Fujitsu Compliant Archiving Eletronische Akten und beweiswerterhaltende Langzeitspeicherung: Praxisnutzen für gesetzliche Krankenkassen

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1 Fujitsu Compliant Archiving Eletronische Akten und beweiswerterhaltende Langzeitspeicherung: Praxisnutzen für gesetzliche Krankenkassen Bitmarck Kundentag, Neuss , 15:45-16:15, Peter Falk, Fujitsu Fujitsu Technology Solutions GmbH Solution Business Solutions Security Solutions

2 Funktionsbausteine einer eakte Sicherheit und Schutz Dokumenten- Management Collaboration el. Archivierung / Speicherung SecDocs Input Management Secure Mailroom Workflow Auslieferung... 1

3 Praxisnutzen einer beweiswerterhaltenden Langzeitspeicherung Ist eine Lösung zur langfristigen Speicherung elektronischer Dokumente und erfüllt die rechtlichen und regulativen Anforderungen Erstellt und bewahrt die digitale Beweiskraft Liefert die höchste Beweiskraft Basiert auf offenen Standards Nutzt offene, allzeit lesbare Formate Ist unabhängig von Anwendungen und Storage Kann einfach in Workflows integriert werden Ist nach der höchsten Sicherheitsstufe CC EAL 4+ zertifiziert Wird nach TR ESOR V1.2 zertifiziert 2

4 Praxisnutzen eines sicheren Input Managements Ist die Antwort auf immer weiter wachsende Kosten bei klassischen Papierarchiven. Ersetzt Papierarchive in einer sicheren Weise unter Berücksichtigung der Beweiswerterhaltung der Dokumente vor Gericht. Erlaubt den Beweis der Echtheit und Unverfälschtheit der digitalisierten Dokumente nach TR RESISCAN Erweitert klassische Mailroom-Lösungen mit anerkannten Sicherheitsstandards. 3

5 Regularien der öffentlicher Auftraggeber in Deutschland 4

6 Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung (E-Government-Gesetz EGovG) Gesetzentwurf 6 (Elektronische Aktenführung) Wird eine Akte elektronisch geführt, ist durch geeignete technisch organisatorische Maßnahmen nach dem Stand der Technik sicherzustellen, dass die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung eingehalten werden. Quelle: Gesetzentwurf Seite 5 Begründung zu 6 (Elektronische Aktenführung) Für den Erhalt des Beweiswerts qualifiziert elektronisch signierter Dokumente kann z. B. die Technische Richtlinie des BSI (TR (TR-ESOR)) als Stand der Technik herangezogen werden. Quelle: Gesetzentwurf Seite 29 5

7 Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung (E-Government-Gesetz EGovG) Gesetzentwurf 7 (Übertragen und Vernichten des Papieroriginals) Bei der Übertragung in elektronische Dokumente ist nach dem Stand der Technik sicherzustellen, dass die elektronischen Dokumente mit den Papierdokumenten bildlich und inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden Papierdokumente sollen nach der Übertragung in elektronische Dokumente vernichtet werden Quelle: Gesetzentwurf Seite 5 Begründung zu 7 (Übertragen und Vernichten des Papieroriginals) Als Beispiel für den Stand der Technik kann die Technische Richtlinie Rechtssicheres ersetzendes Scannen (TR-RESISCAN) des BSI herangezogen werden. Quelle: Gesetzentwurf Seite 31 6

8 Fujitsu Compliant Archiving Fujitsu SecDocs 7

9 Kernelemente digitaler Archivierung Verwendung international anerkannter Formate zur Langzeitpeicherung ( TIFF, PDF/A ) Document Evidence record Erzeugung und Erhaltung des Beweiswerts für das archivierte Dokument longer than a human life Wichtigster Bestandteil regelkonformer Archivierung Speichermedien, die nicht geändert werden können (WORM) 8

10 Zertifizierung IT Sicherheitszertifikat Common Criteria Internationaler Standard (ISO/IEC 15408) zur Zertifizierung von Computer-Sicherheit Evaluierung von Sicherheitstechnologie ist die technische Grundlage eines internationalen Abkommens zwischen 26 Nationen Zertifikate werden von allen Vertragsstaaten anerkannt Evaluation Assurance Level (EAL) 4+ ist die höchste kommerzielle Stufe Fujitsu SecDocs ist CC EAL 4+ zertifiziert, und erfüllt somit auch die EU Richtlinie1999/93/EG Deutsche Richtlinie BSI-TR

11 Flexible Integration in existierende Prozesse Prozess Geschäfts- Anwendung Dokumenten Management (d.velop, ) Scan Anwendung SAP Infrastruktur SecDocs Archivierungs Funktionen Zertifikats- Dienste Zertifizierte Sicherheits-Komponenten (ArchiSafe, ArchiSig, Crypto-Funktionen.) Timestamps, certificate validation Storage 10

12 Flexible Integration in existierende Prozesse Prozess Geschäfts- Anwendung Dokumenten Management (d.velop,..) Scan Anwendung SAP Infrastruktur SecDocs Archivierungs Funktionen Zertifikats- Dienste Zertifizierte Sicherheits-Komponenten (ArchiSafe, ArchiSig, Crypto-Funktionen.) Timestamps, certificate validation Langzeitspeicher Erzeugung und Erhalt der Beweiskraft in einem System Storage Migration: Validierung der Beweiskraft kann extern erfolgen. Die Evidence Records basieren auf internationalen Standards 11

13 SecDocs - die ideale Lösung Kernfunktionalität Dokumente werden mit Zeitstempeln versiegelt, Übersignatur bei Bedarf Archivierung und Administration basieren auf Web-Services Rollen und Mandanten Konzept Vorteile Permanenter Nachweis der Authentizität, selbst wenn Zertifikate nicht mehr gültig oder nutzbar sind Einfache Integration in existierend IT Nutzung als Cloud-Service Ein Archiv als a zentraler, Konsolidierter Service 12

14 Fujitsu Compliant Archiving Secure Mailroom 13

15 Kernelemente einer sicheren Digitalisierung Transformation Digitalisierung von Papierakten (Scan-Lösungen) Transfervermerk Beweiswerterzeugung Sichtprüfung, Transfervermerk, elektronische Signaturen (Option) Wichtige Voraussetzung für ersetzendes Scannen Evidence record Sichere Langzeitspeicherung Beweiswerterhaltung und Revisionssicherheit 14

16 Flexible Integration in Scan-Anwendungen Digital Mailroom Scanner Erfassung Secure Mailroom BatchSign Zertifizierte Sicherheitsfunktionen (Transfervermerk, el. Signatur, Anzeige, Archivkonnektor) Zertifikats- Dienste Langzeit- Speicherung SecDocs Zertifizierte Archivkomponenten Storage 15

17 Komponenten der Secure Mailroom Lösung Sichtprüfung mit Trusted Viewer Transfervermerk Elektronische Signatur (Option) Scanner Erfassung und Metadatenerschliessung Beweiswerterhaltendes Langzeitarchiv Electronic documents 16

18 Secure Mailroom die ideale Lösung Kernfunktionalität Vollständiger Ersatz von Papierarchiven Einfache Integration in existierende IT Komplettangebot aus einer Hand, Infrastruktur und Software einschließlich Security-Funktionen Vorteile Sichere und automatisierte Prozesse ohne Medienbruch Papierlos und gerichtsverwertbar Einhaltung internationaler Compliance Regeln One archive as a central, consolidated service 17

19 Fujitsu Compliant Archiving Referenzen 18

20 Unfallkasse Post und Telekom (I) Sachbearbeiter (PKI-Infrastruktur) Intranet Sachbearbeiter (PKI-Infrastruktur) Einzel- Signatur (Workflow) Massen- Signatur (Scan-Lsg) Fachapplikationen UV (CUSA) SAP Dokumente (Objekte) DMS Beweiswerte (Datenbank) Beweiswerterhaltung Übersignatur (ArchiSig) Komponenten, die ersetzt bzw. optimiert werden können: Input Management (TR RESISCAN) Workflow (El. Signaturen) Langzeitspeicherung (TR ESOR) Infrastruktur Zertifikate Internet Zeitstempel Trust Center 19 Copyright 2010 FUJITSU TECHNOLOGY SOLUTIONS

21 Unfallkasse Post und Telekom (II) Sachbearbeiter (PKI-Infrastruktur) Sachbearbeiter (Scanner + PKI-Infrastruktur) Einzel- Signatur Fachapplikationen UV (CUSA) SAP Massen- Signatur (Scan-Lsg) DMS Langzeit- Archiv Daten (Datenbank) Dokumente, Beweiswerte, (Signaturen) (SecDocs) Zertifikate Internet Zeitstempel Trust Center 20 Copyright 2010 FUJITSU TECHNOLOGY SOLUTIONS

22 Unfallkasse Post und Telekom (II) applikationsneutrale Speicherung von selbst beschreibenden Objekten gemeinsame Speicherung von Objekt und Beweiswert in einer Infrastruktur Speicherung in offenen, nicht proprietären Standards einheitliches Sicherheitsniveau für unsignierte und signierte Dokumente integrierte Übersignatur nach ArchiSafe/ArchiSig/TR03125 einfache Migrationen in zukünftige Storagetechnologien optimiert und ersetzt die Nutzung von elektronischen Signaturen im Workflow 21 21

23 Bundesagentur für Arbeit (I) Einsatz einer zertifizierten Standard-Software Zuschlag nach europaweiter Ausschreibung erfolgt im November 2012 Projektbeginn ist erfolgt im Januar 2013 Übergang in den produktiven Betrieb 1. Quartal 2014 Leistungsangebot für DLZ-IT ab 4. Quartal 2013 Schwerpunkte des neuen earchiv-service Rechts- / Revisionssicherheit erfüllt werden alle Anforderungen aus der TR Beweiswerterhaltung kryptographisch signierter Dokumente vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik BSI vollständige Integration der neue earchiv-service ist sowohl HW- als auch SW-seitig komplett in die Standards der BA integriert performante und wirtschaftliche Gesamtlösung mehrstufiges Angebot im Rahmen von DLZ-IT 22

24 Bedarfsträger CONTENT Bundesagentur für Arbeit (II) Posteingang egov Portal aktenrelevant aufbewahrungspflichtig Vorlagentechnik - zentraler Konvertierungsdienst scan eakte DMS Rechte Rollen Security Darstellung Verfahrensspezifisch Direktzugriff Mandant Mandant Mandant flüchtige Ablage PKI Mandant Mandant Mandant Enterprise Content Archive 23

25 Fujitsu International Business Solutions Security Solutions Peter Falk Principal Business Development Manager Düsseldorf Global Business Development Today: Fujitsu Compliant Archving 24

26 25

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