REDAKTEURSSCHULUNG INTRANET

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1 Ilmenau, 02. Dezember 2013 REDAKTEURSSCHULUNG INTRANET Pflege der Intranetseiten Folie: 1

2 Agenda 1. Erfahrungen mit dem neuen Intranet 2. Zur Erinnerung: Seitenau7au 3. Nächste Schri=e 4. Neuigkeiten einstellen 5. Häufige Fehler Benennung von Dateien 6. Was tun zum Jahreswechsel? 7. Ordnerstruktur und Dokumente 8. Quick Links 9. Einbinden von Fotos in den Mediabereich Folie: 2

3 ZUR ERINNERUNG: SEITENAUFBAU Folie: 3

4 Struktur der Verfahrens- bzw. Prozess- Seiten Häufig benötigte Formulare/ Dokumente Kurzbeschreibung des Prozesses Spezieller Ansprechpartner/ Verantwortlicher Akkordeon mit einzelnen Prozessschritten Box für weitere allg. Infos (z.b. Öffnungszeiten Alle Formulare, Mitteilungen, Ordnungen... Folie: 4

5 NÄCHSTE SCHRITTE Folie: 5

6 Fer[gstellung & kon[nuierliche Pflege Seiten nochmals auf Vollständigkeit und Aktualität prüfen Sind alle Formulare auf dem aktuellen Stand? Sind alle Verlinkungen korrekt? Hinweise von Nutzern berücksich[gen / umsetzen Quicklinks befüllen Folie: 6

7 Backend Seitenbeschreibung ergänzen Überblicksseite im Frontend Folie: 7

8 Listen ohne Anstriche und Leerzeilen Frontend Backend Folie: 8

9 Listen ohne Anstriche und Leerzeilen Entfernen Sie zunächst alle Leerzeilen Markieren Sie die Links Klicken Sie auf Aufzählung Klicken Sie auf kein Blockstil und wählen Sie im Kontextmenü Aufzählung ohne Listenpunkt aus Folie: 9

10 NEUIGKEITEN EINSTELLEN Nutzung des News-Systems im Intranet Folie: 10

11 News- System Frontend Folie: 11

12 News- System Backend Folie: 12

13 Einstellen einer neuen News Auf das kleine Symbol Datensatz erstellen klicken Folie: 13

14 Einstellen einer neuen News Titel, Untertitel und Text eintragen Häkchen bei verbergen entfernen und zum Reiter Spezial wechseln Folie: 14

15 Einstellen einer neuen News Reiter Spezial die entsprechenden Infos eintragen In den Reiter Medien wechseln, wenn Bilder eingebunden werden sollen Folie: 15

16 Einstellen einer neuen News Wichtig: abschließend im Reiter Kategorien & Beziehungen eine Kategorie vergeben Speichern und schließen Folie: 16

17 HÄUFIGE FEHLER Benennung von Dateien Folie: 17

18 Benennung von Dateien Dokumente immer im PDF- Format einstellen (kein Word!) keine gescannten Dokumente (ggf. Nutzung der Texterkennung) Kein Datum bei Formularen, aber Beschrikung der Dateien wann letzte Aktualisierung erfolgte (wird im jeweiligen Seitenelement, z.b. automa[sche Liste im Reiter Dateilinks im Feld Beschreibungen eingetragen) Bi=e verlinken Sie keine internen Mi=eilungen im öffentlichen Bereich! Folie: 18

19 Benennung von Mi=eilungen Allgemeine Systema[k!!! einheitliche Benennung von pdf- Dokumenten [Art]_[Kürzel Herausgeber / Bereich]_[Jahr]- [Nummer]_[Titel] Bsp. Rektoratsmi=eilung_2012- nummer_[tel Dezernatsmi=eilungen: Dezernatsmi=eilung_DP_ _[tel Dezernatsmi=eilung_DGT_ _[tel Dezernatsmi=eilung_DPH_ _[tel Bibliotheksmi=eilung_ _[tel UniRZ- Mi=eilung_[tel Dienstanweisung_ _[tel Folie: 19

20 Benennung von Gremiendokumenten Allgemeine Systema[k [Ausschuss- Kürzel]_[Jahr]- [Monat]- [Tag der Sitzung]_Sitzung- [Sitzungsnummer]_Protokoll [Ausschuss- Kürzel]_[Jahr]- [Monat]- [Tag der Sitzung]_Sitzung- [Sitzungsnummer]_Tagesordnung Bsp. Senat_ _Sitzung- 237_Protokoll.pdf Studienausschuss_ _Sitzung- 193_Tagesordnung.pdf Forschungsausschuss_ _Sitzung- 102_Protokoll.pdf HEQS_ _Sitzung- 36_Tagesordnung.pdf Datenschutzausschuss_ _Protokoll.pdf Folie: 20

21 Benennung von Ordnungen Lesefassung der Ordnung einstellen Ordnungen sowie Anlagen und Änderungen bi=e nach folgendem Schema benennen: Ordnung_[Bezug]_[Jahr des Inkraktretens] _[(Kurz- )Titel]- [event. Zusatz].pdf Bi=e achten Sie darauf keine Umlaute zu verwenden bzw. diese anzupassen (Ä=Ae; Ü=Ue; Ö=Oe) In den Seiteneinstellungen im Reiter Dateilinks können Sie zusätzlich eine Beschreibung angeben Bsp. Ordnung_Parken_2007_Parkordnung.pdf Ordnung_Parken_2010_Parkordnung- Anlage_3.pdf Ordnung_Parken_2012_Parkordnung- Erste_Aenderung.pdf Folie: 21

22 Bsp. Mi=eilungen (Backendansicht) Folie: 22

23 Benennung von Dateien (Ordnungen) Backend-Ansicht Frontend-Ansicht Achten Sie bitte auf eine aussagekräftige Benennung, wenn Sie Beschriftungen einfügen Folie: 23 Hinweis: Weitere Informationen zur Verwendung von Dateiverweisen unter:

24 WAS TUN ZUM JAHRESWECHSEL? Hochladen und Einbinden von Dokumenten im TYPO3 Folie: 24

25 Hinzufügen von Dateien (Backend Ordnerstruktur) Media-Ordner nur für Dinge, die öffentlich sichtbar sein sollen, z.b. Fotos im Mediabereich Public-Ordner = öffentlich Vorsicht! Secure-Ordner = geschützt hier kommen sämtliche Inhalte hinein Folie: 25

26 Ordnerstruktur Intranet- Dokumente liegen im geschützten Ordner intranet (secure 4548) im Backend Ordnerstruktur im Backend folgt der Seitenstruktur (bi=e unbedingt beim Anlegen neuer Ordner und Befüllen beachten!) FE* BE* Folie: 26 Legende: FE = Frontend (Ansicht der eigentlichen Website im Browser für Besucher, keine Bearbeitung der Inhalte möglich) BE = Backend (Verwaltungsoberfläche bzw. Schnittstelle zum Erstellen und Editieren der Webseiten, nur für freigeschaltete Redakteure zugänglich)

27 Neuen Ordner (Verzeichnis) anlegen z.b. unter: intranet (secure 4548) > informiert > mitteilungen > rektorat den Ordner 2014 Folie: 27 Hinweis: Zuvor den richtigen übergeordneten Ordner festlegen!

28 Klicken Sie in der Dateiansicht unter Medien zunächst auf den gewünschten Ordner (hier: 2014) Hinzufügen von Dateien Liste der bereits vorhandenen Dokumente im Ordner 2014 Folie: 28

29 Hinzufügen von Dateien Klicken Sie den Reiter Hochladen an, um neue Dateien hinzuzufügen Folie: 29

30 Möglichkeiten zum Hinzufügen von Unterlagen WICHTIG: Bitte binden Sie die Dateien nur in Textelementen manuell ein, NIEMALS im Element Dateilinks, da sonst kein Zugriffsschutz gewährleistet ist! Vorsicht: FALSCH RICHTIG (automatische Liste) RICHTIG (manuelle Liste) Folie: 30

31 Neuen Mi=eilungsordner einbinden Im Fall von Mitteilungen gehen Sie wie folgt vor: Wechseln Sie zur Seitenansicht Suchen Sie die Seite, auf der Sie den neuen Ordner einbinden möchten In unserem Beispiel handelt es sich um den Ordner 2014, der auf der Seite informiert > mitteilungen > rektorat eingebunden werden soll Gehen Sie zunächst auf die Unterseite Inhalt Rektorat Folie: 31

32 Neuen Mi=eilungsordner einbinden Klicken Sie dort beim obersten Element (in diesem Fall 2013) auf Element kopieren Folie: 32

33 Neuen Mi=eilungsordner einbinden Klicken Sie anschließend auf das Element mit dem grünen nach unten gerichteten Pfeil, um es einzufügen Folie: 33

34 Neuen Mi=eilungsordner einbinden Das Element 2013 (Kopie 1) wurde eingefügt und wurde zunächst unsichtbar gemacht Im nächsten Schritt passen Sie das kopierte Element einfach an, in dem Sie zur Bearbeitung auf den kleinen Stift klicken Folie: 34

35 Neuen Mi=eilungsordner einbinden Ändern Sie zunächst im Reiter Allgemein die Überschrift in 2014 Entfernen Sie das Häkchen bei Sichtbarkeit Deaktivieren Klicken Sie anschließend auf den Reiter Dateilinks Folie: 35

36 Neuen Mi=eilungsordner einbinden Im Reiter Dateilinks müssen Sie nun einfach den Dateipfad anpassen, in diesem Fall müssen Sie die 2013 durch die 2014 ersetzen Anschließens speichern Sie die Einstellungen und schließend das Element Folie: 36

37 Neuen Mi=eilungsordner einbinden Nun wechseln Sie in den übergeordneten Ordner (in diesem Fall Rektorat ) Dort klicken Sie auf den Bearbeiten-Stift im Element Rektoratsmitteilungen Folie: 37

38 Neuen Mi=eilungsordner einbinden wechseln Sie im Element Rektoratsmitteilungen zum Reiter Plug-In Klicken Sie dort auf das Ordner-Symbol, um den neuen Ordner einzubinden Folie: 38

39 Neuen Mi=eilungsordner einbinden Ein Fenster öffnet sich und Sie können das einzubindende Element durch Klick auf das + auswählen Anschließend verschieben Sie den neuen Ordner im Element an die oberste Stelle und speichern Fertig! Folie: 39

40 Ersetzen von Dateien Hin und wieder kann es vorkommen, dass Dokumente, wie z.b. Formulare, Dienstanweisungen o.ä. ihre Gül[gkeit verlieren und durch ein neues Dokument ersetzt werden müssen. Damit die Menge an Dokumenten im Backend überschaubar bleibt, ist es sinnvoll, alte Dokumente zu ersetzen. Außerdem ersparen Sie sich damit, dass Sie (oder andere Redakteure, die dieses Dokument eingebunden haben) die Dokumente neu verlinken müssen. Bi=e prüfen Sie also vorher, ob es nö[g ist, ein Dokument zusätzlich zu den bereits vorhandenen hochzuladen oder ob durch das neue Dokument ein altes ungül[g wird. Bi=e benennen Sie das neue Dokument schon vor dem Hochladen aussagekräkig, da der Dateiname komple= überschrieben wird. Auf der nächsten Seite ist beschrieben, wie Sie vorgehen müssen, um Dokumente zu ersetzen. Folie: 40

41 Ersetzen von Dateien Wechseln Sie im Backend zuerst in den Mediabereich Folie: 41

42 Ersetzen von Dateien Suchen Sie dort den Ordner, in dem Sie die zu ersetzende ( alte ) Datei abgelegt haben (die Ordnerstruktur im Mediabereich folgt generell der Seitenstruktur) Wenn Sie die Datei gefunden haben, klicken Sie dort auf das Datei ersetzen - Symbol. Folie: 42

43 Ersetzen von Dateien Anschließend öffnet sich dieses Fenster. Klicken Sie auf Durchsuchen... und wählen Sie die neue Datei auf Ihrem Rechner aus. Als letztes müssen Sie nur noch den Hochladen -Button betätigen. Hinweis: Bitte denken Sie daran, das neue Dokument schon vor dem Hochladen aussagekräftig zu benennen! Folie: 43

44 ERSTELLEN DER QUICK LINKS Folie: 44

45 Quick Links (Frontendansicht) Zweck & Funk[onsweise (siehe TYPO3- Hilfe - URL: h=p://www.tu- ilmenau.de/en/typo3hilfe/inhaltselemente/quicklinks/) List mit Schlagworten für Ihre Prozesse erarbeiten Folie: 45

46 EINBINDEN VON FOTOS IN DEN MEDIABEREICH Folie: 46

47 Fotos im Intranet Folie: 47

48 Bildrechte beachten Format: 777 x 131 px Fotos im Intranet Weitere Informa[onen finden Sie in der TYPO3- Hilfe: h=p://www.tu- ilmenau.de/typo3hilfe/gestaltung/ Folie: 48

49 VIELEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT! Bei Fragen wenden Sie sich an: Technische Fragen: Petra Neumann (Mail: Tel. 2643) oder: Inhaltliche Fragen/Beratung: Marie-Luise Recknagel (Mail: Tel: 4698) Folie: 49

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