Software Asset ZH. Hanspeter Rufer I IT-Abteilung / Applikationen I KAPO ZH Dražen Vukadin I Teamleader SAM I SoftwareONE AG

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1 Software Asset ZH Hanspeter Rufer I IT-Abteilung / Applikationen I KAPO ZH Dražen Vukadin I Teamleader SAM I SoftwareONE AG

2 Lizenzierungsspezialist seit 1985 > 900 Microsoft Certified Professionals > 100 Spezialisten für Software Asset Management (SAM) Jahrelange Erfahrung bei der Verhandlung und Verwaltung von Softwareverträgen Zwei Jahrzehnte Erfahrung mit den Software-Bedürfnissen in der öffentlichen Verwaltung Lizenz-Beratung, langfristige Lizenzierungs-Analysen Überwachung der Lizenzverträge Verwaltung von Software Assurance Benefits, MSDN

3 Was ist Software Asset Management? Plan Transist Deploy Maintain Use 3

4 Ziele von SAM.. Steigende Komplexität im Softwareportfolio Verschiedene Metriken & Virtualisierung (Core,Proz.., User, Concurrent, Device ), Wieder-Zuweisungs und Zweitnutzungsrechte, Mobile Geräte, Länderabhängigkeiten, Support und Lizenzverschiebung, u.a. Bereitschaft der Organisation auf Herstelleraudits Herstelleraudits nehmen in den letzen Jahren zu. Vertragliche Lizenz-Rechte und die Nutzung der SW im Unternehmen stimmen oft nicht überein. Eine professionelle Begleitung & Prüfung der Auditoren fehlt. Kontrolle, Optimierung, Budgetierung & ROI erzielen Bereitstellung der richtigen Information unterstützt Wachstum, Kontrolle und Kosteneinsparungen durch Reduzierung und Verhinderung unnötiger Softwareausgaben. Zugleich wird das Risiko bei Herstelleraudits vermindert. Etappenweises Vorgehen zum passendem SAM Reifegrad Return on Investment (ROI) und Risikosteuerung werden durch eine passende operative und finanzielle Sicherheit und durch pragmatische und erprobte SAM-Methoden und Workflows unterstützt. 4

5 Agenda KAPO ZH Ausgangslage Bestehende Lizenzmanagement Motivation Lizenzmanagement Zielsetzungen Projektablauf Phase 1 Nächste Schritte Phase 2 Datum 5

6 Kantonspolizei Zürich Der Kanton Zürich ist eines der am dichtesten besiedelten Gebiete in der Industrieund Dienstleistungslandschaft Schweiz. Der Flughafen Zürich ist Umsteige-Flughafen und Schengen-Aussengrenze. Im Jahr 2012 hat die Kantonspolizei Zürich knapp 150'000 Straftaten in der Kriminalstatistik ausgewiesen täglich 1'000 Rapporte erfasst 196'428 Notrufe in der Einsatzzentrale entgegen genommen 9 Mio. Personen beim Grenzübertritt im Flughafen Zürich kontrolliert (bei einem Gesamtvolumen von knapp 25 Mio.) insgesamt 509'830 Dienstleistungen erbracht 6

7 Kantonspolizei Zürich ~ 3'700 Mitarbeiter ~ 2'800 Arbeitsplätze ~ 2'600 iphones / ~ 1'000 ipads Informatik verantwortlich für IT Infrastruktur inkl. Telefonie Einsatzzentralen Flughafen (Grenzkontrolle) Outsourcer: Abraxas Informatik (Clients & Server) Arbeitsplätze auf Windows 7 und Office 2007 migriert Lizenzpartner-SoftwareONE 7

8 Ausgangslage Teilweise geführtes Inventar über beschaffte Software Assets Gegenüberstellung Lizenzen vs. Installationen / Nutzungsrechte manuell und nicht kontinuierlich erstellt Die Lizenzkosten können aufgrund fehlender Grundlagen jeweils nicht budgetiert werden Verantwortung für das Lizenzmanagement war innerhalb der Kantonspolizei nicht klar geregelt Konsolidierung des bestehenden Software Portfolios notwendig Die Prozesse und Rollen sind kaum von der lokalen IT angenommen Lizenzbeschaffungen wurden von verschiedenen Stellen durchgeführt 8

9 Motivation Lizenzmanagement Keine zentrales Lizenzmanagement Hohe Aufwände bei Installationsabklärungen Kein übergreifendes Monitoring (Nutzung der Software) Kein Lizenzpooling möglich Sehr hohe Aufwände für Lizenzierungsauskünfte Verständnis der Lizenzmodelle 9

10 1 0 Zielsetzungen Effizientere Bewirtschaftung der Lizenzen firmenweite Aufnahme der Lizenzbestände zentrale Dokumentation der lizenzrelevanten Vertragsbedingungen (Modelle etc.) Erstellung von Compliancereports Einrichtung eines Lizenzpools (verfügbare Lizenzen) Effizientere Nutzung der Lizenzen Identifikation von ungenutzter Software Schaffung von Standards Identifikation von alternativen Softwareprodukten

11 Setup Deployment Call GAP Analyse 1 1 Projektablauf-Phase 1 Schritt 1 Schritt 2 Schritt 3 Schritt 4 Setup / Scope / Kick Off Datenerhebung Analyse Finalisierung SCOPE Zeitraum Kontake Projekt Plan Techn. Fragen Data Inventardaten SETUP Bericht Konfiguration Tool Vorbereitung Methodenplanng KICK OFF Sign-Of Call Überprüfung Lizenzen Data / Info Bilanz Konsolidierung Vergleich Analyse 1. Entwurf Hizufügen Ändern Klären Abschluss Präsentation FAQ Empfehlungen Legende Lizenzen Data / Info Zusammen-fassung der Lizenzen Lizenzdaten SoftwareONE KAPO ZH Lizenzen Reports Abraxas

12 1 2 Nächste Schritte Phase 2 (2014) Interne Kommunikation «SAM@KAPO ZH» Sämtliche Lizenzen werden nur noch zentral beschafft und verwaltet Lizenznachweise, Papiere, Keys.. Lizenzbeschaffung nur noch über einen Partner (SoftwareONE) Einführung von Prozessen von der Bedarfsplanung bis hin zur Ausmusterung der Software Evtl. Einführung einer Lizenzmanagement Plattform

13 Vielen Dank für Ihre AufmerkSAMkeit. KANTONSPOLIZEI ZÜRICH Hanspeter Rufer IT-Abteilung / Applikationen Dienstchef Reitergasse 1, 8004 Zürich ruf@kapo.zh.ch SoftwareONE AG Dražen Vukadin Teamleader SAM Mühlebachstrasse 3, 6370 Stans drazen.vukadin@softwareone.com