PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GEVER, 3. April 2013 Seite 1

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1 PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GEVER, 3. April 2013 Seite 1

2 PUBLIS Public Info Service AG die Organisation von Gemeinden für Gemeinden «Elektronische Geschäftsverwaltung in der Gemeindeverwaltung die neutrale Orientierungshilfe für die erfolgreiche Auswahl und die Einführung» epool-informationsveranstaltung vom 3. April 2013 in Lenzburg Gérald Strub, Beat Neuenschwander PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GEVER, 3. April 2013 Seite 2

3 Begrüssung, Zielsetzung - Vermitteln eines neutralen Überblicks zum Thema Elektronische Geschäftsverwaltung - Erläutern der Begrifflichkeiten - Aufzeigen von zwei bewährten Projektvorgehen - Erläutern von Erfahrungen aus der Praxis - Austauschen von Informationen und Erfahrungen generell PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GEVER, 3. April 2013 Seite 3

4 Agenda 1. Begrüssung und Zielsetzung 2. Ausgangslage der Verwaltung, wichtige Einflussfaktoren und wie kann GEVER die Verwaltung unterstützen? 3. Neutrale Arbeitshilfe: Was ist GEVER? 4. Was treffen wir in den Gemeinden an? 5. Wie kann die Verwaltung vorgehen, wenn bereits eine GEVER- Lösung ausgewählt ist oder wenn der Entscheid für eine GEVER-Lösung noch zu treffen ist? 6. Welches sind die kritischen Erfolgsfaktoren und die Ergebnisse? 7. Inputs der Anwesenden, Diskussion und Fragen PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GEVER, 3. April 2013 Seite 4

5 Ausgangslage der Verwaltung - Vielfalt und Komplexität der Geschäfte steigt - Termindruck wird grösser - Ressourcen meist knapp und nicht erweiterbar - Dokumente mehrmals archiviert in verschiedenen Abteilungen - Dokumente in unterschiedlichen Versionen vorhanden - Physisches Archiv und Dateiarchiv sind nicht kompatibel, was die Auffindbarkeit der Unterlagen erschwert PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GEVER, 3. April 2013 Seite 5

6 Wichtige Einflussfaktoren - E-Government - Prozesse - Wandel zu vermehrt digitalen Dokumenten PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GEVER, 3. April 2013 Seite 6

7 Wichtige Einflussfaktoren - Anspruchshaltung der Einwohner - Medienwandel PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GEVER, 3. April 2013 Seite 7

8 wichtige Einflussfaktoren - Social Media PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GEVER, 3. April 2013 Seite 8

9 Wie kann GEVER die Verwaltung unterstützen? - Prozesse werden überdenkt allenfalls angepasst - Durchlaufzeiten können verkürzt werden - Pendenzenstatus wird transparent - Stellvertretungen werden automatisiert - Archivierung der Dokumente wird für die gesamte Verwaltung standardisiert - Mitarbeitende verfügen alle über die gleichen, aktuellsten Dokumentversionen - Elektronisches Langzeitarchiv schafft Platz im Gemeindearchiv PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GEVER, 3. April 2013 Seite 9

10 Agenda 1. Begrüssung und Zielsetzung 2. Ausgangslage der Verwaltung, wichtige Einflussfaktoren und wie kann GEVER die Verwaltung unterstützen? 3. Neutrale Arbeitshilfe: Was ist GEVER? 4. Was treffen wir in den Gemeinden an? 5. Wie kann die Verwaltung vorgehen, wenn bereits eine GEVER- Lösung ausgewählt ist oder wenn der Entscheid für eine GEVER-Lösung noch zu treffen ist? 6. Welches sind die kritischen Erfolgsfaktoren und die Ergebnisse? 7. Inputs der Anwesenden, Diskussion und Fragen PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GEVER, 3. April 2013 Seite 10

11 Wichtige Begriffe - RMS: Records Management System (Schriftgutverwaltung) - Systematische Aufzeichnung von Geschäftsvorgängen und Ereignissen - Betrachtung des gesamten Lebenszyklus von physischen und elektronischen Akten (Prozess- und Dossiersicht ist zentral) - DMS: Dokumenten Management System - Datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente - AIS: Archiv Information System - Aufbewahrung, Erschließung und Bereitstellung von Information auf lange Sicht PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GEVER, 3. April 2013 Seite 11

12 Arbeitshilfe: Was ist GEVER? PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GEVER, 3. April 2013 Seite 12

13 Organisationsvorschriften PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GEVER, 3. April 2013 Seite 13

14 Ordnungssystem PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GEVER, 3. April 2013 Seite 14

15 Policy Weisungen Gemeinderat Minimalanforderungen PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GEVER, 3. April 2013 Seite 15

16 Stichwortliste Ordnungssystem PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GEVER, 3. April 2013 Seite 16

17 Agenda 1. Begrüssung und Zielsetzung 2. Ausgangslage der Verwaltung, wichtige Einflussfaktoren und wie kann GEVER die Verwaltung unterstützen? 3. Neutrale Arbeitshilfe: Was ist GEVER? 4. Was treffen wir in den Gemeinden an? 5. Wie kann die Verwaltung vorgehen, wenn bereits eine GEVER- Lösung ausgewählt ist oder wenn der Entscheid für eine GEVER-Lösung noch zu treffen ist? 6. Welches sind die kritischen Erfolgsfaktoren und die Ergebnisse? 7. Inputs der Anwesenden, Diskussion und Fragen PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GEVER, 3. April 2013 Seite 17

18 Was treffen wir in den Gemeinden an? - Registrierungsplan ist vorhanden Ordnungssystem fehlt - Physisches Archiv (Gemeindearchiv) und elektronisches Archiv (Dateiablage) sind nicht aufeinander abgestimmt - Elektronische Daten werden unterschiedlich benannt und abgelegt - Terminkontrolle ist nicht zentral - Termine / Pendenzen werden unterschiedlich (je MA) verwaltet, im Outlook, auf Post-IT, in Excel-Tabelle, mit Protokollverwaltungstool für Gemeinderat - Physische und elektronische Mehrfachablagen in den Abteilungen PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GEVER, 3. April 2013 Seite 18

19 Vereinfachte Darstellung der Beziehungen und Prozesse innerhalb der Verwaltung PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GEVER, 3. April 2013 Seite 19

20 Agenda 1. Begrüssung und Zielsetzung 2. Ausgangslage der Verwaltung, wichtige Einflussfaktoren und wie kann GEVER die Verwaltung unterstützen? 3. Neutrale Arbeitshilfe: Was ist GEVER? 4. Was treffen wir in den Gemeinden an? 5. Wie kann die Verwaltung vorgehen, wenn bereits eine GEVER- Lösung ausgewählt ist oder wenn der Entscheid für eine GEVER-Lösung noch zu treffen ist? 6. Welches sind die kritischen Erfolgsfaktoren und die Ergebnisse? 7. Inputs der Anwesenden, Diskussion und Fragen PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GEVER, 3. April 2013 Seite 20

21 Vorgehensarten - PRE: Durchführen der Abklärungen für den Einsatz einer GEVER-Lösung vor der Submission, Beschaffung und Einführung der GEVER-Lösung - POST: Durchführen der Abklärungen für den optimierten Einsatz einer GEVER-Lösung nach der Beschaffung und Einführung der GEVER-Lösung PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GEVER, 3. April 2013 Seite 21

22 Übersicht Projektablauf - Beschaffung nach Evaluation (PRE) 1. Vorabklärung 2. Grobkonzept 3. Ausschreibung 4. Umsetzung PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GEVER, 3. April 2013 Seite 22

23 Vorabklärung Einsatz GEVER; Vorgehen a. Rahmenbedingungen - Projektorganisation - Projektziele und Tiefe - Rahmenbedingungen - Informationsveranstaltung b. Workshop für Abteilungsleitende - Aufnahme relevanter Informationen für GEVER - Einführungs-Workshop Mitglieder Projektumsetzung - Einsatz RMS / DMS / AIS / inkl. Vor- u. Nachteile - Aufnahme formeller Anforderungen - Empfehlung weitere Schritte 1. Vorabklärung PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GEVER, 3. April 2013 Seite 23

24 Vorabklärung Einsatz GEVER; Resultat - Projektorganisation, -Ziele und -Tiefe sind festgelegt - Rahmenbedingungen sind abgestimmt - Themen, Teilnehmer und Ablauf der Informationsveranstaltung sind festgelegt - Relevante Informationen für GEVER sind analysiert - Projekt-Mitglieder GEVER sind geschult und haben die erforderlichen Kenntnisse für die Projektumsetzung - Formelle Anforderungen sind definiert - Die weiteren Schritte für Projektumsetzung sind festgelegt 1. Vorabklärung PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GEVER, 3. April 2013 Seite 24

25 Grobkonzept Einsatz GEVER; Vorgehen c. Kickoff - Information Projektorganisation - Erarbeiten Projektziele, Grobterminplan - Rahmenbedingungen / Kommunikation / Ansprechpartner d. Aufnahme der IST-Situation - Interviews, Klärung Bedürfnisse und Anforderungen - Erfassung und Prüfung Systeme, Dokumente, Richtlinien - Festlegen weiteres Vorgehen e. Festlegen GEVER Grobkonzept - Anpassungsarbeiten - Grobkonzept mit Nutzenargumentation - Notwendige Schritte und Elemente - Aufwandschätzung intern / extern 2. Grobkonzept PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GEVER, 3. April 2013 Seite 25

26 Grobkonzept Einsatz GEVER; Resultat - Die Projektziele und der Grobterminplan sind abgestimmt - Rahmenbedingungen, Kommunikation und Ansprechpartner sind bestimmt - Bedürfnisse und Anforderungen der Abteilungen sind ermittelt - Relevante Systeme, Dokumente und Richtlinien sind erfasst und analysiert - Erforderliche Anpassungsarbeiten sind ausgewiesen - Das Grobkonzept mit Nutzenargumentation ist erstellt - Die Aufwandschätzung intern / extern sind ermittelt 2. Grobkonzept PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GEVER, 3. April 2013 Seite 26

27 Ausschreibung GEVER-Lösung; Vorgehen f. Vorarbeiten - Abteilungsübergreifender Registraturplan - Modellierung Kernprozess «Gemeinderatsgeschäft» - Dokumentation ausschreibungsrelevanter Grundlagen g. Ausschreibung - Anforderungskatalog aus Grobkonzept - Erstellung Ausschreibungsunterlagen - Umsetzung Ausschreibung h. Offertbeurteilung - Auswertung Angebote - Anbieter Demos und Präsentationen - Definitive Auswertung mit Vergabeempfehlung i. Antrag Projektkredit 3. Ausschreibung PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GEVER, 3. April 2013 Seite 27

28 Ausschreibung GEVER-Lösung; Resultat - Ein abteilungsübergreifendes Ordnungssystem ist erstellt und abgenommen - Der Kernprozess «Gemeinderatsgeschäft» ist erstellt und abgenommen - Die ausschreibungsrelevanten Grundlagen sind gemeinsam abgestimmt - Der Anforderungskatalog und die Ausschreibungsunterlagen für die Evaluation einer GEVER Lösung sind gemeinsam abgestimmt - Die öffentliche Submission ist umgesetzt - Die definitive Auswertung mit Vergabeempfehlung der zukünftigen GEVER Lösung ist abgeschlossen 3. Ausschreibung PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GEVER, 3. April 2013 Seite 28

29 Umsetzung GEVER-Lösung; Vorgehen j. Spezifikation Offerte / Vertrag - Definitives Mengengerüst - Vorverhandlung mit Lösungsanbieter k. Vertragsbegutachtung - Prüfung und Anpassung Verträge - Juristische Abklärungen l. Projektcontrolling - Führung Projektcontrolling - Begleitung Projektentwicklung m. Projektabrechnung - Erstellung Projektabschluss 4. Umsetzung PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GEVER, 3. April 2013 Seite 29

30 Umsetzung GEVER-Lösung; Resultat - Das definitive Mengengerüst ist mit dem Anbieter abgestimmt - Die Vertragsunterlagen sind angepasst und (wenn erforderlich) juristisch überprüft - Die Projektentwicklung und das Projektcontrolling sind dokumentiert und zur Genehmigung durch den Gemeinderat verfügbar - Die Projektabrechnung ist erstellt und liegt für den definitiven Projektabschluss vor 4. Umsetzung PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GEVER, 3. April 2013 Seite 30

31 Referenz Grobterminplan (PRE) - Phase 1: Vorabklärung Einsatz GEVER-System - Phase 2: Erarbeiten eines GEVER-Grobkonzeptes - Phase 3: Evaluationsprozess GEVER-System - Phase 4: Umsetzung GEVER-System - Phase 5: Produktivbetrieb GEVER Q Q Q Q Q Q Q Q Q PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GEVER, 3. April 2013 Seite 31

32 Übersicht Projektablauf - Beschaffung ohne Evaluation des Produktes (POST) Beschaffung erfolgt und in Gemeinde im Einsatz 1. Grundlagenerarbeitung 2. Festlegung Umsetzungsanforderungen 3. Umsetzung PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GEVER, 3. April 2013 Seite 32

33 Grundlagenerarbeitung GEVER; Vorgehen a. Aufnahme der IST-Situation - Erfassung und Prüfung Systeme, Dokumente, Richtlinien - Interviews, Klärung Bedürfnisse und Anforderungen - Festlegen weiteres Vorgehen b. Festlegen GEVER Grundlagenerarbeitung - Anpassungsarbeiten - Notwendige Schritte und Elemente - Aufwandschätzung extern 1. Grundlagenerarbeitung PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GEVER, 3. April 2013 Seite 33

34 Grundlagenerarbeitung GEVER; Resultat - Bedürfnisse und Anforderungen der Bereiche sind ermittelt - Relevante Systeme, Dokumente und Richtlinien sind erfasst und analysiert 1. Grundlagenerarbeitung PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GEVER, 3. April 2013 Seite 34

35 Festlegung Umsetzungsanforderungen; Vorgehen c. Rahmenbedingungen - Umsetzungsziele und tiefe festlegen - Rahmenbedingungen definieren - Ansprechpersonen definieren d. Aufnahme formeller Abteilungs-Anforderungen GEVER zur Definition der Umsetzungsanforderungen - Ausweisen allfällig erforderlicher organisatorischer Anpassungsarbeiten - Aufwandschätzung extern 2. Umsetzungsanforderungen PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GEVER, 3. April 2013 Seite 35

36 Festlegung Umsetzungsanforderungen; Resultat - Umsetzungsziele und -tiefe sind festgelegt - Rahmenbedingungen und Ansprechpersonen sind abgestimmt - Formelle Anforderungen sind definiert - Die weiteren Schritte für Projektumsetzung sind festgelegt - Projektkosten extern sind ermittelt 2. Umsetzungsanforderungen PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GEVER, 3. April 2013 Seite 36

37 Umsetzung systemseitige GEVER-Lösung; Vorgehen e. Umsetzung systemseitige Anpassungen - Abgleich GEVER-Anforderungen mit bestehender Lösung - Aufwand und Kostenermittlung Applikationsanpassungen - Erarbeitung aller erforderlichen System-Dokumentationen - Schulung Verwaltungspersonal durch Lösungsanbieter 3. Umsetzung PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GEVER, 3. April 2013 Seite 37

38 Umsetzung systemseitige GEVER-Lösung; Resultat - GEVER-Anforderungen mit bestehender Lösung sind abgeglichen - Aufwand und Kosten für Applikationsanpassungen liegen vor - Angepasste System-Dokumentationen stehen der Gemeinde zur Verfügung - Das Verwaltungspersonal ist vom Lösungsanbieter für die effiziente GEVER geschult 3. Umsetzung PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GEVER, 3. April 2013 Seite 38

39 Referenz Grobterminplan (POST) - Phase 1: Grundlagenerarbeitung - Phase 2: Festlegung Umsetzungsanforderungen - Phase 3: Systemseitige Umsetzung - Phase 4: Die Gemeindeverwaltung arbeitet flächendeckend mit GEVER Q1 Q Q Q Q Q Q PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GEVER, 3. April 2013 Seite 39

40 Agenda 1. Begrüssung und Zielsetzung 2. Ausgangslage der Verwaltung, wichtige Einflussfaktoren und wie kann GEVER die Verwaltung unterstützen? 3. Neutrale Arbeitshilfe: Was ist GEVER? 4. Was treffen wir in den Gemeinden an? 5. Wie kann die Verwaltung vorgehen, wenn bereits eine GEVER- Lösung ausgewählt ist oder wenn der Entscheid für eine GEVER-Lösung noch zu treffen ist? 6. Welches sind die kritischen Erfolgsfaktoren und die Ergebnisse? 7. Inputs der Anwesenden, Diskussion und Fragen PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GEVER, 3. April 2013 Seite 40

41 Kritische Erfolgsfaktoren und Ergebnisse - Kulturwandel in der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit - Kulturwandel in der Zusammenarbeit zwischen Behörde und Verwaltung - Prozessdenken schaffen bei den Mitarbeitenden - Verständnis für Pendenzen und Termintransparenz schaffen - Ordnungssystem zukunftstauglich ausgestalten - Weisungen/Reglemente sind für die Aktenführung und Archivierung erstellt - Veränderungen werden aufgenommen und in GEVER abgebildet PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GEVER, 3. April 2013 Seite 41

42 Ziel: Abteilungsübergreifender Prozess- und Datenaustausch Gemeindekanzlei Finanzverwaltung Bauverwaltung Externer Bauberater Schule EWK GIS Finanzen STAG Steuern Diverse Diverse Diverse Abteilungsübergreifender Prozess- und Datenaustausch PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GEVER, 3. April 2013 Seite 42

43 Agenda 1. Begrüssung und Zielsetzung 2. Ausgangslage der Verwaltung, wichtige Einflussfaktoren und wie kann GEVER die Verwaltung unterstützen? 3. Neutrale Arbeitshilfe: Was ist GEVER? 4. Was treffen wir in den Gemeinden an? 5. Wie kann die Verwaltung vorgehen, wenn bereits eine GEVER- Lösung ausgewählt ist oder wenn der Entscheid für eine GEVER-Lösung noch zu treffen ist? 6. Welches sind die kritischen Erfolgsfaktoren und die Ergebnisse? 7. Inputs der Anwesenden, Diskussion und Fragen PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GEVER, 3. April 2013 Seite 43

44 Weitere Veranstaltungen - Publis Generalversammlung 2012 am , 17:00 Uhr in Schafisheim - Publis epool Veranstaltung zum Thema «HRM2 Informationsanlass für Gemeinderäte»; Durchführung im Mai und September 2013 PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GEVER, 3. April 2013 Seite 44

45 Abschluss Informationen auf und Facebook-Seite Publis Public Info Service AG, Niederlenzerstrasse 25, 5600 Lenzburg, Mail Telefon PUBLIS Public Info Service AG Publis epool GEVER, 3. April 2013 Seite 45

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