Subpostfächer und Vertretungen für Unternehmen

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1 SCHRITT-FÜR-SCHRITT Seite 1 von 7 Subpostfächer und Vertretungen für Unternehmen Organisationsstruktur 1:1 abbilden Individuelle Postfächer für Abteilungen und/oder Mitarbeiter Unterschiedliche Berechtigungen je Mitarbeiter Mit Postserver können Sie Ihre Unternehmens-Struktur 1:1 abbilden. Unabhängig wie komplex Ihr Unternehmen strukturiert ist und welche Berechtigungen Sie vom Praktikant bis zur Geschäftsführung benötigen mit wenigen Klicks können Sie Ihr Unternehmens-Postfach individuell anpassen. Postserver unterscheidet hierbei zwischen zwei grundlegenden Funktionen: Subpostfächer Vertretungen Subpostfächer können für einzelne Abteilungen und/oder Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter angelegt werden. Eine Vertretung entspricht dem einzelnen Mitarbeiter mit individuellen Bearbeitungsrechten. Hauptpostfach Unternehmen Subpostfach Abteilung A Abteilung B Vertretung MitarbeiterIn A#1 MitarbeiterIn A#2 MitarbeiterIn B#1

2 SCHRITT-FÜR-SCHRITT Seite 2 von 7 1. OPTIONEN Postserver bietet Unternehmens-Postfächern die Möglichkeit Subpostfächer einzurichten. Dies ermöglicht die Abbildung einer Organisation anhand von individuellen Postserverpostfächern für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die Einrichtung von Subpostfächern ist hilfreich, um eine große Anzahl an Sendungen im Hauptpostfach zu organisieren und einzelnen Abteilungen zuzuordnen. Alle angelegten Subpostfächer sind für E-Zustellungen individuell adressierbar. Nach dem Login finden Sie unter Optionen die Einstellung: Subpostächer.

3 SCHRITT-FÜR-SCHRITT Seite 3 von 7 2. SUBPOSTFACH ANLEGEN Unter Subpostfächer finden Sie eine Eingabezeile zum Anlegen eines Subpostfachs. Jedes Subpostfach kann frei benannt werden. Nach der Eingabe des gewünschten Namens, klicken Sie nur noch auf hinzufügen und das Postfach ist aktiviert. Es können beliebig viele Subpostfächer angelegt werden.

4 SCHRITT-FÜR-SCHRITT Seite 4 von 7 3. SUCHANZEIGE Wenn ein Einzelversender (Privatperson) nach einer Firma auf postserver.com sucht, werden immer das Hauptpostfach des Unternehmens und alle erreichbaren Subpostfächer angezeigt. Jedes Postfach kann sowohl im Einzel- als auch im Massenversand direkt adressiert werden. Im Fall einer Versendung per Massenversand, muss das Subpostfach individuell elektronisch adressiert werden. Es ist nicht möglich ein Subpostfach nur über die Adressierung an ein Hauptpostfach zu erreichen.

5 SCHRITT-FÜR-SCHRITT Seite 5 von 7 4. VERTRETUNGEN Nach dem Login finden Sie unter Optionen die Einstellung: Vertretungen. Hier können Sie nun eine Person aus Ihrem Adressbuch als Vertretung bestimmen. Bitte beachten Sie, dass die gewünschte Person ein Postserverpostfach benötigt. Nehmen Sie diese zuerst in Ihr Adressbuch auf. Anschließend richten Sie die Vertretung ein. Anschließend können Sie die Rechte, die gewünschten Zustellqualitäten und die Dokumentenklassen für die Vertretung einstellen.

6 SCHRITT-FÜR-SCHRITT Seite 6 von 7 Nach der erfolgreichen Einrichtung einer Vertretung können Sie die einzelnen Vertretungen jederzeit bearbeiten. 5. RECHTEVERGABE EINZELNER SUBPOSTFÄCHER AN VERTRETUNGEN Nach dem Login finden Sie unter Optionen die Einstellung: Vertretungen.

7 SCHRITT-FÜR-SCHRITT Seite 7 von 7 Wählen Sie die gewünschte Vertretung aus und klicken Sie auf bearbeiten oder löschen. Anschließend können Sie die Rechte, die gewünschte Zustellqualitäten und die Dokumentenklassen für die Vertretung der einzelnen Subpostfächer einstellen. Es wird in dieser Auswahl immer der Bevollmächtigte des Hauptpostfachs sowie alle bevollmächtigte Personen der einzelnen Subpostfächer angezeigt. 6. DAS FIRMENPOSTFACH IM ALLTAG Bei Erhalt einer Zustellung an ein Subpostfach ergeht eine Zustellbenachrichtigung an die am Hauptpostfach registrierte Adresse. Auf der Zustellbenachrichtigung per ist das adressierte Subpostfach im Betreff ersichtlich. Wenn ein behördliches Schreiben vom Benutzer des Hauptpostfachs entgegengenommen wurde, ist dies für alle Vertretungen im Hauptpostfach sichtbar. Weitere Informationen und hilfreiche FAQs, Schritt-für-Schritt Anleitungen, Factsheets, Studien sowie Hintergrundinfos zur E-Zustellung finden Sie unter: Support-Hotline: Tel. +43 (810)

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