Prozessorientiertes Projektmanagement

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1 Oliver GrasI/Jürgen Rohr/Tobias GrasI Prozessorientiertes Projektmanagement Modelle, Methoden und Werkzeuge zur Steuerung von IT-Projekten HANSER

2 r Inhalt Prozessorientiertes Projektmanagement 1 1 Prozessorientiertes Projektmanagement Vielfältige Erfahrungen Eine gesicherte Erkenntnis Projektmanagement als Gestaltungsaufgabe Der Transformationskompass Was ist eine Richtungsänderung? Die vier Rollen einer Führungskraft Weitere Beispiele aus Projekten Führung braucht Prinzipien Der Transformationsprozess Die Projektarchitektur Der Transformationskompass in der Praxis Zusammenfassung 22 Das Prinzip Vernetzung 25 2 Das Prinzip Vernetzung Einführung in das vernetzte Denken Eine Geschichte aus der Projekt-Praxis Warum setzt sich das vernetzte Denken erst jetzt durch? Welche Erkenntnisse bietet die vernetzte Denkweise? Vernetztes Denken und das Projektmanagement Systemmodellierung Positive und negative Kausalschleifen Kausalschleifendiagramme Veränderungsschleifen Gleichgewichtsschleifen Das Diagramm zur Geschichte aus der Praxis Aus Geschichten lernen Methode zur Systemmodellierung Zusammenfassung 48

3 VIII Inhalt Das Prinzip Meisterschaft 49 3 Das Prinzip Meisterschaft Ashby's Gesetz der erforderlichen Varietät Erste Strategie, um Meister zu werden Zweite Strategie, um Meister zu werden Wie unser Verhalten entsteht Mentale Modelle Double Loop Learning Auswirkung auf die Praxis Die eigenen mentalen Modelle erkunden und vertiefen Mentale Modelle in IT-Projekten Gemeinsame mentale Modelle entwickeln Meisterschaft in der Praxis Zusammenfassung 71 Das Prinzip Transparenz 73 4 Das Prinzip Transparenz Systematisches Informationsmanagement schafft Zeit! Die Architektur für das Informationsmanagement Strategische Ebene Prozessebene Organisationsebene Integrierte Werkzeuge und Systeme Vier Schritte zu mehr Transparenz Schritt 1: Ziele und Rahmen festlegen Schritt 2: Informationsbedarf identifizieren Schritt 3: Informationssystem anpassen Schritt 4: Informationen sammeln und auswerten Auswirkungen auf die Praxis Zusammenfassung 89 Führung 91 5 Führung Arbeiten am System, nicht im System Von der Vision zu den Aufgaben Ein integriertes Modell der Delegation Ziele und Aufgaben delegieren Risiken und Vorfälle behandeln Führung und der Transformationskompass Die Natur von Veränderungen Die Rolle der Führung im Transformationsprozess Sich selbst und andere besser verstehen 126

4 Inhalt IX Die zwei Dimensionen der Persönlichkeit Die vier Grundtypen der Persönlichkeit Die vier Grundtypen und der Transformationskompass Zusammenfassung 134 Prozessorientierte Projektorganisation Prozessorientierte Projektorganisation Ziele der prozessorientierten Projektorganisation Projektarchitektur: Komplexität reduzieren Schlüsselfaktor für das Gelingen: Klare Strukturen Teilen und Herrschen? Organisieren - mehr als nur delegieren Wie alles anfing - der klassische Ansatz Die Traditionelle Projektorganisation Lokales oder globales Optimum- ein Dilemma? Hierarchische Organisationsstrukturen Schwächen der herkömmlichen Projektorganisation Die Prozessorientierte Projektorganisation Die Schritte zur Prozessorientierten Projektorganisation im Überblick Die Abläufe in Prozessen organisieren Die Aufbauorganisation an den Prozessen ausrichten Auswirkungen auf die Praxis Zusammenfassung 171 Projektinformationssysteme Projektinformationssysteme Anforderungen an Projektinformationssysteme Ein integrierter Zugang zur kompletten Projektinformation Abbildung kompletter Prozessketten Verschiedene Zugänge zur gleichen Information Projekt-übergreifender, einheitlicher Aufbau Die Architektur moderner Informationssysteme Referenzmodell für Anwendungsarchitekturen Anwendungsarchitektur Referenzarchitektur für Projektinformationssysteme Wichtige Geschäftsobjekte Das Zielmanagementsystem Das Produktportal Das Prozessmanagementsystem Das Teamportal Das Mitarbeiterportal Wichtige Anwendungsfälle Der Prozess Manager Der Projektmanager 192

5 Inhalt Der Teamleiter Der Mitarbeiter Externer Anwender Die Software-Architektur Die Anforderungen an die Software Eingesetzte Technologie Zusammenfassung 200 Vision und Ziele entwickeln Vision und Ziele entwickeln Gemeinsame Visionen beflügeln Warum Pflichtenhefte nicht ausreichen Wie eine gemeinsame Vision entsteht Persönliche Einstellung zur Vision Wie eine gemeinsame Vision entsteht Mit Zielen den Kurs vorgeben Vision Workshops Werkzeuge MindMapping Brainstorming BigPicture" Szenarien Fallbeispiel: Vision Zusammenfassung 218 Architektur Architektur Die Rolle des Projektarchitekten Die Gestaltungsbereiche der Projektarchitektur Umsetzung Entscheidung Entwicklung Diagnose Konfliktlösung Lernen Zusammenfassung Die Gestaltungsebenen der Projektarchitektur Über die richtige Projektgröße Die einzelnen Schritte zur Projektarchitektur in der Übersicht Wie dokumentieren wir die Ergebnisse? Prozessarchitektur entwerfen 230

6 Inhalt XI Prozessdetails ausarbeiten Prozesse synchronisieren Aufwände und Termine planen Systemarchitekturanpassen Fallbeispiel: Architektur anpassen Zusammenfassung 256 Transformation Transformation Gesprächstechnik - durch Fragen führen Der Ablaufeines Gesprächs Strategien, um Fragen zu stellen W-Strategie um Fragen zu stellen Die PDCA-Strategie Die Interpretationsstrategie Systemische Problemlösung Problem identifizieren Problem modellieren Problemlösungen erarbeiten Problemlösungen beurteilen Problemlösung umsetzen Wirksamkeit der Umsetzung prüfen Auswirkung auf die Praxis Kulturarbeit Ein Workshop, um gemeinsame Werte zu erarbeiten Fallbeispiel: Transformation Arbeit an der Teamkultur Umgang mit Problemen Zusammenfassung 283 Diagnose Diagnose Zahlen, Daten, Fakten Instrumente zur Diagnose Assessments Prozessorientierte Audits Quantitatives Prozessmanagement Fallbeispiel: Diagnose Anzahl und Status der Anwendungsfälle Anzahl und Status der Änderungswünsche Teilnehmer an den Inspektionen Aufwand für die Erstellung, Inspektion und Überarbeitung Zusammenfassung 309

7 XII Inhalt Reflexion Reflexion Triple Loop Learning Aus gemeinsamen Erlebnissen lernen Lessons Learned Workshops Best Practice Workshop Fallbeispiel: Reflexion Zusammenfassung 318 Ein Beispiel aus unserer Praxis Ein Beispiel aus unserer Praxis Veränderung in einem Großprojekt Diagnose Reflexion Vision Architektur Transformation Fazit 326 Metamodell für die Projektorganisation Metamodell für die Projektorganisation Dokumentation der Projektziele Dokumentation der Prozesse Werkzeuge, Methoden und Verfahren Dokumentation der Ergebnisse Dokumentation der Aufbauorganisation 333 Anhang Die Autoren 335 Glossar 337 Literatur 345 Index 349

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