Muster für Treffen des Distrikt-Governor- Beratungsausschusses. auch als Zonentreffen bekannt

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1 Muster für Treffen des Distrikt-Governor- Beratungsausschusses auch als Zonentreffen bekannt

2 Das Treffen des Distrikt-Governor-Beratungsausschusses oder Zonentreffen, welches oft als wichtigstes Treffen für Clubamtsträger erachtet wird, bietet Clubpräsidenten und Sekretären die Chance, etwas über die Programme und Initiativen des Distrikts, Multidistrikts und LCI zu erfahren. Das jedoch bei weitem wertvollste Element dieser Treffen ist, dass diese wichtigen Führungskräfte Gelegenheit haben, einfach Ideen und Herausforderungen mit anderen Clubamtsträgern auszutauschen. Dieser Leitfaden bietet Ihnen, dem Zonenleiter, Tipps und beste Verfahrensweisen zum Erreichen beider Ziele, um sicherzustellen, dass das Treffen produktiv ist und sich der Zeitaufwand lohnt. Die Treffen konzentrieren sich hauptsächlich auf die Umsetzung von Hilfsprojekten, Clubmanagement, Mitgliedschaftswachstum und Führungskräfteweiterbildung. Obwohl das Hauptziel darin besteht, Clubamtsträgern ein Diskussionsforum bereitzustellen, bietet das Treffen dem Zonenleiter auch Gelegenheit, Empfehlungen zu sammeln, die an das DG-Team weitergegeben werden können. Dieser Leitfaden enthält Tipps für die Veranstaltung der Zusammenkunft, empfohlene Themen und Formate für jedes Treffen und die im Anschluss an das Treffen zu ergreifenden Maßnahmen, um sicherzustellen, dass alle Ziele erreicht werden. Muster- Bewertungsformulare und eine Vorlage für das Sitzungsprotokoll finden Sie zu Ihrer Verwendung auf Seite 16. Die meisten Materialien sind auch online im Zentrum für Zonen- und Regionsleiter erhältlich. Weitere Informationen und herunterladbare Ressourcen finden Sie auf der Website. Die Ergebnisse dieser Treffen werden dem Distrikt-Governor anhand des Sitzungsprotokolls des Distrikt-Governor- Beratungsausschusses (DA-ZCM) gemeldet. Ein Beispielformular befindet sich auf Seite 17 dieses Leitfadens. Distrikt-Governor-Beratungsausschuss Dem Distrikt-Governor-Beratungsausschuss unter dem Vorsitz des Zonenleiters gehören alle Clubpräsidenten und Clubsekretäre der Zone an. Der Ausschuss trifft sich mindestens drei Mal im Jahr, wie in der Satzung und den Zusatzbestimmungen des Distrikts dargelegt ist. Einige Gebiete veranstalten ein fakultatives viertes Treffen, um die Erfolge des Jahres zu feiern und/oder antretende Clubamtsträger in das Konzept der Zonentreffen einzuführen. Die Aufgaben des Ausschusses bestehen darin: Sicherzustellen, dass jeder Club gemäß der Internationalen Satzung und den Zusatzbestimmungen (LA-1) und Richtlinien effektiv arbeitet und die Bedürfnisse seiner Mitglieder erfüllt. Mitgliedschaftswachstum und Führungskräfteweiterbildung zu inspirieren Die vom Distrikt, Multidistrikt und von LCI angebotenen Programme zu fördern Sicherzustellen, dass jeder Club Clubamtsträger einsetzt, neue Mitglieder einführt und die Leistungen der Mitglieder auf bedeutsame Weise anerkennt Clubs zur Teilnahme an Distrikt- und Multidistrikt-Versammlungen und internationalen Conventions anzuregen Treffen zwischen Clubs zu fördern und Clubs zur Teilnahme an Charter-Feiern und anderen Distriktanlässen anzuregen 1

3 TIPPS FÜR ERFOLGREICHE TREFFEN ZUR TEILNAHME ANREGEN Um zur Teilnahme anzuregen, sollten Sie Folgendes erwägen: Auswahl einer Uhrzeit für das Treffen, wenn die Mehrheit der Clubs vertreten sein kann sowie eines Veranstaltungsortes, der für die meisten gut gelegen ist Versenden von Ankündigungen der Treffen rechtzeitig vorher Aufnahme der Veranstaltung in die Distrikt-Website Erwägen Sie unterschiedliche Kommunikationswege, u.a. Post, s, persönliche Anrufe und soziale Medien, und nutzen Sie alle! Menschen kommunizieren auf verschiedene Weise, einige greifen eventuell auf der Website auf die Informationen zu, während andere eher auf einen Telefonanruf ansprechen. Geben Sie Clubamtsträgern einen Grund zur Teilnahme! Stellen Sie sicher, dass das Thema gut kommuniziert wird und Ihren potenziellen Teilnehmern zusagt. Sehen Sie sich auf Seite 18 die Checkliste für die Vorbereitung auf diese Treffen an, um sicherzustellen, dass alle diesbezüglichen Details behandelt werden. Versammlungsmanagement: Dieser Online-Kurs im Lions-Lernzentrum präsentiert die drei Phasen für gutes Versammlungsmanagement, effektive Verfahren zur Vorbereitung auf Treffen/Versammlungen und deren Moderation. Teilnehmer lernen mit Gruppenverhalten umzugehen und zwischen den Versammlungen/Treffen nachzuhaken. Praktische Arbeitsblätter und Checklisten sind enthalten. Kommunikation ist wichtig! Erwägen Sie, Ihre Clubpräsidenten und Clubsekretäre im Anfangsstadium und weiteren Verlauf Ihrer Amtszeit anzurufen, um das Jahr zu besprechen und eine gute Beziehung zu wichtigen Führungskräften in Ihrer Zone aufzubauen. Erkundigen Sie sich nach ihren Zielen für das Jahr und welche Fortschritte sie machen. Erläutern Sie, dass Sie ihnen beim Erreichen ihrer Ziele helfen möchten und unterstreichen Sie die Wichtigkeit ihrer Teilnahme am Zonentreffen, nicht nur als Teilnehmer sondern auch als Ressource. Ergreifen Sie die Gelegenheit, sie persönlich zu Zonentreffen einzuladen. Durch die Unterhaltung werden Sie ihre Bedürfnisse besser verstehen und Gelegenheit haben, Ihr Treffen ihren Erwartungen anzupassen. 2

4 Erreichen bedeutungsvoller Beteiligung Gestalten Sie es interaktiv: Der wichtigste Aspekt der Zonentreffen ist die Interaktion zwischen Mitgliedern und die Gelegenheit, Ideen mit anderen Clubamtsträgern auszutauschen. Halten Sie sich mit Standpauken zurück, um mehr zu offener Interaktion anzuregen. Konzentrieren Sie sich auf Themen auf Führungsebene: Das Zonentreffen ermöglicht Clubamtsträgern den Austausch praktischer Informationen, die sich u.u. nicht für die allgemeine Clubmitgliedschaft eignen. Halten Sie das Treffen privat und fokusiert, damit sich Clubamtsträger beim Austausch bzgl. ihrer Herausforderungen und Lösungen wohl fühlen. Helfen Sie ihnen, sich vorzubereiten: Bitten Sie Ihre Teilnehmer, sich darauf vorzubereiten, ihre besten Ideen, Bedenken und Erfolge mit anderen Clubamtsträgern auszutauschen, damit sie sich das Diskussionsthema sorgfältig besprechen können. Siehe Helfen Sie ihnen sich vorzubereiten, welches jeder Beschreibung eines Mustertreffens beiliegt. MUSTER-VERSAMMLUNGSFORMATE Die folgenden Formate sind vorgeschlagene Ideen für Zonentreffen, die im Laufe des Jahres abgehalten werden, sie sollten jedoch den individuellen Bedürfnissen Ihrer Clubs angepasst werden. Jede Einheit dauert ca. 45 bis 60 Minuten. 3

5 ERSTES TREFFEN DES BERATUNGSAUSSCHUSSES Das erste Treffen sollte innerhalb von 90 Tagen nach der Internationalen Convention oder, wie in der Satzung und den Zusatzbestimmungen des Distrikts dargelegt, abgehalten werden. Schwerpunkt auf Service! Hilfsleistungen sind bei weitem die wichtigste Funktion eines Lions Clubs. Sie engagieren gegenwärtige Mitglieder und sind die Inspiration für Clubwachstum und -entwicklung, es macht daher Sinn sie beim ersten Treffen als Hauptthema vorzustellen. Helfen Sie ihnen sich vorzubereiten! Lassen Sie Ihre Clubamtsträger wissen, dass der Schwerpunkt des Treffens auf Hilfsbereichen liegen wird, damit sie bereit sind, Details über ihre Projekte auszutauschen. Die Tagesordnung könnte Folgendes beinhalten. Eröffnung (2 Minuten): Eröffnen Sie das Treffen durch Unterstreichung der Wichtigkeit von Hilfsdiensten als wichtigste Funktion jedes Lions Clubs! Erläutern Sie, dass das Ziel des Treffens darin besteht, Ideen und Hilfsmittel auszutauschen, anhand welcher Clubs sicherstellen können, dass die von Clubs geleistetenhilfe die Bedürfnisse der Gemeinde und die Erwartungen der Mitglieder erfüllen. Erwähnen Sie, dass das Treffen mit einer offenen Diskussion über Clubherausforderungen und Erfolg abgeschlossen wird. Vorstellung (2-5 Minuten): Bitten Sie die Teilnehmer sich mit ihrem Namen, Titel und Clubnamen vorzustellen. Motto des Internationalen Präsidenten (2-5 Minuten) : Teilen Sie das Thema kurz mit und wie es sich auf Activities und/oder beliebige Hilfskomponenten bezieht. Ideenaustausch zu Club-Hilfsprojekten (10-20 Minuten je nach Teilnehmerzahl): Geben Sie jedem Club 2 3 Minuten zur Besprechung seiner Activities für das Jahr. Dieser Bericht sollte die unverkennbaren Hilfsprojekte des Clubs sowie alle neu geplanten Projekte und die Herausforderungen, die sich gestellt haben, enthalten. Verfahren zur Ermittlung neuer Hilfsprojekte (5 Minuten): Falls angemessen, sollten Sie die Einführung der Gruppe in eine der folgenden Ressourcen erwägen. Siehe Beschreibung auf Seite 5. Analyse der Gemeindebedürfnisse Erfolgreiche Projekte planen Planung von Hilfsprojekten für Ihren Lions Club Gemeinnützige Arbeit leisten (Online-Kurs im Lions-Lernzentrum) 4

6 Offene Diskussion über Clubherausforderungen und Erfolge (10-15 Minuten je nach Teilnehmerzahl): Räumen Sie Zeit ein, damit Club-Führungskräfte andere Clubmitglieder um Rat bitten können, wie sie mit auftretenden Problemen umgehen, und/oder berichten Sie über einen Cluberfolg. Hilfsmittel zur Leitung von Clubplanung und -management (5 Minuten): Vor Abschluss der Sitzung, und falls angebracht, können Sie Clubamtsträger dazu anregen, die Hilfsmittel Konzept für einen stärkeren Club, Ihr Club auf Ihre Art, Club-Excellence-Verfahren und Club-Excellence-Auszeichnung zu nutzen, um Ziele für ihren Club zu setzen. Diese Hilfsmittel sind auf Seite 6 beschrieben und befinden sich online unter Abschluss (3 Minuten): Besprechen Sie die Ziele des Distrikt-Governors und des Zonenleiters für die Unterstützung der Clubs und erinnern Sie die Teilnehmer an Datum und Uhrzeit des nächsten Treffens. Motto des Internationalen Präsidenten: Das Motto des Internationalen Präsidenten stellt jedes Jahr besondere Initiativen vor, die Hilfsprojekte, Mitgliedschaftswachstum, Führungskräfteweiterbildung und andere bedeutungsvolle Activities inspirieren und anerkennen Weitere Informationen zu diesen und anderen Programmen finden Sie auf der Website! Ideen für Hilfsprojekte finden! Analyse der Gemeindebedürfnisse: Beschreibt einen Prozess zur Ermittlung und Abdeckung unerfüllter Bedürfnisse in der Gemeinde. Erfolgreiche Projekte planen: Involviert bestehende Mitglieder in den Prozess der Analyse von Gemeindebedürfnissen, in die Entwicklung eines Handlungsplans und die Einbeziehung von Mitgliedern in bedeutungsvolle Projekte. Planung von Hilfsprojekten für Ihren Lions Club: Diese Webseite ist eine hervorragende Ressource für jeden Lions Club und bietet Links zu den beliebtesten Projekten, die von Lions durchgeführt wurden! Sie finden dort Links zu Sehkraft-, Jugend- und Umwelt-Projekten und mehr, u.a. zum Lese- Lern- und Förderprogramm und zu Katastrophenhilfe. Gemeinnützige Arbeit leisten (Online-Kurs im Lions-Lernzentrum): Dieser Kurs bietet Hilfsmittel und Verfahren zur Analyse von Gemeindebedürfnissen, zur Auswahl lohnender Projekte, zur Planung von erfolgreichen Projekten und zur Förderung der Hilfsdienste Ihres Clubs in der Gemeinde. 5

7 Hilfsmittel für Clubplanung Konzept für einen stärkeren Club: bietet Clubs ein praktisches Verfahren für Zielsetzung und Ausarbeitung von Handlungsplänen. Ermutigen Sie die Amtsträger, das Verfahren zur Ausarbeitung eines Plans zu nutzen. Weitere Informationen finden Sie auf der Website. Ihr Club auf Ihre Art: Dieser Leitfaden unterstützt Clubs bei der Neugestaltung des Formats ihrer Treffen, um den Bedürfnissen ihrer Mitglieder besser gerecht zu werden. Erwägen Sie monatliche Hilfsprojekte anstatt von Treffen und eliminieren Sie unerwünschte Verhaltensregeln, um den Club einladender für jüngere Leute zu gestalten. Dieser Leitfaden erleichtert es Mitgliedern zu erkennen, welche Aspekte ihres Treffens sie erhalten und welche sie ändern möchten. Club-Excellence-Verfahren (CEP): Dieser Prozess erleichtert dem Club die Durchführung einer eingehenden Analyse seiner Clubarbeit, um verbesserungsbedürftige Bereiche zu erkennen und einen Plan für Veränderungen zu machen. Excellence Auszeichnung: bietet Clubs Zielsetzungen im Bereich Hilfsprojekte, Mitgliedschaftswachstum, Führungskräfteweiterbildung, Clubleitung und Kommunikation sowie die jeweiligen Ressourcen dafür. Weitere Informationen finden Sie auf der Website. 6

8 ZWEITES TREFFEN DES BERATUNGSAUSSCHUSSES Dieses Treffen sollte im November oder, wie in der Satzung und den Zusatzbestimmungen des Distrikts dargelegt, abgehalten werden. Schwerpunkt auf Mitgliedschaft! Effektive Gemeindegruppen erfordern eine solide Mitgliedschaft, um Projekte zu unterstützen, Initiativen zu leiten und neue Personen einzubinden. Nun, da die Clubs ein paar Monate des neuen Geschäftsjahres hinter sich gebracht haben, ist eine gute Zeit, Mitgliedschaftswachstum zu fördern! Erwägen Sie eine Präsentation des GMT-Koordinators und die Einladung von Clubmitgliedschaftsbeauftragten. Helfen Sie ihnen sich vorzubereiten! Lassen Sie die Clubamtsträger wissen, dass der Schwerpunkt des Treffens auf Mitgliedschaftswachstum liegen wird und bitten Sie sie darauf vorbereitet zu sein, ihre größte Mitgliedschaftsherausforderung und/oder ihren Erfolg zu besprechen. Die Themen sollten sowohl Anwerbung als auch die Sicherstellung von Mitgliederzufriedenheit behandeln. Die Tagesordnung könnte Folgendes beinhalten: Eröffnung (2 Minuten): Eröffnen Sie das Treffen mit der Besprechung des Bedarfs an neuen Mitgliedern und der Notwendigkeit, gegenwärtige Mitglieder involviert und zufrieden zu halten. Erklären Sie, dass das Ziel des Treffens im Austausch von Ideen und Strategien für die Anwerbung und Erhaltung engagierter Mitglieder besteht, und dass das Treffen (wie zuvor) mit einer offenen Diskussion über Clubherausforderungen und Erfolg abgeschlossen wird. Besprechen Sie die Ziele des Distrikt-Governors und Zonenleiters für die Unterstützung der Clubs. Vorstellung (2-5 Minuten): Bitten Sie die Teilnehmer, sich mit ihrem Namen, Titel und Clubnamen vorzustellen. Bitten Sie sie diesmal auch zu erwähnen, ob sie an Anwerbung oder an Strategien zur Erhaltung des Mitgliederengagements interessiert sind. Motto des Internationalen Präsidenten (3 Minuten) : Falls angebracht, können Sie das Motto kurz mitteilen und erklären, inwiefern es sich auf Mitgliedschaft bezieht. Erwähnen Sie neue Hilfsmittel oder Auszeichnungen, die eventuell im Rahmen des Mottos vorgestellt werden. Ideenaustausch zu Mitgliederanwerbung und -erhaltung (10-15 Minuten, je nach Teilnehmerzahl): Geben Sie jedem Club 2-3 Minuten Zeit zur Besprechung seines Plans für die Gewinnung und/oder Erhaltung von Mitgliedern. Ihr Bericht sollte Strategien für die Auswahl und Einladung neuer Mitglieder sowie Strategien zur Erhaltung von Mitgliederengagement und -zufriedenheit beinhalten. 7

9 Strategien und Ressourcen für Mitgliederwachstum (5-10 Minuten): Stellen Sie die von LCI erhältlichen Ressourcen vor, die Ihrer Meinung nach für die Gruppe geeignet oder nützlich sein könnten. Hierzu könnten gegebenenfalls ein oder mehrere der Folgenden zählen: Sie werden auf Seite 9 näher beschrieben. Fragen Sie einfach: Leitfaden zur Anwerbung neuer Clubmitglieder Leitfaden zu Mitgliederzufriedenheit: Wie Mitglieder zufrieden und dem Club erhalten bleiben Orientierung für neue Mitglieder Aufgaben der Paten neuer Mitglieder Einführungsfeiern für neue Mitglieder Potenzielle Gemeinden, in denen neue Clubs organisiert werden können GMT Erwägen Sie, den GMT-Koordinator zu bitten, diesen Teil des Programms auszurichten. Für einige Themen stehen PowerPoint-Präsentationen zur Unterstützung und der Förderung zur Verfügung. Weitere Informationen finden Sie auf der Webseite für Zonen- und Regionsleiter. Obwohl die Zeit begrenzt ist, sollten Sie dafür sorgen, dass die Beauftragten für Clubmitgliedschaft über diese Hilfsmittel und ihre Anwendungen Bescheid wissen Offene Diskussion über Clubherausforderungen und Erfolge (10-15 Minuten, je nach Teilnehmerzahl): Räumen Sie Zeit ein, damit Club-Führungskräfte andere Club-Führungskräfte um Rat bitten können, wie sie mit auftretenden Herausforderungen fertig werden, und/oder berichten Sie über einen Cluberfolg. Club-Excellence-Auszeichnung (2 Minuten): Erinnern Sie die Clubamtsträger an die Elemente der Club-Excellence-Auszeichnung und preisen Sie diese weiterhin als Ziel für jeden Club an. Abschluss (3 Minuten): Fassen Sie die während des Treffens erledigten Punkte kurz zusammen und erinnern Sie die Teilnehmer an Datum und Uhrzeit des nächsten Treffens. 8

10 Hilfsmittel für Mitgliedschaftswachstum und Mitgliederzufriedenheit LCI bietet eine Reihe von Hilfsmitteln an, um Clubs beim Erreichen ihrer Mitgliedschaftsziele zu unterstützen und dafür zu sorgen, dass Clubamtsträger und Mitgliedschaftsbeauftragte über Folgendes Bescheid wissen: Fragen Sie einfach: Dieser Leitfaden erleichtert Clubs die Ausarbeitung eines Plans zur Auswahl potenzieller Mitglieder, zu ihrer Anwerbung in den Club und ihrer Einbindung. Leitfaden zu Mitgliederzufriedenheit: Ein Leitfaden für die Erhaltung von Mitgliederengagement und -zufriedenheit, der auf die Hauptgründe eingeht, aus denen Mitglieder austreten. Orientierung für neue Mitglieder: Sorgen Sie dafür, dass sich neue Mitglieder der Wichtigkeit unserer Vereinigung bewusst sind, damit sie den Wert ihrer Mitgliedschaft erkennen. Es gibt viele Online-Hilfsmittel, die Clubs verwenden können! Verantwortungen des Bürgen für ein neues Mitglied: Der Bürge für ein neues Mitglied spielt eine wichtige Rolle dabei, das Mitglied informiert und involviert zu halten. Diese Checkliste hilft dem Bürgen, seine wichtige Rolle erfolgreich auszuüben. Einführungsfeiern für neue Mitglieder: Vermitteln Sie neuen Mitgliedern das Gefühl willkommen und geschätzt zu sein, indem Sie ihre Einführung in den Club bedeutungsvoll gestalten. Dieser Leitfaden enthält Übungen und Skripten, mit denen der Anlass denkwürdig gestaltet werden kann. GMT: Dieses Team von Führungskräften kann beim Treffen Informationen geben bzw. sich persönlich mit dem Club treffen, um Quellen und Strategien für Mitgliedschaftswachstum zu ermitteln. 9

11 DRITTES TREFFEN DES BERATUNGSAUSSCHUSSES Dieses Treffen sollte im Februar oder März oder, wie in der Satzung und den Zusatzbestimmungen des Distrikts dargelegt, abgehalten werden. Schwerpunkt auf Führungskräfteweiterbildung! Für die Verwaltung von Clubs, die Leitung von Hilfsprojekten und das fortwährende Erfüllen der Bedürfnisse unserer Mitglieder und Gemeinden werden effektive Führungskräfte benötigt. Als Mitglied von Lions Clubs International haben Sie nicht nur Zugang zu Kursen und Unterlagen für Führungskräfteweiterbildung, sondern auch eine einzigartige Gelegenheit, diese Fertigkeiten zur Verbesserung Ihrer Gemeinde einzusetzen. Nutzen Sie dieses Treffen, um die Führungskräfteweiterbildungsangebote vorzustellen. Hinweis: Falls ein viertes Zonentreffen geplant ist, könnten Sie erwägen, Themen zur Weiterbildung von antretenden Amtsträgern auf das vierte Treffen zu verlegen. Falls kein viertes Treffen geplant ist, sollten Sie erwägen, den ersten Vizepräsidenten Ihres Clubs zu diesem Treffen einzuladen. Erwägen Sie eine Präsentation des GLT-Koordinators. Helfen Sie ihnen sich vorzubereiten! Kontaktieren Sie Ihre Clubs, um sie wissen zu lassen, dass der Schwerpunkt des Treffens auf Führungskräfteweiterbildung liegen wird, und fragen Sie sie, ob sie Schwierigkeiten haben, neue Personen zur Annahme von Clubamtsträgerpositionen zu bewegen bzw. ob sie Fragen zu Wahlen, zur Amtseinsetzung von Clubamtsträgern, Durchführung einer Clubprüfung oder Meldung von Clubamtsträgern an LCI haben. Fragen Sie sie, ob es Weiterbildungsthemen gibt, über die sie mehr erfahren möchten, damit diese Themen während des Treffens behandelt werden können. Erinnern Sie sie daran, die zum Jahresende zu verleihenden Clubauszeichnungen sowie Clubbedarf zu bestellen, um genügend Zeit für die Lieferung einzuräumen. Die Tagesordnung könnte Folgendes beinhalten: Eröffnung (2 Minuten): Eröffnen Sie das Treffen durch Besprechung der Wichtigkeit von Führungskräfteweiterbildung, um unsere Hilfsdienste fortzusetzen und unsere Clubs zu leiten. Erläutern Sie, dass das Ziel des Treffens darin besteht, Ideen auszutauschen und einen Überblick über die vom Distrikt, Multidistrikt und von LCI angebotenen Programme für Führungskräfteweiterbildung zu geben. Besprechen Sie die Ziele des Distrikt-Governors und Zonenleiters für die Unterstützung der Clubs. Vorstellung (2-5 Minuten): Bitten Sie die Teilnehmer, sich mit ihrem Namen, Titel und Clubnamen vorzustellen. Wenn sich die Gruppenmitglieder kennen, ist dies eventuell nicht notwendig. 10

12 Fortschreiten mit der Wahl und Amtseinsetzung künftiger Führungskräfte (15 Minuten, je nach Teilnehmerzahl): Clubs sollten aktiv neue Lions für die Übernahme von Führungspositionen im nächsten Jahr fördern. Falls angebracht, können Sie fragen, ob Clubs Schwierigkeiten haben oder bei Folgendem Hilfe benötigen: Auswahl potenzieller Club-Führungskräfte Einrichtung eines Nominierungsausschusses für Clubamtsträger Beste Verfahrensweisen bei Wahlen Planung einer Veranstaltung zur Amtseinsetzung von Clubamtsträgern Durchführung einer jährlichen Rechnungsprüfung der Clubfinanzen Bestellung der am Jahresende zu verleihenden Clubauszeichnungen Fähigkeit, Clubamtsträger für das nächste Geschäftsjahr zu melden Planung einer Clubamtsträger-Orientierungsveranstaltung Falls Hilfe benötigt wird, bitten Sie die Gruppe um Vorschläge und/oder planen Sie Zeit ein, um den Clubamtsträgern zu helfen. Unterstützung und Weiterbildung von Führungskräften (15 Minuten): Stellen Sie die Ressourcen vor, die Ihrer Meinung nach für die Teilnehmer nützlich sind. Erwägen Sie eine oder mehrere der folgenden Angebote. Diese Hilfsmittel werden auf Seite 12 eingehender beschrieben. Online-Lions-Lernzentrum Clubamtsträgerschulung Lions-Mentoring-Programm Webinare Podcasts und Online-Leadership-Newsletters GLT Erwägen Sie, den GLT-Koordinator zu bitten, diesen Teil des Programms auszurichten. Sehen Sie auf der Webseite für Zonen- und Regionsleiter nach, ob eine PowerPoint-Präsentation für das Thema zur Verfügung steht. Förderung der Distrikt- und Multidistrikt-Versammlung (2 Minuten) Die Teilnehmer sollten nicht nur ein Verständnis der verfügbaren Seminare und Programme für Führungskräfteweiterbildung gewinnen, sondern auch die Regeln für Clubdelegierte und Ersatzdelegierte für den Distrikt, Multidistrikt und internationale Conventions kennen. Vergessen Sie nicht zu erwähnen, dass man dabei Spaß haben kann! Offene Diskussion über Clubherausforderungen und -erfolge (10-15 Minuten, je nach Teilnehmerzahl): Räumen Sie Zeit ein, damit Club- Führungskräfte andere Club-Führungskräfte um Rat bitten können, wie sie mit auftretenden Herausforderungen fertig werden, und/oder berichten Sie über einen Cluberfolg. 11

13 Club-Excellence-Auszeichnung (2 Minuten): Erinnern Sie die Clubamtsträger daran, die Club-Excellence-Auszeichnung zu beantragen, und wie die Elemente der Excellence-Auszeichnung den Club stärken. Abschluss (3 Minuten): Fassen Sie die während des Treffens behandelten Punkte kurz zusammen und erinnern Sie die Teilnehmer an Datum und Uhrzeit des nächsten Treffens (falls ein viertes Treffen geplant ist). Für Führungskräfteweiterbildung erhältliche Materialien Lions-Lernzentrum: Das Zentrum bietet Online- Kurse an, die für alle Lions-Themen relevant sind, so z.b. Kommunikation, Leitung und Motivation anderer, Erzielen von Resultaten und Leadership. Online-Schulung für Clubamtsträger: Speziell auf Clubamtsträger-Positionen ausgerichtete Online-Schulung mit Links zu hilfreichen Handbüchern und Leitfäden. Dies ergänzt die persönliche, vom GLT- Leiter durchgeführte Schulung. Lions-Mentoring-Programm: Ein Programm zur persönlichen Entwicklung, das Lions befähigen soll, voneinander zu lernen, Führungskompetenzen zu entwickeln und gleichzeitig stärkere Beziehungen aufzubauen. Webinare zur Führungskräfteweiterbildung: Zu einer Reihe von Themen erhältlich, u.a. Zielsetzung, Projektplanung und Veranstaltung wirkungsvoller Treffen. Viele sind aufgenommen und online veröffentlicht. Podcasts und Online-Leadership-Newsletters von Lions-Führungskräften auf der ganzen Welt Seminare für Lions-Führungskräfte: Dieses in jedem konstitutionellen Gebiet angebotene Programm legt den Schwerpunkt auf Führungskompetenzen für Lions, die am Aufsteigen in Führungspositionen interessiert sind. Informationen und Anträge sind online erhältlich. 12

14 VIERTES TREFFEN DES BERATUNGSAUSSCHUSSES (fakultativ) Dieses Treffen sollte ca. 30 Tage vor der Multidistrikt-Versammlung, oder, wie in der Satzung und den Zusatzbestimmungen des Distrikts dargelegt, abgehalten werden und kann, falls angebracht, antretende Clubpräsidenten und -sekretäre einschließen. Schwerpunkt auf die Zukunft! Während die gegenwärtigen Amtsträger dem bevorstehenden Ende des Geschäftsjahres entgegenblicken, sind die antretenden Amtsträger oft auf das, was ihnen bevorsteht, ausgerichtet. Dieses fakultative Treffen ist oft ein feierlicher Anlass, der beides erzielt! Die Stimmung ist in der Regel feierlich, das Programm sollte daher optimistisch sein. Erwägen Sie eine Präsentation des GLT-Koordinators sowie eine Auszeichnungszeremonie mit dem Distrikt-Governor, und laden Sie antretende Amtsträger ein. Helfen Sie ihnen sich vorzubereiten! Lassen Sie die Amtsträger wissen, dass der Schwerpunkt des Treffens auf dem Wechsel der gegenwärtigen auf die antretenden Amtsträger und auf einzigartigen Möglichkeiten zur Anerkennung ausgezeichneter Mitglieder liegen wird. Regen Sie sie an, ihre Ideen und ihre antretenden Amtsträger mitzubringen. Die Tagesordnung könnte Folgendes beinhalten: Eröffnung (2 Minuten): Eröffnen Sie das Treffen durch Besprechung der Wichtigkeit der Clubs in der Zone. Erläutern Sie, welche Fortschritte in Bezug auf Leadership gemacht wurden, was die Clubs in ihren Gemeinden bewirkt und wie sie ihre Ziele erreicht haben. Falls antretende Clubamtsträger anwesend sind, erläutern Sie den Zweck und die Wichtigkeit der Treffen des Beratungsausschusses sowie den Wert ihrer Teilnahme. Vorstellung (2-5 Minuten): Falls antretende Clubamtsträger anwesend sind, bitten Sie die Teilnehmer sich vorzustellen. Sofern sich die Gruppenmitglieder kennen, ist dies eventuell nicht notwendig. Clubamtsträgerwechsel (10-15 Minuten): Bitten Sie jeden Clubpräsidenten, die Maßnahmen zu nennen, mit denen sie für einen reibungslosen Amtswechsel sorgen. Neue Amtsträger könnten eventuell gefragt werden, ob sie vor Beginn ihres Amtsjahres irgendwelche Informationen wünschen. Die Schulung und Orientierung für neue Clubamtsträger sowie Online-Schulungshilfsmittel sollten ebenfalls erwähnt werden. 13

15 Hilfsmittel für die Vorbereitung auf Ihr Amtsjahr (8 Minuten): Falls antretende Clubamtsträger anwesend sind und dies angebracht ist, können Sie die folgenden Hilfsmittel besprechen, die für neue Clubamtsträger hilfreich sein könnten. Diese Hilfsmittel werden online unter eingehender erläutert. Konzept für einen stärkeren Club Ihr Club auf Ihre Art! Club-Excellence-Verfahren (CEP) Anerkennung von Hilfsdiensten (10-15 Minuten): Fragen Sie die Clubpräsidenten, welche Form der Anerkennung für Clubamtsträger sie planen, um zum Austausch einzigartiger Ideen anzuregen. Erwähnen Sie die Materialien, die Clubs von LCI oder anderen Quellen zur Verfügung stehen, u.a.: Kunst der Anerkennung Umfasst Tipps und Ideen für bedeutungsvolle Anerkennung. Clubbedarf-Katalog Der Katalog enthält Auszeichnungen für Amtsträger, Teilnahme, ausgezeichnete Hilfsdienste und mehr. Viele können persönlich angepasst werden und jede trägt das Lion-Logo! Regen Sie Clubs an, frühzeitig zu bestellen und Zeit für die Lieferung einzuräumen. Auszeichnungen (6-10 Minuten): Nutzen Sie diese Gelegenheit, um Clubamtsträger für ihre Teilnahme an Treffen, ihre Beiträge zu Mitgliedschaftswachstum, für ausgezeichnete Hilfsprojekte und andere Leistungen anzuerkennen. Gestalten Sie die Präsentation persönlich und aufrichtig. (Siehe Art der Anerkennung zwecks Tipps und Ideen) Club-Excellence-Auszeichnung (2 Minuten): Erinnern Sie die Clubamtsträger daran, die Club-Excellence-Auszeichnung zu beantragen, und wie die Elemente der Excellence-Auszeichnung den Club stärken. Abschluss (3 Minuten): Danken Sie den Teilnehmern für ihre Dienste und ihr Engagement und regen Sie sie an, als Mentoren für antretende Amtsträger zu dienen. 14

16 IM ANSCHLUSS AN DAS TREFFEN Bewertung des Treffens Verwenden Sie das Arbeitsblatt zur Bewertung von Treffen auf Seite 19, um hilfreiches Feedback und Ideen zur Verbesserung künftiger Treffen zu erhalten. Entsprechendes Nachfassen, um sicherzustellen, dass die geplanten Handlungen durchgeführt werden, kann sich als wichtigster Schritt für eine erfolgreiche Amtszeit als Zonenleiter erweisen. Kommunikation mit den Clubamtsträgern Schicken Sie jedem Teilnehmer und denjenigen, die nicht teilnehmen konnten, ein Exemplar des Sitzungsprotokolls. Auf Seite 16 finden Sie eine Vorlage, anhand der Sie sicherstellen können, dass das Protokoll vollständig und informativ ist. Schicken Sie das Sitzungsprotokoll in einer mit persönlicher Notiz. In Kontakt bleiben Machen Sie sich Notizen darüber, wann jeder Club einen Handlungsschritt durchführen wollte und kontaktieren Sie sie mitunter, um sich nach ihrem Fortschritt zu erkundigen und Unterstützung anzubieten. Sorgen Sie während und zwischen den Treffen dafür, dass jeder Club über die verfügbaren Ressourcen Bescheid weiß! Das Ziel von Eine gute Idee : Wenn jeder Teilnehmer nur eine gute Idee gewonnen hat, die er zur Verbesserung seines Clubs einsetzen könnte, wäre das Treffen ein Erfolg. Interaktion zwischen Lions, um Ideen zur Verbesserung ihrer Clubs auszutauschen, ist immer eine gute Zeitinvestition! Kunst der Anerkennung Von laufenden und täglichen bis hin zu formellen Präsentationen bietet dieser Leitfaden Ideen und hilfreiche Tipps dazu, wie man Ihre engagiertesten Mitglieder auf angemessene und bedeutungsvolle Weise anerkennen kann. 15

17 Beispielformat: Sitzungsprotokoll Datum: Teilnehmer: Beginn/Uhrzeit: Abschluss/Uhrzeit: Hauptzweck des Treffens: Alte Geschäftsangelegenheiten Diskussionen, Entscheidungen Neue Geschäftsangelegenheiten: Diskussionen, Aufgabenliste (mit Verantwortungen) Redner/Programmbeschreibung: Anerkennung: Nächster Treffzeitpunkt; Uhrzeit: Ort: Punkte für die nächste Tagesordnung: Protokollführer: 16

18 Beratungsausschuss des Distrikt-Governors Sitzungsprotokoll Veranstaltungsort (Stadt): Distrikt Region Zone Uhrzeit der Eröffnung/Beendigung: Datum des Treffens: Datum des nächsten Treffens: Anwesende Clubs und Amtsträger Clubname/-nummer Präsident Sekretär Zusammenfassung der Clubaktivitäten 1. Führen alle Clubs Hilfsprojekte durch? Ja Nein Falls nein, geben Sie an, welche es nicht tun: 2. Haben alle Clubs einen Mitgliedschaftsplan? Ja Nein Falls nein, geben Sie an, welche es nicht tun: 3. Halten alle Clubs mindestens monatlich Vorstandssitzungen ab? Ja Nein Falls nein, geben Sie an, welche es nicht tun: 4. Haben alle Clubs einen PR-Plan? Ja Nein Falls nein, geben Sie an, welche keinen haben: 5. Haben Sie irgendwelche Erfolgsblockaden festgestellt? Ja Nein Kommentar 6. Welche Clubs sind erfolgreich und warum? 7. Wie könnte der Distrikt die Entwicklung der Clubs noch weiter fördern? 8. Welche Activities, die zur Führungskräfteweiterbildung oder zur Förderung von Mitgliederwachstum beigetragen haben, haben in der Zone stattgefunden? 9. Ist jedem Club die Club-Excellence-Auszeichnung bekannt? Ja Nein Kommentar 10. Hat jeder Club eine eigene Website? Ja Nein Weiß jeder Club über E-Clubhouse Bescheid? Ja Nein Falls nein, geben Sie an, welche nicht: Unterschrift des Zonenleiters Zonennr. Regionsnr. Distriktnr. Leiten Sie diesen Bericht an den Distrikt-Governor, den GMT- und GLT-Distriktkoordinator, den Regionsleiter und an LCI unter weiter. 17

19 Checkliste zur Vorbereitung von Treffen Schritt Notizen Abgeschlo ssen ( ) 1. Aufgaben und gewünschte Resultate ermitteln 2. Handlungen bestimmen, um Resultate zu erzielen 3. Punkte und Aufgaben der Tagesordnung aufführen Tagesordnungspunkt Zuständige Person 4. Eingeladene Gäste auflisten 5. Zeitrahmen festlegen 6. Logistik abschließen 7. Tagesordnung ausarbeiten Datum bestätigt: Beginn/Uhrzeit: Veranstaltungsort und Raum: Materialien: Ausstattung: Getränke und Verpflegung: Eröffnung: Themen: Pausen: Schluss: Schluss/Uhrzeit: 8. Mit Mitgliedern und Rednern kommunizieren 9. Raum vorbereiten 10. Eigene Vorbereitung Wurden die Tagesordnung und zugehörige Materialien geschickt? Sind die Redner vorbereitet? Sitzordnung überprüfen Materialien austeilen Ausstattung überprüfen Beleuchtung, Heizung, Klimaanlage usw. (Endgültige Schritte und am wichtigsten!) Selbst wenn andere Dinge nicht wie geplant verlaufen sollten, kann das Treffen erfolgreich sein, wenn SIE entsprechend vorbereitet sind!) Materialien organisieren Abfolge der Rednerbeiträge festlegen Positiv denken 18

20 Arbeitsblatt zur Bewertung des Treffens Geben Sie bitte an, wie gut die einzelnen Aussagen das Treffen beschreiben, an dem Sie gerade teilgenommen haben. Setzen Sie ein Häkchen ( ) im Feld mit der Antwort, die am besten passt. 1. Ich habe vor dem Treffen ein Exemplar der Tagesordnung erhalten und hatte ausreichend Zeit und Informationen, um mich entsprechend vorzubereiten. Ja Nein Nicht zutreffend 2. Unser Treffen begann und endete pünktlich. 3. Die Zielsetzung des Treffens wurde klar erläutert. 4. Die Erwartungen (grundsätzlichen Richtlinien) für das Treffen wurden von der Gruppe festgelegt und eingehalten. 5. Der Versammlungsleiter folgte der Tagesordnung. 6. Bei unserem Treffen wurden Diskussionen geführt, Entscheidungen getroffen und Informationen vermittelt. 7. Meine Beteiligung beeinflusste das Ergebnis des Treffens. 8. Entscheidungen, Aufgaben und erforderliches Nachfassen waren klar und eindeutig. 9. Bei unserem Treffen wurden die angegebenen Zeitvorgaben eingehalten. 10. Konflikte wurden offen ausgetragen und sinnvoll gelöst. 11. Neue Mitglieder und Gäste wurden freundlich begrüßt und aufgenommen. 12. Rednern wurde ausreichend Zeit für ihren Vortrag eingeräumt. 13. Anerkennung war ein Thema unseres Treffens. 14. Unser Treffen war eine gute Zeitinvestition. 15. Mir hat die Teilnahme an unserem Treffen Spaß gemacht. Anmerkungen: 19

21 NOTIZEN

22 District and Club Administration Lions Clubs International 300 W 22ND ST Oak Brook IL USA lionsclubs.org districtadministration@lionsclubs.org Telefonnummer: facebook.com/lionsclubs DA-ZMG GE 1/15