CRM Bing Maps Schnittstelle

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1 CRM Bing Maps Schnittstelle Installations-, Konfigurations- und Benutzerhandbuch CRMbingMapsinterface für Microsoft Dynamics CRM zur Version 5.1.9

2 Inhaltsverzeichnis 1 Vorwort Installation Voraussetzungen Importieren der Lösung Die Konfiguration Der Bing Maps Schlüssel Das Anfordern der Lizenz Das automatische Anfordern der Lizenz Lizenzanforderung ohne Internetverbindung CRM Anpassungen Einstellungen Anpassen der vorhandenen Datensätze für die CRM Bing Maps Schnittstelle Der Konfigurations-Datensatzes Das Arbeiten mit der CRM Bing Maps Schnittstelle User-Voraussetzungen zur Nutzung der CRM Bing Maps Schnittstelle Das Arbeiten mit dem Addon Die Funktionen der Menüleiste Die Bing Umkreissuche Der Button Ansicht Update der CRM Bing Maps Schnittstelle auf eine aktuelle Version Deinstallation der CRM Bing Maps Schnittstelle Häufig gestellte Fragen zur Schnittstelle Seite 2 von 31

3 1 Vorwort Vielen Dank, dass Sie sich für unsere Schnittstelle CRM Bing Maps Schnittstelle entschieden haben. Bei dieser Schnittstelle handelt es sich um ein Addon für Microsoft Dynamics CRM. Mit dieser Schnittstelle haben Sie die Möglichkeit des direkten Zugriffs auf Bing Maps in Microsoft Dynamics CRM. Die darin enthaltene Umkreissuche ermöglicht Ihnen, den schnellen Überblick über Ihre Kunden in einem von Ihnen festgelegten Umkreis. Damit können Sie sich, auf einfache Art und Weise, Entfernungen und Fahrzeiten zu Ihren Kunden anzeigen lassen und damit Ihre Fahrrouten in Abstimmung mit Fahrzeiten planen und optimieren. Diese Schnittstelle ist kompatibel mit Microsoft Dynamics CRM Seite 3 von 31

4 2 Installation 2.1 Voraussetzungen Voraussetzungen für die Installation der Schnittstelle ist ein funktionierendes Microsoft Dynamics CRM. Zur Installation der Schnittstelle wird die Rolle des Systemadministrators benötigt. 2.2 Importieren der Lösung Die jeweils aktuellste Lösung der Schnittstelle liegt auf der Webseite der Donaubauer Aktiengesellschaft zum Download bereit: Zuerst muss die Lösung des Addons in das entsprechende CRM-System importiert werden. Dies Die Lösung des Addons muss in das entsprechende CRM-System importiert werden. Dies wird im Anwendungsbereich über Einstellungen, in der Sitemap unter der Überschrift Anpassung im Punkt Lösungen durchgeführt. Hier werden alle importierten, verwalteten und nicht verwalteten Lösungen des Microsoft Dynamics CRM-Systems angezeigt. Über den Button Importieren in der Symbolleiste der Tabelle öffnet sich der Installationsassistent. Seite 4 von 31

5 Mit dem Button Durchsuchen wird die Solution aufgerufen, diese geöffnet und mit dem Button Weiter wird der Vorgang fortgesetzt. Im Anschluss daran werden die Lösungsinformationen angezeigt. im nächsten Fenster muss zwingend der Haken gesetzt bleiben, um die in der Lösung enthaltenen Verarbeitungsschritte für SDK- Mitteilungen zu aktivieren, bevor der Import erfolgen kann. Nach dem Import der Solution, die einige Sekunden andauern kann, wird der Vorgang mit der Anzeige der Protokolldatei beendet. Sind in der Protokolldatei keine Fehler aufgelistet, ist der Import der Lösung fehlerfrei abgeschlossen. Seite 5 von 31

6 Im Navigationsbereich der Anwendung wurden, unter der Überschrift Donaubauer AG, die Entitäten Konfiguration und Ereignisprotokolle erstellt. Seite 6 von 31

7 3 Die Konfiguration 3.1 Der Bing Maps Schlüssel Um das Addon der CRM Bing Maps Schnittstelle nutzen zu können, müssen alle Firmen- und Kontaktdatensätze mit Geodaten befüllt werden. Dazu muss das Addon mit Microsoft Bing Maps verbunden und in der Konfiguration der Bing Maps Schlüssel hinterlegt werden. Den Bing Maps Schlüssel erhalten Sie über die Webseite https://www.bingmapsportal.com. Ist bereits ein Microsoft-Konto vorhanden, erfolgt die Anmeldung mit den entsprechenden Anmeldedaten. Wenn nötig, muss ein neuer Benutzer angemeldet werden. Seite 7 von 31

8 Bei der Erstellung eines neuen Microsoft-Kontos muss die Anmeldung über die Eingabe-Maske von Microsoft erfolgen Nach der Erstellung des Microsoft-Kontos wird der Button Continue betätigt. Um den Account zu erstellen, sollte man einen eindeutigen Account name und seine Adresse hinterlegen, die allgemeinen Geschäftsbedingungen von Microsoft durch das Setzen des Hakens in dem dafür bestimmten Feld bestätigen und den Vorgang mit dem Button Save abschließen. Seite 8 von 31

9 Als nächstes werden die Account details angezeigt. Über dem Unterpunkt Create or view keys in der linken Sitemap wird der Bing Maps Schlüssel angefordert. Nach dem Betätigen des Buttons Submit wird direkt unter dem ausgefüllten Formular der Bing Maps Schlüssel angezeigt. Seite 9 von 31

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11 3.2 Das Anfordern der Lizenz Um eine Lizenz für das Addon CRM Bing Maps Schnittstelle zu erhalten, wird die Lösung geöffnet. Ist die Installation erfolgreich verlaufen, öffnet sich die Lösung im Konfigurationsdatensatz. In der linken Sitemap dieses Datensatzes befindet sich der Button Lizenz Das automatische Anfordern der Lizenz Der Bereich Lizenz wird geöffnet und über den Button Lizenz anfordern in der oberen Menüleiste gelangt man zum zu folgendem Dialogfenster. Seite 11 von 31

12 Das Hinterlegen einer -Adresse muss zwingend erfolgen. Danach sollten die Lizenzbestimmungen gelesen und diesen durch das Setzen des Hakens im vorgegebenen Feld zugestimmt werden. Der automatische Import der Lizenz erfolgt, sobald der Button Weiter gedrückt wird. Nach dem Import der Lizenz, der einige Sekunden andauern kann, wird der Datensatz automatisch mit folgenden Lizenzdaten befüllt: Organisationsname: Name der Organisation, welche die Schnittstelle nutzt Organisationsid: Id der Organisation, welche die Schnittstelle nutzt Version: Versionsnummer der Schnittstelle Lizenztyp: Standard- oder Enterprise-Version der Schnittstelle Ablaufdatum: Ablaufdatum der Schnittstelle. Handelt es sich hierbei um eine käuflich erworbene Schnittstelle, (keine Test-Lizenz) bleibt das Feld unbelegt. zulässige Benutzer: Die Anzahl der lizenzierten Benutzerlizenzen Seite 12 von 31

13 3.2.2 Lizenzanforderung ohne Internetverbindung Sollte der CRM-Server keine Internetverbindung besitzen, öffnet sich nach dem Knopfdruck auf den Button Lizenz anfordern dieses Dialogfeld. Die angezeigten Informationen müssen kopiert und per (nicht als Bild) an die Adresse gesandt werden. Die angeforderte Lizenz wird manuell erstellt und als E- Mail zugestellt. Der Lizenz Schlüssel wird in den Bereich Lizenzschlüssel (1) hinein kopiert und der Button Lizenz importieren (2) gedrückt. Wie bereits im Absatz Automatisierte Lizenzanforderung beschrieben, muss auch hier erst die Eula (End User License Agreement) und der Button Weiter gedrückt werden, ehe dieser Vorgang beendet werden kann. Seite 13 von 31

14 3.3 CRM Anpassungen Alle Entitäten, in denen mit der CRM Bing Maps Schnittstelle gearbeitet werden soll, müssen entsprechend konfiguriert werden. Dies erfolgt im Konfigurationsdatensatz unter dem Menüpunkt CRM Anpassungen. Vor dem Anzeigenamen der Entitäten befinden sich Kästchen. Alle Entitäten in denen die genutzt werden soll, werden durch Setzen eines Hakens in dem dafür vorgesehenem Kästchen markiert. Dabei können einzelne oder mehrere Entitäten gleichzeitig eingefügt werden. Durch Drücken des Buttons Speichern in der oberen Menüleiste wird dieser Vorgang abgeschlossen. In der Sitemap der so konfigurierten Entitäten ist die CRM Bing Maps Schnittstelle ersichtlich. Beispiel: Firmen- und Kontaktdatensatz Seite 14 von 31

15 3.4 Einstellungen Unter dem Menüpunkt Einstellungen im Konfigurationsdatensatz können weitere Punkte konfiguriert werden. Log Level: Einstellung des Log Levels für eventuell auftretende Fehlermeldungen kann den Bedürfnissen des Unternehmens angepasst werden. Es stehen folgende Optionen zur Auswahl: Off: Es werden keine Meldungen protokolliert. Error: Es werden nur Fehlermeldungen protokolliert. Warning: Es werden Fehlermeldungen und Warnungen protokolliert Information: Es werden alle Meldungen protokolliert Bing Maps Schlüssel: zur Funktion der CRM Bing Maps Schnittstelle muss hier der unter Punkt 3.1. ermittelte Bing Maps Schlüssel hinterlegt werden. Update Status: hier wird der Status der Aktualisierung der vorhandenen Datensätze angezeigt (siehe nachfolgenden Absatz 3.6). 3.5 Anpassen der vorhandenen Datensätze für die CRM Bing Maps Schnittstelle Werden jetzt Datensätze im System neu erstellt (Bsp. Firmendatensätze), greift beim Abspeichern das hinterlegte Plugin der CRM Bing Maps Schnittstelle und es werden automatisch die für das Addon benötigten Geodaten (Längen- und Breitengrade) in den entsprechenden Datensatz eingefügt. Damit ist gewährleistet, dass neu angelegte Datensätze sofort mit der CRM Bing Maps Schnittstelle genutzt werden können. Die CRM Bing Maps Schnittstelle wird in den meisten Fällen in ein CRM-System integriert, welches bereits eine unterschiedliche Anzahl von Datensätzen enthält, mit denen diese Schnittstelle arbeiten soll. Diese Datensätze wurden ohne die Geodaten (geographische Längen- und Breitengrade) eingepflegt und sind somit nicht mit der Schnittstelle verbunden. Um dies zu erreichen, befindet sich im Bereich Einstellungen in der oberen Menü-Zeile der Button Update Entities. Seite 15 von 31

16 Durch das Anklicken dieses Buttons werden die bereits vorhanden Datensätze über den hinterlegten Bing Maps Schlüssel mit den entsprechenden Geodaten versorgt. Dieser Vorgang wird im Hintergrund des CRM angestoßen und kann, je nach Anzahl der Datensätze, einige Zeit andauern. Hinweis: Bevor der Button betätigt wird, sollte man sicherstellen, dass alle Datensätze im CRM richtig eingepflegt wurden sind. Besondere Beachtung sollte dabei dem Feld für Land/Region (address1_country) gelten. Ist dieses Feld nicht befüllt, wird durch das Update der Entitäten automatisch in dieses Feld Deutschland eingetragen. Den aktuellen Status dieses Vorganges können Sie im Konfigurationsdatensatz Absatz Einstellungen Punkt Update Status verfolgen. Wichtig: In den Systembenutzerdatensätzen der Mitarbeiter, welche mit der Schnittstelle CRM Bing Maps Schnittstellearbeiten sollen, muss zwingend eine vollständige Postanschrift hinterlegt oder der Ort unter dem Abschnitt Organisationsinformationen definiert sein. Hinweis: Zur vollständigen Postanschrift gehören: Land, Ort, PLZ und mindestens eine Straßenangabe mit Hausnummer. Die Eingaben unter Punkt Einstellungen werden mit Betätigung des Buttons Speichern in der Menüleiste beendet. Hinweis: Im CRM-System sind die Standardfelder für Längengrad (Schemaname: address1_longitude) und Breitengrad (Schemaname: address1_latitude) vorhanden. Wenn die Möglichkeit besteht, können Seite 16 von 31

17 diese auf den Formularseiten der genutzten Entitäten eingeblendet werden. Dadurch kann man kontrollieren, ob Einträge in diesen Feldern vorhanden sind, so dass eine Fehlfunktion des AddOns CRM Bing Maps Schnittstelle sofort auszuschließen ist. 3.6 Der Konfigurations-Datensatz Durch das Einpflegen und Abspeichern der Eingaben in der Lösung der Schnittstelle, wurden automatisch zwei Datensätze in der Entität Konfiguration angelegt. Im Datensatz Bing Maps Config sind folgende Daten hinterlegt: Name: Anwendung: Datentyp: Wert (Mehrere Textzeilen): der Datensatzname Auswahl ist auf Bing Maps Schnittstelle gesetzt Auswahl auf Mehrere Textzeilen Hier ist die XML-Datei für die Adressfelder der Entitäten hinterlegt. Standardmäßig sind die XML-Dateien für Firmen (account) und Leads (lead) hinterlegt. Sollen weitere Entitäten genutzt werden, muss hier die XML-Datei entsprechend ergänzt werden. Seite 17 von 31

18 Beispiel für XML-Datei (account,lead,contact): <BingMapsConfig> <FieldDefinition> <account> <Name>name</Name> <Street>address1_line1</Street> <PostalCode>address1_postalcode</PostalCode> <City>address1_city</City> <Country>address1_country</Country> <Distance>address1_name</Distance> <Latitude>address1_latitude</Latitude> <Longitude>address1_longitude</Longitude> </account> <lead> <Name>fullname</Name> <Street>address1_line1</Street> <PostalCode>address1_postalcode</PostalCode> <City>address1_city</City> <Country>address1_country</Country> <Distance>address1_name</Distance> <Latitude>address1_latitude</Latitude> <Longitude>address1_longitude</Longitude> </lead> <contact> <Name>fullname</Name> <Street>address1_line1</Street> <PostalCode>address1_postalcode</PostalCode> <City>address1_city</City> <Country>address1_country</Country> <Distance>address1_name</Distance> <Latitude>address1_latitude</Latitude> <Longitude>address1_longitude</Longitude> </contact> </FieldDefinition> </BingMapsConfig> Ab der Version ist es auch möglich, unterschiedliche Typen von Attributen anzugeben. Dazu kann man nach Angabe des Attributes type zwischen den Werten picklist und lookup wählen. Beispiel: <account> <Name>name</Name> <Street>address1_line1</Street> <PostalCode>address1_postalcode</PostalCode> <City type="lookup" >address1_city</city> <Country>address1_country</Country> <Distance>address1_name</Distance> <Latitude>address1_latitude</Latitude> <Longitude>address1_longitude</Longitude> </account> <lead> </lead> <Name>fullname</Name> <Street>address1_line1</Street> <PostalCode>address1_postalcode</PostalCode> <City>address1_city</City> <Country type="picklist" >address1_country</country> <Distance>address1_name</Distance> <Latitude>address1_latitude</Latitude> <Longitude>address1_longitude</Longitude> Seite 18 von 31

19 Soll die CRM Bing Maps Schnittstelle in angepassten Entitäten mit benutzerspezifischen Feldern integriert werden, muss die Konfiguration für hinsichtlich dieser Entitäten und Felder entsprechend angepasst werden. Im Datensatz Bing Maps Schlüssel sind folgende Daten hinterlegt: Name: Anwendung: Datentyp: Wert (Mehrere Textzeilen): der Datensatzname Auswahl ist auf CRM Bing Maps Schnittstelle gesetzt Auswahl auf Mehrere Textzeilen aktueller Bing Maps Schlüssel Seite 19 von 31

20 4 Das Arbeiten mit der CRM Bing Maps Schnittstelle 4.1 User-Voraussetzungen zur Nutzung der CRM Bing Maps Schnittstelle Die Lizenzierung der CRM Bing Maps Schnittstelle erfolgt nach aktiven Bing Maps Umkreissuche- Benutzern. Im CRM-Benutzerdatensatz des lizenzierten Benutzers muss zwingend eine Postanschrift hinterlegt sein. Zusätzlich muss der User dem User die Rolle des CRM Bin Maps Interface User zugewiesen werden. Diese Rolle ist Bestandteil der Schnittstelle und gehört mit den entsprechenden Rechten zum Auslieferungspaket des Addons. 4.2 Das Arbeiten mit dem Addon Mit einfachem Klick auf den Button/Kachel in der ausgewählten Entität wird die CRM Bing Maps Schnittstelle gestartet und öffnet sich sofort mit der aktuellen Karte des entsprechenden Datensatzes: Beispiel: Firmendatensatz Neben der Anzeige der Route vom Unternehmensstandort zum Kunden, wird in der unteren rechten Ecke neben der Entfernung auch die ungefähre Fahrzeit angegeben. Hat man einen Datensatz ausgewählt, in welchem keine Geodaten vorhanden sind (z.b. das Updaten der Entitäten ist abgebrochen worden), erscheint folgende Fehlermeldung: Nach dem erneuten Laden der Seite sind die Geodaten automatisch hinterlegt und stehen für das Arbeiten mit der CRM Bing Maps Schnittstelle zur Verfügung. Seite 20 von 31

21 4.3 Die Funktionen der Menüleiste Im oberen Bereich befindet sich eine Menüleiste. Die Punkte Automatic und Bird s eye wurden direkt aus Bing Maps übertragen und unterliegen der gleichen Funktionsweise. Beispiel: Firmendatensatz Unter dem Menüpunkt Aktive Firmen öffnet sich der Filter für die standardmäßig im CRM hinterlegten Ansichten und aller weiteren benutzerspezifischen Ansichten, die für diese Entität angelegt sind. Unter dem Menüpunkt Leads kann man die entsprechenden Leads ein- bzw. ausblenden. Diese erlangt beim Arbeiten mit der Umkreissuche an Bedeutung. Außerdem befindet sich in der Menüzeile noch der Punkt Ansicht, der später näher erläutert wird. Seite 21 von 31

22 4.4 Die Bing Umkreissuche Für die Bing Umkreissuche ist der Anzeigenregler am rechten Fensterrand von Bedeutung. Mit diesem kann man den Umkreis um den aufgerufenen Kunden einstellen und erhält so eine Anzeige, von all den aktiven Kundendatensätzen, die ihren Firmensitz im eingestellten Umkreis haben. Die Firmenauswahl kann durch das Setzen des entsprechenden Filters und das Erstellen von benutzerspezifischen Ansichten gesteuert werden. Da die standardmäßigen Bing-Funktionen zur Verfügung stehen, kann die Ansicht entsprechend gezoomt werden, so dass die einzelnen Firmenstandorte genauer zu erkennen und zu planen sind. Seite 22 von 31

23 Die einzeln angezeigten Markierungen kann man dadurch identifizieren, indem man mit der Maus über diese Punkte streift. Angezeigt wird der Kundenname und die hinterlegte Anschrift. Durch einfaches Anklicken der ausgewählten Kundenmarkierung, öffnet sich der Kundendatensatz in einem neuen Fenster. Über den in der Menüleiste vorhandenen Button Leads, lassen sich die Leads der Umgebung ein- und ausblenden. 4.5 Der Button Ansicht. Wird der Button Ansicht gedrückt, öffnet sich die nachfolgende Tabellenansicht. In dieser sind alle Datensätze tabellarisch aufgelistet, die mit der CRM Bing Maps Schnittstelle über den entsprechenden Kunden ermittelt worden sind. Der Inhalt der Tabellenansicht richtet sich nach dem gesetzten Filter. Es werden nur die Datensätze der übergeordneten Entität angezeigt. Beispiel: Anzeige der Firmendatensätze mit eingeblendeten Leads zeigt in der Ansicht nur die Auflistung der Firmendatensätze in alphabetischer Reihenfolge an: Seite 23 von 31

24 Aus dieser Ansicht heraus besteht die Möglichkeit, die Datensätze der Trefferliste mit Hilfe der CRM- Standardfunktionen einer Marketingliste hinzu zu fügen oder nach Excel zu exportieren. Die Ansicht Bing Area Search View kann unternehmensspezifisch nach gewohnter CRM- Technologie angepasst werden. Seite 24 von 31

25 5 Update der CRM Bing Maps Schnittstelle auf eine aktuelle Version Ist eine neue Version der Schnittstelle vorhanden, wird dies in der Ansicht Lizenz im rechten oberen Bereich des Fensters angezeigt. Möchte man die CRM Bing Maps Schnittstelle auf diese neue Version updaten, erfolgt dies durch Drücken des Buttons Update. Danach öffnet sich dieses Fenster, was folgende Informationen und Optionen enthält: Version: Version auf die updatet werden soll Information: ob diese Version in dem erworbenen Software Assurance enthalten ist Features: welche Features wurden in dieser Version umgesetzt Optionen, soll diese Version: - sofort installiert werden - möchten Sie die Version herunterladen und zu einem späteren Zeitinstallieren - möchten Sie den Vorgang abbrechen Nach dem fehlerfreien Updaten der Schnittstelle Seite 25 von 31

26 wird die neue Versionsnummer in der Konfigurationsansicht im oberen rechten Bereich angezeigt. Seite 26 von 31

27 6 Deinstallation der CRM Bing Maps Schnittstelle Zur Deinstallation der CRM Bing Maps Schnittstelle müssen als erstes in der Lösung der Schnittstelle die wie in Punkt 3.4 CRM-Anpassungen beschriebenen Haken entfernt werden. Wichtig: Sind die Haken nicht entfernt, kann die Schnittstelle nicht komplett aus dem CRM-System entfernt werden und es kommt zur Fehlermeldung. Nach dem Entfernen der Haken, wird die Lösung der Schnittstelle markiert und mit dem Button Löschen in der Menüleiste gelöscht. Seite 27 von 31

28 Nach der Kontrollabfrage wird die Lösung gelöscht und ist jetzt vollständig im CRM-System entfernt. Hinweis: Sollte sich die Lösung auch nach dem Entfernen der Haken nicht löschen lassen und die vorstehende Fehlermeldung erneut auftreten ist es möglich, dass in der Ansicht SDK- Nachrichtenverarbeitungsschritte Komponenten zur CRM Bing Maps Schnittstelle eingetragen sind, die im Status nicht verwaltet stehen. Diese sind dann per Hand zu entfernen, bevor die Lösung gelöscht werden kann. Seite 28 von 31

29 7 Häufig gestellte Fragen zur Schnittstelle Frage: Trotz richtiger Konfiguration der Schnittstelle funktioniert diese nicht und gibt folgende Fehlermeldung aus: Antwort: Im Benutzerdatensatz sind keine Adressdaten hinterlegt. Frage: Antwort: Wie kann ich feststellen, ob alle bereits vorhandenen Entitäten mit den Geodaten befüllt sind. Der Status des Updates kann man über die Lösung der Schnittstelle in der Konfigurationsseite unter dem Punkt Einstellungen nachverfolgen. Sollte dort, auch nach längerer Zeit unter dem Punkt Update Status der Eintrag Update wird durchgeführt erscheinen, kann man es möglicherweise zu einem Fehler gekommen sein. In der Entität Ereignisprotokoll kann man dazu weitere Informationen finden. Beispiele: Voraussetzung für die Fehlerausgabe ist das eingestellte Log Level unter Punkt Einstellungen im Konfigurationsdatensatz Seite 29 von 31

30 Zur Kontrolle des Updatestatus können die Felder für die Längengrade (address1_longitude) und Breitengrade (address1_latitude) in die entsprechenden Entitäten eingebracht (Standardfelder im CRM) werden. Sind diese befüllt, ist das Update erfolgreich durchgeführt worden. Frage: Die Schnittstelle zeigt die falsche Wegstrecke an. Antwort: Die hinterlegten Adressdaten sind nicht exakt eingetragen. Es ist darauf zu achten, dass Straßennamen richtig im CRM eingepflegt werden. Ein häufiger Eingabefehler ist, dass das Leerzeichen zwischen Straßenname und Hausnummer vergessen wird. Beispiel (falsch): Lutherstr.3 Beispiel (richtig): Lutherstraße 3 oder Lutherstr. 3 Seite 30 von 31

31 Sollten Sie weitere Fragen zur Schnittstelle CRM Bing Maps Schnittstellehaben oder weiterführenden Support benötigen, so zögern Sie bitte nicht uns zu kontaktieren. Wurzener Straße Dahlen / Sa. Tel.: +49 (34361) Fax: +49 (34361) Mail: Web: Informationen zur CRM-Word-Schnittstelle: Vorstand: Andreas Donaubauer Aufsichtsratsvorsitzende: Andrea Striegler Amtsgericht Leipzig HRB Ust.-ID: DE Seite 31 von 31

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