Delphi-Roundtable Digitale Personalakte 2020

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1 Delphi-Roundtable Digitale Personalakte 2020 Name: Ralf Bruch Funktion/Bereich: Angestellter Organisation: KWP Kümmel, Wiedmann + Partner Unternehmensberatung GmbH Liebe Leserinnen und Leser, das Thema "Digitale Personalakte" gewinnt zunehmend an Bedeutung und ist in der heutigen Zeit Grundlage für ein modernes Personal-Management. Dennoch setzen viele kleine und mittelständische Unternehmen immer noch auf klassische Personalakten in Papierform und beginnen erst langsam mit der Modernisierung ihres Personal-Managements. Um das Thema zu fördern, organisieren wir zum Start unserer Initiative mit führenden Akteuren der Branche einen Delphi-Roundtable zur Digitalen Personalakte Hier reflektieren Branchen-Experten u. a. über den Status quo und die Chancen und Herausforderungen der Digitalen Personalakte. Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Ihr Competence Site-Team Seite 1

2 Sehr geehrter Herr Bruch, Frage 1: Status quo Digitale Personalakte? Wenn man die aktuellen Veröffentlichungen zur Digitalen Personalakte liest, erhält man den Eindruck, dass die Digitale Personalakte schon relativ breit etabliert ist. Zugleich scheint sie aber im Mittelstand noch nicht angekommen. Wie weit hat die Digitale Personalakte Ihrer Meinung nach den Markt erschlossen? Wo sind noch weiße Flächen (Branchen?), die es zu erschließen gilt, wo ist die Digitale Personalakte relativ erfolgreich etabliert? Von den Vorteilen der Digitalen Personalakte wie Mehrfachzugriff auf die Akten, rechts- und revisionssichere Aufbewahrung der Personalunterlagen, einheitliche Aktenhaltung, Steigerung der Auskunftsbereitschaft des Personalbereichs und Erhöhung der Sicherheit der Aktenhaltung (Berechtigungskonzept, Protokollierung und Datensicherheit) können Unternehmen aller Branchen profitieren. Erfolgreich etabliert hat sich die Digitale Personalakte inzwischen in den Großkonzernen, die schon seit einigen Jahren den Wandel der Personalabteilung hin zur serviceorientierten Dienstleistung im Unternehmen vollziehen. Dies trifft insbesondere auf mehrstufige HR Organisationen zu, also im Rahmen von Shared-Service-Centern kombiniert mit dezentralen HR Business Partnern, da hier die Papierakte deutlich an Ihre Grenzen kommt. Weiße Flächen bestehen insbesondere im Mittelstand. Die Gründe hierfür sind vielseitig und lassen sich nicht pauschalisieren. Oftmals sind die Kosten für die Einführung der Digitalen Personalakte und die Digitalisierung des Papierbestands ein Grund für die Ablehnung der Digitalen Personalakte. Ebenso hat unsere Erfahrung gezeigt, dass die Einführung unter anderem auch an der Quantifizierbarkeit der Vorteile scheitert. Die immensen qualitativen Vorteile, die sich für die Personalarbeit durch den Einsatz einer Digitalen Personalakte ergeben, lassen sich oft nur schwer in Form einer ROI-Berechnung ausdrücken. Unsere Erfahrungen gerade auch im Umfeld des Mittelstands haben gezeigt, dass die Bedenken und Vorurteile gegenüber der Digitalen Personalakte unbegründet sind. Aufgrund der jahrelangen Erfahrung im Umfeld der Digitalen Personalakte gibt es nahezu keine Frage- oder Problemstellung, die uns noch nicht begegnet ist. So Seite 2

3 können wir den Kunden bei der Einführung der Digitalen Personalakte optimal unterstützen und die Vorteile durch den Einsatz der Digitalen Personalakte für den Kunden nutzbar machen. Frage 2: Chancen und Herausforderungen Digitale Personalakte? Oft scheitert die Einführung neuer Technologien nicht an den Technologien selbst, sondern an ihrem Umfeld wie z. B. den relevanten Prozessen. Eine Digitale Personalakte setzt z. B. die Digitalisierung von Prozessen voraus. Was sind Ihrer Meinung nach die wichtigsten Herausforderungen und Handlungsfelder für eine erfolgreiche Einführung der Digitalen Personalakte? Was sind generell die Chancen, die die Digitale Personalakte bietet? Neben der Auswahl der technologischen Basis, die für die IT- Abteilungen der Unternehmen natürlich von großer Bedeutung ist, sind unserer Erfahrung nach die Vorbereitung und Konzeption der Akte entscheidende Erfolgsfaktoren für den Einsatz der Digitalen Personalakte im Unternehmen. Dreh- und Angelpunkt für den Erfolg und die Akzeptanz der Akte im Unternehmen ist die Aktenstruktur. Die Struktur der Akte ist das zentrale Mittel um später die Dokumente innerhalb der Akte zu finden und nicht zu suchen. Ebenso wichtig ist die Integration der Digitalen Personalakte in die bestehenden Personalprozesse durch den Einsatz einer Digitalen Personalakte soll schließlich kein neuer Prozess mit einem neuen System entstehen, sondern vielmehr sollen die bestehenden Prozesse durch die Digitale Personalakte unterstützt und optimiert werden. Am Beispiel unserer angebotenen Aktenlösungen bedeutet dies, dass wir neben einer tiefen Integration der Personalakte in die HR Arbeit zusätzlich Add-Ons zur Akte anbieten, die die Arbeit mit der Personalakte erleichtern. Aktenrelevante Dokumente werden oft nicht nur per Word erzeugt, sondern direkt im SAP-System: Mitarbeiterspezifische Nachweise wie Entgeltbeleg, Lohnsteuerjahresbescheinigung und DEÜV-Meldungen oder Bescheiniungen. Mit verschiedenen Zusatzprogrammen bieten wir unseren Kunden die Möglichkeit, diese in SAP erzeugten Dokumente direkt und ohne weiteres Eingreifen eines Benutzers in die Digitale Akte abzulegen. Seite 3

4 Ein oft zu gering priorisierter Punkt im Vorfeld zur Einführung der Digitalen Akte ist die Digitalisierung des Papierbestands. Neben den entstehenden Kosten für die Digitalisierung der Papierakten sind auch die notwendigen Vorarbeiten für die Digitalisierung nicht zu vernachlässigen. Im Rahmen der Vorarbeit sollte die Chance genutzt werden, den Aktenbestand zu säubern d.h. beispielsweise sollten nicht aktenrelevante Dokumente (Vertragsentwürfe, Notizen etc.) im Vorfeld aussortiert werden, damit nur diejenigen Dokumente später in der Akte enthalten sind, die für die tägliche Arbeit benötigt werden. Frage 3: Anbieter Digitale Personalakte, eigene Differenzierung Der Markt für die Digitale Personalakte wird von unterschiedlichen Anbietern unterstützt, von Anbietern von HR-Software über Spezialisten für Digitale Personalakten bis hin zu generellen Anbietern für Digitale Akten / ECM-Systemen. Wer sind Ihrer Meinung nach die besten Partner für die Realisierung einer Digitalen Personalakte oder muss hier situativ differenziert werden? Inwieweit differenzieren Sie sich am Markt? Unserer Erfahrung nach ist bei der Einführung einer Digitalen Personalakte HR-spezifisches Know-how unabdingbar. Als SAP HCM Beratungshaus mit dem Fokus auf dem Mittelstand ist unser oberstes Credo die Optimierung der Prozesse in der Personalabteilung. Am Beispiel der Digitalen Personalakte betrifft dies insbesondere zwei Kenraspekte: Den Aufruf der Akte und das Scannen der Dokumente im Tagesgeschäft. Mit den von uns angebotenen Lösungen der Digitalen Personalakte erfolgt der Aufruf direkt aus dem SAP Modul Personaladministration (Transaktion PA30/PA20). Vorteil ist, dass der HR Mitarbeiter die Personalakte mit einem Klick direkt in SAP anzeigen lassen kann ohne einen weiteren Suchvorgang oder eine weitere Anmeldung an einem anderen System. Das Scannen der Dokumente im Tagesgeschäft erfolgt ereignisgesteuert mittels des Szenarios Frühes Erfassen / spätes Archivieren mit Barcode. Die Dokumente werden direkt bei der Erfassung der Stammdaten im entsprechenden HR Infotypen zum Scannen angemeldet (Eingabe von Dokumentart und Datum). Da das System vorab alle Informationen zum Dokument kennt, nimmt der Scanner nur die Digitalisierung Seite 4

5 vor eine zusätzliche Erfassung von Attributen zum Dokument ist am Scanner nicht mehr notwendig. Je nach Anforderung unserer Kunden/Interessenten sind wir in der Lage, entweder eine rein SAP-basierte Aktenlösung oder eine tief in das SAP HCM integrierte Digitale Personalakte der aconso AG einzuführen. So können wir individuell auf die Bedürfnisse der Kunden eingehen und für jeden Kunden die optimale Digitale Personalakte anbieten und einführen. Frage 4: Eigene Case Studies Digitale Personalakte? Am besten lassen sich Konzepte an erfolgreichen Beispielen verdeutlichen. Können Sie aus Ihrem eigenen Erfahrungsbereich besonders erfolgreiche Beispiele der Realisierung einer Digitalen Personalakte skizzieren. Was war der Auslöser für das Projekt? Welche Ergebnisse wurden mit der Einführung der Digitalen Personalakte realisiert, welcher Aufwand (Zeit, Kosten) war notwendig (idealerweise Investments, Amortisationsdauer, ROI)? Die Auslöser für die Einführung einer Digitalen Personalakte sind vielseitig. Neben pragmatischen Gründen wie beispielsweise Platzmangel oder sind oftmals weitreichendere strategische Neuausrichtungen für die Einführung der Personalakte relevant. Auch das Erkennen der Schwächen in bestehenden HR Prozessen (auch auf systemischer Ebene) kann Treiber für die Implementierung einer Digitalen Personalakte sein. Eine übliche Laufzeit der Projekte zur Einführung der Digitalen Personalakte ist 3-4 Monate wobei ggf. für die Digitalisierung des Papierstands noch zusätzliche Zeit benötigt wird. Dies unterstreicht die Einführung der Digitalen Personalakte bei einem Stuttgarter Unternehmen, die wir erst kürzlich erfolgreich abgeschlossen wurde. Neben räumlichen Engpässen aufgrund von Umbauarbeiten am Hauptsitz war einer der Auslöser für die Einführung der Digitalen Akte die Neuausrichtung der Personalprozesse sowie die Optimierung/Erleichterung der Personalarbeit im Allgemeinen. Die Konzeption der Digitalen Personalakte, das Customizing derselbigen, ausführliche Funktionstests Seite 5

6 und die Schulung der Anwender waren nach 4 Monaten abgeschlossen. Parallel wurde mit der Digitalisierung der Papierakten begonnen, die derzeit noch andauert. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus der Personalabteilung profitieren nun von den Vorteilen der Digitalen Personalakte: ein schneller, gleichzeitiger und standortübergreifender Zugriff auf die Personalakten, einfache Handhabung der Digitalen Personalakte, Steigerung der Auskunftsbereitschaft. Frage 5: Maßnahmen für größeren Markterfolg Um den Erfolg der Digitalen Personalakte im Markt zu fördern, planen wir im Rahmen unserer Initiativen auch dieses Thema aktiv in den Markt zu tragen. Was sollte eine Initiative Ihrer Meinung nach leisten, die die Branche voranbringen will (Fachinformationen, Best-Practices, Online-Roundtables, Messen, regionale Events,...)? Welche Kompetenzen können Sie einbringen, um z. B. andere Unternehmen bei ihrem Wandlungsprozess zu unterstützen? Wir würden es sehr begrüßen, Sie bei Ihren Initiativen zur Förderung des Markts der Digitalen Personalakte unterstützen zu dürfen. Aufgrund zahlreicher Einführungsprojekte sind wir in der Lage, ganzheitliches Know-how im Umfeld der Digitalen Personalakte für Vorträge, Roundtable etc. einzubringen. Daneben erklären sich die meisten unserer Kunden dazu bereit, für Referenzbesuche oder -vorträge zur Verfügung zu stehen, um über ihre Erfahrungen mit der Digitalen Personalakte zu berichten. Vielen Dank für das Interview! Seite 6