Handbuch ECDL 2003 Basic Modul 3: Textverarbeitung Dokumentformatierung: Kopf- und Fußzeile

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3 ECDL 2003 Basic Modul 3 Textverarbeitung - Dokumentformatierung: Kopf- und Fußzeile Inhaltsverzeichnis 1 EINLEITUNG DIE KOPFZEILE BEARBEITEN FUßZEILE BEARBEITEN SEITENANSICHT KENNEN LERNEN MANUELLEN SEITENUMBRUCH EINFÜGEN ZUSAMMENFASSUNG... 16

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5 Dokumentformatierung: Kopf- und Fußzeile 1 Einleitung In dieser Lerneinheit beschäftigen Sie sich mit der Formatierung der Kopf- und Fußzeile. Sie lernen die Seitenansicht kennen und das Einfügen eines manuellen Seitenumbruchs. 1

6 ECDL 2003 Basic Modul 3 Textverarbeitung 2 Die Kopfzeile bearbeiten Das Dokument Rezensionen und Filmbücher.doc ist bereits geöffnet und weitgehend fertig gestellt. Geben Sie dem Text noch den letzten Schliff, und ergänzen Sie die fehlende Kopfzeile. > Öffnen Sie das Menü. 2

7 Dokumentformatierung: Kopf- und Fußzeile > Wählen Sie den Eintrag aus. 3

8 ECDL 2003 Basic Modul 3 Textverarbeitung Der gestrichelte Rahmen zeigt Ihnen nun den Bereich der Kopfzeile an. Alle Informationen, die Sie hier eingeben, werden im Kopf jeder Seite angezeigt, zum Beispiel das Logo Ihrer Firma. Gleichzeitig mit der Kopfzeile blendet sich eine Symbolleiste ein, die zusätzliche Befehle bereit stellt. Mit diesen vordefinierten Elementen können Sie zum Beispiel auf jede Seite eine fortlaufende Seitenzahl, das aktuelle Datum oder die Uhrzeit in die Kopfzeile einfügen. So lange die Kopfzeile aktiv ist, können Sie übrigens in Ihrem Dokument keine Eingaben oder Änderungen vornehmen. Sie erkennen dies an dem ausgegrauten Text. > Geben Sie Filmarchiv Rostock in der Kopfzeile ein. > Drücken Sie die Taste. 4

9 Dokumentformatierung: Kopf- und Fußzeile Damit die Kopfzeile richtig elegant wirkt, kann der Text mit einer Linie vom Dokument abgesetzt werden. Wie Sie diese Rahmenlinie einfügen, sehen Sie im Folgenden. Word verfügt über diverse AutoFunktionen, die Ihnen die Arbeit an Dokumenten erleichtert. Zu diesen Funktionen gehören neben 'AutoFormat während der Eingabe' auch 'AutoVervollständigen' und 'AutoText'. Hinweis: Bedenken Sie, dass derartige automatische Formatierungen von den jeweiligen Einstellungen der Optionen abhängen und sich je nach Benutzer und Computern unterscheiden können. > Geben Sie drei Bindestriche (---) in der Kopfzeile ein. > Drücken Sie die Eingabetaste. 5

10 ECDL 2003 Basic Modul 3 Textverarbeitung Die Eingaben für die Kopfzeile sind damit komplett. Der Name des Filmarchivs wird nun in der Kopfzeile automatisch auf jeder Seite wiederholt. Über die Schaltfläche AutoKorrektur-Optionen links neben der Kopfzeile haben Sie die Möglichkeit, die so eben angewendete Funktion AutoFormat auszuschalten bzw. rückgängig zu machen. 6

11 Dokumentformatierung: Kopf- und Fußzeile 3 Fußzeile bearbeiten > Nutzen Sie für einen Wechsel zu der Fußzeile die Schaltfläche. Gut. Der gestrichelt gerahmte Bereich am Ende des Dokumentes signalisiert nun, dass die Fußzeile bearbeitet werden kann. Es bietet sich an, in diesen Abschnitt die Seitenzahlen einzufügen. Lernen Sie dafür eine weitere Funktion der Symbolleiste kennen: das AutoText einfügen. Sie dient als Erleichterung für den Arbeitsalltag, um häufig verwendete Begriffe oder Befehle automatisiert abzurufen. > Fügen Sie Autotext über die Schaltfläche ein. 7

12 ECDL 2003 Basic Modul 3 Textverarbeitung Alle AutoText-Einträge, die Ihnen Word standardmäßig anbietet, werden Ihnen nun angezeigt. Sie könnten zum Beispiel die Seitenzahl alleinstehend einfügen oder diese mit dem Ersteller des Dokumentes und dem Datum kombinieren. Für dieses Übungsbeispiel soll der AutoText Seite X von Y verwendet werden, der eine spezielle Form der Seitennummerierung darstellt. Die Variable X steht dabei für die Seitenzahl der jeweiligen Seite und die Variable Y für die Gesamtzahl aller Seiten innerhalb des Dokumentes. > Wählen Sie den Eintrag aus. 8

13 Dokumentformatierung: Kopf- und Fußzeile Die eingefügten Ziffern sind das Ergebnis einer Feldfunktion. Diese Funktion ermöglicht es, bei einer Änderung die Nummerierung automatisch neu zu errechnen und die Ziffern auszutauschen. Wenn Sie mit der automatischen Positionierung der Seitenangaben links unten nicht zufrieden sind, bietet Ihnen die Format-Symbolleiste weitere Möglichkeiten der Textausrichtung an: Zentriert, Rechtsbündig und Blocksatz. > Nutzen Sie die Schaltfläche, um die Seitennummerierung rechtsbündig auszurichten. 9

14 ECDL 2003 Basic Modul 3 Textverarbeitung 4 Seitenansicht kennen lernen Wenn Sie die Formatierungen, die Sie über die Kopf- und Fußzeile vorgenommen haben, kontrollieren möchten, empfiehlt es sich, in die Seitenansicht zu wechseln. Diese Ansicht bietet die beste Möglichkeit, die Gestaltung von Dokumenten zu überprüfen. > Lassen Sie sich das Seitenlayout über die Schaltfläche anzeigen. 10

15 Dokumentformatierung: Kopf- und Fußzeile In der verkleinerten Seitenansicht wird die komplette Seite mitsamt der eben eingefügten Kopf- und Fußzeilen angezeigt. > Klicken Sie auf die Pfeilschaltfläche am rechten Rand des Listenfeldes Zoom. > Wählen Sie den Eintrag aus. 11

16 ECDL 2003 Basic Modul 3 Textverarbeitung Auf beiden Seiten wird jeweils in der Kopfzeile der Name des Filmarchivs Rostock angezeigt und in der Fußzeile automatisch die entsprechende Seitenzahl eingefügt. In der doppelseitigen Ansicht ist ebenfalls zu erkennen, dass sich die Seitenaufteilung noch ansprechender gestalten lässt. Die allein stehende Überschrift am unteren Ende der ersten Seite sollte doch besser auf der zweiten Seite dargestellt werden. Zum Anpassen des Dokumentes in der Seitenansicht müssen Sie in diesem Fall aber zunächst in den Bearbeitungsmodus wechseln. > Nutzen Sie die Schaltfläche, um in den Bearbeitungsmodus zu wechseln. 12

17 Dokumentformatierung: Kopf- und Fußzeile 5 Manuellen Seitenumbruch einfügen Die Einfügemarke befindet sich nach dem Wechsel in den Bearbeitungsmodus wieder an der selben Stelle wie vor dem Aufruf der Seitenansicht. In diesem Fall steht sie am Beginn des erstes Absatzes unter der Überschrift. > Öffnen Sie das Menü. 13

18 ECDL 2003 Basic Modul 3 Textverarbeitung > Wählen Sie den Eintrag aus. Das Dialogfenster manueller Umbruch bietet Ihnen zwei verschiedene Arten von Umbrüchen an. Im oberen Bereich Umbruch kann im Text an der Stelle, an der sich die Einfügemarke befindet, ein erzwungener Seiten-, Spalten- oder Textflussumbruch eingefügt werden. Im unteren Bereich Abschnittsumbruch hingegen kann an der Stelle der Einfügemarke ein so genannter Abschnittswechsel eingefügt werden. Mit Hilfe von Abschnitten lassen sich 14

19 Dokumentformatierung: Kopf- und Fußzeile zum Beispiel verschiedene Seitenformatierungen innerhalb eines Dokumentes realisieren. Bei dem Einfügen eines Wechsels können Sie zwischen den aufgelisteten Optionen wählen. > Bestätigen Sie über die Schaltfläche. Die Überschrift wurde nun auf die zweite Seite verschoben. In der Originalanwendung können Sie übrigens einen manuellen Seitenwechsel auch über die Tastenkombination + einfügen. Damit haben Sie das Ende dieser Lerneinheit erreicht. Schalten Sie bitte nun zur Zusammenfassung weiter. 15

20 ECDL 2003 Basic Modul 3 Textverarbeitung 6 Zusammenfassung Kopfzeile bearbeiten Die Kopfzeile rufen Sie im Menü Ansicht über den Befehl Kopfund Fußzeile auf. Sie erkennen die Kopfzeile am gestrichelt gerahmten Bereich. Gleichzeitig mit der Kopfzeile blendet sich eine Symbolleiste ein, die zusätzliche Befehle bereit stellt. So lange die Kopfzeile aktiv ist, können Sie im geöffneten Dokument keine Eingaben oder Änderungen vornehmen. Neben Texteingaben können Sie in die Kopfzeile auch eine Rahmenlinie einfügen. Dafür nutzen Sie die Funktion 'Auto- Format während der Eingabe'. 16

21 Dokumentformatierung: Kopf- und Fußzeile Fußzeile bearbeiten Der gestrichelt gerahmte Bereich am Ende des Dokuments zeigt die Fußzeile an. Über die Funktion 'AutoText einfügen' werden die Einträge, die Ihnen Word standardmäßig anbietet, angezeigt. Unter anderem finden Sie hier den Eintrag zum Einfügen der Seitenzahlen. Eine spezielle Form der Seitennummerierung ist dabei 'Seite X von Y'. Seitenangaben können Sie zentriert, rechtsbündig, linksbündig oder im Blocksatz ausrichten. Die entsprechenden Schaltflächen finden Sie in der Format-Symbolleiste. 17

22 ECDL 2003 Basic Modul 3 Textverarbeitung Seitenansicht kennen lernen Über die Seitenansicht können Sie die Gestaltung von Dokumenten überprüfen, so auch die Formatierungen, die Sie über die Kopf- und Fußzeile vorgenommen haben. Die Seitenansicht rufen Sie über die Schaltfläche in der Standard-Symbolleiste auf. Wenn Sie Texte in der Seitenansicht bearbeiten wollen, denken Sie daran, über diese Schaltfläche die Seitenansicht wieder auszublenden. Wenn Sie Dokumentenanzeige ändern wollen nutzen Sie folgendes Auswahlfeld: 18

23 Dokumentformatierung: Kopf- und Fußzeile Einen erzwungenen Seitenumbruch einfügen Über das Menü 'Einfügen' rufen Sie den manuellen Seitenumbruch auf. Es öffnet sich eine Dialogbox mit Auswahlmöglichkeiten zum Umbruch und zum Abschnittsumbruch. Die gewünschte Option brauchen Sie einfach nur anzuklicken. 19

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