Anhang III Umsetzung der Formvorschriften mit Microsoft Word 98-03

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1 Anhang III Umsetzung der Formvorschriften mit Microsoft Word Die Qualität einer wissenschaftlichen Arbeit bestimmt sich an Hand der Faktoren Sprache, Inhalt und Form. Das wissenschaftliche Arbeiten sollte als ganzheitlicher Prozess gesehen werden, indem die inhaltliche und formelle Gestaltung nicht als unabhängig voneinander, sondern als untrennbar verbundene Elemente betrachtet werden. In Hinblick auf die formelle Ausgestaltung ist der Einsatz von modernen Textverarbeitungsprogrammen ein unumgänglicher Bestandteil der zu erstellenden Arbeit. Die vielfältigen Möglichkeiten dieser Programme bleiben demjenigen, der sich zum ersten Mal mit diesen auseinandersetzt, meist verborgen, oder lassen sich nur mit hohem Zeitaufwand eigenständig erwerben. Die folgenden Ausführungen sollen für den Leser einen 7-stufigen exemplarischen Leitfaden darstellen, mit dem die in den vorherigen Kapiteln erklärten Formvorschriften eingehalten und umgesetzt werden können Stufe: Seitenlayout Als erstes wird für die gesamte Arbeit einheitlich das Seitenlayout festgelegt. Über den Befehl DATEI: Seite einrichten in der Menuleiste lässt sich unter der Registerkarte Seitenränder der Abstand des Textkörpers zum Seitenrand festlegen. DATEI Seite einrichten Dialogfenster SEITE EINRICHTEN Registerkarte Seitenränder Ränder Oben: 4 cm Unten: 2 cm Links: 4 cm Rechts: 2 cm Orientierung Hochformat 2. Stufe: Formatvorlagen Besonders bei der Anfertigung umfangreicherer wissenschaftlicher Arbeiten ist die Arbeit mit Formatvorlagen sehr hilfreich. Die verschiedenen Parameter wie Schriftgröße, Schriftart, Zeilenabstand etc. lassen sich nach einmaliger Festlegung als Formatvorlage auf das gesamte Dokument einheitlich bestimmen. Die Formatvorlagen gliedern sich in verschiedene funktionelle Ebenen zwischen denen ein schneller Wechsel möglich ist. Über den Befehl FORMAT: Formatvorlagen und Formatierung in der Menuleiste erscheint auf der rechten Bildschirmseite ein Fenster mit den von Microsoft Word voreingestellten Formatvorlagen. Diese lassen sich entweder beliebig ändern (Rechtsklick auf bestehende Formatvorlage Ändern) oder erweitern (NEUE FORMATVORLAGE). Soll die neu ers- 1 Weitere zur Formatierung finden sich unter: und Hilfreich auch Rossig, W./Prätsch, J., Arbeiten, 2005, S , sowie zuletzt Kropp, W./Huber, A., Studienarbeiten, 2006, S. 153, 171.

2 tellte Formatvorlage zu den bereits bestehenden hinzugefügt werden und damit auch für andere Dokumente zur Verfügung stehen, ist das Feld Zur Vorlage hinzufügen im Dialogfenster NEUE FORMATVORLAGE zu markieren. Beim Anlegen einer neuen Formatvorlage ist zu unterscheiden, ob sich diese auf den Text oder die Überschrift beziehen soll. Zunächst soll das Anlegen einer Textformatvorlage behandelt werden. Hierzu ist im Dialogfenster NEUE FORMATVORLAGE unter Formatvorlage basiert auf Standard auszuwählen. In demselben Dialogfenster lassen sich auch die Grundelemente Schriftart, Schriftgröße, Textausrichtung und Zeilenabstand direkt festlegen. Eigenschaften Name: Eigene Bezeichnung festlegen (z. B. Diplomarbeit Text) Formatvorlage basiert auf: Standard Formatierung Schriftart: Times New Roman (oder Arial) Schriftgröße: 12 Textausrichtung: Blocksatz Zeilenabstand: 1,5 Zur Vorlage hinzufügen: markieren Weitergehende Einstellungen sind über die Schaltfläche FORMAT möglich. Schaltfläche FORMAT Schriftart Absatz Tabstopp Rahmen Sprache Positionsrahmen Nummerierung Tastenkombination Eine Überschriftenebene lässt sich über die Drop-down Liste im Dialogfenster NEUE FOR- MATVORLAGE: Formatvorlage basiert auf definieren. Dazu ist aus der Liste der Menüpunkt Überschrift auszuwählen. Die dahinter stehende Ziffer bezeichnet die entsprechende Gliederungsebene. Zu beachten ist, dass der Abstand zwischen Überschrift und vorhergehendem Text doppelt so groß ist wie der Abstand zwischen Überschrift und nachfolgendem Text. Eigenschaften Name: Eigene Bezeichnung festlegen Formatvorlage basiert auf: Überschrift 1

3 Vor: 12 pt Nach: 6 pt 3. Inhaltsverzeichnis Sind die verschiedenen Gliederungsebenen definiert lässt sich daraus über den Befehl EIN- FÜGEN Referenz Index und Verzeichnisse Registerblatt Inhaltsverzeichnis in der Menuleiste automatisch ein Inhaltsverzeichnis erstellen. Index und Verzeichnisse Dialogfenster INDEX UND VERZEICHNISSE Registerkarte Inhaltsverzeichnis Allgemein Ebenen: festlegen Zu beachten ist, dass das Inhaltsverzeichnis eine dynamische Funktion ist, wodurch manuelle Formatierungen des Inhaltsverzeichnisses bei jeder Aktualisierung verloren gehen. Es empfiehlt sich daher die Formatierung des Inhaltsverzeichnisses mit einer eigenen Formatvorlage vorzunehmen. Index und Verzeichnisse Dialogfenster INDEX UND VERZEICHNISSE Registerkarte Inhaltsverzeichnis Schaltfläche Ändern Dialogfenster FORMATVORLAGE Verzeichnis: auswählen Schaltfläche Ändern Dialogfenster FORMATVORLAGE ÄNDERN Änderungen: vornehmen Zur Vorlage hinzufügen: markieren Die individuell erstellte Formatvorlage für das Inhaltsverzeichnis wird den Überschriften zugeordnet. Index und Verzeichnisse Dialogfenster INDEX UND VERZEICHNISSE Registerkarte Inhaltsverzeichnis Schaltfläche Optionen Dialogfenster OPTIONEN FÜR INHALTSVERZEICHNIS

4 Die Notwendigkeit für die Erstellung zweier Formatvorlagen resultiert daraus, dass die Formatierung für das Inhaltsverzeichnis unabhängig von der Formatierung des Textes vorgenommen werden muss. 4. Stufe: Seitennummerierung Bei wissenschaftlichen Arbeiten werden traditionell die dem eigentlichen Text vorgelagerten Seiten nicht mit arabischen, sondern mit römischen Zahlen mittig am oberen Seitenrand nummeriert. Dabei ist darauf zu achten, dass das Titelblatt bei der Nummerierung miteinbezogen wird, selbst jedoch keine Seitenzahl trägt. Die Implementierung mit Microsoft Word gelingt durch einen manuellen Seitenumbruch auf der dem Text vorgelagerten Seite, wodurch das Dokument in zwei Abschnitte geteilt wird. Auf eine differenzierte Seitennummerierung kann aber verzichtet werden, die gesamte Arbeit also (alternativ) auch ausschließlich arabisch nummeriert werden. Umbruch: EINFÜGEN Manueller Umbruch Dialogfenster MANUELLER UMBRUCH Abschnittwechsel: Nächste Seite Nummerierung mit römischen Ziffern: EINFÜGEN Seitenzahlen Dialogfenster SEITENZAHLEN Position: Seitenanfang (Kopfzeile) Zentriert Seitenzahl auf erster Seite: markieren Dialogfenster SEITENZAHLENFORMAT Zahlenformat: - I -, - II -, - III - Seitennumerierung: Nummerierung mit arabischen Ziffern: EINFÜGEN Seitenzahlen Dialogfenster SEITENZAHLEN Position: Beginnen bei II Seitenanfang (Kopfzeile) Zentriert Seitenzahl auf erster Seite: markieren Dialogfenster SEITENZAHLENFORMAT Zahlenformat: - 1 -, - 2 -, - 3 Seitennummerierung: Beginnen bei 1

5 5. Stufe: Fußnoten Die Fußnotenziffern sind grundsätzlich am jeweiligen Satzende nach dem Satzzeichen einzufügen. Die Darstellung der Fußnotenziffern erfolgt in arabischen Ziffern und beginnt auf jeder Seite neu. Fußnote Dialogfenster FUSS- UND ENDNOTE Speicherort Speicherort: Seitenende Format Nummerierung: Auf jeder Seite neu beginnen Schaltfläche Einfügen Für die Formatierung der Fußnoten wird ebenfalls die Verwendung einer Formatvorlage empfohlen. Eigenschaften Name: festlegen Formatvorlage basiert auf: Fußnotentext Formatierung Schriftart: Times New Roman (oder Arial) Schriftgröße: 10 pt Textausrichtung: Blocksatz Zeilenabstand: 1 Zur Vorlage hinzufügen: markieren Der Zeilenabstand zwischen den einzelnen Fußnoten wird auf 1,5 Zeilen festgelegt. Nach: 5 pt

6 6. Stufe: Literaturverzeichnis Das nach dem Text folgende Literaturverzeichnis wird mit einer eigenen Formatvorlage erstellt. Hierbei wird innerhalb einzelner Titelangaben einfacher Zeilenabstand und zwischen den einzelnen Literaturangaben ein eineinhalbfacher Zeilenabstand verwendet. Jeweils ab der zweiten Zeile einer Titelangabe ist mit einem hängenden Einzug von ca. 1 cm zu arbeiten. Einzug Sondereinzug: Hängend Um: 1 cm Vor: 0 pt Nach: 6 pt Zeilenabstand: Einfach Bevor ein neuer Anfangsbuchstabe nach dem ABC beginnt, ist innerhalb des Literaturverzeichnisses ein zweifacher Zeilenabstand manuell einzustellen. Zeilenabstand: Zweifach 7. Stufe: Abkürzungsverzeichnis Das Abkürzungsverzeichnis erfasst alle nicht im Duden sinnentsprechend aufgeführten Abkürzungen, die beim Verfassen des Textes, der Fußnoten und des Literatur- sowie Quellenverzeichnisses verwendet werden. Die Abkürzungen werden durch Punkte von den Erklärungen getrennt (siehe S. XV dieser Anleitung). Tabstopp Dialogfenster TABSTOPP (1) Erster Tabstopp Tabstoppposition: 3,2 cm Links

7 Füllzeichen: Schaltfläche Festlegen (2) Zweiter Tabstop Tabstoppposition: Füllzeichen: Schaltfläche Festlegen 2. 3,5 cm Links 1 Ohne

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