Rollenkonzept für den Internetauftritt des Bezirksamtes Mitte von Berlin. (Stand November 2013) Anlage BA-Vorlage Nr.:

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1 Rollenkonzept für den Internetauftritt des Bezirksamtes Mitte von Berlin (Stand November 2013) Anlage BA-Vorlage Nr.:

2 Inhaltsverzeichnis 1. Organisatorische Rollen 1.1. Rechtekonzept Imperia Grundsatz Bearbeitungsrechte / Rollen im CMS Koordination des Internetauftritts im BA Mitte Grundsatz Webbeauftragter und Webverantwortliche Webredaktion IT-Gesamtbetreuungskonzept Grundsatz IT-Koordinator Schnittstellen / Kommunikation 2.1. Grundsatz Besprechungsformate Schulungen Qualitätssicherung Festlegungen Schlussbestimmungen Anlagen: Anlage 1 Übersicht / Aufgaben der Rolleninhaber Anlage 2 Übersicht / Besprechungsformate - 2 -

3 Rollenkonzept für den Internetauftritt des Bezirksamtes Mitte von Berlin Vor dem Hintergrund der E-Government-Entwicklung im Bezirksamt Mitte von Berlin (BA) und der geltenden Beschlusslage des BA vom (Beschluss-Nr. 1539), werden, bezogen auf die Anforderungen an die Umsetzung eines einheitlichen Internetauftritts für das BA, im Folgenden die dafür notwendigen organisatorischen Rollen beschrieben. Mit dem Beschluss Nr.: 1539 hat das Bezirksamt Mitte eine strategische Entscheidung getroffen, die insbesondere das Risiko minimieren sollte, von zukünftig anstehenden E- Government-Maßnahmen ausgeschlossen zu sein. Alle E-Government-Maßnahmen des Landes Berlin spielen sich auf auf der Basis des Content-Management-Systems (CMS) Imperia ab. Dieses Konzept verfolgt den Anspruch, klar zu definieren, welche Aufgaben auf die jeweiligen Rollenverantwortlichen in Verbindung mit dem Internetauftritt des Bezirkes zukommen. Dabei stehen die nichttechnischen Rollen und individuelle Zugriffsrechte der Nutzenden im Mittelpunkt. Weder der Intranetauftritt noch die für das Bezirksamt Mitte existierenden technischen Rollenbeschreibungen oder Funktionen, sollen Bestandteil dieses Konzeptes werden. Der Internetauftritt des Bezirksamtes Mitte ist ein wichtiges Instrument der Öffentlichkeitsarbeit. Die seit 2001 online gestellte Website des BA bietet ein weites Spektrum an Informationen über Amt und Bezirk. Bereits in der ersten hausinternen Koordinatorenkonferenz des Bezirksamtes Mitte wurden die Grundsteine für bezirkseigene Zuständigkeiten gelegt. Die Verantwortung der Koordination der Internetpräsentation des BA obliegt seit dem zentral der Pressestelle im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit. Die dezentrale Eingabe und Pflege der Internetauftritte der Fachabteilungen obliegt den Fachabteilungen in eigener Fach- und Ressourcenverantwortung. Gemäß BA-Beschluss vom (Beschluss-Nr.422) wurde der Empfehlung der AG E- Government zugestimmt, die Verfahrensverantwortung für den Internetauftritt in der Pressestelle zu verankern. Darauf aufbauend, wurde ebenfalls mit BA-Beschluss vom (Beschluss-Nr.1539) die Pressestelle mit der Koordination des Internetauftritts im Übergang von ID-Praxis zu BerlinOnline betraut. Insofern finden sich die Rollen des Chef vom Dienst (CvD) gem. Rechtekonzept Imperia und die zentrale Internet- Koordination aktuell in der Pressestelle wieder

4 Mit der Konstituierung einer mit diesem Konzept zu initiierenden Webredaktion für das Bezirksamt Mitte, werden von dieser die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten für die jeweiligen Rubriken des Internetauftritts für den Bezirk festgelegt. 1. Organisatorische Rollen 1.1. Rechtekonzept Imperia Grundsatz: Die Bearbeitung von Inhalten auf Berlin.de erfolgt mit dem Redaktionssystem Imperia. Mit der aktuellen Version Imperia 9 steht dem Land Berlin die neueste Version von Imperia (Stand Januar 2013) zur Verfügung. Die Anwendung des neuen Redaktionssystems und somit Umstellung des Webauftritts des Bezirksamtes Mitte hat bis spätestens zu erfolgen. Die Zuweisung von Bearbeitungs- und Zugriffsrechten für den Webauftritt der jeweiligen Behörde erfolgt in Imperia 9 nicht mehr über die aus Imperia 7 (Redaktionssystem noch in der Anwendung) bekannten Rollen. An die Stelle von Bearbeitungsrollen sind individuelle Zugriffsrechte für einzelne Rubriken in Imperia getreten. Dadurch ist es möglich, einer Redakteurin, einem Redakteur die Freischaltung für Seiten in einem bestimmten Bereich zu erlauben und in anderen Bereichen lediglich ein Bearbeitungsrecht ohne Freischaltung zu gewähren. Rechte werden den Nutzenden immer für die gesamte Rubrik erteilt. Das zugewiesene Recht gilt dabei immer für alle Dokumente, die sich in der Rubrik befinden. Die aus Imperia 7 bekannten Rollen gibt es in der Nutzerverwaltung von Imperia 9 zwar nicht mehr, dennoch orientieren sich die Bearbeitungsrechte in Imperia 9 an diesen. Aufbauend auf das Rechtekonzept im Content-Management-System (CMS) Imperia sind nachfolgende Rollen und deren individuelle Zugriffsrechte für das Bezirksamt Mitte in der Anwendung dieses Redaktionswerkzeuges, zur Bearbeitung der Webseiten vorgesehen. Die diesen Rollen zugewiesenen Bearbeitungsrechte liegen zukünftig innerhalb des Einflussbereiches der Führungskräfte in fachlicher Zuständigkeit

5 Bearbeitungsrechte / Rollen im CMS: Redakteur/Redakteurin ohne Freischaltgenehmigung (Bearbeitungsrecht) im BA Mitte: Die Rolle des Redakteurs / der Redakteurin ohne Genehmigungsfunktion bietet in der Wahrnehmung der dezentralen Fach- und Ressourcenverantwortung die Möglichkeit der Vergabe von eingeschränkten Rechten in der Bedienung des Redaktionswerkzeuges. Die Redakteure sind verantwortlich für die Erstellung und Pflege der Internetseiten der jeweiligen Zuständigkeitsbereiche (Rubriken). So wird der Redakteurin, dem Redakteur mit dem Bearbeitungsrecht die Möglichkeit eingeräumt, neue Seiten zu erstellen und existierende Seiten zu bearbeiten. Diese Seiten können allerdings nicht selbst freigeschaltet werden. Dies muss durch einen Redakteur/Redakteurin mit Freischaltrecht für die Rubrik erfolgen. Redakteur/Redakteurin mit Freischaltgenehmigung (Freischaltrecht) im BA Mitte: Die Redakteurinnen/Redakteure mit Freischaltgenehmigung unterscheiden sich von den Redakteuren ohne Genehmigungsfunktion durch die zusätzliche Ausstattung mit weitergehenden Anwenderrechten bei der Erstellung und Pflege des jeweiligen Internetauftritts. So bietet die Zuordnung dieser weitergehenden Nutzerrechte das Erstellen und Bearbeiten existierender Seiten sowie das Freischalten dieser. Seiten, die von Redakteurinnen/Redakteuren ohne Freischaltrecht erstellt wurden können ebenfalls freigeschaltet werden. Die Zuordnung der erweiterten Rechtevergabe liegt in der fachlichen Zuständigkeit der jeweiligen Führungskraft. Chef vom Dienst (Benutzer und Rubrikenverwaltung) im BA Mitte: In Ausübung der Rollenzuordnung zum Chef vom Dienst, in der Freien Wirtschaft auch als Chefredakteur bezeichnet, ist dieser auf Antrag der jeweiligen Fachvorgesetzten ermächtigt, den Mitarbeitern der Verwaltung entsprechend Ihren Aufgaben, eine der zuvor genannten Rollen zuzuweisen. Das Nutzerkonzept in Imperia 9 weicht an einigen Punkten von dem in Imperia 7 ab

6 Eine der größten Änderungen ist der Wegfall der klassischen CvD-Rolle. Die Berechtigungen werden in Imperia 9 über Zugriffs- und Freischaltrechte geregelt. Der CvD in Imperia 7 hatte das Recht, Nutzer und Rubriken zu beantragen und die Zentralen Inhalte zu bearbeiten. In Imperia 9 ist es so, dass jeder Nutzer mit dem Bearbeitungsrecht für die Rubrik "--Einstellungen--" diese ehemaligen CvD-Tätigkeiten durchführen kann. In Imperia 9 können Zugriffsrechte individueller vergeben werden. Im Bezirksamt Mitte werden die Mitglieder der künftigen Webredaktion (siehe ) mit entsprechenden Zugriffsrechten auf die Benutzer- und fachlich zuständigen Abteilungsrubrikenverwaltung ausgestattet. Die/der zentrale Webbeauftragte und Vertretende erhalten die uneingeschränkten Rubriken übergreifenden Rechte Koordination des Internetauftritts im BA Mitte Grundsatz Eine aktuelle und fundierte Aufgabenwahrnehmung durch die im Rechtekonzept Imperia festgeschriebenen Trägerinnen und Träger individueller Zugriffsrechte kann nur erfolgen, wenn diese auch vollständig und umfassend informiert werden. Dieser Informationsfluss soll durch den Webbeauftragten / die Webbeauftragte und die Webverantwortlichen mit der Konstituierung einer Webredaktion für das Bezirksamt Mitte sichergestellt werden. Mit Beschlussfassung des BA vom zur Beschluss-Nr. 422 wurde der Empfehlung der AG E-Government zugestimmt, die Verfahrensverantwortung für den Internetauftritt in der Pressestelle zu verorten, und die Benennung eines Internetkoordinators für jedes LuV(Amt)/jede SE vorzunehmen. Zur Sicherstellung des beschriebenen Koordinierungsgrundsatzes dieses Rollenkonzeptes wird die Benennung von Webverantwortlichen nebst Stellvertretern je Amt und SE notwendig. Sie sind die Hauptansprechpartner der Ämter/SE in allen Fragen zum Internetauftritt. Jedes Amt/SE befindet in eigener Zuständigkeit über die für sie agierenden dezentralen Webverantwortlichen, nebst Stellvertreter. Zentraler Webbeauftragter und koordinierende Stelle für den Internetauftritt des Bezirksamtes Mitte ist die Pressestelle. Mit der Implementierung der Rolle des Webbeauftragten und der Webverantwortlichen wird der Ansatz verfolgt, klare und verlässliche Verantwortlichkeiten im Zusammenhang mit dem Internetauftritt zu schaffen. Daneben gibt es derzeit über 100 für die Ämter und SE tätige Webredakteure

7 Webbeauftragter und Webverantwortliche Bei der Wahrnehmung der Aufgaben von dem/der zentralen Webbeauftragten und den Webverantwortlichen wird unterschieden in zentrale und dezentrale Wahrnehmung der Tätigkeiten. Beide Rollen beziehen sich auf die nichttechnische, also fachliche, Rollenwahrnehmung der individuellen Zugriffsrechte. Webbeauftragte / Webbeauftragter (zentral) >>Pressestelle<< uneingeschränkte Zugriffsrechte - CvD Verantwortung für die Koordination des Internetauftritts des Bezirksamtes Mitte Teilnahme an Dienstbesprechungen der Senatskanzlei (Anwenderforum) sowie deren Vor- und Nachbereitung und Multiplikation der Ergebnisse an die dezentralen Webverantwortlichen Weitergabe/Bereitstellung von Informationen im E-Governmentprozess im Hinblick auf den Internetauftritt Einberufung und Leitung der Webredaktion Schnittstelle zur externen Kommunikation Weiterentwicklung der strategischen Ausrichtung des Internetgesamtauftritts Erarbeitung von Umsetzungskonzepten in Folge von Veränderungen der anzuwendenden Fachverfahren und gesetzlicher Grundlagen Webverantwortliche (dezentral) >>Amt/SE/BVV-Büro<< Verantwortung für den Inhalt, die Pflege und Aktualität der Internetseiten des jeweiligen Amtes/SE Multiplikation der Informationen aus den Webredaktionssitzungen, Dienstbesprechungen, Arbeitsgruppen, Anwendertreffen zum Thema Internetauftritt an die Redakteure der jeweiligen Fachbereiche des Amtes/SE Administrative Verantwortung bei der Vergabe individueller Zugriffsrechte - 7 -

8 Webredaktion Mit der Einrichtung einer Webredaktion verfolgt das Bezirksamt Mitte das Ziel einer stärkeren Konzentration auf die inhaltlichen und gestalterischen Erfordernisse eines qualifizierten Webauftrittes. Die Webredaktion setzt sich zusammen aus dem/der zentralen Webbeauftragten für den Internetauftritt (CvD/Vertreter), den dezentralen Webverantwortlichen (je LuV/SE wird ein Vertreter entsendet) und einem Vertreter des BVV-Büros. Optionale Beteiligungen werden regelmäßig an den Steuerungsdienst und das IT-Management ausgesprochen. Das Besprechungsformat sieht monatliche Zusammenkünfte der Webredaktion derzeit unter der Leitung der Pressestelle vor. Die damit verfolgte Absicht der stärkeren Fokussierung auf inhaltliche Abstimmungen hinsichtlich des Gesamtauftrittes sowie auf die Koordination und die Kommunikation von Anforderungen zwischen Berlin.de und den Abteilungen des Bezirksamtes wird in dieser Form umgesetzt. Die Kommunikation in die und aus der Webredaktion wird über die dezentralen Webverantwortlichen an die Redakteurinnen und Redakteure der Ämter und SE sichergestellt IT-Gesamtbetreuungskonzept Grundsatz: Neben der auf den Inhalt des Internetauftritts bezogenen Sicherstellung der Kommunikation, müssen die Anforderungen an die technische Umsetzung des Internetauftritts Beachtung finden. Diese sind mit dem IT-Koordinator abzustimmen. Der besseren Übersicht halber sei die technische Rolle und Funktion der IT-Koordinatorin/des Koordinators in diesem Konzept kurz dargestellt. Das IT-Gesamtbetreuungskonzept bleibt von den Regelungen dieses Internetrollenkonzeptes unberührt IT-Koordinator: Auf der Grundlage des IT-Gesamtbetreuungskonzeptes (BA-Beschluss-Nr.66 vom ) wird die technische Rolle der IT-Koordinatoren im Wesentlichen wie folgt beschrieben: - 8 -

9 IT-Koordinator dezentral >>Amt/SE/BVV-Büro<< technische Umsetzung und Unterstützung der Anwender Zusammenfassung und Formulierung des Abteilungs-/Ämter-spezifischen IT- Bedarfes Bereichsspezifische Planungsaufgaben vor und nach der Einführung von IT- Verfahren Anwenderunterstützung beim laufenden Betrieb Inventarisierung Abteilungs-/Ämter-spezifischer IT-Hardware bzw. Software Einfachere Aufgaben im Rahmen der Netzbetreuung Kommunikation mit Anwenderbetreuern ( z.b. technisch-organisatorischer Fragen etc.) 2. Schnittstellen /Kommunikation 2.1. Grundsatz: Alle notwendigen Informationen für die Weiterentwicklung und der größtmöglichen Aktualität, bezogen auf den Internetauftritt, sind auf dem direkten Weg und zeitnah in die Ämter zu kommunizieren. Dabei ist ein maximal mögliches Informationsangebot mit Bezug auf den bezirklichen Internetauftritt zu berücksichtigen. Zielstellung: In der Webredaktion laufen alle Fäden bei dem/der zentralen Webbeauftragten zur gesamten Koordination des Internetauftritts zusammen. Zusätzlich wird auf den regelmäßigen, vierteljährlich stattfindenden Anwenderforen dem / der zentralen Webbeauftragten u.a. die Möglichkeit gegeben, Erfahrungen mit den Mitarbeitern der anderen Bezirksverwaltungen auszutauschen und gemeinsame Optimierungsvorschläge an die Senatskanzlei und den Betreiber, der BerlinOnline GmbH, heranzutragen. Diese Treffen in der Landesredaktion der Senatskanzlei dienen sowohl der Softwarepflege als auch deren Weiterentwicklung und dessen Handling. Die Partizipation an Ergebnissen und künftigen Vorhaben mit Beteiligung der Landesredaktion in Projekten der Senatsverwaltungen wird den Teilnehmern ebenfalls zuteil. Anhand der im Voraus zur Verfügung gestellten Tagesordnung werden die Themen mit der Bitte um Feedback von dem/der zentralen Webbeauftragten an die dezentralen Webverantwortlichen der Fachbereiche (Ämter) übersandt. Die temporäre Einbindung eines IT-Koordinators /- Koordinatorin für die technischen Informationen und deren Verarbeitung ist je nach Tagesordnung angezeigt

10 Siehe auch Anlage 1 : Übersicht / Aufgaben der Rolleninhaber 2.2. Besprechungsformate Anlass Ort / Turnus Teilnehmer intern Teilnehmer extern Anwenderforum extern Senatskanzlei/Landesredaktion Vierteljährlich nach Einladung durch die Senatskanzlei Pressestelle IT-Stelle Senatskanzlei Bezirksvertreter BerlinOnline ITDZ Jobcentervertreter Webredaktionssitzung BA Mitte, monatlich im festen Turnus Zentraler Webbeauftragter, dezentrale Webverantwortliche (je 1 Vertreter) und BVV- Büro Optionale Beteiligungen: Steuerungsdienst IT-Stelle Gäste / Experten zu ausgewählten Themen Dienstbesprechungen Fachbereiche Im Benehmen der Fachbereiche Dezentrale Webverantwortliche Im Benehmen der Fachbereiche Siehe auch Anlage 2 : Übersicht / Besprechungsformate

11 3. Schulungen Anwender-Schulungen für Imperia werden in der Verwaltungsakademie angeboten. Aufgrund des bevorstehenden Relaunch auf Imperia 9 ist der Schulungsbedarf der bisherigen und künftigen Rolleninhaber zu ermitteln und dies stetig fortzuschreiben. Für die Mitglieder der Webredaktion ist die Teilnahme an einer Schulung zur Presse- und Öffentlichkeitsarbeit vorgesehen. 4. Qualitätssicherung Die Qualitätssicherung beinhaltet die regelmäßige Überprüfung der im Internet veröffentlichten Informationen in Bezug auf Aktualität, Verständlichkeit und Funktionalität sowie eine allgemeine Fehlerkontrolle. Die Organisationseinheiten sind im Rahmen ihrer fachlichen und redaktionellen Zuständigkeit dafür verantwortlich, in regelmäßigen Abständen ihre veröffentlichten Webseiten hinsichtlich eines notwendigen Aktualisierungs- und Korrekturbedarfs zu überprüfen. Erkannter Änderungs- und Korrekturbedarf ist zügig abzuarbeiten. 5. Festlegungen Alle Abteilungen des Bezirksamtes benennen für die Ämter/SE mindestens einen Webverantwortlichen nebst Stellvertreter. Die Übersicht der namentlichen Unterlegung der Rollen Webverantwortliche (zentral und dezentral) sowie sämtlicher Redakteurinnen und Redakteure wird aktuell in der Pressestelle geführt und aktualisiert. Jede Abteilung ist verpflichtet, Veränderungen in der Rollenbesetzung unverzüglich an die Pressestelle zu kommunizieren. Eine transparente Zuständigkeitsregelung trägt zur effizienten Aufgabenerledigung und Vermeidung von Reibungsverlusten bei. Die Aufgabenbeschreibung der Rolleninhaber gemäß dieses Konzeptes wird, analog der Intention zum Schreiben vom der Pressestelle an die Bezirksstadträte, in den Anforderungsprofilen der ausgewählten Kollegen aufgenommen. 6. Schlussbestimmungen Dieses Konzept tritt mit Beschluss des Bezirksamtes in Kraft. Es unterliegt der jährlichen Überprüfung. 7. Anlagen

12 Anlage1 : Übersicht: Aufgaben der Rolleninhaber Webbeauftragte zentral Webverantwortliche dezentral IT-Koordinator CvD (Benutzer und Rubrikenverwaltung) Redakteure ohne und mit Freischaltgenehmigung Verantwortung für die Koordination des Internetauftritts des Bezirksamtes Mitte Teilnahme an Dienstbesprechungen der Senatskanzlei (Anwenderforum) sowie deren Vor- und Nachbereitung und Multiplikation der Ergebnisse an die dezentralen Internetverantwortlichen Weitergabe/Bereitstellung von Informationen im E- Governmentprozess im Hinblick auf den Internetauftritt Einberufung und Leitung der Webredaktion Schnittstelle zur externen Kommunikation Weiterentwicklung der strategischen Ausrichtung des Internetgesamtauftritts Erarbeitung von Umsetzungskonzepten in Folge von Veränderungen der anzuwendenden Fachverfahren und gesetzlicher Grundlagen Verantwortung für den Inhalt, die Pflege und Aktualität der Internetseiten des jeweiligen Amtes/SE Multiplikation der Informationen aus den Webredaktionssitzungen, Dienstbesprechungen, Arbeitsgruppen und Anwendertreffen zum Thema Internetauftritt an die Redakteure der jeweiligen Fachbereiche Administrative Verantwortung bei der Vergabe individuellen Zugriffsrechte technische Umsetzung und Unterstützung der Anwender Zusammenfassung und Formulierung des Abteilungs- /Ämter-spezifischen IT- Bedarfes Bereichsspezifische Planungsaufgaben vor und nach der Einführung von IT- Verfahren Anwenderunterstützung beim laufenden Betrieb Inventarisierung Abteilungs- /Ämter-spezifischer IT- Hardware bzw. Software Einfachere Aufgaben im Rahmen der Netzbetreuung Kommunikation mit Anwenderbetreuern ( z.b. technisch-organisatorischer Fragen etc.) Siehe Webbeauftragte Zentral Zusätzlich Uneingeschränkte, Rubriken übergreifende Rechte in der Anwendung von Imperia Neue Dokumente anlegen Dokumente bearbeiten, Zugriff auf das Archiv Zusätzlich Genehmigung und somit Freischaltung von Dokumenten

13 Anlage 2: Übersicht : Besprechungsformate der Rolleninhaber Internetbeauftragter zentral Internetverantwortlicher dezentral IT-Koordinator C.v.D. Redakteure Anwenderforum extern : ¼ jährlich X Teilnahme nach Entscheidung der Fach- Ressourcenverantwortlichen X Webredaktionssitzungen X X Teilnahme nach Entscheidung der Fach- Ressourcenverantwortlichen X Dienstbesprechungen Fachbereiche X Teilnahme nach Entscheidung der Fach- Ressourcenverantwortlichen