Anhang A.3 A.3.1. Erstellung von Handbüchern in Textform zum Ausdrucken und als Intranetlösung in HTML. Erstellung des Handbuches mit Word

Transkript

1 1 Textform zum Ausdrucken und Erstellung des Handbuches mit Word 0 1. WEKA Fachverlag für technische Führungskräfte GmbH Manchmal denkt man: Es wäre schön, wenn man aus einem Word-Dokument auf Knopfdruck ein HTML-Dokument für das Intranet erzeugen könnte. Word bietet die Möglichkeit aus einem normalen Word-Dokument ein HTML-Dokument zu erzeugen. Um diese interessante und kostensparende Möglichkeit nutzen zu können, sind jedoch grundlegende Veränderungen im bisherigen Umgang mit Word notwendig. Normalerweise bestehen Intranet-HTML-Seiten aus Tabellen und weniger aus Fließtexten mit unterschiedlichen Spalten. Beim Erstellen des Handbuchs ist deshalb die Tabelle und nicht der Fließtext als Basis für die Printform zu nutzen, und es sind folgende Punkte zu beachten: 0 1. Gestaltung des gesamten Textes in Tabellenform Einbindung der Grafiken über Verknüpfungsfunktionen keine Kopf- und Fußzeilen mit Versionsnummern oder zusätzlichen Texten Verwendung von Hyperlinks, um bestehende Dokumente einzubinden automatisches Inhaltsverzeichnis Trennung zwischen Überschriften und Texten mithilfe der Formatvorlage Versionsnummer und Freigabe auf der ersten Seite weiche und harte Zeilenschaltung erzwungener Seitenwechsel zwischen den Tabellen. Wenn man diese Punkte berücksichtigt, dann ist der Rest nur noch eine Fleißaufgabe. 0.. Die Seite eins ist anders 0 1. Tabellen werden normalerweise nur für Aufzählungen genutzt und nicht zur Gestaltung des kompletten Textes. Nachfolgend werden obige Punkte erläutert. Basis ist die Seite eins. Auf der Seite eins wird keine Seitennummerierung in der Fußzeile gewünscht. Daher müssen Sie über Datei, Seite einrichten die Registerkarte Seitenlayout auswählen und erste Seite anders anklicken. 0 1.

2 Dadurch wird die Seitenummerierung auf der ersten Seite unterdrückt. Die Abstände der Seitenränder wurden großzügig ausgewählt, um möglichst keine Druckprobleme bei unterschiedlichen Druckern zu bewirken. Getestet wurde der Ausdruck auf einem HP Tintenstrahldrucker, da farbige Abbildungen vorhanden sind. Um die HTML-Funktionen nutzen zu können, müssen Sie die HTML-Funktion von Word installiert haben. Ansonsten können Sie die Funktionen von Ihrer Microsoft CD-ROM nachinstallieren

3 3 WEKA Fachverlag für technische Führungskräfte GmbH Zusätzliche Funktionen in Word aktivieren 0 1. Zur einfachen Bearbeitung der Dokumente, sollten Sie einige Zusatzfunktionen aktivieren. Klicken Sie dazu auf Extras in der Kopfzeile und wählen Sie anpassen aus. In der Registerkarte Symbolleisten aktivieren Sie die Kästchen Tabellen und Rahmen und Grafik. Platzieren Sie die Symbolleisten in der Kopfzeile Weiche und harte Zeilenschaltung 0 1. Die Abbildung zeigt die Seite eins mit den unterschiedlichen Tabellenspalten, Grafiken und Zeilenschaltungen. Bei einer

4 späteren Übertragung als HTML werden die Zeilenschaltungen von Word unterschiedlich berücksichtigt. Die Abbildung auf dem Bildschirm entspricht nicht der späteren Darstellung mit dem Browser wie z.b. dem Internetexplorer. Deshalb wurden unterschiedliche Zeilenschaltungen gewählt. Die normale Zeilenschaltung mit der Enter-Taste wird mit der weichen Zeilenschaltung kombiniert. Die weiche Zeilenschaltung erreichen Sie, wenn Sie zuerst die Shift-Taste drücken und festhalten und dann die Enter-Taste betätigen. Durch die weiche Zeilenschaltung erhalten Sie keine ungewollten Abstände zwischen den Texten bei der HTML-Darstellung Seitenwechsel einfügen Zwischen den Tabellen wird ein Seitenwechsel eingefügt, um später in der HTML-Version eine Trennung zwischen den Tabellen zu erreichen. Einen Seitenwechsel fügen Sie wie folgt ein. Klicken Sie in der Kopfzeile auf Einfügen, dann auf Manueller Wechsel und wählen Sie in der Registerkarte Seitenwechsel aus Unterschiedliche Spalten innerhalb einer Tabelle Bei der nachfolgenden Erklärung wird davon ausgegangen, dass Sie den normalen Umgang mit Tabellen kennen. Erstellen Sie zuerst wie gewohnt eine Tabelle

5 5 Klicken Sie nun auf den Stift links außen. Nutzen Sie den Stift, um zusätzliche Spalten in die Tabelle zu zeichnen. Probieren Sie es einfach aus, es ist nicht kompliziert WEKA Fachverlag für technische Führungskräfte GmbH Nutzen Sie den Radiergummi, um Spalten in der Tabelle zusammenzufassen. Bewegen Sie den Radiergummi entlang der Linie, die Sie löschen wollen. Die Spalten werden automatisch zusammengefasst Fügen Sie Texte in die Tabellenspalten ein. Wenn Sie den Cursor auf die Tabellenlinie hin bewegen, erscheint ein Doppelstrich mit zwei kleinen Pfeilen rechts und links. Dadurch können Sie mit gedrückter linker Maustaste die Tabellenspalte verkleinern oder verbreitern Unterschiedliche Farben innerhalb der Tabellenspalten 0 1. Sie können die Tabellenspalten mit unterschiedlichen Farben versehen. Dazu markieren Sie mit der linken Maustaste die Spalte, klicken auf die rechte Maustaste und wählen anschließend Rahmen und Schattierung aus. Wählen Sie nun die Registerkarte Schattierung. 0 1.

6 Wenn Sie das Word-Dokument als Intranet oder Internethandbuch nutzen, ist 25% grau ein guter Wert. Hier erkennen Sie ebenfalls die eingeschränkten Möglichkeiten von Word. Mehr Farben als auf dieser Seite dargestellt werden, sind nicht möglich! Die einzelne Spalten innerhalb der Tabelle wurde mit grauen Schattierungen versehen. Diese Schattierungen werden bei der Umwandlung von.doc nach.htm übernommen. Probieren Sie an einem einfachen Beispiel unterschiedliche Möglichkeiten aus, und übertragen Sie die Tabelle als HTML, um die Auswir-

7 7 kungen erkennen zu können. Erwarten Sie jedoch von Word keine Wunder, bzw. stellen Sie keine zu hohen Ansprüche Grafiken in der Tabelle verknüpfen 0 1. Positionieren Sie den Cursor in der Spalte der Tabelle, in der Sie das Bild einfügen möchten. Klicken Sie auf das Symbol Grafik einfügen in der Kopfzeile, um eine Grafik einzufügen. Wählen Sie den Ordner mit den Bildern aus. Aktivieren Sie die Vorschau, um die Bilder sofort betrachten zu können. Markieren Sie das gewünschte Bild, versehen Sie auf der rechten Seite der Registerkarte das Kästen Verknüpfung zu Datei mit einem Haken und entfernen Sie den Haken im Kästchen WEKA Fachverlag für technische Führungskräfte GmbH mitdokument speichern Word fügt nun das Bild nicht in die Tabelle ein, sondern nur den Verweis, wo sich die Grafik befindet. Dies hat zwei Vorteile. Zum Ersten wird das Worddokument nicht so groß, da nicht das Bild, sondern nur die Verknüpfung vorhanden ist. Zum Zweiten wird bei der Umwandlung in ein HTML-Dokument die Verknüpfung beibehalten. Wenn Sie die Bilder mit dem Dokument speichern, dann entfernt Word bei der Umwandlung von.doc in.htm die eingebundenen Bilder und ersetzt sie durch Verknüpfungen. Word wandelt jedoch die eingebundenen Bilder in.jpg Bilder um. Diese Bilder sind allerdings nicht so gut, wie die zuvor vorhandenen Bilder. 0 1.

8 Das Bild wurde mit der Tabelle verknüpft Positionieren des Textes innerhalb der Tabellenspalte Sie können die Texte innerhalb der Tabellenspalte unterschiedlich ausrichten. Dazu markieren Sie die Spalte in der Tabelle und klicken auf die Symbole Oben ausrichten, Vertikal zentrieren oder Unten ausrichten. Der Text wird dann entsprechend platziert. Verwenden Sie keine Leerschläge, da sie bei der Anzeige als HTML-Dokument unterdrückt werden Tabellenlinien beim Ausdruck unterdrücken Unterdrücken Sie die Linien, da später beim Ausdruck des QM-Handbuchs die Linien nicht sichtbar sein sollen. Markieren Sie dazu die komplette Tabelle mit der linken Maustaste und klicken Sie die dann innerhalb der Markierung auf die rechte Maustaste. Wählen Sie Rahmen und Schattierungen aus. In der Registerkarte klicken Sie auf Rahmen und dann auf ohne. Damit sind die Tabellenspalten nicht mehr im Ausdruck zu erkennen. In diesem Beispiel wurden die Linien zur Verdeutlichung belassen

9 9 WEKA Fachverlag für technische Führungskräfte GmbH Automatisches Inhaltsverzeichnis 0 1. Sie können innerhalb einer Tabelle ein Inhaltsverzeichnis erstellen. Word benötigt jedoch die gesamte Breite der Tabelle, da sonst z.b. die Seitenzahlen nicht mehr angezeigt werden. Deshalb wurde im QM-Handbuch auf eine weitere Unterteilung der Tabelle verzichtet. Word erweitert die Tabelle automatisch auf die nächste Seite, wenn eine Seite nicht ausreicht. Die Tabelle mit dem Inhaltsverzeichnis besteht aus einer Spalte. Um ein automatisches Inhaltsverzeichnis zu erstellen, positionieren Sie den Cursor in der Tabelle und wählen Sie in der Kopfzeile Einfügen, Index und dann Verzeichnisse aus. 0 1.

10 Die Registerkarte Inhaltsverzeichnis ermöglicht Ihnen unterschiedliche Darstellungsformen des Inhaltsverzeichnisses. Sollten Sie später das Inhaltsverzeichnis aktualisieren müssen, positionieren Sie den Cursor innerhalb des Inhaltsverzeichnisses, dann betätigen Sie F9 und das Inhaltsverzeichnis wird neu erstellt bzw. aktualisiert Unterscheidung zwischen Texten und Überschriften Ein automatisches Inhaltsverzeichnis kann nur erstellt werden, wenn eine Unterscheidung zwischen Texten und Überschriften erfolgt Wenn Sie den Text, wie in diesem Beispiel, mit der gedrückten linken Maustaste kennzeichnen, dann erkennen Sie im Feld Formatvorlage das Format Überschrift1. Mit einem Klick auf den kleinen Pfeil rechts neben dem Text mit der linken Maustaste, erhalten Sie alle Formatvorlagen. Diese Formatvorlagen können Sie individuell anpassen. Alle Texte, denen Sie Überschrift1 bis Überschrift3 zuordnen werden ins Inhaltsverzeichnis übernommen. Die Formatvorlagen Überschrift11 und Überschrift33 werden nicht ins Inhaltsverzeichnis übernommen. Sie verhindern auf den Folgeseiten, dass die Überschrift mehrmals im Inhaltsverzeichnis aufgeführt wird

11 11 WEKA Fachverlag für technische Führungskräfte GmbH Wenn Sie den Text, wie in diesem Beispiel, mit der gedrückten linken Maustaste kennzeichnen, dann erkennen Sie im Feld Formatvorlage das Format AufzählungPunkte. Alle Texte, denen Sie AufzählungPunkte oder Standard usw. zuordnen, werden nicht ins Inhaltsverzeichnis übernommen. 0 1.

12 QM-Verfahren oder weitere Dokumente über Hyperlink einbinden Um den Hyperlink einzufügen, markieren Sie mit der gedrückten linken Maustaste den Text Lenkung der Dokumente, wie in diesem Beispiel. Klicken Sie dann auf das Symbol Hyperlink einfügen. Sollte das Symbol Hyperlink einfügen in Ihrer Kopfzeile nicht vorhanden sein, dann müssen Sie bei Office 97 die Zusätze HTML-Funktionen von der MICROSOFT CD-ROM einfach nachträglich installieren Klicken Sie nun auf Durchsuchen und wählen Sie Ihr gewünschtes Word-Dokument mit einem Klick auf die linke Maustaste aus

13 13 Wenn Sie auf OK klicken, haben Sie Ihr Word-Dokument ausgewählt. Klicken Sie nun erneut auf OK und der Hyperlink ist mit dem Text verbunden. Bitte beachten Sie, dass ein Häkchen im Feld Relativen Pfad für Hyperlink verwenden vorhanden ist. Sie können auf diese Weise andere Dokumente z.b. aus Excel und Programme (.exe Dateien) mit den Texten verbinden und aufrufen. In diesem Beispiel wurden unterschiedliche Dokumente mit den Tabellenspalten verbunden. Bei der Umsetzung von.doc in HTML bleiben die Hyperlinks erhalten und können weiter genutzt werden WEKA Fachverlag für technische Führungskräfte GmbH Bestehende Hyperlinks verändern 0 1. Bewegen Sie die Maus auf den gelinkten Text bis das Handsymbol erscheint. Klicken Sie dann auf die rechte Maustaste und wählen Sie dann mit der linken Maustaste Hyperlink und dann Hyperlink bearbeiten aus. Nun können Sie den Hyperlink löschen oder verändern Neue Tabellenseite einfügen 0 1. Wenn Sie eine neue Tabellenseite einfügen, beachten Sie bitte die nachfolgenden Kopierhinweise. Um eine Umwandlung in HTML durchführen zu können, sollte der Aufbau beibehalten werden. Kopieren Sie bitte die komplette Seite mit Leerzeile, Tabelle und Seitenwechsel, wie in nachfolgender Abbildung. 0 1.

14 14 Markieren Sie mit der linken Maustaste die komplette linke Seite mit Leerzeile, Tabelle und Seitenwechsel. Kopieren Sie die markierte Seite und positionieren Sie den Cursor auf der rechten Seiten in der Leerzeile. Fügen Sie anschließend über einfügen die kopierte Seite auf der rechten Seite bei der Leerzeile ein. Ziel ist die störungsfreie Umsetzung ins HTML. Aus meiner Erfahrung heraus, kann ich nur empfehlen, keine Experimente durchzuführen und die Leerzeile und den Seitenwechsel wegzulassen. Die Umsetzung mit Word ins HTML hat enge Grenzen, da sonst nicht vorhersehbare Ergebnisse auftreten wie z.b. veränderte Spaltenbreiten, vergrößerte Grafiken, verschobene Grafiken usw Eine Tabellenseite löschen Wenn Sie eine Tabellenseiten löschen, beachten Sie bitte die nachfolgenden Hinweise. Um eine Tabellenseite zu löschen, markieren Sie wie oben die linke Seite mit Leerzeile, Tabelle und Seitenwechsel. Wenn sie nun die Entf-Taste drücken, wird die komplette Seite entfernt Ein komplettes Dokument erstellen Das QM-Handbuch wurde als ein komplettes Dokument erstellt und nicht in viele einzelne Dokumente aufgeteilt. Die neue Norm ermöglicht weniger Dokumentationsaufwand und dies wurde im QM-Handbuch konsequent umgesetzt. Zudem benötigt die Umwandlung als HTML-Intranet-Dokument eine andere Vorgehensweise. Weiter wird davon ausgegangen, dass das QM-Handbuch nicht mehr verteilt wird, sondern auf dem Server jedem Mitarbeiter zur Verfügung steht. Es ist dabei unerheblich, ob Sie das QM-Handbuch in Word mit Schreibschutz versehen oder als HTML-Dokument nutzen. Das QM- Handbuch hat 47 Seiten, die Sie erweitern oder verkürzen können. Sie können einzelne Spalten oder ganze Tabellen aus dem QM-Handbuch entfernen oder hinzufügen

15 15 WEKA Fachverlag für technische Führungskräfte GmbH Aktualisieren Sie das Inhaltsverzeichnis im Word-Dokument 0 1. Bitte aktualisieren bzw. erstellen Sie das Inhaltsverzeichnis im Word Dokument mit der F9 -Taste, da sonst das Inhaltsverzeichnis im HTML-Dokument nicht funktioniert Zusammenfassung 0 1. Durch die Verwendung von Tabellen können die Texte und die Grafiken frei im Dokument platziert werden. Der bisher erforderliche Spalten- und Abschnittswechsel mit manchen heftigen Reaktionen, wenn wieder einmal das Programm nicht so will, wie man selbst, sind nicht mehr vorhanden. Im QM-Handbuch wurde eine Fußzeile mit der Seitennummer eingefügt. Bei der Umsetzung in HTML werden die Kopf- und Fußzeilen automatisch von Word entfernt, daher ist die Seitenummerierung im späteren HTML-Dokument nicht mehr vorhanden, weshalb auch die Überschrift UNDAG, Qualitätsmanagement innerhalb der Tabelle platziert wird. Das QM-Handbuch kann gedruckt oder als HTML-Dokument für das Intranet erstellt werden. Sie können ebenfalls Ihren Kunden das Intranethandbuch

16 auf Diskette zur Verfügung stellen. Sicherlich ein anderer Weg, als nur Papier zu verteilen Umwandlung vom Word-Dokument ins Intranetdokument Nun ist es soweit, die Umwandlung kann beginnen. Speichern Sie vorher Ihr Word-Dokument wie gewohnt. Zur Umsetzung als Intranetdokument ins HTML klicken Sie in der Kopfzeile auf Datei, und anschließend auf Als HTML speichern. Das ist schon alles. Mit einem Mausklick wird aus dem Word-Dokument ein HTML-Intranet-Dokument! Nun müssen Sie den Ordner bestimmen, indem Word das HTML-Dokument ablegt. Da QM-Handbuch und Grafiken im gleichen Ordner sein sollten, wurde in diesem Beispiel der Ordner E_9001_Handbuch_1_Weka genutzt. Wenn Sie auf speichern klicken, wird das HTML-Dokument erstellt

17 17 Word erstellt aus dem QM-Handbuch ein HTML-Intranetdokument. Wie lange die Umwandlung dauert, hängt von verschiedenen Faktoren ab wie: Anzahl der Grafiken, der Seiten, der Textlängen, der Schnelligkeit Ihres PCs usw. Nach der Umwandlung erscheint folgendes Bild auf Ihrem Monitor WEKA Fachverlag für technische Führungskräfte GmbH Word hat nun automatisch die HTML-Funktion aktiviert. Sie können mit Word die HTML-Seiten editieren. Die Beschreibung wird im nachfolgenden Internet-QM-Handbuch erläutert. Bitte schließen Sie Word, um Verwirrungen zu vermeiden Suchen Sie nun im Verzeichnis E_9001_Handbuch_1_Weka das Dokument 0_Handbuch_Word.htm. Bitte achten Sie auf die Endung.htm, da Sie sonst evtl. das QM-Handbuch mit der Endung.doc öffnen. Sie können dem HTML-Handbuch beim Speichern einen neuen Namen geben, um Verwechslungen zu vermeiden. 0 1.

18 Öffnen Sie das Handbuch mit einem Internetbrowser. Die Anzeige wird von Word automatisch für den Microsoft Internetexplorer optimiert Alle Seiten des Intranet-QM-Handbuchs sind als HTML-Seiten vorhanden, und Sie können das Intranethandbuch mit den Pfeilen auf der rechten Seite nach oben oder unten verschieben. Da das Word-Dokument als ein Dokument vorhanden war, ist nun ebenfalls das HTML-Handbuch als ein HTML-Dokument umgesetzt Inhaltsverzeichnis zur schnellen Orientierung Word hat das Inhaltsverzeichnis automatisch den HTML- Funktionen angepasst. Aus den Seitenzahlen wurden * erstellt, die eine interaktive Nutzung ermöglichen

19 19 WEKA Fachverlag für technische Führungskräfte GmbH Wenn Sie den Mauszeiger auf den Stern bewegen, erscheint eine Hand. Mit einem Mausklick verzweigen Sie sofort auf die ausgewählte HTML-Seite. In diesem Beispiel wurde 05 Verantwortung der Leitung ausgewählt. 0 1.

20 20 Der Hyperlink 05 Verantwortung der Leitung nach den grafischen QM-Verfahren ist voll funktionsfähig Um wieder in das Inhaltsverzeichnis zurückzuverzweigen, klicken Sie in der Kopfzeile auf den Pfeil Zurück. Sie verzweigen zurück an die gleiche Stelle im Inhaltverzeichnis. Sollte das Inhaltsverzeichnis nicht funktionieren, dann haben Sie evtl. vergessen, das Inhaltsverzeichnis mit der F9 -Taste im Word- Dokument neu zu erstellen. Ändern Sie das Inhaltsverzeichnis und führen Sie die Umwandlung erneut durch Zusammenfassung Mit einem Mausklick haben Sie aus einem Word-Dokument ein interaktives Intranetdokument erstellt. Der Pflegeaufwand wird nur im Word-Dokument durchgeführt, da das HTML- Dokument jederzeit neu erstellt werden kann. Sie können Ihrem Kunden das HTML Dokument auf Diskette zur Verfügung stellen. Sicherlich eine interessante Variante Ach noch etwas: wenn Sie mehrmals erfolgreich die Umsetzung von Word ins HTML durchgeführt haben, kann es plötzlich vorkommen, das Abbildungen und Spalten mitten in den Seiten verschoben sind. Meist hilft es, wenn Sie den PC herunterfahren und neu starten, und anschließend die Umsetzung erneut durchführen