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1 - Konzept Standard der Zukunft? Hans-Peter Göttsche Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung im Bundesministerium des Innern Berlin 9. September 2005

2 Agenda DOMEA -Organisationskonzept 2.0 Zusammenhang mit BundOnline 2005 Erweiterungsmodule DOMEA -Anforderungskatalog 2.0 Zertifizierungsverfahren KBSt-Forum Folie: 2

3 DOMEA -Organisationskonzept 2.0 Aufbau Organisationskonzept als inhaltliche Klammer Erweiterungsmodule erläutern spezifische Problemfelder Anlage: wesentliche Aussagen des Konzeptes 1.2 Anforderungskatalog definiert Anforderungen an verwsp. DMS/WMS-Produkte Zertifizierungsverfahren Folie: 3

4 DOMEA -Organisationskonzept Ansätze Änderung der Ausgangsbasis Bisher: Orientierung an GGO Überarbeitung der GGO (IT-Bezug) Version 2.0: Orientierung an Ist-Zustand der Behörden GGO-Bezug übernommen in Kapitel 3 (Grundprinzipien des Verwaltungshandelns) Prozessorientierung Konzept orientiert sich an Muster-Geschäftsgang Eingangsbehandlung Bearbeitung Postausgang Archivierung Folie: 4

5 DOMEA -Organisationskonzept Ansätze Lösungsorientierung Einheitlicher Aufbau der Kapitel Geschäftsgang Ist-Zustand Problembeschreibung Organisatorische Lösungsalternativen Technische Umsetzungsmöglichkeiten Darstellung typischer Schwachstellen der Papierbearbeitung bzw. der aktuellen hybriden Bearbeitung Klarer Wirkungszusammenhang Organisation vor Technik Konkrete Darstellung von Alternativen und Maßnahmen Folie: 5

6 DOMEA -Organisationskonzept Ansätze Änderung des Einführungskonzepts Ergänzung des klassischen 3-Stufen-Einführungsmodells Streichung der Stufe 2 (Elektronische Akte) Zusätzlich Organisationsbezogene Einführung Prozessbezogene Einführung Folie: 6

7 Klassisches Einführungskonzept Standard-Stufenkonzept IT Unterstützung der Registratur Aufbau des elektronischen Aktenbestandes IT Unterstützung der Vorgangsbearbeitung Erfassung der Metainformationen Papiergebundene Arbeit Elektronische Speicherung der Dokumente Scannen Import Nachscannen nach Abschluss /Import während der Bearbeitung IT - Unterstützung des Bearbeitungsprozesses Stufe 1 Stufe 2 Stufe 3 Folie: 7

8 Folie: 8 Modifiziertes Einführungskonzept

9 Einführungskonzept I Organisationsbezogene Einführung Vertikale Einführung Folie: 9

10 Einführungskonzept II Prozessbezogene Einführung Horizontale und vertikale Einführung - abhängig von den in den Prozess eingebundenen OrgEinheiten Folie: 10

11 Einführungskonzept III Langfristige Kongruenz der Einführungsszenarien Mit Anwachsen der Lizenzzahlen sind vertikale und horizontale Prozesse im System abbildbar - verstärkte Nutzung für interne Verwaltungstätigkeiten Folie: 11

12 DOMEA -Organisationskonzept Ansätze Abstimmung des Konzeptes mit dem Ausschuss für Organisationsfragen sowie dem Interministerielle Koordinierungsausschuss für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (IMKA) beteiligt Ausdehnung des Konzepts auf Länder und Kommunen Einbeziehung aller Verwaltungsebenen in Deutschland durch Abstimmung im KoopA ADV Sicherstellung der Einhaltung der Schnittstellen in die Länder und die Kommunen hinein Versuch der Definition eines einheitlichen Verwaltungshandelns Folie: 12

13 Zusammenhang mit BundOnline I BundOnline zielt darauf ab, die Dienstleistungen der Bundesbehörden elektronisch anzubieten In der Konzeption des Programms wurde deshalb geprüft, welche IT-Komponenten zur Umsetzung dieser Zielsetzung in der Summe benötigt werden: Contentmanagement-System (CMS) Virtuelle Poststelle (VPS) Zahlungsverkehrsplattform (ZVP) Formularmanagement-Server (FMS) Portal bund.de Folie: 13

14 Zusammenhang mit BundOnline II Antragsteller VBS übernehmen zentrale Rolle in BundOnline-Gesamtarchitektur Information Portal Portal Aufruf der Transaktion Archiv Ablage Aufbereitung mit CMS Web- Seiten FMS Ausfüllen des elektron. Formulars Elektron. Signatur VBS Elektron. Bescheid Prüfung der Elektron. Signatur Zeitstempel VPS ZVP Zahlung der Gebühr Anlage einer neuen Akte bzw. Vorgang VBS Fachverfahren Scan-Stelle Erfassen der Faktendaten Scannen des Posteingangs, Zuordnung zu Akte/Vorgang Folie: 14

15 Erweiterungsmodule Scanprozesse Inner- und interbehördliche Kommunikation Fachverfahrensintegration Module abrufbar unter Archivierung und Aussonderung Technische Aspekte der Archivierung Datenschutzrechtliche Aspekte Veröffentlichung der weiteren Module zum vorgesehen Projektleitfaden Schnittstelle VBS VPS Schnittstelle VBS CMS Schnittstelle VBS FMS Schnittstelle VBS ZVP Folie: 15

16 DOMEA -Anforderungskatalog 2.0 Neuerungen gegenüber Version 1.2 Prozessorientierung Neue Gliederung des Katalogs (Organisationskonzept 2.0) mit Bezug auf alte Anforderung) Gewichtungsmatrix und Basisanforderungen Berücksichtigung von Anforderungen aus Basiskomponenten am Beispiel BundOnline (Schnittstellen CMS, ZVP, VPS, FMS) Einheitliche Formulierungen Folie: 16

17 DOMEA -Anforderungskatalog 2.0 Organisationsanalyse techn. Rahmen Änderung Neu Änderung Neu 0% 100% HG 1 HG 2 Angepasster behördenspezifischer Anforderungskatalog Anforderungskatalog 2.0 HG 3 HG 4 HG 5 HG 6 HG 7 HG 8 Folie: 17

18 Zertifizierungsverfahren I Ziel der Zertifizierung mehrere geeignete VBS-Produkte am Markt Markttransparenz durch Prüfberichte Schaffung eines gesunden Wettbewerbs unter den Produktanbietern Steuerung im Hinblick auf Weiterentwicklung der Produkte Hilfestellung für die Beschaffung von VBS-Produkten (Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb) Antragstellung durch Produktanbieter Vorprüfung durch KBSt Auswahl Prüfstelle Schriftliche Erstbewertung durch Prüfstelle Produktpräsentation Schriftliche Nachbewertung durch Prüfstelle Folie: 18

19 Zertifizierungsverfahren II Neuerungen des Zertifizierungsverfahrens Mindesterreichung von 65% je Hauptgruppe Definition von Basisanforderungen Berücksichtigung der Ergonomie Neue Präsentationsszenarien mit Vorgabe zur Verarbeitung bestimmter Dateien (XDOMEA, VPS) Folie: 19

20 Standard der Zukunft? Standard : breit akzeptierte und angewandte Regel DOMEA 2.0? im Laufe der Jahre durch die Praxis vieler Anwender und verschiedener Hersteller als technisch nützlich und richtig erwiesen hat, bei einer gewissen Problemstellung ein bestimmtes pragmatisches Regelwerk einzuhalten. DOMEA als offener Standard? Vereinheitlichung von Schnittstellen und Produkten, größere Auswahl und letztendlich mehr Wettbewerb zwischen Anbietern solcher Produkte, sinkende Preise, damit aber auch höherer Absatz der entsprechenden Produkte Schaffung von Standards für Schnittstellen zwischen Teilsystemen ermöglicht den effizienten Bau von daraus bestehenden komplexen Systemen (s. Ansatz BundOnline) Folie: 20

21 DOMEA-Konzept und Erweiterungsmodule Januar Februar März April Mai Juni Juli DOMEA-Organisationskonzept 2.0 DOMEA-Anforderungskatalog 2.0 Folie: 21

22 DOMEA-Konzept und Erweiterungsmodule Virtuelle Poststelle und Vorgangsbearbeitungssysteme Fachverfahrensintegration Scan-Prozesse Inner- und interbehördliche Kommunikation Aussonderung und Archivierung elektronischer Akten Technische Aspekte der Archivierung elektronischer Akten Folie: 22

23 Relevanz des DOMEA -Konzeptes Berücksichtigung DOMEA-Konzept bei eingeführten VBS berücksichtigt 23% nicht berücksichtigt 77% Folie: 23

24 Standard der Zukunft? DOMEA 2.0 als Standard der Zukunft? Die Zukunft ist keine sauber von der jeweiligen Gegenwart abgelöste Utopie: die Zukunft hat schon begonnen. Aber noch kann sie, wenn rechtzeitig erkannt, verändert werden (Robert Jungk, 1952) KBSt wird DOMEA 2.0 als Standard weiter entwickeln und neue organisatorische und technologische Ansätze aufnehmen. Folie: 24

25 KBSt-Forum Forumsveranstaltung für Behörden und Produktanbieter Voraussichtlich Januar 2006 (Wissenschaftszentrum Bonn) Je 1-tägige Veranstaltung mit Forumscharakter Erläuterung der Neuerungen (Organisationskonzept, Erweiterungsmodule, Anforderungskatalog) Einholen von Feed-Back Organisation/Durchführung mit Unterstützung der Prüfstellen Einführungsvortrag Posteingang Bearbeitung Postausgang Einführungs- Strategien Schnittstelle VBS-VPS Integration von Fach- Verfahren Datenaustausch mit XML Datenschutz- Rechtliche Aspekte Archivierung und Aus- Sonderung Folie: 25

26 Folie: 26 Zusatzfolien

27 Wahl der Einführungsvariante Folie: 27

28 Wahl der Einführungsvariante Folie: 28

29 Wahl der Einführungsvariante Folie: 29

30 Wahl der Einführungsvariante Folie: 30

31 Anforderungskatalog 2.0 Folie: 31

32 Anforderungskatalog 2.0 Folie: 32

33 Anforderungskatalog 2.0 Folie: 33

34 Ausschreibungen mit DOMEA Normale Vorgehensweise Erstellung behördenspezifischer Anforderungskatalog Ausschreibung mit TNA TNA-Kriterium: DOMEA -zertifiziertes Produkt Aktuelles Problem Geringe Zahl nach DOMEA 2.0 zertifizierter Produkte verfügbar Vorsicht bei Ausschreibungen nach alter Zertifizierung 1.2 Beschaffung der aktuellen Produktversion Folie: 34

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