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1 Fachhochschule Potsdam University ity of Applied Si Sciences Immer das passende Bild zur Hand? - Effizientes Medienmanagement in der Hochschule Angela Schreyer Workshop auf der 45. Jahrestagung des Bundesverbands Hochschulkommunikation

2 Fachbereich Informationswissenschaften Studiengänge Bachelor: Archiv Bibliotheksmanagement Information und Dokumentation Master: Informationswissenschaften Archiv 2

3 Gliederung 1. Szenarien 2. Medienmanagement-Konzept 3. Mögliche IT-Unterstützung 4. Aufbau einer Mediendatenbank 5. Marktanalyse zu MAM-Systemen 6. Beispiel: Medienportal der FH Potsdam 3

4 1. Szenarien aus dem Alltag 4

5 Typische Situationen in der Praxis der Öffentlichkeitsarbeit 1. Szenario Fotos werden nebenbei bei Ereignissen gemacht und in ihrer Gesamtheit auf einem lokalen Laufwerk abgelegt, einzige Info zu den Fotos: Ordnername und Datum im digitalen Bild Einzelne Fotos werden für die Öffentlichkeitsarbeit sofort verwendet Was ist, wenn ich Fotos zu einer Person über einen längeren Zeitraum suche? (z. B. für Verabschiedung) 2. Szenario Fotos von einem Ereignis werden einem von jemandem zugeschickt unklar, wer Urheber ist, ob abgebildete Personen ihr Einverständnis erklärt haben. Kaum verwendbar. 3. Szenario Ein Jahrestag steht an. Es werden historische Fotos benötigt. Wo überall sind welche? 4. Szenario Ein Flyer / eine Broschüre wird erarbeitet. Es werden Fotos mit positiver Aussage zum Hochschulleben benötigt. Wie suchen? 5

6 Der Leidensdruck Fotos in verteilten Systemen fehlende Informationen (Inhalt, Rechte) schwer auffindbar und kaum wiederverwendbar db redundant gehen teilweise verloren 6

7 2. Medienmanagement-Konzept 7

8 Ziele / Ist-Analyse / Soll-Zustand Abhängig von: Art der Sammlung(en) Nutzungszwecke Nutzergruppen 8

9 Mögliche Ziele: schnelle Auffindbarkeit von Fotos für verschiedenste Zwecke unkomplizierte Bereitstellung für interne und externe Nutzer Rechtskonformität direktes Laden von Medien in den Webauftritt Sichere Verfügbarkeit über lange Zeit 9

10 Ist-Analyse 1. Bestandsübersicht und Zuwachsrate 2. Analyse der Prozesse 10

11 Prozesse Beauftragung von Aufnahmen Entgegennahme von Fotos / Videos Digitalisierung von analogem Material Ablage und Erschließung von Medien Recherche von Medien Nutzung / Publikation von Medien Wiederverwendung d von Medien 11

12 Soll-Konzept 1. Prozessoptimierung 2. Anforderungen an das Mediendatenmanagement 12

13 Soll-Konzept: Prozessoptimierung Verfahren festlegen Mustervorlagen und Informationsmaterial für Prozessbeteiligte erarbeiten Verantwortlichkeiten festlegen IT-Unterstützung schaffen Prozessbeteiligte schulen 13

14 Soll-Konzept: Medienmanagement Benötigte Recherchemöglichkeiten Festlegungen zu Erschließung der Medien Anforderungen an die Bereitstellung von Medien Ggf. Anforderungen an die Digitalisierung g 14

15 3. Mögliche IT-Unterstützung 15

16 Wunsch: Alles an einer Stelle verfügbar 16

17 Bandbreite der Lösungen Gemeinsames Laufwerk Info im Dateinamen oder Info im Bild (über IPTC-Editor) einfache Bildverwaltungssoftware / Graphic Viewer Bilddatenbanken / Media-Asset- Management-Systeme 17

18 Beispiel Graphic Viewer: XnView kostenlos Betrachten im Überblick (nach Ordnern) und in großer Voransicht, Format in Stapelverarbeitung konvertieren, IPTC-Metadaten erfassen oder abändern (auch mehrere gleichzeitig) g) Umbenennen von mehreren Dateien in Stapelverarbeitung Gleiche / ähnliche Dateien suchen per verschicken 18

19 Beispiel Graphic Viewer: XnView Fotos betrachten 19

20 Beispiel Graphic Viewer: XnView Metadaten bearbeiten 20

21 Media Asset Management (MAM) Management von Content verschiedener medialer Formen (Bild, Audio, Video), inkl. Metadaten Media Asset verwertbarer Content Unterstützung der Arbeitsprozesse rund um Medieninformationsobjekte P 8a CM Angela Schreyer Teil 4

22 Grundfunktionen von Bilddatenbanken Upload und Zuordnung von textlicher Information Zuordnung zu Kategorien / Themen Suche, Präsentation, Auswahl Downloadfunktionen Benutzer- und Zugriffsmanagement 22

23 Typisch für MAM-Systeme (1) Massenimporte mit Vorlagen und Sammelbearbeitung Varianten- und Versionsverwaltung Volltextsuche inkl. Phonetischer Suche, Synonymsuche sowie Stemming) Konverter für Medienformate Bildrechte- und Lizenzverwaltung Abrechnungsfunktionen Bilderkennungsverfahren (Dubletten, Vergleiche, Farben, Formen, Gesichter nach Training) Abbildung von Thesauri 23

24 Typisch für MAM-Systeme (2) Übernahme von Daten aus dem Foto (XMP/IPTC/EXIF) Export von Metadaten im IPTC-/EXIF-Standards oder wenigstens als XML-Datei Verwaltung von Videosequenzen Bildbearbeitungsfunktionen Workflowfähigkeit Mandantenfähigkeit Mehrsprachigkeit LDAP-Anbindung Geo-Funktionen 24

25 Beispiel: Geo-Zugang zu Fotos 25

26 4. Aufbau einer Mediendatenbank 26

27 Der Weg zur Lösung 1 Ist-Analyse Soll-Konzept 2 Software-Auswahl 3 4 Umsetzung Nutzung und Pflege des Fotobestandes t 27

28 Der Weg zur IT-Lösung 1 Ist-Analyse Soll-Konzept 2 Software-Auswahl 3 4 Umsetzung Nutzung und Pflege des Fotobestandes t 28

29 Soll-Konzept Künftige Arbeitsprozesse Erschließungskonzept Bereitstellungskonzept Rechtekonzept Technisches Konzept Schulungs- und Support-Konzept 29

30 Der Weg zur Lösung 1 Ist-Analyse Soll-Konzept 2 Software-Auswahl 3 4 Umsetzung Nutzung und Pflege des Fotobestandes t 30

31 Software-Auswahl Anforderungskatalog an die Software Marktanalyse Einschränkung der in Frage kommenden Systeme Präsentationen der Anbieter Teststellungen Entscheidung 31

32 Anforderungskatalog Funktionale Anforderungen Erfassung Verwaltung Recherche Bereitstellung Anbieterbezogene Angaben Systemanforderungen Dokumentation & Support & Anwendercommunity Lizenzmodell und Kosten 32

33 Checkliste für Anforderungen Aus: Bezold, Sven: Media Asset tmanagement tsysteme : Vorgehen bei iauswahl und deinführung am Beispiel i ldes Philipp Holzmann Bildarchivs. Bachelorarbeit, FH Potsdam,

34 Muster für Vergleichstabelle Aus: Bezold, Sven: Media Asset Management Systeme : Vorgehen bei Auswahl und Einführung am Beispiel des Philipp Holzmann Bildarchivs. Bachelorarbeit, FH Potsdam,

35 Der Weg zur Lösung 1 Ist-Analyse Soll-Konzept 2 Software-Auswahl 3 4 Umsetzung Nutzung und Pflege des Fotobestandes t 35

36 Einführungsaufwand Personalaufwand: Projektteam externe Beratung Lizenzkosten Installation und Konfiguration Anpassungen Datenübernahme Shl Schulung 36

37 Daueraufwand Personalaufwand: Einarbeitung it von neuen Fotos, Qualitätskontrolle, Optimierung, Nutzersupport Systemadministration i t ti oder ASP Supportvertrag 37

38 5. Marktanalyse zu MAM-Systemen 38

39 Weitere Bezeichnungen Digital Asset Management Video Asset Management Bilddatenbank, Mediendatenbank Archivsysteme, Bibliothekssysteme, Museumssysteme (oder) Archivsoftware, Bibliothekssoftware, Museumssoftware 39

40 Marktanalyse MAM-Systeme Frieling, Iris: Marktanalyse zu Media-Asset-Management-Systemen in Kultureinrichtungen, Bachelorarbeit, Fachhochschule Potsdam,

41 Der Markt der MAM-Systeme Unsere Studie von 2013: 71 Systeme, davon: 58 proprietär 13 Open Source 62 (auch) deutschsprachig Viele Systeme verfügen über ähnliche Funktionalitäten. Wesentliche Entscheidungskriterien sind häufig die Usability und nichtfunktionale Anforderungen (siehe Folie 31). 41

42 Kriterium: Lizenzmodelle 42

43 Open Source MAM-Systeme Website zu Neuigkeiten im MAM-Open-Source-Bereich: org/ 43

44 Kriterium: Unterstützte Betriebssysteme 44

45 Unterstützung von Metadatenstandards 45

46 Kriterium: Recherchemöglichkeiten 46

47 Fazit für ein Einführungsprojekt - Unbedingt genau den Bedarf ermitteln! - Wenn man klein anfängt, den späteren Ausbau trotzdem schon mitdenken! - Gründliche Softwareauswahl durchführen! - Organisatorische Maßnahmen noch wichtiger als IT-Lösung! 47

48 6. Beispiel: Medienportal an der FH Potsdam 48

49 Beispiel: Medienportal der FH Potsdam mediamid (Zugang für Externe allerdings auf wenige Medien und Funktionen beschränkt) Foto- und Video-Management auf der Basis der Software (www.mediamid.com) 49

50 Haben Sie Fragen? Prof. Dr. Angela Schreyer Fachhochschule Potsdam Fachbereich Informationswissenschaften Friedrich-Ebert-Straße Potsdam Telefon: WWW: 50

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