Case Study STUDENTENWERK DORTMUND. Auskoppelung aus dem Magazin der P&I AG für HR-Experten / Just P&I Ausgabe 03:11. Organisation. Zielsetzung.

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1 Case Study Auskoppelung aus dem Magazin der P&I AG für HR-Experten / Just P&I Ausgabe 03:11 INTERNATIONAL ISSUE GERMANY / AUSTRIA / SWITZERLAND STUDENTENWERK DORTMUND Organisation Das Studentenwerk Dortmund betreut alle Studenten der Technischen Universität und der Fachhochschule mit Dienstleistungen u.a. aus den Bereichen Gastronomie und studentischem Wohnen. Zielsetzung dezentrale Abrechnung und verschlankte Personalprozesse Koordination der Serviceleistungen Auswertungen zur Budgeterstellung und Besetzungssituation Nutzen dezentraler Zugriff auf da Mitarbeiter- und Führungskräfteportal individuelle Auswertungen Gliederung aller Abrechnungsbestandteile P&I Lösung im Einsatz Payroll und P&I HCM Auswertungsgenerator P&I Analyse

2 2

3 Summa cum laude beim Personalmanagement Bester Service für alle Studierenden: Das Studentenwerk Dortmund unterstützt und berät Studierende mit Dienstleistungen rund um das tägliche Uni-Leben. Mit der hochwertigen HR-Lösung P&I LOGA setzt das Studentenwerk Dortmund ein professionelles HR-Tool erfolgreich ein. 3

4 Zu den Dienstleistungsbereichen des Studentenwerks Dortmund gehören unter anderem neben der Gastronomie und dem studentischen Wohnen auch die Beratung in BAföG- und Darlehensfragen sowie die Kinderbetreuung in der angegliederten KITA. > Studenten von sieben Hochschulen werden bereits seit knapp 40 Jahren vom Studentenwerk Dortmund unterstützt, darunter die Technische Universität Dortmund, die Fachhochschule Südwestfalen, die Fernuniversität Hagen sowie die Fachhochschule Dortmund. Auf der Grundlage des Studentenwerksgesetzes NRW erfüllt das gemeinnützige Studentenwerk die öffentliche Aufgabe der wirtschaftlichen, sozialen, gesundheitlichen und kulturellen Förderung der Studierenden. Zu den Dienstleistungsbereichen des Studentenwerks Dortmund gehören unter anderem neben der Gastronomie und dem studentischen Wohnen auch die Beratung in BAföG- und Darlehensfragen sowie die Kinderbetreuung in der angegliederten KITA. Das Studentenwerk verfügt über eine Vielzahl neu gestalteter gastronomischer Einrichtungen. Mit Service, Freundlichkeit, einem angenehmen Ambiente, ausreichend Auswahl und einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis gelingt es den Gastronomiebetrieben, den Ansprüchen von Studierenden, Mitarbeitern und Gästen gerecht zu werden. Mit den umfangreichen und preisgünstigen Wohnungsangeboten verschafft das Studentenwerk den Studierenden die Gelegenheit zu sozialen Kontakten und erholsamer Freizeitgestaltung wichtige Voraussetzungen für ein erfolgreiches Studium. Neben der Beratung in BAföG- und Darlehensfragen bietet das Studentenwerk den Studierenden auch zahlreiche soziale Hilfestellungen, wie beispielsweise Schuldnerberatung, finanzielle Zuschüsse oder psychologische Beratung. Schließlich ermöglicht das Studentenwerk Dortmund den Studierenden durch die Kinderbetreuung in der angegliederten Kindertagesstätte ein Studium auch mit Kind. Präzise Personalplanung Über 300 ständige Mitarbeiter setzen sich ein, um die gemeinnützige Aufgaben des Studentenwerkes dienstleistungsorientiert umzusetzen. Es gilt, das gesamte Personal aus den unterschiedlichen Bereichen nicht nur abzurechnen, sondern auch unter wirtschaftlichem Aspekt professionell zu verwalten. Am Beispiel der Gastronomie mit 18 Betrieben an insgesamt fünf Standorten wird die Komplexität des erforderlichen Personalmanagements deutlich: Hier muss alles perfekt aufeinander abgestimmt werden, von der Zeiterfassung bis hin zur Verwaltung der persönlichen Daten. Auch im Bereich Wohnen müssen beispielsweise 15 Wohnanlagen in Dortmund und Soest dezentral verwaltet werden. Komplettes HR-Management mit einer dezentralen Software Mit der integrierten HR-Komplettlösung P&I LOGA benötigt das Dortmunder Studentenwerk nur eine Software, um Personalabrechnung und -management effizient zu realisieren. Bereits seit 2004 werden die Gehälter der Mitarbeiter mit der Lösung von P&I abgerechnet. Der Trend, alle Informationen aus einem System zu erhalten, setzt sich fort. Die integrierten Module von P&I helfen uns, die gestiegenen Anforderungen und die Komplexität des Systems zu bewältigen, erklärt Benjamin Fischer, Personalsachbearbeiter beim Studentenwerk Dortmund. 4

5 5

6 Mensa Campus Nord 1 Modernisierte Wohnanlage Am Gardenkamp Das P&I LOGA Analysetool hilft in diesem Zusammenhang, jede Gehaltsabrechnung fallbezogen in ihre einzelnen Bestandteile zu gliedern, um das Ergebnis jeder Position sozusagen im Rückwärtsgang nachvollziehen zu können. Somit profitieren im Fall der Fälle nicht nur die Mitarbeiter von strukturiert aufbereiteten Erklärungen, sondern auch für die Personalverantwortlichen können die komplexe Tarifwerke in anschaulicher Form aufbereitet werden. Mit dem P&I LOGA Auswertungsgenerator werden fundiert Kennzahlen aufbereitet, um zielgerichtet z. B. auf Basis des Stellenplans die aktuelle und zukünftige Besetzungssituation zu durchleuchten oder eine exakte Budgetierung der Personalkosten vorzunehmen. 2 Verschlankung der Personalprozesse Das webbasierte Mitarbeiter- und Führungskräfteportal P&I HCM besticht besonders dadurch, dass die Nutzung zu jeder Zeit und von jedem Ort möglich ist alle Mitarbeiter können per Self-Services 6

7 dezentral auf ihre Daten zugreifen. Wir sehen den großen Vorteil im Webportal darin, dass wir vor allem interne Informationen bündeln und durch festgelegte Workflows in die richtigen Kanäle leiten können. Klassische Prozesse wie Anträge aller Art werden durch Automatisierung und Optimierung deutlich verschlankt, verdeutlicht Benjamin Fischer. So haben beispielsweise sowohl die Küchenkräfte der Mensa als auch das Personal des BAföG-Amtes jederzeit Einsicht in ihre Zeitdaten. Neben den täglichen Kommt-/Geht-Zeiten sind auch Urlaubs- und Abwesenheitsdaten abrufbar. Durch das integrierte Workflowmanagement werden alle Abläufe rund um die Themen Buchungskorrekturen, Urlaubsanträge, Dienstreisen, Weiterbildungen, Mehrarbeitsgenehmigung und viele weitere genehmigungspflichtige Buchungen individuell angepasst, vereinfacht und beschleunigt. Dabei kann der Ablauf des Workflows aufgrund einer hinterlegten Qualifikation entsprechend einer festen Zuordnung aus der Organisationsstruktur des Stellenplans übernommen werden. Der Urlaubsantrag eines Kochs geht beispielsweise direkt an den Abteilungsleiter der Gastronomischen Betriebe. den Urlaubsanspruch. Dadurch werden Fehler oder vergessene Übertragungen vermieden und alle Daten sind jeweils plausibilisiert eingebucht. Letztlich führt das durch P&I LOGA ermöglichte professionelle Personalmanagement zu einer Aufwandsminimierung in der gesamten Organisation des Studentenwerks und schafft zeitliche Freiräume für unsere Dienstleistungsbereiche. Dies zugunsten eines bedarfsgerechten Dienstleistungsangebotes, das den Alltag der Studierenden erleichtert, so Benjamin Fischer. Durch diese Prozessoptimierung wird die Personalabteilung des Studentenwerks nachhaltig entlastet. Der Self-Service führt zu einer offeneren Kommunikation und sorgt für digitale Transparenz. Alle im Portal eingegebenen Daten sind sofort als Änderung in P&I LOGA sichtbar und haben direkten Einfluss auf die Zeitwirtschaft, die Entgeltabrechnung oder 7

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