Schulungshandbuch Mandatos ipad App Gremienarbeit in einer neuen Dimension

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1 Schulungshandbuch Mandatos ipad App Gremienarbeit in einer neuen Dimension SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 1 von 15

2 Inhalt 1 Einleitung Allgemeine Funktionen Ameldung Integrierte Anzeige der Verbindungsart Tab SessionNet Allgemein Bedeutung der Symbole Arbeit mit Sitzungen online Tab Lokale Dokumente Recherche Löschen von lokalen Dokumenten Öffnen und Bearbeiten von Dokumenten Dokumentbearbeitung rückgängig machen Tab Lokale Sitzungen Profilverwaltung Kontakt SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 2 von 15

3 1 Einleitung Mit der Mandatos App wurde erstmalig eine ipad-anwendung konsequent für die Bedürfnisse von Gremienmitgliedern, Entscheidern und Meinungsführern entwickelt. Profitieren Sie von der optimal aufeinander abgestimmten Lösung aus Hardware, Software und Service. Sitzungsunterlagen, Notizen, Termine und Kontakte in einem flachen und leichten Design. Die Mandatos App von Somacos und Ihr ipad von Apple steigern Ihre Produktivität. Sitzungsunterlagen sind erst der Anfang Auf dem ipad können Sie alle Sitzungsunterlagen lesen und bearbeiten, ob Microsoft Office oder PDFs. Ihre PDFs mit Anmerkungen werden sicher und geschützt und unter Ihrer Kontrolle aufbewahrt. Papierstapel ade Das ipad begleitet Ihre Gremienmitglieder praktisch überall hin und ist mit seinem großen Display und der langen Batterielaufzeit auch für einen Sitzungsmarathon perfekt geeignet. Mit der leistungsstarken Mandatos App verändert und ersetzt es papierbasierte Arbeitsabläufe. Die Sicherung und Verwaltung von Sitzungsinformationen ist durch die Multi-TouchOberfläche nur noch ein Fingertipp entfernt. Immer auf dem neuesten Stand Umständlich Unterlagen zusammenzustellen, downzuloaden, zu entpacken und abzulegen gehört schon lange der Vergangenheit an! Die Mandatos App synchronisiert automatisch und sitzungsbezogen sämtliche Dokumente, ob Vorlagen, Tagesordnungen, Einladungen oder andere Sitzungsdokumente auf Ihren Arbeitsplatz. Ihr Gremienbüro ist jetzt überall Wenn Sie nicht in Ihrem Büro sitzen, sorgt das ipad dafür, dass Sie trotzdem alle Sitzungsunterlagen bei sich haben und in Verbindung bleiben. Mit der Offline Funktionalität der Mandatos App können Sie auch ohne Internetverbindung recherchieren und sich auf Ihre Sitzungen vorbereiten. Und wenn Sie mal von Angesicht zu Angesicht sprechen wollen, ist das Videotelefonat mit FaceTime auch kein Problem. Multitasking für Mandatsträger Die Mandantenfähigkeit der Mandatos App ermöglicht den parallelen Betrieb mehrerer SessionNet Informationssysteme in einer Anwendung. So können Sie entspannt Ihre kommunalpolitische Tätigkeit bei Gemeinde, Stadt, Landkreis, Sparkasse, Stadtwerk und Aufsichtsrat in einer einzigen Lösung wahrnehmen. Komplette Recherche Mit der integrierten Mandatos Recherche werden Ihre geschützten Dokumente zuverlässig gefunden. Die Apple Spotlight Suche findet darüber hinaus noch Termine und Kontakte. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 3 von 15

4 2 Allgemeine Funktionen 2.1 Ameldung Erstanmeldung: Bei der Erstanmeldung muss ein Benutzername und Passwort incl. Passwortwiederholung in einem ersten Profil angelegt werden. Die "Profil URL" (SessionNet Adresse), welche nach der Bestätigung auf "Weiter" oder "Erstellen" geprüft wird, muss ebenfalls eingetragen werden. Die Verbindung zum Infosystem wird hergestellt. Weitere Anmeldungen: Nach der Aktivierung der App wird der Anmeldedialog angezeigt, in dem der Benutzername und das Passwort einzutragen sind. Diese Anmeldung ist notwendig, um Ihre lokal gespeicherten Daten und Dokumente zu schützen. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 4 von 15

5 2.2 Integrierte Anzeige der Verbindungsart An der Farbe der Tabs ist ab Version 1.7 sofort sichtbar, welche Verbindung zum Internet besteht. Rot = keine Internetverbindung Blau = langsame Internetverbindung Grün = schnelle Internetverbindung SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 5 von 15

6 2.3 Tab SessionNet Allgemein Im Tab SessionNet wird Ihr Gremieninfosystem wie gewohnt dargestellt. Alle Daten die hier angezeigt werden, kommen aus dem Infosystem. Die Verfahrensweise ist äquivalent zu SessionNet oder Mandatos. Wie gehabt, müssen Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Ihrem Kennwort anmelden. Nach erfolgreicher Anmeldung stehen Sie auf der Gremieninfo- Startseite. Sie können sich nun wie gewohnt in SessionNet bewegen. Es gibt jedoch einige Zusatzfunktionen, die durch bestimmte Symbole zur Verfügung gestellt werden. Auch über die Menüpunkte Meine Sitzungen oder Sitzungskalender stehen die Symbole für die Arbeit mit den Sitzungsdokumenten zur Verfügung. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 6 von 15

7 2.2.2 Bedeutung der Symbole Das Dokument ist noch nicht lokal (also noch nicht auf dem ipad) vorhanden. Berühren des Symbols um das Dokument herunterzuladen und automatisch lokal zu speichern. Nach dem Laden kann das Dokument gelesen und bearbeitet werden. Das Dokument ist bereits auf dem ipad vorhanden. Berühren des Symbols um das Dokument zu lesen oder zu bearbeiten. Wird das Dokument bearbeitet (z.b. durch das Hinzufügen einer Notiz), wird automatisch eine Dokumentversion erstellt. Diese Version bleibt erhalten auch wenn das Originaldokument geändert wird. Das Dokument ist bereits auf dem ipad vorhanden und wurde bereits bearbeitet, d.h. es gibt eine vorhandene Dokumentversion. Berühren des Symbols um diese Version zu lesen oder zu bearbeiten. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 7 von 15

8 2.2.3 Arbeit mit Sitzungen online Sobald der Sitzungskalender geöffnet wird, wird im Hintergrund die Liste der Sitzungen lokal gespeichert. Beim Öffnen einer Sitzung werden die Sitzungsdaten automatisch lokal abgelegt. Die pdf Dokumente können nun geöffnet und bearbeitet werden. Dokumente werden Ihrem Status entsprechend als Server-, lokales-, oder Versionsdokument angezeigt. Beim erstmaligen öffnen eines Serverdokumentes wird dieses lokal abgelegt. Wenn dieses Dokument bearbeitet wird, wird dieses als Version abgelegt. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 8 von 15

9 2.3 Tab Lokale Dokumente Recherche Im Tab Lokale Dokumente können Sie Ihre Sitzungsdokumente durchsuchen. Auch in der Trefferliste wird das Icon der Dokumente entsprechend dem Status angezeigt Per Touch auf ein Suchergebnis öffnet sich das entsprechende Dokument und wird als ein weiterer Tab in der Mandatos app angezeigt. Das Dokument kann jetzt gelesen und bearbeitet werden. Wenn die Textzeile geleert wird, wird auch die darunter liegende Liste mit Dokumenttreffern geleert. Es ist analog der ipad eigenen Suche nur eine UND-Verknüpfung der Sucheworte möglich. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 9 von 15

10 2.3.2 Löschen von lokalen Dokumenten Das Wischen auf der Trefferzeile lässt am rechten Rand einen Löschbutton erscheinen, der das Dokument und wenn vorhanden die dazugehörige Version löscht. Beim Löschen der Version ist es möglich die eingetragenen Texte und Markierungen zu erhalten. Dies ist sinnvoll wenn das Dokument defekt ist oder nicht komplett übertragen wurde. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 10 von 15

11 2.4 Öffnen und Bearbeiten von Dokumenten Sie haben Drei Werkzeuge zur Auswahl. - Der Freihandstift ist z.b. für Markierungen und Unterstreichungen - Der Textmarker bietet die Möglichkeit Text zu markieren - Der Kommentar ist ein Element zum Hinterlegen von Text SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 11 von 15

12 2.5 Dokumentbearbeitung rückgängig machen Das 4-te Werkzeug ist ein Mülleimer, dessen Aktivierung den Löschmodus einschaltet. Im Löschmodus wird zu jeder Dokumentänderung ein Löschbutton angeboten. Wird ein Dokument bearbeitet und es besteht bereits eine Version, wird der Benutzer vor der Änderung gewarnt. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 12 von 15

13 2.6 Tab Lokale Sitzungen Sobald im SessionNet der Sitzungskalender geöffnet wird, werden die Sitzungstermine lokal abgelegt. Die Sitzung wird jedoch erst nach dem ersten Aufruf unter SessionNet lokal gespeichert. Auch unter der lokal gespeicherten Sitzung besteht die Möglichkeit alle verbundenen Dokumente lokal zu speichern. Dazu reicht ein einfaches Antippen des entsprechenden Dokumentes. Alle Dokumente können auch von hier aus geöffnet und bearbeitet werden. Zusätzlich zu den Dokumenten werden auch die vorhandenen Dokumentversionen angezeigt. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 13 von 15

14 2.7 Profilverwaltung In der App rechts oben auf das Zahnradsymbol klicken. Es können folgende Einstellungen getätigt werden: Neues Profil anlegen Profil bearbeiten Profil löschen Passwort ändern SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 14 von 15

15 3 Kontakt SOMACOS GmbH & Co. KG Bahnhofstraße Salzwedel Ansprechpartnerin: Anne Koschick Telefon: +49 (0) Telefax: +49 (0) koschick@somacos.com Internet: SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 15 von 15