Digitale Personalakte

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1 Digitale Personalakte Ein Erfahrungsbericht aus BR-Sicht H.-Günter Wassermann, BR September 2010

2 Agenda Konzern / Unternehmensgruppe Praxisbericht - Eingrenzung Was/Warum/Wofür und Wie Exkurs - Personalakte regeln Ausgangslage / Projektziele Exkurs - DigiPersAkt im Prozess BR-wichtige Punkte Vereinbarungsszenario Elemente der Vereinbarung 2

3 Konzern - Struktur *Der Ennepe-Ruhr-Kreis hält 0,6 % an der WSW Wuppertaler Stadtwerke GmbH. 3

4 Konzern - Profil Die WSW wurden 1948 durch den Zusammenschluss der Wuppertaler Bahnen AG und der Städtischen Werke Wuppertal gegründet wurde der WSW-Konzern für zukünftige Anforderungen neu ausgerichtet. Die WSW haben sich vom klassischen Stadtwerk zum kundenorientierten Anbieter von Energie, Trinkwasser, umfassenden Energiedienstleistungen und Mobilitätslösungen entwickelt. Die WSW sind für den Betrieb und den Ausbau der Stadtentwässerung verantwortlich. Über ein Tochterunternehmen die AWG Abfallwirtschaftsgesellschaft Wuppertal sorgen wir für die Abfallentsorgung und recyceln Wertstoffe. 4

5 Konzern - Zahlen 2008/ Ertrag 808 Mio. 848 Mio. Investitionen* 60,4 Mio. 70,7 Mio. Jahresüberschuss/-fehlbetrag - 0,6 Mio. 31,8 Mio. EBIT WSW Energie & Wasser AG 51 Mio. 67 Mio. WSW mobil GmbH - 45 Mio Mio. AWG 13 Mio. 25 Mio. Mitarbeiter (im Jahresdurchschnitt) * Zugang Sachanlagevermögen 5

6 Konzern - WSW-Unternehmensgruppe Gemeinsamer Betrieb 6

7 Konzern - WSW-Unternehmensgruppe + BR Gemeinsamer Betrieb nach 3 BetrVG und damit ein BR-Gremium: Einheitlicher Tarifvertrag TVV Einheitlicher Tarifvertrag Sicherung der Sozialen Rechte Einheitlicher Tarifvertrag betriebliche und unternehmerische Mitbestimmung Einheitlicher Tarifvertrag für ein gemeinsames Personalmanagement und einen gemeinsamen internen Arbeitsmarkt 7

8 WSW-Unternehmensgruppe Die Personaldokumente werden (beginnend ab 2009) in digitalen Personalakten und dem SAP HCM* verwaltet. * Human Capital Management 8

9 Agenda Konzern / Unternehmensgruppe Praxisbericht - Eingrenzung Was/Warum/Wofür und Wie Exkurs - Personalakte regeln Ausgangslage / Projektziele Exkurs - DigiPersAkt im Prozess BR-wichtige Punkte Vereinbarungsszenario Elemente der Vereinbarung 9

10 Praxisbericht - Eingrenzung Die von uns vorgestellte Vereinbarung und die Art und Weise der Erarbeitung ist eine von weiteren Möglichkeiten, die Einführung und Praxis der Digitalen Personalakte zu regeln hat doch jeder Betrieb seine "eigene" Mitbestimmungskultur. Nur - unserer Erfahrung nach sollte am Ende so etwas wie eine eigenständige Vereinbarung herauskommen. ~~~ Was wir nicht referieren (können) sind vertiefende rechtliche und systemtechnische Zusammenhänge. Hier verweisen wir u. a. auf den Vortrag von FORBIT (Essener Konferenz 2007): "Die elektronische Personalakte im Umfeld SAP" (www.br-arbeitskreis-sapnt.de) 10

11 Agenda Konzern / Unternehmensgruppe Praxisbericht - Eingrenzung Was/Warum/Wofür und Wie Exkurs - Personalakte regeln Ausgangslage / Projektziele Exkurs - DigiPersAkt im Prozess BR-wichtige Punkte Vereinbarungsszenario Elemente der Vereinbarung 11

12 DigiPersAkt - Was/Warum/Wofür Bei WSW ist der Arbeitgeber durch den Personalprokuristen an den BR herangetreten mit der Info: In der Unternehmensgruppe soll die bisher "händische" Papier- Personalakte digitalisiert werden. Das Personalwesen führt die "DigiPersAkt" als Projekt ein, um Kosten zu sparen und den Nutzen zu erhöhen, um durch die elektronische Verfügbarkeit von Personaldaten in den Prozessen zu ermöglichen und eine Erhöhung der Rechtssicherheit durch systembedingte Benutzer- und Zugriffsrechte zu erhalten... 12

13 DigiPersAkt - Wie (AG) Regelungsvorschlag der Personalabteilung: Die "Digitale Personalakte" systemtechnisch anhänglich zur SAP HR/HCM-Vereinbarung regeln: eingesetzte Komponenten, Zugriffsberechtigungen, Aufbewahrungsfristen, Infotypen/Objekte... 13

14 DigiPersAkt - Wie (BR) Unsere BR-Antwort auf das Ansinnen, die Papierpersonalakten elektrisch abzulösen, war: Über die Einführung und Nutzung der digitalen Personalakte brauchen wir eine eigenständige betriebliche Vereinbarung. Eine Abkürzung für das Tun war schnell gefunden - "DigiPersAkt". 14

15 DigiPersAkt - Wie (BR) Nach BRinterner Diskussion stand die Vereinbarungsstrategie fest: Die "DigiPersAkt" kann nicht im Rahmen der SAP-HCM-Vereinbarung abgehandelt werden, sondern muss sowohl technisch als auch insbesondere organisatorisch geregelt werden. 15

16 Agenda Konzern / Unternehmensgruppe Praxisbericht - Eingrenzung Was/Warum/Wofür und Wie Exkurs - Personalakte regeln Ausgangslage / Projektziele Exkurs - DigiPersAkt im Prozess BR-wichtige Punkte Vereinbarungsszenario Elemente der Vereinbarung 16

17 Exkurs - Personalakte regeln Vorweg: Eine Vereinbarung der "Digitalen Personalakte" ist primär eine Organisationsregelung! Das Systemtechnische ist notwendiges Tun. 17

18 Exkurs - Personalakte regeln Bei WSW gab es bisher keine Betriebsvereinbarung über die papierhändische Personalakte. Mit Einführung der digitalen Personalakte ergab sich für uns die Möglichkeit, die Personalakte generell zu regeln, denn die digitale Personalakte fällt von vorne bis hinten unter die Mitbestimmung. 18

19 Exkurs - Personalakte regeln Neben den systemtechnischen Fragen sind insbesondere die arbeitsorganisatorischen Aspekte zu regeln - bspw.:? was kommt rein und was bleibt wie lange drin,? wer hat Personalaktenzugriff und auf welche Dokumente,? in welche Arbeitsprozesse wird die Personalakte integriert usw. usf. 19

20 Agenda Konzern / Unternehmensgruppe Praxisbericht - Eingrenzung Was/Warum/Wofür und Wie Exkurs - Personalakte regeln Ausgangslage / Projektziele Exkurs - DigiPersAkt im Prozess BR-wichtige Punkte Vereinbarungsszenario Elemente der Vereinbarung 20

21 Ausgangslage - vorher Ca händische Papier-Personalakten Manuelle Wegezeiten, lokale Beschränkung Zentrale Ablage: Aktenstelle Keine systemelektronische Integration mit dem Personalmanagementsystem SAP-HCM (alt SAP-HR) Und: Bisher weiß der BR nicht, was sich so alles wie lange in der Akte befindet und welche Nebenakten noch existieren. 21

22 Ausgangslage - Projektziele Digitale Personalakte im SAP HCM Umfeld. Realisierung mit dem SAP-Baustein "Records Management" als Standardlösung für die elektronische Aktenverwaltung. Nutzung des vorh. Optischen Archivsystems. Von den Führungskräften gewollt. Verzahnt mit den Prozessen und Dokumenten des Personalwesens und somit mit den Themen Workflow und Portal. Struktur der Personalakte ist vorgegeben. Zugriffsberechtigungen sind strukturiert. Es besteht ein Lösungsvorschlag zum Umgang mit den alten Papierakten. 22

23 Agenda Konzern / Unternehmensgruppe Praxisbericht - Eingrenzung Was/Warum/Wofür und Wie Exkurs - Personalakte regeln Ausgangslage / Projektziele Exkurs - DigiPersAkt im Prozess BR-wichtige Punkte Vereinbarungsszenario Elemente der Vereinbarung 23

24 Exkurs - DigiPersAkt im Prozess die systemtechnische Struktur SAP HCM / Human Capital Management (früher HR) Stammdatenstrukturierung als Infotypen zur einheitlichen "Pers_Ident_Nr" SAP RM / Records Management als integriertes SAP-Modul "elektronische, strukturierte Akte" HyphArchiv elektronisches Archivsystem zur gesetzessicheren Aufbewahrung "Digitaler Dokumente" 24

25 Exkurs - DigiPersAkt im Prozess der Personalsachbearbeitung Im Arbeitsprozess Personalbearbeitung im SAP HCM Anzeige von Personalaktendokumente der jeweiligen Mitarbeiter Einheitliche Ident-Nr. über die HCM-Infotypenstruktur z. B. Arbeitsvertrag, Bescheinigungen, etc 25

26 Exkurs - DigiPersAkt im Prozess der Personalsachbearbeitung Im Arbeitsprozess Personalaktenbearbeitung mit SAP RM über den direkten Zugriff auf das SAP RM (integr. Modul im SAP) mit der HCM-Transaktion "organizer" Anzeige der digitalen Personalakte(n) einschl. Volltextsuche über eine oder mehrere Akten entlang der strukturierten Dokumentablage (im RM) Dokumenttypen (Deckblatt) Dokumentbelegstruktur Dokument(e) 26

27 Exkurs - DigiPersAkt im Prozess der Papierdatenaufnahme Im Arbeitsplatzumfeld Scannen / Digitalisierung der papierhaften Personalakten und Dokumente Indizierung im SAP RM und SAP HCM Infotypenstruktur Zwischenspeicherung in einer temporären Datenbank Erzeugung der "Digitalen Personalakte im SAP RM Qualitätskontrolle: Dokument und Zuordnung Ablage der Dokumente im digitalen Archivsystem Die Altdatenübernahme wird vereinbart und erfolgt nach erfolgreichem Test sukzessive im operativen Betrieb. 27

28 Agenda Konzern / Unternehmensgruppe Praxisbericht - Eingrenzung Was/Warum/Wofür und Wie Exkurs - Personalakte regeln Ausgangslage / Projektziele Exkurs - DigiPersAkt im Prozess BR-wichtige Punkte Vereinbarungsszenario Elemente der Vereinbarung 28

29 BR-wichtige Punkte Systembezogene: Systemumfang und Schnittstellen, Daten und Datenspeicherung, automatisierte Löschungen(!) Zugriffsberechtigungen Auswertungen, Leistungs- und Verhaltenkontrolle Ergonomie 29

30 BR-wichtige Punkte Organisationsbezogene: Welche Dokumente kommen wie lange (Aufbewahrungszeiten) in die Personalakte und wie wird zukünftig mit Abmahnungen umgegangen? Umgang mit Nebenakten Personalakten im elektronischen Prozess, dezentrale Zugriffe, Portal und Workflow Altdatenübernahme Datenschutzerklärung und Rechtssicherheit Mitarbeiterinformationsrechte Und: BR-Beteiligung an der DigiPersAkt überhaupt / Einführung, Nutzung und Veränderungen / 30

31 Agenda Konzern / Unternehmensgruppe Praxisbericht - Eingrenzung Was/Warum/Wofür und Wie Exkurs - Personalakte regeln Ausgangslage / Projektziele Exkurs - DigiPersAkt im Prozess BR-wichtige Punkte Vereinbarungsszenario Elemente der Vereinbarung 31

32 Vereinbarungsszenario BR von Anfang an Projektmitglied. Eine Vereinbarung DigiPersAkt über Einführung und Nutzung wird abgeschlossen. Die Vereinbarung enthält: Organisationskonzept (Teil 1) incl. Abstimmung Altdatenübernahme und Ablösung der Papierakten Technikkonzept (Teil 2) incl. Anlage SAP HCM Datenschutzkonzept. 32

33 Agenda Konzern / Unternehmensgruppe Praxisbericht - Eingrenzung Was/Warum/Wofür und Wie Exkurs - Personalakte regeln Ausgangslage / Projektziele Exkurs - DigiPersAkt im Prozess BR-wichtige Punkte Vereinbarungsszenario Elemente der Vereinbarung 33

34 Elemente der Vereinbarung Organisationskonzept 34

35 Elemente der Vereinbarung Organisationskonzept 35

36 Elemente der Vereinbarung Organisationskonzept 36

37 Elemente der Vereinbarung Organisationskonzept 37

38 Elemente der Vereinbarung Technikkonzept 38

39 Elemente der Vereinbarung - Anhang Anlage 1a zur Vereinbarung / Technikkonzept Dokumente und Zugriffsberechtigungen < usw. usf. > 39

40 Elemente der Vereinbarung - Anhang Anlage 1b zur Vereinbarung / Organisationskonzept Nicht digitalisierte Dokumente < usw. usf. > 40

41 Elemente der Vereinbarung - Anhang PersAbt Poststelle unter Beauftragung durch PersAbt Scannen der Personalakte unter vorgegebener Struktur PersAbt 41

42 bis gleich! Vielen Dank für Eure Aufmerksamkeit Ihre??? Im Forum können wir die WSW-Vereinbarung "DigiPersAkt" vertiefen und Erfahrungen austauschen, Fragen klären und vielleicht Antworten finden. Oben bleiben. 42

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