereich Ausrichtung auf die Option Dezimal, klicken Sie auf die Schaltfläche Festlegen, und klicken Sie dann auf OK. Auf dem Lineal werden zwei linksbündige Tabstopps und ein Dezimaltabstopp angezeigt, und das Dialogfeld Tabstopps wird geschlossen. 7 Drücken Sie TAB, geben Sie Gehaltsstufe ein, und drücken Sie nochmals TAB. 8 Geben Sie Befragte Personen ein, und drücken Sie TAB. 9 Geben Sie Mittel ein, und drücken Sie die EINGABETASTE. Die Überschriften werden angezeigt. 10 Zur Eingabe der ersten Datenzeile drücken Sie TAB und geben die folgenden Daten ein, wobei Sie zwischen der Eingabe der einzelnen Einträge jeweils TAB und nach dem letzten Eintrag die EINGABETASTE drücken. Einstieg ,00 Die Daten für die erste Tabellenzeile sind damit eingegeben. 11 Drücken Sie TAB, und geben Sie die folgenden Daten ein, wobei Sie nach den einzelnen Einträgen jeweils TAB und nach dem letzten Eintrag die EINGABETASTE drücken. Mittel ,00 Die Daten für die zweite Tabellenzeile sind damit eingegeben. Beachten Sie, dass die Zahl am Dezimalzeichen und nicht wie üblich linksbündig ausgerichtet wird.

16 5.16 Grundlagen: Textverarbeitung 12 Drücken Sie TAB, und geben Sie die folgenden Daten ein, wobei Sie nach den einzelnen Einträgen jeweils TAB drücken. Hoch Drücken Sie die EINGABETASTE. Beachten Sie, dass die Zahl, obwohl Sie kein Dezimalzeichen eingegeben haben, korrekt unter den anderen Zahlen ausgerichtet wird. 13 Klicken Sie im Menü Format auf Tabstopp. 14 Klicken Sie in der Liste der Tabstopppositionen auf die Einstellung 7,5, und klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen. Die Tabstoppposition bei 7,5 cm wird gelöscht. 15 Beachten Sie, dass Word automatisch die Einstellung 12,5 cm in der Liste der Tabstopppositionen markiert hat. Nachdem die Position 12,5 cm bereits markiert ist, klicken Sie im Abschnitt Füllzeichen auf die Option Klicken Sie auf die Schaltfläche Festlegen und anschließend auf OK. 17 Drücken Sie TAB, und geben Sie Mittel ein. 18 Drücken Sie TAB, und geben Sie ein. Der Leerraum vor dem zweiten Tabstopp wird mit Punkten gefüllt. 19 Klicken Sie auf der Standard-Symbolleiste auf die Schaltfläche Speichern. Word speichert das Dokument. Lassen Sie diese Datei für die nächste Übung geöffnet. Festlegen und Löschen von Tabstopps mithilfe des Lineals Sie können mithilfe des Lineals schnell Tabstopps festlegen und löschen. Diese Taktik bewährt sich, wenn Sie Tabstopps visuell am darunter liegenden Text ausrichten möchten, statt eine Zahl zur Platzierung des Tabstopps einzugeben. Um einen Tabstopp mithilfe des Lineals festzulegen, markieren Sie den Absatz bzw. die Absätze, für den bzw. die die Tabstopps definiert werden sollen. Dann klicken Sie auf die Schaltfläche Tabstoppausrichtung ganz links am Lineal, um die Tabstoppausrichtung festzulegen. Klicken Sie an der gewünschten Position auf das Lineal, um die Tabstoppmarkierung zu platzieren. An der betreffenden Position wird eine Tabstoppmarkierung angezeigt.

17 Lektion 5 Ändern des Layouts eines Dokuments 5.17 Sie können mit der Schaltfläche Tabstoppausrichtung auch den Erstzeileneinzug und den hängenden Einzug festlegen. Klicken Sie so oft auf die Schaltfläche Tabstoppausrichtung, bis das Symbol Erstzeileneinzug bzw. Hängender Einzug angezeigt wird. Klicken Sie dann auf dem Lineal auf die Position, an der der Einzug definiert werden soll. In dieser Übung geben Sie weiteren Text ein und legen mithilfe des Lineals Tabstopps fest. 1 Klicken Sie hinter die letzte 0 in der Zahl , um die Einfügemarke dort zu platzieren, und drücken Sie dann zwei Mal die EINGABETASTE. 2 Geben Sie die folgenden vier Datenzeilen ein, wobei Sie TAB drücken, um die Einfügemarke zur nächsten Tabstoppposition zu bewegen, und drücken Sie am Ende jeder Zeile die EINGABETASTE. Drücken Sie TAB, und geben Sie Folgendes ein. Alter Befragte Personen Mittel über 45 Jahre Nachdem das Dokument jetzt etwas mehr Text enthält, ist der Effekt der Ausrichtungseinstellungen auf dem Bildschirm erkennbar. 3 Markieren Sie alle Textzeilen auf dieser Seite, mit Ausnahme der Zeile mit der Bezeichnung Mittel (also die letzte Zeile). 4 Ziehen Sie die zweite Tabstoppmarkierung (die sich an der Position 7,5 cm befindet) vom Lineal weg. Die Tabstoppposition wird gelöscht, und der Text wird verschoben. 5 Klicken Sie auf die Schaltfläche Tabstoppausrichtung am linken Ende des Lineals, die jetzt als Schaltfläche Tabstopp links auf dem Lineal angezeigt wird. Die Schaltfläche Tabstoppausrichtung nimmt nun die Form der Schaltfläche Tabstopp zentriert an. 6 Klicken Sie auf der 7,5-cm-Markierung auf das Lineal. Damit wird ein zentrierter Tabstopp definiert, und der Text wird neu ausgerichtet.

18 5.18 Grundlagen: Textverarbeitung 7 Klicken Sie auf eine beliebige Stelle des Dokuments, um die Markierung des Textes aufzuheben. 8 Klicken Sie auf der Standard-Symbolleiste auf die Schaltfläche Speichern. Word speichert das Dokument. Lassen Sie diese Datei für die nächste Übung geöffnet. Einfügen von Seitenzahlen Wenn Sie in der Normalansicht arbeiten, können Sie die eingefügten Seitenzahlen nicht sehen. Sie können die Seitenzahlen allerdings in der Seitenansicht und in der Seitenlayoutansicht betrachten. Wenn Sie ein mehrseitiges Dokument verfassen, ziehen Sie möglicherweise in Betracht, die einzelnen Seiten durch Seitenzahlen zu markieren. Die Verwendung von Seitenzahlen ist hilfreich, wenn Sie das Dokument an andere weitergeben. Die Personen, die Ihr Dokument lesen, kennen die Informationen nicht so genau wie Sie. Statt ihnen zu sagen, den Absatz unter dem Bild in der Mitte des Dokuments zu suchen, können Sie einfach auf Seite sechs und den Absatz unter dem Bild verweisen. Seitenzahlen sind auch nützlich, wenn Sie ein langes Dokument erstellen. Seitenzahlen erleichtern es, das Dokument in der richtigen Reihenfolge zu halten, insbesondere wenn Sie einzelne Seiten des Dokuments ausdrucken oder bearbeiten. Seitenzahlen geben an, an welcher Position Sie sich innerhalb des Dokuments befinden. Sie können über den Befehl Seitenzahlen im Menü Einfügen Seitenzahlen in ein Dokument einfügen. Standardmäßig werden Seitenzahlen in der linken unteren Ecke jeder Seite angezeigt. Sie können die Position der Seitenzahlen ändern, indem Sie den oberen oder unteren Seitenrand und dann die linke Ecke, die rechte Ecke oder die Mitte der Seite auswählen. Zudem können Sie nur auf der ersten Seite eine Seitenzahl anzeigen.

19 Lektion 5 Ändern des Layouts eines Dokuments 5.19 In dieser Übung fügen Sie dem Dokument Seitenzahlen hinzu. 1 Drücken Sie STRG+POS1, um die Einfügemarke zum Anfang des Dokuments zu bewegen. 2 Klicken Sie im Menü Einfügen auf Seitenzahlen. Das Dialogfeld Seitenzahlen wird angezeigt, und die aktuelle Position der Seitenzahlen wird im Bereich Vorschau angezeigt. Wenn Sie die Position der Seitenzahl ändern möchten, klicken Sie auf den Dropdownpfeil neben Position und wählen den oberen bzw. unteren Seitenrand aus. 3 Klicken Sie auf den Dropdownpfeil neben Ausrichtung und dann auf Zentriert. Die Seitenzahl wird im Beispieltext im Bereich Vorschau zentriert. 4 Klicken Sie auf OK, und blättern Sie zum unteren Seitenrand, um sich die Seitenzahl anzusehen. Das Dokument wird automatisch in der Seitenlayoutansicht angezeigt, sodass Sie die Seitenzahl betrachten können, die Sie der Fußzeile hinzugefügt haben. Lassen Sie diese Datei für die nächste Übung geöffnet.

20 5.20 Grundlagen: Textverarbeitung Erstellen von Kopf- und Fußzeilen In der Normalansicht werden Kopf- und Fußzeilen nicht angezeigt; in der Seitenansicht können Sie sich jedoch betrachten. Wenn die Symbolleiste Kopfund Fußzeile im Weg ist, ziehen Sie die Symbolleiste an eine andere Position. Neben Seitenzahlen sind Kopf- und Fußzeilen in mehrseitigen Dokumenten hilfreich. Kopf- und Fußzeilen bieten sich in Dokumenten an, die mehrere Kapitel oder Abschnitte umfassen, weil Sie dem Leser eine Orientierungshilfe geben können, indem Sie den aktuellen Abschnittstitel in der Kopf- oder Fußzeile angeben. Sie können einem Dokument am oberen und unteren Seitenrand Kopfund Fußzeilentext hinzufügen. Bei diesem Text kann es sich um einen Dokumentbezeichner, z. B. einen Dateinamen, oder eine Seitenzahl oder um Informationen zum Autor handeln. In dieser Übung öffnen Sie die Kopfzeile und fügen Text in die Fußzeile ein. 1 Klicken Sie im Menü Ansicht auf Kopf- und Fußzeile. Die Symbolleiste Kopf- und Fußzeile und die Felder Kopfzeile und Fußzeile werden angezeigt, und Sie haben jetzt Zugriff auf die Kopfzeile. Beachten Sie, dass sich das Feld Kopfzeile am oberen Seitenrand und das Feld Fußzeile am unteren Seitenrand befindet. 2 Klicken Sie auf der Symbolleiste Kopf- und Fußzeile auf die Schaltfläche Zwischen Kopf- und Fußzeile wechseln. Die Einfügemarke wird von der Kopfzeile in die Fußzeile verschoben. 3 Klicken Sie nochmals auf die Schaltfläche Zwischen Kopf- und Fußzeile wechseln. Die Einfügemarke wird wieder in die Kopfzeile bewegt. 4 Geben Sie Ihren Namen ein. Ihr Name wird in der oberen linken Ecke der Kopfzeile angezeigt. 5 Blättern Sie zur zweiten Seite, und sehen Sie sich die Kopfzeile an. Ihr Name wird auch hier angezeigt. 6 Klicken Sie auf der Symbolleiste Kopf- und Fußzeile auf die Schaltfläche Schließen. Die Symbolleiste Kopf- und Fußzeile wird geschlossen. Lassen Sie diese Datei für die nächste Übung geöffnet. Ändern der Seitenausrichtung Sie können den Text einer Seite auf zweierlei Weise ausrichten: im Hochformat und im Querformat. Text, der im Hochformat ausgerichtet wird, wird auf einer Seite, deren Länge die Breite übersteigt, in horizontalen Zeilen platziert. Die standardmäßige Seitenausrichtung in Word ist Hochformat. Im Querformat ausgerichteter Text wird in horizontalen Zeilen auf eine Seite platziert, deren Breite die Höhe übersteigt. Diplome und Auszeichnungen sind für gewöhnlich im Querformat ausgerichtet.

21 Lektion 5 Ändern des Layouts eines Dokuments 5.21 Die folgende Abbildung zeigt Beispiele für Hochformat und Querformat. Sie können die Ausrichtung auch noch ändern, nachdem Sie mit der Erstellung eines Dokuments begonnen haben. In dieser Übung ändern Sie die Seitenausrichtung von Hochformat in Querformat. 1 Klicken Sie im Menü Datei auf Seite einrichten. Das Dialogfeld Seite einrichten wird angezeigt. 2 Klicken Sie gegebenenfalls auf die Registerkarte Seitenränder.

22 5.22 Grundlagen: Textverarbeitung Beachten Sie, dass die Seitenausrichtung im Feld Vorschau von Hochformat in Querformat geändert wurde. 3 Klicken Sie auf die Option Querformat, betrachten Sie das Feld Vorschau, und klicken Sie auf OK. Der Text wird in der Ausrichtung Querformat angezeigt. 4 Klicken Sie auf der Standard-Symbolleiste auf den Dropdownpfeil neben Zoom, und klicken Sie auf Ganze Seite. Die erste Seite des Dokuments sollte so ähnlich wie in folgender Abbildung aussehen.

23 Lektion 5 Ändern des Layouts eines Dokuments 5.23 Lektionszusammenfassung In dieser Lektion haben Sie gelernt, wie Sie die Seitenränder ändern, Absätze formatieren und Tabstopps festlegen und ändern. Sie haben auch erfahren, wie Sie Kopf- und Fußzeilen erstellen, Seitenzahlen einfügen und die Ausrichtung eines Dokuments ändern. Wenn Sie mit der nächsten Lektion fortfahren möchten: 1 Klicken Sie auf der Standard-Symbolleiste auf die Schaltfläche Speichern, um Änderungen an der bearbeiteten Datei zu speichern. Word speichert die Änderungen. 2 Klicken Sie im Menü Datei auf Schließen, um die Datei zu schließen. Word schließt die Datei. Falls Sie nicht mit anderen Lektionen fortfahren: 1 Klicken Sie auf der Standard-Symbolleiste auf die Schaltfläche Speichern, um Änderungen an der bearbeiteten Datei zu speichern. Word speichert die Änderungen. 2 Klicken Sie in der rechten oberen Ecke des Word-Fensters auf die Schaltfläche Schließen. Das Programm Word wird geschlossen. Kurzer Test 1 Nennen Sie drei Möglichkeiten, die Seitenränder in Word zu ändern. 2 Welche Ähnlichkeiten und Unterschiede bestehen zwischen der vertikalen und der horizontalen Ausrichtung? 3 Wie werden die Maße der Seitenränder angezeigt? 4 Wie zeigen Sie die Symbolleiste Kopf- und Fußzeile an? 5 Worin unterscheiden sich die Markierung Linker Einzug und die Markierung Linker Seitenrand des Lineals? 6 Wie löschen Sie einen Tabstopp? 7 Wie geben Sie an, dass Sie in die obere rechte Ecke des Dokuments Seitenzahlen einfügen möchten?

24 5.24 Grundlagen: Textverarbeitung 8 Nennen Sie zwei Möglichkeiten, wie Sie zwischen der Kopf- und der Fußzeile wechseln können, wenn die Felder Kopfzeile und Fußzeile angezeigt werden. 9 Welche Formatierungsmerkmale nimmt ein Absatz an, wenn Sie die zugehörige Absatzmarke löschen? Wichtig Im nachfolgenden Abschnitt Zusammenfassung müssen Sie Übung 1 bearbeitet haben, um mit Übung 2 fortfahren zu können. Zusammenfassung Übung 1: Starten Sie Word, falls erforderlich. Öffnen Sie ein neues leeres Word-Dokument. Ändern Sie die Einstellungen für den linken und den rechten Seitenrand jeweils in 5 cm und die Ausrichtung in Querformat. Fügen Sie Tabstopps an den Positionen 5 cm, 10 cm, 15 cm und 20 cm ein. Der Tabstopp an der Position 15 cm soll ein Dezimaltabstopp und der Tabstopp an der Position 20 cm soll rechtsbündig ausgerichtet sein. Geben Sie die folgenden Überschriften in die erste Zeile ein: Berufserfahrung, Befragte Personen, Mittel und 90%. Fügen Sie eine neue Zeile ein, setzen Sie die Überschriften in Fettschrift, und speichern Sie das Dokument unter dem Namen Practice 05. Sie verwenden Übung 1 zur Bearbeitung der folgenden Übung. Übung 2: Geben Sie die folgenden Daten in die nächsten beiden Zeilen ein, wobei Sie nach den einzelnen Einträgen jeweils TAB drücken. Weniger als 2 Jahre Jahre Erstellen Sie eine zentrierte Überschrift mit dem Titel Umfrageergebnisse und eine Fußzeile mit dem aktuellen Datum in der linken und dem Eintrag Seite X von Y in der rechten Ecke (wobei X für die aktuelle Seitenzahl und Y für die Gesamtzahl der Seiten steht). Speichern Sie die Datei im Ordner Lesson05, und schließen Sie das Dokument. Übung 3: Die Symbolleiste Kopf- und Fußzeile enthält die Schaltfläche AutoText einfügen. Öffnen Sie ein neues leeres Dokument, und probieren Sie verschiedene der über diese Funktion verfügbaren Optionen aus. Speichern Sie die Datei im Ordner Lesson05, und schließen Sie das Dokument.

25 Lektion 5 Ändern des Layouts eines Dokuments 5.25 Übung 4: Legen Sie in dem aktuell geöffneten Dokument eine Liste Ihrer Lieblingsmusiker an. Legen Sie einen linksbündigen Tabstopp bei 2,5 cm fest, und geben Sie den Namen der Gruppe oder des Musikers ein. Definieren Sie einen weiteren linksbündigen Tabstopp, und geben Sie den Namen einer CD dieses Künstlers ein. Wenn Sie mehrere CDs besitzen, drücken Sie die EINGABETASTE, und drücken Sie zwei Mal TAB, um die einzelnen CDs jeweils in eine eigene Textzeile einzugeben. Definieren Sie neben diesen Angaben einen rechtsbündigen Tabstopp an der Position 12,5 cm, weisen Sie jeder CD einen Wert zwischen 1 und 10 zu (wobei 1 für CDs, die Sie am wenigsten mögen, steht). Geben Sie Daten für mehrere Künstler ein. Speichern Sie die Datei im Ordner Lesson05, und schließen Sie das Dokument. Übung 5: Wir haben in dieser Lektion den Absatzendabstand angepasst. Welche anderen Abstandsoptionen sind für Absätze und Zeilen verfügbar? Betrachten Sie das Dialogfeld Absatz genauer, und informieren Sie sich in der Hilfedatei zu Word näher über Absatz- und Zeilenabstände.