Die Umwandlung für die weitere Verarbeitung

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1 PDF-Rechnungen - Fluch oder Segen? Die Umwandlung für die weitere Verarbeitung Daniel Kohler, Geschäftsführer und Mitinhaber der Firma io-market AG, Vaduz Datum: 18. November 2015 powered by

2 Überblick Kurzvorstellung io-market Wann ist eine PDF-Lösung angebracht? Lösungskonzept «PDF2XML» Nutzenbetrachtung für Rechnungssteller und Rechnungsempfänger Kostenübersicht Weiterentwicklung / Next Steps Diskussion/Fragen 2015 by io-market AG Seite 2

3 Kurzvorstellung io-market Wer sind wir: Software-Herstellerin und Betreiberin von E-Businesslösungen Seit über 15 Jahren im Bereich E-Procurement, E-Invoicing und EDI tätig Hauptsitz in Vaduz, Repräsentanz in Zürich Eigene Softwarefirma in Indien Markt/Kunden: Kleinbetriebe bis hin zu weltweit operierenden Grosskonzernen Unsere Zielsetzung: Angebot von flexiblen, einfachen und innovativen Lösungen Transparentes und einfaches Geschäftsmodell 2015 by io-market AG Seite 3

4 Wann ist eine PDF-Lösung angebracht? PDF-Lösungen machen Sinn: - für kleine Unternehmen - für Unternehmen mit wenig Rechnungen, wenn E-Rechnungen vom Kunden gefordert werden - bei fehlenden technischen Möglichkeiten beim Rechnungssender - für eine einfache und schnelle Übergangslösung - für Handelsunternehmen um Rechnungsversandkosten zu sparen - bei fehlenden Ressourcen für die Schnittstellenumsetzung - für Rechnungsempfänger, womit ein schneller Nutzen ermöglicht wird, sofern die Daten für das ERP-System lesbar gemacht werden 2015 by io-market AG Seite 4

5 Lösungskonzept «PDF2XML» Übersicht EDI - Portal Web-Zugriff Unternehmen EDI Network Geschäftspartner Kunden/Lieferanten Schnittstelle strukturierte Daten ERP System EDI für: - Alle Vorprozesse (Order-Process) - E-Invoicing META EDV lesbare PDF Module / Funktionen: - Konvertieren - Signieren - Archivieren - Beschaffung - Kreditorenmanagement und Workflows 3rd-party Network Kunden/Lieferanten via Interconnect nicht lesbare PDF 2015 by io-market AG Seite 5

6 Lösungskonzept «PDF2XML» Varianten EDI-Integration gate2b (edi-network) XML EDIFACT strukturierte Daten (ERP-Standards, Open-Standards) gate2b converter EDI-Prozesse - Validieren - Konvertieren metacodiert PDF mit lesbaren Metadaten (gate2b Standard) gate2b converter - Signieren - Signaturprüfung Schnittstelle - Exportieren - Archivieren ERP System metacodiert Excel (gate2b Standard) online Archiv-System 2015 by io-market AG Seite 6

7 Lösungskonzept «PDF2XML» Varianten EDI-Integration PDF2XML - Services InBox Server gate2b (edi-network) EDI-Prozesse NOK Prüfung? OK ProcessManager - Validieren - Konvertieren PDF2XML Services - Signieren - Signaturprüfung Schnittstelle Input-Process PDF2XML gate2b converter - Exportieren - Archivieren ERP System Operation Team Mitteilung Archiv-System 2015 by io-market AG Seite 7

8 Lösungskonzept «PDF2XML» Umsetzungsprozess Rechnungssender 1). Einrichtungsprozess Online Registration auf gate2b Delegationserklärung für digitale Signatur Erhalt Teilnahmebestätigung auf gate2b Preismodell und Funktionen wählen Geschäftsbeziehung einrichten / Testmodus 2). Testprozess (Pilot) Testdaten auf Test-Mail- Adresse senden Testdaten auswerten (gate2b) Abnahme Testprozess Freigabe Livesystem 3). Go-Live Prozess Geschäftsbeziehung Live-Modus Live-Daten auf Liv -Adresse senden Überwachter Live-Betrieb (gate2b) Live-Betrieb 4). Live Prozess (weitere Geschäftspartner einrichten) Geschäftsbeziehung einrichten Live-Modus Live-Daten auf Liv -Adresse senden Überwachter Live-Betrieb (gate2b) Live-Betrieb 2015 by io-market AG Seite 8

9 Nutzenbetrachtung Rechnungssteller PDF-Variante: + sehr einfache Variante MwSt.-konforme E-Rechnungen zu senden + benötigt keine Schnittstellenprogrammierung + kostengünstige Lösung für geringe Anzahl an E-Rechnungen + einfache Archivierung lokal oder im online Archiv + einfache und kostenlose Übermittlung - höhere Transaktionskosten wenn «PDF2XML» genutzt wird - erhöhtes Fehlerpotenzial, wenn das PDF nicht sauber strukturiert und lesbar ist PDFmetacodiert - Variante: + kann anstelle einer XML-Schnittstelle betrieben werden + benötigt wenig technisches Knowhow und Aufwand + tiefe Transaktionskosten + einfache Archivierung analog PDF-Variante - Komplexere Rechnungen ggf. nicht mit Metadaten abbildbar 2015 by io-market AG Seite 9

10 Nutzenbetrachtung Rechnungsempfänger PDF-Variante: + Erhalt von MwSt.-konformen PDF-Rechnungen einfache u. platzsparende Archivierung + vertretbare Anforderung an den Lieferanten, PDF-Rechnungen zu senden + kein Papier, direkte Weiterleitung an den Rechnungsfreigabeprozess + kann «PDF2XML» über gate2b oder selbst betreiben, um strukturierte Daten zu generieren - ohne «PDF2XML», manuelle Rechnungsverarbeitung analog Papier nötig - erhöhtes Fehlerpotenzial, da manuelle Verarbeitung notwendig ist PDFmetacodiert - Variante: + Lieferant kann eher motiviert werden, strukturierte Daten zu liefern + erhält strukturierte Rechnungsdaten und die signierte PDF-Rechnung + massiv tiefere Prozesskosten gegenüber Papiervariante + einfachere Archivierung analog PDF-Variante - Komplexere Rechnungen ggf. nicht mit Metadaten abbildbar 2015 by io-market AG Seite 10

11 Kostenübersicht Variante PDF-Rechnungen Initialkosten (Einrichtungs- und Aufschaltkosten): PDF-Signatur CHF 0.00 «PDF2XML»-Service: je nach Aufwand ca. CHF bis CHF (Sender) Wiederkehrend: Connection-Pakete Paket-Preise PDF-Signierung: «PDF2XML»-Service: «Free-Connection» bis hin zu «Premium-Connection» (inkl. Credit-Guthaben pro Monat) CHF 0.00, CHF 10.00,, CHF pro Monat (je nach Bedarf) 2 Credits/ PDF (Sender) -> mit «Free-Connection» könnten 5 Stk. PDF signiert werden ab 10 Credits / PDF (Sender) Variante PDFmetacodierte - Rechnungen Initialkosten (Einrichtungs- und Aufschaltkosten): PDFmetacodiert: CHF (Sender) Wiederkehrend: Transaktionskosten 3 Credits/ PDF (Sender und Empfänger) 2015 by io-market AG Seite 11

12 Anwendungsbeispiel aus der Praxis Businesspartner «Lieferant» HANDELSUNTERNEHMEN ERP-SYSTEM Businesspartner «Kunde» Bestellprozess Lieferant Rechnungseingang Bestellprozess Kunde Rechnungsausgang gate2b (edi-network) PDF2XML PDF-Bestellung Bestellung Auftragsbestätigung EDI-Process ORDER Lieferschein - Order - Orderresponse - DESADV Bestellung Auftragsbestätigung Lieferschein PDF-Rechnung PDF2XML EDI-Process INVOICE Rechnung Rechnung - Invoicing - Signature PDF-Rechnung 2015 by io-market AG Seite 12

13 Weiterentwicklung / Next Steps Social EDI-Portal Online Kreditorenmanagement EDI-Transaction-Portal Online Business-Connector 2015 by io-market AG Seite 13

14 Diskussion / Fragen 2015 by io-market AG Seite 14

15 io-market Ihr Partner für innovative, einfache, zuverlässige e-business-lösungen, kundenorientiert, in einem stark wachsenden Markt. io-market AG Kanalstrasse 32 FL-9490 Vaduz Tel Fax

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