Abschied vom Papier: Digitalisierung in der Verwaltung von morgen

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1 Abschied vom Papier: Digitalisierung in der Verwaltung von morgen

2 Vision der Politik Deutschland wird federführend in der Digitalisierung will eine Vorreiterrolle bei der Durchdringung und Nutzung digitaler Dienste einnehmen Umsetzung der Vision durch die Digitale Agenda

3 Digitale Agenda Wachstum und Beschäftigung: Digitale Wertschöpfung und Vernetzung schaffen Wachstum und geben Impulse für gutes Arbeiten in der digitalen Welt. Zugang und Teilhabe: Ein leistungsstarkes und offenen Internet eröffnen flächendeckend den Zugang zur digitalen Welt. Medien- und Technologiekompetenz schaffen die Voraussetzung für den selbstbestimmten Umgang mit den digitalen Technologien. Vertrauen und Sicherheit: IT ist einfach, transparent und sicher zu nutzen. Seite 3

4 Digitale Agenda III. Innovativer Staat Die Bundesregierung setzt sich für eine digitale Transformation der öffentlichen Verwaltung ein. 1. Digitale Dienstleistungen der Verwaltung mit Nutzen für Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen anbieten. [ ] Um attraktive, einfach zu bedienende und sichere digitale Dienstleistungen anzubieten bündeln daher die Maßnahmen über die Ressorts hinweg in unserem Regierungsprogramm Digitale Verwaltung Seite 19

5 Digitale Verwaltung Handlungsfelder der Digitalen Verwaltung 2020 [ ] 2.1 Informations- und Wissensmanagement Ein zentrales Informations- und Wissensmanagement soll es allen Beteiligten ermöglichen, auf die Erfahrungen anderer Projekte zurückzugreifen und nutzbare Lösungen zu identifizieren. [ ] 2.2 Kompetenzvermittlung und Veränderungsmanagement Seite 12,13,15

6 Digitale Verwaltung Maßnahmen zur Umsetzung des E-Government Gesetzes [ ] D als IT-Verfahren und Anbindung der Behörden [ ] Im Programm Gemeinsame IT des Bundes werden zur Umsetzung des EGovG notwendigen Basisdienste zentral für alle Bundesresorts entwickelt und bereitstellt. das zentrale D -Gateway, den zentralen eid-service, eine erweiterte Zahlungsverkehrsplattform und einen fortentwickelten Formularserver. [ ] Seite 21

7 Bürgerportal service.bw/ egovcenter Bürgerkonto Zustelldienst ID- Management (npa) Service Dienst epayment esignatur Bürger Fachverfahren Fremd-Anwendung Sachbearbeiter

8 Digitale Verwaltung Maßnahmen zur Umsetzung des E-Government Gesetzes [ ] Aktionsplan E-Akte Ziel des Vorhabens Eine wichtige Maßnahme ist dabei, die Einführung der elektronischen Aktenführung in der Bundesverwaltung im Rahmen eines ressortübergreifenden Aktionsplans E-Akte zu unterstützen. [ ] Seite 25

9 Situation in den Verwaltungen heute Die Akte ist Herzstück und Rückgrat der Verwaltung deshalb die Digitalisierung der Verwaltung mit der E-Akte beginnen

10 egovernment Gesetz 6 Elektronische Aktenführung wird eine Akte elektronisch geführt, ist durch geeignete technisch-organisatorische Maßnahmen nach dem Stand der Technik sicherzustellen, dass die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung eingehalten werden. Für den Erhalt des Beweiswerts qualifiziert elektronisch signierter Dokumente kann z.b. die Technische Richtlinie des BSI (Beweiswerterhaltung kryptographisch signierter Dokumente) TR (TR- ESOR) als Stand der Technik herangezogen werden.

11 TR-ESOR Gegenstand und Ziel: Beweiswerterhaltung von kryptographisch signierten (qualifiziert und fortgeschritten) Dokumenten im Kontext ihrer Aufbewahrung: Beweiswerterhaltung jedes elektronische Dokument kann als Beweismittel gemäß 286 ZPO im Rahmen der freien Beweiswürdigung fungieren. Davon zu unterscheiden ist der erleichterte Anscheinsbeweis nach 371a ZPO. Um diesen zu führen, sind nach der heutigen Rechtslage ggf. besondere Maßnahmen (wie z.b. eine Neusignierung nach 17 SigV) erforderlich. Werden diese Maßnahmen unterlassen, verliert ein Dokument dadurch nicht jeglichen Beweiswert, sondern es entfällt lediglich die besondere Beweiskraft nach 371a ZPO.

12 egovernment Gesetz 7 Übertragen und Vernichten des Papieroriginals bei der Übertragung in elektronische Dokumente ist nach dem Stand der Technik sicherzustellen, dass die elektronischen Dokumente mit den Papierdokumenten bildlich und inhaltlich übereinstimmen wenn sie lesbar gemacht werden Papierdokumente sollen nach der Übertragung in elektronische Dokumente vernichtet werden. Als Beispiel für den Stand der Technik kann die Technische Richtlinie des BSI TR (TR- RESISCAN-Ersetzendes Scannen) herangezogen werden.

13 TR-RESISCAN Durchführung der Sorgfältige Vorbereitung der Papierdokumente Zugangs- und Zugriffskontrollen Vollständigkeitsprüfung und der Qualitätssicherung Je nach Schutzbedarf Basismodul Maßnahmen in der Dokumenten- vorbereitung Maßnahmen beim Scannen Maßnahmen bei der Nachverarbeitung Maßnahmen bei der Integritätssicherung Grundlegende Anforderungen Organisatorische Maßnahmen Personelle Maßnahmen Technische Maßnahmen Festlegung von Verantwortlichkeiten, Regelung zu Wartungsarbeiten Sensibilisierung, Schulung Schutz vor Schadprogrammen, Festlegung der zulässigen Kommunikationsverbindungen MUSS: Verfahrensdokumentation, Fachliche Schutzbedarfsanalyse

14 Herausforderungen am Beispiel LK Breisgau-Hochschwarzwald Erstellung eines Sicherheitskonzepts gemäß BSI IT-Grundschutzkataloge oder DIN ggf. bauliche Veränderungen Organisatorische Anpassungen in Verwaltungen Ergänzungen in der IT-Infrastruktur Zusätzliche Aufwände Zusätzliche Hardware am Scan-Arbeitsplatz (Kartenleser) Neue Software (Signaturanwendungskomponenten) Komplexes Signaturkarten-Management Auf dem Weg zur rechtskonformen E-Akte Forderung an den Gesetzgeber 12. August 2015, Folie 14

15 Grobe Kostenprognose Basis sind die Kosten des Landkreises Breisgau-Hochschwarzwald basierend auf dem aktuellen Stand der Normen für Beratung, Implementierung, Hard- u. Software ca Prognose: Für alle Landkreise der BRD = hoher 8 stelliger Betrag Auf dem Weg zur rechtskonformen E-Akte Forderung an den Gesetzgeber 12. August 2015, Folie 15

16 Vorteile der E-Akte unterstützt moderne Arbeitsweisen und die digitale Kommunikation vereinfacht die Zusammenarbeit auch interdisziplinär unterstützt Prozessoptimierung (Workflow) verbessert den Datenschutz und die Informationssicherheit i.d.r. sicherer als Papier (Verlust, Brand..) betriebswirtschaftlich günstiger Voraussetzung für mobiles Arbeiten in der Verwaltung

17 Heutige Hemmnisse Erhöhte (praxisferne) Anforderungskriterien an die digitale Akte im Gegensatz zur herkömmlichen Papierakte = Verkomplizierung Rechtsunsicherheit in den Verwaltungen und den Gerichten verhindert die Einführung der E-Akte und somit auch Modernisierungsprozesse Mangelnde Veränderungsbereitschaft wird durch die Rechtsunsicherheit noch zusätzlich befördert

18 Fazit Richtlinien, die heute den so genannten Stand der Technik darstellen, sind praxisuntauglich auf jeden Fall im Gegensatz zur Vision der Bundesregierung weder einfach, noch effektiv, noch sinnhaft finanzierbar Faktisches Risiko der Nichtakzeptanz durch übergeordnete Behörden Gerichte Prüfungsinstanzen

19 Lösungsansätze Definition von Mindestanforderungen an eine E- Akte mit dem Ziel der Akzeptanz durch alle Beteiligten Herstellung der Rechtssicherheit im Umgang mit E-Akten Vertrauens-Grundsätze im Rechtsverkehr zwischen Verwaltung und Gerichten erarbeiten Klärung der Frage: Was ist der rechtssichere Stand der Technik?

20 Ideen und Ausblick Bis zur endgültigen Klärung der Rechtssicherheit Duldung der vorhandenen Best Practice -Lösung des Landkreises Breisgau-Hochschwarzwald Experimentierklausel Weiterentwicklung mit Partnern zu einem anerkannten Standard (eidas-vo) Kostenoptimierende Möglichkeiten erarbeiten Die E-Akte muss in der kommunalen Verwaltung verbindlich werden!

21 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! William Schmitt, Stellvertretender Vorstandsvorsitzender VITAKO Geschäftsführer, Kommunale Informationsverarbeitung Baden- Franken

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