Die Phonetische Suche hat aber auch einen Nachteil: Wenn Ihnen dies nicht gefällt, dann deaktivieren Sie bitte diese Phonetische Suche.

Transkript

1 AGENTURA Update (Juli 2011) +++NEU+++ Phonetische Suche in der Komplexen Kunden Such Maske Die Phonetische Suche ist nach dem Update erst einmal aktiv. Dies betrifft die Komplexe Kundensuche (Schaltfläche hinter dem Nachnamen mit dem roten Fragezeichen im gelben Punkt bzw. bei Öffnen des Kunden Formulars vorgeschaltet.) Es erscheinen somit nun beispielsweise auch Möllers wenn man nach Müller sucht. Die Phonetische Suche hat aber auch einen Nachteil: Wer es bisher gewohnt war als Suchbegriff mü (wie für Müller ) einzugeben und suchen zu lassen, der bekommt nun ganz andere Ergebnisse angezeigt. Wenn Ihnen dies nicht gefällt, dann deaktivieren Sie bitte diese Phonetische Suche. Nachträgliche Änderung mit Update Wer eine alte Version des Advantage Database Servers hat (bis 8.0), kann diese Funktion leider nicht nutzen. Deaktivieren Sie in diesem Fall bitte das Kästchen. Erst ab dieser Version merkt sich AGENTURA, ob das Kästchen aktiviert oder deaktiviert wurde. Nachschauen, welche Version des ADS auf dem Server/Hauptrechner installiert ist: (Start/Programme/Advantage Database Server/Configuration Utility/Kartenreiter Installation Info/Feld Revision)

2 Schnittstelle zum Writer von OpenOffice/LibreOffice Diese Schnittstelle ist das Äquivalent zur dot Anbindung in AGENTURA (Druck mit MS Word). Wer möchte kann diese neue Schnittstelle nutzen, wer nicht muss, der sollte dies auch nicht tun. Wer bisher MS Office nutzt, sollte sich nun von der neuen Anbindung NICHT davon abbringen lassen, es weiter zu nutzen. Wer wechselt ist selbst schuld. Der Writer von OpenOffice/LibreOffice ersetzt keines falls MS Word und beide Programme sind nicht besonders stabil, wobei LibreOffice (als Abkömmling von OpenOffice) weitaus besser läuft als OpenOffice. Da nun jedoch der Writer von OpenOffice/LibreOffice für AGENTURAweb anprogrammiert wurde (aus lizenzrechtlichen Gründen kann hier keine Nutzung von MS Office erfolgen), stellen wir diese Schnittstelle auch in der offline Version zur Verfügung. Die Anbindung ist wie gesagt ähnlich der dot Anbindung. Es werden hier jedoch Textmarken für die Übergabe der Felder aus AGENTURA genutzt und nicht wie in MS Word Formularfelder. (Die Formularfeldanbindung in Open/LibreOffice ist katastrophal.) Die Übergabefelder sind die gleichen wie in der Schnittstelle MS Word (dot Schnittstelle) und werden daher nicht noch einmal hier aufgeführt. Laden Sie sich dazu den entsprechenden Handbuchteil Schnittstelle MS Word aus unserem Forum. Vorlage erstellen und Textmarken einfügen Zuerst ein leeres Dokument öffnen und als ott Vorlage beispielsweise im Ordner Abfragen\vorlagen speichern bzw. einen Unterordner Open Libre Office noch vorher anlegen um diese Vorlagen von den MS Word Vorlagen besser trennen zu können. Die Dateiendendung.ott steht im OpenOffice/LibreOffice für Vorlage so wie die Dateiendung.dot bei MS Word. Dann tippen Sie den ersten Namen eines Übergabefeldes in Ihr Dokument ein. Dann das Wort markieren und in der Menüleiste auf EINFÜGEN und TEXTMARKE klicken Nun das gleiche Wort noch einmal in das Textmarkenfenster eingeben und auf OK klicken.

3 Die Textmarke ist somit eingefügt und der Feldinhalt kann von AGENTURA aus übergeben werden. Wir stellen mit diesem Update auch Dokumentvorlagen (ott Vorlagen) als ZIP Download auf unserer Website bereit im Downloadbereich (SUPPORT/DOWNLOADS/Handbücher/Vorlagen). Speichern Sie dieses ZIP dann in den Ordner c:\abfragen\vorlagen und legen Sie ggf. noch einen Unterordner Open Libre Office an. Anschliessend entpacken Sie das ZIP auch genau in diesen Ordner. Wer mit OpenOffice/LibreOffice arbeitet, der weiss sicher auch, dass die Datumsfelder in den Vorlagen auf fix gesetzt werden müssen, da sich ansonsten das Datum immer aktualisiert, wenn man ein gespeichertes Dokument später öffnet. Wenn nun diese Vorlagen über DRUCK mit OpenOffice/LibreOffice gestartet werden, wird aus der Vorlage ein normales Dokument erzeugt, welches ganz normal in AGENTURA importiert werden kann. Anbindung des Writers von OpenOffice/LibreOffice an das TEXT Modul Diese Anbindung funktioniert genauso wie die TEXT MODUL Anbindung zu MS Word mit dem Unterschied, dass bei OpenOffice/LibreOffice nicht wie MS Word Seriendruckfelder genutzt werden sondern auch wieder Textmarken. Nachteil bei OpenOffice/LibreOffice ist, dass wir nicht, wie bei der Anbindung zu MS Word, Änderungen nach erstellen des Dokumentes auch in der AGENTURA Kundenakte nachlegen können, wenn zuvor ausgewählt wurde, dass auch ein Akteneintrag in AGENTURA erfolgen soll. Vorlage ändern Starte Sie OpenOffice/LibreOffice. Gehen Sie auf DAEI ÖFFNEN. Gehen Sie nun dorthin, wo Ihre ott Vorlagen liegen (evtl. unter c:\abfragen\vorlagen) Sind diese Vorlagen noch nicht vorhanden, laden Sie sich diese zunächst als ZIP Datei von unserer Website im Downloadbereich (SUPPORT/DOWNLOADS/Handbücher/Vorlagen). Speichern Sie dieses ZIP dann in den Ordner c:\abfragen\vorlagen und legen Sie ggf. noch einen Unterordner Open Libre Office an. Anschliessend entpacken Sie das ZIP auch genau in diesen Ordner.

4 Klicken Sie die entsprechende Vorlage einmal an, dann Rechtsklick und noch einmal auf ÖFFNEN gehen. Wenn Sie nicht auf Rechtsklick und ÖFFNEN gehen und anstatt dessen die Schaltfläche im Öffnen Fenster benutzen, die auch ÖFFNEN heisst, dann wird nicht die ott Vorlage geöffnet sondern ein normales Dokument nur aus dieser Vorlage erzeugt. Die geöffnete Vorlage muss auch den Fenstertitel haben. Wenn dort Unbenannt steht, dann wurde nicht die Vorlage geöffnet sondern ein Dokument daraus erzeugt. Sie können nun diese Vorlage für sich anpassen bzw. eine Kopfzeile oder ein Logo einfügen. Speichern Sie anschliessend die Vorlage unter einem etwas anderen Namen ab, um nicht das Original zu verändern. Neue Vorlage erstellen und Textmarken einfügen Zuerst ein leeres Dokument öffnen und als ott Vorlage beispielsweise im Ordner Abfragen\vorlagen speichern bzw. einen Unterordner Open Libre Office noch vorher anlegen um diese Vorlagen von den MS Word Vorlagen besser trennen zu können. Die Dateiendendung.ott steht im OpenOffice/LibreOffice für Vorlage so wie die Dateiendung.dot bei MS Word. Dann tippen Sie den ersten Namen eines Übergabefeldes in Ihr Dokument ein. Dann das Wort markieren und in der Menüleiste auf EINFÜGEN und TEXTMARKE klicken Nun das gleiche Wort noch einmal in das Textmarkenfenster eingeben und auf OK klicken. Die Textmarke ist somit eingefügt und der Feldinhalt kann von AGENTURA aus übergeben werden.

5 Abb. LibreOffice: Eine fertige Text Modul Vorlage mit oben eingefügter Kopfzeile Wer mit OpenOffice/LibreOffice arbeitet, der weiss sicher auch, dass die Datumsfelder in den Vorlagen auf fix gesetzt werden müssen, da sich ansonsten das Datum immer aktualisiert, wenn man ein gespeichertes Dokument später öffnet. Wenn nun diese Vorlagen über DRUCK mit OpenOffice/LibreOffice gestartet werden, wird aus der Vorlage ein normales Dokument erzeugt, welches ganz normal in AGENTURA importiert werden kann. Verwendbare Textmarken: Jedes Feld kann mit A, B, C erweitert werden, um es mehrfach nutzen zu können. AN_ANREDE AN_TITEL AN_VORNAME AN_NAME AN_STRASSE AN_PLZ AN_ORT VON_VORNAM VON_NAME VON_STRASS

6 VON_PLZ VON_ORT VON_TEL VON_FAX VN_VORNAME VN_NAME VN_STRASSE VN_PLZ VN_ORT BRIEFANRED BETREFF1 VERTRAGSNR GRUSSFORME TEXT AGENTURNR VIAFAX FAXVORAB MITARBEITE ABTEILUNG ADRESSE AN_LAND +++GEÄNDERT+++ MS Outlook Mail Import In der Menüleiste dieses Formulars gibt es eine neue Schaltfläche, mit welcher alle eingelesenen Mails aus der Liste gelöscht werden, ohne sie vorher automatisch bzw. manuell importieren zu müssen. Es wird nur die Liste geleert, es werden hierbei keine Mails aus MS Outlook direkt gelöscht. Bisher gab es nur die Funktion, jeweils immer nur eine Mail löschen zu können.

7 Fenster bei Neuanlage eines Kunden Das kleine vorgeschaltete Fenster erscheint (wie bisher auch) nach Klick auf das Plus Zeichen im Kundenstamm, wenn man einen neuen Kunden anlegen möchte. Es sieht jetzt nur etwas anders aus. Hier war es vorher nicht unbedingt erkennbar, was man tun sollte, da das Fenster Suchen nach hiess. AGENTURA benötigt hier aber unbedingt eine Namensangabe, da ansonsten auf der Seite Familie keine erste Person automatisch angelegt werden kann. Da das Fenster jedoch Suchen nach hiess, haben viele hier keinen Namen angegeben, sondern nur einfach auf OK geklickt und somit blieb die Familienseite erst einmal leer, bis diejenigen dann dahinter kamen, dass dort auch noch einmal alle Personen einschl. der Stammperson zu erfassen sind. Also nur eine kleine Korrektur zum besseren Verständnis. Häkchenfeld DA Freigabe im Kundenstamm verschoben Wer das Häkchenfeld sucht es ist jetzt nicht mehr direkt unter dem Feld Mitarbeiter sondern unter Wichtige Hinweise. Also nur eine Verlegung. Das Feld wurde am ursprünglichen Platz öfter mal versehentlich angeklickt, sodass diese Datensätze dann nicht mehr mit abgeglichen wurden, weil das Häkchen fehlte. Deswegen ist es jetzt woanders.

8 +++KORRIGIERT+++ Vermittler Konto automatische Neuberechnung der Salden Bei der Verbuchung von Kostenpauschalen wurden die Salden der Vermittler Konten nicht neu berechnet. Somit stimmten diese nicht und erst nach einer manuellen Buchung (z.bsp. Auszahlung) auf dem Konto rückte AGENTURA die richtigen Zahlen heraus. Unter Umständen musste dann diese manuelle Buchung noch einmal gelöscht und neu erfasst werden. Schlimmeres konnte jedoch dabei nicht passieren. Beim Klick auf das Plus Zeichen des Vermittlerkontos werden nun automatisch die Salden neu berechnet. Der gleiche Effekt wird erzielt, indem man doppelt auf die Wörter aktuelle Salden unter dem Vermittler Konto klickt. Auch beim Verbuchen der Kostenpauschalen erfolgt nun eine automatische Neuberechnung. Kunden Seite Familie/Mitarbeiter Adressdaten in MS Outlook eintragen Hier wird nun auch das Geburtsdatum der Person mit übertragen. Dieses finden Sie in MS Outlook unter KONTAKT/kleine Schaltfläche Details