Formatierung wissenschaftlicher Arbeiten mit MS Word 2003

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1 Kapitel 2, Beitrag 01 WISSEN & MEHR utb-mehr-wissen.de Formatierung wissenschaftlicher Arbeiten mit MS Word 2003 Jasmine Gomm Zusammenfassung: Dieser Beitrag stellt eine Wiederholung und nötige Ergänzung zum ursprünglichen Beitrag zum wissenschaftlichen Arbeiten mit MS Word 2007 bzw. MS Word 2010 dar (Gomm, 2011). Diese Ergänzung soll den vielen Leseinnen und Lesern gerecht werden, die vielfach noch mit älteren Versionen von MS Word arbeiten und aus diesem Grund eine auf Word 2003 abgestimmte Version des Beitrags sich wünschen. 1 Allgemeine Anforderungen Bei einem Manuskript für eine Fachzeitschrift sind die Richtlinien des jeweiligen Journals einzuhalten. Diese Richtlinien stehen zumeist auf der Homepage der betreffenden Zeitschrift. Für viele medizinische Fakultäten existieren keine besonderen Vorgaben, jedoch sollte man immer mit seinem Betreuer Rücksprache über die empfohlene Richtlinie halten. Oder man orientiert sich mit seiner Publikation, die vielfach erst infolge der Veröffentlichung als Dissertation zugelassen wird, an den Richtlinien des jeweiligen Journals. Jedoch gibt es auch medizinische Fakultäten, die sehr spezifische Vorgaben für Dissertationen haben. In diesem Fall ist eine Rücksprache mit dem Betreuer unbedingt erforderlich. Viele psychologische Fakultäten empfehlen die Richtlinien der jeweiligen Universität bzw. des Instituts oder Betreuers, die sich vielfach an die Richtlinien der APA (American Psychological Association, 2005) bzw. der DGPs (Deutsche Gesellschaft für Psychologie, 2007) halten. 2 Papier Sofern nicht anders angegeben, werden alle Blätter eines Manuskripts einseitig auf weißem Standardpapier im Format DIN A4 (Deutsches Institut für Normung) gedruckt. Ausnahmen werden nur bei jenen Abbildungen gestattet, die einem Manuskript beigelegt sind. Parallel dazu existieren auch traditionelle Systeme wie z.b. in den USA, Mexiko, China. In amerikanischen Zeitschriften folgt das Format dem Letter- Format (ANSI, American National Standards Institute), wobei durch Verdoppelung das jeweils nächstgrößere Format entsteht. 3 Seitenrandgestaltung Nach den APA-Richtlinien ist in einem Manuskript zu allen Seitenrändern ein Abstand von ca cm (entspricht einem Inch) einzuhalten, nach den Richtlinien der DGPs ein Abstand von 2.6 cm. Fußzeilen sollten den gleichen Abstand zum Seitenrand aufweisen wie der abgefasste Text, während Kopfzeilen über den oberen Seitenrand stehen dürfen. Für die Seitenrandgestaltung akademischer Abschlussarbeiten sind die Richtlinien der jeweiligen Universität bzw. des Instituts oder Betreuers einzuhalten. In jedem Fall ist es bei solchen Abschlussarbeiten notwendig, für die Bindung einen breiteren Seitenrand auf der linken Seite der Arbeit einzustellen. Für die Einstellung der Seitenränder z.b. in MS Word 2003 ruft man unter dem Menüpunkt Datei das Dialogfeld Seite einrichten auf. Dort kann man die jeweiligen Seitenränder in Zentimetern einstellen. Ferner kann man dann auch die Bundstegposition, die Orientierung und das Layout der Seiten definieren (s. Abb.). 4 Schrift In Manuskripten werden Schrifttypen mit Serifen (kleine Endquerstriche am oberen oder unteren Ende von Buchstaben) in der Größe von 12 Punkt empfohlen, die nicht proportional sind und ähnlich aussehen wie die Schrift einer Schreibmaschine, z.b. UTB facultas.wuv

2 Courier, Elite etc. Abbildungen und Tabellen sollten eine Beschriftung ohne Serifen aufweisen, da diese besser lesbar ist, z.b. Sans Serif, Arial etc. (s. Abb). Für akademische Abschlussarbeiten werden Serifenschrifttypen in der Größe von 12 Punkt empfohlen, die auch proportional sein können. Abbildungen und Tabellen können im gleichen Schrifttyp verfasst und kleiner als die Schrift des Haupttextes sein, jedoch groß genug, um noch gut lesbar zu sein. Schriftart festlegen Seitenrandgestaltung 5 Zeilenabstand Allgemein verwendet man in Manuskripten einen zweizeiligen Abstand. In akademischen Abschlussarbeiten werden meistens ein eineinhalbzeiliger Abstand für den Haupttext und ein einzeiliger Abstand für Zitate, Fußzeilen und Anmerkungen eingefügt. Absatzgestaltung Für die Einstellung der Schrift z.b. in MS Word 2003 ruft man unter dem Menüpunkt Format das Dialogfeld Zeichen auf. Dort kann man Schriftart, Schriftschnitt, Schriftgrad und Schriftfarbe sowie verschiedenste Effekte einstellen (s. Abb). Serifen- und serifenlose Schriften Für die Einstellung des Zeilenabstandes z.b. in MS Word 2003 ruft man unter dem Menüpunkt Format das Dialogfeld Absatz auf. Dort kann man den Absatz 2 Gomm

3 allgemein, die Einzüge in Zentimetern und die Abstände in Punkten (pt) einstellen (s. Abb). 6 Formatvorlagen Jeder Absatz sollte das gleiche Format haben, d.h., jede Einrückung, jeder Abstand zwischen den Absätzen, jede Beschriftung von Abbildungen und Tabellen, das Inhaltsund Literaturverzeichnis etc. sollten im gesamten Manuskript einheitlich gestaltet sein. Um dies zu vereinfachen, ist es sinnvoll, über Formatvorlagen zu formatieren, d.h., es werden jeweils für alle Teile des Manuskripts von Überschriften über Text bis hin zu Fußzeilen und Anmerkungen solche Vorlagen erstellt. Somit können nachträglich Änderungen des Formats vorgenommen werden, die dann im gesamten Manuskript übernommen werden. Formatvorlage Für die Erstellung einer Formatvorlage z.b. in MS Word 2003 ruft man unter dem Menüpunkt Format das Dialogfeld Formatvorlagen und Formatierung auf. Mit dem Tab neue Formatvorlage kann man eine Formatvorlage erstellen und speichern. Außerdem kann man dort die Formatvorlage leicht ändern, indem man den zu bearbeitenden Teil markiert und die Formatierung auswählt (s. Abb.). Tipp: Pseudoabsätze (Stetina & Kothgassner, 2009) Es ist aus stilistischen und auch pragmatischen Gründen einfacher, nur eine Form der Absatzgestaltung zu verwenden. Absätze, die mit einer zusätzlichen Leerzeile versehen sind, sowie einfache Absätze, die lediglich mit einem einfachen Absatz (mittels einmaligen Drückens der Enter- Taste) entstanden sind, sollten keinesfalls gemischt werden. Automatische Zeilenabstände sollten ebenfalls nicht mit zusätzlicher Leerzeile versehen werden, da der Absatz sonst einen zu großen Abstand zum vorhergehenden oder nachfolgenden Absatz hat. Wenn eine Umstrukturierung seitens Betreuer bzw. Reviewer vorgeschlagen wird, kann man über die Formatvorlagen einzelne Kapitel etc. umdefinieren oder beliebig verändern, ohne dass Informationen verloren gehen. Tipp: Die Ein-Satz-ist-kein-Absatz-Regel (Stetina & Kothgassner, 2009) Ein Satz sollte aus stilistischen Gründen nie alleine stehen und somit einen Absatz bilden. Wenn man sich an die Richtlinien der APA bzw. der DGPs hält, sollten im Manuskript jede erste Zeile eines Absatzes und einer Fußzeile bzw. Zitate um 5 7 Leerzeichen eingerückt sein und das Manuskript sollte linksbündig formatiert sein. Nicht erwünscht sind Einrückungen der ersten Zeile bei Titel und Überschriften, beim Abstract, beim ersten Absatz nach der Überschrift, bei Zitaten und bei Beschriftungen von Abbildungen und Tabellen. Bei den Literaturangaben im Literaturverzeichnis wird erst jeweils ab der zweiten Zeile der Angabe eingerückt. Für die Einstellung der Einzüge z.b. in MS Word 2003 ruft man unter dem Menüpunkt Format das Dialogfeld Absatz auf. Dort kann man den Absatz allgemein, die Einzüge in Zentimetern und die Abstände in Punkten (pt) einstellen. Mit der Option Sondereinzug können die ersten Zeilen eingerückt bzw. darauffolgende Zeilen hängend eingerückt werden. UTB facultas.wuv

4 In Manuskripten werden nach den meisten Richtlinien 2 4 (max. 5) Überschriftebenen (Ebene 0-4) empfohlen. Verwendet man 4 Ebenen, beginnt man mit Ebene 1 und Ebene 0 wird ausgelassen; verwendet man 3 Ebenen, beginnt man mit Ebene 1, Ebene 0 und Ebene 2 werden ausgelassen; verwendet man 2 oder weniger Ebenen, beginnt man mit Ebene 1, Ebene 0, Ebene 2 und Ebene 4 bzw. auch ebene 3 werden ausgelassen (s. Abb.). Tipp: Gestapelte Überschriften Auf eine Überschrift sollte nicht gleich die darauffolgende Überschrift der nächsten Ebene folgen. Es ist stilistisch schöner, nach der Überschrift eine kleine Einleitung zum Kapitel, Unterpunkt etc. zu formulieren und dann erst die Unterschrift der nächsten Ebene zu setzen. Überschriftebenen Ebene 0 GROSSBUCHSTABEN, ZENTRIERT Ebene 1 Groß- und Kleinbuchstaben, zentriert Ebene 2 Groß- und Kleinbuchstaben, zentriert, kursiv Ebene 3 Groß- und Kleinbuchstaben, linksbündig, kursiv Ebene 4 Groß- und Kleinbuchstaben, linksbündig, kursiv, eingerückt, mit einem Punkt endend. Für die Erstellung der Überschriften z.b. in MS Word 2003 ruft man unter dem Menüpunkt Format das Dialogfeld Nummerierung und Aufzählungszeichen auf. Im Tab Gliederung kann man eine Gliederung der Überschriften auswählen und speichern. 7 Paginierung (Seitenzahl) Nach den Richtlinien der APA und der DGPs sind die Seiten im Manuskript fortlaufend am rechten oberen Rand mit Seitenzahlen zu versehen. In Zeitschriften können die Seitenzahlen auch am rechten unteren Rand oder in der Mitte eingefügt sein. Nach den Richtlinien der jeweiligen Universität bzw. des Instituts oder Betreuers sind Seiten in akademischen Abschlussarbeiten meistens rechts oben, aber auch in der Mitte oben oder unten am Seitenende mit Seitenzahlen zu versehen. In jedem Fall sollte beim Betreuer nachgefragt werden. Für das Einfügen der Seitenzahl z.b. in MS Word 2003 ruft man unter dem Menüpunkt Einfügen das Dialogfeld Seitenzahl auf. Mit dem Tab Format kann man die Paginierung und die nötige Formatierung dafür einstellen (s. Abb.). Paginierung 8 Inhaltsverzeichnis In Manuskripten, in denen mit Hilfe der Formatvorlage Überschriften erstellt worden sind, wird das Inhaltsverzeichnis eingefügt, indem in der Registerkarte Verweise das Dialogfeld Inhaltsverzeichnis aufgerufen wird. Das Inhaltsverzeichnis wird automatisch angepasst, wenn ein Absatz oder ein Kapitel sich bei Änderungen verschiebt. Zur Einreichung von Artikeln in Fachzeitschriften ist es zumeist nicht üblich, ein Inhaltsverzeichnis zu erstellen. In jedem Fall sollten die Autorenrichtlinien auch diesbezüglich ganz genau gelesen werden. Bei Beiträgen in Herausgeberwerken kann ein Inhaltsverzeichnis wiederum durchaus von den Herausgebern und vom Verlag erwünscht sein. Für das Einfügen des Inhaltsverzeichnisses z.b. in MS Word 2003 ruft man unter dem Menüpunkt Einfügen das Dialogfeld Referenz: Index und Verzeichnisse auf. Im Tab Inhaltsverzeichnis kann man das Verzeichnis erstellen und auch sehr einfach aktualisierten (s. Abb.). 4 Gomm

5 Inhaltsverzeichnis 9 Kursiv & Unterstreichungen Folgende Elemente können mit Hilfe der Schriftformatierung kursiv gesetzt werden: Buchtitel, Einführung neuer Bezeichnungen, Eigennamen, Beispiele, Symbole und Variablen, inhaltliche Hervorhebung. Vermieden sollte diese Schreibweise werden für Abkürzungen, griechische Buchstaben, gebräuchliche Fremdwörter etc. 10 Zahlen und Ziffern In Manuskripten werden nach den meisten Richtlinien Zahlen, die kleiner als 10 sind, ausgeschrieben und Zahlen ab 10 als Ziffern gesetzt. Aber Zahlen werden als Ziffern geschrieben, wenn sie in einem Vergleich stehen, vor einer Maßeinheit stehen, mathematische oder statistische Funktionen angeben, Bezifferungen angeben, definierte Stellen angeben, im Abstract stehen. Und Zahlen werden als Wörter geschrieben, wenn sie kleiner als 10 sind und keine präzise Messung angeben, besser zu verstehen sind, am Beginn stehen, Brüche sind, gerundete große Zahlen kombiniert mit Ziffern sind. Große Zahlen werden außerdem nach links in 3-stellige Gruppen zerlegt. Der Dezimalpunkt wird als Punkt geschrieben. Zahlen, die kleiner als eins sind, werden mit führender Null geschrieben und negative Zahlen durch Minuszeichen vor der Zahl gekennzeichnet. 11 Sonderzeichen Diverse Sonderzeichen wie griechische Buchstaben und mathematische Symbole lassen sich über die Funktion Symbol auf der Registerkarte Einfügen in Manuskripten hinzufügen. Für das Einfügen von Sonderzeichen und Symbolen z.b. in MS Word 2003 ruft man unter dem Menüpunkt Einfügen das Dialogfeld Symbol auf. Dort kann man die jeweiligen Symbole oder Sonderzeichen suchen und einfügen. Nach den meisten Richtlinien werden Schrägstriche verwendet, um Verbindungen UTB facultas.wuv

6 von Worten zu verdeutlichen, um Brüche oder Maßeinheiten darzustellen und um bei Publikationen im Text das Jahr anzugeben. Eher nicht verwendet werden sollte der Schrägstrich in der Bedeutung von oder, bei Vergleichen und mehr als einmal in zusammengesetzten Maßeinheiten. In Manuskripten wird der Bindestrich als Binde-, Trenn- und Ergänzungsstrich verwendet. Nach den Richtlinien der APA und der DGPs wird der Bindestrich auch als Minuszeichen mit Leerzeichen vor und nach dem Bindestrich verwendet. Ebenfalls nach den Richtlinien der APA wird als Malzeichen das x verwendet. Weitere Sonderzeichen sollten sparsam verwendet werden. 12 Abkürzungen Abkürzungen in Manuskripten sind unterteilt in eingeführte, lateinische und wissenschaftliche Abkürzungen. Eine eingeführte Abkürzung sollte beim ersten Mal erklärt werden und dann in Großbuchstaben im gesamten Manuskript fortgesetzt werden. Die einzige lateinische Abkürzung ohne Klammer ist et al., alle anderen sollten laut APA immer in einer Klammer verwendet werden, sonst müssen sie ausgeschrieben werden. Wissenschaftliche Abkürzungen können in Verbindung mit Zahlen mit oder ohne Leerzeichen verwendet werden. 13 Tabellen Jede Tabelle sollte mit einer Nummer, einer Überschrift und eventuell einer Anmerkung versehen werden, wobei die Bezeichnung Tab. sowie die Überschrift oberhalb der Tabelle eingefügt werden sollten. Im Manuskript wird auf eine Tabelle nur mit Hilfe der Tabellennummer hingewiesen, wobei jede Tabelle in der richtigen Reihenfolge, in der sie im Manuskript vorkommt, mit einer arabischen Zahl und der Bezeichnung Tab. nummeriert wird. Die Überschrift der Tabelle sollte kurz, prägnant und aussagekräftig sein und wird kursiv geschrieben. Beschriftungen in Tabellen sollten die Bedeutung der dargestellten Daten erkennbar machen und Anmerkungen zu Tabellen sollten Abkürzungen oder Bezüge zu Daten erklären und unterhalb der Tabelle angefügt sein (vgl. Nicol & Pexman, 2007a; Stetina & Kothgassner, 2009; Trimmel, 2009). 14 Abbildungen Im Manuskript sollte jede Abbildung mit einer Nummer, einer Beschriftung auf einem eigenen Blatt und einer Legende versehen sein, wobei Nummer und Legende unterhalb der Abbildung linksbündig, im Blocksatz oder zentriert sein sollten. Die Legende sollte die Abbildung ausreichend erklären, sodass diese auch ohne den Textbeitrag verständlich ist. Auf jede Abbildung wird mit Hilfe der Nummer und der Bezeichnung hingewiesen, wobei jede Abbildung in der richtigen Reihenfolge, in der sie im Manuskript vorkommt, mit einer arabischen Zahl nummeriert wird. Die Titel aller Abbildungen werden in Manuskripten auf ein eigenes Blatt geschrieben, wobei die Überschrift Titel zu den Abbildungen zentriert stehen sollte. Die Abbildungen in akademischen Abschlussarbeiten werden jedoch mit den jeweiligen Titeln mit Beschriftung und Legende in den Text eingefügt (vgl. Nicol & Pexman, 2007b; Stetina & Kothgassner, 2009; Trimmel, 2009). Literatur American Psychological Association (2005). Publication Manual. Fifth Edition. Washington: APA Press. Deutsche Gesellschaft für Psychologie (2007). Richtlinien zur Manuskriptgestaltung. 3., erweiterte und überarbeitete Auflage. Göttingen: Hogrefe. Gomm, J. (2011). Formatierung wissenschaftlicher Arbeiten. In B. U. Stetina, O. D. Kothgassner & I. Kryspin-Exner (Hrsg.) Wissenschaftliches Arbeiten und Forschen in der Klinischen Psychologie (S ) Wien: facultas.wuv (UTB), Nicol, A. A. & Pexman, P. M. (2007a). Presenting Your Findings. A practical Guide for Creating Tables. Washington: APA Press. Nicol, A. A. & Pexman, P. M. (2007b). Displaying Your Findings. A Practical Guide for Creating Figures, Posters, and Presentations. Washington: APA Press. Stetina, B. U. & Kothgassner, O. D. (2009). Tipps und Tricks zur Gestaltung wissenschaftlicher Arbeiten. Skriptum der Arbeits-gruppe Klinische Psychologie. Wien: Eigenverlag der Autoren. 6 Gomm

7 Trimmel, M. (2009). Wissenschaftliches Arbeiten in Psychologie und Medizin. Wien: facultas.wuv (UTB). Weiterführende Literatur Bildner, Ch. (2010). Dokumentationen und wissenschaftliche Arbeiten mit Microsoft Word Passau: Readersplanet. Karmasin, M. & Ribing, R. (2010). Die Gestaltung wissenschaftlicher Arbeiten: Ein Leitfaden für Seminararbeiten, Bachelor-, Masterund Magisterarbeiten, Diplomarbeiten und Dissertationen. 5., aktualisierte Auflage. Wien/Stuttgart: facultas.wuv (UTB). Nicol, N. & Albrecht, R. (2004). Wissenschaftliche Arbeiten schreiben mit Word: Formvollendete und normgerechte Examens-, Diplom- und Doktorarbeiten. München: Addison-Wesley. Online Supplement für B. U. Stetina, O. D. Kothgassner, I. Kryspin-Exner (2011). Wissenschaftliches Arbeiten in der Klinischen Psychologie. UTB facultas.wuv Zur Autorin: Jasmine Gomm ist Studentin der Psychologie und Molekular Biologie, sowie Projektmitarbeiterin an der Universität Wien UTB facultas.wuv