Innovative Lead User Method Approach. Projektpartner:

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1 Innovative Lead User Method Approach Beratungsmodelle und Projektmanagement-Ansatz Arbeitspaket Nr 320 Arbeitspaket Titel Dateiname Beratungsmodelle und PM-Ansatz Dokumentenstatus Verantwortlich für die Erstellung Autoren Version 3.0 Name Dr. Thomas Reischauer Status Entwurf/Fertig Firma Reischauer Consulting Änderungsdatum Nov 2004 Tel. +43 (0) Freigabe extern Ja / Nein Schrampf Jürgen (Econsult) Pötz Marion (WU-Wien) Steger Christoph (WU-Wien) Projektträger: ECONSULT Betriebsberatungsges.m.b.H. Birostraße 12, 1230 Wien Projektpartner: Abteilung für Entrepreneurship und Innovation WU Wien Nordbergstraße 15, 1090 Wien Projektpartner: Reischauer Consulting GmbH Durisolstraße 7, 4600 Wels ILUMA wird im Rahmen des Programms protec-inno vom BMWA gefördert.

2 PROJEKTTEAM & KONTAKTE FIRMA: KONTAKTE: ECONSULT Betriebsberatungsges.m.b.H. Birostraße 12, 1230 Wien Tel.: +43 (0) Fax: +43 (0) www: Jürgen Schrampf (Projektleiter ILUMA) Tel.: +43 (0) DI Mag. Gerhard Kwasnitzka Tel.: +43 (0) Abteilung für Entrepreneurship und Innovation WU Wien Nordbergstraße 15, 1090 Wien Tel.: +43 (0) / 4585 Fax: +43 (0) / www: Mag. Marion Pötz Tel.: +43 (0) / Mag. Christoph Steger Tel.: +43 (0) / Reischauer Consulting GmbH Durisolstraße 7, 4600 Wels Tel.: +43 (0) Fax: +43 (0) www: Dr. Thomas Reischauer Tel.: +43 (0) Mag. Christoph Litzlbauer Tel.: +43 (0) zuletzt gespeichert: SEITE I

3 INHALTSVERZEICHNIS 1. GRUNDLAGEN & EINLEITUNG SCHULUNG BERATUNGSPROJEKT INTERNES PROJEKT MIT COACHING PROZESSIMPLEMENTIERUNG INTERNES PROJEKT ZUSAMMENFASSENDE DARSTELLUNG...10 zuletzt gespeichert: SEITE II

4 1. GRUNDLAGEN & EINLEITUNG In diesem Dokument sollen die möglichen Umsetzungsmodelle für Innovationsprojekten auf Basis bewährter Beratungs- und Projektmanagement-Ansätze skizziert werden. Bestehende Integrationsmodelle wurden in einem Gesamtkonzept dargestellt, und hinsichtlich ihrer Eignung und Adaptierbarkeit für das Projekt ILUMA evaluiert. Aus der im Vorfeld erhobenen Gesamtheit aller Realisierungs- und Implementierungsmodelle sowie Projektansätze wurden fünf Modelle als relevant erachtet, und werden in der Folge systematisch dargestellt. Es existiert selbstverständlich eine Vielzahl möglicher Beratungsansätze, sowie Implementierungs- und Realisierungskonzepte. Die Wahl der projektspezifischen Umsetzungsform ist von vielen unternehmensspezifischen Faktoren, sowie von Projektinhalt und zielsetzung abhängig. Die zu Beginn wesentliche Entscheidung ist: Make-or-Buy? Make: Kann die Leistung intern erbracht werden, dann sind bei der Entscheidung quantitative (z.b. Kosten-Nutzen) und qualitative (z.b. Leistungs- bzw. Outputqualität) Kriterien ausschlaggebend. Buy: Kann die Leistung intern nicht erbracht werden (fehlendes Know-how, Ressourcen, etc.) fällt die Entscheidung auf einen externen Leistungserbringer. Zwischen Make und Buy existieren natürlich Formen der Kooperation, wo entsprechend den vorhandenen Kompetenzen und Ressourcen eine Aufgabenteilung zwischen dem Unternehmen und dem externen Leistungserbringer besteht. In Normalfall gilt: Outsourcing von unregelmäßigen Projekten in Randkompetenzbereichen. Insourcing von regelmäßigen Projekten in Kernkompetenzbereichen. zuletzt gespeichert: SEITE 3

5 Das hier skizzierte, modular aufgebaute Beratungskonzept basiert auf der Annahme einer Integrations- bzw. Insourcingstrategie, d.h. dem schrittweisen Aufbau von unternehmensinterner Kompetenz zur eigenständigen Durchführung von Innovations- Projekten. Abhängig von dem im Unternehmen verfügbaren Know-how, sollen die unterschiedlichen Konzepte für die Realisierung von Projekten dargestellt werden. Die einzelnen Ansätze bilden gemeinsam ein aufbauendes, integratives Entwicklungskonzept hin zur eigenständigen und internen Durchführung von Projekten. Die Schulung ist hier als eigener, vorauslaufender, übergreifender und anschließend integrierender Baustein für jeden der Beratungs- und Projektmanagementansätze zu verstehen. Ansatz 1 Schulung Ansatz 2 Beratungsprojekt Ansatz 3 Internes Projekt mit Coaching Ansatz 4 Prozessimplementierung Ansatz 5 Eigenständiges internes Projekt zuletzt gespeichert: SEITE 4

6 2. SCHULUNG Dieses Modul wird begleitend, ergänzend und übergeordnet zu allen vier Beratungsmodellen und Projektmanagementansätzen für ILUMA angeboten. So wird, je nach Intensität und je nach Unterschiedlichkeit, ob In- oder Outsourcing von Projektleistungen, die Schulung eine entsprechende Tiefe und Breite je nach Projektmanagementansatz und Beratungsmodell aufweisen müssen. Schulung - Beratungsprojekt: Vor Beginn des Beratungsprojektes reduziert sich die Schulung im wesentlichen auf die Grundlagen, die Bedeutung von Innovation, verschiedene Innovationsmethoden, Kreativitäts- und Innovationstools sowie auch die verschiedensten Projektmanagementansätze und schließlich die Vorstellung der Lead User Methode. Best Practise Beispiele aus erfolgreichen Lead User Projekten soll das Angebot abrunden. Schulung Internes Projekt mit Coaching / Prozessimplemetierung / eigenständiges internes Projekt: Vorauslaufend wird ein halb- bis eintägiger Informations-Workshop angeboten. Vor Beginn des Projektes wird ein betriebsindividueller Schulungsblock, der der Wissensvermittlung dient, um das Projekt durchzuführen, angesetzt. Ausgangspunkt hierfür ist eine durchzuführende Bildungsbedarfsanalyse im Unternehmen. Einsatzmöglichkeiten hierfür finden sich in allen Unternehmen die LU-Projekte umsetzen wollen, bzw. die Methode auf ihre Anwendbarkeit im Unternehmen prüfen wollen. Die Schulungen sind einerseits konzipiert als allgemeine Bildungs- und Informationsveranstaltung zur Methodik, um dem Unternehmen die Wahl der geeigneten Integrationsstrategie zu erleichtern, andererseits können sie auch individuell auf das Unternehmen abgestimmt, und projektunterstützend eingesetzt werden. zuletzt gespeichert: SEITE 5

7 3. BERATUNGSPROJEKT Meist handelt es sich hierbei um das erste LU-Projekt eines Unternehmens, da methodisches Wissen und Projektmanagement-Know-How intern noch nicht aufgebaut sind. Der Beratungsansatz unterscheidet sich aber von der konventionellen Unternehmensberatung, da Anforderungen, Ziele und mögliche Ergebnisse nur schwer definiert werden können. Im Idealfall handelt es sich um eine neue, innovative Lösung. Der Realisierungsprozess eines Beratungsprojektes: Erstinformation Erstberatung Projektplanung Projektdurchführung Projektimplementierung Bei einem Innovations-Beratungsprojekt das von externen Auftragnehmern durchgeführt wird, sind aber auch interne Aufwände für Personal anzusetzten. Hierbei kommt es natürlich stark auf das Unternehmen an, inwieweit es schon Erfahrung mit Innovationsprojekten bzw. -prozessen gibt, und inwieweit Mitarbeiter des Unternehmens aktiv in das Projekt eingebunden werden sollen. Es empfiehlt sich jedoch in jedem Fall, Mitarbeiter des Unternehmens in das Beratungsprojekt aktiv zu integrieren, um den begleitenden Know-How-Aufbau des eigenen Personals sicherzustellen. Grundsätzlich kauft das Unternehmen bei einem Innovations-Beratungsprojekt methodisches Know-How, Projektmanagement und die Projektumsetzung. Ein externes Beratungsprojekt ist dann von Interesse, wenn es sich um das erste Lead User Projekt des Unternehmens handelt und dies professionell und in einem kurz- bis mittelfristigen Zeitrahmen koordiniert, implementiert und abgeschlossen werden soll. Auch ist es dann sinnvoll, wenn nicht ausreichend Ressourcen und Know-How zur Verfügung stehen, und es unklar ist, ob die Methode auch für weitere Projekte eingesetzt werden soll. zuletzt gespeichert: SEITE 6

8 4. INTERNES PROJEKT MIT COACHING Die Beauftragung eines internen Projektes mit begleitendem Coaching resultiert im Normalfall aus der Anforderung externes Know-How zur Steuerung und Begleitung interner Ressourcen einzusetzen. Hierbei werden die wesentlichen Milestones von erfahrenen Beratern inhaltlich sowie organisatorisch unterstützt. Der Realisierungsprozess eines LU-Coachingprojektes: Schulungsblock Coaching Suchfeld und Coaching Trends und Coaching ID von Coaching Lead User Projektziele Bedürfnisse Lead Usern Workshop Es geht hier primär um das Coaching und die Unterstützung bei der Durchführung des LU-Projektes, dies umfasst auch den richtigen Einsatz der Tools. Der Projektinhalt, die Ziele und die Durchführung liegen beim Unternehmen selbst, das bedeutet, dass die Mitarbeiter des Unternehmens das Projekt umsetzen, die externe Leistung bezieht sich hier auf das Projekt- und Prozess-Know-how. Das Verhältnis des Aufwandes von internen Mitarbeiter und Projektleitern zu externen Beratern wird demnach (je nach Wissensstand im Unternehmen) überwiegend beim Unternehmen liegen. Der Coaching-Ansatz ist vor allem dann zu empfehlen wenn im Unternehmen bereits Know-how zur LU-Methode aufgebaut wurde, z.b. durch bereits umgesetzte Beratungsprojekt. Zusätzlich relevant für den Erfolg dieses Modells ist die Verfügbarkeit eines kompetenten Mitarbeiters im Unternehmen, der einerseits über das notwendige methodische Know-how, aber auch über das Projektmanagement-Know-how verfügt, um die Projektleitung übernehmen zu können. zuletzt gespeichert: SEITE 7

9 5. PROZESSIMPLEMENTIERUNG Kernziel der Implementierung ist es, die unternehmensinterne Kompetenz aufzubauen und die beteiligten Bereiche so zu begleiten, dass durch eine optimale Gestaltung des Prozesses LU Projekte erfolgreich durchgeführt werden können. Danach soll ein Unternehmen eigenständig in der Lage sein, interne LU-Projekt nach Bedarf umzusetzten. Der Realisierungsprozess der Prozessimplementierung: Erhebung Ist-Prozesse, Innovationsfunktionen Def. ILUMA Prozess, Periodizität Implementierung ILUMA-Monitoring Implementierung Evaluierung Implementierung Reporting Bei der Prozessimplementierung geht es um den Umsetzungsprozess selbst, also vorwiegend um den Aufbau von Projektmanagement-Know-Kow, und die Definition von Funktionen und Abläufen. Eine parallele Umsetzung eines LU-Projektes ist weder Inhalt noch Voraussetzung der Prozessimplementierung, jedoch wird bereits vorhandenes internes Wissen zur LU-Methode vorausgesetzt. Das Verhältnis des Aufwandes von internen Mitarbeitern und Projektleitern zu externen Beratern wird sich (je nach internem Wissensstand) vor allem auf der Seite der Berater liegen. Einsatzmöglichkeiten zur Prozessimplementierung finden sich bei Unternehmen mit fortgeschrittenen Innovationsmanagement- und Projektmanagement-Know-how. Ziel ist es, Unternehmen dahingehend zu unterstützen, dass LU Projekte intern, eigenständig durchgeführt und erfolgreich abgeschlossen werden können. Durch die Prozessimplementierung kann das bereits erworbene Know-How nachhaltig im Unternehmen gesichert werden. Dieser organisatorische Schritt empfiehlt sich für Unternehmen die LU-Projekte erfolgreich durchgeführt haben, und dieses Modell als Werkzeug im Innovationsmanagement periodisch einsetzen wollen. zuletzt gespeichert: SEITE 8

10 6. INTERNES PROJEKT Voraussetzung für ein internes Projekt ist, dass die Mitarbeiter über ausreichend methodisches Know-how, Projekterfahrung und Prozessimplementierungs- und durchführungskompetenzen verfügen. Grundsätzlich soll aber das interne Projekt zur Gänze selbstständig, also ohne externe Berater, durchgeführt werden können. Dieser Ansatz ist somit nicht mehr Teil der Beratung, sondern vielmehr das erfolgreiche Ergebnis. Der Realisierungsprozess des internen Projekts_ Projektplanung Prozess- Projekt- Projektdurch- Projekt- implementierung implementierung führung controlling Interne personelle und zeitliche Ressourcen liegen zu 100% beim Unternehmen. Externe Berater werden nur auf im Ausnahmefall (ergänzendes Coaching, Prozessevaluation oder dergleichen) hinzugezogen, stellen aber kein Element des internen Prozesses dar. LU-Projekte intern, eigenständig durchführen zu können, ist das Ziel der Insourcingstrategie des gesamten Beratungsansatzes. Durch den phasenweisen Aufbau ermöglicht das Modulkonzept über Schulungen und gemeinsam durchgeführte Projekte, nachhaltig die notwendigen Vorraussetzung für die selbstständige Durchführung von LU-Projekten zu schaffen. Unternehmen die hier erfolgreich sind, werden im Bereich ihrer Produkt-, Prozess- oder Serviceinnovation unzählig viele Einsatzmöglichkeiten für LU-Projekte finden. zuletzt gespeichert: SEITE 9

11 7. ZUSAMMENFASSENDE DARSTELLUNG Einen allgemein umsetzbaren Beratungsansatz für die Durchführung von LU Projekten in KMUs zu finden, ist nicht einfach, da es sich um ein Novum handelt, das keinem schon existenten Beratungsansatz entspricht. Auch behandelt wir hier keinen statischen Prozess, denn ein LU Projekt ist von vielen Variablen abhängig, wie das bestehende Prozess Know How von Mitarbeitern, das Wissen über die LU Methode, die einzusetzenden Tools, die strategische Stellung des Innovationsmanagement im Unternehmen und dergleichen mehr. Dies Realisierungsmöglichkeiten können in einführenden Gesprächen mit dem Unternehmen erhoben und gemeinsam bewertet werden. Um dem jeweiligen Bedarf und dem Entwicklungsstand des Unternehmens gerecht zu werden, wurden die hier definierten Module entwickelt, welche als Gesamtheit einen praktikablen und adaptierbaren Beratungsansatz darstellen. Auswahlkriterien wie das bereits vorhandene Know How und die Skills der Mitarbeiter, bestimmen Art und Umfang der Einbindung externer Experten, die bei einem LU Anfänger Unternehmen ein eigenständiges externes Projekt, bei einem LU Fortgeschrittenen an Hand von Schulungen das Unternehmen zu einem LU Professional bringen soll. Ein weiterer Indikator ist die geplante Periodizität von LU Projekten im Unternehmen handelt es sich um eine einmalige Angelegenheit, oder will sich das Unternehmen die Möglichkeit schaffen, dies wiederkehrend, wenn möglich selbstständig durchzuführen. Innovationsmanagement ist ein Teil der Unternehmensstrategie und trägt entscheidend zur Wettbewerbsfähigkeit bei, ein Fakt der in Zukunft vor allem für KMU mehr und mehr an Bedeutung gewinnen wird. Das Ziel dieses Beratungsansatzes ist es, eine Möglichkeit zu schaffen, so viele klein- und mittelbetriebliche Unternehmen wie möglich dazu zu befähigen, die LU-Methode im Bereich des Innovationsmanagement aktiv und erfolgreich einzusetzen. zuletzt gespeichert: SEITE 10

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