WHITEPAPER OPRA. IT-Informatik GmbH & Voith IT-Solutions GmbH

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1 Management aller Informationen im Rahmen der Instandhaltung und des Lebenszyklus von Anlagen, Geräten oder Fahrzeugen aus Betriebs und Servicesicht in SAP (Asset Lifecycle Management). IT-Informatik GmbH & Voith IT-Solutions GmbH

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis... 2 Executive Summary... 3 Wandel in der Instandhaltung... 5 Effizientes Informationsmanagement... 7 Architektur und Modularität... 8 Intuitive Oberflächen... 9 Quick-Facts Fazit Kurzporträt Herausgeber... 14

3 Executive Summary Das effiziente Management von investitions- oder wartungsintensiven mobilen und stationären Anlagen sowie Geräten (im weiteren Assets) spielt eine Schlüsselrolle bei der Optimierung von Kosten- und Servicestrukturen. Dies setzt eine vollständige Betrachtung der Daten über den gesamten Lebenszyklus von Assets voraus. Dazu muss ein modernes IT-Lösungskonzept für eine strukturierte, integrierte und einheitliche Datenbasis sorgen. Die Sammlung resp. Speicherung, Bereitstellung und Auswertung von Betriebsdaten sowie deren Verknüpfung in die operativen Prozesse (z.b. Wartungs-, Störungsoder Auftragsmanagement) ist eine weitere essentielle Voraussetzung für ein effizientes Management von Assets. Funktionen müssen eine integrative Bearbeitung von Prozessen ermöglichen, und sich an der jeweiligen Aufgabe und der Situation des Users orientieren; nur so kann eine hohe Nutzerakzeptanz und ein effizientes Asset Lifecycle Management erreicht werden. Die IT-Informatik GmbH entwickelte gemeinsam mit dem langjährigen Kooperationspartner Voith IT Solutions GmbH hierzu das strategische SAP-basierte Lösungskonzept OPRA und bietet Unternehmen bereits heute eine Lösung für zukünftige Herausforderungen in der Instandhaltung und dem Asset Lifecycle Management. Mittels OPRA erfolgt die einheitliche Integration von Daten, Prozessen und Personen, aus unterschiedlichen Bereichen und Systemen auf einer SAP-basierten Plattform. Wichtige Integrationsfunktionen stehen bereits als fertige und modular verwendbare Grundbausteine zur Verfügung. Seite 3 von 14

4 Executive Summary (Fortsetzung) Eine hohe Flexibilität wird durch den Einsatz auf stationären und mobilen Endgeräten möglich. Die einfache Bedienbarkeit durch zielgerichtete Benutzerführung, der zentrale Zugang zu Informationen sowie das sichere Berechtigungskonzept runden den Funktionsumfang ab und führen zu einer hohen Akzeptanz und einem schnellen Return on Investment. Abbildung: Integration System und Daten mit OPRA Seite 4 von 14

5 Wandel in der Instandhaltung Aufgrund unterschiedlicher Einflüsse und neuen Anforderungen hat sich die Instandhaltung von korrektiven und reaktiven Maßnahmen hin zu einem präventiven und geplanten Asset Lifecycle Management (ALM) entwickelt. Ein modernes ALM betrachtet dabei nicht nur die direkten Kosten eines Assets, sondern stellt durch die optimierte Wartung und Instandhaltung von Anlagen einen erheblichen Wertschöpfungsfaktor und Werteerhalt für Unternehmen dar. Die sich daraus ergebenden Ziele eines ALM sind: Lebenszykluskosten zu senken Anlageneffektivität zu erhöhen Leistung zu steigern Nutzung und Nachhaltigkeit zu verbessern Um diese Ziele zu erreichen müssen sich Unternehmen stetig wachsenden Herausforderungen stellen. Diese sind im Wesentlichen: Neue Technologieanforderungen Anlagenverfügbarkeit Anlagenzuverlässigkeit Anlagentransparenz Qualitätsanforderungen Dokumentationsanforderungen Kostentransparenz Mobilisierung von Prozessen Seite 5 von 14

6 Wandel in der Instandhaltung (Fortsetzung) Dem gegenüber stehen der permanente Kostendruck und die Optimierung der Lifecycle Costs. Zu alledem haben sich auch die Serviceanforderungen der Kunden gewandelt und der Einsatz von moderner Technologie erlaubt den Aufbau neuer Geschäftsmodelle. Instandhaltung wird zukünftig nicht mehr nur ein Thema der internen Service-Abteilung sein. Vielmehr werden sich Unternehmen auf den Betrieb von Anlagen konzentrieren und die Instandhaltung oder gar das gesamte Asset Lifecycle Management an externe Dienstleister vergeben im Rahmen von Software as a Service (also der Nutzung der Instandhaltungs- bzw. Asset Lifecycle Management- Lösung in der Cloud) oder komplett ausgelagert. Ein wichtiger Schlüsselfaktor hierbei, ist das effiziente Management von Informationen über den gesamten Lebenszyklus von Anlagen. Seite 6 von 14

7 Effizientes Informationsmanagement Ein effizientes und nachhaltiges Informationsmanagement hat drei wesentliche Variablen: Mensch, Aufgabe und Informationstechnologie. Abbildung: Spannungsfeld Informationsmanagement Wie effizient Mensch (User) und IT interagieren und die anstehenden Aufgaben erledigen, hängt im Wesentlichen von drei entscheidenden Einflussfaktoren ab: Datentransparenz, Datenintegration und benutzerfreundliche Oberflächen / Eingabemasken; also die Bedienbarkeit der Anwendung. Je besser die Datentransparenz ist, je angepasster die Benutzeroberflächen sind und je tiefer die Datenintegration ist, umso effizienter ist das Informationsmanagement und umso höher ist die Datenqualität. OPRA löst diese Herausforderungen und bietet modulare Bausteine mit erweiterbaren Funktionalitäten, User- bzw. aufgabenbasierten sowie prozessorientierten Web-Oberflächen bei durchgängiger Datentransparenz und -integration. OPRA bietet mit diesem Ansatz eine Lösung für ein proaktives, ganzheitliches Asset Lifecycle Management. Seite 7 von 14

8 Architektur und Modularität Die Datenbasis bilden SAP-Systeme und optional vorhandene, anlagenspezifische Zusatzsysteme (Geo-Informationssysteme, CAD-Lösungen, Ersatzteilkataloge, MDE- und BDE-Systeme, etc.) Die nötige Datenintegration und Datentransparenz wird durch Nutzung von SAP-Web-UI-Technologien zur Verfügung gestellt. So wird gewährleistet, dass Daten nur einmal erfasst werden müssen und es zu keinen Redundanzen im System kommt. Dabei spielt es keine Rolle, ob der User die Daten stationär über einen Desktop PC oder mobil über ein Laptop, Tablet bzw. Smartphone erfasst, abruft und bearbeitet; Datenintegrität und -transparenz sind immer gewährleistet. Wesentliche Schlüsselfunktionen und Prozesse des Instandhaltungs- und Asset Lifecycle Management werden durch vordefinierte, modulare OPRA -Bausteine abgebildet. Durch speziell designte User-Inferfaces und eine geführte Datenerfassung berücksichtigt OPRA mobile die besonderen Anforderungen an einen Einsatz im Feld und sorgt somit auch im mobilen Einsatz für eine einfache Bedienbarkeit und höchste Effizient in der Instandhaltung. Abbildung: Modularität und Architektur von OPRA Seite 8 von 14

9 Intuitive Oberflächen Intuitive Oberflächen zeichnen sich durch die Orientierung am Anwender und an der Aufgabenstellung aus. Beispiele sind assistentenbasierte Datenerfassung, One-Click Funktionalitäten, Drag n Drop oder Live-Ticker. Seite 9 von 14

10 Quick-Facts Prozesse vs. Transaktionen: Grundsätzlich arbeitet OPRA prozessorientiert. D.h. mit OPRA müssen lediglich die NÖTIGEN Daten verschiedener Transaktionen in wenigen, sehr übersichtlichen Cockpits, erfasst werden. Sind alle Daten erfasst, werden diese automatisch an der entsprechenden Stelle in der Datenbank abgespeichert und ggf. relevante Verarbeitungsprozesse automatisiert im Hintergrund ausgeführt; auch in nicht SAP-Systemen (z.b. Geosysteme, CAD-Systemen, Excel-Tabellen etc.). Hingegen beim klassischen SAP müssen erst nacheinander ALLE Daten (egal ob benötigt oder nicht) einer Transaktion eingegeben werden, um zur nächsten Transaktion zu gelangen. Eine Aufgabe kann mitunter einige Transaktion benötigen bis diese abgeschlossen ist. Der Entscheidende Vorteil des prozessorientierten Ansatzes ist also die deutliche Steigerung der Effizienz des gesamten Systems aber auch der User, sowie eine schnelle Akzeptanz der Lösung bei den Anwendern. Ansprechende Benutzeroberflächen: Ansprechende und benutzerfreundliche Oberflächen führen zu einer höheren Akzeptanz des Systems bei den Usern, verringern die Fehlerquote und beschleunigen die Einarbeitung. Dies führt ebenfalls zu einer Effizienzsteigerung der User und des Systems. Strukturierte Stammdaten: Das OPRA - Lösungskonzept beginnt aber nicht erst bei der effizienten Visualisierung, sondern bereits bei der Konzipierung und Definition einer strukturierten und integrierten Datenbasis, auf der die gesamte Instandhaltung resp. das Asset Lifecycle Management aufbaut. Eine Datenbasis: Mit OPRA müssen keine Daten doppelt erfasst werden, da neben dem SAP-System auch grundsätzlich non-sap-systeme in das System integriert werden können. Eine Datenerfassung bzw. Pflege in verschiedenen Systemen ist also nicht nötig. Alle Daten werden über OPRA erfasst, ausgegeben bzw. ausgewertet und in der entsprechenden Datenbank gespeichert bzw. abgerufen. Die Datenqualität wird erheblich gesteigert. Seite 10 von 14

11 Dokumentenmanagement / Dokumentation: OPRA verfügt im Gegensatz zum Standard SAP über eine File-Upload-Funktion mit integrierter Dokumentenstammsatz-Anlage. D. h. Dokumente wie Zeichnungen, Bilder, CAD-Daten, Pläne etc. zu Vorgängen und Aufgaben, können schnell und einfach geladen werden. Auch wird das Erfüllen gesetzlicher Vorschriften zur Dokumentationspflicht somit sehr viel einfacher. Side-Panels & Drag n Drop: OPRA setzt auf die neuesten Tools und Technologien um die Effizienz und Benutzerfreundlichkeit stetig zu Verbessern. So können beispielsweise Equipments bequem per Drag n Drop schnell und effizient aus Anlagen ein- bzw. ausgebaut werden. Alle weiteren Aktionen (z.b. Statusänderung oder das Anlegen einer Aus- bzw. Einbaumeldung) werden vom System automatisch im Hintergrund durchgeführt. Der sinnvolle Einsatz von Side-Panels, beispielsweise als Live-Ticker für Störungsmeldungen, erhöht zusätzlich die Effizienz des gesamten Systems. Mobil: OPRA verwendet Webtechnologien (z.b. HTML5). D. h. die Lösung ist auch mobil einsetzbar; von jedem Gerät an jedem Ort. Über die ODATA-Schnittstelle werden Stamm- und Bewegungsdaten auf das Endgerät gespielt, bearbeitet und zurück in die Datenbank übertragen. In SAP werden die Daten mit einer Statusverwaltung koordiniert. Bereits definierte Prozesse: Neben den bereits zuvor erwähnten Eigenschaften von OPRA, die eine Instandhaltung deutlich effizienter und wirtschaftlicher machen, ist ein entscheidender Punkt, dass in OPRA bereits die wichtigsten Funktionen für eine effiziente Instandhaltung bzw. ein Asset-Lifecycle-Management abgebildet sind; lediglich kundenspezifische Anpassungen sind nötig. Dies führt im Allgemeinen, wenn SAP PM bereits in Betrieb ist, zu einer sehr raschen und wirtschaftlichen Implementierung der Lösung. Im Speziellen, wenn eine SAP PM-Einführung bevorsteht, bedeutet dies noch weitaus höheres Einsparpotential zeitlich wie monetär. Denn eine SAP-PM-Einführung bringt es mit sich, dass Prozesse im ersten Step definiert und im Anschluss im SAP System abgebildet werden müssen. Neben dem zeitlichen Aufwand fallen auch erhebliche Implementierungskosten an. Da in OPRA Funktionen bereits zum Großteil definiert sind, müssen diese lediglich auf die jeweiligen Kundenanforderungen angepasst werden; auf PM-Seite fällt lediglich ein Grund-Customizing an. Seite 11 von 14

12 Quick-Facts (Fortsetzung) Kosten: Zusätzliche Lizenzkosten fallen für OPRA keine an. Nicht berücksichtigt hierbei sind kundenindividuelle Softwarelizenzen. OPRA ist modular aufgebaut. D.h. die einzelnen Module wie Wartungsmanagement, Störungsmanagement, Auftragsabwicklung, Anlagenmonitor etc. können Step-by-Step implementiert werden je nach Bedarf und Budget. In die Kostenrechnung mit einbezogen werden muss auch, dass mit der Verwendung von OPRA deutlich geringe Schulungskosten für die User anfallen und diese viel schneller effizient arbeiten. Hardware- bzw. Softwareanforderungen: OPRA stellt keine besonderen Anforderungen an Hard- bzw. Software. OPRA ist zu 100% in die SAP-Landschaft integriert und arbeitet mit der entsprechenden Hardware und den eingesetzten Betriebssystemen. Zum Betrieb von OPRA wird SAP ECC ab Version 6.0 und SAP WEB UI benötigt. Investitionsschutz: OPRA ist zu 100% SAP; d. h. es werden keine Middleware oder Schnittstellen benötigt. OPRA entspricht den SAP-Standards und ist selbstverständlich auch releasefähig. 100% SAP bedeutet auch, dass OPRA mit SAP-Technologien wie ABAP, WebDynpro und SAP UI5 entwickelt wurde und weiter entwickelt wird. Kunden die über entsprechendes Know-how verfügen können die Lösung selbst pflegen und sogar selbst weiter entwickeln. Bestehendes Know-how und vorhandene Kapazitäten werden effizient genutzt. Dies führt zum einen zu einer verminderten Lieferantenabhängigkeit und zum anderen zu einer höheren Motivation der Mitarbeiter das System vollumfänglich zu nutzen. Seite 12 von 14

13 Fazit Mit ORPA werden Unternehmen nicht nur in die Lage versetzt Asset Lifecycle Management schnell einzuführen, sondern auch langfristig effizient zu betreiben, die definierten Ziele zu erreichen und gesetzliche Bestimmungen zu erfüllen. Durch die webbasierten Oberflächen in SAP und den benutzer- bzw. aufgabenspezifischen Eingabemasken ist eine intuitive und prozessorientierte Handhabung gewährleistet, welche zu einer hohen Akzeptanz und Effizienz des Systems führen. Logistik und Kommunikation werden effizienter, da alle benötigten Informationen, wie Strukturen, Betriebszustände, Ersatzteilkataloge, Betriebsanleitungen etc. klar strukturiert und zusammenhängend zur Verfügung stehen. Vielsprachige Systemdaten und Benutzeroberflächen ermöglichen den globalen Einsatz in multinationalen Projekten im eigenen Unternehmen, sowie die Anwendung im After Market Business & Service mit externen Kunden. Eine selektive Zugänglichkeit über einen Webbrowser ist uneingeschränkt gewährleistet. Dadurch wird eine gegenseitige Vernetzung von Partnern möglich, ohne dass deren Interessen verletzt werden. Seite 13 von 14

14 Kurzporträt Herausgeber IT-Informatik GmbH Die IT-Informatik GmbH versetzt Unternehmen seit über 25 Jahren in die Lage, den rasanten technologischen Veränderungen zu folgen und gleichzeitig den wachsenden Anforderungen an Mobilität & Prozessoptimierung gerecht zu werden. Ein Ergebnis der nachhaltigen Arbeit von über 250 Beratern und Softwareentwicklern ist das strategische Lösungskonzept OPRA, welches gemeinsam mit dem langjährigen Kooperationspartner Voith IT Solutions GmbH entwickelt wurde. Weitere Informationen unter Voith IT Solutions GmbH In Zusammenarbeit mit der Voith IT-Solutions GmbH ein Unternehmen der Voith Gruppe mit weltweit 530 Mitarbeitern und Gesellschaften in Deutschland, Österreich, Nord- und Südamerika, Indien und China entwickelt die IT-Informatik GmbH das Lösungskonzept OPRA für Instandhaltung und Asset Lifecycle Management. Erfahrungen bei Voith, aber auch bei weiteren Unternehmen zeigen, dass diese Lösungen eine Schlüsselrolle bei der Optimierung von Kosten- und Servicestrukturen von investitions- und wartungsintensiven mobilen und stationären Anlagen und Geräten spielen. Weitere Informationen unter Seite 14 von 14

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