ELO ECM-Tour in Nürnberg

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1 ELO ECM-Tour in Nürnberg

2 Verarbeitung von Eingangsrechnungen im Baugewerbe Herzlich willkommen Florian Koller, B.A. Datenbankadministrator B.A. P&P Gruppe Bayern GmbH 2

3 P&P Gruppe Bayern GmbH Ein Steckbrief > Gründung 1995 > eigentümergeführtes Immobilienunternehmen mit Sitz in Fürth. > Immobilien-Wertschöpfungskette vom Ankauf über die Projektentwicklung bis hin zu Verkauf, Vermietung und Verwaltung. > Mehr als 30 Gesellschaften > Ca. 200 Mitarbeiter > Stadtentwicklung in Fürth und Nürnberg. > Grundig-Areal > Zuckerbär-Areal > Areal altes Straßenbahndepot 3

4 P&P Gruppe Bayern GmbH Die Geschäftsbereiche Immobilienhandel Ankauf und Verkauf von Globalobjekten Portfolio Management: Strukturierung einer Immobilie Projektentwicklung: Analyse des Potentials + Planung Wohnbau (Bauträger) Planung, Projektsteuerung, Bauleitung, Vergabe Eigene Vertriebsgesellschaften Vermietung Verwaltung Micro-Apartments/Serviced Apartments Wohnen auf Zeit in voll möblierten Apartments mit Pensionsleistungen Eigene Stiftung 4

5 ELO bei der P&P Gruppe Die Ausgangssituation > Ausprägung in verschiedene Geschäftsbereiche. > Viele Schnittstellen-Funktionen zwischen den Bereichen. > dezentrale Speicherorte für Dokumente. > Viele Laufwege für Dokumente. > Zentrale Buchhaltung braucht gemeinsames Archiv und Dokumentation. > Wiederauffinden von Informationen ist mühsam. 5

6 ELO bei der P&P Gruppe Die Umsetzung > ELO seit 2006 im Einsatz. > Verwendung in sämtlichen Geschäftsbereichen. > Zentrales Archiv für alle Geschäftsbereiche. > Unternehmensweit einheitliche Ablagestrukturen. > Verschlagwortung vereinheitlicht. > Verschiedene Workflows im Einsatz. 6

7 Strukturen P&P Gruppe Bayern GmbH Ι Seite 7

8 P&P Gruppe Bayern GmbH Ι Seite 8

9 P&P Gruppe Bayern GmbH Ι Seite 9

10 Verschlagwortung P&P Gruppe Bayern GmbH Ι Seite 10

11 ELO bei der P&P Gruppe Die Vorteile für das Unternehmen > Zentraler Ablageort für zentralen Zugriff aller Abteilungen. > Dokumentation der Freigaben. > Verschlagwortung der Dokumente für Suche. > Verschlagwortung als Informationslieferant. > Einheitliche Ablage. 11

12 ELO Eingangsrechnungsverarbeitung Die Ausgangssituation > Qualitätssicherung für vollständige Freigaben. > Keine durchgängige elektronische Dokumentation. -> Informationsbruch > Manuelle Buchung der Rechnungen. > Verschlagwortung für Rechnungen unzureichend. > Struktur des Archivs soll nicht verändert werden. > Berücksichtigung der Anforderungen aus dem Bau. > Verteilungsstelle mit hohem manuellem Aufwand zur Ablage. > Übersicht der im Umlauf befindlichen Rechnungen. > Kein Rechnungseingangsbuch. 12

13 ELO Eingangsrechnungsverarbeitung Die Umsetzung > Verteilung mit autom. Import über ELO XML Importer. > Autom. Verschlagwortung mit DocXtractor. > Verteilung der Rechnungen über Workflows (Nachverfolgung). > Freigabe der Rechnungen mittels Drittanbieter-Software. (basierend auf ELO-Server-Schnittstelle) > Funktion für Abschlagsrechnungen (Bau-Anforderung). > Export der Buchungssätze je Mandant für Import in Buchhaltungs- Software. > Workflow-Übersicht und Rechnungseingangsbuch. > Automatischer Stempel für gebuchte Rechnungen. 13

14 Gebucht-Stempel P&P Gruppe Bayern GmbH Ι Seite 14

15 ELO DocXtractor (1) P&P Gruppe Bayern GmbH Ι Seite 15

16 ELO DocXtractor (2) P&P Gruppe Bayern GmbH Ι Seite 16

17 Verschlagwortung (1) P&P Gruppe Bayern GmbH Ι Seite 17

18 Verschlagwortung (2) P&P Gruppe Bayern GmbH Ι Seite 18

19 Workflow P&P Gruppe Bayern GmbH Ι Seite 19

20 Workflow Nachverfolgung P&P Gruppe Bayern GmbH Ι Seite 20

21 Rechnungsfreigabe P&P Gruppe Bayern GmbH Ι Seite 21

22 Rechnungseingangsbuch P&P Gruppe Bayern GmbH Ι Seite 22

23 Workflowübersicht (Nachverfolgung) P&P Gruppe Bayern GmbH Ι Seite 23

24 ELO Eingangsrechnungsverarbeitung Die Vorteile > Aufwand für manuelle Ablage verringert. > Manuelle Buchungen stark reduziert. > Nachverfolgung der Workflows im Umlauf. > Durchgängige elektronische Dokumentation von Verteilung bis Buchung. > Übersicht über alle Rechnungen im Rechnungseingangsbuch. > Umfangreiche Informationen in der Verschlagwortung. > Keine Änderung der Archivstruktur notwendig. 24

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