Nutzung der Intranetfunktionalität

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1 STABSSTELLE HOCHSCHULMARKETING Oliver Gschwender M.A., MMD Nürnbergerstr. 38 Haus 4 Zapf Gebäude Bayreuth Tel.: 0921 / Nutzung der Intranetfunktionalität 1) Anmeldung und Download von Dateien Über den Menüpunkt Mitarbeiter in der horizontalen Navigation auf der Webseite der Universität Bayreuth ( gelangen Sie auf eine Seite, die ganz oben den Link zur Loginseite für das Intranet der Universität Bayreuth enthält: INTRANET Weiter zur Loginseite Sie können diese Seite auch direkt aufrufen, wenn Sie die Adresse: in Ihren Browser eingeben. Auf der rechten Seite sehen Sie eine Loginmaske. Hier geben Sie Ihre bt Mitarbeiterkennung und das dazugehörige Passwort ein. 1

2 Nach erfolgreicher Anmeldung gelangen Sie in den Intranetbereich der Universität Bayreuth. Wählen Sie aus dem linken Menü den Bereich aus, in dem Sie Informationen herunterladen wollen (z.b. Leitungsebene, PK Informationsverarbeitung, Informationen der ZUV). Einige Menüpunkte wie z.b. "Leitungsebene" sind nur für Personen mit bestimmten Benutzerkennungen zugänglich. Normale BT-Kennungen erhalten beim Zugriffsversuch eine Fehlermeldung. Nach dem Wechsel auf einen bestimmten Bereich (im obigen Beispiel PK Informationsverarbeitung) sehen Sie die dort zum Download zur Verfügung stehenden Dokumente. Die zuletzt eingestellten Dokumente stehen dabei in der Liste immer ganz oben. 2

3 Klicken Sie das Dokument an, das sie herunterladen wollen und speichern Sie dieses auf Ihrem lokalen PC (z.b. unter Eigene Dateien Downloads ). Die im Intranet eingestellten Informationen sind vertraulich zu behandeln. Sie werden gebeten die hier eingestellten Dokumente daher nicht an Dritte weiterzuleiten. 2) Eine neue Datei zum Download einstellen Melden Sie sich zunächst unter mit Ihrer bt- Nutzerkennung und dem dazugehörigen Passwort am CMS System an. (Bei der ersten Anmeldung müssen Sie eine Ausnahme für das Sicherheitszertifikat bestätigen Detaillierte Informationen zum Anmeldeprozess und der grundlegenden Handhabung finden Sie in der allgemeinen Nutzerdokumentation unter: ) Nach der erfolgreichen Anmeldung am System klicken Sie sich zum Ordner intranet. Dieser befindet sich im Dateibaum unter: /de/uni_bayreuth/startseite/intranet. Wählen Sie dort den gewünschten Bereich aus, in dem Sie ein neues Dokument zum Download bereitstellen wollen z.b. den Ordner Leitungsebene oder PK_Informationsverarbeitung (nur für Benutzer mit besonderen Zugangberechtigungen einsehbar). Eventuell empfiehlt es sich in die sog. Spaltenansicht zu wechseln (Über den Menüpunkt Ansicht Spalten ). In der Spaltenansicht lässt sich der Dateibaum schneller durchklicken. Die grundlegende Handhabung ist jedoch identisch: Darstellung des NPS Baums in der sog. Spaltenansicht Ausgewählt (dunkelgrau hinterlegt) ist der Ordner Leitungsebene. 3

4 Die obige Abbildung zeigt das CMS in der sog. Baumansicht (Standardeinstellung). Ausgewählt (dunkelgrau hinterlegt) ist der Ordner PK_Informationsverarbeitung. Um nun eine Datei in den ausgewählten Ordner hochzuladen klicken Sie auf den Menüpunkt Datei Datei importieren : 4

5 Es öffnet sich ein Dialogfenster für den Dateiimport. Klicken Sie hier auf den Button Durchsuchen. Das Dialogfenster Datei importieren. Auswahl der hochzuladenden Datei. Wählen Sie in dem nun geöffneten Fenster die Datei aus, die Sie ins Intranet stellen möchten. (In obigem Beispiel aus dem lokalen Ordner Eigene Dateien CMS Arbeitskreis Protokolle das Word Dokument Arbeitsaufgaben im Rahmen der CMS Betreuung.doc.) Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit dem Button Öffnen. Das Format der Datei, die Sie hochladen wollen wird vom System automatisch erkannt. Sie können nahezu jedes beliebiges Dateiformat (z.b. PDF, Excel, Word) in die bereits angelegten Ordner importieren. Nach der Auswahl einer Datei auf dem lokalen PC über den Durchsuchen -Button steht der Pfad zu dieser Datei in dem Feld Hochzuladende Datei :. In unserem Beispiel beginnt dieser Pfad mit C:\Dokumente und Einstellungen\... 5

6 Klicken Sie nun auf den Button Importieren, um die ausgewählte Datei hochzuladen. Die soeben importierte Datei erscheint nun im NPS Fenster und ist ausgewählt (dunkelgrau hinterlegt). Als Dateiname wird die Bezeichnung verwendet, die dieses Dokument auch auf Ihrem lokalen PC hatte. Im Beispiel Arbeitsaufgaben im Rahmen der CMS Betreuung. Dieser Text wird auch automatisch als Titel der Datei übernommen. Dieser Titel wird später auf der Internetseite als Linktext angezeigt. Deshalb ist es wichtig einen aussagekräftigen Titel zu wählen, der den Inhalt des Dokumentes eindeutig beschreibt. Ein Dateiname wie Protokoll 1 wäre denkbar ungeeignet. Besser ist zum Beispiel Protokoll der PKI Sitzung vom Der Titel kann auch nach dem Import jederzeit geändert werden. Klicken Sie hierfür in der rechten Spalte Eigenschaften im Bereich Allgemein auf den blauen Text neben dem Feld Titel. 6

7 Es öffnet sich eine Dialogbox in der der Dokumententitel geändert werden kann: Sie haben nunmehr die Datei erfolgreich importiert. Damit diese Datei nicht nur im CMS intern verfügbar ist, sondern auch live aus dem Intranet (nach erfolgreicher Anmeldung) heruntergeladen werden kann, müssen Sie die soeben importierte Datei über den Menüpunkt Workflow Freigeben noch zur Veröffentlichung freigeben. Nach dem Klicken auf Workflow Freigeben öffnet sich ein Dialogfeld in dem ein Kommentar für die spätere Bearbeitung eingetragen werden kann. In der Regel wird diese Funktion jedoch nicht genutzt. Sie können den Dialog einfach mit O.K. bestätigen. Die Datei wird dann beim nächsten Export auf den Live Server übertragen. Dieser Vorgang dauert ca. 30 Minuten. Danach ist die importierte Datei für die angemeldeten Benutzer im Intranet sichtbar und kann heruntergeladen werden. 7

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