Microsoft Office Word für Windows W-WW2007BG. Autor: Peter Wies. Inhaltliches Lektorat: Sabine Spieß

Transkript

1 W-WW2007BG Autor: Peter Wies Inhaltliches Lektorat: Sabine Spieß 1. Ausgabe vom 30. Januar 2008 Microsoft Office Word 2007 für Windows Themen-Special: Briefgestaltung nach DIN-Vorschriften HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Internet: Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Herausgebers reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. W-WW2007BG Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Links bzw. Verweise auf Internetseiten anderer Anbieter. Auf Inhalt und Gestaltung dieser Angebote hat der HERDT- Verlag keinerlei Einfluss. Hierfür sind alleine die jeweiligen Anbieter verantwortlich.

2

3 Inhalt I 1 Basiswissen Was Sie wissen sollten Zielsetzung und Voraussetzungen Grundlagen zu Normen Gestaltung und Stil von Geschäftsbriefen Geschäftsbriefe erstellen Grundlagen zum Aufbau von Geschäftsbriefen Seitenränder und Briefkopf Typografie in Geschäftsbriefen Postanschrift des Absenders und Anschriftfeld Bezugszeichenzeile und Informationsblock Betreff, Anrede und Unterschriftenblock Anlagen- und Verteilervermerk Geschäftsangaben und gesellschaftsrechtliche Angaben Übung Brieferstellung automatisieren Formatvorlagen in Briefen einsetzen Kopf- und Fußzeilen für mehrseitige Briefe definieren Falz- und Lochmarken verwenden Briefelemente als Schnellbausteine einfügen Dokumentvorlage für einen Geschäftsbrief verwenden Übung Zahlen und mathematische Ausdrücke Einheiten, Rechenzeichen und Zahlen Bruchzahlen Zahlengliederungen und Zahlenaufstellungen Summen Winkelmaße, Exponenten und Indizes Übung Textgestaltung Hervorhebungen Grundlagen zur Textgliederung Textgliederung mit Aufzählungen Textgliederung mit Abschnitten...66 Inhaltsverzeichnisse Tabellen Übung s als Ersatz für Geschäftsbriefe Grundlagen zu s s normgerecht verfassen Übung...77 Anhang Stichwortverzeichnis Einzelne Brief- und Textelemente Zwischenräume Angaben mit Zahlen gliedern Mittestrich, Auslassungspunkte und Abkürzungen Satzzeichen Wörter durch Schriftzeichen ersetzen Fußnoten Übung

4 3 Office Word Themen-Special: Briefgestaltung nach DIN-Vorschriften 3 Brieferstellung automatisieren In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie Formatvorlagen für die Brieferstellung einsetzen können wie Sie Kopf- und Fußzeilen für mehrseitige Briefe definieren wie Sie Falz- und Lochmarken definieren wie Sie mit Schnellbausteinen arbeiten wie Sie eine eigene Briefvorlage erstellen Voraussetzungen Mit Formatvorlagen arbeiten Kopf- und Fußzeilen erstellen 3.1 Formatvorlagen in Briefen einsetzen Vorteile spezieller Formatvorlagen für Geschäftsbriefe Sie können bestimmte Briefteile einfach entsprechend den jeweiligen DIN-Vorschriften formatieren, wenn Sie für diese Elemente eigene Formatvorlagen definieren. Beispielsweise bietet sich der Einsatz von Formatvorlagen für folgende Elemente an: Standardbrieftext Betreff Postanschrift des Absenders Geschäftsangaben bzw. gesellschaftsrechtliche Angaben Bezugszeichenzeile Neue Formatvorlage erstellen Nehmen Sie im Dokument die gewünschten Zeichen-, Absatz- bzw. Tabellenformatierungen vor, und markieren Sie den betreffenden Bereich. Klicken Sie im Register START in der Gruppe FORMATVORLAGEN auf das Symbol, und betätigen Sie im eingeblendeten Aufgabenbereich FORMATVORLAGEN das Symbol. Geben Sie im Eingabefeld den Namen der neuen Formatvorlage ein, und wählen Sie im Listenfeld den gewünschten Formatvorlagentyp. Bestimmen Sie gegebenenfalls über das Listenfeld die Formatvorlage, die im nächsten Absatz der neuen Formatvorlage folgen soll. Soll die neue Formatvorlage für alle Dokumente zur Verfügung stehen, die mit der aktuellen Dokumentvorlage erstellt werden, aktivieren Sie das Optionsfeld NEUE AUF DIESER VORLAGE BASIERENDE DOKUMENTE. Bestätigen Sie mit OK. 26 Neue Formatvorlage erstellen

5 Brieferstellung automatisieren 3 Formatvorlage STANDARD ändern Word verwendet als Standardschriftart Calibri mit der Schriftgröße 11 pt, einem Abstand von 10 pt nach jedem Absatz und einem mehrfachen Zeilenabstand. Da diese Einstellungen nicht mit den Vorschriften der DIN 5008 übereinstimmen, empfiehlt es sich, die Formatvorlage STANDARD entsprechend der folgenden Beschreibung zu ändern. Klicken Sie im Register START in der Gruppe FORMATVORLAGEN mit der rechten Maustaste auf die Formatvorlage STANDARD. Wählen Sie den Kontextmenüpunkt ÄNDERN, um das Dialogfenster FORMATVORLAGE ÄNDERN einzublenden Betätigen Sie die Schaltfläche FORMAT, und wählen Sie den Eintrag ABSATZ. Stellen Sie im nun geöffneten Dialogfenster ABSATZ in den Drehfeldern und jeweils den Wert 0 pt ein. Wählen Sie im Listenfeld den Eintrag EIN- FACH. Schließen Sie das Dialogfenster ABSATZ mit der Schaltfläche OK. Wählen Sie bei Bedarf über das Listenfeld bzw. eine andere Standardschriftart bzw. -größe. Soll die geänderte Formatvorlage STANDARD für alle Dokumente zur Verfügung stehen, die mit der aktuellen Dokumentvorlage erstellt werden, aktivieren Sie das Optionsfeld NEUE AUF DIESER VORLAGE BASIERENDE DOKUMENTE. Bestätigen Sie mit OK. Dialogfenster FORMATVORLAGE ÄNDERN einblenden Absatzeinstellungen festlegen Schriftart bzw. -größe ändern Auf die gleiche Weise können Sie auch andere Formatvorlagen ändern. Falls die zu ändernde Formatvorlage im Register START nicht direkt in der Gruppe FORMATVORLAGEN angezeigt wird, klicken Sie auf den Pfeil und wählen Sie die betreffende Formatvorlage im eingeblendeten Listenfeld. In diesem Listenfeld werden die wichtigsten bzw. die bereits verwendeten Formatvorlagen angezeigt. Sie können bei Bedarf jedoch im Aufgabenbereich FORMAT- VORLAGEN alle vorhandenen Formatvorlagen anzeigen lassen. Blenden Sie hierzu den Aufgabenbereich über das Symbol ein. Klicken Sie im Aufgabenbereich auf den Hyperlink Optionen. Wählen Sie im geöffneten Dialogfenster im Listenfeld ANZUZEIGENDE FORMATVORLAGEN AUS- WÄHLEN den Eintrag ALLE FORMATVORLAGEN. Formatvorlage zuweisen Setzen Sie den Cursor in den Absatz, in das Wort oder in die Tabelle, dem bzw. der eine Formatvorlage zugewiesen werden soll, oder markieren Sie einen entsprechenden Bereich. Klicken Sie im Register START in der Gruppe FORMATVORLAGEN auf den Pfeil, und wählen Sie die gewünschte Formatvorlage im Listenfeld. oder Blenden Sie über das Symbol den Aufgabenbereich FORMATVORLAGEN ein, und klicken Sie im dortigen Listenfeld auf die betreffende Formatvorlage. 27

6 3 Office Word Themen-Special: Briefgestaltung nach DIN-Vorschriften 3.2 Kopf- und Fußzeilen für mehrseitige Briefe definieren Grundlagen zur Seitennummerierung Nach DIN müssen die einzelnen Seiten mehrseitiger Briefe oberhalb des Brieftextes nummeriert werden (bevorzugt rechtsbündig). Auf Seite zwei und eventuell vorhandenen Folgeseiten wird der Brieftext dann in der zweiten Zeile unterhalb der Kopfzeile fortgesetzt. Sie können in Word die Seitenzahlen als sogenanntes Feld (Platzhalter für sich ändernde Informationen) in der Kopfzeile einfügen. Hierdurch stellen Sie sicher, dass auf jeder Briefseite automatisch die aktuelle Seitenzahl angezeigt wird. Damit der Empfänger weiß, wie viele Seiten das komplette Schreiben umfasst, sollten Sie zusätzlich ein Feld einfügen, das die Gesamtseitenzahl des Dokuments ausgibt. Seitennummerierung einfügen Bei der im Folgenden beschriebenen Vorgehensweise erscheint die Seitenzahl und die Gesamtseitenzahl auf jeder Briefseite. Schreiben Sie einen Brief, der sich lediglich über eine Seite erstreckt, müssen Sie die entsprechenden Angaben aus der Kopfzeile löschen. Klicken Sie in der Seitenlayoutansicht doppelt auf die Kopf- bzw. Fußzeile. oder Klicken Sie im Register EINFÜGEN in der Gruppe KOPF- UND FUSSZEILE auf die Schaltfläche KOPFZEILE, und wählen Sie den Eintrag KOPFZEILE BEARBEITEN. Betätigen Sie mehrmals die RETURN -Taste, um den Cursor in der letzten Zeile der Kopfzeile zu positionieren. Achten Sie darauf, dass die Kopfzeile dadurch nicht vergrößert wird. Klicken Sie im Register ENTWURF in der Gruppe KOPF- UND FUSSZEILE auf die Schaltfläche SEITENZAHL. Zeigen Sie auf den Eintrag SEITENZAHLEN, und wählen Sie in der geöffneten Liste den Eintrag. Löschen Sie die von Word unterhalb der Seitennummerierung eingefügte Leerzeile. Richten Sie die Seitennummerierung über das Symbol (Register START, Gruppe ABSATZ) rechtsbündig aus. Sämtliche Briefseiten nummerieren Sollten Sie bereits einen Briefkopf gestaltet haben, der den gesamten Platz der Kopfzeile in Anspruch nimmt, verkleinern Sie diesen, um die Seitennummerierung in die unterste Zeile der Kopfzeile einfügen zu können. Erste Kopfzeile eines zweiseitigen Briefes (Form B) 28

7 Brieferstellung automatisieren 3 Seitennummerierung bei einem einseitigen Brief automatisch entfernen Um zu erreichen, dass die Angabe der Seitenzahlen bei einseitigen Briefen nicht angezeigt wird, nutzen Sie ein verschachteltes IF-Feld. Mithilfe des Bedingungsfeldes IF lassen sich zwei Werte vergleichen und dann (je nach Ergebnis) unterschiedliche Texte ausgeben. Klicken Sie in der Seitenlayoutansicht doppelt auf die Kopf- bzw. Fußzeile. Betätigen Sie mehrmals die RETURN -Taste, um den Cursor in der letzten Zeile der Kopfzeile zu positionieren. Achten Sie darauf, dass die Kopfzeile dadurch nicht vergrößert wird. Klicken Sie im Register START in der Gruppe ABSATZ auf das Symbol, um die Seitennummerierung rechtsbündig auszurichten. Erstellen Sie ein verschachteltes IF-Feld, das den Text Seite X von Y ausgibt, wobei X die aktuelle Seitenzahl bezeichnet (Feld PAGE) und Y die Gesamtseitenzahl (Feld NUMPAGES). Das entsprechende IF-Feld legt dabei fest, dass der betreffende Text nur ausgegeben wird, sofern die Gesamtseitenzahl (Feld NUMPAGES) größer ist als eins. Erzeugen Sie die Feldklammern mit der Tastenkombination STRG F9, und geben Sie innerhalb der Klammern den Namen der Feldfunktion IF sowie ein Leerzeichen ein. Erzeugen Sie ein neues Feldklammernpaar für das Feld NUMPAGES, und geben Sie innerhalb der Klammern den Feldnamen Numpages manuell ein. Fahren Sie mit der Eingabe der verschachtelten Feldfunktion wie in der folgenden Abbildung fort. Achten Sie dabei darauf, dass Sie sämtliche Leerzeichen mit eingeben. Markieren Sie die Zeile mit dem verschachtelten IF-Feld und betätigen Sie die Funktionstaste F9, um die jeweiligen Feldergebnisse anzuzeigen. Wenn die Gesamtseitenzahl größer als 1 ist... soll als Feldergebnis der Text Seite X von Y ausgegeben werden andernfalls soll keine Ausgabe erfolgen. Verschachteltes IF-Feld (bei angezeigten Feldfunktionen) Verschachteltes IF-Feld (bei angezeigten Feldergebnissen) Andere Kopf- und Fußzeilen für die erste Seite erzeugen Kopf- und Fußzeilen gelten standardmäßig für das gesamte Dokument. Sie können die Kopf- und Fußzeile der ersten Seite jedoch auch anders gestalten als die der Folgeseiten. Dadurch lässt sich beispielsweise ab der zweiten Seite ein Briefkopf verwenden, der weniger Elemente beinhaltet. Klicken Sie in der Seitenlayoutansicht doppelt in den Bereich der Kopf- bzw. Fußzeile. Aktivieren Sie im Register ENTWURF in der Gruppe OPTIONEN das Kontrollfeld ERSTE SEITE ANDERS. Die Kopfseite der ersten Briefseite erhält automatisch den Namen ERSTE KOPFZEILE, die Fußzeile den Namen ERSTE FUSSZEILE. Klicken Sie doppelt in den Textbereich des Dokuments, und erzeugen Sie durch einen Seitenwechsel eine neue Seite (beispielsweise mit der Tastenkombination STRG RETURN ). Klicken Sie erneut doppelt in den Bereich der Kopf- bzw. Fußzeile, und gestalten Sie die Kopf- und Fußzeilen beider Seiten nach Ihren Wünschen. Mit den Schaltflächen ZUR FUSSZEILE WECHSELN bzw. ZUR KOPFZEILE WECHSELN (Register ENTWURF, Gruppe NAVIGATION) können Sie zwischen Fuß- und Kopfzeilen wechseln. Zwischen verschiedenen Kopf- und Fußzeilen können Sie mit den Symbolen bzw. (Register ENTWURF, Gruppe NAVIGATION) wechseln. 29

8 3 Office Word Themen-Special: Briefgestaltung nach DIN-Vorschriften 3.3 Falz- und Lochmarken verwenden Wofür werden Falz- und Lochmarken benötigt? Als Arbeitserleichterung für das Falten und Lochen von Briefen können Sie im Dokument Kennzeichnungen an den entsprechenden Positionen einfügen. Diese sogenannten Falzund Lochmarken haben etwa eine Länge von 0,5 cm und werden im Abstand von 0,2 cm vom linken Seitenrand positioniert. Die Falzmarken stellen sicher, dass das Anschriftfeld im Fenster eines genormten Briefumschlags erscheint. Damit Falz- und Lochmarken auf allen übrigen Seiten des Dokuments zur Verfügung stehen und vor versehentlichen Veränderungen geschützt werden, sollten sie bei aktivierter KOPF- UND FUSSZEILE erstellt werden. Dabei werden sie zwar außerhalb der Kopfzeile eingefügt, ihre Objektanker befinden sich jedoch innerhalb der Kopfzeile. Obere Falzmarke Lochmarke bei 14,85 cm Untere Falzmarke Falls auf der ersten und der Folgeseite unterschiedliche Kopfzeilen verwendet werden, müssen Falz- und Lochmarken auf zwei Seiten separat definiert werden. Briefbogen mit Falzmarken und Lochmarke Positionen der Falz- und Lochmarken Die Positionen der Falzmarken variieren, je nachdem welche Form für den Briefkopf nach DIN 676 verwendet wird. Markierung Abstand von der oberen Blattkante bei Form A Abstand von der oberen Blattkante bei Form B Obere Falzmarke 8,70 cm 10,50 cm Untere Falzmarke 19,20 cm 21,00 cm Lochmarke 14,85 cm 14,85 cm Falz- und Lochmarken einfügen und definieren Klicken Sie im Register EINFÜGEN in der Gruppe KOPF- UND FUSSZEILE auf die Schaltfläche KOPF- ZEILE und wählen Sie den Eintrag KOPFZEILE BEARBEITEN, um die Falz- und Lochmarken für alle Briefseiten zu definieren. Klicken Sie im Register EINFÜGEN in der Gruppe ILLUSTRATIONEN auf das Symbol FORMEN, und klicken Sie in der geöffneten Liste im Bereich LINIEN auf das Symbol. Zeichnen Sie an einer beliebigen Stelle bei gedrückter UMSCHALTEN -Taste eine waagerechte Linie von etwa 0,5 cm Länge. Klicken Sie im Register FORMAT in der Gruppe ANORDNEN auf das Symbol POSITION, und wählen Sie den Eintrag WEITERE LAYOUTOPTIONEN, um die Position der Falzmarke festzulegen. Wählen Sie im Dialogfenster ERWEITERTES LAYOUT im Register BILDPOSITION in den Listenfeldern und jeweils den Eintrag SEITE. Geben Sie im Drehfeld den Wert 0,2 cm ein. Geben Sie im Drehfeld den Abstand zum oberen Seitenrand ein (obere Falzmarke für Form A: 8,7 cm bzw. obere Falzmarke für Form B: 10,5 cm). 30

9 Brieferstellung automatisieren 3 Aktivieren Sie das Kontrollfeld, und deaktivieren Sie die anderen Kontrollfelder im Bereich OPTIONEN. Bestätigen Sie die Eingaben mit OK. Position der Falzmarke definieren Wechseln Sie in der Multifunktionsleiste zum Register FORMAT. Geben Sie in der Gruppe SCHRIFTGRAD im Drehfeld FORMENBREITE ( ) den Wert 0,5 cm ein. Klicken Sie in der Gruppe FORMENARTEN auf den Pfeil des Symbols, zeigen Sie auf den Listenfeldeintrag STÄRKE, und wählen Sie den Eintrag ¼ PT. Klicken Sie erneut auf den Pfeil des Symbols, und wählen Sie in der eingeblendeten Farbpalette als Linienfarbe ein helles Grau (z. B. die Designfarbe ). Kopieren Sie die Falzmarke in die Zwischenablage (beispielsweise mit der Tastenkombination STRG C ). Fügen Sie die Falzmarke zweimal wieder ins Dokument ein (z. B. mit der Tastenkombination STRG V ), einmal als Lochmarke und einmal als zweite Falzmarke. Setzen Sie die beiden Marken mithilfe des Dialogfensters ERWEITERTES LAYOUT an die richtige Position, indem Sie jeweils im Listenfeld den gleichen Wert wie bei der ersten Falzmarke wählen und im Listenfeld folgende Werte eingeben: Lochmarke: 14,85 cm; untere Falzmarke für Form A: 19,2 cm bzw. untere Falzmarke für Form B: 21 cm. Bestätigen Sie mit OK. Falls Sie für die erste Seite andere Kopf- und Fußzeilen verwenden, markieren Sie die Falzund Lochmarken der ersten Seite und kopieren Sie diese in die Zwischenablage. Wechseln Sie über das Symbol (Register ENTWURF, Gruppe NAVIGATION) zur Kopfzeile der zweiten Seite, und fügen Sie die Falz- und Lochmarken ein. Passen Sie die Positionen der einzelnen Marken (wie oben beschrieben) an. Linienfarbe festlegen 31

10 3 Office Word Themen-Special: Briefgestaltung nach DIN-Vorschriften 3.4 Briefelemente als Schnellbausteine einfügen Brieferstellung mit Schnellbausteinen beschleunigen Textpassagen, Textfelder oder Grafiken können als Schnellbausteine unter einem Kürzel gespeichert werden. So können Sie in Briefen unter anderem häufig verwendete Formulierungen, das Anschriftfeld, den Informationsblock oder Grafiken einfügen, indem Sie lediglich das Kürzel eingeben, das Word durch den Inhalt des Schnellbausteins ersetzt. Schnellbausteine erstellen Markieren Sie den Bereich, der als Schnellbaustein gespeichert werden soll. Um Absatzformatierungen mit dem Schnellbaustein zu speichern, markieren Sie die Absatzmarke mit. Wechseln Sie in das Register EINFÜGEN, betätigen Sie in der Gruppe TEXT die Schaltfläche SCHNELLBAUSTEINE, und wählen Sie den Eintrag AUSWAHL IM SCHNELLBAU- STEIN-KATALOG SPEICHERN. Alternative: ALT F3 Tragen Sie im Eingabefeld ein Kürzel ein, mit dem der Schnellbaustein in Zukunft aufgerufen werden soll. Stellen Sie sicher, dass im Listenfeld der Eintrag SCHNELLBAUSTEINE aktiviert ist. Tragen Sie im Eingabefeld eine kurze Beschreibung des Schnellbausteins ein. Bestätigen Sie mit OK. Schnellbausteine erstellen Die auf diese Weise erstellten Schnellbausteine stehen in allen Dokumenten, die Sie künftig bearbeiten, zur Verfügung. Schnellbausteine einfügen Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der Sie den Schnellbaustein einfügen möchten. Geben Sie das Kürzel für den Schnellbaustein ein, und betätigen Sie die F3 -Taste. oder Betätigen Sie im Register EINFÜGEN in der Gruppe TEXT die Schaltfläche SCHNELLBAUSTEINE, und wählen Sie den Schnellbaustein aus der Liste. Wenn Sie in der Liste der Schaltfläche SCHNELLBAUSTEINE mit der rechten Maustaste auf den Schnellbaustein klicken, können Sie im Kontextmenü wählen, an welcher Stelle des Dokuments Sie den Schnellbaustein einfügen möchten. Schnellbausteine einfügen 32

11 Brieferstellung automatisieren Dokumentvorlage für einen Geschäftsbrief verwenden Vorteile einer speziellen Dokumentvorlage für Geschäftsbriefe In der Regel wünschen Unternehmen, dass die Geschäftskorrespondenz sich weit gehend durch ein einheitliches Aussehen auszeichnet. Beispielsweise sollen für alle Schreiben derselbe Briefkopf, dieselbe Schriftart und -größe und dieselben Geschäftsangaben in der Fußzeile verwendet werden. In einer Dokumentvorlage können alle diese Einstellungen gespeichert werden, sodass sie in jedem Dokument automatisch zur Verfügung stehen, das mit der Vorlage erstellt wird. Eine Dokumentvorlage für Geschäftsbriefe kann unter anderem folgende Elemente enthalten: Einstellungen für die Seitenränder Datum (vgl. Abschnitt 5.2) Briefkopf Formatvorlagen Falz- und Lochmarken Schnellbausteine Anschriftfeld Geschäftsangaben Bezugszeichenzeile oder Informationsblock Gesellschaftsrechtliche Angaben Damit Dokumentvorlagen möglichst global eingesetzt werden können, werden darin normalerweise keine individuellen Elemente gespeichert. Sie können aber auch Dokumentvorlagen mit individuellen Elementen erstellen, beispielsweise um wöchentliche Bestellungen bei einem bestimmten Lieferanten aufzugeben. In einer solchen Vorlage lassen sich die Standardelemente um Empfängerangaben, Betreff, Anrede, Gruß und vorgefertigte Textteile erweitern. Neue Dokumentvorlage für einen Geschäftsbrief erstellen Klicken Sie auf die OFFICE-Schaltfläche, rufen Sie den Menüpunkt NEU auf, und klicken Sie im eingeblendeten Dialogfenster in der Kategorie VORLAGEN auf den Eintrag MEINE VORLAGEN. Wählen Sie im Dialogfenster NEU den Eintrag LEERES DOKUMENT, und aktivieren Sie das Optionsfeld. Bestätigen Sie mit OK. Gestalten Sie die Dokumentvorlage nach Ihren Wünschen. Speichern Sie die Dokumentvorlage, indem Sie auf die OFFICE-Schaltfläche klicken und den Menüpunkt SPEICHERN aufrufen. Im geöffneten Dialogfenster SPEICHERN UNTER ist bereits der Ordner Templates gewählt, in dem selbst erstellte Vorlagen gespeichert werden. Im Listenfeld DATEITYP ist der Eintrag WORD-VORLAGE voreingestellt. Tragen Sie den Namen für die neue Dokumentvorlage im Eingabefeld DATEINAME ein. Bestätigen Sie mit der Schaltfläche SPEICHERN. Neue Dokumentvorlage erstellen Dokumentvorlagen besitzen die Dateinamenerweiterung.dotx. 33

12 3 Office Word Themen-Special: Briefgestaltung nach DIN-Vorschriften Eine Dokumentvorlage auf der Grundlage eines fertigen Briefes erzeugen Sie können einen bereits geschriebenen Brief als Vorlage für weitere Briefe nutzen. Öffnen Sie den betreffenden Brief, und löschen Sie alle individuellen Textteile, die Sie nicht in der Vorlage verwenden möchten. Klicken Sie auf die OFFICE-Schaltfläche, und rufen Sie den Menüpunkt SPEICHERN UNTER - WORD-VORLAGE auf. Im Listenfeld DATEITYP ist der Eintrag WORD-VORLAGE voreingestellt. Wechseln Sie zum Speicherort für selbst erstellte Vorlagen, indem Sie in den Linkfavoriten auf den Hyperlink Templates klicken. Falls die Linkfavoriten im Dialogfenster SPEICHERN UNTER nicht angezeigt werden, können Sie sie über die Schaltfläche ORDNER DURCHSUCHEN einblenden. Geben Sie den Namen für die neue Vorlage in das Eingabefeld DATEINAME ein, und bestätigen Sie mit der Schaltfläche SPEICHERN. Wenn Sie über eine zweiseitige Dokumentvorlage verfügen, mit der jedoch voraussichtlich meist einseitige Briefe erstellt werden, können Sie nach Fertigstellung und Speichern der Dokumentvorlage die zweite Seite löschen und die Dokumentvorlage erneut speichern. Dadurch bewirken Sie, dass ein mit dieser Dokumentvorlage erstelltes Dokument zunächst nur über eine Seite verfügt. Sobald jedoch mehr Text eingegeben wird, als auf die erste Seite passt, wird automatisch eine korrekt gestaltete Folgeseite eingefügt. Neuen Brief auf der Basis eines vorhandenen Briefes erstellen Möchten Sie einen neuen Brief erstellen, der sich nur geringfügig von einem bereits vorhandenen Brief unterscheiden soll, können Sie den vorhandenen Brief als Kopie öffnen. Betätigen Sie die OFFICE-Schaltfläche, und rufen Sie den Menüpunkt NEU auf. Klicken Sie im Dialogfenster NEUES DOKUMENT im Listenfeld VORLAGEN auf den Eintrag NEU VON VORHANDENEM. Das Dialogfenster NEU AUS VORHANDENEM DOKUMENT wird angezeigt. Wählen Sie den Brief, der als Kopie geöffnet werden soll, und bestätigen Sie mit der Schaltfläche NEU ERSTELLEN. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor, und speichern Sie das Dokument wie gewohnt. Neuen Brief mit einer vorhandenen Dokumentvorlage anfertigen Betätigen Sie die OFFICE- Schaltfläche, und rufen Sie den Menüpunkt NEU auf. Wählen Sie in der Kategorie VORLAGEN den Eintrag MEINE VORLAGEN. Vergewissern Sie sich, dass im geöffneten Dialogfenster NEU das Optionsfeld DOKUMENT aktiviert ist. Klicken Sie doppelt auf die gewünschte Dokumentvorlage. Eine selbst erstellte Dokumentvorlage auswählen Möchten Sie eine vorhandene Dokumentvorlage bearbeiten, aktivieren Sie im Dialogfenster NEU das Optionsfeld VORLAGE. Wenn Sie Ihre Änderungen vorgenommen haben, können Sie die Dokumentvorlage unter demselben oder einem anderen Namen speichern. 34

13 Brieferstellung automatisieren Übung Briefvorlage nach DIN 676 Form B erzeugen Übungsdatei: Wenzel.dotx Ergebnisdatei: Wenzel-E.dotx Erstellen Sie für die Firma Wenzel und Partner eine Dokumentvorlage für (mehrseitige) Standardbriefe. Öffnen Sie die Dokumentvorlage Wenzel.dotx, die einen teilweise vorgefertigten Briefbogen nach DIN 676 Form B enthält. Fügen Sie die zwei Falzmarken und die Lochmarke ein. Erstellen Sie einen Schnellbaustein für den Unterschriftenblock. Wählen Sie für den Schnellbaustein den Namen gruß. Verwenden Sie Platzhalter für spätere individuelle Angaben. Schreiben Sie beispielsweise Betreff an die Stelle, an der im Dokument die Betreffangaben gemacht werden sollen. Nummerieren Sie die Seite nach DIN in der Kopfzeile (Schriftart Arial, Schriftgröße 11 pt). Verwenden Sie hierzu ein verschachteltes IF-Feld, sodass die Angabe der Seitenzahlen automatisch ausgeblendet wird, wenn der Brief lediglich eine Seite hat. Zeigen Sie die Feldergebnisse des verschachtelten IF-Feldes an. Fügen Sie unterhalb des Platzhalters für den Brieftext einen manuellen Seitenwechsel ein, und überprüfen Sie die korrekte Nummerierung auf beiden Briefseiten. Entfernen Sie den zuvor eingefügten Seitenwechsel wieder. Speichern Sie Ihre Vorlage unter dem Namen Wenzel-E.dotx. Schnellbaustein "gruß" Ergebnisdatei "Wenzel-E.dotx"(Seite1 bei vorhandener zweiter Briefseite) 35

14 3 Office Word Themen-Special: Briefgestaltung nach DIN-Vorschriften Vorlage für Briefe (Form A) erstellen Übungsdatei: Sander.dotx Ergebnisdatei: Sander-E.dotx Erstellen Sie eine (mehrseitige) Briefvorlage für die Firma Sander & Söhne. Öffnen Sie die Übungsdatei Sander.dotx. Die Vorlage enthält einen zum Teil vorgefertigten Briefbogen nach DIN 676 Form A. Ändern Sie die Formatvorlage STANDARD folgendermaßen: Stellen Sie den Abstand nach einem Absatz und den Zeilenabstand gemäß den DIN- Vorschriften ein. Legen Sie Arial, 11 pt als Standardschrift fest. Speichern Sie die Formatvorlage mit der aktuellen Dokumentvorlage. Erstellen Sie eine neue Formatvorlage für die Postanschrift des Absenders (Schriftart Arial, Schriftgröße 7 pt, unterstrichen, 6 pt Abstand vor), nennen Sie diese Postanschrift, und speichern Sie sie mit der aktuellen Dokumentvorlage. Weisen Sie die neue Formatvorlage der Postanschrift des Absenders zu. Geben Sie für die Angaben im Anschriftfeld, für den Betreff, für die Anrede und für den Brieftext Platzhalter ein. Fügen Sie die zwei Falzmarken und die Lochmarke ein. Nummerieren Sie die Seite nach DIN in der Kopfzeile (Schriftart Arial, Schriftgröße 11 pt). Verwenden Sie hierzu ein verschachteltes IF-Feld, sodass die Angabe der Seitenzahlen automatisch ausgeblendet wird, wenn der Brief lediglich eine Seite hat. Zeigen Sie die Feldergebnisse des verschachtelten IF-Feldes an. Fügen Sie unterhalb des Platzhalters für den Brieftext einen manuellen Seitenwechsel ein, und überprüfen Sie die korrekte Nummerierung auf beiden Briefseiten. Entfernen Sie den zuvor eingefügten Seitenwechsel wieder. Speichern Sie die geänderte Vorlage unter dem Namen Sander-E.dotx. Ergebnisdatei "Sander-E.dotx"(Seite1 bei vorhandener zweiter Briefseite) 36

15 Brieferstellung automatisieren 3 37